Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 5 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn 5 1.1. Chức năng 5 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 5 2. Cơ cấu tổ chức Huyện Lục Ngạn. 8 II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ. 9 1. Tổ chức và hoạt động của phòng Nội Vụ huyện Lục Ngạn 9 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Nội Vụ 9 1.1.1. Chức năng 9 1.1.2. Nhiệm vụ 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 13 1.2. Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng từ đó xây dựng bản mô tả công việc phòng Nội Vụ 14 1.3. Thống kê tên các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ban hành 18 2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18 2.1. Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây theo mẫu 18 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản của cơ quan với quy định hiện hành 19 2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan 20 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 20 3.1. Quan sát tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng. 20 3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của phòng Nội vụ. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế, vẽ một sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn. 21 3.2.1. Ưu điểm và nhược điểm của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phònglàm việc của phòng Nội vụ: 22 3.2.2. Cách khắc phục: 22 3.3. Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Lục Ngạn : 23 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 24 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 24 1.1.Ưu điểm 24 1.2. Nhược điểm 25 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 26 KẾT LUẬN 31 PHẦN III. PHỤ LỤC 33
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn .5 1.1 Chức 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .5 Cơ cấu tổ chức Huyện Lục Ngạn II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành phòng Nội vụ Tổ chức hoạt động phòng Nội Vụ huyện Lục Ngạn .9 1.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng Nội Vụ: 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.2 Tìm hiểu việc phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng từ xây dựng mô tả công việc phòng Nội Vụ 14 1.2.1 Số nhân có phòng gồm 07 người: 14 1.2.2 Bản mô tả vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, nhân viên .14 1.3 Thống kê tên văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành .18 Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn quan 18 2.1 Căn vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê hình thức văn số lượng ban hành 10 năm trở lại theo mẫu 18 2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản quan với quy định hành 18 2.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quan .20 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 20 3.1 Quan sát tìm hiểu liệt kê trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng 20 3.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng Nội vụ Nhận xét ưu điểm hạn chế, vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý 21 3.2.1 Ưu điểm nhược điểm cách bố trí, xếp trang thiết bị phònglàm việc phòng Nội vụ: 22 3.2.2 Cách khắc phục: .22 3.3 Tìm hiểu thống kê tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Lục Ngạn : 23 PHẦN II 24 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 24 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập 24 1.1.Ưu điểm .24 1.2 Nhược điểm 25 SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .26 KẾT LUẬN 31 PHẦN III 33 PHỤ LỤC .33 SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt UBND CNH – HĐH Đ/c HĐND QLNN Cụm từ đầy đủ Ủy ban nhân dân Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa Đồng chí Hội đồng nhân dân Quản lý nhà nước SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong tất quan, tổ chức hệ thống trị nước ta (cơ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tể, đơn vị vũ trang nhân dân) có công tác văn phòng Chính văn phòng mắt xích quan trọng thiếu máy tổ chức nhà nước Trong công đổi toàn diện đât nước, với phát triển CNH - HĐH bùng nổ công nghệ thông tin xây dựng văn phòng đại vấn đề cần thiết quan, tổ chức Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm kiến tập quan, tổ chức Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm kết hợp lý luận thực hành Kiến tập ngành nghề xác định môn học điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp Kiến tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệm Đây thời gian cần thiết để rèn luyện cho sinh viên khả giải công việc độc lập dần trở thành người cán văn phòng tốt