Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN 4 HUYỆN LÝ NHÂN 4 1. Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân 4 2. Điều kiện kinh tế xã hội 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 9 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân 9 1. Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân 9 2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân 11 II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân 12 1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân 12 1.1. Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 12 1.1.1. Chức năng 12 1.1.2. Nhiệm vụ 12 1.2. Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 14 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân 20 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Uỷ ban nhân dân về công tác văn thư , lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân 20 2.2. Mô hình tổ chức văn thư của Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân 21 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lý Nhân 22 2.3.1. Thẩm quyền ban hành và các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Lý Nhân 22 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý củaUBND huyện Lý Nhân so với các quy định hiện hành 23 2.3.3.Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Lý Nhân. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 24 2.4.Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện Lý Nhân 25 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 25 2.4.1.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi 25 2.4.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến 25 2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Lý Nhân 26 2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND huyện Lý Nhân 26 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Lý Nhân 27 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 27 3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 29 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Lý Nhân. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại 29 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của UBND huyện Lý Nhân 30 1.1. Về công tác văn phòng 30 1.2.Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 31 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 33 KẾT LUẬN 35 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .3 B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN .4 HUYỆN LÝ NHÂN .4 Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân Điều kiện kinh tế xã hội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN .9 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân .9 Nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân .9 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân 11 II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành Văn phòng UBND huyện Lý Nhân .12 1.Tổ chức hoạt động Văn phòng UBND huyện Lý Nhân .12 1.1 Chức , nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng 12 1.1.1 Chức 12 1.1.2 Nhiệm vụ 12 1.2 Phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng .14 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân .20 2.1 Hệ thống hóa văn quản lý Uỷ ban nhân dân công tác văn thư , lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân 20 2.2 Mô hình tổ chức văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Lý Nhân 21 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND huyện Lý Nhân 22 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý UBND huyện Lý Nhân .22 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý củaUBND huyện Lý Nhân so với quy định hành 23 2.3.3.Mô tả bước quy trình soạn thảo văn UBND huyện Lý Nhân So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá .24 2.4.Nhận xét quy trình quản lý giải văn UBND huyện Lý Nhân .25 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 25 2.4.1.1 Quản lý giải văn 25 2.4.1.2 Quản lý giải văn đến 25 2.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND huyện Lý Nhân 26 2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND huyện Lý Nhân 26 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND huyện Lý Nhân .27 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 27 3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 29 Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân Nhận xét bước đầu hiệu mang lại .29 PHẦN II: 30 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân 30 1.1 Về công tác văn phòng 30 1.2.Về công tác văn thư, lưu trữ quan 31 II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 33 KẾT LUẬN 35 PHẦN PHỤ LỤC PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Cùng với xu hướng hội nhập hoá, quốc tế hóa, phát triển ngày cao đời sống xã hội đòi hỏi người phải thích nghi có thay đổi lớn lao nhận thức vấn đề Nhận thức văn phòng, vai trò vị trí văn phòng không nằm quy luật Văn phòng không đơn phận, đơn vị phụ trách công việc hành giấy tờ, sổ sách mà trở thành máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành để thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng đơn vị tổ chức quan Văn phòng với đơn vị khác tạo