Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 3 1.Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội của Tỉnh Cao Bằng. 3 1.1. Tình hình kinh tế 3 1.2. Tình hình văn hóa xã hội 3 2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 4 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 7 4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 9 4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 9 4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 11 5. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 17 5.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 17 5.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18 5.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18 5.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 18 5.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 19 5.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Hội Nông dân Tỉnh Cao Bằng 23 5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 24 5.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 24 5.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 25 5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 28 6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 30 6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 30 6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình mới tối ưu. 33 6.3.Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 34 7. Kết quả thực hiện một số kỹ năng nghề 36 8. Đánh giá, nhận xét chung: 36 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 1. Nhận xét, đánh giá chung những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng. 37 1.1 Ưu điểm: 37 1.2 Nhược điểm: 38 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 38 3. Kết luận: về quá trình thực tế 39 3.1 Thuận lợi: 39 3.2 Khó khăn: 40 3.3 Những kinh nghiệm tích lũy được: 40 KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 Phần III : PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC Phần III : PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG 1.Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội Tỉnh Cao Bằng .3 1.1.Tình hình kinh tế 1.2.Tình hình văn hóa- xã hội 2.Lịch sử hình thành phát triển Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng .9 4.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 4.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 4.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 11 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức: 17 5.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ quan 17 5.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 17 5.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .18 5.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan 18 5.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức 18 5.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí Hội Nông dân Tỉnh Cao Bằng 23 5.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 24 5.4.1.Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến (phụ lục 03,04) 24 5.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan 25 5.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức .28 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 30 6.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị, sở vật chất văn phòng .30 6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng - Đề xuất mô hình tối ưu 32 6.3.Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan 32 Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Kết thực số kỹ nghề 34 Đánh giá, nhận xét chung: .35 Phần II 36 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 36 1.1 Ưu điểm: .36 1.2 Nhược điểm: 37 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 37 Kết luận: trình thực tế .38 3.1 Thuận lợi: 38 3.2 Khó khăn: 39 3.3 Những kinh nghiệm tích lũy được: 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 Phần III : PHỤ LỤC Phần III : PHỤ LỤC Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn xã hội đáp ứng Nhà trường, năm 2012, Bộ trưởng Bộ Nội Vụ Quyết định số 608/QĐ-BNV ngày 26/7/2012 cho phép Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo bậc đại học quy khóa 20122016 nghành Quản trị văn phòng Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: Lấy lý luận làm điểm tựa sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng thực kế hoạch kiến tập ngành Quản trị văn phòng khóa quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức người quản trị viên, hội để sinh viên đúc kết kinh nghiệm cho trình thực tập công việc sau Với thời gian thực tế 04 tuần ( ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015) Trong thời gian kiến tập ngắn giúp đỡ Giáo viên Hướng dẫn Cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Em bước đầu thực hành công tác văn phòng việc đơn giản soạn thảo, in ấn, xếp tài liệu…Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Qua cho em gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Bạch – Chánh văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Cô Bạch giúp đỡ em nhiệt tình thời gian em kiến tập văn phòng Hội Ngoài cho em cảm ơn tới chuyên viên công tác nơi kiến tập em làm việc hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn.Và báo cáo không hoàn thành tốt giúp đỡ cô Lâm Thu Hằng Phó trưởng Bộ môn Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tụy truyền dạy kiến thức cho em thời gian qua để em hoàn thành tốt trình thực tế Vì lần em tập làm nhân viên văn phòng nên nhiều bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức hạn chế nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế, sai sót Em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến cô chú, anh chị văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng thầy cô giáo trường Đại Học Nội vụ Hà Nội để báo cáo kiến tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Cao Bằng, ngày 02 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Huệ Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH CAO BẰNG Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội Tỉnh Cao Bằng Cao Bằng tỉnh nằm phía Đông Bắc Việt Nam Hai mặt Bắc Đông Bắc giáp với tỉnh Quảng Tây (Trung Quốc), với đường biên giới dài 333.403 km Phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang Hà Giang Phía nam giáp tỉnh Bắc Kạn Lạng Sơn Theo chiều Bắc- Nam 80 km, từ 23°07'12" - 22°21'21" vĩ bắc (tính từ xã Trọng Con huyện Thạch An đến xã Đức Hạnh, huyện Bảo Lâm) Theo chiều đông- tây 170 km, từ 105°16'15" - 106°50'25" kinh đông (tính từ xã Quảng Lâm, huyện Bảo Lâm đến xã Lý Quốc, huyện Hạ Lang) Tỉnh Cao Bằng có diện tích đất tự nhiên 6.690,72 km², cao nguyên đá vôi xen lẫn núi đất, có độ cao trung bình 200 m, vùng sát biên có độ cao từ 600- 1.300 m so với mặt nước biển Núi non trùng điệp Rừng núi chiếm 90% diện tích toàn tỉnh Từ hình thành nên vùng rõ rệt: Miền đông có nhiều núi đá, miền tây núi đất xen núi đá, miền tây nam phần lớn núi đất có nhiều rừng rậm 1.1 Tình hình kinh tế Trong năm 2014, tiêu KT-XH chủ yếu Cao Bằng đạt Theo đó, GRDP(tính theo phương pháp mới) ước tăng 5,8%, đó: Nông, lâm, ngư nghiệp 3,1%; công nghiệp-xây dựng 6,1%, dịch vụ 6,9% Tổng sản lượng lương thực có hạt ước đạt 250.000 tấn; giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 34 triệu đồng/ha Tổng thu ngân sách ước đạt 1.127 tỷ đồng, đạt 102,4% 1.2 Tình hình văn hóa- xã hội Cao Bằng vùng đất có truyền thống cách mạng lâu đời, nơi cội nguồn cách mạng Việt Nam Tiêu biểu khu di tích lịch sử cách mạng Pác Bó, thuộc xã Trường Hà huyện Hà Quảng Nơi chủ tịch Hồ Chí Minh dặt chân nước, sống làm việc, lãnh đạo cách mạng Việt Nam giành độc lập cho dân tộc từ năm 1941 đến 1945 Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khu di tích Kim Đồng xây dựng gồm có mộ anh Kim Đồng tượng đài