Thực kế hoạch kiến tập nhà trường, quan tâm tạo điều kiện, hướng dẫn khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn , em kiến tập Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn ngày 11/5/2015 đến hết ngày 07/6/2015 Trong thời gian tháng kiến tập phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn, gặp nhiều khó khăn việc vận dụng kiến thức học vào công việc thực tế Nhưng với kiến thức học trường, phấn đấu thân với giúp đỡ tận tình Trưởng phòng Nội vụ, anh chị chuyên viên phòng Nội vụ em tiến nhiều công việc thực tế, hiểu thêm nhiều điều ngành học SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThầyNguyễn Mạnh Cườnggiảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới cán bộ, chuyên viên UBND huyện Lục Ngạn, anh Nguyễn Tânchuyên viên phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua Đây lần tiếp xúc với công việc thực tế, trình độ lực thân hạn chế, dù cố gắng rât nhiều báo cáo tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, cô giáo anh chị quan toàn thể bạn để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN LỤC NGẠN Lục Ngạn huyện miền núi phía Đông Bắc tỉnh Bắc Giang, có diện tích tự nhiên 101,728km2 với 30 xã, thị trấn, có 12 xã vùng cao, 18 xã, thị trấn miền núi Dân số toàn huyện năm 2012 215.000 người, đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 49%, với 08 dân tộc anh em (Kinh, Tày, Nùng, Sán Chí, Sán Dìu, Hoa, Dao, Cao Lan) sinh sống đan xen 394 thôn bản, khu phố, tạo nên giao thoa văn hoá đặc sắc mà nơi có Những giá trị văn hoá phi vật thể dân tộc lưu giữ gần nguyên vẹn như: trang phục, phong tục, điệu dân ca Sloong hao, Sli, lượn, hát đối… Là vùng đất hình thành phát triển từ sớm, vào năm 1975, ngành khảo cổ phát Lục Ngạn di đồ đá cũ phân bố gò Non Trúc, giáp suối Nghè Mưa, tìm thấy 27 di vật đá cuội gồm công cụ có biên lưỡi theo chiều dọc, công cụ có biên lưỡi theo chiều ngang, công cụ có biên lưỡi vát chữ V, công cụ có biên lưỡi theo hình vòng cung số mảnh tước, thạch đá thuộc thời đại đồ đá cũ Điều chứng tỏ người đến sinh sống mảnh đất từ sớm, nơi hội tụ giá trị lịch sử, văn hóa đa dạng, tiêu biểu văn hóa cộng đồng dân tộc tỉnh Bắc Giang Vùng Lục Ngạn xưa có đường chiến lược từ Đệ tứ chiến khu chạy qua xã Quý Sơn đến Đồng Giao, sang Mịn Con sang Sậy To, Hồ Sen xã Thanh Hải, qua xã Kiên Lao đến Đông Triều- Quảng Ninh dòng sông Lục Nam lịch sử, tạo điều kiện thuận tiện cho việc phát triển kinh tế, văn hóa vùng Huyện Lục Ngạn nơi có bề dày truyền thống lịch sử- văn hóa với 01 di tích lịch sử cấp quốc gia (Đền Hả, Di tích lịch sử, công nhận theo QĐ số 154/QĐ ngày 25/1/1991, thuộc xã Hồng Giang, huyện Lục Ngạn); 40 di tích lịch sử cấp tỉnh Đây vùng đất có nhiều danh lam thắng cảnh tạo nên điểm tham quan du lịch hấp dẫn cho muốn tìm hiểu nguồn lịch sử Đó ải Nội Bàng, ải Xa Lý, với di tích danh lam thắng cảnh đẹp đền Từ Hả (đền Hả), đền Quan Quận, hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần núi Am Vãi- nơi in dấu bàn chân Phật Nơi sản sinh vị anh hùng dân tộc, đóng góp phần không nhỏ kháng chiến chống kẻ thù xâm SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lược từ ngàn xưa Cũng từ truyền thống anh dũng bất khuất chống giặc ngoại xâm ấy, người dân dân tộc sinh sống vùng đất Lục Ngạn lập nên đình, đền, miếu để tưởng nhớ tới chiến công người anh hùng dân tộc chiến đấu độc lập tự cho đất nước, từ Cao Sơn- Quý Minh- vị tướng tài giỏi thời vua Hùng, đến Thân Cảnh Phúc, Vi Hùng Thắng, Trần Hưng Đạo, Yết kiêu, Dã Tượng Đó cụm di tích đền, chùa Hả Hộ xã Hồng Giang, đền Tam Giang xã Mỹ An, đền Chể xã Phượng Sơn, đình Hạ Long xã Giáp Sơn, đình Trại Cống xã Kiên Lao, đình Cống Luộc xã Đèo Gia, đền Khánh Vân thị trấn Chũ Các di tích xếp hạng, đặc biệt đền Từ Hả xã Hồng Giang công nhận di tích lịch sử cấp quốc gia Gắn liền với di tích lễ hội Hội đền Hả tổ chức vào ngày mồng đến tháng giêng hàng năm, hội chùa Khánh Vân từ 18 đến 20 tháng 2, hội đền Tam Giang, hội đền Chể đặc biệt hội hát người dân dân tộc thiểu số dịp đầu xuân SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân Huyện Lục Ngạn 1.1 Chức Chức UBND huyện quy định Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 sửa đổi, bổ sung; Nghị số 51/2001/QHX ngày 25 tháng 12 năm 2001 Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10; Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/03/2003: UBND HĐND huyện Lục Ngạn bầu quan chấp hành HĐND huyện, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn đạo quan Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện; UBND huyện Lục Ngạn phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn luật định, định, thị, lãnh đạo điều hành công