Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 LỜI CÁM ƠN. 4 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 6 1. GIỚI THIỆU, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 6 1.1: Thông tin chung về UBND huyện Yên Dũng. 6 1.2. Giới thiệu, quá trình hình thành và phát triển Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 8 1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 9 1.4. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 10 2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 11 2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng. 11 2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 11 2.3. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng. 19 3. TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 25 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư, Lưu trữ của phòng. 25 3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của phòng Nội vụ. 26 3.3. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của phòng. 26 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 29 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của phòng. 37 4. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 38 4.1. Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của phòng. 38 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng (hiện tại). đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 39 4.3. Tìm hiểu công và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của phòng. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 39 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 41 1. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG. 41 2. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM. 42 3: KẾT LUẬN. 44 PHẦN III: PHỤ LỤC NHỮNG VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ CHỨNG MINH. 45 Phụ lục 01. Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyên Yên Dũng. 45 Phụ lục 02. Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng. 46 Phụ lục 03. Bảng thống kê một số loại văn bản Phòng ban hành 03 năm gần đây. 46 Phụ lục 04. Một số văn bản do Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng ban hành. 47 Phụ lục 05. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến. 48 Phụ lục 06. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi. 48 Phụ lục 07. Bảng thống kê số lượng trang thiết bị văn phòng hiện có của Phòng Nội vụ. 49 Phụ lục 08. Sơ đồ hóa một phòng làm việc của chuyên viên Phòng Nội vụ. 50 Phụ lục 09. Đề xuất mô hình làm việc mới. 52
Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .3 LỜI CÁM ƠN PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG GIỚI THIỆU, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 1.1: Thông tin chung UBND huyện Yên Dũng .6 1.2 Giới thiệu, trình hình thành phát triển Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng .8 1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 1.4 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 10 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 11 2.1 Tổ chức hoạt động Phòng 11 2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 11 2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc phòng 19 TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 25 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác Văn thư, Lưu trữ phòng 25 3.2 Mô hình tổ chức Văn thư phòng Nội vụ .26 3.3 Công tác soạn thảo văn ban hành văn phòng .26 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 29 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ phòng .37 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 38 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất phòng 38 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng (hiện tại) đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 39 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.3 Tìm hiểu công thống kê cụ thể tên phần mền sử dụng công tác văn phòng