Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG BÁO CÁO 4 I. CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN: 4 A. VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: 4 1. VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA TRƯỜNG: 4 2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG: 14 2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC: 14 2.2 VỊ TRÍ VÀ CHỨC NĂNG: 15 2.3 NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN: 15 B. VỀ TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN 16 1. VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA TRUNG TÂM: 16 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC: 17 3. Chức năng, nhiệm vụ: 29 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN: 31 1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ: 31 1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư: 31 1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ lam công tác lưu trữ: 31 1.3 Công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan đặt dưới sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo: 32 2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ: 32 3. Về công tác văn thư: 33 3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 33 3.2 Quy trình quản lý văn bản đi: 34 3.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 38 3.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu: 41 3.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 43 3.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư: 43 4. Về công tác lưu trữ: 44 4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 45 4.2 Xác định giá trị tài liệu: 45 4.3 Chỉnh lý tài liệu: 46 4.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 47 4.5 Bảo quản tài liệu: 47 4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 48 III. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ: 48 1. Những công việc đã được thực tập tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN: 48 2. Nhận xét, đánh giá chung: 49 3. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm: 50 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC 53
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Họ và tên học sinh HOÀNG THÙY LINH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ 13A KHÓA HỌC (2013 – 2015) Tên quan: Trung tâm hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN Địa chỉ : 144 đường Xuân Thủy – Cầu Giấy – HN Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Cô Lê Thị Tươi HÀ NỘI – 2015 Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG BÁO CÁO .4 I CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN: A VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA TRƯỜNG: .4 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG: 14 2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC: 14 2.2 VỊ TRÍ VÀ CHỨC NĂNG: 14 2.3 NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN: 15 B VỀ TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN .16 VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA TRUNG TÂM: 16 CƠ CẤU TỔ CHỨC: 17 Chức năng, nhiệm vụ: 29 II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN: .31 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ: 31 1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư: .31 1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ lam công tác lưu trữ: 31 1.3 Công tác văn thư – lưu trữ của quan đặt dưới sự chỉ đạo của cấp lãnh đạo: 32 Quản lý, đạo công tác văn thư - lưu trữ: 32 Về công tác văn thư: 32 3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 33 3.2 Quy trình quản lý văn bản đi: 34 3.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: 38 3.4 Công tác quản lý và sử dụng dấu: .41 3.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: 43 3.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư: 43 Về công tác lưu trữ: .44 4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan: 45 4.2 Xác định giá trị tài liệu: .45 4.3 Chỉnh lý tài liệu: 46 4.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: .46 4.5 Bảo quản tài liệu: .47 4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 47 III NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ: 48 Những công việc đã được thực tập tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN: 48 Nhận xét, đánh giá chung: 49 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm: 50 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC 53 Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đất nước ta bước vào năm đầu của kỷ XXI, kỷ có bước nhảy vọt phát triển khoa học công nghệ thông tin tạo bước biến chuyển phát triển đất nước Việc trao đổi thông tin phương tiện để chuyển giao tri thức gắn