Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 6 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ VĂN HỌC 7 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học 8 1. Chức năng của UBND xã Văn Học 8 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Văn Học 8 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Học 11 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học. 12 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Văn Học 12 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Văn Học; 14 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Văn Học; 15 1.3.1. Chương trình công tác năm: 16 1.3.2. Chương trình công tác quý: 17 1.3.3. Chương trình công tác tháng: 18 1.3.4 Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo UBND: 19 1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phòng và lãnh đạo Văn phòng: 20 1.5. Nhiệm vụ của văn phòng trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của UBND xã Văn Học 21 1.6. Những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo UBND xã Văn Học: 22 1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Văn Học; 24 2. Khảo sát về công tác Văn thư 25 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Văn Học: 25 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 27 2.2.1. Các quy định về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. 27 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Văn Học. 29 2.2.3. Những ưu, nhược điểm về các nội dung: 31 1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Văn Học. 32 1.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Văn Học. 32 2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 35 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 35 2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 36 3. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ và đánh giá ưu, nhược điểm: 37 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 37 3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38 3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 40 3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 40 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 42 I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều: 43 II. Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây: 47 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 48 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của UBND xã Văn Học. 48 1. Ưu điểm 48 2. Nhược điểm 49 II. Một số đề xuất nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại UBND xã Văn Học. 50 1. Về đội ngũ cán bộ công chức 51 2. Về quy trình nghiệp vụ 52 3. Về trang thiết bị 52 LỜI CẢM ƠN 53 PHỤ LỤC 55
Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16 KHÓA HỌC ( 2013-2015 ) Họ tên: BẾ DOÃN KIÊN Tên quan: UBND Xã VĂN HỌC Địa : Thôn Pò Cạu Cán hướng dẫn nghiệp vụ: NÔNG VĂN SANG HÀ NỘI : 2015 SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG .7 CỦA UBND XÃ VĂN HỌC .7 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Văn Học8 Chức UBND xã Văn Học .8 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Văn Học Cơ cấu tổ chức UBND xã Văn Học .11 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Văn Học .12 Tổ chức hoạt động văn phòng 12 1.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND xã Văn Học 12 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc văn phòng UBND xã Văn Học; 14 1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ UBND xã Văn Học; 16 1.3.1 Chương trình công tác năm: 16 1.3.2 Chương trình công tác quý: 18 1.3.3 Chương trình công tác tháng: .18 1.3.4 Chương trình công tác tuần Lãnh đạo UBND: 19 1.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng Văn phòng lãnh đạo Văn phòng: 20 1.5 Nhiệm vụ văn phòng việc tổ chức hội nghị, hội thảo họp UBND xã Văn Học 22 1.6 Những tình cụ thể cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo UBND xã Văn Học: 23 1.7 Các biện pháp đại hóa văn phòng UBND xã Văn Học; 24 Khảo sát công tác Văn thư .25 2.1 Mô hình tổ chức Văn thư UBND xã Văn Học: 25 SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Soạn thảo ban hành văn .28 2.2.1 Các quy định soạn thảo văn ban hành văn 28 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn UBND xã Văn Học .30 2.2.3 Những ưu, nhược điểm nội dung: .33 2.3 Tổ chức quản lý giải văn UBND xã Văn Học .34 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn UBND xã Văn Học 34 2.3.