Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 3 CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 3 1.1. Vài nét về đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức của Cơ quan và các phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn: 3 1.1.1. Vài nét về đặc điểm huyện Hương sơn: 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hương Sơn. 4 1.1.3 : Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hương Sơn. 6 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN 8 2. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng HĐND và UBND huyện. 8 2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn 8 2.1.2.Chức năng của Văn phòng HĐND UBND, 9 2.1.3.Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND UBND; 10 2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng UBND huyện Hương Sơn 11 III: TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN. 14 3.1 : Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư , lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn. ( một số văn bản quản lí do UBND huyện Hương Sơn ban hành ) 14 3.2 : Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Hương Sơn,. 16 3.3: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hương Sơn 17 3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn 17 3.3.2 : Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lí của UBND Huyện Hương Sơn 19 3.3.3 : Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND Huyện Hương Sơn 20 3.3.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hương Sơn 22 3.3.3.2. So sánh với quy định hiện hành, nhận xét và đánh giá. 22 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản của UBND huyện Hương Sơn. 23 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 23 3.4.1.1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 23 3.4.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23 3.4.2.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến; 23 3.4.2.1.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; 23 3.4.2.2. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến; 25 3.4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND Huyện Hương Sơn 25 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Hương Sơn. 26 3.5.1. Ưu điểm 29 3.5.2 Nhược điểm 30 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong UBND huyện Hương Sơn. 31 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng UBND huyện Hương Sơn. 31 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 32 4.2.1. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của UBND huyện Hương Sơn (hiện tại) 32 4.2.2. Sơ đồ bố trí hợp lí hơn. 32 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND Hương Sơn . Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại. 32 4.3.1. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn . 32 4.3.2. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại. 33 PHẦN II.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I, Nhận xét đánh giá chung về ưu , nhược điềm trong công tác văn phòng của UBND huyện Hương Sơn. 34 1, Ưu điểm 34 2, Nhược điểm 35 II, Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm. 35 C. KÊT LUẬN CHUNG 37 D. TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN PHÒNG TRỊ VĂN Họ tên sinh viên Lê Thị Hồng Thuyết BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K1A KHĨA HỌC (2012-2016) Tên quan: Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn Địa : Khối – Thị trấn Phố Châu – Hương Sơn – Hà Tĩnh Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan : Trần Thị Ngọc Hà Giảng viên hướng dẫn : Lâm Thu Hằng HÀ NỘI - 2015 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG Phần I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 1.1 Vài nét đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Cơ quan phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn: 1.1.1 Vài nét đặc điểm huyện Hương sơn: 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hương Sơn 1.1.3 : Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 1) .6 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC , QUẢN LÍ , HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa Văn phòng HĐND UBND huyện 2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 02) 2.1.2.Chức Văn phòng HĐND - UBND, 2.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND - UBND; 10 2.2: Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí cơng việc văn phịng UBND huyện Hương Sơn 11 III: TÌM HIỂU CƠNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 14 3.1 : Hệ thống hóa văn quản lí quan cơng tác văn thư , lưu trữ UBND huyện Hương Sơn ( số văn quản lí UBND huyện Hương Sơn ban hành ( phụ lục 3)) 14 3.2 : Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư UBND huyện Hương Sơn, .16 3.3: Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Hương Sơn .17 3.3.1 : Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí UBND Huyện Hương Sơn 17 Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 : Nhận xét thể thức kĩ thuật trình bày văn quản lí UBND Huyện Hương Sơn 19 3.3.3 : Các bước quy trình soạn thảo văn UBND Huyện Hương Sơn 20 3.3.3.1 Quy trình soạn thảo văn UBND huyện Hương Sơn (sơ đồ phụ lục 4) 21 3.3.3.2 So sánh với quy định hành, nhận xét đánh giá 22 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn UBND huyện Hương Sơn 23 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến; .23 3.4.1.1 Quy trình quản lí giải văn (sơ đồ phụ lục 5); 23 3.4.1.2 Quy trình quản lý giải văn đến(sơ đồ phụ lục 6); 23 3.4.2.Nhận xét quy trình quản lí giải văn – đến; .23 3.4.2.1.Nhận xét quy trình quản lí giải văn đi; 23 3.4.2.2 Nhận xét quy trình quản lí giải văn đến; 25 3.4.3 Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND Huyện Hương Sơn .25 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND huyện Hương Sơn 26 3.5.1 Ưu điểm 29 3.5.2 Nhược điểm 30 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hương Sơn 31 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng UBND huyện Hương Sơn 31 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng UBND huyện Hương Sơn (hiện tại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 32 4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng làm việc UBND huyện Hương Sơn (hiện tại)(phụ lục 13 ) 32 4.2.2 Sơ đồ bố trí hợp lí (phụ lục 14) 32 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng UBND Hương Sơn Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 32 4.3.1 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng UBND huyện Hương Sơn .32 4.3.2 Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 32 PHẦN II 34 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I, Nhận xét đánh giá chung ưu , nhược điềm cơng tác văn phịng UBND huyện Hương Sơn 34 1, Ưu điểm 34 2, Nhược điểm 35 II, Đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 35 C KÊT LUẬN CHUNG 37 D TÀI LIỆU THAM KHẢO .39 PHỤ LỤC 41 PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Danh mục chữ viết tắt UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân BNV Bộ Nội vụ VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước NĐ/CP Nghị định/ Chính phủ VPCP Văn phịng phủ TLLT Tài liệu lưu trữ CP Chính phủ Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NĨI ĐẦU Văn phịng quan hành nhà nước đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo mặt tổ chức, điều hành cơng việc Nói cách khác, Văn phịng quan hành nhà nước tổ chức làm việc giúp cho lãnh đạo, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, quan phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác cơ, tổ chức nói chung Cùng với q trình tồn cầu hóa diễn hệ phát triển vơ mạnh mẽ, mang tính chất đột biến khoa học công nghệ cao, công nghệ thông tin Các phương tiện đại công nghệ thông tin, trước hết mạng Internet, mạng viễn thơng tồn cầu ,… tạo kết cấu hạ tầng kỹ thuật tồn cầu hóa Để thực tốt nhiệm vụ mình, đồng thời theo kịp với tốc độ phát triển khoa học cơng nghệ cần phải có văn phịng mạnh,cơng tác văn phòng phải đủ khả đáp ứng giải cơng việc cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác hiệu Nhận thầy tầm quan trọng ngành Quản trị văn phòng xuất phát từthực tiễn nhu cầu xã hội, đồng ý củaBộ Nội vụ , ngày 06 tháng 02 năm 2006, Trường Cao Đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I (nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) ban hành định số 36/QĐ-CĐVTLT thành lập Khoa Thư kí Quản trị Văn phòng, để đáp ứng nhu cầu xã hội Nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức ,hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước ,nắm vững chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức quan, cán bộ,công chức quan Đồng thời giúp sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập, gắn liền lý thuyết thực hành phương châm Bộ Giáo dục Đào tạo “Học đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn, lý luận thực tiễn phải cụ thể” Chính theo phương châm khoá học, Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên kiến tập quan, đơn vị Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để vận dụng lý thuyết học vào thực tế công việc nâng cao trình độ cho sinh viên sau trường không giỏi lý thuyết mà cịn giỏi chun mơn nghiệp vụ Được đồng ý tiếp nhận quan,em đến thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh thời gian từ ngày 20/04/2015 đến ngày 25/05/ 2015 Với kiến thức học, đợt kiến tập giúp em có điều kiện thâm nhập thực tế, hiểu