liền với trình phát triển xã hội Ngày tri thức nhân loại ngày phong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin người có nhiều cách thể phương tiện khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng Đặc biệt Nhà nước sử dụng văn để quản lý xã hội, phản ánh trình hoạt động quan, tổ chức Là pháp lý để điều hành quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm cần thiết Vì người nhận thức vai trò quan trọng văn bản, họ biết giữ lại văn quan trọng để sử dụng cần thiết, phương tiện xác, phản ánh thực, ghi chép lại học kinh nghiệm hoạt động người trở thành tài sản quý giá để truyền cho đời sau Xuất phát từ thực tiễn chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Trung tâm đào tạo nghề nói riêng, cuối khóa học nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập tốt nghiệp quan theo nội dung lý thuyết học, phần học thiếu sinh viên đặc biệt sinh viên ngành Văn thư lưu trữ Qua sinh viên làm quen với thực tế hơn, sở để củng cố kiến thức học nhà trường Ngoài sinh viên Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoàn thiện kỹ chuyên môn, làm quen với khâu nghiệp vụ trước tốt nghiệp Nhận thức tầm quan trọng đợt thực tập, sau nhận hướng dẫn thực tập tốt nghiệp Trung tâm đào tạo nghề đồng ý Ban Giám hiệu nhà trường, em đến thực tập Trung tâm Hỗ trợ sinh viên Trường Đại học Quốc gia Hà Nội từ ngày 25 tháng đến ngày 05 tháng năm 2015 Trong thời gian thực tập em cố gắng vận dụng kiến thức học vào công việc học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích chuyên môn nghiệp vụ văn hóa giao tiếp ứng xử nơi công sở từ tình hình thực tế Trung tâm hỗ trợ sinh viên Trong trình thực tập Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN, giúp đỡ nhiệt tình thầy cô Phòng Hành chính – Tổ chức và Công tác sinh viên tạo điều kiện giúp đỡ bảo tận tình với nỗ lực thân em hoàn thành tốt công việc giao Sau em giới thiệu sơ qua nội dung báo cáo Báo cáo thực tập em gồm phần: Lời mở đầu, nội dung kết luận Lời mở đầu Nội dung báo cáo gồm: I Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ của trường Đại học Quốc Gia Hà Nội và Trung tâm Hỗ trợ sinh viên II Khảo sát tình hình công tác Văn thư công tác văn thư, công tác lưu trữ trường Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đại học Quốc gia Hà Nội và Trung tâm hỗ trợ sinh viên III Nhận xét khái quát công tác Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, những ý kiến đóng góp, kiến nghị IV Kết luận Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư Lưu trữ hướng dẫn thầy cô giáo Phòng Hành chính – Tổ chức và Hỗ trợ sinh viên thầy cô Trung tâm Hỗ trợ sinh viên, đặc biệt hướng dẫn nhiệt tình Cô Lê Thị Tươi – Cán bộ văn thư lưu trữ của trung tâm Vì lần tiếp xúc với công việc thực tiễn nên không tránh khỏi thiếu sót Em kính mong đóng góp ý kiến thầy cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 SINH VIÊN Hoàng Thùy Linh Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG BÁO CÁO I CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN – ĐHQGHN: A VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA TRƯỜNG: Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN - tên giao dịch tiếng Anh: Vietnam National University, Hanoi; viết tắt VNU) sở giáo dục đại học công lập bao gồm tổ hợp trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc lĩnh vực chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp để đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ; trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ có cấu đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, tập trung vào lĩnh vực khoa học, công nghệ cao số lĩnh vực kinh tế - xã hội mũi nhọn; có chương trình, nội dung, phương pháp đào tạo, nghiên cứu khoa học tiên tiến; có đội ngũ cán giảng dạy, nghiên cứu trình độ cao; có đội ngũ cán quản lý chuyên nghiệp đồng bộ; kết hợp chặt chẽ đào tạo với nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng, ngành khoa học tự nhiên, xã hội nhân văn, khoa học công nghệ để đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao bồi dưỡng nhân tài khoa học, công nghệ; định hướng phát triển thành đại học nghiên cứu ngang tầm với đại học có uy tín khu vực giới ĐHQGHN có cấp quản lý hành chính: 1) ĐHQGHN đầu mối Chính phủ giao tiêu ngân sách kế hoạch hàng năm; có tư cách pháp nhân, có dấu mang hình Quốc huy Chủ tịch Hội đồng ĐHQGHN, Giám đốc Phó Giám đốc ĐHQGHN Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm 2) Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên; khoa trực thuộc; trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ; tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học triển khai ứng