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến 37 ( Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đến-phụ lục số10 ) 37 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan; .37 2.4.Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan 38 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưư trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung: 40 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: .40 3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 41 3.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 43 3.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 43 Phần II 45 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN 45 VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 45 I Mẫu hóa số văn hành quan ban hành nhiều: 46 II Thống kê từ Sổ đăng ký công văn quan tên loại văn quản lý ban hành nhiều năm trở lại đây: 50 Phần III 50 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT .50 I Nhận xét, đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND xã Văn Học 51 SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm .51 Văn phòng UBND xã Văn Học đơn vị thực nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ mình, đầu phong trào Bộ phận Văn phòng, cá nhân tập thể nhiều năm liền UBND xã tặng giấy khen tuyên dương khen thưởng Đặc biệt năm 2014 tập thể Văn phòng UBND xã Văn Học UBND huyện Na Rì biểu dương khen thưởng đơn vị có nhiều thành tích xuất sắc nhiệm vụ giao 51 Nhược điểm .52 II Một số đề xuất nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác hành văn phòng UBND xã Văn Học .53 Về đội ngũ cán công chức 54 Về quy trình nghiệp vụ .55 Về trang thiết bị 55 LỜI CẢM ƠN 56 PHỤ LỤC 58 SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Bước vào thời kỳ hội nhập hóa, quốc tế hóa, Việt Nam dần khẳng định vị trường quốc tế chủ trương, sách phát triển sáng suốt, tài tình Đảng Nhà nước Và khẳng định đất nước ngày chiếm lòng tin bạn bè quốc tế với vươn mạnh mẽ, làm quen bắt nhịp thành tựu phát triển xã hội loài người Trong năm gần đây, Đảng Nhà nước ta xác định tầm quan trọng việc đưa chủ trương, sách phát triển, là: người, khoa học công nghệ nguồn thông tin Đây xem lề thắng lợi Một nguồn thông tin xác, đầy đủ xử lý tổng hợp kịp thời tiền đề, động lực để máy quản lý hoạt động, thực chức năng, nhiệm vụ; đưa định mang tính bền vững Vậy câu hỏi đặt ra: nguồn thông tin lấy đâu?chủ thể thực ai? thực cách nào? Để trả lời câu hỏi cần phải có thực thể làm nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin, tham mưu cho lãnh đạo Bên cạnh đóp giải công việc mang tính phát sinh trình hoạt động.Với phát triển khách quan xã hội nhu cầu đặt quan, đơn vị, doanh nghiệp móng cho đời Văn phòng.Văn phòng thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần phục vụ cho nhu cầu máy quản lý Nền kinh tế Việt Nam có thay da đổi thịt sau nhiều năm đổi mới, ngày hội nhập phát triển với kinh tế tri thức nhân loại Do vậy, công tác hành văn phòng đóng vai trò then chốt quan, đơn vị doanh nghiệp; đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng phục vụ cho trình quản lý; hỗ trợ đắc lực cho cấp lãnh đạo việc tổ chức, điều hành, giám sát, kiểm tra công việc quan; đem lại lợi ích, hiệu định cho xã hội SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày nay, Văn phòng tự làm với việc ứng dụng thành tựu khoa học - kỹ thuật; đào tạo sử dụng ngời đại hội tụ đầy đủ yếu tố: trình độ chuyên môn, lực, phẩm chất đạo đức…; xây dựng phương pháp, cách thức làm việc khoa học để đáp ứng với môi trường xã hội biến động Bên cạnh đó, công tác văn phòng không đơn thực công việc giấy tờ, hành vụ mà hướng hoạt động vào công tác thu thập, tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị, doanh nghiệp Thực chủ trương, sách đổi hội nhập Đảng Nhà nước qua kỳ đại hội Đảng, đến đất nước ta thu thành mong đợi Tiến hành đổi phương diện lĩnh vực, ngành nghề, việc cải cách hành quốc gia xem nhiệm vụ hàng đầu.Công