Nghiên cứu tình trạng công tác kế toán tại công ty TNHH đại dương

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Nội dung viết tắt Ký hiệu chữ viết tắt 1. Báo cáo tài chính BCTC 2. Bảo hiểm xã hội BHXH 3. Bảo hiểm y tế BHYT 4. Bảo hiểm thất nghiệp BHTN 5. Kinh phí công đoàn KPCĐ 6. Hàng tồn kho HTK 7. Phiếu thu, Phiếu chi PT, PC 8. Giấy báo nợ, Giấy báo có GBN, GBC 9. Ủy nhiện thu, Ủy nhiệm chi UNT, UNC 10. Tiền gửi ngân hàng TGNH 11. Sản xuất kinh doanh SXKD 12. Nhập kho, Xuất kho NK, XK 13. Nhân viên NV 14. Tài khoản TK   LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện báo cáo thực tập em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô, nhà trường và tập thể cán bộ công nhân viên tại Công ty TNHH Đại Dương Đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường cùng toàn thể các thầy cô trong khoa kế toán trường Đại học Kinh tế QTKD đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn các bác, các cô chú trong phòng kế toán thống kê tài chính và các phòng ban chức năng tại Công ty TNHH Đại Dương đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại đơn vị cũng như thời gian hoàn thành báo cáo thực tập. Cuối cùng em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Ths. Bùi Thanh Huyền người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn LỜI NÓI ĐẦU Trải qua các bước thăng trầm của lịch sử thì nền kinh tế của Việt Nam cũng có những thay đổi nhất định và đi lên rõ rệt.Cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Việt Nam đã có những thành tựu đáng kể và sẵn sàng hợp tác kinh doanh bình đẳng, hữu nghị cùng có lợi với các quốc gia trên thế giới. Các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng nâng cao được vị thế, uy tín của mình trên trường quốc tế. Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong cấu thành doanh nghiệp. Là một công cụ đắc lực cho nhà quản lý, nó không ngừng phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp mà nó còn phản ánh tình hình chi phí, lợi nhuận hay kết quả của từng hoạt động, từng công việc giúp cho nhà quản lý nắm bắt được, từ đó có sự chuẩn bị cân nhắc thận trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong tình hình kinh tế hiện nay việc điều hành, quản lý công tác kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc hạch toán đúng, chính xác, phù hợp sẽ làm tăng hiệu quả sản xuất, góp phần làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, tạo việc làm cho người lao động, cải thiện đời sống nhưng nếu kế toán hạch toán sai, không chính xác, do thiếu năng lực hay cố tình gian lận thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình sản xuất, tài chính của công ty, đời sống người lao động và cả ngân sách nhà nước. Công tác kế toán ở các công ty có nhiều khâu, nhiều phần hành, giữa chúng có mối liên hệ gắn bó với nhau tạo thành một hệ thống quản lý có hiệu quả. Để sinh viên không chỉ có kiến thức mà còn trao dồi thêm kỹ năng làm việc thực tế, trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các đơn vị sản xuất kinh doanh. Mục đích là giúp sinh viên nắm bắt và tìm hiểu thêm về thực tế dựa trên lý thuyết đã được học ở nhà trường. Đồng thời giúp sinh viên có kiến thức và kỹ năng vững chắc để khi trở thành một nhân viên, một cán bộ kế toán sẽ không còn bỡ ngỡ với công việc được giao. Công ty TNHH Đại Dương được thành lập từ năm 2006, trong quá trình phát triển của mình luôn luôn đề cao vấn đề quản lý kinh tế và tuân thủ pháp luật. Trong doanh nghiệp, kế toán là một bộ phận quan trọng. Bởi các yếu tố như hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt là cơ sở doanh nghiệp tính chi phí sản xuất giúp doanh nghiệp biết được hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp mình. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Em đã chọn đề tài thực tập là: : “Nghiên cứu tình trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Đại Dương” với mục đích là vận dụng lý thuyết về hạch toán các loại vào nghiên cứu thực tế tại công ty và đề xuất ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty. Báo cáo thực tập gồm 3 phần: • Phần 1: Khái quát chung về Công ty TNHH Đại Dương • Phần 2: Thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Đại Dương • Phần 3: Nhận xét và kiến nghị   PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH LONG HẢI 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG 1.1.1. Tên và địa chỉ của công ty • Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Đại Dương • Giám đốc: Đỗ Thị Thìn • Địa chỉ: Tổ 29, phường Phan Đình Phùng, thành phố Thái Nguyên, Thỉnh Thái Nguyên. • Số điện thoại: 0280 854 206 – 0912 735 547 • Mã số thuế: 4600387719 • Số tài khoản: 39010000190092 Tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần đầu tư và Phát triển Thái Nguyên. 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Đại Dương Công ty TNHH Đại Dương được thành lập vào ngày 15052006 do hai thành viên góp viên là giám đốc Đỗ Thị Thìn và thành viên góp vốn Đỗ Thị Bình nhằm cung cấp các thiết bị, đồ điện tử từ bán buôn đến bán lẻ và lắp đặt hệ thống điện , chuyên tư vấn, cung cấp vật tư thiết bị cho các công trình , nhà ở. Tuy mới đầu gặp nhiều khó khăn nhưng Công ty luôn cố gắng cùng với những sản phẩm mới, chất lượng, giá cả hợp lý, đa dạng các mặt hàng và không ngừng nhập khẩu các thiết bị, đồ điện tốt, đáp ứng yêu cầu của người dân. Các hãng hàng mà công ty đang trực tiếp bán và phân phối là Comet, Panasonic, Hager, Trần Phú, Điện Quang, Sino, Tiền Phong…Cùng với đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn và mến khách . Công ty ngày càng có uy tín với các đại lý, của hàng trong toàn tỉnh và các tỉnh lân cận khác. Gần mười năm hoạt động công ty TNHH Đại Dương đã có những kết quả xuất sắc đóng góp một phần không nhỏ và Ngân sách Nhà nước, tạo được việc làm ổn định cho người lao động, chăm lo đến điều kiện sống và làm việc cho công nhân toàn Công ty. Quy mô của công ty TNHH Đại Dương Là một doanh nghiệp thương mại nhỏ với: • Vốn điều lệ: 1.000.000 000 đồng GĐ: Đỗ Thị Thìn: 800.000.000 đồng Đỗ Thị Bình: 200.000.000 đồng • Số lao động: 8 lao động Trình độ lao động Số người Tỷ trọng (%) 1.