dụng; sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; bệnh viện, nhà xuất bản, tạp chí khoa học trực thuộc ĐHQGHN đơn vị sở có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3) Các khoa, phòng nghiên cứu tương đương thuộc trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên đơn vị trực thuộc ĐHQGHN ĐHQGHN hoạt động theo chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm cao; chịu quản lý Nhà nước Bộ Giáo dục Đào tạo giáo dục đào tạo, Bộ Khoa học Công nghệ khoa học công nghệ, Bộ ngành khác Ủy ban nhân dân cấp nơi Đại học Quốc gia đặt trụ sở lĩnh vực phân công theo quy định Chính phủ phù hợp với pháp luật Các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc ĐHQGHN sở đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ có quyền tự chủ cao, có pháp nhân tương đương trường đại học, viện nghiên cứu khoa học khác quy định Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học Luật Khoa học - Công nghệ NHỮNG MỐC LỊCH SỬ QUAN TRỌNG CỦA ĐHQGHN Năm 1906 Đại học Đông Dương thành lập theo Quyết định số 1514a ngày 16/5/1906 Toàn quyền Đông Dương, đặt trụ sở số 19 phố Lê Thánh Tông, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội (thời Pháp thuộc phố Boulevard Bobillot) Toàn cảnh Đại học Đông Dương chụp từ máy bay (hình ảnh hồi đầu kỷ XX) Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tòa nhà trụ sở Đại học Đông Dương 19 phố Lê Thánh Tông, Quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội thành lập từ năm 1906 Đại học Học Quốc gia Hà Nội Năm 1945 Trên sở Đại học Đông Dương, Trường Đại học Quốc gia Việt Nam thành lập, khai giảng khoá vào ngày 15/11/1945 chủ toạ Chủ tịch Hồ Chí Minh Đây trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực thành lập thể Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Trụ sở Trường đặt số 19 phố Lê Thánh Tông, Hà Nội Năm 1951 Nhà nước ta thành lập Trường Khoa học Cơ (tại Chiến khu Việt Bắc) Đây Trường tiền thân Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội sau Năm 1956 Theo Quyết định số 2183/TC ngày 04/6/1956 Chính phủ, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội Trường Đại học Sư phạm Hà Nội thành lập Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội (ĐHTH) trường đại học khoa học (khoa học tự nhiên khoa học xã hội & nhân văn) miền Bắc sau hoà bình lập lại Trường ĐHTH Hà Nội trực tiếp kế thừa truyền thống sở vật chất, kỹ thuật Đại học Đông Dương (1906), Trường Đại học Quốc gia Việt Nam (1945) Trường Khoa học Cơ (1951) Trong Trường Đại học Sư phạm Hà Nội có Khoa Ngoại ngữ, sau phát triển thành Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội Tòa nhà Đại học Học Quốc gia Hà Nội 19 phố Lê Thánh Tông, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ngày Năm 1967 Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội thành lập sở Khoa Ngoại ngữ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội Năm 1993 - 2000 Với tầm nhìn chiến lược, Đảng Nhà nước ta xác định giáo dục khoa học - công nghệ quốc sách hàng đầu Theo phương châm đó, ngày 14/01/1993, Hội nghị lần thứ tư Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (Khóa VII) Nghị quyết, rõ nhiệm vụ “xây dựng số trường đại học trọng điểm quốc gia” để làm đầu tầu nòng cột cho giáo dục đại học nước nhà Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) thành lập với vai trò sứ mệnh ĐHQGHN thành lập sở tổ chức, xếp lại trường đại học lớn Hà Nội: Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội (theoNghị định số 97/CP ngày 10/12/1993 Chính phủ) ĐHQGHN hoạt động theo Quy chế Tổ chức hoạt động Thủ tướng Chính phủ ban hành theo Quyết định số 477/QĐ-TTg ngày 05/9/1994 Cho đến năm 2000, ĐHQGHN có 05 trường đại học, 01 viện nghiên cứu: Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Trường Đại học Ngoại ngữ, Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Đại cương số đơn vị khác Trụ sở điều hành ĐHQGHN số 144 đường Xuân Thủy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a) Các loại dấu: • Dấu tên Trung tâm • Dấu đến, dấu niêm phong, dấu nổi, dấu giáp lai • Dấu chức danh (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng…) • Dấu đích danh ( Hoàng Trọng Nghĩa, Nguyễn Văn Thắng…) • Dấu tối mật, tuyệt mật, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc b) Quản lý dấu: Dấu Trung tâm hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN quản lý tập trung thống phòng TCHC & CTSV Dấu giao cho người trực tiếp quản lý, sử dụng Người phải biên chế thức, có trình độ chuyên môn phẩm chất đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Khi người trực tiếp quản lý, sử dụng dấu vắng mặt, Thủ trưởng quan phải cử người khác thay thực giao nhận dấu văn c) Sử dụng dấu: Dấu sử dụng để đóng vào văn bản, tài