phòng Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 40 PHẦN II KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 41 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 41 ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM 43 3: KẾT LUẬN 45 PHẦN III: PHỤ LỤC NHỮNG VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ CHỨNG MINH 46 Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyên Yên Dũng 46 Phụ lục 02 Sơ đồ tổ chức máy Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 47 Phụ lục 03 Bảng thống kê số loại văn Phòng ban hành 03 năm gần 47 Phụ lục 04 Một số văn Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng ban hành 48 Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn đến 49 Phụ lục 06 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn .49 Phụ lục 07 Bảng thống kê số lượng trang thiết bị văn phòng có Phòng Nội vụ 50 Phụ lục 08 Sơ đồ hóa phòng làm việc chuyên viên Phòng Nội vụ 51 Phụ lục 09 Đề xuất mô hình làm việc 53 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập TỪ VIẾT TẮT Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH TỪ NGỮ CBCCVC Cán bộ, Công chức, Viên chức UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân THCS Trung học sở KNCS Khuyến nông sở DS-KHHGĐ Dân số - Kế hoạch hóa gia đình VTLT Văn thư – Lưu trữ Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CÁM ƠN Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho toàn quan, tổ chức Trong thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa đất nước nay, đòi hỏi hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, xác, đảm bảo hiệu công việc điều kiện kinh tế xã hội Đặc biệt công cải cách hành nhà nước nay, công tác hành văn phòng góp phần quan trọng trình cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý,điều hành công việc quan đơn vị Nhìn nhận yêu cầu thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng Với nhiệm vụ đào tạo cán chuyên công tác văn phòng có đầy đủ trình độ chuyên môn kỹ làm việc hiệu Đáp ứng xã hội đất nước cần Nhằm kết hợp lý luận thực hành cho sinh viên, khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập để sinh viên vận dụng kiến thức học bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Nhận giúp đỡ nhà trường, khoa, đồng thời tiếp nhận Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng, em kiến tập quan từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015 Sau tháng tiến hành khảo sát, kiến tập phòng Nội vụ huyện Yên Dũng em học hỏi nhiều điều bổ ích thấy thân trưởng thành nhiều.Bài báo cáo viết sở nhận thức thân công tác văn phòng, từ lý thuyết chung đến học thực tiễn Từ để hiểu việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho công tác văn phòng nhiệm vụ tất yếu công cải cách hành nhà nước, giúp người Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm công việc văn phòng nâng cao trình độ, giúp cho máy văn phòng quan hoạt động cách đơn giản hiệu Nhìn lại toàn trình kiến tập việc hoàn thành báo cáo, nhận thấy thân có cố gắng, nhiên với kinh nghiệm chưa chuyên sâu, thời gian tìm hiểu thực tế chưa nhiều nên báo cáo không tránh khỏi vấn đề vướng mắc, thiếu sót, em mong nhận đóng góp thầy cô khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội để bào báo cáo em hoàn thiện Lời cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán phòng Nội vụ huyện Yên dũng, đặc biệt anh Nguyễn Văn Hòa Chuyên viên phòng Nội vụ giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập Xin chân thành cảm ơn…! Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG GIỚI THIỆU, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG 1.1: Thông tin chung UBND huyện Yên Dũng 1.1.1: Giới thiệu huyện Yên Dũng Vị trí địa lý: Yên dũng huyên nằm tiểu vùng miền núi trung du tỉnh Bắc Giang bao bọc sông sông Cầu, sông Thương sông Lục Nam Huyện có diện tích tự nhiên 19042 km² bao gồm 17 xã thị trấn Phía Bắc giáp thành phố Bắc Giang, huyện Lạng Giang; phía Đông giáp huyện Lục Lam; phía nam giáp với huyện Quế Võ (Bắc Ninh), huyện Chí Linh (Hải Dương); phía Tây giáp với huyện Việt Yên Trung tâm huyện thị trấn Neo Đơn vị hành chính: Huyện Yên Dũng gồm 19 đơn vị hành trực thuộc, có 19 xã thị trấn Dân số, lao động: Dân số huyện tính đến tháng năm 2012 136,337 người Mật độ dân số 713 người/km² Tỷ lệ tăng dân số trung bình 4,1%/năm, nguồn cung cấp lao động dồi cho phát triển linh tế xã hội huyện Yên Dũng Kinh tế - Xã hội: năm qua, kinh tế huyện có chuyển dịch nhanh mạnh theo hướng tăng tỷ trọng Công nghiệp – Xây dựng, Thương mại – Dịch vụ, giảm tỷ Nông – Lâm Thủy sản Tổng thu ngân sách hàng năn huyện năm qua vượt kế hoạch tỉnh giao; số lượng doanh nghiệp địa bàn ngày tăng; mạng lưới Thương mại – Dịch vụ xây dựng củng cố Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiệm vụ phát triển Kinh tế - Xã hội năm rõ: Huyện tập trung cao cho công tác quản lý, triển khia thực quy hoạch điều chỉnh huyện đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 1.1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động UBND huyện Yên Dũng Ông: Trần Văn Dũng – Chủ tịch UBND huyện yên Dũng người lãnh đạo điều hành công việc UBND huyện Yên Dũng chịu trách nhiệm nhân nhiệm vụ quyền hạn theo quy định tập thể chịu trách nhiệm hành động huyện trước HĐND huyện, UBND tỉnh; Chủ tịch UBND huyện phân công công tác Phó Chủ tịch thành viên UBND huyên, người phân công phải chịu trách nhiệm trước UBND Huyện Ông: Hoàng Văn Đức – Phó Chủ tịch phụ trách khối Đất đau – Kinh tế Ông: Nguyễn Hữu Hưng – Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa – Xã hội Ông: Phan Thế Tuấn – Phó Chủ tịch phụ trách khối Nông nghiệp – Xây dựng 12 Phòng, Ban, Ngành phụ trách điều hành hoạt động UBND huyện có chức sau: Các Phòng, Ban phải sử dụng đúng, đầy đủ quyền hạn để giải vấn đề thuộc chức Phòng, Ban phạm vi huyện, không đùn đẩy lên UBND huyện đùn đẩy cho Ngành khác lên tỉnh Chỉ đề nghị UBND huyện vấn đề thuộc thẩm quyền giải có vấn đề khác 12 phòng ban bao gồm: Văn phòng HDND&UBND; Phòng Nội vụ; Phòng Giáo dục & Đào tạo; Phòng Tài nguyên & Môi trường; Phòng Y tế; Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Lao động Thương binh & Xã hội; Phòng Văn hóa Thông tin; Phòng Tư pháp; Phòng Kinh tế & Hạ tầng; 10 Phòng Nông nghiệp; 11 Phòng Tài – Kế hoạch; 12 Thanh tra huyện * Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện yên Dũng PHỤ LỤC 01 1.2 Giới thiệu, trình hình thành phát triển Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng 1.2.1 Giới thiệu Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng * Tên gọi đầy đủ: Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng * Địa quan: Tiểu khu 5, thị trấn Neo, Yên Dũng, Bắc giang * Số điện thoại: 02403.870244 * Địa Email: phongnoivu_yendung@bacgiang.gov.vn 1.2.2.Tóm lược trình hình thành phát triển Sự phát triển hệ thống quyền huyện, Phòng tổ chức quyền (nay Phòng Nội vụ) thành lập, giữ vai trò quan chuyên môn giúp việc cho UBND huyện Yên Dũng thực chức quản lý nhà nước công tác tổ chức quyền, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức quyền công tác khác địa bàn huyện theo quy định Năm 2004, thực quy định nghị định số 127/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng năm 2004 Chính phủ, Phòng tổ chức quyền huyện đổi tên thành phòng Nội vụ huyện thực chức tham mưu giúp UBND huyện Yên Dũng thực chức quản lý nhà nước Nội vụ Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Từ đến nay, thực quy định Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ, Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng thành lập, sở sát nhập phận làm công tác tôn giáo huyện, Tổ chuyên trách cải cách hành huyện phận làm công tác thi đua khen thưởng thuộc Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Dũng Qua nhiều năm thành lập, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy tên gọi có nhiều thay đổi tùy theo yêu cầu nhiệm vụ thời kỳ nhìn chung, với kết đạt được, Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng khẳng định vai trò, vị trí việc tham mưu, giúp việc cho UBND huyện Yên Dũng công tác tổ chức máy, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, thực chế độ, sách cho đội ngũ CBCCVC thuộc thẩm quyền… với cố gắng, tận tụy, đoàn kết ý thức trách nhiệm tập thể cán bộ, công chức Phòng Nội vụ qua thời kỳ, Phòng Nội vụ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ UBND huyện giao phó 1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng quan chuyên môn trực thuộc UBND Huyện Yên Dũng, chịu lãnh đạo quản lý trực tiếp, toàn diện UBND huyện, đồng thời chịu lãnh đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ theo ngành nghề mặt công tác thuộc phạm vi Sở Nội vụ Tỉnh Bắc Giang phụ trách Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng có chức quan tham mưu, giúp UBND huyện Yên Dũng thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; CBCCVC nhà nước; Hội, tổ chức phi Chính phủ; công tác niên; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, chịu đạo quản lý tổ chức biên chế công tác UBND huyện Yên Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dũng, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ 1.4 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng Phòng Nội vụ Huyện Yên Dũng đến thời điểm có cán biên chế 01 cán trưng tập, tất có trình độ đại học đại học bao gồm: + 01 Trưởng phòng + 03 Phó phòng + 04 Cán thực nhiện vụ chuyên môn + 01 Cán trưng tập *Sơ đồ tổ chức máy Phòng Nội vụ PHỤ LỤC 02 10 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Máy in: phương tiện kết nối với máy tính tạo thuận lợi, nhanh chóng muốn in văn từ máy tính giấy + Máy photo: chức máy in máy photo sử dụng vào số nguyên tắc khác tạo sao, giúp ta tạo loại văn loại khổ giấy khác + Ngoài phòng Nội Vụ huyện Yên Dũng trang bị trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động của quan Tạo môi trường thoải mái thuận lợi làm việc như, hệ thống cửa cách âm, đèn led chiếu sáng, bàn ghế, bình nước tự động nóng lạnh, điều hòa, xanh…các giá tủ đựng hồ sơ, tài liệu… Do Phòng đặt khu nhà xây UBND theo lối kiến trúc đại, mà diện tích phòng làm việc sẽ, thoáng mát, rộng rãi, thoải mái, tiện nghi Các trang thiết bị văn phòng đầu tư gần hoàn toàn đáp ứng nhu cầu làm việc cán văn phòng Tuy Phòng Nội vụ chưa có quy chế, hướng dẫn, quy định cụ thể việc sử dụng trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị giao cho cá nhân văn phòng tự bảo quản sử dụng công việc 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng (hiện tại) đề xuất mô hình văn phòng tối ưu * Sơ đồ hóa cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc chuyên viên PHỤ LỤC 08 * Sơ đồ đề xuất mô hình cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc chuyên viên PHỤ LỤC 09 39 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.3 Tìm hiểu công thống kê cụ thể tên phần mền sử dụng công tác văn phòng phòng Nhận xét bước đầu hiệu mang lại Ngày với phát triển công nghệ thông tin, công nghệ truyền thông giúp cho hoạt động văn phòng trở lên thuận tiện, nhanh chóng Văn phòng hỗ trợ công nghệ thông tin, máy tính kết nối internet phục vụ công tác gửi nhận văn điện tử Việc gửi nhận văn qua hệ thống thông tin điện tử trì đảm bảo quy định, hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí, giảm thời gian gửi nhận văn bản., trang thiết bị đại Thông tin truyền tải qua mạng trực tuyến, qua Email riêng phòng Phần mền Microsoft office đội ngũ cán bộ, chuyên viên phòng sử dụng phổ biến, đem lại hiệu tối ưu hoạt động hàng ngày văn phòng Phòng Nội vụ sử dụng phần mền quản lý văn hồ sơ công việc để áp dụng vào việc gửi nhận văn điện tử Phần mềm kế toán cho cán kế toán Ngoài điều kiện kinh tế, tính chất công việc việc ứng dụng phần mền công tác văn phòng Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng mức độ Một số hoạt động hành thực cách thủ công 40 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN YÊN DŨNG Qua khảo sát thực tế, cá nhân nhận thấy phòng Nội vụ huyện Yên Dũng có ưu điểm nhược điểm công tác văn phòng phòng Nội vụ sau: * Công tác hành văn phòng Ưu điểm: Một không gian thoải mái, thoáng mát, với hệ thống ánh sáng, điều hòa, xanh đầy đủ điều bước chân đến Phòng Nội vụ Mối quan hệ cấp với cấp dưới, chuyên viên với chuyên viên hòa đồng, thân thiện, thoải mái Cán cấp trên, cấp phân công nhiệm vụ cách rõ ràng, cụ thể giúp cho công việc diễn trình tự, cán phòng tận tình với công việc hoàn thành tốt công việc giao Trang thiết bị sử dụng văn phòng đầy đủ, phục vụ tốt cho công việc giải cách nhanh chóng, thuận tiện Phòng có tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán phòng việc cử cán học, đào tạo trường lớp có uy tín nước, trình độ chuyên môn mà giỏi lĩnh vực khác ngoại ngữ, tin học, kỹ giao tiếp… Việc giải vấn đề kiến nghị nhân dân, công tác tiếp dân cán phòng làm tốt và khồn để sảy sai sót, vướng mắc 41 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác tham mưu tổng hợp cho UBND huyện vấn đề liên quan đến công tác hành chính, nhân sự, tổ chức cán bộ… cán phòng thu thập, sử lý cách hiệu để giúp UBND giải hiệu công việc Nhược điểm: Phòng chưa có quy chế, quy định cụ thể việc bảo quản sử dụng trang thiết bị văn phòng * Công tác Văn thư- Lưu trữ Ưu điểm Được quan tâm đạo UBND huyện giành cho công Văn thư – Lưu trữ phòng Nội vụ Cán văn phòng nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Bố trí cán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, chế độ phụ cấp, đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ phòng thực tốt Hệ thống tài liệu điện tử cán làm Văn thư – Lưu trữ phòng sử dụng chuyên nghiệp, có hiệu quả, giúp công việc diễn thuân tiện, nhanh chóng, xác Nhược điểm Công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán văn thư lưu trữ chưa thường xuyên Một số tài liệu chưa phân loại, xếp khoa học Kinh phí dành cho công tác Văn thư - Lưu trữ hàng năm hạn chế 42 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM Qua công tác khảo sát thực tế phòng Nội vụ huyện yên dũng kết hợp với kiến thức học cá nhân xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác hành văn phòng, công tác Văn thư – Lưu trữ phòng Nội vụ sau: * Công tác hành văn phòng Thứ nhất: Với lãnh đạo cấp quan tâm đến công tác văn phòng.tổ chức cho chuyên viên, cán phòng học tập, bồi dưỡng, nâng cao tính chuyên nghiệp giải công việc cho chuyên viên viên phòng; Thứ hai: Thay số trang thiết bị văn phòng cũ; Thứ ba: Chính sách tuyên dương, khen thưởng áp dụng nhiều nâng cao tinh thần làm việc chuyên viên; Thứ năm: Ban hành quy chế, quy định cụ thể công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng phòng Nội vụ Thứ sáu: Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá, hiệu công tác văn phòng * Công tác Văn thư- Lưu trữ Thứ nhất: Với quan cấp trên: thường xuyên tổ chức học tập, trao đổi nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ, mở lớp tập huấn công tác Văn thư - Lưu trữ Quan tâm đến sở vật chất phục vụ cho Văn thư - Lưu trữ; Thứ hai: UBND kết hợp với phòng Nội vụ Ban hành quy chế quy định cụ thể chi tiết công tác Văn thư – Lưu trữ; Thứ ba: Ban hành văn hướng dẫn thực chế độ độc hại cán làm công tác Lưu trữ; Thứ tư: Tiếp tục kiện toàn tổ chức Văn thư - Lưu trữ; 43 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ năm: Áp dụng công nghệ tin học vào phụ vụ công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều nữa, giúp công việc tiến hành nhanh chóng, xác, bí mật, đáp ứng nhu cầu đại ngày cao 44 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3: KẾT LUẬN Nói tóm lại, sau tháng có điều kiện kiến tập, tìm hiểu thực tế Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng cho thân cá nhân sinh viên hiểu rõ công tác Văn phòng, công tác tổ chức thực văn từ công tác soạn thảo ban hành văn bản, đến