biết nghiệp vụ chuyên ngành học trường vận dụng vào thực tế Qua trình vừa học vừa làm, học hỏi kinh nghiệm, hành trang vững đưa em bước vào thực tế cách vững vàng hơn, bên cạnh cịn xây dựng cho em phong cách làm việc người cán thực thụ tương lai Qua thời gian ngắn thực tập quan UBND huyện Hương Sơn, em tìm hiểu hoạt động quan Các cán Văn phòng quan hướng dẫn cho em tận tình cơng việc giao rèn luyện cho em có tác phong làm việc nhân viên văn phòng , em xin gửi lời cảm ơn cán văn phòng tạo điều kiện cho em thời gian kiến tập quan.Và xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thạc sĩLâm Thu Hằng, thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường trưởng khoa quản trị văn phòng kiêm chủ nhiệm giảng viên khoa Quản tri văn phòng bảo tận tình để em hồn thành đợt kiến tập Mặc dù cố gắng nhiều, hướng dẫn cán phụ trách Văn phòng, thời gian thực tập có hạn, kỹ vận dụng lý thuyết vào thực tế hạn chế nên báo cáo em cịn nhiều khuyết điểm,thiếu sót Vì vậy, kính mong thầy, bổ sung đóng góp ý kiến để thân em rút học hồn thiện cơng việc sau trường công tác Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG Phần I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN CHƯƠNG I CHỨC NĂNG NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN 1.1 Vài nét đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, Cơ cấu tổ chức Cơ quan phòng, ban UBND huyện Huơng Sơn: 1.1.1 Vài nét đặc điểm huyện Hương sơn: Hương Sơn huyện nằm phía Tây Bắc tỉnh Hà Tĩnh Phía Bắc giáp huyện Thanh Chương Nam Đàn, tỉnh Nghệ An Phía Tây giáp huyện Khăm Cớt - tỉnh Bơ-li-khăm-xây- Nước cộng hồ dân chủ nhân dân Lào qua cửa quốc tế Cầu Treo Phía Đơng giáp huyện Đức Thọ phía Nam giáp huyện Vũ Quang Trung tâm huyện cách trung tâm thành phố Hà Tĩnh 70 km Là huyện miền núi có 56 km đường biên, với tổng diện tích 110.432 chủ yếu đồi núi rừng tự nhiên, đất canh tác chiếm tỉ lệ thấp, dân số toàn huyện 117.295 nguời (theo số liệu điều tra năm 2010), chủ yếu dân tộc Kinh số it dân tộc khác Lào, Thái, Dao Địa hình từ Tây sang Đơng huyện Hương Sơn có quốc lộ 8A sơng Ngàn Phố chảy dọc qua huyện, có đường Hồ Chí Minh cắt ngang quốc lộ 8A thị trấn Phố Châu Với tiềm sẵn có, huyện Hương Sơn dần trở thành nơi giao lưu kinh tế văn hoá với nước bạn Lào, thuận lợi cho phát triển kinh tế theo hướng cơng nghiệp hố - đại hố, thị hố, phát triển giao thương dịch vụ mở rộng thị trường, xây dựng kinh tế hàng hoá đa dạng, hội nhập với thị trường vùng với nước Huyện Hương Sơn có 30 xã thị trấn Do điều kiện địa lý phong tục tập quán nên huyện chia làm vùng, huyện chịu nhiều ảnh hưởng điều kiện tự nhiên: Hạn hán, lũ lụt, đất đai bạc màu, sở hạ tầng non kém… ảnh hưởng lớn đến đời sống kinh tế - xã hội Được quan tâm Đảng Nhà nước, cấp, nên công tác giáo dục huyện ngày nâng cao, có 05 trường trung học Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PTTH, có 01 trường dân lập, 01 trung tâm giáo dục thường xuyên, 01 trung tâm hướng nghiệp - dạy nghề 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hương Sơn * Chức Uỷ ban nhân dân Huyện tổ chức đạo việc thi hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, đạo hoạt động Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn * Nhiệm vụ, quyền hạn - Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp phê duyệt Tổ chức kiểm tra, lập dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ ngân sách cấp mình, toán ngân sách địa phương; tổ chức hướng dẫn thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn thực ngân sách, kiểm tra nghị HĐND xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai, thơng qua chương trình khuyến khích phát triển Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Ngư nghiệp địa phương đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng, phát triển nghề nuôi, trồng đánh bắt thuỷ sản; thực việc cho thuê, thu hồi đất với cá nhân tập thể, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ, điều tra đê điều, quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn - Trong lĩnh vực nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp địa bàn - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp UBND huyện thực nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện, tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dùng xuất khẩu, phát triển sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: tổ chức lập trình, duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; quản lý việc khai thác sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND tỉnh - Trong lĩnh vực thương mại - du lịch: xây dựng phát triển mạng lưới thương mại dịch vụ; kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ địa bàn - Trong lĩnh vực y