Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN 3 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Minh 4 1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh 4 2.1 . Trong lĩnh vực kinh tế. 4 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 5 2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 5 2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, và thể dục thể thao 5 2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Tân Minh 18 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 18 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 18 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Tân Minh 20 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Tân minh 21 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, hội họp) của UBND xã Tân Minh 21 1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 22 1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo 23 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan. 24 2. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Tân Minh 25 2.2. Quy trình của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 26 2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước. 26 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 27 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm và các nội dung. 28 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 29 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Xã Tân Minh 29 2.3.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến. 30 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành vào giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 30 2.4. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 31 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung của cơ quan. 33 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 37 1. Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều 37 2. Thống kế từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lí được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây của UBND xã Tân Minh: 57 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 58 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CỒNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH. 58 1. Nhận thức, thái độ. 58 2. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm. 58 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 61 1. Về đội ngũ cán bộ, công chức 61 2. Về quy trình nghiệp vụ. 62 3. Về trang thiết bị Văn phòng. 63 LỜI CẢM ƠN 64 PHẦN PHỤ LỤC 65
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Tân Minh 1.Chức Uỷ ban nhân dân 2.Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh .4 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải .5 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục thể thao .5 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội A/ CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN I- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG CỦA ĐẢNG ỦY XÃ TÂN MINH 1.Cơ cấu: 2.Chức Đảng ủy xã: .7 3.Nhiệm vụ: Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể đồng chí Bí thư, Phó Bí thư thành viên Ban Chấp hành Đảng ủy xã .8 2- Chức năng, quyền hạn HĐND xã 11 3- Nhiệm vụ 11 4- Chức 12 III- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND XÃ 12 1- Cơ cấu tổ chức 12 2- Nhiệm vụ, quyền hạn UBND 12 3- Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Chủ tịch UBND xã 12 4- Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Phó Chủ tịch UBND xã .13 5- Trách nhiệm, phạm vi giải công việc Uỷ viên UBND xã 14 6- Chức năng, nhiệm vụ Ban chuyên môn xã Tân Minh 14 IV- NỘI QUY LÀM VIỆC CÁN BỘ CÔNG CHỨC XÃ TÂN MINH 17 Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Tân Minh 18 Tổ chức hoạt động văn phòng 18 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 18 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc văn phòng UBND xã Tân Minh 20 1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ UBND Xã Tân minh 21 1.4 Những nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, hội họp) UBND xã Tân Minh 21 1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng .22 1.6 Lấy ví dụ tình cụ thể cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo 23 1.7 Tìm hiểu biện pháp đại hóa văn phòng quan 24 KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .25 2.1 Mô hình tổ chức văn thư UBND xã Tân Minh 25 2.2 Quy trình quan soạn thảo ban hành văn .26 2.2.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý nhà nước 26 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn 27 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung 28 2.3 Tổ chức quản lý giải văn quan thực tập 29 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quy trình quản lý giải văn UBND Xã Tân Minh .29 2.3.2 Quy trình tổ chức, quản lý giải văn đến 30 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành vào giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: 30 2.4 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 31 Về công tác quản lý dấu 31 Sử dụng dấu 32 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung quan 33 Thực trạng công tác lưu trữ quan 33 1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 33 1.2 Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ .33 1.