quy trình quản lý giải văn đi, văn đến Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng nói riêng Văn phòng quan hành nhà nước nói chung Qua thời gian kiến tập giúp ích nhiều cho thân cá nhân sinh viên hiểu rằng, kiến thức lý thuyết học trường lớp, cá nhân cần phải bổ sung cho kiến thức thực tế, kiến thức thực hành nhiều để làm hành trang cho cá nhân sinh viên sau trường không bị lúng túng công việc văn phòng mình, cụ thể công tác tổ chức công việc, công tác kiểm soát tổ chức thực văn bản, công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng văn phòng, quan Bài báo cáo có thiếu sót, thời gian khảo sát thực tế hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến Giảng viên để giúp thân cá nhân sinh viên nâng cao trình độ kiến thức lý thuyết thực hành Cuối xin gửi lời cảm ơn lời chúc sức khỏe đến Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng, cán bộ, công chức Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng tạo điều kiện giúp đỡ cá nhân sinh viên hoàn thành báo cáo kiến tập Xin chân thành cảm ơn…! 45 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC NHỮNG VĂN BẢN, BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ CHỨNG MINH Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND huyên Yên Dũng Văn phòng HĐND&UBND PHÓ CHỦ TỊCH Phòng Nội vụ Phòng GD&ĐT Phòng Y tế Phòng Tài nguyên&Môi trường CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phòng Lao đông Thương binh&Xã hội Phòng Văn Hóa Thông tin Phòng Tư pháp PHÓ CHỦ TỊCH Phòng Kinh tế Phòng Nông nghiệp Phòng Tài – Kế hoạch Thanh tra huyện 46 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ tổ chức máy Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN PHÓ PHÒNG CHUYÊN VIÊN PHÓ PHÒNG CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Phụ lục 03 Bảng thống kê số loại văn Phòng ban hành 03 năm gần STT Tên loại văn Số lượng 2012 2013 2014 Quyết định 02 05 03 Thông báo 02 03 04 Kế hoạch 04 03 05 Công văn 89 112 100 Báo cáo 50 72 54 47 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tờ trình 05 07 28 Phụ lục 04 Một số văn Phòng Nội vụ huyện Yên Dũng ban hành STT SÔ, KÝ HIỆU TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NGÀY THÁNG VĂN BẢN NỘI DUNG BAN HÀNH VĂN BẢN 01 02/TTr-NV Tờ trình việc chấp thuận 10 18/3/2015 nhiệm vụ trọng tâm năm 2015 Thủ trướng quan, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Chủ tịch UBND xã, thị trấn 02 28/NV-TH Công văn việc rà soát, thống 14/5/2015 kê tổ chức hội địa bàn xã, thị trấn 03 06/QĐ-NV Quyết định việc ban hành 31/12/2014 quy chế chi tiêu nội năm 2015 04 13/BC-NV Báo cáo tháng 15/5/2015 48 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Phụ lục 06 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng năm Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu, dấu mức độ khẩn, mật Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát Lưu văn 49 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Bảng thống kê số lượng trang thiết bị văn phòng có Phòng Nội vụ STT Tên gọi Số lượng Máy in 06 Máy tính để bàn 09 Máy photocopy 01 Máy scan 03 Máy điều hòa 06 Quạt trần 06 Điện thoại 02 50 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 Sơ đồ hóa phòng làm việc chuyên viên Phòng Nội vụ * Chú thích: 1; Cửa vào 2a, 2b; Cửa sổ 3; Bàn tiếp khách 4a,b,c,d,e; Ghế ngồi 5a,b; Bàn làm việc 6a,b; Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 7a,b; Máy tính để bàn 8; Máy in 9; Máy scan 10; Máy photo 11a,b Thùng rác 12; Bình chống cháy 13; Bình nước 14a,b;c Chậu xanh 15 Điện thoại 51 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mô hình cũ 6a 10 12 11a 5a a d 4a 5b e b 4b 4c 13 11b 6b 14a 2a 2b 52 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D Báo cáo Kiến tập 13 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 09 Đề xuất mô hình làm việc 4a 4b 12 4c 14a 10 5b 5a d 15 a b 4e 11a 11b 14c 6a 6b 14b 2a 2b 53 Phạm Quang Hướng, Lớp: QTVP – K1D