tế, văn hoá - xã hội: xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục - thể thao, y tế, phát truyền hình địa bàn; tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật giáo dục phổ cập, quản lý Trường Tiểu học, Trường THCS, Trường Mầm non, Trường dạy nghề; thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, bảo vệ, chăm sóc người già, người tàn tật - Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh trật tự an toàn xã hội: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia lực lượng vũ trang, quốc phòng toàn dân, quản lý lực lượng dự bị động viên, xây dựng lực lượng dự bị động viên, xây dựng dân quân tự vệ; tổ chức khám tuyển dụng nghĩa vụ quân sự; tổ chức thực nhiệm vụ an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện, bảo vệ bí mật nhà nước; xây dựng biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm; đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc thực sách tơn giáo, quyền tự tín ngưỡng tơn giáo, định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng tôn giáo lợi dụng tôn giáo để làm trái quy định pháp luật, sách Nhà nước - Trong việc thi hành pháp luật: Tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật quan nhà nước cấp trên; tổ chức thực đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; tổ chức thực công tác thi hành án; tổ Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Hương Sơn Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Bộ phận tổng hợp Bộ phận kế toán Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Bộ phận văn thư Bộ phận phục vụ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Hệ thống số văn quản lí UBND huyện Hương Sơn công tác Văn thư lưu trữ STT Số, kí hiệu văn Tên loại trích yếu nội dung 01 Số : 01/2012/ QĐUBND Quyết định ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ huyện Hương Sơn 02 Số : 02/QĐ-VP Quyết định việc ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Ngày tháng văn 28/5/2013 16/3/2011 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Quy trình soạn thảo văn Xác định mục đích, nội dung văn cần soạn thảo từ giao cho đơn vị huặc cá nhân soạn thảo huặc chủ trì soạn thảo Xác định tên, loại văn cần soạn thảo Thu thập, xử lí thơng tin Xây dựng đề cương viết thảo Duyệt thảo Soạn thảo văn bản, kiểm tra lỗi tả, ngơn ngữ, nội dung Trình kí văn Nhân , đóng dấu ban hành Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Quy trình quản lí giải văn Kiểm tra văn (1) Đóng dấu (2) Kiểm tra thể thức hình thức kĩ thuật trình bày Đóng dấu quan Ghi số ngày tháng năm Đóng dấu độ khẩn mật Đăng kí văn (3) Đăng kí văn số Đăng kí văn máy tính Làm thủ tục chuyển phát theo dõi(4) Lưu văn đi(5) Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn Nhân * Quy trình quản lí (1) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm, nhân (2) Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (3) Đăng ký văn số huặc máy tính (4) Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn (5) Sắp xếp bảo quản lưu * Quy trình giải Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày Bước 2: Trình ký văn Bước 3: Ghi số ngày tháng năm văn bảnBước 4: đăng ký văn Bước 5: Đóng dấu văn Bước 6: Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Bước 7: Sắp xếp bảo quản sử dụng lưu Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Quy trình quản lí giải văn đến Tiếp nhận đăng kí văn đến(1) Trình văn đến chuyển giao(2) Gỉai đôn đốc nhắc nhở văn đến(3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giaỉ văn đến Phân loại sơ bóc bì văn đến Trình văn đến Theo dõi đơn đốc việc giải văn đến Đóng dấu đến ghi số, ngày đến Chuyển giao văn Đăng kí * Quy trình quản lí Việc quản lý văn đến UBND huyên Hương Sơn thực Theo quy định chương III mục I điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: tất văn kể đơn thư cá nhân gửi đế quan tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: (1) Tiếp nhận đăng ký văn đến; (2) Trình, chuyển giao văn đến; (3) Giải đôn đốc theo dõi, nhắc nhở việc giải văn đến; * Quy trình giải Cũng cơng tác tổ chức giải văn việc giải văn văn đến quan tâm giải kịp thời Qua trình thực tập quan em thực theo bước sau : Bước 1: Tiếp nhận văn đến Bước 2; Phân loại sơ bóc bì văn đến Bước 3; Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến: Bước 4; Đăng kí văn đến Bước 5: Trình văn đến.nhận thấy việc tổ chức, giải văn đến Bước 6: Chuyển giao văn đến Bước 7: Giải theo dõi tiến độ giải văn Đến Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 7: Mẫu đăng kí cơng văn CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập _ Tự do_Hạnh phúc -ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN SỔ ĐĂNG KÍ CƠNG VĂN ĐI Năm Từ số Từ ngày Đến số Đến ngày Quyển số Nội dung bên phần đăng ký văn trình bày sau: Ngày Số đến Nơi gửi Số kí Ngày Nơi Tên loại đến văn hiệu văn tháng nhận trích yếu văn văn nội dung văn Ghi Mẫu sổ đăng ký Quyết định UBND sử dụng theo mẫu thống quy định Công văn 425 Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 8: Sổ đăng kí cơng văn QUYẾT ĐỊNH Đối với mẫu sổ đăng kí định tương tự mẫu đăng kí cơng văn nội dung bên ngồi có ghi thêm vào : SỔ ĐĂNG KÍ CƠNG VĂN ĐI QUYẾT ĐỊNH Bìa sổ trình bày sau : Text Box: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI ( QUYẾT ĐỊNH) Năm: 2011 Từ ngày … đến ngày (1).