Đại học 3 37.5 2.Cao đẳng 2 25 3.Trung cấp 1 12.5 4.Nhân viên bán hàng 2 25 TỔNG 8 100 Biểu số 1: Tình hình lao động của công ty NHH Đại Dương năm 2014 (Nguồn: Phòng Tổ chức Lao động – Hành chính) Do đặc điểm và tính chất của doanh nghiệp cần nhiều lao động cho bán hàng và vận chuyển, trình độ cơ bản. Do đó, cơ cấu lao động của công ty là tương đối hợp lý, phù hợp đặc điểm sản xuất của công ty. 1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG 1.2.1 Chức năng Nghành nghề kinh doanh và hoạt động chủ yếu hiện nay của công ty TNHH Đại Dương là: Mua bán kim loại và quặng kim loại. Mua bán đồ điện gia dụng, vật tư thiết bị điện cao thế và hạ thế, vật liệu , thiết bị, lắp đặt khác trong xây dựng. Lắp đặt hệ thống điện; Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí . Lắp đặt hệ thống xây dưng khác; Hoạt động chuyên dụng khác . 1.2.2 Nhiệm vụ Công ty luôn lấy pháp luật, chính sách, lấy quy phạm để thực hiện công việc; lấy nâng cao hiệu quả công việc làm mục đích; đồng thời luôn phấn đấu cung cấp các sản phẩm tốt nhất nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Công ty coi chất lượng là nhiệm vụ hàng đầu trong lĩnh vực hoạt động của mình. Để luôn đạt được chất lượng tốt và ổn định, công ty cam kết và thực hiện những nguyên tắc sau: Đảm bảo kỹ thuật, quy trình công nghệ lắp đặt Sẵn sàng phục vụ khách hàng mọi nơi, mọi lúc, thực hiện đúng tiến độ hợp đồng. Chất lượng sản phẩm và sự thỏa mãn của khách hàng là nền tảng phát triển sản xuất của công ty. 1.3 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA CÔNG TY Công ty tiến hành nhập các vật tư thiết bị điện về công ty mình sau đó trực tiếp bán buôn, hoặc bán lẻ đến khách hàng, các cửa hàng, đại lý. Khi có yêu cầu lắp đặt hoặc tư vấn nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp đến lắp đặt , hoặc tư vấn tại chỗ 1.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến. Từ giám đốc tới các phòng ban, được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quàn lý (Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) 1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Doanh nghiệp, có quyền điều hành hoạt động SXKD của đơn vị và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động SXKD. Với nhiệm vụ cụ thể là: Chỉ đạo xây dựng kế hoạch SXKD và hạch toán kinh doanh. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, hàng năm của đơn vị, phương án đầu tư, liên doanh, liên kết, đề án tổ chức quản lý vật tư, nhân lực. Chịu sự kiểm tra, giám sát của tổ chức giám sát và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Ký hợp đồng kinh tế quyết định cơ cấu sản xuất bố trí lực lượng đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra. Chỉ đạo, kiểm tra công tác tài vụ kế toán, thống kê. Phòng kinh doanh : quản lý các kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho giám đốc trong công việc tổ chức quản lý, ký kết hợp đồng kinh tế, tổ chức nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu để xây dựng kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra còn có nhiệm vụ tìm nguồn hàng cung cấp vật tư chất lượng giá rẻ phục vụ cho hoạt đông sản xuất kinh doanh, xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Phòng Tài chínhkế toán: thực hiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời, chính xác, trung thực và lên báo cáo tài chính, báo cáo thống kê theo quy định; theo dõi chế độ BHXH, BHYT cho cán bộ nhân viên; tham mưu với lãnh đạo trong công tác sử dụng công cụ tài chính nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh tại công ty. Phòng kĩ thuật: Nghiên cứu công nghệ, quy trình kĩ thuật sản xuất Quản lý kiểm tra số lượng NVL nhập vào; kiểm tra giám sát nghiệm thu chất lượng sản phẩm. Phòng vật tư : Quản lý, bảo quản, lưu trữ vật tư, thiết bị. Thực hiện kiểm tra hàng nhập xuất (tem phụ, tem chống hàng giả… ). Bộ phận bán hàng – tiếp thị : Giới thiệu, bán hàng và vận chuyển vật tư hàng hóa đến khách hàng. Lắp đặt hệ thống, thiết bị… Tư vấn tới khách hàng mua hàng. 1.4.3 Kết quả hoạt động thời gian qua và định hướng phát triển thời gian tới Biểu số 2 : Năm Chỉ tiêu 2013 2012 2011 Tổng doanh thu ( đồng ) 1.696.473.096 1.390.998.222 1.102.000.000 Giá vốn ( đồng ) 1.158.101.897 1.039.325.123 959.688.997. Lợi nhuận thuần ( đồng ) 117.701.828 82.902.596 79.887.999 Thuế TNDN ( đồng ) 31.709.362 24.131.899 20.912.211 Qua một số chỉ tiêu của 2 năm 2012 và 2013 ta rút ra một số nhận xét như sau: Trong những năm gần đây, ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng tăng lên. Cụ thể là: Doanh thu năm 2012 tăng 288.998.222 so với năm 2011, năm 2013 doanh thu tăng là 305.474.874 đồng so với năm 2012 Giá vốn năm 2012 tăng 79.636.126 so với năm 2011, năm 2013 doanh thu tăng là 118.776.774 đồng so với năm 2012 Qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua, chúng ta thấy được công việc kinh doanh của công ty đang ngày càng có kết quả tốt. Với những giải pháp kịp thời, phù hợp và sự nỗ lực cố gắng của cả công ty, tin rằng nghề sản xuất nấm sẽ đem lại hiệu quả thực sự, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty cũng như cải thiện đời sống người lao động. PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG. 2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Đại Dương. Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức tập trung. Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán Qua sơ đồ ta thấy nhân viên phòng kế toán chịu sự điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng, nhờ đó mà các mối liên hệ phụ thuộc trong phòng rất rõ ràng và đơn giản. Tổng số nhân viên trong phòng là 2 người, nhiệm vụ của mỗi người: Kế toán trưởng là người tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán kế toán của công ty, giúp giám đốc về các nghiệp vụ tài chính kế toán.Trách nhiệm của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán đồng thời tổ chức các hoạt động tài chính của công ty. Cụ thể là chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, trực tiếp phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng về từng phần việc cụ thể, quy trách nhiệm của từng người trong từng phần việc của mình, trực tiếp kiểm tra đôn đốc về mặt nghiệp vụ của nhân viên và phổ biến chủ trương về tài chính kế toán cho nhân viên trong phòng. Công việc hàng ngày của kế toán trưởng là ký duyệt các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, tập hợp các báo cáo nội bộ,…. Cuối quý, niên độ tài chính kế toán trưởng là người trực tiếp lập báo cáo quyết toán tài chính của công ty. Sau đó báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh trong tháng, quý cho ban giám đốc và nộp lên cơ quan tài chính, cơ quan thuế….. Thủ quỹ: là người giữ tiền mặt của công ty, hàng tháng phải lập báo cáo quỹ và kiểm kê quỹ theo định kỳ, kiểm kê đột xuất nếu có yêu cầu. Thủ quỹ là người giao dịch với ngân hàng, kho bạc , cùng với kế toán trưởng trong việc gửi tiền và rút tiền. Kế toán các khoản thanh toán: Theo dõi biến động vốn bằng tiền, giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ, thực hiện các thủ tục quyết toán với khách hàng theo từng đối tượng, mã hàng, ngày đối chiếu số dư với thủ quỹ. Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật tư đối chiếu cùng thủ kho, quyết toán các mã hàng về lượng và thanh lý hợp đồng. Kế toán tài sản cố định:kế toán có trách nhiệm theo dõi sự biến động của TSCĐ, kiểm kê, đánh giá lại theo định kỳ, tính và trích khấu hao cơ bản TSCĐ theo mức quy định của Nhà nước nhằm tạo nguồn để đầu tư mở rộng, tái đầu tư trang thiết bị. 2.1.2 Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đại Dương. 2.1.2.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Đại Dương. Chế độ kế toán áp dụng: áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa – Quyết định số 482006QĐBTC 14092006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Niên độ kế toán: từ ngày 11 đến ngày 3112 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước + Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Giá trị thực tế + Phương pháp hạch toán: Kê khai thường xuyên. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng 2.1.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:   Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ (Nguồn: Phòng Taì chínhkế toán) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Định kỳ 3, 5, 10 ngày…1 tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chúng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký ghi sổ Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái.các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ để tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của các tìa khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Quan hệ kiểm tra đối chiếu phải đảm bảo số Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tổng số phát sinh Nợ phải bằng Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối kế toán và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ kế toán 2.1.2.3 Hệ thống sổ kế toán Công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ Cái Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết 2.1.2.4 Hệ thống chứng từ kế toán Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Việc lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu giữ chứng từ của công ty tuân thủ theo quy định của chế độ tài chính hiện hành. Những chứng từ được công ty thường xuyên sử dụng là: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê quỹ, Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa, Biên bản bàn giao hàng hóa,…. 2.1.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán mà công ty sử dụng: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01 DNN) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu B02 DNN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03 DNN) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 DNN) Bảng cân đối tài khoản ( F01 DNN) 2.2 KẾ TOÁN VẬT TƯ HÀNG HÓA 2.2.1 Đặc điểm vật tư và tình hình công tác quản lý vật tư tại Công ty 2.2.1.1 Đặc điểm vật tư và nguồn cung ứng Công ty TNHH Đại Dương là đơn vị thương mại nhập, xuất vật tư thiết bị cung cấp cho các cửa hàng, đại lý. Do đó chi phí về thu mua vật tư, thiết bị tương đối cao. Vật tư thiết bị của công ty cũng tương đối đa dạng và phong phú về chủng loại, số lượng, quy cách. Bao gồm: Dây điện, cáp mạng, bóng điện, máy điều hòa, phụ kiện cáp, sứ, phích cắm, đồ gia dụng....Tất cả các NVL không được thối mốc. Do điều kiện thị trường có nhiều thuận lợi trong thu mua công ty thường sủ dụng những kho hàng chứa vật tư hàng hóa tránh bị han rỉ, hỏng hóc… Nhận thức được tầm quan trọng đó, để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra một cách đều đặn, liên tục và hiệu quả thì việc cung ứng vật tư, thiết bị phải đảm bảo thường xuyên, kịp thời và đầy đủ về số lượng, đúng về quy cách, phẩm chất. Các nguồn cung ứng vật tư, thiết bị của công ty: Tên đơn vị cung ứng Địa chỉ Tên mặt hàng Công ty Điện Quang 121 123 125 Hàm Nghi, P. Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP. HCM Bóng điện, ổ cắm … Công ty Trần Phú 41 Phương Liệt Thanh Xuân Hà Nội Công ty Pnasonic Lô J1J2, Khu công nghiệp Thăng Long, Đông Anh, Hà Nội … … … Biểu số 3: Nguồn cung ứng vật tư chủ yếu của công ty (Nguồn: Phòng kinh doanh) 2.2.1.2 Công tác quản lý Khâu thu mua: Vật tư của công ty được thu mua từ các công ty sản xuất, chế tạo đã hoàn thành. Khâu bảo quản: Vật tư sau khi mua về có thể bắn luôn hoặc nhập kho sau đó mới đem xuất bán . Đối với các vật tư nhập kho thì phải được bảo quản cẩn thận đúng theo quy định của công ty đối với từng loại vật tư, thiết bị. Khâu dự trữ: Căn cứ vào quá trình hoạt động tiêu thụ của kỳ trước, mức hao hụt thực tế, công ty xây dựng được kế hoạch thu mua, kế hoạch tài chính của công ty, đồng thời có kế hoạch dự trữ vật tư, thiết bị hợp lý tránh tình trạng ứ đọng vốn cũng như tình trạng thiếu vật tư , thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động của công ty. Khâu sử dụng: Tuỳ theo yêu cầu kỹ thuật thiết kế để sử dụng vật tư một cách phù hợp và hiệu quả nhất. Các đối tượng lĩnh vật tư phải sử dụng đúng mục đích và tiết kiệm. Hàng tháng phải kiểm kê, báo cáo và đối chiếu số lượng giữa thực tế và sổ sách, xác định chính xác giá trị vật tư. 2.2.2 Các chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho 2.2.2.1 Các chứng từ kế toán sử dụng Do đặc thù của công ty TNHH Đại Dương khi mua ngoài một số vật tư, thiết bị được xuất bán luôn hoặc một số được nhập kho. Để thuận tiện cho quá trình nhập xuất vật tư, thiết bị công ty sử dụng các chứng từ sau: Giấy đề nghị nhập vật tư Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Giấy đề nghị xuất vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ NVL,CCDC 2.2.2.2. Thủ tục nhập, xuất kho Thủ tục nhập kho vật tư, thiết bị tại Công ty. Quá trình nhập kho NVL phải làm đầy đủ các giấy tờ có liên quan như: Phiếu nhập kho, Hoá đơn thuế GTGT, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao vật tư… Hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu hoạt động của công ty, phòng vật tư chịu trách nhiệm lập Giấy đề nghị mua vật tư để đáp ứng nhu cầu sử dụng trong tháng. Giấy đề nghị mua vật tư được giám đốc công ty phê duyệt, nhân viên thu mua sẽ gửi đơn đặt hàng đến 3 nhà cung cấp có khả năng để nhận được các Giấy báo giá. Căn cứ vào các Giấy báo giá, công ty duyệt giá để chọn ra giấy báo giá phù hợp với yêu cầu của công ty rồi lập biên bản duyệt giá. Tiếp theo, công ty tiến hành kí kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp được chọn. Trong hợp đồng phải ghi rõ: tên vật tư, mã hiệu, quy cách, chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng và phương thức thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên. Khi nguyên vật liệu về, nhân viên kỹ thuật của công ty tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại của từng loại vật liệu và ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu thấy số vật liệu mua về không đúng chủng loại, số lượng, chất lượng thì phải ghi vào biên bản kiểm nghiệm và chờ ý kiến của lãnh đạo đơn vị. Trên cơ sở hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư (đã có đầy đủ chữ ký), phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập xong được chuyển xuống kho làm căn cứ nhập kho và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại Phòng vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3: Giao cho người nhập vật tư. Để nhập kho thủ kho phải xem xét cụ thể số vật tư mua về có đúng chủng loại, số lượng, chất lượng như đã ghi trong phiếu nhập kho hay không, khi đã qua kiểm nghiệm thì tiến hành nhập kho và thủ kho ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Thủ kho giữ liên 2 để làm căn cứ ghi Thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ gốc phát sinh và chuyển lên Phòng kế toán để kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ sách và lưu trữ. Quá trình nhập kho NVL thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Quá trình nhập kho vật tư, thiết bị Kế hoạch nhập vật tư được lập và duyệt theo từng tháng dựa vào nhu cầu sử dụng vật tư của các tháng trước. Đối với vật tư, thiết bị mua ngoài thì chi phí vận chuyển, bốc dỡ được tính vào giá thực tế vật tư, thiết bị nhập kho. Nếu công ty mua vật tư, thiết bị mà bên bán chịu chi phí vận chuyển thì giá thực tế vật tư, thiết bị nhập kho là giá ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua chưa có thuế). Nếu chi phí vận chuyển do Công ty chịu thì được cộng vào giá thực tế nhập kho vật tư, thiết bị. Công thức tính giá nhập kho vật tư, thiết bị của đơn vị là: Ví dụ: Trong tháng 122014 Công ty có nhu cầu nhập kho hàng hóa để phục vụ cho hoạt động kinh doanh các công trình công tác kế toán chi tiết nguyên vật tư, hàng hóa tại kho của Công ty được thực hiện qua các bước sau đây: Khi Công ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp   Biểu 04: Hóa đơn GTGT số 0055975 HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: NN2013B Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: 0055975 Ngày 10 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN BÓNG ĐÈN ĐIỆN QUANG Địa chỉ: 121123125 Hàm Nghi, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh Số tài khoản: Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Địa chỉ: Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Số TK: . Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 4600387719 STT Tên hàng hoá. dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1×2 1 Bóng đèn huỳnh quang Điện Quang FLT36w DAYLIGHT(1,2m F26) Caí 100 9.572 957.000 2 Đèn tròn Điện Quang ĐQ A6025WB22 Cái 100 4364 436.400 3 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL3UT311WDLF27 Cái 200 26.100 5.220.000 4 Đèn Compac Điên Quang ĐQ –CFLAW3UT311WDLF27 Cái 200 33.200 6.640.000 5 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1440WDLF27 Cái 24 80.253 1.926.072 6 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 Cái 24 78.464 1.883.136 Cộng tiền hàng: 17.062.608 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.706.260,8 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.768.868,8 Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bẩy trăm sáu mươi tám nghìn tám trăm sáu tám lẻ tám đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký.đóng dấu. họ tên) (Cần kiểm tra. đối chiếu khi lập. giao. nhận hoá đơn)   Sau khi vật tư được chuyển đến kho của Công ty thì Công ty tiến hành lập ban thanh tra kiểm nghiệm vật tư xem có đảm bảo yêu cầu như trong Hợp đồng hay không. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho Biểu 05: Phiếu nhập kho số 78 CÔNG TY TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: 01 – VT (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2014 Số: 78 Nợ:156 Có: 111 Họ và tên người giao: Trần Quang Hiển Theo 01HĐ số 23611 ngày 10 tháng 12 năm 2014 Của: Công ty Điện Quang Nhập tại kho: Công ty TNHH Đại Dương Địa điểm:…Tô 34Phan Đình Phùng Thái Nguyên…. STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bóng đèn huỳnh quang Điện Quang FLT36w DAYLIGHT(1,2m F26) BDL36 Bóng 100 100 9.572 957.200 2 Đèn tròn Điện Quang ĐQ A6025WB22 ĐT25 Bóng 100 100 4.364 436.400 3 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL3UT311WDLF27 ĐCP11 Bóng 200 200 26.100 5.220.000 4 Đèn Compac Điên Quang ĐQ –CFLAW3UT311WDLF27 ĐCPAW11 Bóng 200 200 33.200 6.640.000 5 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1440WDLF27 ĐCP40 Bóng 24 24 80.253 1.926.072 6 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 ĐCP35 Bóng 24 24 78.464 1.883.136 Cộng : 17.062.608 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu bẩy trăm sáu mươi tám nghìn tám trăm sáu tám lẻ tám đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc HĐ số 23611………………. Ngày 11 tháng 9 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) (Ký, họ tên) Thủ tục xuất kho vật tư, hàng hóa tại Công ty Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa hàng tháng, các phòng ban sẽ lập kế hoạch sử dụng vật tư,hàng hóa và làm Phiếu đề nghị xuất vật tư để gửi lên phòng vật tư xét thấy nếu nhu cầu sử dụng vật tư là phù hợp thì lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống, đưa vào lưu trữ và bảo quản Liên 2: Giao cho thủ kho Liên 3: Giao cho người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Người nhận vật tư sẽ mang Phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho ghi vào cột số lượng xuất của từng thứ, loại vật tư, ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận vật tư ghi rõ họ tên vào Phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào liên 2 của Phiếu xuất kho để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để lưu trữ, bảo quản dữ liệu. Quá trình xuất kho vật tư, hàng hóa thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 2.4: Quá trình xuất vật tư, hàng hóa Hiện nay, công ty tính giá vật tư, thiết bị xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Biểu 05: Phiếu xuất kho số 763 CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: 02 – VT (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày..15..tháng..12.năm.2014. Số: 763 Nợ: 632 Có : 156 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Trung Địa chỉ (bộ phận): Công ty Điện lực Trung Hiền Lý do xuất kho: .Xuất bán Xuất tại kho (ngăn lô): Công ty TNHH Đại Dương Địa điểm: Tổ 34 Phan Đình Phùng – Thái Nguyên STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Đèn Compac Điên Quang ĐQ –CFLAW3UT311WDLF27 ĐCPAW11 Bóng 50 50 40.500 2.025.000 2 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1440WDLF27 ĐCP40 Bóng 24 24 85.000 2.040.000 3 Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 ĐCP35 Bóng 10 10 82.320 8.232.000 Cộng X x x X x 12.297.000 Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Mười hai triệu hai trăm chín mươi bảy nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 15 tháng 12 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng và các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Kế toán sử dụng tài khoản 156 “ Hàng hóa ” để phản ánh giá trị hiện có tình hình biến động tăng giảm các loại vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:   Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán vật tư, hàng hóa 2.2.3 Quy trình hạch toán 2..2.3.4.1 Kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa. Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất , tồn kho từng loại danh điểm vật tư, hàng hóa cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật tư,   hàng hóa. Công tác hạch toán được tiến hành như sau: Sơ đồ 2.5 : Quy trình hạch toán theo phương pháp thẻ song song Ghi chú : Ghi hàng ngày Đối chiếu số liệu cuối tháng Ghi cuối tháng Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào “ Thẻ kho”, thủ kho theo dõi về mặt số lượng . Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng số nhập, xuất tồn về mặt số lượng vật tư, hàng hóa. Tại phòng kế toán: Hàng ngày, kế toán căn căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để vào “ Sổ kế toán chi tiết ”, kế toán theo dõi cả về mặt giá trị và số lượng. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ và đối chiếu với Thẻ kho.   Biểu 06: Thẻ kho vật tư, hàng hóa. CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số S09 – DNN (Ban hành theo QĐ số 482006QĐ BTC ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Tờ số: 34 Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư: Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 Đơn vị tính: Bóng Mã số: ĐCP35 Số TT Ngày Tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 0112 Dư đầu kỳ 20 1 1012 NK78 Mua Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 1012 24 2 1512 XK763 Xuất kho Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 1512 10 3 1812 XK788 Xuất kho Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 1812 30 4 2512 NK98 Mua Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 2512 25 Cộng phát sinh 49 40 Tồn kho 29 (Nguồn số liệu: Phòng tài chínhKế toán) Ngày ..... tháng ....... năm ..... Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Tại phòng kế toán: Phòng kế toán sử dụng sổ chi tiết vật tư để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại vật tư về cả số lượng và giá trị. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng loại vật tư và sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật tư theo yêu cầu của nhà quản trị. Vào cuối tháng kế toán cộng số liệu trên sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư, cùng với đó: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số lượng dòng tổng cộng trên bảng kê nhập xuất tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Biểu 07. Sổ chi tiết nguyên vật liệu SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, HÀNG HÓA Tài khoản: 156 Kho: Vật tư Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư: Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ 78.464 20 1.569.280 NK78 1012 Mua Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 111 78.464 24 1.883.136 XK763 1512 Xuất kho Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 632 82.320 10 823.200 XK788 1812 Xuất kho Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 632 82.320 30 2.469.600 NK98 2512 Mua Đèn Compac Điên Quang ĐQ CFL4UF1435WDLF27 111 78.464 25 1.961.600 Cộng phát sinh 49 3.844.736 40 3.292.800 Số dư cuối kỳ 29 2.211.216 Ngày…..tháng…..năm..... Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn được đưa vào Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Sổ chi tiết được mở riêng cho mỗi loại Vật tư, hàng hóa chính (Nguồn số liệu: Phòng tài chính Kế toán) Biểu 08: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN (TỪ NGÀY 0112 ĐẾN NGÀY 31122014) Mã VT Tên VT Đvt Tồn đầu Dư đầu SL nhập Tiền nhập SL xuất Tiền xuất Tồn cuối Dư cuối A1 Át 1 cực, vỏ, CD an toàn Cái 260 5.018.879 87 454.759 173 4.564.120 A2 Át 2 pha Cái 148 6.284.794 148 6.284.94 ................ ………………. ……………… ……………. ……………….. B2 Bóng cao áp cái 20 1.151.325 20 1.151.325 B3 Bóng sợi đốt bóng 7200 28.522.905 2.500 10.146.660 403 1.626.105 9.319 37.043.460 B4 Bóng tuýt bóng 3.954 36.358.666 600 4.650.622 653 5.613.266 3901 35.396.022 B5 Bóng Compac bóng 4967 156.903.850 1344 49.353.409 1.039 29.961.526 5.272 176.295.733 C2 Cầu dao 3 pha cái 25 8.822.803 25 8.822.803 C3 Ổ cắm điện cái 659 15.017.831 30 593.620 629 14.424.211 C8 Công tắc Clip cái 1079 20.870.159 1079 20.870.159 …………….. …………… …………… …………….. …………….. D1 Dây điện 1 m 3452 17.553.305 200 456.800 3252 17.096.505 D3 Cáp 1 sợi m 27 3.375.000 27 3.375.000 D8 Cáp mạng m 8629 12.411.164 120 159 8509 12.251.264 M2 Máng tán quang cái 174 65.005.140 12 3.966.876 162 61.038.264 PK1 Phụ kiện cáp VX cái 120 2.071.600 120 2.071.600 ………….. ………… ………………. ……………….. …………… 57 913 1.493.963.761 5072 97.976.646 3219 83.690.236 59.766 1.454.250.171 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn được đưa vào Sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết được mở riêng cho mỗi loại NVL chính (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính Kế toán) 2.2.3.4.2 Kế toán tổng hợp vật tư, hàng hóa Công ty áp dụng hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ Phương pháp này là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Để hạch hoán tổng hợp vật tư, hàng hóa và nhằm đơn giản hóa công tác hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cho từng loại sau: TK 156: hàng hóa Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các bảng phân bổ…đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán vật tư sẽ nhập toàn bộ dữ liệu vào máy tính cụ thể là vào các chứng từ nhập xuất của phần mềm kế toán. Khi nhập vào các chứng từ này phần mềm sẽ tự động tổng hợp của tài khoản 156. Chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 156. Từ số liệu trên sổ thẻ chi tiết thông tin lại được cập nhập vào bảng tổng hợp Nhập xuất tồn. Cuối tháng kế toán in ra các sổ và lập, in báo cáo nộp cho công ty. Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản hàng tồn kho và sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất để phản ánh tình hình nhập xuất và dựa vào sổ kế toán để tính ra số tồn kho và dựa vào phương tính giá bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này các tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh tình hình nhập xuất, hay sự biến động tăng giảm cũng như số tồn kho của vật tư, hàng hóa.   