liệu có chữ ký theo quy định người có thẩm quyền trường nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn tài liệu Văn thư phải tự tay đóng vào văn bản, giấy tờ Không đóng dấu lên văn chưa có chữ ký, giấy trắng Con dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, đóng trùm lên 1/3 chữ ký theo quy định d) Bảo quản dấu: Dấu phải để quan Giữ gìn, bảo quản dấu cẩn thận, an toàn Không tự ý giao dấu cho người khác Không sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu cần cọ rửa dấu ngâm dấu vào xăng dùng chổi lông để rửa Khi thấy dấu bị bào mòn trình sử dụng hỏng, biến dạng phải xin phép khắc dấu nộp lại dấu cũ Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 42 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: a) Lập hồ sơ hiện hành: Công tác lập hồ sơ hành việc làm cần thiết công tác văn thư Văn sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động quan yêu cầu nghiên cứu khác Nếu việc lập hồ sơ hành thực tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, tổ chức xếp khoa học văn nhằm mục đích phục vụ tốt cho công tác lưu trữ Thông qua việc lập hồ sơ hành ta phân biệt đâu văn có giá trị cần đưa vào bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Lập hồ sơ tốt xây dựng nề nếp làm việc khoa học công tác văn thư, tránh tình trạng nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ tình trạng bó gói, rời lẻ, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác nghiên cứu Trung tâm danh mục hồ sơ, khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Qua khảo sát em thấy việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ chậm trễ, chưa kịp thời Theo quy định Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư văn sau giải xong phải lập thành hồ sơ giữ lại đơn vị năm để nghiên cứu, sử dụng sau phải giao nộp vào lưu trữ quan thực tế đơn vị chưa giao nộp thời hạn quy định 3.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư: • Ưu điểm: Phòng làm việc được trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc để phục vụ cho công tác văn thư theo quy định như: - Bàn ghế ngồi làm việc Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 43 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tủ đựng tài liệu - Giá đựng tài liệu - Máy tính để bàn - Máy in - Máy fax - Máy photocopy - Điện thoại cố định • Nhược điểm: - Các máy móc và thiết bị văn phòng đã được trang bị rất lâu trước đó nên vận hành khá chậm và không phải các thiết bị tối tân, có nhiều chức hiện - Cán bộ văn thư phải ngồi chung phòng với các chuyên viên khác Về công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác Lưu trữ đời đòi hởi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy Nhà nước Công tác Lưu trữ Trung tâm hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN đặt đạo Phòng Hành - Tổ chức và CTSV Do khối tài liệu Trung tâm không nhiều nên cán Lưu trữ chuyên trách mà cán văn thư kiêm lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan tổ chức cá nhân bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… toàn xã hội Do đòi hỏi cán lưu trữ có ý thức tổ chức kỷ luật chấp hành nghiêm chỉnh quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ Đảng Nhà nước Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 44 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan: Thu thập, bổ sung tài liệu trình thực biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn vốn tài liệu thành phần tài liệu thuộc lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu Trung tâm tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị, phòng ban, chức trực thuộc Cứ năm sau kết thúc công việc, cán chuyên môn Trung tâm phải nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN chủ yếu tài liệu hình thành trình hoạt động phòng chức như: Phòng Tổ chức – Hành chính và Công tác sinh viên, Phòng Quản trị, Phòng Tài chính – Kế toán, Ban Quản lý các Ký túc xá Việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho nhằm mục đích đưa vào kho tài liệu có giá trị để phục vụ cho việc khai thác sử dụng Tài liệu của Trung tâm lưu trữ từ năm 1996, năm có hộp, hộp có chiều cao khoảng 70cm Thủ tục giao, nhận tài liệu: Cá nhân có nhu cầu mượn tài liệu viết giấy đề nghị nghi rõ yêu cầu, Phó phòng TCHC&CTSV ký đồng ý, chuyển sang văn thư tiến hành giao tài liệu 4.2 Xác định giá trị tài liệu: Tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Những tài liệu công cụ phục vụ cho việc giải công việc hàng ngày Sau công việc giải xong số tài liệu có giá trị phải lựa chọn để đưa vào bảo quản kho lưu trữ phục vụ cho khai thác sử dụng lâu dài Phần lớn tài liệu không giá trị phải loại làm thủ tục tiêu hủy Như công việc quan trọng lưu trữ hành lưu trữ lịch