khang trang chân rặng núi đá cao đồ sộ, Khu di tích lịch sử Trần Hưng Đạo, Thành Bản phủ nhà Mạc Cao Bằng Cao Bằng có 95 % dân số người dân tộc thiểu số, có dân tộc chủ yếu: Tày - Nùng - Mông - Dao - Kinh - Lô lô - Sán - Hoa Mỗi dân tộc có lịch sử phát triển riêng, có hoạt động văn hoá đặc thù, phong tục tập quán riêng biệt tạo nên tranh phong phú văn hoá dân tộc Các lễ hội dân gian truyền thống Cao Bằng chủ yếu quy mô cấp làng, xã mang đậm nét văn hoá dân tộc lưu giữ Tiêu biểu Lễ hội Lồng tồng, Hội chợ xuân, Lễ hội Pháo hoa, lễ hội Nàng hai … Ngoài lễ hội vốn tồn từ lâu đời địa phương, số lễ hội khôi phục năm gần góp phần bảo tồn sắc văn hoá lễ hội tảng truyền thống văn hoá dân tộc, như: Hội thi bò đẹp, Hội chọi bò (Bảo Lâm, Hà Quảng), Lễ hội văn hoá thị trấn Tà Lùng (Phục Hoà), lễ hội du lịch vùng biên giới (Trùng Khánh) Các lễ hội tổ chức theo nghi lễ truyền thống khôi phục dần trò chơi dân gian tung còn, đánh yến, bắn nỏ, đẩy gậy, kết hợp hoạt động văn hoá, thể thao bóng đá, bóng chuyền, cầu lông, văn nghệ quần chúng… đồng thời loại trừ tượng tiêu cực đánh bạc, mê tín dị doan Lễ hội môi trường bảo tồn nghệ thuật truyền thống, thông qua giá trị văn hoá truyền thống, điệu dân ca dân tộc hát Then, Sli lượn, Phong slư, Dá hai, Hà lều… giữ gìn, phát triển Có thể nói, việc bảo tồn, trì phát triển giá tích cực lễ hội sở tảng, góp phần phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội địa phương Lịch sử hình thành phát triển Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng có trụ sở số 051, Phố hồng Việt, Phường hợp Giang, Thành phố Cao Bằng Nông dân ta giàu lòng yêu nước nhiệt tình cách mạng, chịu đựng gian khổ, hy sinh, lao động cần cù, sáng tạo, đội quân chủ lực lịch sử đấu tranh lâu dài Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội dựng nước giữ nước Các hệ nông dân kiên trì khắc phục thiên tai, giữ vững phát triển sản xuất, đảm bảo sống cộng đồng dân tộc; đồng thời đấu tranh kiên cường chống áp bức, bóc lột thực dân, phong kiến để giành độc lập, tự do, xây dựng bảo vệ Tổ quốc giải phóng thân Cùng với phong trào nước, tỉnh Cao Bằng từ năm 1924 - 1927 “ Hội đánh tây” xuất châu, phủ: Hoà An, Hà Quảng đồng chí Hoàng Đình Giong tổ chức nhằm tăng cường lực lượng sức mạnh cách mạng Đứng trước tình cần phải có tổ chức Hội để lãnh đạo phong trào nông dân nước tiếp thu đường lối cách mạng thông qua tổ chức Việt Nam niên cách mạng đồng chí Hội, tiếp tục thúc đẩy phong trào cách mạng phát triển Thực chủ trương Đảng, Đảng Cao Bằng tập hợp nông dân đấu tranh cách mạng chống xâm lược Năm 1933 Nông hội đỏ xuất huyện Hoà An sau lan sang huyện Hà Quảng, Nguyên Bình Từ thành lập đến Hội nông dân tỉnh Cao Bằng trải qua kì Đại Hội, cụ thể là: Tỉnh Cao Bằng tổ chức Đại hội Hội liên hiệp nông dân tập thể lần thứ từ ngày 26 - 28/11/1984 KM quốc lộ Đại hội tiến hành kiểm điểm việc làm được, hạn chế tồn thực nhiệm vụ Hội Nghị nhiệm vụ công tác Hội Tháng 8/1987 đại hội Hội Liên hiệp Nông dân tập thể tỉnh Cao Bằng lần thứ II triệu tập, đại hội có 194 đại biểu đại diện cho 40 vạn nông dân đến dự Đại hội tiến hành kiểm điểm đánh giá mặt công tác làm tốt, mặt tồn nhiệm kỳ trước; đề Nghị phương hướng nhiệm vụ cho năm 1987 – 1990 Trong ngày từ ngày 22 - 24/12/1992, Đại hội đại biểu nông dân tỉnh Cao Bằng lần thứ III tổ chức Thị xã Cao Bằng, Đại hội kiểm điểm đánh giá lại mặt công tác đạt hạn chế tồn nhiệm kỳ 1987 - 1992 đề phương hướng, nhiệm vụ Hội nông dân tỉnh Cao Bằng nhiệm kỳ 1992 – 1997 Đại hội đại biểu lần thứ IV Hội nông dân tỉnh Cao Bằng tiến hành từ ngày 21 - 23/5/1998- Thị xã Cao Bằng Đại hội đánh giá mặt công tác Hội phong trào nông dân giai đoạn 1992 - 1997; đề phương hướng nhiệm vụ Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Hội nhiệm kỳ 1998 - 2003 với nhiệm vụ: động viên tầng lớp nông dân sức thi đua lao động sản xuất, thực hành tiết kiệm, xoá đói giảm nghèo làm giàu đáng, xây dựng nông thôn thực công nghiệp hoá, đại hoá nông nghiệp nông thôn Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh; đổi nội dung phương thức hoạt động, phát huy vai trò đại diện giai cấp nông dân, tham gia xây dựng Đảng, quản lý Nhà nước, quản lý xã hội Đại hội đại biểu Hội nông dân tỉnh Cao Bằng lần thứ V tổ chức từ ngày 27 - 29/5/2003 Thị xã Cao Bằng Đại hội tiến hành kiểm điểm lại nhiệm vụ Hội phong trào nông dân toàn tỉnh nhiệm kỳ 1998 - 2003; đề phương hướng nhiệm vụ Hội nhiệm kỳ 2003 – 2008 Đại hội đại biểu Hội nông dân Tỉnh Cao Bằng lần thứ VI ( nhiệm kỳ 2008 -2013) tiến hành từ ngày 27 - 28/6/2008 thông qua tiêu phấn đấu: 100% cán Hội cấp 95% hội viên học tập Chỉ thị, Nghị Hội sách có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn; Chú trọng nâng cao chất lượng cán bộ, hội viên, phát triển hội viên tỷ lệ hội viên đạt từ 95- 98% so với số hộ nông dân; 70-75% sở ( xã, phường, thị trấn); 60-70% Chi hội đạt vững mạnh; 100% sở có quỹ Hội từ 500.000,đ - 1.000.000,đ trở lên; 100% Chi hội có quỹ từ 300.000,đ - 500.000,đ trở lên; 100% sở Hội có báo nông thôn ngày tin nội Hội; Hàng năm có 80% số hộ nông dân đăng ký phấn đấu 60% số hộ đăng ký đạt danh hiệu sản xuất, kinh doanh giỏi cấp; 80% số hộ đăng ký thi đua 65% số hộ đăng ký đạt tiêu chuẩn " Gia đình văn hoá"; 100% cán chủ chốt cấp Hội bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ công tác Hội; Chủ động phối hợp với ngành chức tổ chức đào tạo, dạy nghề cho 5.000 cán bộ, hội viên nông dân trở lên/ nhiệm kỳ; Chủ động phối hợp với ngành, cấp đẩy mạnh xây dựng Quỹ hỗ trợ nông dân, tạo nguồn lực hỗ trợ hội viên nông dân phát triển kinh tế; Hội trực tiếp giúp đỡ, xoá nghèo cho 10.000 hộ hội viên nông dân Bên cạnh thành tựu mà Hội nông dân cấp đạt năm qua, đứng trước thách thức thời kỳ chống phá lực thù địch Đảng nhân dân ta gây chia rẽ khối đại đoàn kết dân tộc, Việc gia nhập tổ chức kinh tế giới (WTO) đưa đến Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội với hội hội nhập toàn cầu khó khăn thách thức mà hội viên nông dân cần phải có nhiều cố gắng phấn đấu thực tốt vượt qua như: đẩy mạnh công tác tuyên truyền giáo dục trị tư tưởng, xây dựng Hội ngày vững mạnh, đầu quân vào Khoa học, công nghệ mới; phải làm tốt việc liên doanh, liên kết Nhà, đẩy nhanh chuyển dịch cấu kinh tế nông nghiệp theo hướng CNH - HĐH; Đầu tư công nghiệp đại từ sản xuất đến chế biến sản phẩm để tạo sản phẩm ngày tốt hơn, hoà nhập với thị trường vùng, nước hội nhập khu vực, quốc tế Chúng ta cần phải xây dựng thương hiệu, đặc biệt sản xuất lớn để hỗ trợ chế biến tiêu thụ đủ sức cạnh tranh Có thể nói, thực công đổi mới, xây dựng đất nước Đảng khởi xướng lãnh đạo Giai cấp nông dân Việt Nam nói chung, tỉnh nói riêng tiếp tục phát huy tốt truyền thống yêu nước, động, sáng tạo lao động đẩy mạnh phong trào thi đua nông dân, với giai cấp công nhân, đội ngũ trí thức tạo nên bước tiến thần kỳ sản xuất nông nghiệp đưa nước ta trở thành nước đứng hàng đầu giới xuất nông sản: Gạo, cao su, cà phê, thuỷ sản Bước vào thời kỳ CNH - HĐH nông nghiệp, nông thôn, Hội nông dân Việt Nam xứng đáng lực lượng trung tâm, nòng cốt cho phong trào nông dân xây dựng nông thôn mới; nâng cao vai trò đại diện cho giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, quyền sạch, vững mạnh mục tiêu "dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh" Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Hội Nông dân Việt Nam có hệ thống tổ chức máy độc lập, hoàn chỉnh gồm cấp từ Trung ương -> Tỉnh -> huyện-> sở theo đơn vị hành Nhà nước, Hệ thống tổ chức Hội có 64 tỉnh, thành phố, 636 huyện, thị xã, 10.223 xã, phường, thị trấn, 93.450 thôn ấp, bản, làng có Hội nông dân với triệu hội viên, chiếm 70% so với số hộ nông nghiệp; Là thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; nằm có vị trí quan trọng hệ thống Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trị xã hội chủ nghĩa chế Đảng lãnh đạo, nhân dân làm chủ, Nhà nước quản lý; chịu lãnh đạo trực tiếp Đảng Cộng sản Việt Nam Hội nông dân Tỉnh Cao Bằng cấu tổ chức gồm cấp tỉnh, cấp huyện (thành phố), cấp sở, cấp Chi hội Hội Nông dân tỉnh có trụ sở làm việc số 051, Phố Hồng Việt, Phường Hợp Giang, Thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng * Chức Hội Nông dân: Một là: Tập hợp, vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ, lực mặt Hai là: Đại diện giai cấp nông dân tham gia xây dựng Đảng, Nhà nước khối đại đoàn kết toàn dân tộc Ba là: Chăm lo, bảo vệ quyền lợi ích đáng, hợp pháp nông dân; tổ chức hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ nông dân sản xuất, kinh doanh đời sống * Nhiệm vụ Hội nông dân: Một là: Tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, hội viên, nông dân hiểu biết đường lối, chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; Nghị quyết, thị Hội; khơi dậy phát huy truyền thống yêu nước, ý chí cách mạng, tinh thần tự lực tự cường, lao động sáng tạo nông dân thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa Tổ chức học tập nâng cao trình độ nâng cao trình độ khoa học - kỹ thuật nghề nghiệp sản xuất, kinh doanh cho hội viên, nông dân; nghiệp vụ công tác Hội cho cán Hội Hai là: Vận động, tập hợp làm nòng cốt tổ chức phong trào nông dân phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh, xây dựng nông thôn Ba là: Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần hội viên, nông dân Trực tiếp thực phối hợp thực số chương trình, đề án phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội nông thôn; hướng dẫn phát triển hình thức kinh tế tập thể nông nghiệp, nông thôn Tổ chức hoạt động dịch vụ, tư vấn, hỗ trợ, dạy nghề, khoa học công nghệ giúp nông dân phát triển sản xuất, nâng cao đời sống, bảo vệ môi trường Bốn là: Đoàn kết, tập hợp đồng đảo nông dân vào tổ chức Hội, phát triển nâng cao chất lượng hội viên Xây dựng tổ chức Hội vững mạnh mặt; đào tạo, bồi Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội •Tuân thủ Quyết định 19/2006/QĐ-BTC chế độ kế toán hành nghiệp Thông tư 103/2005/TT-BTC tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán •Cập nhật Nghị định 43/2006/NĐ-CP nghị định 130/2005/NĐ-CP quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm kinh phí Phần mềm tiết kiệm thời gian cho người kế toán hoạt động tốt máy tính cá nhân mạng nội bộ, giúp nhiều ngưới sử dụng làm liệu kế toán Tài quan quản lý tập trung giúp thủ trưởng đơn vị nắm hoạt động tài thời điểm *Phần mềm EOFFICE Giúp cho việc xử lý văn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm, tạo phong cách làm việc hiệu quả; Giúp lãnh đạo quan kiểm soát hồ sơ, thời gian, hạn xử lý hồ sơ…là công cụ để kiểm tra, giám sát trình thực thi công việc cách nhanh chóng, hiệu Tuy nhiên, số cán chưa sử dụng thành thạo phần mềm, chưa khai thác tối đa hiệu trình sử dụng *Trang thông tin điện tử (www.hoinongdan.caobang.gov.vn) Là kênh thông tin kết nối quan với người dân cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian tiếp xúc quan với người dân, cung cấp thông tin sở mình, truyền tải nội dung để người dân làm theo Tổng lượt truy cập tới thời điểm 313 695 lượt Tuy nhiên trang thông tin Hội chưa đến với người dân vùng sâu vùng xa chưa có điện mạng internet nên việc tuyên truyền, vận động người dân gặp nhiều khó khăn Kết thực số kỹ nghề Quan thời gian tiếp xúc thực tế với hướng dẫn tận tình cô văn phòng giúp cho em có học bổ ích cho thân biết thêm nghiệp vụ mới, như: Biết thêm công dụng cách sử dụng số trang thiết bị văn phòng văn phòng như: Sử dụng máy in, máy photocopy, máy scan… Được thực hành Sắp xếp văn bản, tài liệu, vậ dụng văn phòng cách khoa học, hợp lý Học hỏi thêm kỹ giao tiếp công sở Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 34 