tác địa phương kiểm tra việc thi hành văn địa phương UBND huyện Lục Ngạn lãnh đạo công tác ngành thuộc quyền đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp Khi định vấn đề quan trọng địa phương, UBND huyện phải thảo luận tập thể định theo đa số UBND huyện Lục Ngạn chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND trước UBND tỉnh Bắc Giang, chịu lãnh đạo thống UBND tỉnh Bắc Giang Mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác trước HĐND, UBND với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND trước HĐND 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn * Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm đưa HĐND cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Về ngân sách UBND huyện - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn; SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hướng dẫn kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách; - Chỉ đạo kiểm tra quan thuế quan Nhà nước giao nhiệm vụ thu ngân sách địa phương * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy, hải sản - Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai địa phương trình HĐND cấp thông qua trước trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn - Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức việc bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ theo quy định pháp luật; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn huyện * Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với cấp tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Tổ chức phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND tỉnh * Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh việc chấp hành quy SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình * Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ - Tổ chức thực quy định pháp luật - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia như: xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân… - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh * Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm * Trong việc thi hành pháp luật - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật - Tổ chức thực đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập Trong thời gian kiến tập tháng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn em học hỏi nhiều điều, em có hội khảo sát, tìm hiểu công tác văn phòng Được giúp đỡ đạo cán quan thực số nghiệp vụ công tác văn phòng, em hiểu thêm nhiều kiến thức lý thuyết em thực hành tốt Đồng thời tích lũy thêm kinh nghiệm thực tế vô quý báu đặc biệt tập để trở thành cán văn phòng tương lai Sau em xin đưa số nhận xét ưu điểm nhược điểm sau: 1.1.Ưu điểm Công tác văn phòng phòng tốt Công tác soạn thảo ban hành phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn tuân thủ theo quy định Nhà nước quy định quan, lãnh đạo quan tâm đạo nên công tác soạn thảo văn đảm bảo mặt thể thức nội dung thông tin Cơ quan có thống theo mẫu chung theo quy định Thông tư số 01/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tổ chức máy phòng gọn nhẹ, hoàn chỉnh, hợp lý Lãnh đạo điều hành hoạt động văn phòng với phong cách làm việc dân chủ, nội đoàn kết, phát huy hiệu nhiệm vụ đề Cán phòng phát huy tính sáng tạo công việc, không vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách máy móc, chủ động đề xuất phướng hướng, kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề Mối quan hệ cán nhân viên lãnh đạo gần gũi nên tạo không khí làm việc thoải mái Đội ngũ cán phòng Nội vụ người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, lực công tác tốt, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Cán làm công tác văn thư đào tạo đầy đủ nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư Lãnh đạo quan thường xuyên quan tâm đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư như: cử cán văn thư tập huấn thêm nghiệp vụ, SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 24 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định công tác văn thư tỉnh, nâng cao kiến thức cho cán công chức việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin vào quản lý văn Công tác văn thư thực quy trình, nghiệp vụ theo quy định quan, Nhà nước công tác văn thư Lãnh đạo quan quan tâm đến công tác lưu trữ quan, quan bước trang bị phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu phòng như: ghim, kẹp, tủ, giá, cặp, hộp Công tác quản lý văn đi- đến tốt, không xảy thất lạc, nhầm lẫn, sai xót Bảo đảm thông tin nhanh chóng, kịp thời, xác Hệ thống văn nhà nước ngày hoàn thiện, sát với thực tế, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho quan, đơn vị áp