Tổ chức sự kiện và qui trình tổ chức sự kiện ở VN.pdf

Tổ chức sự kiện và qui trình tổ chức sự kiện ở VN

PHẦN MỞ ĐẦU

a Đặt vấn đề:

Từ khi Việt Nam chuyển cơ cấu kinh tế sang nền kinh tế thị trường, thì sự đổ bộ ồ ạt của các nhãn hiệu lớn kéo theo sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị thì nhu cầu truyền thông của các doanh nghiệp ngày càng tăng

Trong khi đó những công ty con tổ chức sự kiện được thành lập từ những nhân viên của công ty quảng cáo mẹ đang phát triển theo cấp số nhân Nhưng chỉ có 5% số công ty quảng cáo-tổ chức sự kiện họat động tốt,thực lãi là một con số đáng kể

http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx) ( theo phân tích của báo Thanh Niên ngày 9/6/2009 của phóng viên Đỗ Tấn)

Công ty TNHH TRUYỀN THÔNG MẬT MÃ cũng đang gặp phải một số vấn đề trong việc định hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như họat động kinh doanh của công ty trong dài hạn.Vì do khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp lớn nên việc tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng là yếu tố sống còn của công ty Hiện tại nguồn khách hàng chủ yếu của công ty Mật Mã mang lại chủ yếu là từ các mối quan hệ Giữ khách hàng cũ là việc phải làm đối với công ty do họ là nguồn doanh thu chủ yếu Tuy nhiên để công ty có được sự phát triển bền vững trong tương lai thì không thể không tìm kiếm thêm khách hàng mới, các khách hàng tiềm năng và công ty nên có một định hướng phát triển mới trong tương lai Chính vì thế mà công ty nên có một quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả để có thể giữ chân các khách hàng hiện tại và có thêm nguồn khách hàng mới trong tương lai

b Mục tiêu nghiên cứu:

Sau khi kết thúc quá trình nghiên cứu cần đạt được các mục tiêu sau:

 Hiểu rõ quy trình họat động tổ chức sự kiện của công ty

 Lập ra được giải pháp hòan thiện tổ chức sự kiện của công ty Để đạt được mục tiêu đó cần tìm hiểu những vấn đề sau:

 Quy trình tổ chức sự kiện của công ty

 Những điều được và chưa được thông qua các sự kiện tiêu biểu  Cách tìm kiếm nguồn khách hàng của công ty

 Hiểu rõ được thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng của công ty

c Phương pháp nghiên cứu:

Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hai cách:

- Phân tích các dữ liệu thứ cấp từ sách, báo, internet, tài liệu của công ty

- Phỏng vấn chuyên sâu sử dụng phương pháp phỏng vấn tay đôi khoảng 10 người Đối tượng nghiên cứu:

- Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình hình hoạt động thực tế của công ty Truyền Thông Mật Mã

- Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty

d Hạn chế của đề tài:

Do sự hạn chế về thời gian thực hiện cũng như nguồn tư liệu và các thông tin thu thập được, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu soát cần được bổ sung và khắc phục, rất mong nhận được sự giúp đỡ và đóng góp ý kiến của thầy để bài viết của em hoàn thiện hơn

e Kết cấu đề tài:

Đề tài sẽ gồm 4 phần chính Thứ nhất là nêu lên một số vấn đề cơ bản của tổ chức sự kiện và tình hình phát triển hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam nhằm giúp chúng ta có kiến thức cơ bản về hoạt động tổ chức sự kiện và để có một cái nhìn nhận tổng quát về tình hình tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay

Sau đó là giới thiệu về đơn vị thực tập để thấy được những vấn đề trong cấc trúc hoạt động của công ty để từ đó có cơ sở để phân tích thực trạng trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty và đưa ra giải pháp tổng thể cho quy trình tổ chức sự kiện

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN HỌAT ĐỘNG TỔ CHỨC

SỰ KIỆN Ở VIỆT NAM

I Một Số Vấn Đề Căn Bản Của Tổ Chức Sự Kiện 1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình họach định việc thực hiện và giám sát những họat động liên quan đến các lĩnh vực sau : văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sao cho sự kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức

( trích thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện của Bộ Văn Hóa-Thể Thao-Du Lịch )

1.2 Mục đích của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong tòan bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá của doanh nghiệp Bên cạnh việc đánh bóng thương hiệu, tổ chức sự kiện còn nhằm mục đích chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lập lại một thông điệp đồng nhất và đặc biệt công cụ đang phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của sản phẩm, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty Đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp

Thông điệp của sự kiện có thể được thể hiện dưới dạng:

 Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng rôn, cờ phướn, bảng tên, quà tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên…

 Lời :chủ đề, bài phát biểu, thông cáo báo chí, văn nghệ, các ấn phẩm…

Họat động tổ chức sự kiện thường gắn kết doanh nghiệp Tùy theo mục đích khác nhau mà đối tượng doanh nghiệp muốn kết nối sẽ thay đổi

 Media Kit: quan hệ báo chí-truyền thông

 Crisic Management: quản lý khủng hỏang  Government Relations: quan hệ với chính phủ

 Reputation Management: quản lý danh tiếng của công ty  Investor Relations: quan hệ với các nhà đầu tư

 Social Responsibility: trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

1.3 Phân lọai của tổ chức sự kiện

Một số họat động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được: Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng Hội chợ

Hội nghị, hội thảo, họp báo

Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang

Chương trình team building… Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering)

Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

Để phân lọai các họat động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân lọai dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:

o Theo địa điểm làm event

Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm… Ngòai trời: ca múa nhạc-thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao…

o Theo mục đích của event

a Chương trình giải trí ,thể thao, hội chợ…

Các chương trình này là những chương trình lớn, có thể là ca nhạc ngòai trời, các hội chợ ẩm thực, hội chợ công nghệ, game, bóng đá…

b Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học

Chương trình này có thể đơn thuần là chính trị, khoa học mang tính nghiên cứu, hoặc cũng có thể là chương trình khoa học nhân sự kiện ra mắt một sản phẩm

c Chương trình nhân dịp đặc biệt

Vào các ngày đặc biệt như những ngày lễ lớn, tổng kết cuối năm, tất niên, các công ty thường tổ chức các chương trình liên hoan, giao lưu

d Chương trình cảm ơn khách hàng

Nhằm cảm ơn sự yêu mến, lòng trung thành của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, các công ty thường tổ chức những chương trình có tính chất giao lưu chia sẻ và chỉ mời các khách hàng thân thiết và khách hàng mục tiêu đến tham dự Thông thường các chương trình này hay kết hợp với việc ra mắt một dòng sản phẩm mới hoặc một chương trình xúc tiến mới

e Chương trình kỉ niệm công ty

Thông thường tổ chức event theo lọai này có 3 mục đích chính: - Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo

- Hai là: quảng bá cho thương hiệu

- Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau

f Chương trình quảng cáo đơn thuần

Các công ty tổ chức sự kiện, roadshow với mục đích chủ yếu là quảng bá tên tuổi, thương hiệu công ty nhân dịp khai trương, giới thiệu sản phẩm mới… nhằm gây sự chú ý đối với người tiêu dùng mọi lúc, mọi nơi

Thông thường, những sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn

Theo chủ thể làm event:

a Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận b Làm event cho các tổ chức có lợi nhuận

- Event do nội bộ công ty tự tổ chức

Vào các dịp lễ, kỉ niệm công ty hay sự kiện có quy mô nhỏ, một số công ty có thể tự đứng ra tổ chức các buổi hội thảo, họp mặt, liên hoan… ngòai mục đích quảng bá, cảm ơn khách hàng thì còn có những sự kiện với mục đích giao lưu, học hỏi gắn kết giữa các cá nhân và ban lãnh đạo trong công ty Thường có một nhóm người phụ trách event Công ty có thể có phòng event riêng hoặc lấy nguồn nhân lực thuộc bộ phận Marketing hay PR

- Event do các công ty chuyên event tổ chức

Nếu công ty có nguồn kinh phí lớn, để đảm bảo tổ chức sự kiện diễn ra thành công và đạt hiệu quả cao nhất, các công ty này thường thuê ngòai các công ty chuyên tổ chức sự kiện Tùy thuộc mỗi sự kiện, mỗi mục đích khác nhau mà công ty có những phương án, kế họach thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện thích hợp như: dịch vụ cho thuê mặt bằng, dịch vụ PGs, PBs tổ chức sự kiện dịch vụ MC, ca sĩ, họat náo viên , hay dịch vụ nhóm nhảy, nhóm múa…

Hơn nữa, với quy mô sự kiện rất lớn, các công ty có nhu cầu sẽ thuê nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện cùng một lúc để đảm bảo thực hiện được mục đích cũng như nhu cầu của công ty Khi đó, có nhiều công ty chuyên về một lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện

1.4 Quy trình của tổ chức sự kiện

Hình thành concept

Thiết kế sự kiện Lập kế họach

Triển khai thực hiện và giám sát

Tiến hành tổ chức Kết thúc Đánh giá

Hình 1: quy trình 7 bước tổ chức sự kiện

( Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm -đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện )

 Đặc tính sản phẩm và dịch vụ: tạo ra điểm khác biệt thu hút khán giả

Ý tưởng (chủ đề cho sự kiện) còn phụ thuôc nhiều vào yếu tố khác nữa như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hóa riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource), và những vấn đề quy mô như địa điểm tổ chức(venue), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

Bước 2: thiết kế sự kiện (viết proposal)

Trong một thời gian ngắn phải thiết kế một chương trình khá hòan hảo Không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ lồng tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được sống trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng

- Bản thiết kế sự kiện thường trình bày dưới dạng word hoặc power point - Thể hiện nội dung, ý tưởng về chương trình, đồng thời kèm bảng báo giá

Thông thường đối với một event, đây là giai đọan quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau Nhưng một ý tưởng hay vẫn chưa đảm bảo sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Nội dung chính thường gồm:

- Nền tảng, mục đích: nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần - Các ý tưởng phát thảo một cách tổng quan về chương trình

- Thiết kế: nên có các thiết kế hoặc hình ảnh minh họa cho bản thiết kế sự kiện , không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hóa được ý tưởng của bạn

- Tính thực thi của chương trình: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết…, càng chi tiết sẽ càng thiết phục

Ngòai ra nếu mở rộng có thể kể thêm:

- Mục tiêu: khác với mục đích là lý do làm event, mục tiêu định lượng và định tính hóa những gì cần đạt được thông qua event

- Mô tả địa điểm dự kiến tổ chức: sơ đồ, mặt bằng, đặc điểm… - Các phương án để đảm bảo số người tham gia, đảm bảo việc tài trợ - Kế họach PR, quảng cáo, tuyên truyền cho event

- Cấu trúc nhân sự nhóm là event - Kinh phí dự kiến

- Bạn cung cấp được những gì cho khách hàng thông qua event Tại sao họ nên chọn agency của bạn

Bước 3: lập kế họach

Để thực hiện event thành công, ta sẽ quy ngược lại vấn đề từ ngày thực hiện event, (ngày thực hiện là ngày x, ngày x-1 làm gì, ngày x-2 cần làm gì…) từ đó lên danh sách các công việc cần thực hiện, ta tổ chức nhân sự và tổ chức thực hiện-giám sát các họat động đó một cách chi tiết nhất Kế họach càng chi tiết thì việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận tiện

Địa điểm Ăn uống, quà tặng Đội kỹ thuật

Đội tổ chức Đội trang trí

Đội hậu cần

Đội F&B

Thiết kế sắp xếp Tiền tài trợ, tiền vé

Báo chí, khách mời Nội dung chương trình, người biểu diễn

Giấy phép, in ấn Hình 2:mô hình tổ chức nhân sự cho một event

(Nguồn: Tổ Chức Sự Kiện - PGS, TS Lưu Văn Nghiêm - đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương 2: dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện )

Giải thích sơ đồ nhân sự:

- Đội kỹ thuật, đội tổ chức, đội trang trí: 3 nhóm này sẽ kết hợp với nhau lo trang trí toàn bộ sân khấu, nhạc cho chương trình, trình chiếu power point, ánh sáng sân khấu,….Thường thì đội kỹ thuật và đội trang trí sẽ được thuê từ các công ty chuyên cung cấp âm thanh, ánh sáng cho các chương trình event và họ sẽ lo toàn bộ khâu trang trí sân khấu cho công ty event Và đội tổ chức sẽ quản lý việc trang trí, dàn dựng cho sân khấu , trình chiếu power point

- Đội hậu cần, đội F& B: lo toàn bộ vật dụng dùng trong chương trình như: trang phục cho PG, PB, quà tặng, nước uống, thức ăn… xuyên suốt trong quá trình diễn ra sự kiện

- Đội giao tế ngoại giao: sẽ lo liên lạc với các nhà báo mời họ đến tham dự chương trình, đồng thời liên lạc với các cơ quan báo chí để đang các bài viết PR cho chương trình Và giải thích tất cả các vấn đề thắc mắc cuả họ Nếu chương trình này do công ty event tự tổ chức thì do công ty event đảm nhiệm toàn bộ công việc giao tế, còn nếu chương trình được làm cho khách hàng thì công việc này sẽ do hai bên cùng kết hợp

Event manager + điều hành chương trình

Đội giao tế đối ngọai

Đội tài chính Đội thu ngân

Đội chương trình Đội hành chính , giấy tờ

- Đội chương trình, đội hành chính giấy tờ: sẽ lo toàn bộ các thủ tục pháp lý, giấy tờ xin công văn từ Sở về giấy phép tổ chức, thuê ca sĩ, bản quyền sử dụng nhạc của các nhạc sĩ thuê mặt bằng….để cho chương trình có thể diễn ra theo đúng kế hoạch đã định sẵn trong nội dung chương trình đã đề ra

- Event manager + điều hành chương trình: là người quản lý và điều hành toàn bộ đội ngũ thực hiện chương trình, người quản lý chương trình phải nắm hết toàn bộ tiến độ công việc đang diễn ra từ việc nhận thông tin từ các đội, để có thiệp can thiệp kịp thời giải quyết các tình huống xấu có thể xảy ra

Những hạng mục thường có trong một bảng kế họach :

Những công việc cần làm: kế họach tài chính, kế họach truyền thông, kế họach tổ chức (chuẩn bị cơ sở vật chất, công tác logistis, kế họach biểu diễn, vấn đề an ninh, ngọai giao, các thủ tục pháp lý…) tùy vào từng event mà có kế họach có danh sách những việc cần làm khác nhau

Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, hay nói cách khác đây là khâu tổ chức nhân sự để chạy event

Bước 4: triển khai công tác thực hiện và giám sát

 Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế họach và có sự giám sát của các trưởng bộ phận

 Liên hệ chặc chẽ với các đối tác bên ngòai (công ty cho thuê dụng cụ, thiết bị, dịch vụ vận chuyển, các lực lượng biểu diễn…)

 Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang đựơc triển khai

Bước 5: tiến hành tổ chức

 Trước khi diễn ra event chính thức sẽ có một buổi chạy thử, thường sẽ diễn ra trước ngày tổ chức Điều này giúp công tác phối hợp giữa các bộ phận suông sẻ và có hiệu quả hơn, mức độ rủi ro của phòng event cũng thấp hơn

 Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngòai dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải qyết tại chỗ

Tại Việt Nam, số lượng các công ty chuyên về tổ chức sự kiện ngày càng nhiều Chỉ riêng tại thành phố Hồ Chí Minh số lượng công ty quảng cáo, tổ chức sự kiện và tổ chức biểu diễn có đăng kí kinh doanh đã gần mức 5000 công ty Tuy nhiên chỉ có khỏang 250 công ty thật sự đạt được hiệu quả trong kinh doanh và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event, Big Solution

Trong khi đó những công ty chuyên tổ chức sự kiện đựơc thành lập từ những công ty quảng cáo đang ngày một phát triển theo cấp số nhân

Lĩnh vực tổ chức sự kiện ở Việt Nam trước kia chưa có những lớp đào tạo bài bản, chính quy mà chủ yếu là học về sự thành bại của mỗi event và từ chính đòi hỏi của khách hàng Tuy nhiên, gần đây đã có một số trung tâm chuyên tổ chức đào tạo về PR và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp Hy vọng trong một tương lai không xa, các họat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ chuyên nghiệp và có một bước tiến sâu hơn

Nguồn: http://www.thanhnien.com.vn/news/Pages/200936/20090904001523.aspx

Một vài hình ảnh về các công ty PRO Event,Le Bros,Cool Event,Big Solution

- Pro event : là công ty chuyên về tổ chức các buổi hòa nhạc, lễ hội, sự kiện của công ty, hay các sự kiện đặc biệt Hiện tại công ty có tổng cộng 7 chi nhánh, bên cạnh đó công ty còn cung cấp các thiết bị âm thanh, đèn chiếu sáng cho các sự kiện quang trọng

- Công ty Le Bros: được thành lập từ tháng 9/2002 với sự tham gia của các thành viên lãnh đạo chủ chốt của HQ Vision Le Bros hiện nay đã trở thành một trong những công ty quảng cáo, PR và tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam Khách hàng của Le Bros bao gồm nhiều tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp Việt Nam lớn, các tổ chức quốc tế, các cơ quan nhà nước và nhiều cơ quan truyền thông Kinh nghiệm của Le Bros bao trùm nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, từ dầu khí đến viễn thông, từ ô tô - xe máy đến hàng điện tử; từ ngân hàng, tài chính, bảo hiểm đến truyền thôn; từ hàng xa xỉ đến các lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh…