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần nắm số công việc chuyên môn quản trị viên, lãnh đạo Biết công việc đặc trưng văn phòng Hội Nông dân tỉnh Đánh giá, nhận xét chung: Trong thời gian kiến tập quan em tự nhận xét sau: Nghiêm túc chấp hành nội quy quan phân công nhiệm vụ Văn phòng Hội Nông dân tỉnh, tích cực học hỏi kỹ nghành nghề, hoàn thành tốt công việc giao Có thái độ tốt, lễ phép, kính nhường dưới, vui vẻ hòa đồng với người Văn phòng, quan Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 35 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng thực công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Hội Nông dân Việt Nam Lãnh đạo quản lý, lãnh đạo, điều hành tốt quan, tổ chức, đơn vị mình, có trợ thủ đắc lực phận Văn phòng Đây phận quan trong hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong thời gian kiến tập Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng, quan sát công việc, em xin đưa số nhận xét đánh giá chung công tác hành văn phòng Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng sau: 1.1 Ưu điểm: - Văn phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho chức vụ cá nhân để thực theo thẩm quyền theo quy định Có văn để quản lý công tác lưu trữ, ứng dụng phần mềm EOFFICE trang thông tin điện tử để truyền tải thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian giải công việc - Nhìn chung công tác hành văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng hoàn thành chức tham mưu, tổng hợp giúp việc, hậu cần cho hoạt động Hội - Bộ phận Văn phòng thực nghiêm túc làm tốt công tác lập kế hoạch Trong trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phòng lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo văn phòng đề cao vai trò, trách nhiệm mình, thường xuyên xem xét, theo dõi, kiểm tra để giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối, chủ trương quan nhà nước cấp Mọi chương trình, kế hoạch thông báo cho lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin để có điều chỉnh công việc cho phù hợp Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 36 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Quy trình soạn thảo văn bản, hoạt động tiếp nhận xử lý thông tin văn phận Văn phòng thực theo quy định nhà nước - Những văn đến, quan thuộc phạm vi bí mật quan nhà nước đảm bảo bí mật 1.2 Nhược điểm: - Do điều kiện sở vật chất chật hẹp nên nhiều cán chưa có nơi làm việc thích hợp ,trưởng ban chung phòng với nhân viên ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hiệu công việc - Chưa có phòng lưu trữ tài liệu quan theo quy định, tài liệu xếp chưa hợp lý, để phân tán, khó khăn cho việc tra cứu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn - Có số vị trí việc làm chưa bố trí đầy đủ, bố trí chưa việc với cấp chuyên môn - Quy trình quản lý văn đi, đến thực theo quy trình EOFFICE số cán công chức chưa sử dụng thành thạo, chưa khai thác tối đa hiệu Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian kiến tập Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng, em thấy Văn phòng có vị trí quan trọng cấu tổ chức Hội Qua quan sát tìm hiểu rút ưu điểm nhược điểm kể em xin có số kiến nghị với quan sau: - Thứ nhất: Việc phân công công việc cho cán bộ, công chức phải người, việc, lực, sở trường, cấp theo yêu cầu; không ngừng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học cao học, trau dồi kiến thức, đạo đức nghề nghiệp, trị - Thứ hai: Văn phòng cần nâng cao chất lượng hiệu công việc cách sử dung đại hóa phương tiện làm việc như: mua sắm thêm phần mềm Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 37 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội quản lý chuyên dụng, trang bị đầy đủ loại máy móc, trang thiết bị văn phòng đảm bảo phục vụ công tác - Thứ ba: Cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ, công chức, sử dụng nguồn ánh sáng tự nhiên