Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 SỐNG HỒNG 3 I. VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY 3 1. Vị trí và chức năng 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 3. Cơ cấu tổ chức của công ty: 4 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 4 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 4 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 4 1.1.1 Vị trí chức năng 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính 6 1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 6 1.2.1 Đối với lãnh đạo 6 1.2.2 Đối với nhân viên 10 1.2.3 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 14 1.3 Thống kê danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành 14 2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 15 2.1 Căn cứ vào số đăng kí công văn đi (hoặc phần mềm) thống kê các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây. 15 2.2 Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành: 16 2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan 16 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 17 3.1 Quan sát, tìm hiểu và liệt kê những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng: 17 3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 18 3.3 Thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng cơ quan 19 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 20 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng nơi cơ quan kiến tập: 20 2. Đề xuất những giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 23 PHỤ LỤC 25
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ SỐNG HỒNG I.VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY 1.Vị trí chức 2.Nhiệm vụ quyền hạn 3.Cơ cấu tổ chức công ty: II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập: 1.Tổ chức hoạt động văn phòng .4 1.1Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 1.1.1Vị trí chức 1.1.2Nhiệm vụ quyền hạn 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành 1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 1.1.1Đối với lãnh đạo 1.1.2Đối với nhân viên 10 1.1.3Vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng 14 1.2 Thống kê danh mục văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành 14 2.Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn ban hành văn quan 14 2.1 Căn vào số đăng kí công văn (hoặc phần mềm) thống kê hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại 15 2.2 Nhận xét thể thức kĩ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành: 15 2.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quan .16 3.Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 16 3.1 Quan sát, tìm hiểu liệt kê trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng: .16 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 17 3.3 Thống kê tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan .19 Phần II 19 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 19 1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng nơi quan kiến tập: 19 2.Đề xuất giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 23 PHỤ LỤC 25 Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm Lớp: CĐ QTVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Bước sang kỉ nguyên kinh tế tri thức với thay đổi mặt đời sống kinh tế - xã hội trước ứng dụng to lớn thành tựu khoa học công nghệ đại, nguồn thông tin ngày gia tăng biến đổi sâu sắc ngành nghề xã hội Chính phải hội nhập phát triển với nước giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo cán văn phòng để đáp ứng cung cấp nguồn nhân lực cho quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp Chúng em 2/3 quãng đường nghiên cứu, học tập phát triển mái trường, thấm nhuần kiến thức mảng: Văn hóa, Xã hội, Kinh tế, quan tâm qua dạy bảo tận tình thầy, cô giáo Chúng em cố gắng phấn đấu tiếp thu điều hay lĩnh vực, người nước Thế giới nói chung môn Quản Trị Văn Phòng nói riêng Sinh thời, chủ tịch Hồ Chí Minh dạy: “ Học phải đôi với hành Ở môi trường nào, có học phải liền với thực tiễn Thực tiễn