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 35 1.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 36 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 36 PHẦN II 37 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 37 Một số văn hành quan ban hành nhiều 37 Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thống kế từ Sổ đăng ký công văn quan tên loại văn quản lí ban hành nhiều năm trở lại UBND xã Tân Minh: 56 PHẦN III 57 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 57 I- NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CỒNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH 57 Nhận thức, thái độ 58 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm 58 II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 61 Về đội ngũ cán bộ, công chức 61 Về quy trình nghiệp vụ 62 Về trang thiết bị Văn phòng 62 LỜI CẢM ƠN 63 PHẦN PHỤ LỤC 64 Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU & Trong công đổi toàn diện đất nước, phát triển ngày vững mạnh nhà nước Những năm gần với yêu cầu cải cách Hành Quốc gia phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ Việc trang bị kiến thức kỹ hành cho cán bộ, công chức cấp xã quan trọng, nhằm nâng cao trình độ tăng cường đội ngũ cán bộ, công chức có chuyên môn nghiệp vụ quan hành nhà nước Được Đảng nhà nước tạo điều kiện, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở nhiều lớp đào tạo quy, chức dài hạn, ngắn hạn, hệ nghề, hệ liên thông, hệ vừa học, vừa làm cho cán công chức cấp xã phạm vi toàn quốc Nhà trường tổ chức cho học viên thực tập, thực tế vào năm cuối quan nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường công tác áp dụng vào thực tiễn Qua cho học viên học hỏi, so sánh học thực tế rút kinh nghiệm, tìm nhạy bén, linh hoạt trình làm việc Thời gian thực tập vô quan trọng, định tới chất lượng đào tạo, đợt học đợt thực tập giúp cho học viên lấy sở đánh giá, kinh nghiệm làm việc thân để trường làm việc thực tế quan làm tốt chuyên môn nghiệp vụ Bản thân đào tạo chuyên ngành Hành Sau thời gian học tập phân công giúp đỡ thầy, cô giảng viên Trường với đồng ý tiếp nhận UBND xã Tân Minh vào thực tập UBND xã từ ngày 20/4/2014 đến ngày 05/6/2015 Tôi có tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương đề Trong thời gian thực tập UBND xã Tân Minh giúp hiểu rõ cách thức giải công việc thực kỹ hành chính, kỹ soạn thảo văn bản, kỹ quản lý, kỹ giải văn bản, kỹ quản lý nhân sự, … Nhưng kỹ Hành văn phòng thích nhất, xin UBND xã Tân Minh cho nghiên cứu sâu kỹ Hành văn phòng Nhằm giúp hiểu rõ nghiệp vụ công tác Văn phòng Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua trình thực tập xin trình bày kết báo cáo tốt nghiệp Đây kết bước đầu mà đạt sau thời gian thực tập UBND xã Tân Minh Tôi xin trân thành cảm ơn thầy, cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho kiến thức kỹ Hành Tôi xin cảm ơn đồng chí quan đặc biệt đồng chí Văn phòng UBND xã Tân Minh bảo giúp đỡ hoàn thành chương trình thực tập Nhưng thời gian thực tập ngắn, lực thân hạn chế báo cáo không tránh khỏi sai sót Vì mong quan tâm thầy, cô giảng viên, cán chuyên môn đồng chí cán quan xã Tân Minh giúp hoàn thành báo cáo Xin trân thành cảm ơn! Tân Minh, ngày 28 tháng năm 2015 Học sinh Trần Bích Vân Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH Tân Minh xã vùng cao, nằm phía đông bắc huyện Tràng Định, có đường biên giới giáp với Trung Quốc 13 km Có đường tỉnh lộ chạy qua trung tâm xã Toàn xã có 12 thôn bản, thôn nằm giải rác sườn đồi, có dân tộc anh em sinh sống là: Tày, Nùng, Kinh, Dao, xã cách trung tâm huyện 42 km, cách trung tâm Thành phố Lạng Sơn 72 km theo đường QL 4A, có vị trí địa lý sau: Ø Phía Bắc giáp Trung Quốc Ø Phía Nam giáp xã Đào Viên Ø Phía Đông giáp Trung Quốc Ø Phía Tây giáp xã Trung Thành, xã Đội Cấn Địa hình chủ yếu đồi núi nằm độ cao trung bình 400 – 500m, giao thông lại gặp nhiều khó khăn đặc biệt thực xây dựng đường bê tông xi măng GTNT, địa hình phức tạp nên số đoạn đường thôn, thực chưa đáp ứng yêu cầu, số thôn nguồn nguyên liệu chỗ nên gặp nhiều khó khăn thực lượng xi măng hàng năm huyện phân cho xã không đồng nên kết thực cứng hóa bê tông hạn chế Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Tân Minh Chính quyền cấp xã quan hành nhà nước địa phương Quản lý địa phương theo Hiến pháp, Pháp luật văn quan nhà nước cấp Chức Uỷ ban nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp xã Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm dảm vảo thực chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa phương Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyên phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch - Lập dự toán thu chi ngân sách địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán địa Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi kinh tế, trồng vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng ngừa bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt, ngân chặn kịp thời hành vi vi phạm Pháp luật bảo vệ đê điều bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật… 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục thể thao - Thực kế hoạch phát triển giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em đến trường độ tuổi; tổ chức thực xóa mù chữ cho người độ tuổi; - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học địa bàn; Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống bệnh dịch; 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương; - Thực nghĩa vụ công tác quan tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức việc thực xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa, phòng chống tội phạm Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A/ CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN I- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG CỦA ĐẢNG ỦY XÃ TÂN MINH Cơ cấu: - Ban Chấp hành (BCH) Đảng ủy xã có 15 đồng chí - Ban Thường vụ có 05 đồng chí ( 01 đồng chí Bí thư; 01 đồng chí Phó Bí thư Thường trực 01 đồng chí Phó bí thư - Chủ tịch UBND xã 02 ủy viên) Chức Đảng ủy xã: - Lãnh đạo toàn diện lĩnh vực trị, kinh tế, VH-XH, QP-AN, công tác xây dựng Đảng công tác vận động quần chúng Nhiệm vụ: * Nhiệm vụ Ban Chấp hành - Quán triệt chủ trương đường lối sách Đảng, Nghị quyết, Chỉ thị cấp trên, đông thời đề biện pháp, kế hoạch tổ chức thực nghiêm túc Chỉ thị, Nghị cấp cấp - Quyết định vấn đề chủ trương, sách công tác tổ chức cán theo quy hoạch điều lệ Đảng Quyết định số nhân ứng cử chức danh Chủ tịch HĐND UBND xã * Ban thường vụ Đảng ủy xã có trách nhiệm quyền hạn - Tổ chức thực Chỉ thị, Nghị Đảng cấp cấp mình, định số chủ trương biện pháp thực Nghị - Chuẩn bị nội dung triệu tập hội nghị thường kỳ BCH, báo cáo tình hình mặt, xử lý, giải mặt với Ban Chấp hành - Tổ chức đạo phối hợp tổ chức sở Đảng, Chính quyền, MTTQ đoàn thể nhân dân mặt công tác địa bàn - Xây dựng quy hoạch cán bộ, cán dự nguồn chức danh chủ chốt cửa xã Bí thư, Phó Bí thư; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND UBND; Trần Bích Vân Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nâng cao trình độ nhận thức, khả phục vụ hậu cần công việc giấy tờ, vụ lấn át chức xử lí thông tin Tăng cường công tác đào tạo trìhf độ ngoại ngữ tin học Văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc cho văn phòng đại Về quy trình nghiệp vụ - Mỗi công việc văn phòng xây dựng chương trình công tác, soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác, phân loại, xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu kho lịch sử, Đều phải đưa định cụ thể nghiệp vụ qui trình tổ chức, giúp cho công việc giải cách trình tự khoa học Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn IO90002000 công tác văn phòng, TCVN 5700-2002 văn quản lý nhà nước - mẫu trình bày Xây dựng tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa hộc hợp lí, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ xót việc Tổ chức công việc cách khoa học nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý giải công việc quan, sử dung số biện pháp cụ thể như: Tổ chức tập huấn cho cán Văn thư - lưu trữ Có quy định cụ thể việc lập hồ sơ, không để tình trạng văn bị phân tán Quan tâm đến công tác lưu trữ, có biên chế cán lưu trữ, đầu tư trang thiết bị kho, dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp ) để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dụng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán bộ, công chức quần chúng nhân dân địa phương Về trang thiết bị Văn phòng Đối với Văn phòng đại, tập trung với vấn đề cải thiện phương tiện việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao Trần Bích Vân 62 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội như: điện thoại, máy FAX, nối mạng nội bộ, mạng toàn cầu cho Văn phòng giúp công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử Xây dựng mô hình Văn phòng làm việc hiệu quả, có kết hợp hài hòa người Văn phòng phong thủy Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán bộ, công chức Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu nhằm phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Đồng thời trang bị thên điện thoại cho phòng văn thư để tiện cho việc điều hành, đạo công tác lãnh đạo văn phòng Trên đề xuất, ý kiến riêng Là người cán làm công tác quản lý làm tốt nhiệm vụ mà Đảng nhân dân giao cho để góp phần nhỏ bé vào công xây dựng đất nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa mục tiêu "Dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh" LỜI CẢM ƠN Thời gian thực tập UBND xã Tân Minh giúp hiểu sâu vị trí, chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn cấu tổ chức, Nội quy, quy chế quan Biết quy trình làm việc đồng chí cán bộ, công chức tham gia giải công việc hành chính, đặc biệt cán UBND xã cho tìm hiểu, nghiên cứu sâu kỹ hành văn phòng Tôi áp dụng kiến thức học trường vào thực tế công tác Văn phòng xã Thông qua công việc Trần Bích Vân 63 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm thời gian thực tập giúp tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm cho thân để sau áp dụng vào thực tế môi trường công sở tác phong người cán bộ, công chức quan