Le Bros còn khẳng định vị thế hàng đầu

trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông

cho các show thời trang, đặc biệt là các chương trình của Đẹp Fashion Show

- Công ty Cool Events: công ty đã từng tổ chức một số show diễn như “ Đêm Trắng” nhằm ủng hộ phong trào vì nạn nhân chất độc màu da cam do báo Tuổi Trẻ, NVH Sinh Viên TP.HCM và công ty Cool Events tổ chức hay đêm hội ngộ của Sao Mai điểm hẹn

- Công ty Big Solution: cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến quảng cáo, thiết kế đồ họa

- Các năm 1995, 1998, 2003, 2004, 2006 liên tiếp chứng kiến sự phát triển và hòan thiện không ngừng của nghề event cũng như các họat động liên quan (họp báo, ra mắt sản phẩm mới ) như lễ ra mắt nhà máy Cocacola Việt Nam, sự xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng (Trương Ngọc Hữu, Beckham, Birain), event ra mắt Ford Focus (mô hình Ford Focus bay) tại nhà thi đấu quân khu 7 - Gần đây nhất năm 2009, có thể kể đến sự kiện tổ chức quy mô cũng tại nhà thi đấu quân khu 7 cho nhãn hàng Clearmen, sự kiện đã rất thu hút giới trẻ do sự kết hợp độc đáo giữa cuộc thi tâng bóng nghệ thuật free style với show nhạc rock hòanh tráng

nguồn: http://f-event.com.vn/f@rum/showthread.php?t=1025

2.2 Xu hướng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

 Xu hướng dùng tổ chức sự kiện như một công cụ marketing cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới là một họat động không thể thiếu đối với doanh nghiệp ngày nay Đây là một công việc rất quan trọng đối với các công ty vì sự kiện mang họ đến với công chúng một cách nhanh, hiệu quả nhất và nói lên họ là ai

Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hế sức quan trọng Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất “Pollynne Ibasco-một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá hương hiệu, tổ chức event cho biết ngành tổ chức sự kiện đang rất phát triển tại Việt Nam, điều này mang lại nhiều cơ hội chọn lựa hơn cho những doanh nghiệp trong vai trò “thượng đế” tìm nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Tuy vậy, chỉ có một số công ty có bề dày kinh nghiệm và tạo được thương hiệu qua một số sự kiện có tầm và để lại dấu ấn Sự phát triển của ngành này trong những năm gần đây đang góp phần tạo nên bức tranh marketing tại Việt Nam đa diện hơn,và hòan thiện hơn và cũng hứa hẹn sẽ sớm cho ra đời một ngân hàng ý tưởng về tổ chức sự kiện tại Việt Nam

 Xu hướng tổ chức sự kiện mang phong cách riêng thể hiện sự độc đáo và sáng tạo của từng doanh nghiệp

Nếu để ý đến các tin tức đăng tải ngày càng nhiều trên các kênh báo chí, người ta sẽ khó mà bỏ qua tin liên quan đến các công ty với những sự kiện, những buổi biểu diễn đường phố, diễu hành xe, triển lãm thương mại…, nhưng có lẽ điều có thể gây được sự chú ý của họ chính là cách tiếp cận độc đáo của những công ty này

Theo các chuyên gia thì xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức event có chủ đề Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên sự khác biệt, với tính thẩm mỹ, sáng tạo cao

Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu của sản phẩm và thậm chí thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai Cũng chính vì lý do này mà các công ty khi có nhu cầu thường tìm đến các nhà tổ chức chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức, biết cách tiếp cận khách hàng theo kiểu độc đáo, hiểu biết về việc lựa chọn nhân vật đại diện thích hợp cũng như khả năng phân tích hiệu quả của event

2.3 Đặc tính của các doanh nghiệp họat động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của Việt Nam

Chỉ cần lên mạng tìm kiếm với từ khóa là công ty tổ chức sự kiện, thì chúng ta sẽ nhận được một danh sách dài các công ty có đầy đủ website, hình ảnh, những chương trình đã làm… một cách đầy đủ Qua đó cũng thấy dược rằng thị trường này đang rất là hấp dẫn.Tuy nhiên tất cả những thông tin về các doanh nghiệp cung cấp trên mạng có thật sự là đúng với thực lực của công ty hay không là điều đáng phải nói Hay nói cách khác đó là những hình thức PR của các công ty, họ đã thổi phồng thực lực của mình lên quá mức cũng chỉ nhằm mục đích quảng bá đối với khách hàng, để khách hàng tìm đến với họ

Nghề tổ chức sự kiện là một nghề mới ,nó thật sự dành cho những người năng động nên rất thích hợp cho giới trẻ Chính vì thế mà đội ngũ nhân viên trong các công ty tổ chức sự kiện thường chiếm từ độ tuổi 22-30tuổi Và các công ty thuê nhân viên cũng là dựa vào kinh nghiệm bản thân trải nghiệm trong quá trình đi làm mà không cần thông qua đào tạo

Ở thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thì số lượng các công ty tổ chức sự kiện đã lên con số khỏang 5000 công ty Đây là một con số khủng khiếp cho thấy sự phát triển với tốc độ như vũ bão Nhưng số lượng ở đây lại không đi cùng với chất lượng vì thực sự tính ra chỉ có 250 doanh nghiệp thực sự là có lãi

Qua tất cả những điều trên cho thấy được một phần nào năng lực của các công ty tổ chức sự kiện ở thành phồ Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung Đây là điều đáng để các công ty tổ chức sự kiện cần xem xét lại cách thức làm việc của mình và có hướng đi chính xác trong thời gian dài hạn

2.4 Nhu cầu của thị trường

So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không chỉ bao gồm nhu cầu củ a các tổ chức xã hô ̣i , phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân Kinh tế xã hô ̣i càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiê ̣n càng cao

Viê ̣t nam gần 90 triê ̣u dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quâ ̣n huyê ̣n với hàn g chu ̣c ngàn thôn xã , nền kinh tế nước ta la ̣i bao gồm nhiều thành phần với hàng trăn ngàn doanh nghiê ̣p thuô ̣c các ngành với nhu cầu rất đa da ̣ng về tổ chức sự kiê ̣n

