TỔNG QUAN CÁC HÀM TRONG EXCEL I Giới thiệu Tài liệu hướng dẫn bạn sử dụng hàm Excel để giải toán từ đơn giản đến phức tạp ma trận, thống kê, cách dễ dàng nhanh chóng Những hàm mà bạn tiếp xúc Excel hàm số mà bạn thường xuyên gặp ứng dụng khác Access, SQL, kỹ thuật lập trình PASCAL, C++, C#, VB.NET, Sử dụng hiểu hàm Excel giúp bạn có tảng làm việc với phần mềm tính toán II Cơ hàm số Excel: Một số kiên thức hàm số cách tính toán Excel mà bạn cần nắm rõ trước làm việc với bảng tính Excel 2.1 Toán tử: Microsoft Excel sử dụng toán tử toán học + , -, *, /, ^ (lũy thừa) Microsoft Excel sử dụng toán tử so sánh >, >=, = 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not big")) Chĩ cần lưu ý, dấu đóng mở ngoặc đơn Nếu bạn đóng mở không lúc không đủ, Excel không hiểu, cho bạn kết sai Hàm IFERROR Trong trình thao tác với bảng tính, không lần gặp lỗi, khó mà tránh lỗi Ví dụ, công thức đơn giản =A/B gây lỗi #DIV/0! B 0, gây lỗi #NAME? A B không tồn tại, gây lỗi #REF! có ô liên kết với A B bị xóa Tuy nhiên, đôi lúc lại cần phải lợi dụng lỗi này, ví dụ đặt tình huống: có lỗi làm Gọi nôm na BẪY LỖI Có lẽ mà hàm có hai chữ đầu IF; IFERROR = xảy lỗi (thì) MS Excel 2003 trở trước có hàm ISERROR(value), với value biểu thức Nếu biểu thức gặp lỗi, ISERROR() trả giá trị TRUE, biểu thức lỗi, ISERROR() trả giá trị FALSE Và thường dùng ISERROR() kèm với IF: =IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression) Nếu biểu thức (expression) có lỗi, công thức lấy giá trị ErrorResult (một ô rỗng, thông báo lỗi, v.v ), ngược lại, lấy giá trị biểu thức Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) Cái bất tiện phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() phải nhập biểu thức hai lần: lần hàm ISERROR() lần tham số value_is_False IF() Có thể bất tiện vừa nói không đáng kể, nhiên cách sử dụng làm cho công thức trở nên khó dùng hơn, thay biểu thức(expression), phải thay đổi nguyên công thức Excel 2007 dường hiểu bất tiện đó, nên gộp hai hàm IF() ISERROR lại thành một, IFERROR() Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error) _value: Biểu thức gây lỗi _value_if_error: kết trả value gây lỗi Nếu biểu thức value không gây lỗi, IFERROR() lấy biểu thức đó, có lỗi lấy biểu thức value_if_error Ví dụ, công thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) dùng IFERROR() =IFERROR(A/B, "") Bạn thấy đấy, IFERROR() ngắn gọn dễ hiểu nhiều =NOT (logical) : Đảo ngược giá trị đối số Hàm OR OR có nghĩa HOẶC Dùng hàm muốn nói đến này hay 31 được, miễn phải có cái! Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3] ) logical: Những biểu thức xét xem (TRUE) hay sai (FALSE) Nếu tất biểu thức sai, hàm OR() trả giá trị FALSE, cần biểu thức đúng, hàm OR() trả giá trị TRUE Giống hàm AND(), bạn dùng hàm OR() chỗ bạn muốn, thường hàm OR() hay dùng chung với hàm IF() Ví dụ: =IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus") Nếu giá trị B2 C2 lớn (tức cần ô lớn 0), (thưởng) 1.000, ô B2 C2 nhỏ 0, không thưởng chi =TRUE(): Có thể nhập trực tiếp TRUE vào công thức, Excel hiểu biểu thức có giá trị TRUE mà không cần dùng đến cú pháp hàm Bỏ qua ô bị lỗi chạy công thức Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) bảng tính có chứa số ô gặp lỗi chia cho (#DIV/0!), bên cột C có ô trống Để tính trung bình cộng cột D, kể ô có lỗi #DIV/0!, phải dùng công thức mảng sau: {=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))} (nghĩa gặp ô có lỗi coi rỗng) Xác định tên cột (Determining the Column Letter) Trong Excel