giúp người vận dụng lý luận cách khoa học đạt hiệu Để cho sinh viên nhận thức rõ điều này, Trường Đại học Nội Vụ tổ chức cho sinh viên kiến tập ngành nghề trường đại học, trung cấp, cao đẳng, trung học, quan, tổ chức trị xã hội với thời gian tháng Mục đích việc tổ chức cho sinh viên kiến tập nhằm giúp cho sinh viên có dịp làm quen với công việc thuộc chuyên ngành mình, tiền đề vững để phục vụ cho công việc chuyên môn tương lai Sau nhận hướng dẫn khoa giáo viên hướng dẫn kiến tập em phân công kiến tập phòng Tổ chức Hành Công ty xây dựng Cổ phần số Sông Hồng Trong khoảng thời gian gần tháng kiến tập công ty ( Từ ngày 11/05/2015 đến ngày 07/06/2015 em tiếp xúc, quan sát cách giải công việc hoạt động tổ chức phục vụ hội họp, tổ chức công tác lễ tân hậu cần, làm quen với hoạt động văn phòng Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Suốt trình kiến tập em nhận quan tâm thầy cô Trường quan tâm hướng dẫn tận tình bác, anh chị quan, em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đây tiền đề giúp em bổ sung thêm kiến thức thiếu hụt nghiệp vụ nghề nghiệp tạo hội tốt cho em xây dựng phong cách làm việc riêng mình, nhà Quản trị sau Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, bên cạnh nỗ lực thân em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy thầy cô giáo khoa Quản Trị Văn Phòng bác, anh chị cán công nhân viên quan giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, cung cấp cho em kiến thức chuyên môn quý báu Tuy nhiên thời gian kiến tập, lần tiếp cận với công việc nên em nhiều bỡ ngỡ, chưa chủ động công việc chưa mạnh dạn giao tiếp chưa có kinh nghiệm Vì thời gian kiến tập không tránh khỏi sai sót hạn chế công việc báo cáo Em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô để em hoàn thiện ngày tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ SỐNG HỒNG I VỊ TRÍ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY Vị trí chức Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng (viết tắt SÔNG HỒNG 1) doanh nghiệp Nhà nước hạng I trực thuộc Tổng Công ty Cổ phần Sông Hồng, cổ phần hóa năm 2006 Với truyền thống gần 40 năm xây dựng trưởng thành, SÔNG HỒNG hoạt động chủ yếu lĩnh vực: Xây dựng - Tư vấn thiết kế - Quản lý dự án - Đầu tư phát triển nhà, bất động sản - Sản xuất công nghiệp vật liệu xây dựng… Qua nhiều năm thi công, SÔNG HỒNG hội tụ lực lượng cán quản lý, kỹ sư, chuyên viên giàu kinh nghiệm, đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề, máy móc thiết bị giới tiên tiến phù hợp để thi công xây dựng công trình có quy mô lớn, tính chất phức tạp cao, đạt chất lượng, kỹ mỹ thuật hoàn hảo Nhiệm vụ quyền hạn Trong năm qua, SÔNG HỒNG không ngừng mở rộng thị trường, tham gia thi công khắp địa bàn nước Trong đó, thực thành công số công trình lớn như: Khu thương xá Vĩnh Trung (Đà Nẵng), Nhà máy phân bón DAP Vinachem Đình Vũ (Hải Phòng), Khu nhà Nhà máy lọc dầu Dung Quất, Khu biệt thự nguyên thủ khuôn viên Trung tâm hội nghị Quốc gia, …được Ngành, Cấp Chủ đầu tư đánh giá cao Hiện nay, SÔNG HỒNG thắng thầu thi công số công trình tiêu biểu, là: Học viện Chính trị - Hành quốc gia Hồ Chí Minh; Nhà tái định cư CT1&CT5 thuộc dự án PTGT đô thị Hà Nội; Nhà máy nhiệt điện Vũng Áng 1; Bệnh viện đa khoa Tiên Du; Trung tâm văn hoá thể thao TP Bắc Ninh, Dự án nâng cấp cải tạo mạng lưới đường bộ, Dự án thoát nước nhằm Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cải tạo môi trường Hà Nội-giai đoạn II, Cục đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm… Với phương châm đa dạng hoá ngành nghề, SÔNG HỒNG triển khai đầu tư kinh doanh số dự án lớn như: Chung cư CT3 - Khu đô thị Trung Văn, Nhà cho CBCNV Nhà xuất trị quốc gia - Sự thật, Nhà tái định cư nhà kinh doanh Sông Hồng - Đền Lừ III số khu chung cư, khu đô thị Hà Nội tỉnh lân cận Cơ cấu tổ chức công ty: Sơ đồ tổ chức máy Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng (phụ lục 01) II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan kiến tập: Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Phòng Tổ chức Hành Chính thành lập theo Quyết