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời , vớ i hơn 60 dân tô ̣c ở các miền khác nhau nên nền văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú Hơn nữa, Viê ̣t Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa , Ấn Độ, và phương Tây ngày càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đạ i phong phú và đa dạng hơn Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện , làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoa ̣n hơn Nhu cầu và mong muốn là rất lớn Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiệ n lớn nhỏ có nhu cầu tổ chưc Tuy nhiên khả năng cung ứng hiê ̣n này là có ha ̣n Phần lớn các sự kiê ̣n được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hô ̣i , các doanh nghiệp , các cơ quan khối công quyền Số còn la ̣i là rất í t rơi vào khu vực tư nhân có thu nhâ ̣p cao hoă ̣c rơi vào những loa ̣i sự kiê ̣n bất khả khán như ma chay , hiếu hỷ, v.v…Tuy nhiên khi kinh tế phát triển , thu nhâ ̣p của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loa ̣i di ̣ch vu ̣ này sẽ tăng lên nhiều

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiê ̣n ở nước ta hàng năm lên tới hàng chu ̣c tỉ đồng Trong hô ̣i nhâ ̣p, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tô ̣c thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thi ̣ trường này cũng rất cao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

2.5 Cạnh tranh trong dich vu tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp

Chính vì có quá nhiều các công ty tổ chức sự kiện nên các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc chọn lựa các nhà cung cấp dịch vụ.Và các công ty sẽ phải cạnh tranh nhau gay gay gắt hơn không chỉ về mặt chất lượng dịch vụ mà cả về giá cả

Các công ty agency cũng sẽ dựa vào mối quan hệ quen biết sẵn có của mình trong việc giới thiệu và chào bán các chương trình Nên các công ty dịch vụ càng mở rộng mối quan hệ của mình càng nhiều càng tốt

2.6 So sánh tính chuyên nghiệp công ty events Việt Nam với thế giới

Trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị Việt Nam giữa những tập đòan quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ tiếp thị quảng cáo địa phương, việc phát triển các công ty quảng cáo / truyền thông tiếp thị tại Việt Nam là một thách thức lớn

Hiện nay một số công ty event Việt Nam với niềm say mê, tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong truyền thông tiếp thị đã có một vị trí khá vững trong ngành tuy nhiên con số này còn quá khiêm tốn so với các công ty nước ngòai Đối với các công ty Việt Nam hiểu rõ tâm lý và văn hóa người Việt Nam lại không thể tạo ra những chương trình thực sự đỉnh cho chính người Việt, hiển nhiên là trình độ kỹ thuật và khả năng sáng tạo của chúng ta không hề thua kém Đã có một số sự kiện tạo được tiếng vang và có thể gọi là thành công của event Việt Nam như chương

trình quảng cáo bằng xe đạp đôi cho nhãn hiệu sữa Dutch Lady, chương trình thử sản phẩm đồng lọat tại 20 tụ điểm công cộng trên toàn quốc gây tính chú ý cao của mạng điện thọai S-fone, và hàng lọat các họat động giới thiệu sản phẩm mới với sự tương hỗ của các họat động giải trí và ngôi sao gây tính chú ý cao cho điện thọai di động Samsung, Motorola….ý tưởng sáng tạo của chúng ta không hề thiếu nhưng để bám sát mục tiêu được chuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của events là một trở ngại lớn của công ty events việt nam

Theo giám đốc khách hàng của một công ty events chia sẻ: “ tính phức tạp của các chương trình quảng bá đòi hỏi phải xuất sắc trong thực hiện Hiển nhiên luôn sáng tạo, nhưng sáng tạo đó là phải khả thi, và đặc biệt là phải tương thích với môi trường thực tế Việc điều phối giữa tính linh động và kỷ luật trong thực hiện là một thách thức cao Bất cứ kết quả xấu nào cũng có thể gây phản cảm về hình ảnh thương hiệu với công chúng Lúc đó chương trình xem như thất bại”

Việc sáng tạo trong công tác tổ chức sự kiện tiếp thị rất khác với sự sáng tạo của các phim quảng cáo, các ý tưởng ở đây đòi hỏi phải độc đáo tuy nhiên phải hết sức hợp lý trong bối cảnh không gian, thời gian…nhằm đảm bảo giảm thiểu các rủi ro, vì phim quảng cáo thì có thể quay lại nhưng sự kiện thì không thể tổ chức lại Chính vì thế mà tính chuyên nghiệp của chúng ta và thế giới là một khỏan cách không thể phủ nhận

2.7 Nhận xét

Nhìn chung vấn đề cung và cầu dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam rất nhiều và đa dạng Nhưng vấn đề đặt ra ở đây nhìn chung là các công ty dịch vụ vẫn chưa cung cấp được một chất lượng hòan hảo như yêu cầu của các khách hàng doanh nghiệp Mặt khác bên cầu thì muốn bỏ ra số tiền với mức thấp nhưng lại luôn đòi hỏi nhiều qúa mức đối với bên cung phải cung cấp chất lượng tốt theo mình yêu cầu, nên các công ty dịch vụ khó lòng đáp ứng thỏa mãn hết các yêu cầu của thượng đế Chính vì thế mà nhìn chung hai bên vẫn chưa tìm thấy tiếng nói tương đồng với nhau.Và nhìn một cách tổng quát thì các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam cần nâng cao hơn nữa chất lượng cung cấp dịch vụ của mình, và phải có giải pháp tốt hơn để tránh tình trạng bán không được chương trình mà còn bị ăn cắp ý tưởng

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1 Giới thiệu về công ty

Công ty TNHH MẬT MÃ là một công ty họat động trong mãng cung cấp dịch vụ như: thiết kế xây dựng phát triển thương hiệu, kỹ năng xây dựng kế họach marketing, PR truyền thông, quảng cáo…từ cơ bản đến chuyên sâu Công ty luôn nổ lực không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông quảng cáo hiệu quả cao nhất