có hàm COLUMN(), cho kết số cột (ví dụ, gõ hàm cột B kết 2) Nhưng bạn muốn kết tên cột không muốn số (B 2), làm sao? Đây vấn đề đòi hỏi khôn khéo chút, tên cột bảng tính chạy từ A đến Z, từ AA đến AZ tận XFD (!) Có hàm giúp tìm địa tuyệt đối cell, hàm CELL("address"), ví dụ $A$2, $B$10 Hàm CELL(info_type [,reference]) Với info_type tham số định nghĩa (sẽ nói kỹ sau) Và reference cell mà bạn định, bỏ trống Excel lấy cell có chứa công thức CELL() Trong này, để tìm địa tuyệt đối cell, dùng công thức CELL() với info_type "address" Tinh ý chút, ta thấy tên cột chữ nằm hai dấu dollar ($) địa tuyệt đối Bắt đầu làm nhé: dùng hàm MID() trích chữ từ vị trí thứ địa tuyệt đối cell: =MID(CELL("Address"), 2, num_chars) Cái khó num_chars đây, tên cột 1, 2, ký tự (ví dụ: A, AA AAA) Vận dụng hàm FIND thôi: FIND("$", CELL("address"",A2), 3) - Giải thích chút nhé: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí dấu $ địa tuyệt đối cell, bắt đầu tìm từ vị trí thứ địa Tại phải trừ 2? Công thức vị trí (là số) dấu $ thứ hai 32 địa tuyệt đối cell, tức dấu $ phía sau tên cột, phải trừ tức trừ bớt $, lúc kết số ký tự tên cột (1 chữ, chữ chữ) Bây giờ, công thức hoàn chỉnh sau: =MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2) Công thức áp dụng cho cell chứa công thức Nếu muốn tìm tên cột cell đó, bạn việc thêm địa (hoặc tham chiếu đến địa này) cell muốn tìm vào phía sau "address" Ví dụ, muốn tìm tên cell AGH68, bạn gõ: =MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) → AGH Lập mã số tự động Có nhiều danh mục khách hàng danh mục hàng hóa lập mã số cách dùng vài ký tự đầu tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) kết hợp với số Cách đặt mã số tự động dễ làm Excel, cách sử dụng hàm xử lý văn chuỗi Giả sử danh mục nằm cột A bắt đầu cell A2 Trước tiên, tách ký tự danh mục định dạng cho thành chữ in hoa, công thức: UPPER(LEFT(A2, 3)) Tiếp theo, tận dụng số hàng bảng tính để lập mã số tự động: ROW(A2), định dạng cho số có chữ số, công thức: TEXT(ROW(A2),"0000") Và công thức hoàn chỉnh: =UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000") Hàm BETADIST() Trả giá trị hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta Thông thường hàm dùng để nghiên cứu biến thiên phần trăm mẫu, ví dụ khoảng thời gian mà người ta dùng để xem TV ngày chẳng hạn Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B) x : Giá trị A B, dùng để tính mật độ hàm alpha & beta : Tham số phân phối A : Cận khoảng x, mặc định B : Cận khoảng x, mặc định Lưu ý: * Nếu có đối số số, BETADIST() trả giá trị lỗi #VALUE! * Nếu alpha ≤ hay beta ≤ 0, BETADIST() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A B, nghĩa mặc định A = B = 1, BETADIST() sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa HàmBETAINV() Trả nghịch đảo hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta Nghĩa xác suất = BETADIST(x, ) x = BETAINV(xác suất, ) Thường dùng việc lên kế hoạch dự án, để mô số lần mở rộng xác suất, biết trước thời gian bổ sung kỳ vọng độ biến đổi 33 Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B) Probability : Xác suất biến cố x phân phối xác suất tích lũy beta alpha & beta : Tham số phân phối A : Cận khoảng x, mặc định B : Cận khoảng x, mặc định Lưu ý: * Nếu có đối số số, BETAINV() trả giá trị lỗi #VALUE! * Nếu alpha ≤ hay beta ≤ 0, BETAINV() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu probability ≤ hay probability > 1, BETAINV() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu bỏ qua A B, nghĩa