định số 29/QĐHĐQT-CT ngày 2810/2011 Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần xây dựng số Sông Hồng với vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau: 1.1.1 Vị trí chức Phòng Tổ chức Hành đơn vị thuộc Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng , có chức chủ trì tham mưu, nghiên cứu, xây dựng trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt cấu tổ chức sản xuất, quy chế, quy định, mối quan hệ công tác phòng, ban, đơn vị trực thuộc, tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình hoạt động máy tổ chức quản lý công ty, xây dựng đề án quy hoạch sử dụng cán nguồn, đề bạt, miễn nhiệm cán theo phân cấp Trực tiếp tham mưu đạo, triển khai, tổ chức thực công tác tổ chức, lao động tiền lương, tuyển dụng lao động, thực sách người lao động công tác bảo vệ trị nội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn a) Thực công tác hành Là đầu cầu có trách nhiệm điều phối chung hoạt động phòng ban Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty để triển khai thực kế hoạch công tác, chương trình, truyền đạt lại định, thông báo thị công ty đến phòng ban cá nhân toàn quan Tổ chức xây dựng nội quy toàn công ty (nội quy quan, quy chế văn hóa nơi công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, phòng khách quan) theo quy định; Thực công tác văn thư – lưu trữ công ty, xây dựng quy chế hướng dẫn cán thực quy chế công tác văn thư – lưu trữ theo quy định quan Nhà nước Quản lý điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách quan Xây dựng thực công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 công ty Hướng dẫn đơn vị xây dựng quy trình thủ tục hành thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hành công ty; Thực nhiệm vụ kiểm soát văn chịu trách nhiệm thể thức văn công ty ban hành; Cấp giấy giới thiệu, giấy đườngm công tác cho cán công nhân viên quan qua ủy nhiệm Ban lãnh đạo; Quản lý tổ chức in ấn: phong bì, catalogue, lịch treo tường, lịch để bàn… Tiếp nhận quản lý quà tặng, vật phẩm lưu niệm công ty; Thực công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan xung quanh; Thường trực công tác trông giữ, bảo vệ quan Tổ chức, thành lập bếp ăn quan cho cán bộ, công nhân viên quan; Phối hợp với Công đoàn công ty thực việc hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đến cán bộ, công nhân viên chức quan gia đình họ, trọng Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm đến đời sống tinh thần anh em quan; b) Thực công tác thông tin, tổng hợp Thực công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất nhiệm vụ công ty theo quy định; Lập lịch công tác theo tuần, thông báo họp theo dõi thực kết luận Ban lãnh đạo; c) Thừa lệnh Tổng Giám Đốc Phó Giám Đốc ký văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý theo chức vụ d) Thực nhiệm vụ khác Ban lãnh đạo giao phó 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành STT Họ tên Phùng Bá Sế Lê Thị Phi Điệp Nguyễn Thị Minh Lan Trưởng Phòng Phó Phòng Phó phòng kiêm thư kí Hội đồng Lê Thị Khanh Nguyễn Thế Tài quản trị Nhân viên lao động - tiền lương Nhân viên lao động - tiền lương, 10 11 12 tuyển dụng đào tạo Ngô Thị Hải Yến Nhân viên văn phòng Lương Thị Hồng Duyên Nhân viên phục vụ Nguyễn Thị Thảo Nhân viên nhà ăn Phạm Thái Sơn Lái xe Cao Đức Hậu Lái xe Bùi Trần Lợi Lái xe Hoàng Thị Minh Châu Nhân viên phục vụ Chức vụ 1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 1.1.1 Đối với lãnh đạo Ông Phùng Bá Sế - Trưởng phòng - Tham mưu xây dựng thực sách người lao động vào làm việc công ty: Ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật, chế độ nâng bậc lương hàng năm, toán lương hàng tháng, đóng hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiểm thất nghiệp… - Nghiên cứu, xây dựng sách tiền lương, tiền thưởng cán công nhân viên khối phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty phù hợp với chế độ sách Nhà nước - Chủ trì phối hợp phòng công ty, ban quản lý dự án, đơn vị trực thuộc xây dựng quy chế trả lương cho cán quản lý, điều hành; định mức, đơn giá giao khoán nhân công công