với nguồn ánh sáng nhân tạo, để tạo hài hòa với thiên nhiên Hiện xu Văn phòng đại, Office green (văn phòng xanh) quan, tổ chức áp dụng nhằm tạo môi trường làm việc thân thiện, tiết kiệm nguồn lượng, nâng cao hiệu công việc tính sáng tạo người tổ chức - Thứ tư: Cần bố trí 01 phòng lưu trữ tài liệu theo quy định công tác lưu trữ, đảm bảo phục vụ lãnh đạo cán bộ, công chức tra cứu văn Kết luận: trình thực tế Đợt kiến tập giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế hành công quan Qua em học hỏi số kiến thức nghiệp vụ Quan thời gian kiến tập giúp em có nhìn tổng quát công tác hành quan tổ chức trị- xã hội Mặc dù thời gian đầu, em có gặp rắc rối trình tiếp cận với môi trường làm việc văn phòng, bảo nhiệt tình cán hướng dẫn với tinh thần ham học hỏi mình, em bước đầu thích ứng môi trường làm việc nơi Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu sở thực tế giúp em phần hình dung cách làm việc văn phòng thực thụ nào, để từ giúp định hướng tốt công việc chuyên môn sau 3.1 Thuận lợi: Có quan tâm, giám sát cán hướng dẫn, quan tâm tạo điều kiện tốt cán bộ, nhân viên nơi kiến tập, cộng với dẫn nhiệt tình hỗ trợ tập thể quan Hội nói chung văn phòng nói riêng Có giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm bạn lớp, nghành Văn phòng Hội tạo điều kiện thuận lợi cho em trình viết báo cáo kiến tập, tích cực hợp tác với nhà trường để giúp em hoàn tất trình kiến tập Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 38 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Môi trường làm việc cởi mở, than thiện văn phòng phần giúp em thấy thỏa mái công tác nghiên cứu, học tập 3.2 Khó khăn: Vì lần tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế nên không tránh khỏi thiếu xót hạn chế như: Chưa nắm bắt hết quy trình làm việc văn phòng thực tế; Bỡ ngỡ với môi trường làm việc mới; Một số nghiệp vụ hành học lớp chưa áp dụng; Vẫn chênh lệch lý thuyết thực tiễn 3.3 Những kinh nghiệm tích lũy được: Qua trình quan sát để làm quen với công việc văn phòng ngày em phân công số công việc chuyên viên văn phòng Việc thực hành hoạt động giúp em vận dụng lý thuyết học trường vào công việc thực tế văn phòng, điều giúp em học hỏi them nhiều kinh nghiệm công tác văn phòng, hiểu rõ chức nhiệm vụ văn phòng, giúp em ngày trưởng thành Sau đợt kiến tập, em đúc kết kinh nghiệm để tiến tới đợt thực tập sau sở để em phấn đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp sau trường Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 39 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong công đổi đất nước nay, với phát triển không ngừng xã hội, văn phòng trở nên quan trọng hơn, văn phòng mật quan, nơi định tới tồn phát triển quan Văn phòng làm việc có hiệu giúp cho lãnh đạo giảm bớt áp lực công việc Từ giải công việc nhanh chóng hiệu Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức đổi hoạt động Văn phòng tronng quan tổ chức trị- xã hội cần quan tâm đặc biệt Vì khẳng định có tầm quan trọng lớn quan, tổ chức, doanh nghiệp,…Chính vậy, xu hướng hội nhập kinh tế giớ WTO đào tạo có nhiều cải cách để sinh viên so sánh thực tiễn so với lý thuyết lớp học giúp sinh viên trường phù hợp với phát triển chung xã hội Trong báo cáo, em xin nêu vài ý kiến nhầm nâng cao hiệu tổ chức hoạt động văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng sau kiến tập quan Đó đóng góp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng quan tổ chức trị xã hội nói chung văn phòng Hội Nông dân nói riêng Qua em xin cảm ơn tới lãnh đạo nhà trường toàn thể thầy cô khoa Quản trị Văn phòng, đồng ý tiếp nhận lãnh đạo Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng với giúp đỡ tận tình cán văn phòng Hội tạo điều kiện bảo giúp đỡ tận tình em khắc phục khó khăn để em hoàn thành tốt đợt kiến tập này./ Sinh viên Nguyễn Thị Huệ Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 40 