mặc định A = B = 1, BETAINV() sử dụng phân phối tích lũy beta chuẩn hóa * BETAINV() sử dụng phương pháp lặp tính mật độ phân phối Với probability cho trước, BETAINV() lặp kết xác khoảng ±0.0000003 Nếu BETAINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, trả giá trị lỗi #NA! Ví dụ: BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = Hàm BINOMDIST() Trả xác suất lần thử thành công phân phối nhị phân BINOMDIST() thường dùng toán có số lượng cố định phép thử, kết phép thử thành công hay thất bại, phép thử độc lập, xác xuất thành công không đổi qua thử nghiệm Ví dụ, dùng BINOMDIST() để tính xác suất khoảng hai phần ba đứa trẻ sinh bé trai Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative) Number_s : Số lần thử thành công phép thử Trials : Số lần thử Probability_s : Xác suất thành công phép thử Cumulative : Một giá trị logic để xác định hàm tính xác suất = (TRUE) : BINOMDIST() trả hàm tính xác suất tích lũy, xác suất có số lần thành công number_s lớn = (FALSE) : BINOMDIST() trả hàm tính xác suất điểm (hay hàm khối lượng xác suất), xác suất mà số lần thành công number_s Lưu ý: * Nếu number_s trials số thập phân, chúng cắt bỏ phần lẻ để trở thành số nguyên * Nếu number_s, trials hay probability_s số, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #VALUE! * Nếu number_s < hay number_s > trials, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu probability_s < hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #NUM! Ví dụ: BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781 BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125 Hàm CHIDIST() Trả xác xuất phía phân phối chi-squared Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh giá trị quan sát với giá trị kỳ vọng 34 Ví dụ, thí nghiệm di truyền giả thiết hệ trồng thừa hưởng tập hợp màu sắc đó; cách so sánh giá trị quan sát với giá trị kỳ vọng, thấy giả thiết ban đầu hay sai Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom) x : Giá trị dùng để tính phân phối degrees_freedom : Số bậc tự Lưu ý: * Nếu đối số số, CHIDIST() trả giá trị lỗi #VALUE! * Nếu x < 0, CHIDIST() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu degrees_freedom số nguyên, phần thập phân bị cắt bỏ để trở thành số nguyên * Nếu degrees_freedom < hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả giá trị lỗi #NUM! * CHIDIST() tính toán theo công thức: CHIDIST = P(X > x), với X biến ngẫu nhiên chi-squared Ví dụ: CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001 Hàm NORMINV() Trả nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev) probability : Xác suất ứng với phân phối chuẩn mean : Giá trị trung bình cộng phân phối standard_dev : Độ lệch chuẩn phân phối Lưu ý: * Nếu có đối số số, NORMINV() báo lỗi #VALUE! * Nếu probability nhỏ lớn 1, NORMINV() báo lỗi #NUM! * Nếu standard_dev nhỏ 0, NORMDINV() báo lỗi #NUM! * Nếu mean = standard_dev = 1, NORMINV() dùng phân bố chuẩn * NORMINV() sử dụng phương pháp lặp lặp lại để tính hàm Nếu NORMINV() không hội tụ sau 100 lần lặp, hàm báo lỗi #NA! 35 [...]