trình, dự án trình Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc phê duyệt triển khai thực - Thường trục Hội đồng thi đua khen thưởng công ty, xây dựng dự thảo quy chế thi đua khen thưởng trình Hội đồng thi đua khen thưởng công ty phê duyệt phối hợp với Công đoàn, đoàn niên công ty, đơn vị trực thuộc xây dựng chương trình phát động thi đua hàng năm - Triển khai thực tổng hợp kết bình xét thi đua hàng năm toàn công ty trình Hội đồng thi đua khen thưởng họp xét hoàn thiện thủ tục trình cấp khen thưởng - Phân công, tổ chức đạo điều hành nhân viên thực tốt nhiệm vụ; kiểm tra đánh giá kết hoàn thành nhiệm vụ phòng nhân viên phòng hàng tháng, hàng năm - Kiểm tra ký xác nhận trình Giám đốc, Hội đồng quản trị công ty văn bản,chi phí v.v liên quan thuộc phạm vi chức nhiệm vụ phòng - Quản lý cán bộ, tham mưu đề xuất giải chế độ tiền lương, tiền thưởng, chế độ sách cho người lao động kiến nghị cán công nhân viên với lãnh đạo công ty theo chức năng, nhiệm vụ giao - Quản lý điều động xe phục vụ công tác theo quy định - Trực tiếp quản lý đất đai, kho tàng, nhà làm việc công ty, thực việc báo cáo kê khai sử dụng đất - Phổ biến sách Bảo hộ lao động, An toàn lao động, Vệ sinh lao động theo quy định Nhà nước, quy định công ty đến người lao động cán quản lý điều hành đơn vị trực thuộc - Thường trực đạo công tác phòng chống cháy nổ: phòng chống bão Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lụt, dân quân tự vệ quân sự… - Xây dựng phổ biến nội quy lao động, nội quy quan, quy định công ty thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ phòng đến cán công nhân viên quan đơn vị trực thuộc v.v - Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp trụ sở công ty (khi có chủ trương lãnh đạo công ty) - Thực nhiệm vụ khác Tổng giám đốc giao Bà Lê Thị Phi Điệp – Phó phòng - Thay trưởng phòng điều hành công việc phòng trưởng phòng vắng Trực tiếp phụ trách công tác hành chínhm văn phòng – văn thư, lưu trữ - Chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng dấu công ty thực quy định, quy chế quản lý sử dụng dấu - Chỉ đạo đôn đốc giám sát việc thực công tác vệ sinh phòng ban, trụ sở công ty chăm sóc vườn hoa, cảnh khuôn viên quan - Chỉ đạo giám sát việc thực số lượng, chất lượng ăn trưa nhà ăn công ty - Thực công tác quảng cáo, báo chí, tiếp khách, giao dịch - Chuẩn bị vật chất cho buổi thăm viếng chuyến công tác theo yêu cầu lãnh đạo công ty - Trực tiếp điều hành quản lý trang thiết bị văn phòng, nhà làm việc, công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, xe con; công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, vệ sinh môi trường quan công ty - Phối hợp với ban tổ chức khảo sát, tìm kiếm thông tin, dự thảo lập kế hoạch, chương trình chi tiết công tác tổ chức, hậu cần sinh hoạt tập thể, tham quan, du lịch, nghỉ mát công ty tổ chức - Lập kế hoạch thực mua sắm văn phòng phẩm cho công ty theo đề xuất hàng tháng phận, trình kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc phục vụ cho hoạt động quan công ty - Mở sổ sách theo dõi nhập, xuất, tồn văn phòng phẩm Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kiểm tra lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị điện, nước, trang thiết bị văn phòng định kỳ hàng năm lập hồ sơ toán, điện thoại, điện sản xuất, nước sinh hoạt phục vụ cho hoạt động văn phòng trụ sở công ty - Mở sổ sách theo dõi, quản lý trang thiết bị văn phòng quan công ty Bà Nguyễn Thị Minh Lan – Phó phòng kiêm thư ký Hội đồng quản trị - Tham mưu trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác đào tạo, tuyển dụng lao động, công tác thi đua khen thưởng; nâng lương, nâng bậc; thông tin, tuyên truyền, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp - Thực nội dung công việc thư ký theo phân công đạo trực tiếp Hội đồng quản trị công ty - Thực nội dung công việc thư ký ban điều hành ISO công ty - Chủ trì phối hợp với thành viên ban điều hành ISO công ty, nhân viên nghiệp vụ phòng nghiệp vụ tổ chức hướng dẫn thực cung cấp tài liệu hệ thống quản lý chất lượng công ty đơn vị thành lập - Quản