sử phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần bảo quản, loại tài liệu hết giá trị để tiêu Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 45 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hủy Sau Xác định giá trị tài liệu công tác Văn thư, loại tài liệu trùng thừa, giá trị, nháp, dự thảo lập hồ sơ giai đoạn xác định giá trị tài liệu công tác Lưu trữ hồ sơ kiểm tra lại mặt giá trị điều chỉnh lại thời hạn bảo quản xác định giai đoạn văn thư Điểm khác công việc xác định thời hạn bảo quản so với giai đoạn văn thư chỗ văn thư đánh giá hồ sơ rời lẻ, lưu trữ quan đánh giá cách tổng hợp Ở giai đoạn việc xác định giá trị tài liệu tiến hành độc lập kết hợp với nhiệm vụ khác thống kê, phân loại tài liệu đặc biệt chỉnh lý tài liệu Xác định giá trị tài liệu giai đoạn lưu trữ xác định tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, để loại làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Tuy nhiên, khảo sát tình hình thực tế ở quan, em được biết: - Cơ quan tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu lần: Chưa xác định - Cơ quan không thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Không có mục lục tài liệu loại - Chưa hủy tài liệu lần 4.3 Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa, tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu Loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó, góp phần nâng cao hiệu qua sử dụng kho tàng trang thiết bị, phương tiện bảo quản Trên thực tế, Trung tâm chưa tiến hành chỉnh lý tài liệu lần nào 4.4 Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 46 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định số lượng thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Phương pháp thống kê chủ yếu sổ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu có kho Giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, sưu tầm tập hợp tài liệu theo yêu cầu họ Ngoài công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu kho lưu trữ Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Trung tâm hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN: - Công cụ truyền thống: Sổ lưu văn đến, văn - Công cụ đại: Phần mềm E – office 4.5 Bảo quản tài liệu: Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xác định giá trị bảo quản kho 15m2, tủ sắt đựng tài liệu Kết bảo quản tài liệu: Văn lưu trữ được đảm bảo từ năm 1996 đến Bảo quản tài liệu lưu trữ nghiên cứu sử dụng biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu Việc bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN chưa thực tốt Chưa có thiết bị như: chống nóng, chưa có hệ thống điều hòa không khí… Việc sử dụng, nghiên cứu tài liệu Trung tâm không nhiều không thường xuyên, tập trung vào phục vụ việc giải công việc lãnh đạo, cán Trung tâm Công tác kiểm tra chưa chặt chẽ, việc tổ chức khai thác gặp nhiều khó khăn 4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 47 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế, tăng cường quốc phòng, đảm bảo trật tự an ninh quốc gia quyền lợi hợp pháp công dân Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Nó đòi hỏi cán làm công tác lưu trữ phải nắm thành phần nội dung tài liệu, biết tổng hợp so sánh xử lý nguồn thông tin nhằm sử dụng cách có hiệu tài liệu lưu trữ Qua trình thực tập Trung tâm, em nhận thấy công tác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm hỗ trợ sinh viên – ĐHQG có số ưu điểm hạn chế sau: • Ưu điểm: - Cơ sở vật chất, trang thiết bị dùng cho công tác lưu trữ tương đối đầy đủ như: Tủ, cặp, hộp… - Cán làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn • Hạn chế: - Kho bảo quản tài liệu khá nhỏ hẹp (15m2) - Nhu cầu khai thác sử dụng thông tin tài liệu tương đối chủ yếu cán Trung tâm nên số lượng tài liệu đưa phục vụ bạn đọc năm tương đối - Trung tâm chưa chú trọng lắm vào vấn đề thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ • Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Trung tâm hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN: - Công cụ truyền thống: Sổ lưu văn đến, văn - Công cụ đại: Phần mềm E – office III NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ: Những công việc đã được thực tập tại Trung tâm Hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN: Trong thời gian 06 tuần thực tập Phòng Tổ chức – Hành chính và CTSV, quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình cán bộ Phòng đặc biệt Em Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 48 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập số công việc sau: - Tập đóng dấu - Tập đánh máy văn - Soạn thảo văn bản - Trình ký văn - Thực đăng ký văn - Photocoppy tất loại văn bản, giấy tờ hướng dẫn