Với nỗ lực học hỏi và không ngừng sáng tạo ý tưởng chính là triết lý và là một văn hóa độc đáo của công ty xây dựng cho đội ngũ nhân viên trong ngành kinh doanh công nghệ cao này

2.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: MẬT MÃ Pháp nhân: TNHH

Năm thành lập: tháng 9/2008 Giám đốc: Ông Vũ Hòang Lâm Vốn điều lệ: 450.000.000 VNĐ

Giấy phép kinh doanh số: 4103011312 do Sở Kế họach Đầu tư TP.HCM cấp ngày 5/9 /2008 Web: www.matma.com.vn

Mật Mã ban đầu có tên là Ngọc Việt được thành lập và chính thức họat động năm 2008, khi đó do ba ông: Vũ Hoàng Lâm, Nguyễn Hùng Cường, Trần Minh Tiến cùng hùn vốn thành lập công ty Sau đó ông Vũ Hoàng Lâm mua lại toàn bộ số cổ phần của ông Cường và Tiến để tự mình làm chủ và vẫn đặt trụ sở văn tại Ngọc Việt cũ, từ đó nó bắt đầu đổi tên thành Mật Mã từ tháng 1/2010 Cũng với lĩnh vực hoạt động chính là tổ chức sự kiện và in ấn Tự mình đứng ra quản lý toàn bộ hoạt động của cả công ty và xưởng in ấn khi tuổi đời của ông Lâm còn trẻ (26 tuổi) và chuyên ngành học trước kia của ông là cơ khí tại đại học Bách Khoa TP.HCM nên kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo công ty của ông còn yếu Nên trong quá trình hoạt động đổi tên thành MẬT MÃ công ty thật sự gặp rất

nhiều khó khăn, tuy vẫn có những hợp đồng quảng cáo lớn nhưng lãnh đạo không giám bức phá làm vì ngại ngùng trong vấn đề thu hồi nợ nên hợp đồng bị hủy, đó là điều rất đáng buồn Và trong thời gian sắp tới công ty đang và sẽ chạy một số chương trình event để khẳng định thêm tên tuổi của mình, đồng thời thuê những đội ngũ có tài để đưa công ty phát triển lên cao hơn

2.3 Định hướng

2.3.1 Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,cung cấp

tòan diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển thương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo cầu nói hòa nhập nền kinh tế tòan cầu thể hiện sức mạnh của thương hiệu hàng hóa đa quốc gia

2.3.2 Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân-thương hiệu gia tăng giá trị thương hiệu và kỹ

năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống.Công ty thực hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thành đơn vị trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông

2.3.3 Giá trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế giới thương

hiệu

Luôn sáng tạo, linh họat, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ hòan hảo

Xây dựng nguồn nhân lực mạnh,công nghệ tiên phong lấy khách hàng làm tâm điểm, cam kết phát triển bền vững

o Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty

o Kí và đóng dấu các giấy tờ,hợp đồng của công ty

o Đưa ra phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty với các phòng ban o Đưa ra các quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên

o Giải quyết các vấn đề trong công ty

- Quản lý nhân sự và tài chính: ông Trần Minh Tiến Nhiệm vụ :

o Tìm và tuyển dụng nhân sự cho công ty

o Đánh giá năng lực của nhân viên và đưa ra quyết định lên ban giám đốc

Giám đốc

Quản lý nhân sự & tài chính

Trưởng phòng event

Trưởng phòng kinh doanh

Quảng lý xưởng in ấn Trợ lý

công ty

Nhân viên

o Quản lý chi tiêu của công ty o Quản lý nhân viên hành chính

- Trưởng phòng event: ông Lê Thường Tín Nhiệm vụ:

o Lên kế hoạch cho phòng event o Lên kịch bản cho chương trình

o Tiềm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty o Giải quyết thắc mắt của khách hàng

o Training chương cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình o Liên hệ với Sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên… để chạy chương trình o Giải quyết thắc mắc của các thành viên trong phòng event

o Đại diện phòng event đệ trình ý kiến lên cho ban giám đốc - Trưởng phòng kinh doanh: bà Vũ Diễm Thi

Nhiệm vụ:

o Quản lý toàn bộ nhân viên kinh doanh

o Mang các chương trình về cho công ty chạy thông qua mối quan hệ

o Tham gia trong vấn đề soạn thảo hợp đồng cho khách hàng của phòng kinh doanh o Đi gặp khách hàng cùng với nhân viên kinh doanh

o Phỏng vấn đội ngũ nhân viên kinh doanh - Quản lý xưởng in ấn: ông Nguyễn Minh Lâm Nhiệm vụ:

o Quản lý nhân viên ở xưởng

o Giám sát nhân viên trong quá trình in ấn các bản thiết kế o Phân công giao hàng in ấn cho khách hàng

Chức năng của các phòng:

Phòng event: lên kế hoạch , nội dung cho toàn bộ chương trình của khách hàng hay sự kiện của công ty tự tổ chức Chạy khi chương trình khi chương trình có đượ khách hàng Đồng thời phòng event cũng có nhiệm vụ viết chương trình cho phòng kinh doanh chạy

Phòng kinh doanh: liên hệ với khách hàng để mang chương trình về cho phòng event chạy và vận động các doanh nghiệp tài trợ cho các chương trình kết hợp với bên hội : Phụ Nữ, Chữ Thập Đỏ

Phòng nhân sự: tuyển dụng nhân sự cho công ty và quản lý nguồn nhân sự đó

Cơ cấu trình độ nhân sự của công ty: phần lớn trình độ nhân viên của công ty có trình độ từ cao đẳng trở lên và điều có số năm kinh nghiệm trong quá trình làm việc từ 2 năm trở lên

2.5 Các lọai dịch vụ cung cấp của công ty

Idea’s: cung cấp các ý tưởng làm quảng cáo, thiết kế …

Event: lập kế hoạch chạy các chương trình như: giới thiệu sản phẩm mới, động thổ, khai trương showroom…., vận động tài trợ cho các chương trình của hội