dụng giải công việc cách thuận lợi, mang lại hiệu cao Đưa cổng thông tin điện tử vào quản lý văn bản, thực nhận chuyển giao văn qua email đến quan, đơn vị phòng ban chuyên môn thuộc Phòng Nội vụ Các phòng, ban có địa email riêng nhằm thuận tiện cho việc quản lý chuyển giao văn cách nhanh chóng, chuyên nghiệp Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư phục vụ cho quản lý tra cứu tài liệu Cơ sở vật chất phục vụ cho phòng ngày đầy đủ như: Trang thiết bị bảo quản, phương tiện làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin ngày đại Thực tốt quy định văn hóa công sở: Đeo thẻ, làm nghỉ quy định, không sử dụng rượu bia trước làm việc, 1.2 Nhược điểm Trong công tác tuyển dụng cán cần lựa chọn người có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc, môi trường làm việc để tránh tiến hành tuyển dụng phải tiến hành đào tạo lại, gây lãng phí cho quan người lao động Đội ngũ nhân viên văn thư mỏng, chưa có nhiều kinh nghiệm nên chưa thực nghiêm túc quy tắc quản lý văn đến, văn theo quy định pháp luật Việc quản lý văn bản, công tác lưu trữ chưa thống nhất, văn SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 25 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nằm rải rác nhiều phòng ban gây khó khăn cho công tác quản lý tìm kiếm cần thiết Công nghệ thông tin phổ biến áp dụng rộng rãi quan nhà nước, nhiên, lực lượng mỏng hạn chế lực nên việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn nhiều lúng túng, hiệu công việc chưa cao Trang thiết bị phòng chưa đáp ứng nhu cầu thông tin ngày cao xã hội, chưa có trang thiết bị bào quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu Chưa có cán văn thư riêng Vì số cán phòng kiêm nhiệm nên hiệu tham mưu công tác văn thư – lưu trữ nhà nước chưa đem lại hiệu cao Quy trình soạn thảo văn dài dòng, hình thức văn rườm rà, trích yếu nội dụng dài dòng, số văn chưa quy định Việc đăng ký văn đến quan sử dụng phương pháp đăng ký sổ nên thời gian, gây khó khăn cho việc tra tìm văn bản, tài liệu Việc thu thập, bổ sung tài liệu quan chưa khoa học Công tác bảo quản tài liệu hạn chế Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đạt hiệu cao Do khối lượng công việc lớn nên trang thiết bị máy in, phôtô, scan chưa đáp ứng khối lượng công việc Những trang thiết bị làm việc với cường độ cao dẫn tới thường xuyên bị hư hỏng Dấu phòng cán văn thư sử dụng Vậy mà phòng người lại tự ý sử dụng dấu Chưa có biện pháp để khuyến khích cán bộ, nhân viên làm việc hăng say II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian kiến tập tháng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn em học hỏi, tìm hiểu nhiều chuyên môn, nghiệp vụ công việc người cán văn phòng Qua em đưa nhận xét ưu điểm, nhược điểm tồn Thông qua báo cáo em có số đề xuất giải pháp với phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn sau: - Để phát huy ưu điểm phòng cần phải có biện pháp khắc phục hợp lý, khoa học Phòng cần kiểm tra chặt chẽ, sát việc tuyển SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 26 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng cán bộ, việc ban hành văn - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán công nhân viên nói chung nhân viên văn thư nói riêng, mở lớp đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Áp dụng thành thạo công nghệ thông tin vào quản lý lưu trữ văn - Sửa chữa bổ sung thêm sở vật chất kỹ thuật, đầu tư trang thiết bị, máy móc đại như: máy tính điện tử, máy in, máy fax, máy photo, xây kho lưu trữ, giá hộp đựng tài liệu cho phòng văn thư nhằm phục vụ công việc ngày hiệu chất lượng - Phân chia công việc cách thống nhất, tránh chồng chéo, nâng cao nhận thức cán nhân viên dám làm, dám chịu trách nhiệm quyền hạn nhiệm vụ giao - Xây dựng quy chế chặt chẽ, môi trường làm việc nghiêm túc, hiệu quả, phát huy tinh thần học tập làm việc cán công chức - Xây dựng rõ ràng, cụ thể quy chế khen thưởng quy chế đãi ngộ cho cán công chức có lực, có trách nhiệm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Bên cạnh đưa hình thức xử phạt nghiêm túc cán bộ, nhân viên vi phạm quy chế, quy tắc quản lý Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức nhiệm vụ - Hạn chế đến mức tối đa việc lạm phát giấy tờ gây lãng phí cho phòng - Xây dựng ban hành hệ thống quy chế công tác quản lý văn Xây dựng ban hành hệ thống quy chế quản lý văn nhằm đảm bảo chặt chẽ, rõ ràng, khoa học đầy đủ nhằm giúp cho việc tổ chức thực công tác quản lý văn thuận lợi hiệu Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn cần xây dựng quy chế quản lý văn phù hợp với tình hình thực tế tuân thủ theo quy định pháp luật; quy định cách rõ ràng, chặt chẽ yêu cầu, quy