thành máy tổ chức hoàn chỉnh quan Văn phòng đóng vai trò cầu nối đơn vị, phận quan, trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Chính vị trí vai trò quan trọng văn phòng mà việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập đại hoá văn phòng yếu tố định tồn tại, phát triển bền vững quan, tổ chức Văn phòng hoạt động hiệu giúp quan hoạt động hiệu quả, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Để đào tạo cán bộ, chuyên viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao có phẩm chất trị tốt, đáp ứng nhu cầu ngày cao chất lượng nguồn lao động việc đào tạo lý thuyết gắn với thực tiễn cần thiết Trong trình kiến tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất,được rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học nghành Quản trị văn phòng Nhận giúp đỡ trường khoa Quản trị văn phòng, tiếp nhận UBND huyện Lý Nhân, em kiến tập quan, ngày 20-4-2015 đến hết ngày 25-5-2015 Trong tháng kiến tập UBND huyện Lý Nhân, Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc em cán phòng tận tình hướng dẫn bảo nên em làm tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND huyện Lý Nhân, cô Nguyễn Thị Quế Anh- cán phòng văn thư lưu trữ UBND huyện Lý Nhân giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Lưu Thị Hống Nhung Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng Nhân dân TN-MT Tài nguyên Môi trường NN&PTNT PCT LĐTB&XH Nông nghiệp Phát triển nông thôn Phó chủ tịch Lao động Thương binh Xã hội GD&ĐT Giáo dục Đào tạo GT-VT Giao thông vận tải TC-KH Tài - Kế hoạch Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN Điều kiện tự nhiên huyện Lý Nhân - Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân 06 đơn vị hành tỉnh Hà Nam Vị trí địa lý nằm phía Đông tỉnh, toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông Phía Nam giáp tỉnh Nam Định huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện Bình Lục Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng tỉnh Hưng Yên Thái Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên Diện tích tự nhiên toàn huyện 167,045 km2 -Địa hình: Vốn đất hình thành chỗ đất phù sa sông Hồng bồi đắp Đất đai tương đối đồng đều, hình thành vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi đê sông Hồng bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích); vùng đất màu công nghiệp -Khí hậu thời tiết: Khí hậu huyện Lý Nhân nằm vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc gió mùa Đông Bắc gió mùa Đông Nam Mùa mưa từ tháng đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng năm sau Nhiệt độ trung bình năm dao động từ 23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có cao lên tới 36 độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ Độ ẩm tháng chênh lệch không lớn, tháng khô ẩm chênh 12% Gió thay đổi theo mùa Điều kiện kinh tế xã hội Cùng với phát triển chung tỉnh Hà Nam, Lý Nhân đẩy mạnh trình công nghiệp hóa, đại hóa, tiếp tục phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa hội nhập quốc tế Trong bối cảnh vậy, Lý Nhân có lợi hội phát triển to lớn: Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội a Lý Nhân vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở thời vua Hùng mở nước, người Lý Nhân phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp thu tinh hoa văn minh Thăng Long b Huyện Lý Nhân có số đình, đền công nhận di tích lịch sử - văn hoá - kiến trúc : đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư, đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương chuyện “Người gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch) Đáng lưu ý Lý Nhân có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần Quốc Tuấn, đền hành hương từ Kiếp Bạc quê nhà Trần Bảo Lộc Đây lễ hội lớn vùng Lý Nhân, hạt nhân tuyến du lịch, nội đại, lễ hội tổ chức vào ngày 20 tháng âm lịch c Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng mở rộng quốc lộ 38A Là nơi giao lưu kinh tế trọng điểm tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân đạt khoảng 12% 14%/năm Lý Nhân hình thành cụm CN - TTCN xã Hòa Hậu, giao hết diện tích cho nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng địa phương khác Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư Nguồn nhân lực dồi dào, nơi cung cấp nguồn lực có trình độ cao đáp ứng yêu cầu trình công nghiệp hoá - đại hoá đất nước, đưa kinh tế Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực Lý Nhân tập trung xây dựng làng nghề truyền thống như: dệt xã Hòa Hậu, làm bánh đa nem xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc xã Nhân Khang, Xuân Khê, đan cót xã Đạo Lý ; khôi phục phát triển trồng có nguồn gen quý như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý Sự phát triển nhanh kinh tế thị trường tác động mạnh đến kinh tế - xã hội Lý Nhân mặt: Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tạo liên kết thị trường hội nhập kinh tế Lý Nhân vào thị trường vùng nước Điều không tạo hội mở rộng thị trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm mạnh phát triển Lý Nhân, mà mở hội lớn cho việc cung cấp, bổ sung nguồn lực phát triển cho tỉnh nhà tỉnh lân cận - Sự phát triển kết nối hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng đại hóa đồng hóa - Tạo nên giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa, giáo dục - đào tạo lĩnh vực xã hội khác - Mở khả xu hướng chuyển dịch dòng vốn đầu tư, phát triển lan toả trung tâm kinh tế, thương mại với chuyển dịch sở công nghiệp đến vùng ngoại vi Với xu hướng chuyển giao công nghệ kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp vùng nông thôn sang lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ mở rộng khả khai thác tài nguyên, nguồn lực toàn huyện Những tác động tạo cho Lý Nhân có khả năng, hội nguồn lực lớn việc khai thác, phát huy nguồn lực nội khai thác, thu hút nguồn lực từ bên để thúc đẩy chuyển dịch cấu kinh tế huyện theo hướng công nghiệp hóa đẩy nhanh công nghiệp hóa, đại hóa kinh tế huyện d Trong năm đổi vừa qua nay, kinh tế xã hội Lý Nhân có bước phát triển quan trọng, tạo tảng tạo đà cho Lý Nhân phát triển giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa e Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục đổi mới, tăng cường Các cấp quyền nhân dân huyện có nỗ lực, tâm to lớn việc xây dựng phát triển quê hương Lý Nhân ngày giàu mạnh - Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh, tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn Là điểm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A dự án đường 499 (Đức Lý - Thái Bình) Bên cạnh Lý Nhân số khó khăn hệ thống đường huyện, đường liên xã, cầu cống qua sông, mương xuống cấp cần đầu tư xây dựng - Về mạng lưới giáo dục đào tạo: Lý Nhân phát triển quy mô trường lớp chất lượng đào tạo, quê hương phong trào "hai tốt"; huyện có 38 trường công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động Huyện hoàn thành phổ cập trung học sở vào năm học 1999 - 2000 Hiện toàn huyện có tổng số 88 trường học, đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học, 24 trường Mầm non, trường THPT 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên - Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, có nghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũng cảm đồng thời lại có chí hiếu học, nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vững (8 năm liền dẫn đầu toàn tỉnh) - Về y tế: Huyện có sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa Lý Nhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng, Bệnh viện Tâm thần Cao Đà (của tỉnh) - Tiến Thắng có 23/23 trạm y tế xã thuận tiện cho việc khám chữa bệnh cho người dân Công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ quan tâm đầu tư, 16/23 trạm y tế xã có bác sỹ, có 18 xã chuẩn Quốc gia y tế Ngành y tế thực tốt công tác khám chữa bệnh, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, y đức người thầy thuốc Công tác kiếm tra, kiểm soát, giám sát dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường đạo, triển khai có hiệu quả, tháng đầu năm 2008 dịch bệnh lớn xảy địa bàn, tai biến chuyên môn -Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộ dân có điện dùng -Về sách xã hội người có công, người nghèo, vấn đề xóa Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đói giảm nghèo, giải việc làm cấp quyền huyện Lý Nhân tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội Với tiềm kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắn có bước tiến nhanh đánh giá cao đường công nghiệp hóa Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng làm việc Văn phòng UBND huyện * Ưu điểm: - Phòng làm việc tốt, đầy đủ trang thiết bị tạo điều kiện thuận lợi công việc, trao đổi dễ dàng công việc lãnh đạo nhân viên văn phòng Và thuận tiện công việc cán nhân dân - Phòng làm việc thông thoáng, thoải mái, có khoảng rộng tạo không gian tốt làm việc - Các trang thiết bị bố trí xếp cách hợp lý, thuận tiện sử dụng cần thiết, bố trí khoa học tạo điều kiện làm việc tốt cho cán nhân viên, thực công việc cách tốt đạt hiệu cao công việc * Nhược điểm: - Do kinh tế địa phương nhiều khó khăn dẫn đến tình trạng số trang thiết bị cũ, khó sử dụng tần suất hoạt động lại cao, dẫn đến kết làm việc chưa cao - Cơ quan phòng thiếu vật dụng phục vụ cho công việc, số tài liệu chưa xếp nơi quy định ảnh hưởng tới việc tra cứu, tìm tài liệu cán nhân viên quan * Cách khắc phục: - Các trang thiết bị cần xếp bố trí cách hợp lý tiện dụng hơn, dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy cần sử dụng đến tài liệu Phòng Văn thư cần bố trí thêm số trng thiết bị văn phòng khác để phục vụ cho công tác lưu trữ đạt hiệu cao - Phòng nên trồng thêm xanh, tạo không gian mát mẻ, thoải mái công việc Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 28 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu - Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng UBND huyện ( phụ luc 03) 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân Nhận xét bước đầu hiệu mang lại - Hiện ứng dụng phần mềm công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân nhiều hạn chế chưa khắc phục Tất thủ tục hành quan gần toàn xử lý phương pháp thủ công, điều ảnh hưởng nhiều đến hiệu công việc - Nhưng ngày nay, với phát triển xã hôi, ngành