đạo cán Phòng - Lấy tài liệu - Vệ sinh, sắp xếp tài liệu Ngoài ra, em làm số công việc như: Nghe điện thoại, pha chè, cắm hoa, vệ sinh phòng làm việc Thời gian thực tập Phòng TC-HC & CTSV em học tập sâu vào thực tế công việc cán văn thư lưu trữ Đây khoảng thời gian em vận dụng kiến thức học vào thực tế Công tác văn thư lưu trữ Trung tâm hỗ trợ sinh viên – ĐHQGHN so với lý thuyết học tương đối giống thủ tục trình tự thực khâu nghiệp vụ Nhận xét, đánh giá chung: • Ưu điểm: - Quá trình thực công tác văn thư lưu trữ Trung tâm thực theo quy định Nhà nước, khâu nghiệp vụ tiến hành bước theo trình tự giải công việc - Mọi công văn giấy tờ chuyển giao đến đơn vị xác, đối tượng đảm bảo thông tin bí mật - Cơ sở vật chất trang thiết bị được trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 49 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công tác văn thư thực tương đối tốt • Hạn chế: Bên cạnh công việc đạt số hạn chế sau: * Về công tác văn thư: - Một số văn quan trọng chưa có cặp trình ký chưa có văn kèm theo - Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn máy nhiều hạn chế, chủ yếu dùng cách quản lý thủ công đăng ký sổ * Về công tác lưu trữ: - Chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách - Trung tâm có cán văn thư kiêm công tác lưu trữ nên gặp nhiều khó khăn - Kho lưu trữ nhỏ hẹp, sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ thiếu thốn chưa đáp ứng đủ - Việc xác định giá trị tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu chậm trễ - Chế độ nộp lưu tài liệu vào kho tiến hành chậm Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm: Em xin mạnh dạn đưa số ý kiến công tác văn thư lưu trữ sau: - Cần bố trí cán lưu trữ chuyên trách riêng - Cải tạo kho lưu trữ cho phù hợp, bố trí phòng đọc, trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản tài liệu - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản, quản lý công tác lưu trữ - Cần nghiên cứu, biên soạn hướng dẫn đạo công tác văn thư lưu trữ - Các đơn vị cần nộp tài liệu vào kho lưu trữ thời gian quy định Trên số ý kiến đóng góp em công tác văn thư lưu trữ thời gian thực tập Trung tâm hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN Do điều kiện thời gian có hạn nên việc đánh giá góc độ định báo cáo em chắn không tránh khỏi thiếu sót, em mong đóng góp cán bộ chuyên môn Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 50 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em hy vọng với ý kiến em góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ Trung tâm ngày vào nề nếp Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 51 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Việc tổ chức cho học sinh thực tập tốt nghiệp trước trường việc làm cần thiết thiếu kế hoạch đào tạo trường Đại học, Cao đẳng Trung học chuyên nghiệp nói chung trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Bởi qua thực tập quan giúp cho học sinh, sinh viên củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng cho phong cách làm việc cán Hành văn phòng, làm quen với khâu nghiệp vụ trước tốt nghiệp Để làm tốt chuyên môn đòi hỏi cán làm công tác Hành văn phòng giỏi chuyên môn, nghiệp vụ mà phải sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin, ứng dụng Khoa học - Kỹ thuật vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả, suất lao động Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp em kết thời gian thực tập Trung tâm hỗ trợ sinh viên - ĐHQGHN Trong báo cáo em trình bày cụ thể chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, thực trạng công tác văn thư công tác lưu trữ Trung tâm công việc làm thời gian thực tập Vì lần tiếp xúc với công việc nên không tránh khỏi bỡ ngỡ Nhưng thực tập trường tốt, giúp đỡ hướng dẫn tận tình cán bộ Phòng TC-HC và CTSV, đặc biệt Cô Lê Thị Tươi – cán bộ văn thư lưu trữ của Trung tâm và Ông Hoàng Trọng Nghĩa – Giám đốc Trung tâm toàn thể cán bộ Trung tâm, em chấp hành quy định Trung tâm, Phòng hoàn thành tốt công việc giao Trên báo cáo kết thực tập em Bản báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến cán bộ để báo cáo em hoàn thiện Cuối em xin gửi lời chúc sức khỏe tới toàn thể cán bộ làm việc Trung tâm với toàn thể cán bộ làm việc Phòng TC-HC & CTSV Những người truyền cho em kiến thức vô quý báu để chúng em tự tin vững bước đường nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 52 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A 53 Báo cáo thực tập Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 54 Báo cáo thực tập Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 55 Báo cáo thực tập Hoàng Thùy Linh - Lớp: VTLT 13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 56