Biểu 09 Chứng từ ghi sổ TK 156 Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S02a – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 0712 Ngày 31 tháng 12 năm 2014 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua vật tư, hàng hóa của Công ty Điện Quang 156 133 111 111 17.062.608 1.706.260,8 Cộng 18.768.868,8 ,Kèm theo …chứng từ gốc Ngýời lập ( Ký, họ tên) Kế toán trýởng (Ký, họ tên ) Ngày 31 tháng 12 năm 2014 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Biểu 10 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ TK 156 Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S02b – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 năm 2014 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B C 1 ………………. ………………………………. …………….. 0612 31122014 Ghi nợ TK 156 13.526.700 0712 31122014 Ghi có TK 111 18.768.868,8 ……………….. ……………………………… …………….. Cộng tháng 1.280.797.136 Sổ này có.... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang.... Ngày mở sổ: ...... Ngày 31 tháng 12 năm 2014 Ngýời ghi sổ ( Ký, họ tên ) Kế toán trýởng ( Ký, họ tên ) Giám ðốc ( Ký, họ tên, ðóng dấu ) (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Biểu 11 Sổ cái TK 156 Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S02a – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI ( Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Tháng 12 năm 2014 Tên tài khoản: Hàng hóa Số hiệu: 156 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.439.963.762 Số phát sinh trong tháng …………………………. ……………… 31122014 0612 31122014 Mua vật tư, hàng hóa của Công ty Điện Quang 111 18.768.868,8 31122014 0712 31122014 Xuất bán vật tư, hàng hóa cho công ty Điện lực Trung Hiền 632 13.526.700 …………………………… ………………. Cộng số phát sinh tháng Số dư cuối kỳ Số lũy kế năm 97.976.646 1.454.250.172 1.747.077.147 83.690.236 1.158.101.897 Sổ này có 1 trang, đánh số từ trang số 1 đến trang 1 Ngày mở sổ: … Người ghi sổ ( Ký, họ tên ) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu )   2.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẠI DƯƠNG. 2.3.1. Đặc điểm tình hình TSCĐ và công tác quản lý TSCĐ của công ty 2.3.1.1. Đặc điểm tình hình TSCĐ TSCĐ là một trong các nhân tố góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đạt hiệu quả cao. TSCĐ của công ty hầu hết là do mua sắm mới Tại Công ty TNHH Đại Dương, TSCĐ rất đa dạng. Chính vì thế công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ để tiện theo dõi và quản lý: TSCĐ hữu hình: + Nhà cửa, nhà kho, nhà xưởng + Máy móc thiết bị: máy in, máy tính, máy photo, ... + Phương tiện vận tải, truyền dẫn: xe máy TSCĐ vô hình: + Quyền sử dụng đất + Phần mềm máy tính 2.3.1.2. Công tác quản lý TSCĐ TSCĐ do bộ phận nào sử dụng thì bộ phận đó theo dõi và quản lý. Khi có sự biến động về TSCĐ hay có nhu cầu nâng cấp sửa chữa bộ phận đó sẽ lập tờ trình gửi lên cấp trên duyệt. Mọi TSCĐ trong đơn vị phải có bộ hồ sơ riêng gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ liên quan khác. TSCĐ phải được phân loại, thống kê, đánh giá và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong Sổ theo dõi TSCĐ. Mỗi năm công ty tiến hành kiểm kê và xem xét đánh giá lại thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ để báo cáo thực trạng về TSCĐ của công ty, lập báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ, báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ, lập bảng kê chi tiết các TSCĐ không dùng, chờ thanh lý gửi lên cấp trên 2.3.2. Thủ tục bàn giao và thanh lý tài sản cố định Thủ tục bàn giao: Khi muốn nhận bàn giao một TSCĐ sau khi mua sắm, nhận biếu tặng, viện trợ,... công ty tiến hành thành lập một hội đồng bàn giao TSCĐ gồm: Đại diện bên giao, bên nhận tiến hành thành lập biên bản giao nhận TSCĐ (lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản). Sau đó chuyển biên bản giao nhận cho phòng kế toán ghi sổ và lưu. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ. Thủ tục thanh lý: TSCĐ mang thanh lý là những TSCĐ hư hỏng, không sử dụng được mà doanh nghiệp xét thấy không thể sửa chữa được hoặc có thể sửa chữa được nhưng không đem lại hiệu quả kinh tế hoặc TSCĐ lạc hậu về mặt kỹ thuật hay không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh mà không thể nhượng bán. Khi quyết định thanh lý TSCĐ, công ty thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, lập biên bản thanh lý TSCĐ (lập thành 2 bản, 1 bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, 1 bản chuyển cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ). 2.3.3. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Hoá đơn GTGT Hợp đồng sửa chữa lớn TSCĐ.... Các loại sổ sử dụng: Nhật ký chung Sổ Cái TK 211, TK 213, TK 214, TK 241 Sổ chi tiết TK 211, TK 213, TK 214, TK 241( chi tiết tới từng đối tượng) Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng Bảng tổng hợp chi tiết TK 211, TK 213, TK 214, TK 241 Thẻ TSCĐ 2.3.4. Quy trình hạch toán 2.3.4.1 Kế toán chi tiết TSCĐ Tại phòng kế toán Để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ tại nơi sử dụng nhằm quản lý TSCĐ đã cấp cho các bộ phận, làm căn cứ để đối chiếu khi kiểm kê tài sản, kế toán mở sổ “Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng”. Sổ này mở cho từng nơi sử dụng, dùng cho từng năm, mỗi bộ phận sử dụng lập 2 quyển, 1 quyển lưu phòng kế toán, 1 quyển cho bộ phận sử dụng. Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở “Thẻ TSCĐ” để theo dõi chi tiết TSCĐ của đơn vị. Để đăng ký theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của DN từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích, kế toán mở sổ “Sổ TSCĐ” Tại bộ phận sử dụng Tại mỗi bộ phận sử dụng khi có TSCĐ biến động, bộ phận này phải kết hợp với kế toán TSCĐ để ghi các chỉ tiêu liên quan đến tài sản vào sổ “Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng”. Căn cứ để ghi là các chứng từ về biến động tài sản. Ví dụ: Ngày 20 tháng 12 năm 2014 công ty TNHH Đại Dương mua một Máy in Canon Laser LBP 2900 của Siêu thị MediaMart Thái Nguyên với số tiền là 2.690.000 đồng bằng tiền mặt (giá đã bao gồm thuế GTGT). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 211:2.445.455 Nợ TK 133: 244.545 Có TK 112: 2.690.000   Biểu 12: HĐGTGT số 0002653 HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT3L GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:AA2013j Liên 2: (Giao cho khách hàng) Số: 0002653 Ngày 20 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng: MediaMart Thái Nguyên Địa chỉ: Số 3 đường Bắc Cạn Tp thái Nguyên tỉnh Thái Nguyên Số tài khoản: Họ và tên người mua hàng: Trần Quang Hiểu Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Địa chỉ: Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MST: 4600387719 STT Tên hàng hoá. dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1×2 1 Máy in Canon Laser LBP 2900 Cái 01 Cộng tiền hàng: 2.445.455 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 244.545 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.690.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm chín mươi nghìn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký. ghi rõ họ tên) (Ký.đóng dấu. họ tên) (Cần kiểm tra. đối chiếu khi lập. giao. nhận hoá đơn) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính – Kế toán) Biểu 13 Biên bản bàn giao TSCĐ Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh Phúc BIÊN BẢN BÀN GIAO Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2014 BÊN GIAO HÀNG: Siêu thị MediaMart Thái Nguyên Đại diện là : Ông Trần Đức Mạnh Chức vụ : Nhân viên bán hàng Địa chỉ : : Số 3 đường Bắc Cạn Tp thái Nguyên tỉnh Thái Nguyên Điện thoại : 022.2240376 BÊN NHẬN HÀNG : Công ty CP Bạch Đằng Đại diện là : Ông Lê Văn Đoàn Chức vụ : Kỹ thuật công trình Địa chỉ : 44 Hàm Tử Quan, Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại :0280 3757 686 Siêu thị mediamark Thái Nguyên bàn giao cho Quý khách hàng một số mặt hàng sau : TT Tên hàng ĐVT SL Ghi chú 1 Máy in Canon Laser LBP 2900 Cái 01 Mới 100% Thanh toán : Đã thanh toán Hai bên cùng thống nhất ký vào biên bản bàn giao để đưa máy vào sản xuất và làm cơ sở thanh toán sau này. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ( ký, ghi rõ họ tên ) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN ( ký, ghi rõ họ tên ) (Nguồn số liệu: Phòng Tài chính – Kế toán) Biểu 14 Thẻ tài sản cố định Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S12 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số : 075 Ngày 20 tháng 12 năm 2014 Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số: 0002653 ngày 20 tháng 12 năm 2014 Tên, mã ký hiệu , quy cách TSCĐ: Máy in Canon Laser LBP 2900. Mã 600588 Số hiệu TSCĐ: 075 Nước sản xuất: Nhật Bản Năm sản xuất: 2013 Bộ phận quản lý, sử dụng: Bộ phận kế toán của công ty TNHH Đại Dương Năm đưa vào sử dụng: 2014 Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày… tháng ... năm … Lý do đình chỉ sử dụng: … Chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Nguyên giá (triệu) Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn 0002653 20122014 Mua mới 2.445.455 2014 Ngày 20 tháng 12 năm 2014 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Biểu 15 Sổ chi tiết TK 2111 Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S20 – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK: 211 – Tài sản cố định Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng 20122014 0002653 20122014 Máy in Canon Laser LBP 2900 111 2.445.455 Cộng số phát sinh 2.445.455 0 Số dư cuối tháng Sổ này có …. trang, đánh số từ trang…… đến trang ….. Ngày, tháng mở sổ …… Ngày 20 tháng 12 năm 2014 Người ghi sổ Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) 2.3.4.2 Kế toán tổng hợp TSCĐ Để theo dõi tình hình biến động TSCĐ trong công ty, kế toán sử dụng tài khoản 211. Tài khoản 211 có 4 tài khoản cấp II đó là: • TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc. • TK 2113: Máy móc, thiết bị • TK 2114: Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn • TK 2115: Thiết bị, đồ dùng quản VAT TK 811 Sơ đồ 2.6: Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tăng, giảm TSCĐ Biểu 16 Chứng từ ghi sổ TK 211 Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S02a – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 1912 Ngày 20 tháng 12 năm 2014 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Máy in Canon Laser LBP 2900 211 111 2.445.455 Cộng 2.445.455 Kèm theo. . . chứng từ gốc Ngýời lập (Ký, họ tên) Kế toán trýởng (Ký, họ tên) (Nguồn: Phòng tài chính kế toán)   Biểu 17 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ TK 156 Đơn vị: Công ty TNHH Đại Dương Tổ 34phường Phan Đình PhùngTp Thái Nguyên Tỉnh Thái Nguyên Mẫu số: S02b – DNN (Ban hành theo QĐ số: 482006QĐ BTC Ngày 1492006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2014 Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B C 1 ………………. ………………………………. …………….. 1912 31122014 Ghi c