Nhà nước Đồng thời bổ sung nâng cao kỹ công việc Thông qua trình thực tập với bảo tận tình cán bộ, đặc biệt quan tâm thầy (cô) giảng viên giúp nâng cao trình độ chuyên môn, học tập thêm kinh nghiệm, đức tính cần phải có người cán Văn phòng Qua xin gửi lời cảm ơn trân thành tới Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, UBND, đồng chí cán bộ, công chức đặc biệt đồng chí Đinh Thị Oanh Phó chủ tịch UBND xã giúp hoàn thành tốt nghiệp khóa thực tập Một lần xin kính chúc Ban giám hiệu tập thể giáo viên Nhà trường mạnh khỏe, thành đạt Chúc cho trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày đào tạo Cán bộ, lãnh đạo có chuyên môn giỏi Trong khuôn khổ báo cáo kinh nghiệm thực tế thân hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, học viên người có tuổi, kiến thức rộng thân chưa tiếp thu nhiều tồn sai sót Kính mong thầy, cô giảng viên Nhà trường toàn thể đồng chí cán công chức, cán Văn phòng, lãnh đạo UBND xã Tân Minh góp ý để báo cáo thực tập hoàn thiện Tôi xin trân thành cảm ơn! Tân Minh, ngày 29 tháng năm 2015 Học sinh Trần Bích Vân PHẦN PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘ MÁY CỦA UBND XÃ TÂN MINH Trần Bích Vân 64 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đảng ủy Bí thư, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy Hội đồng nhân dân - Chủ tịch HĐND - Phó Chủ tịch HĐND - Đại biểu HĐND Mặt trận đoàn thể CH - XH Chủ tịch UBMTTQ Bí thư Đoàn TNCSHCM sátLHPN phối hợp Chủ Giám tịch Hội Chủ tịch Hội CCB Chủ tịch Hội Nông dân - Chỉ huy quân xã - Trưởng cônh an xã - Văn phòng thống kê - Địa – Nông nghiệp - Tài – kế toán - Tư pháp – Hộ tịch - Kế toán hợp tác xã - Thuế thương mại - Văn hóa - thông tin Ủy ban nhân dân - Chủ tịch UBND - Phó Chủ tịch UBND - Ủy viên UBND Trần Bích Vân 65 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trần Bích Vân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 66 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6B 6A Trần Bích Vân 67 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC Chú thích Cửa vào Bàn tiếp dân Bộ phận cửa Văn thư 5.Bàn máy tính 6A,6B Tủ hồ sơ, tài liệu Bàn điện thoại 8.cửa sổ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC Các phòng, ban Bộ phận tổng hợp Văn phòng Lãnh đạo UBND Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký nôi dung công việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp xây dựng thảo Gửi thảo đến phòng, ban để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến Trần Bích Vân 68 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng hợp ý kiến góp, ý chỉnh sửa, hoàn chỉnh báo cáo Duyệt thể thức Xem xét, ký ban hành SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA UBND XÃ TÂN MINH Các phòng, ban Văn phòng Lãnh đạo VP Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Đăng ký thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị Sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị kinh Trần Bích Vân 69 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chuẩn bị sở vật chất Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu, điểm danh đại biểu Điểm danh đại biểu Ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thông báo Điều hành thảo luận đóng góp ý kiến Ghi biên Ghi biên Kết luận chung, tuyên bố bế mạc SƠ ĐỒ HÓA NỘI DUNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Văn phòng Lãnh đạo UBND Lãnh đạo VP Lập KH chuyến Trần Bích Vân 70 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác Theo dõi đôn đốc việc chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện, kinh phí Đi công tác Theo dõi đôn đốc công việc UBND, báo cáo công việc Bổ sung nội dung công việc, gửi lại tài liệu, văn cho lãnh đạo, toán kinh phí công tác SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CUNG CẤP THÔNG TIN CỦA VĂN PHÒNG CHO LÃNH ĐẠO Xác định nhu cầu cung cấp thông tin Trần Bích Vân 71 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xác định nguồn Thu thập thông tin Phương pháp Xử lý thông tin Lưu trữ thông tin Đánh giá phân loại Cung cấp thông tin Trần Bích Vân 72 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Văn phòng VB Lãnh đạo quan Văn thư Đơn vị,cá nhân nhận Kiểm tra thể thức, tính pháp lý Trình ký Ký ban Hoàn tất thủ tục pháp lý Đăng ký Chuyển giao Tiếp nhận, giải VB Trần Bích Vân 73 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sắp xếp, bảo quản lưu Đăng ký VB SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Ngoài quan VB Văn Lãnh đạo UB Văn thư Văn phòng Đơn vị nhận Tiếp nhận, kiểm tra VB Phân loại, bóc bì, đóng dấu Trình, chuyển giao VB đến Trần Bích Vân 74 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đích danh Xử lý Xem xét, cho ý kiến giải Xem xét, cho ý kiến giải Nhận VB, ý kiến xử lý Vào sổ theo dõi Tiếp nhận giải Chuyển VB SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Cá nhân đơn vị Văn thư Lưu trư quan Nộp văn bản, tài liệu có giá trị lưu trữ Trần Bích Vân 75 Lớp: HCVP K16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thu thập tài liệu Đánh số trang BiênSắp mụcxếp Sao thành Tiếp nhận, làm thủ tục giao nộp hồ sơ Nộp hồ sơ Trần Bích Vân 76 Lớp: HCVP K16