công nghệ thông tin, ứng dụng rộng rãi đặc biệt công tác văn phòng, có tác dụng đáng kể, làm thay đổi hoạt động văn phòng Hiện hầu hết văn phòng hỗ trợ công nghệ thông tin, máy tính Cơ quan sử dụng phần mềm Microsof Word – công cụ chuyên soạn thảo văn phổ biến Ngoài quan chưa bổ sung thêm phần mềm Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 29 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân Trong thời gian kiến tập UBND huyện Lý Nhân, em nhân thấy công tác văn phòng quan có vai trò quan trọng, với hiểu biết sinh viên năm thứ trường Đại học Nội vụ Hà nội, em xin đua số nhận xét công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân sau: 1.1 Về công tác văn phòng * Ưu điểm: - Văn phòng HĐND- UBND huyện Lý Nhân nhìn chung có thành tích bật quan công tác văn phòng tôt, hiệu - Tại phòng, cán phòng phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng đếu gắng sức hoàn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu cao - Môi trường phòng bố trí thoáng mát, lành với chậu cảnh xanh đẹp giúp cán phòng có không gian thoáng mát để làm việc tốt - Các trang thiết bị phòng đủ, đại giúp cán phòng làm việc hiệu nhanh chóng - Hơn phòng tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phòng việc cử cán học trường lớp uy tín nước, không nâng cao trình độ chuyên môn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng học ngành học - Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước soạn thảo văn quy định nhà nước ban hành Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 30 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao phó - Ngoài phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng vấn đề quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực công tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để chủ tịch UBND huyện vào thông tin để giải công việc hiệu - Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm UBND huyện.Công tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phòng có ý thức thực nội quy cách nghiêm chỉnh tạo mối quan hệ tốt đẹp cán với - Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái đồng nghiệp với quyền lực hay sợ sệt cán với lãnh đạo - Lãnh đạo phòng liên tục tổ chức thi nhân viên giỏi trao phần thưởng cho đạt thành tích cao nhât nhằm tạo cảm giác thoải mái vui vẻ cho nhân viên sau ngày mệt nhọc công việc - Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán phòng làm việc hiệu * Nhược điểm: - Bên cạnh ưu điểm phòng Nội vụ tồn nhược điểm cần khắc phục như: - Các trang thiết bị phòng lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu công việc, việc giải công việc gặp nhiều khó khăn - Trong phòng chưa có phần mềm sử lý liệu,nên công việc gặp nhiều khó khăn, chậm trễ 1.2.Về công tác văn thư, lưu trữ quan * Ưu điểm: - Công tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời dảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 31 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tác chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức cho trình thi hành công vụ - Cán văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn cao,nên công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực tốt xác - Cán văn thư, lưu trữ quan thực đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn - Công tác văn thư, lưu trữ công tác vô quan trọng quan.mọi giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ quan.Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng Vì vậy, công tác văn thư đáp ứng yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý đạo, điều hành UBND huyện tất lĩnh vực kinh tế, văn hoá, quốc phòng, an ninh.Còn lưu trữ thi thực nhiệm vụ lưu trữ lại toàn công văn, giấy tờ quan để phục vụ cho mục đích lưu giữ lai toàn giấy tờ quan trọng quan Phòng làm việc nhân viên văn thư, lưu trữ phải đảm bảo sẽ, thoáng mát Nhất phòng văn thư cần thêm thiệt bị khoa học để đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hỏng môi trường, nhiệt độ Hằng ngày khối lượng văn cần giải ngày nhiều công tác văn thư, lưu trữ cần phải thật nhanh chóng phải đạt hiệu cao Tuy nhiên tính chung công tác văn thư, lưu trữ phòng tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm cần thiết * Nhược điểm: - Một số văn bản,giấy tờ không văn thư, lưu trữ đưa vào sổ sách - Không gian làm việc văn thư, lưu trữ chật hẹp không đáp ứng hết việc lưu trữ văn quan - Việc lưu trữ văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lac, không tìm thấy Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 32 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tại phòng văn thư, lưu trữ sử dụng trang thiết bị lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu công việc - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yều cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm văn trở nên khó khăn - Một số vấn đề mà quan chưa làm như: công tác lập hồ sơ hành, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình hình tổ chức khoa học tài liệu, giao nộp tài liệu II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Lý Nhân, em thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích Em thấy Văn phòng UBND huyện phận quan trọng cấu tổ chức làm việc UBND huyện Lý Nhân Đây quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải công việc.Ngoài phòng phận quan trọng việc quản lý đào tạo nhân quan Mọi việc quan thông qua Văn phòng huyện Phòng phận hậu cần quan, đảm bảo công tác tôt cho lãnh đạo cho quan Chính em xin đưa số đề xuất với quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: - Hiện quan sử dụng hình thức thủ công việc soạn thảo quản lý văn bản, quan nên đầu tư thêm số trang thiết bị đại để quản lý công tác soạn thảo văn quan - Ở phòng chưa có phần mềm quản lý công tác phòng, nên cần trang bị thêm để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng - Cơ quan nên trau dồi kiến thức cho cán phòng hơn, tin học ngoại ngữ, nên đòi hỏi phải thường xuyên cử cán học thêm để nâng cao trình độ lực làm việc cán - Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 33 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng ban chuyên môn - Các cán phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải - Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực, phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Cơ quan thiếu nhiều trang bị, phương tiện để nâng cao công việc cho cán - Do nhu cầu công việc nhiều theo thời gian mà số lượng nhân lực quan lại thiếu, nên quan nên bổ sung thêm nhân lực để hoàn thành tốt công việc - Phòng lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: máy tính, máy hút bụi, máy điều hoà, quạt thông gió Ngoài ra, Lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên rọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu công việc giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu - Cơ quan cần mua săm thêm số trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc cán phòng Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 34 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên tổng hợp báo cáo cá nhân em trình kiến tập UBND huyện Lý Nhân công tác văn phòng thời gian qua Thông qua báo cáo em hy vọng phản ánh tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành UBND huyện từ việc phân tích công tác văn phòng UBND huyện phần giúp UBND huyện Lý Nhân tìm giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Để đất nước ngày phát triển hơn, kể đến công sức hệ trẻ Mỗi sinh viên ý thức trách nhiệm thân với nghiệp đất nước, cách phát huy hết khả năng, lực ham học hỏi nhà trường, sách mà công việc sống hàng ngày Đợt kiến tập giúp em nắm kiến thức thực tế công tác hành nhà nước nói chung Những hoạt động văn phòng nói riêng Qua em thu thập nhiểu kiến thức bổ ích, nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn tạo mối quan hệ với đồng nghiệp quan, kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường Sau đợt kiến tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với truyền dạy kiến thức thực tế UBND huyện Lý Nhân em tự tin bước đường chọn Một lần em xin gửi lời tri ân đến cô Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn kiến tập; thầy, cô giáo môn; thầy cô giáo khoa trang bị cho em kiến thức lý luận để em hoàn thành tốt báo cáo này, sở điều kiện hành trang em bước vào đời Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn tới cán bộ, nhân viên Văn phòng Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 35 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội HĐND - UBND huyện Lý Nhân, đặc biệt cô Nguyễn Thị Quế Anh - người trực tiếp hướng dẫn em suốt thời gian kiến tập vừa qua tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập hoàn thành báo cáo kiến tập Mặc dù có nhiều cố gắng, xong thời gian kiến thức có hạn nên tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Lưu Thị Hồng Nhung Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung 36 ĐH Quản trị Văn phòng K1A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VP HĐND UBND PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN PHÒNG NỘI VỤ PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG GD - ĐT PHÒNG LĐTB XH PHÒNG Y TẾ PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG CÔNG THƯƠN G PHÒNG TC - KH Chú thích: Thể mối quan hệ đạo từ xuống Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A PHÒNG THANH TRA PHÒNG TN - MT PHÒNG NN PTNT Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VĂN HÓA – XÃ HỘI BỘ PHÂN TỔNG HỢP BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ Chú thích: Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG KINH TẾ BỘ PHẬN PHỤC VỤ (HẬU CẦN, NHÀ KHÁCH ) BỘ PHẬN QUẢN TRỊ MẠNG BỘ PHẬN BẢO VỆ Thể mối quan hệ đạo từ xuống Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 SƠ ĐỒ CÁCH BỐ TRÍ, SẮP XẾP CÁC TRANG THIẾT BỊ TRONG MỘT PHÒNG LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 5c 5b Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Quản trị Văn phòng K1A Lớp: ĐH Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1 5a Chú thích: 1.Cửa vào9.Máy tính 2.Bàn tiếp khách10.Điện thoại 3.Bàn làm việc11.Chậu cảnh 4.Ghế ngồi12.Sọt rác a.b.c.Tủ đựng tài liệu Điều hòa Máy in Máy fax Sinh viên: Lưu Thị Hồng Nhung Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1A