trình khâu nghiệp vụ cụ thể, xác định rõ ràng trách nhiệm cá nhân, đơn vị, có chế tài cụ thể, hợp lý nhằm khuyến khích kịp thời xử lý hành vi vi phạm công tác quản lý văn Thường xuyên kiểm tra, rà soát văn hành, bãi bỏ quy chế SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 27 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không phù hợp với thực tế ban hành quy chế đảm bảo yêu cầu thực tiễn Đồng thời hướng dẫn, đạo chuyên môn, nghiệp vụ quản lý cho quan hành cấp xã, thị trấn nhằm thực nhiệm vụ cách đồng toàn huyện -Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng quan, đơn vị cán bô, công chức, viên chức, trực tiếp soạn thảo văn nhân viên văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ để thực theo quy định Nhà nước Triển khai văn quy phạm pháp luật , văn hướng dẫn văn khác có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư Thường xuyên phổ biến cập nhật hóa quy định Nhà nước công tác kiểm soát tổ chức văn - Đào tạo, nâng cao chất lượng công chức quản lý văn Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn cần hoàn thiện công tác quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán công chức Hoàn thiện hệ thống văn pháp luật làm sở pháp lý cho hoạt động đào tạo bồi dưỡng đồng thời phát bất cập để kịp thời sửa chữa hoàn thiện Xây dựng hệ thống chế độ, sách đãi ngộ phù hợp cho cán tích cực tham gia công tác, đặc biệt cán bộ, công chức cấp xã, không ngừng nâng cao trình độ hoạt động quản lý văn nói riêng quản lý nhà nước nói chung Nâng cao nhận thức cán nhân viên văn thư công tác quản lý, giảm bớt ảnh hưởng chế độ quan liêu, bao cấp Đào tạo cán có chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ cao, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, nhạy bén có tinh thần trách nhiệm công việc Đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, động, có nhiệt huyết đồng thời thường xuyên cử cán tham quan học hỏi kinh nghiệm nước quốc tê nhằm nâng cao hiệu quản lý, giải công việc cách hợp lý, khoa học - Đẩy mạnh trình nghiên cứu áp dụng tiến khoa học kỹ thuật SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 28 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa học ngày phát triển lĩnh vực đời sống xã hội nói chung quản lý nói riêng, đặc biệt quản lý văn quan nhà nước Vì vậy, việc áp dụng khoa học công nghệ, thông tin vào quản lý văn điều tất yếu, góp phần nâng cao hiệu quản lý, khắc phục tồn tại, yếu quản lý văn quan nhà nước Việc ứng dụng công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật vào quản lý văn thiếu nhằm đảm bảo cung cấp thông tin cách đầy đủ, kịp thời, nhanh chóng, xác minh bạch góp phần nâng cao hiệu quản lý Đẩy mạnh, khuyến khích hoạt động nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin, sử dụng rộng rãi phần mềm vào quản lý văn bản, tìm kiếm tài liệu, thông tin cách xác, nhanh chóng Là công cụ kiểm tra, kiểm soát trình xử lý công việc, tạo điều kiện để cán lãnh đạo dễ dàng quản lý, kiểm tra, phân công công việc xử lý kịp thời hành vi vi phạm - Hiện đại hóa thiết bị phục vụ công tác quản lý văn đi, văn đến Trong trình hoạt động quan nhà nước nói chung phòng văn thư nói riêng Các thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn vô quan trọng, đặc biệt máy tính điện tử, máy photo, máy in ,các thiết bị kỹ thuật ngày đại công tác quản lý văn mang lại hiệu cao Với nhu cầu phát triển xã hội, yêu cầu công việc ngày thực trạng thiết bị làm việc phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn đòi hỏi cần phải đẩy nhanh trình đại hóa thiết bị phục vụ công tác quản lý Thực công tác thường xuyên tu sửa, sửa chữa thiết bị kỹ thuật, trang bị máy móc đại góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý Nâng cao chất lượng môi trường làm việc, trang bị đồ dùng, tiện nghi đầy đủ, phù hợp đảm bảo tâm lý thoải mái cho cán nhân viên cống hiến phát huy hết khả công việc - Xây dựng hợp lý quy chế thi đua, khen thưởng Để nâng cao trách nhiệm khuyến khích cán công chức hoàn thành tốt công việc giao, phòng Nội vụ cần xây dựng hệ thống quy chế khen thưởng cách hợp lý Thực khen thưởng cho cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 29 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm vụ ngược lại, đưa biện pháp xử lý nghiêm minh hành vi vi phạm, chống đối, không hoàn thành nhiệm vụ cấp giao phó Công tác thi đua, khen thưởng nội dung quan trọng hoạt động công tác Đảng, công tác Chính trị trì tất quan, đơn vị.Việc bình xét khen thưởng diễn công khai, minh bạch, dân chủ tiến hành thường xuyên, qua động viên kịp thời tập thể, cá nhân vươn lên lao động, học tập, công tác thúc đẩy họ tiếp tục phấn đấu cao SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 30 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau gần tháng kiến tập UBND huyện Lục Ngạn , thời gian không ngắn không dài sinh viên năm thứ hai em Nhưng quan, em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động phòng Nội vụ nói riêng Qua em tiếp xúc thực tế với công việc thật, với chuyên môn thật quan nhà nước, trực tiếp tham gia vào công việc quan Tại quan em học hỏi nhiều kiến thức tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu chú, anh chị quan hướng dẫn tận tình Nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp quan, có kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường nhận thức rõ ràng vai trò công tác văn phòng quan Là sinh viên trường, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức trường cần phải trải qua trình thực tiễn công việc để có đủ lực làm tốt công việc tương lai Sau đợt kiến tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với hướng dẫn, góp ý, bảo nhiệt tình cán bộ, chuyên viênphòng Nội Vụ UBND huyện Lục Ngạn , em tự tin bước đường chọn Qua em xin cảm ơn khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ tập thểđội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường- giáo viên hướng dẫn kiến tập nói riêng truyền đạt cho em kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề báo cáo Đồng thời em gửi lời cảm ơn tới phòng Nội vụ UBND huyện Lục Ngạn cho em kiến tập thực tế quan học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học trường, em xin chân thành cảm ơn Nguyễn Tân- chuyên viên SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 31 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng Nội vụ trực tiếp nhiệt tình dạy giúp đỡ em thời gian kiến tập vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết nhiều hạn chế lần đầu em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên em không tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Lục Ngạn, ngày 09 tháng 06 năm 2014 Sinh viên Bùi Quang Khoa SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 32 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 33 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01:SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LỤC NGẠN HĐND huyện UBND huyện Chủ tịch UBND huyện Trần Quang Tấn Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phụ trách khối Phụ trách khối Kinh tế - Tổng hợp Phụ trách khối Xây dựng Văn hóa - Xã hội Lâm Văn Mật Phòng Thanh tra Phòng Giáo dục & Đào tạo Phòng Tài -Kế toán Phòng Kinh tế Hạ tầng Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng Y tế Phòng Văn hóa & Thông tin Phòng Tài nguyên & Môi trường Phòng Lao động TB & XH SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Văn phòng HĐND & UBND Phòng Tư pháp Phòng Dân tộc 34 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02:SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỤC NGẠN: TRƯỞNG PHÒNG Bùi Văn Hiền (Phụ trách chung) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Giáp Thị Minh Trâm (Phụ trách công tác cán bộ, viên chức khối giáo dục) Chuyên viên Nguyễn Tân (Phụ trách theo dõi công chức xã, công tác niên) Chuyên viên Bùi Quang Hậu (Phụ trách quản lý cán bộ, viên chức khối giáo dục) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Văn Khuông (Phụ trách công tác xây dựng quyền sở, tôn giáo) Chuyên viên Trương Văn Lợi (Phụ trách theo dõi công chức, viên chức phòng ban) SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A Chuyên viên Phi Thị Minh Trang (Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; thi đua khen thưởng) 35 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03:Một số Văn UBND huyện Lục Ngạn ban hành Danh mục văn bản: S STT Số, kí hiệu văn 03/2014/QĐ-UBND Tên loại trích yếu nội dung Quyết định ban hành Quy chế văn thư, lưu Ngày tháng văn 08/09/2014 trữ địa bàn huyện SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 36 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04:Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Trưởng phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn: 2 Chú thích: Cửa vào Điện thoại Bàn, ghế tiếp khách Máy tính Tủ lạnh Máy in Bàn làm việc Khay đựng tài liệu Bàn làm việc cá nhân Đồng hồ Tủ đựng hồ sơ tài liệu SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 37 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Đề xuất mô hình văn phòng cho Trưởng phòng Nội vụ: Chú thích: Cửa vào Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Bàn ghế tiếp khách Điều hòa Cây xanh Điện thoại Tủ lạnh Máy tính; Lọ hoa Bàn làm việc Máy in; Đồng hồ Tủ đựng đồ cá nhân Khay đựng tài liệu SINH VIÊN : BÙI QUANG KHOA- LỚP:CĐQTVPK13A 38