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Quản trị văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Giáo trình Văn thư 3.Giáo trình Lưu trữ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính Phủ ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20/01/2011 Trung ương Hội Nông dân Việt Nam thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Hội Nông dân Việt Nam cấp Hội Hướng dẫn số 48-HD/VPTW Ban Chấp hành Trung ương ngày 11 tháng năm 2015 công tác văn thư quan tổ chức trị xã hội Nghị định số 58/NĐ-CP phủ quản lý sử dụng dấu 8.Các văn bản, tài liệu quy định cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 9.Các văn bản, tài liệu quy định cấu tổ chức, chức naeng nhiệm vụ Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng 10.Tài liệu tham khảo goole.com.vn Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ 41 Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần III : PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng (cấp tỉnh) Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Phụ lục 04: sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Phụ lục 05: Sơ đồ bố trí trang thiết bị văn phòng làm việc Chánh văn phòng hợp lý Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình làm việc với MISA Mimosa.NET 2012 Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 01:Sơ đồ cấu tổ chức Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng (cấp tỉnh) Bộ phận Thường trực Văn phòng Ban Kinh tế Xã hội Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Ban Tổ chức - Kiểm tra Ban Tuyên huấn Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02:Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Hội Nông dân tỉnh Cao Bằng Chánh văn phòng Chuyên viên văn phòng Văn thư kiêm lưu trữ thủ quỹ Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Kế toán Lái xe Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 03 : Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Soạn thảo văn Kiểm tra đạt yêu cầu Ký duyệt (theo thẩm quyền, lĩnh vực phụ trách) 1.Kiểm tra thể thức Vào sổ, số 3.Đóng dấu, phát hành Lưu văn thư CHUYÊN VIÊN (Gồm chánh văn phòng cá nhân liên quan) TRƯỞNG BAN VÀ CHÁNH VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH- PHÓ CHỦ TỊCH Kiểm tra chưa đạt yêu cầu Chưa đạt yêu cầu VĂN THƯ VĂN BẢN ĐI Lưu hồ sơ giải công việc cá nhân soạn thảo văn Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 04: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến VĂN THƯ CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH TRƯỞNG BAN VÀ CHÁNH VĂN PHÒNG 1.Tiếp nhận văn đến 2.Phân loại Văn Đóng dấu, vào sổ đến Quét văn Ý kiến phân phối văn đạo giải 1.Nghiên cứu , đề xuất phối hợp Ý kiến đạo, giải chuyển chuên viên xử lý CHUYÊN VIÊN 1.Lập hồ sơ xử lý 2.Dự thảo văn Tổng hợp, theo dõi, lưu hồ sơ Lưu hồ sơ giải công việc Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC 05:Sơ đồ bố trí trang thiết bị văn phòng làm việc Chánh văn phòng hợp lý a A 3a 3b 3c 12a 5a 3d 9a 3e 3f 6a 7a 11 10 6b 5b 7b 9b 12b b Chú giải: 1a, 1b: Cây cảnh 2: Lối vào 3a, 3b, 3c, 3d, 3e, 3f: Ghế tiếp khách 4: Bàn tiếp khách 5a, 5b: Bàn làm việc 6a, 6b: Ghế làm việc 7a, 7b : Máy tính xách tay 8: Máy in 9a, 9b: Điện Thoại để bàn 10: Quạt trần 11: Máy điều hòa 12a, 12b: Tủ đựng tài liệu PHỤ LỤC 06: Sơ đồ quy trình làm việc với MISA Mimosa.NET 2012 Bắt đầu sử dụng Tạo DLKT Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Nhập chứng từ Công việc cuối năm Kết chuyển cuối năm Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c Báo cáo kiến tập Mở DLKT Khai báo danh mục Khai báo số dư đầu năm Sinh Viên: Nguyễn Thị Huệ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội In chứng từ, sổ sách, báo cáo Tạo DLKT cho năm làm việc Sao lưu DLKT (đề phòng DL nguyên nhân khách quan) Phục hồi DLKT (nếu DL bị hỏng nguyên nhân khách quan) Lớp Quản Trị Văn Phòng K1c