Printing: card, phướn, tờ rơi, thiệp mời… TVC: thực hiện dàn dựng phim quảng cáo

PR: lên kế hoạch PR cho các doanh nghiệp

2.6 Các chương trình đã thực hiện khi chưa đổi tên công ty

Thương về miền Trung Câu chuyện đầu năm

Đêm khai mạc hương sắc trà B’lao Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội

- Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận

+ Đêm khai mạc hương sắc trà B’LAO: mang màu sắc tôn vinh, giới thiệu và quảng bá hình ảnh cây chè, lịch sử và quá trình phát triển của ngành chè Lâm Đồng, thể hiện tinh thần tôn vinh những con người và vùng đất quê hương đã dày công đóng góp sức lực và trí tuệ dựng xây ngành chè Lâm Đồng - Việt Nam, đưa hương vị chè và văn hóa trà Việt tỏa hương ra khắp thế giới

+ Diễu hành đường phố tưng bừng lễ hội: quảng bá càng làng nghề truyền thống của Việt Nam + Lễ kỷ niệm du lịch Bình Thuận: được tổ chức vào ngày 27/9/2009 nhằm quảng bá hình ảnh du lịch của Tỉnh đến các doanh nghiệp trong và ngoài nước

2.7 Các chương trình trọng điểm đang thực hiện

- Ngày của mẹ

Chào mừng ngày của mẹ - 10/5 ngày lễ của những người con nhớ đến Mẹ với tấm lòng biết ơn sâu sắc và hướng tới mừng ngày giải phóng Miền Nam 30/4 nhớ đến các Bà mẹ đã một đời hi sinh vì quê hương đất nước

Chương trình là dịp để mỗi người con được thể hiện lòng yêu thương của mình đối với mẹ bằng những việc làm thiết thực, kết nối tình cảm, cảm xúc của những người con xa quê

- Giải bóng đá mini clb doanh nghiệp miền nam hướng về 1000 năm Thăng Long –Hà Nội Chương trình nhằm tạo cơ hội giao lưu đoàn kết – gắn bó giữa các doanh nghiệp Việt Nam tiêu biểu tại TP.HCM

Chào mừng đại lễ dân tộc 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Hưởng ứng chào mừng ngày hội bóng đá lớn nhất hành tinh Word Cup 2010 sẽ diễn ra vào tháng 6/2010

Tạo mối quan hệ gắn bó giao lưu hữu nghị giữa các doanh nghiệp thông qua các hoạt động thể dục thể thao

Tạo cơ hội cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của công ty rộng khắp trong cả nước thông qua hoạt động tài trợ giải

- Khát vọng sống

Nhằm tiếp tục vận động quyên góp nguồn quỹ hỗ trợ, chăm lo cho các đối tượng bị ảnh hưởng chất độc hóa học ( Dioxin), đồng thời tổ chức giao lưu những gương điển hình nạn nhân chất độc da cam vượt qua số phận, vươn lên hòa nhập cộng đồng Hội Chữ Thập Đỏ tp.HCM và công ty Truyền Thông Mật Mã phối hợp cùng đài truyền hình tp.HCM tổ chức chương trình giao lưu ca nhạc truyền hình trực tiếp trên HTV9 với chủ đề Khát Vọng Sống

Đây là hoạt động nhân đạo được tổ chức thường niên của hội chữ Thập Đỏ

- Ngòai ra còn các họat động treo cờ phướn cho các ngày lễ: 1000 năm Thăng Long-Hà Nội, người Việt ưu tiên dùng hàng Việt…

 Chương trình 1000 năm Thăng Long – Hà Nội:

Nhằm kỷ niệm Đại lễ 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội, thể hiện tình cảm và đạo lý uống nước nhớ nguồn của người Việt Nam

Nhằm giáo dục truyền thống lịch sử và Cách Mạng dân tộc và cũng là dịp để giới thiệu và nâng cao tầm vóc của Thủ Đô Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung ở khu vực và trên Thế giới

Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã phối hợp với Trung Tâm Thông Tin Triển Lãm Tp.HCM và Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam thực hiện hoạt động treo banner tuyền truyền cho lễ Kỷ niệm 1.000 năm Thăng Long- Hà Nội trên theo chủ trương đề ra

 Chương trình: người việt ưu tiên dùng hàng Việt

Thực hiện chủ trương của Bộ Chính Trị kêu gọi “Người Việt Nam ưu tiên dùng Hàng Việt Nam”, Ban thường vụ Tỉnh Đoàn Bà Rịa – Vũng Tàu phối hợp với Trung Tâm Xúc Tiến Thương Mại BRVT và Công ty TNHH Truyền thông MẬT MÃ thực hiện chương trình treo cờ phướn hưởng ứng cuộc vận động với mục đích ý nghĩa như sau:

Tuyên truyền và vận động tất cả cán bộ, Đoàn Viên, Hội Viên, Thanh Niên đông đảo nhân dân thực hiện cuộc vận động “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên phạm vi từ TP đến các huyện, xã trong tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu nói riêng và trong cả nước nói chung

Bên cạnh đó cuộc vận động này cũng là cơ hội để các Mạnh Thường Quân khẳng định tên tuổi và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình đến đông đảo người tiêu dùng và khách du lịch trong và ngoài nước đến với TP đầy tiềm năng và thu hút vốn đầu tư số 1 tại Việt Nam hiện nay

2.8 Khách hàng thân thiết của công ty

2.9 Giới thiệu phòng tổ chức sự kiện

2.9.1 Cơ cấu phòng tổ chức sự kiện

Hiện tại thì phòng event có 10 người bao gồm cả hai cộng tác viên

Sơ đồ: cơ cấu tổ chức phòng event Nguồn: thông tin phòng event

Trưởng phòng

2.9.2 Hướng đi của phòng tổ chức sự kiện

 Quý 1: chuẩn bị kế họach + nhân sự + dự báo thị trường và xác định hệ thống khách hàng tiềm năng ( lãnh đạo tỉnh < hơn 500 doanh nghiệp câu lạc bộ hàng Việt Nam chất lượng cao > + khách hàng thân thiết )