tác Văn phòng góp phần tích cực vào việc thực chủ trương, đất nước.Với việc phát triển đa dạng, thích ứng loại hình quan, tổ chức, doanh nghiệp Tạo nên mạng lưới văn phòng dày đặc, đa dạng quy mô tổ chức, đáp ứng phong phú công việc; đặc biệt năm gần đây, với đời văn phòng đại, hội tụ tất yếu tố như: trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ thông tin, phương pháp tổ chức công việc người Trong đó, người trở thành nhân tố giữ vị trí quan trọng văn phòng đại Vì vậy, nhiệm vụ đặt hàng đầu phải đào tạo người có trình độ, lực chuyên môn cao, nhiệt tình, hăng say công việc; thích ứng với trang thiết bị, công nghệ đại; phong cách làm việc khoa học có phẩm chất trị vững vàng phù hợp với công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Nhận thấy tầm quan trọng nhu cầu cần thiết xã hội việc sử dụng nguồn nhân lực công tác văn phòng tạo quan, tổ chức, doanh nghiệp; đạo, quan tâm, giúp đỡ Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau 40 năm hình thành phát triển không ngừng nâng cao SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chất lượng đào tạo, hoàn thiện phương thức quản lý, đổi hình thức đào tạo với quan điểm “Đào tạo theo nhu cầu xã hội, đào tạo xã hội cần doanh nghiệp cần đào tạo có” Hiện nay, Nhà trường ngày mở rộng quy mô theo chiều sâu, Nhà nước giao cho đào tạo nhiều chuyên ngành; chuyên ngành Hành văn phòng Nhà trường đưa vào giảng dạy với mục tiêu đào tạo cho xã hội người làm công tác hành văn phòng hội tụ đầy đủ yếu tố, đáp ứng công việc hình thành công tác văn phòng quan, đơn vị Bắt đầu từ ngày trường trường Trung cấp Văn thư lưu trữ với chuyên ngành Văn thư lưu trữ chuyên ngành Hành văn phòng đưa vào chương trình đào tạo nay, Nhà trường tạo thành công cho trường hàng nghìn sinh viên có trình độ, kỹ nghề nghiệp, chuyên môn cao làm việc văn phòng quan, đơn vị, doanh nghiệp; bổ sung cho đất nước đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu loại hình văn phòng Thực theo quy định Nhà nước quy chế đào tạo Học viện, trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp nước; theo kế hoạch đào tạo, hàng năm, Nhà trường tổ chức cho học sinh, sinh viên ngành học kiến tập ngành nghề thực tập cuối khóa học quan, tổ chức, doanh nghiệp phạm vi nước để có hiểu biết nhận thức rõ ngành theo học Đặc biệt xuất phát từ chủ trương Đảng Nhà nước nghiệp giáo dục đào tạo giai đoạn là: “Học đôi với hành”, “Lý luậngắn liền với thực tiễn”, từ ngày đầu, Nhà trường xác định thực tập cuối khóa môn học nằm chương trình đào tạo Khóa thực tập giúp học sinh, sinh viên nắm vững kiến thức lý luận thông qua thực tiễn Đồng thời làm sáng tỏ nội dung môn học chuyên ngành giảng đường Khóa thực tập sợi dây kết nối Nhà trường xã hội Qua thời gian thực tập quan, tổ chức công tác văn phòng SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều kiện tốt giúp học sinh, sinh viên làm quen rèn luyện kỹ nghề nghiệp đào tạo, tích lũy kinh nghiệm làm việc từ thực tiễn Đây xem tập dượt mang tính chất định học sinh, sinh viên sau trường Được giới thiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trực tiếp thầy cô trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề; đồng thời có đồng ý, giúp đỡ UBND xã Văn Học tạo điều kiện cho em tới thực tập Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học, giúp em tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế quan sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường Là học sinh năm cuối chuyên ngành Hành văn phòng, thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa bước nhảy, đánh dấu phát triển nhận thức thân làm quen, rèn luyện kỹ nghề nghiệp cần thiết nhà Hành văn phòng tài năng, nhiệt tình, động tương lai Trong thời gian thực tập UBND xã Văn Học (từ ngày 20/4 đến ngày 05/6/2015) giúp em làm quen tiếp xúc với nhiều công việc văn phòng như: loại văn bản, hồ sơ, trang thiết bị nắm bắt số nghiệp vụ, kỹ người làm công tác văn phòng để tổng hợp kiến thức lĩnh hội, trau dồi quan thực tập, kết hợp với lý luận thầy, cô nhà trường trang bị; sau đây, em xin trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp cá nhân Qua đây, em xin bày tỏ đánh giá đưa số đề xuất, giải pháp thân để công