... và Hàm SUMXMY2() Để dễ nhớ tên của ba hàm này, bạn đọc chúng từ trái sang phải với các quy ước sau: SUM = Tổng, M (Minus) = Trừ (hiệu số), P (Plus) = Cộng (tổng số), 2 = Bình phương, X và Y là hai mảng gì đó, có chứa nhiều phần tử x và y Vậy, định nghĩa và cách tính toán của 3 hàm này là: = SUMX2MY2: Tổng của hiệu hai bình phương của các phần tử tương ứng trong 2 mảng dữ liệu = SUMX2PY2: Tổng của tổng. .. khác đặt lồng trong các đối số ref1, ref2, thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính, nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần * Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn) Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn) * Hàm SUBTOTAL... {"12/25/2007", "1/1/2008"}) Hàm DATEDIF() Có lẽ cách dễ nhất khi muốn tính toán ngày tháng năm là dùng hàm DATEDIF() Nhưng có một điều tôi không hiểu là: hàm này dùng tốt, nhưng không hề có trong danh sách hàm của Excel (Excel 2007 cũng không), và cũng không có một cái help nào cho nó cả! Cho nên, có một số người sử dụng Excel phải nói là có thâm niên, mà vẫn không hề biết Excel có hàm DATEDIF() Cú pháp:... tuy nhiên các giá trị = 0 vẫn được tính =TAN Tính tang của một góc =TANH Tính tang hyperbol của một số =TRUNC Cắt bớt phần thập phân của số Hàm SUMPRODUCT() Tính tổng các tích các phần tử tương ứng trong các mảng giá trị Sum = Tổng- Product = Tích SUMPRODUCT = Tổng của tích (các mảng dữ liệu) 21 Cú pháp: = SUMPRODUCT(array1, array2, ) array1, array2, : Có thể dùng từ 2 tới 255 mảng (với Excel 2003... bản cũ nếu chúng ta sử dụng các tính năng mới bổ sung này Đối số đầu tiên của của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sự nào sẽ được sử dụng khi tính toán (xem trong danh sách bên dưới) Ví dụ nếu đối số là 1 thì hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm AVERAGE, nếu đối số thứ nhất là 9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm SUM SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng... cột giá trị, vùng tiêu chuẩn) Hàm tính tổng trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn trong vùng dữ liệu VD: Tính tổng tiền lương những người 26 tuổi Hàm SUMIF() Tính tổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện cho trước Cú pháp: = SUMIF(range, criteria, sum_range) Range : Dãy các ô để tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số Ô rỗng và ô chứa giá trị... ý nghĩa của tên hàm Đối số thứ nhất của hàm bắt buộc bạn phải nhớ con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu (trong Excel 2007 có tính năng AutoComplete giúp chúng ta khỏi nhớ các con số này) Hàm SUBTOTAL được Microsoft nâng cấp kể từ phiên bản Excel 2003 với sự gia tăng các tuỳ chọn cho đối số thứ nhất của hàm, tuy nhiên điều này dẫn đến sự không tương thích với các phiên bản cũ... 0.5, 1) = 0.828125 Hàm CHIDIST() Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh các giá trị quan sát với các giá trị kỳ vọng 34 Ví dụ, một thí nghiệm về di truyền có thể giả thiết rằng thế hệ kế tiếp của các cây trồng sẽ thừa hưởng một tập hợp các màu sắc nào đó; bằng cách so sánh các giá trị quan sát được với các giá trị kỳ vọng,... tính tổng các bình phương của các số Cú pháp: = SUMSQ(number1, number2, ) number1, number2, : Có thể dùng đến 255 tham số (với Excel 2003 trở về trước, con số này chỉ là 30) Các tham số (number) có thể là một số, là một mảng, một tên, hay là một tham chiếu đến một ô chứa số, v.v Ví dụ: SUMSQ(3, 4) = (3^2) + (4^2) = 9 + 16 = 25 Ba hàm sau đây có cách dùng và cú pháp tương tự nhau: Hàm SUMX2MY2(), Hàm. .. chọn lựa trong đối số thứ nhất Cú pháp: = SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ) Function_num: Các con số từ 1 đến 11 (hay 101 đến 111) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong SUBTOTAL Ref1, ref2: Các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó Trong Excel 2007, bạn có thể dùng đến 254 ref (với Excel 2003 trở vế trước thì con số này chỉ là 29) Ghi chú: * Nếu có hàm SUBTOTAL