… Từ số … đến số (2).… Quyển số: (3) Cách ghi thông tin: (1): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (2): Số thứ tự đăng ký văn cuối sổ; (3): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký Chánh Văn phịng đóng dấu UBND + Phần đăng ký văn trình bày sau: Số ký hiệu Ngày Tên loại Người văn tháng văn trích ký yếu nội dung (1) (2) (3) (4) 1789/QĐ- 26/3/2015 Quyết định Nguyễn UBND cử cán Duy công tác Trinh Lào 1790/QĐ- 21/3/2015 Quyết định Phạm UBND việc chi Xuân ngân sách Cảnh giáo dục năm 2011 Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Nơi nhận (5) Đơn vị người nhận (6) Lê Đức Hùng Số Ghi lượng (7) 02 Văn phòng Phòng Nguyễn 03 Giáo dục Thị Hằng Đào Nga tạo Lớp: Quản trị Văn phòng K1A (8) Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục9: Mẫu đăng kí cơng văn đến : CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập _ Tự do_Hạnh phúc ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN SỔ ĐĂNG KÍ CƠNG VĂN ĐẾN Năm Từ số Từ ngày Đến số Đến ngày Quyển số • Nội dung bên phần đăng ký văn đến trình bày sau: Ngày đến Số đến Nơi gửi văn Số kí hiệu văn Ngày Nơi tháng nhận văn văn Tên loại trích yếu nội dung văn Phụ lục 10 : Mẫu dấu đến Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Ghi Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND HUYỆNHƯƠNG SƠN SỐ:………………(1)…………… ĐẾN NGÀY:………(2)………… KÍNH CHUYỂN:……(3)……… SỐ HỒ SƠ:……………(4)……… - Cách ghi thông tin dấu đến: (1) Số văn đến (2) Ngày tháng văn đến quan (3) Nguời nhận văn đến (4) Số hồ sơ văn đến Hoàn thiện việc dăng ký văn đến vào sổ theo dõi văn đến, sau cán Văn thư chuyển cho Chánh Văn phóng duyệt phân phối văn Bìa sổ trình bày sau : Text Box: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN HƯƠNG SƠN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2011 Từ ngày … đến ngày (1).… Từ số … đến số (2) … Quyển số: (3) a) Bìa trang đầu Cách ghi thông tin: (1): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (2): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (3): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Phụ lục 11: Phần đăng ký văn đến trình bày sau Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày Số đến Tác đến giả Số, ký hiệu (1) 29/4 (2) 2072 29/4 2066 (3) (4) Sở 1216 Nông nghiệp phát triển nông thôn Chi 33 Cục thuế Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (5) (6) 27/4/2011 Quy định đánh giá bán nước Đơn vị người nhận (7) Nguyễn Duy Trinh Ký nhận Ghi (8) (9) 22/4/2011 Kết Nguyễn thu ngân Duy sách quý Trinh I/2011 Phụ lục 12 : Số lượng văn UBND huyện Hương Sơn vài năm gần đây: Tên loại văn Quyết định Cơng văn Báo cáo Tờ trình Kế hoạch Cơng điện Chỉ thị Thông báo Giấy mời Tổng 2005 1926 476 112 313 43 36 25 62 174 3167 Năm/Số lượng 2006 2007 2932 3416 455 436 137 128 213 226 65 50 24 25 21 23 127 24 149 181 4123 4509 2008 4681 391 127 255 66 25 17 144 154 5860 2009 5012 471 117 263 62 19 15 26 142 6127 2010 4581 498 139 238 61 25 13 98 151 5804 Phụ lục 13: Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A 12b Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4a 4a 11 4b 3 10 11 12a Ghi : 1, Bình nước lọc 2, Thùng 3, Ghế rác ngồi 7, Màn 8, Máy hình máy in laser tính 9, Máy điện thoại 4a, Bàn làm việc 4b, Bàn tiếp khách 5, Tài liệu, văn 6, Cây máy tính 10, Máy 11, Tủ phơtcopy đựng tài liệu 12a, Cửa 12b, Cửa phụ Phụ lục 14 : Sơ đồ cách bố trí hợp lí 11 Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết 12b 11 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 4a 4a 6 4b 10 3 3 12a Ghi : 1, Bình 2, Thùng 3, Ghế nước lọc, rác ngồi 4a, Bàn làm việc 7, Màn 8, Máy hình máy in laser tính 10, Máy 11, Tủ phôtcopy đựng tài liệu 9, Máy điện thoại 4b, Bàn tiếp khách 5, Văn bản, tài liệu 6, Cây máy tính 12a, Cửa 12b, Cửa phụ Phụ lục 15 : cổng thông tin điện tử huyện Hương Sơn Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 16 : Hình ảnh Văn phòng UBND huyện Hương Sơn Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƯU TẦM MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN UBND HUYỆN HƯƠNG SƠN BAN HÀNH Sinh viên: Lê Thị Hồng Thuyết Lớp: Quản trị Văn phòng K1A