tác văn phòng quan thực tập hoàn thiện Để thực báo cáo thực tập tốt nghiệp, em hướng dẫn Ths Tạ Thị Liễu – Giám đốc Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề, giúp đỡ bảo tận tình cán bộ, nhân viên Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học Trong khoảng thời gian này, thân em SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu kiến thức từ thực tế để tổng hợp hoàn thiện báo cáo Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên không tránh khỏi hạn chế thiếu sót định Em mong nhận góp ý, đánh giá bổ sung thầy, cô Trung tâm, cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Tổng hợp xã Văn Học để báo cáo em hoàn thiện nội dung hình thức trình bày Kết thúc đợt thực tập tốt nghiệp cho em gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến thầy cô, giảng viên Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề, ban lãnh đạo UBND xã Văn Học, cán bộ, nhân viên Văn phòng Tổng hợp xã giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới đồng chí Nông Văn Sang – Cán Văn phòng Tổng hợp; tận tình quan tâm, hướng dẫn tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập quan Bài báo cáo nội dung gồm phần: - Phần I Khảo sát công tác Hành văn phòng UBND xã Văn Học - Phần II Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn phân loại văn quản lý UBND xã Văn Học - Phần III Kết luận đề xuất Em xin chân thành cảm ơn! Văn Học, ngày tháng năm 2015 Học sinh Bế Doãn Kiên SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Danh mục chữ viết tắt Chữ viết tắt Uỷ ban nhân dân UBND Quyết định QĐ Nghị định NĐ Thủ tục hành TTHC Hội đồng nhân dân HĐND Chính phủ CP SV: Bế Doãn Kiên Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau tháng thực tập tốt nghiệp UBND xã Văn Học huyện Na Rì Tỉnh Bắc Kạn (từ ngày 20/4 - 05/6/2015), em cảm thấy tầm quan trọng công tác hành văn phòng hoạt động điều hành quản lý nói chung; đồng thời đóng vai trò vô quan trọng công việc lãnh đạo, cán nhân viên Trong khóa thực tập tốt nghiệp, em làm quen tiếp xúc với nhiều công việc thực tế diễn quan, cụ thể phận Văn phòng Đảng ủy; tiếp xúc, trao đổi với số lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Văn phòng qua giúp em tiếp nhận thêm số kinh nghiệm, phương pháp làm việc trình thực công việc Từ đó, em hiểu câu nói: “Học đôi với hành”, “Lý thuyết gắn liền với thực tế” Việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn điều cần thiết sau trình học tập, giúp em củng cố kiến thức nâng cao kỹ chuyên môn phục vụ cho công việc sau Tuy nhiên trình thực tập, em nhận thấy lý thuyết cung cấp nhà trường nhiều điểm khác so với công việc cụ thể thực tế, đòi hỏi sinh viên phải có linh hoạt, chủ động tình phải có quan sát, đề cao tinh thần tự học hỏi từ cán bộ, nhân viên Văn phòng Kết thúc đợt thực tập, em xin trình bày Báo cáo tốt nghiệp, kiến thức tìm hiểu thực tế công việc vận dụng lý thuyết cung cấp nhà trường, nhằm tổng kết lại trình thực tập thân Văn phòng Đảng ủy SV: Bế Doãn Kiên 56 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù em có nhiều cố gắng công việc, song thời gian thực tập hạn chế nên tránh khỏi thiếu sót báo cáo Em mong nhận góp ý, hướng dẫn thầy, cô giáo trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề để báo cáo tốt nghiệp em hoàn thiện Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo trung tâm Đào tạo nghiệp vụ Văn phòng Dạy nghề tạo điều kiện cho em tiếp xúc với kinh nghiệm thực tế thời gian theo học nhà trường; đồng thời gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cán bộ, nhân viên Văn phòng Đảng ủy, toàn thể cán làm việc, công tác UBND xã Văn Học giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập lần Em xin chân thành cảm ơn! Văn Học, ngày tháng năm 2015 Học sinh Bế Doãn Kiên SV: Bế Doãn Kiên 57 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SV: Bế Doãn Kiên 58 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SV: Bế Doãn Kiên 59 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND XÃ VĂN HỌC Chủ tịch Phó chủ tịch Ban Địa xây dựng Ban Tư pháp hộ tịch SV: Bế Doãn Kiên Văn phòng Phó chủ tịch Ban Công an Ban huy quân Ban Tài ngân sách Ban văn hoá thông tin 60 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND XÃ VĂN HỌC Văn phòng HĐND&UBND Công chức Văn phòng - Thống kê Bộ phận "Một cửa" Văn thưThủ quỹ SV: Bế Doãn Kiên 61 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 QUY TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA UBND Các ban Lãnh đạo VP Lãnh đạo Sở Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký nội dung công việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng thảo Gửi thảo đến phòng, ban để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến cho thảo Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa, hoàn chỉnh thảo Duyệt thể thức Xem xét, ký ban hành SV: Bế Doãn Kiên 62 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04 QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO THỦ TRƯỞNG CỦA VĂN PHÒNG VÀ LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Giai đoạn trước chuyến - Lập kế hoạch - Chuẩn bị kinh phí, phương tiện, tài liệu - Chuẩn bị công tác khác có liên quan Giai đoạn lãnh đạo công tác - Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi đôn đốc thực công việc đề - Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo, báo cáo sơ tình hình hoạt động UBND xin ý kiến đạo cần thiết Giai đoạn kết thúc chuyến công tác - Quyết toán kinh phí chuyến - Báo cáo tình hình hoạt động uỷ ban SV: Bế Doãn Kiên 63 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05 SƠ ĐỒ HÓA TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Đăng ký thời gian địa điểm tổ chức hội nghịvới văn phòng Chuẩn bị tài liệu,gửi giấy mời Sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị sở vật chất Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu, điểm danh đại biểu Điểm danh đại biểu Ổn định tổ chức tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thống báo hội nghị Điều hành thảo luận, đóng góp ý kiến Ghi biên hội nghị Ghi biên hội nghị Kết luận chung, tuyên bố bế mạc SV: Bế Doãn Kiên 64 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 06 QUY TRÌNH CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VĂN PHÒNG CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Văn phòng Lãnh đạo UBND Thu thập, xử lý thông tin từ nguồn khác Tổng hợp, phân tích chọn lọc thông tin Cung cấp thông tin Tiếp nhận thông tin PHỤ LỤC 07 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN SV: Bế Doãn Kiên 65 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân công soạn thảo Bước Chuẩn bị - Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng văn - Xác định tên loại trích yếu nội dung văn - Thu thập xử lý thông tin - Xây dựng đề cương Bước Soạn thảo - Viết thảo - Văn quan trọng tổ chức hội thảo, xin ý kiến đơn vị cá nhân có liên quan Thủ trưởng ban ngành duyệt mặt nội dung - Bước Duyệt thảo thông qua thảo - Cán văn phòng duyệt thể thức tính pháp lý - Trình ký - Ký ban hành - Cán văn phòng ghi số, ngày, tháng, năm PHỤ LỤC 08 SV: Bế Doãn Kiên 66 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Trình ký văn Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu PHỤ LỤC 09 SV: Bế Doãn Kiên 67 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA UBND XÃ VĂN HỌC Mẫu sổ Sổ đăng ký văn in sẵn, có kích thước 210 mm x 297 mm a Bìa trang đầu UBND XÃ VĂN HỌC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm 2015 Từ ngày ……… đến ngày …………… Từ số ……… đến số …………… Quyển số: ……… SV: Bế Doãn Kiên 68 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Nội dung đăng ký bên Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại Người trích ký yếu nội dung văn 83/QĐ- 18/2/2015 QĐ UBND việc phê duyệt kinh phí sửa chữa mua sắm trang thiết bị năm 2015 Nơi nhận văn Ông Ca Đơn Số Ký vị, lượng nhận người văn nhận bản lưu - UBND Văn xã phòng Ghi 04 - Như Điều Cách đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng văn bản; ngày nhỏ 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/02 … Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng văn ban hành Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điều cần thiết khác SV: Bế Doãn Kiên 69 Lớp: Hành Văn phòng K16 Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 10 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến SV: Bế Doãn Kiên 70 Lớp: Hành Văn phòng K16