 Quý 2: bắt đầu sản xuất chương trình + chạy tài trợ + tiếp cận, giới thiệu và khai thác khách hàng

Chương trình chuẩn bị dự kiến: lễ hội Thanh Niên ( tháng 3), giải bóng đá doanh nghiệp miền Nam hướng về 1000 năm Thăng Long, ngày của mẹ, lễ hội thanh niên đồng hành cùng hàng Việt tại Bà Rịa Vũng Tàu

Chuẩn bị chương trình cho quý 3

 Quý 3: ưu tiên cho chương trình các tỉnh ( khỏang 3 chương trình ) và thiết lập mối quan hệ để chuẩn bị chiếm lĩnh thị trường các tỉnh ( Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu,Lâm Đồng,Bình Thuận…) khai thác các lễ hội, sự kiện lớn trong năm

Chương trình âm vang miền Đông Nam Bộ hướng 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Chương trình người Việt Nam đồng hành cùng hàng Việt

Hợp tác khai thác chương trình trong năm 2010 “ sân vận động thống nhất TP.HCM”

 Quý 4: tiếp tục tập trung thị trường TP.HCM + các tỉnh

Bên cạnh đó: song song với các chương trình phát thảo phòng event sẽ chạy các chương trình chung của công ty ( bán tài trợ,tài trợ phướn…) và các chương trình nhỏ phát sinh ( hội thảo, tổ chức biểu diễn, cuộc thi, hội chợ triển lãm…) đưa khách hàng về công ty thi công in ấn, out door, TVC Danh sách các khách hàng thân thiết dự kiến tiếp cận trong năm:

1 Công ty sữa Đồng Tâm Nutifood 2 Kiềm Nghĩa

3 Clb HVNCLC 4 Tập đòan FPT 5 Khóa LLD

6 Công ty điện máy Thanh Bình Tân 7 Kem đánh răng Hynos

8 Bếp ga Namilux 9 Thời trang Foci

10 PNJ ( vàng bạc Phú Nhuận) 11 Giấy Sài Gòn

12 Tổng công ty may Việt Tiến 13 Danh sách khách hàng thân thuộc

14 Lãnh đạo tỉnh + hiệp hội doanh nghiệp tỉnh ( Bình Dương, Bà Rịa Vũng Tàu, Đồng Nai, Lâm Đồng, Bình Thuận )

Lý do: đây là những doanh nghiệp lớn, và nhân viên của công ty có mối quan hệ với các doanh nghiệp này nên sẽ tận dụng mối quan hệ này để làm để biến nó thành lợi thế của công ty

2.10 Kết quả hoat động kinh doanh trong 3 tháng vừa qua của công ty ( chỉ tính doanh thu tại trụ sở chính không tính kết quả doanh thu từ xưởng in ấn)

ĐVT: VNĐ THÁNG TỔNG THU TỔNG CHI CÒN LẠI

1 598.265.000 620.632.454 -22.367.454 2 283.623.855 353.459.765 -69.835.910

3 135.824.442 194.396.953 -58.572.511

Nguồn: bộ phận kế toán của công ty

Lí do chỉ tính doanh thu trong 3 tháng: Mật Mã tách riêng ra từ Ngọc Việt là vào tháng 1/2010, tính đến nay thì công ty mang tên là Mật Mã chỉ mới kinh doanh được 4 tháng nên chỉ xét kết quả kinh doanh khi nó mang tên là Mật Mã chứ không lấy doanh thu của Ngọc Việt

Từ khi Mật Mã tách riêng ra khỏi Ngọc Việt để kinh doanh riêng thì tình hình kinh doanh 3 tháng đầu tiên không thật sự khả quan và có chiều hướng giảm Công ty vẫn có nguồn thu hàng tháng, nhưng nguồn thu này không nhiều, không điều đặn và nó không thể bù đắp cho phần chi tiêu về mặt bằng, lương nhân viên… Phần lớn nguồn thu là từ những hợp đồng nhỏ như: treo phướn, cho thuê billboard quảng cáo,cung cấp dịch vụ PG cho hội chợ, bán ý tưởng… trong 3 tháng vừa qua công ty chưa tổ chức được một chương trình nào có tầm cỡ như khi còn là Ngọc Việt để lấy tiếng tăm cho Mật Mã, đây là điều công ty nên xem xét lại hướng đi của mình và dịch vụ cung cấp của công ty có thật sự thu hút khách hàng hay chưa trong quá trình cải cách công ty

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY

3.1 Phân tích 3 chương trình

3.1.1 Giới thiệu sơ nét về 3 chương trình

a Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền : chương trình nhằm giới thiệu chi nhánh mới của công ty Vững Bền

b Lễ ra mắt sản phẩm mới của công ty OGAWA

Chương trình nhằm giới thiệu sản phẩm mới OGAWA GRAND ( ghế massage không trọng lực) của công ty OGAWA WORD là một dịp lễ đặc biệt nhân ngày lễ 30/4 và ngày của mẹ 10/5 c.Ngày của mẹ

Đây là chương trình nhằm tôn vinh những hình ảnh của người mẹ Việt Nam anh hùng và người mẹ hiện đại ngày nay

Đây cũng là ngày những người con thể hiện tình cảm thiêng liêng, ý nghĩa nhất cho mẹ

3.1.2 Quy trình thực hiện từng chương trình

a Lễ động thổ của công ty TNHH Xây Dựng Vững Bền Bước 1: hình thành concept

 Mục đích của event: Làm lễ giới thiệu công trình dự án phát triển của quý công ty

 Mục tiêu đánh giá hiệu quả của chương trình: thu hút được các ban ngành lãnh đạo cuả thành phố đến tham dự chương trình với số lượng là 300 khách VIP

 Đối tượng chính của event: đại diện lãnh đạo thành phố, các nhà lãnh đạo của đối tác, khách hàng

 Địa điểm: khu công nghiệp Việt Nam- Singapor  Thời gian diễn ra sự kiện: vào lúc 9h ngày 6/3/2010  Ngân sách: 200.000.000triệu VNĐ