lý, lưu giữ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng công ty - Dự thảo văn hướng dẫn xét nâng lương, nâng bậc hàng năm; Tổng hợp lập danh sách trình Hội đồng nâng bậc lương công ty xét nghị nâng bậc lương hàng năm cho cán b ộ công nhân viên công ty - Thực công tác thi đua, khen thưởng theo đạo Hội đồng thi đua khen thưởng công ty - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo hàng năm trực dõi tổng hợp báo cáo công tác tuyển dụng đào tạo toàn công ty - Phối hợp thành viên phận thông tin biên soạn, xây dựng market quảng bá phát triển thương công ty Wedsite, tạp Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ty - Theo dõi, đôn đốc: thu, nộp gửi tiền xe ô tô, tiền thuê văn phòng quan công ty - Theo dõi, kiểm tra xác nhận lịch trình lưu hành xe ô tô hàng tháng theo quy định - Trực tiếp quản lý dấu thực việc quản lý, đóng dấu văn hồ sơ theo quy định công ty thủ tục quản lý hành phủ ban hành - Photocopy văn bản, mở sổ sách theo dõi lập bảng biểu xác nhận chi phí gửi phòng Tài Kế toán phân bổ chi phí cho đơn vị - Mở sổ sách theo dõi, quản lý trang thiết bị văn phòng quan công ty - Thực công tác văn phòng, phục vụ tiếp khách đến giao dịch làm việc với lãnh đạo công ty Bà Lương Thị Hồng Duyên – Nhân viên phục vụ Giúp lãnh đạo Phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: - Thực công tác vệ sinh phòng làm việc Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng công ty, lau rửa cánh phòng nhà làm việc (tầng - tầng 3), dọn dẹp nhà vệ sinh tầng 1, 2, cầu thang từ tầng đến tầng 3, hành lang quan công ty từ tầng đến tầng - Chuẩn bị đầy đủ chè, nước uống để Ban Tổng giám đốc công ty tiếp khách đến giao dịch, công tác phục vụ họp công ty - Chăm sóc cảnh khuôn viên, nhà làm việc công ty - Nấu ăn trưa cho cán công nhân viên văn phòng công ty nhân viên nhà ăn nghỉ theo chế độ nghỉ công việc đột xuất Bà Nguyễn Thị Thảo – Nhân viên nhà ăn Giúp lãnh đạo Phòng thực chịu trách nhiệm hoạt động sau: - Thực nấu ăn trưa cho cán công nhân viên văn phòng công ty - Vệ sinh dụng cụ nhà ăn, cải tiến, trì đảm bảo chất lượng bữa ăn trưa theo định lượng cho cán công nhân viên, đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm - Hỗ trợ nhân viên phục vụ nghỉ theo chế độ nghỉ công việc đột Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 13 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuất - Chịu trách nhiệm quản lý dụng cụ, trang bị bếp ăn quan công ty Bộ phận lái xe ô tô - Ông Phạm Thái Sơn - Quản lý vận hành xe Camry - Ông Cao Đức Hậu - Quản lý vận hành xe Camry - Ông Bùi Trần Lợi - Quản lý vận hành xe Mitsubishi - Lái xe có nhiệm vụ trực tiếp quản lý, bảo quản, vệ sinh xe ô tô - Vận hành quy trình kỹ thuật, đảm bảo an toàn theo lộ trình công tác - Tự bảo dưỡng, sủa chữa phận phụ tùng chi tiết nhỏ xe - Kiểm tra thay dầu, bơm mỡ theo định kỳ - Chuẩn bị đầy đủ quản lý giấy tờ xe ô tô theo quy định pháp luật, đảm bảo an toàn kỹ thuật để lưu hành - Nhận nhiệm vụ theo điều động lãnh đạo phòng Ban tổng giám đốc công ty - Ghi chép, theo dõi lịch trình lưu hành xe ô tô, cập nhật đầy đủ chứng từ hóa đơn, vé cầu phà, xác nhận người công tác xe ô tô xác nhận phòng tổ chức hành để toán theo quy định - Thường xuyên tự kiểm tra tình trạng kỹ thuật, xin lệnh sửa chữa xe ô tô có trục trặc kỹ thuật hư hỏng thiết bị - Thực công việc khác thuộc trách nhiệm lái xe nhiệm vụ trưởng phòng tổ chức hành giao 1.1.3 Vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng (phụ lục 02) 1.2 Thống kê danh mục văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành Qua trình tìm hiểu thu thập em Công ty có Quy trình kiểm soát hồ sơ ban hành ngày 1/10/2012 Tổng giám đốc công ty ban hành ( Nội dung Quy chế thể phụ lục số 04) Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn ban hành văn quan Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 14 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Căn vào số đăng kí công văn (hoặc phần mềm) thống kê hình thức văn hành số lượng ban hành 10 năm trở lại - Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng lãnh đạo phòng ban quan tâm đến Do tính chất công việc nên ngày nhiều văn quan đơn vị : Quyết định, giấy giới thiệu, công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo… - Sau bảng thống kê hình thức văn số lượng ban hành 10 năm trở lại Công ty Bảng thống kê văn 10 năm Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng Năm 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Tổng sổ Quyết Kế Báo Thông Công văn định hoạch cáo báo văn ban văn hành khác 804 796 1023 937 1144 1141 1467 1742 1859 1630 1949 2532 326 420 560 433 698 568 687 825 749 693 901 1206 91 62 83 71 74 69 58 93 67 55 54 73 126 73 135 119 149 136 113 110 182 92 197 125 Chưa có số liệu thống kê 30 25 34 33 25 69 74 54 98 116 148 110 295 197 286 320 299 377 507 609 727 598 626 894 2.2 Nhận xét thể thức kĩ thuật trình bày văn quản lý quan so với quy định hành: - Văn hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội hay tổ chức kinh tế, mục đích chúng dùng để thông báo, điều chỉnh hay yêu cầu đối tượng tiếp nhận phải thực hành vi định người viết giấy - Thể thức kĩ thuật trình bày văn tuân thủ theo quy định Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 15 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp luật hành: Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2001/TT-BNV ngày 10/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành - Thể thức văn thực theo hướng dẫn số 11-HD/VPTW ban chấp hành trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam - Thể thức văn gửi nước trình bày theo quy định quan, 2.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quan Quy trình soạn thảo văn khâu vô quan trọng hoạt động quản lý Chất lượng văn có ảnh hưởng lớn đến tính thức thi hiệu công việc quan Việc soạn thảo văn yêu cầu người soạn thảo phải tỉ mỉ, thận trọng, trình bày cách khoa học nhằm thống việc soạn thảo phải đảm bảo mặt nội dung lẫn thể thức, kĩ thuật trình bày văn Một số văn như: Quyết định, Biên bản, Giấy giới thiệu, Giấy tiếp nhận…đã mẫu hóa Đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: Bước 1: Xác định hình thức, nội dung độ khẩn cấp, độ bảo mật, nơi nhận văn bản; Bước 2: Thu thập xử lý thông tin có liên quan; Bước 3: Tiến hành soạn thảo văn bản; Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, cán soạn thảo đề xuất với người quản lý tham khảo ý kiến quan, cá nhân tổ chức có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành thảo; Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 3.1 Quan sát, tìm hiểu liệt kê trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng: Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 16 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo quan sát em Phòng Hành thực bố trí văn phòng theo mô hình văn phòng mở (văn phòng đại) Việc xây dựng mô hình văn phòng mở ý tưởng hay góp phần tạo nên khoa học, tiện lợi tạo nên hiệu giúp cho công việc tốt Qua việc quan sát tìm hiểu trang thiết bị văn phòng em thấy trang thiết bị gồm có: - Máy tính - Máy in - Máy fax - Máy hủy tài liệu - Tủ đựng văn phòng phẩm - Tủ sắt chứa tài liệu - Bàn tiếp khách - Cây nước nóng lạnh - Bàn làm việc - Ghế - Máy photo - Máy scan - Cặp trình ký - Giá đựng tài liệu - Tủ đựng đồ cá nhân - Giấy, bút, dập ghim - Chậu cảnh - Modem ADSL, wifi - Bảng lịch công việc 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng ( Phụ lục số 03 ) • Nhận xét ưu điểm hạn chế: Các trang thiết bị phòng hành tương đối đầy đủ, tất Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 17 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục vụ hiệu cho công tác văn phòng Sau ưu điểm hạn chế: + Ưu điểm: - Việc xếp hai bàn làm việc song song với thuận lợi cho giải công việc, hai bàn kê song song có khoảng trống để nhân viên văn phòng tiện lại, tránh việc va chạm nhầm lẫn tài liệu, vật dụng phục vụ văn phòng làm việc - Những vật dụng bàn làm việc bố trí khoa học, thuận lợi cho việc sử dụng an toàn cho nhân viên văn phòng (tất thiết bị điện bó gọn vào có dây mát chôn xuống đất tránh tượng giật gây nguy hiểm cho người) - Trong phòng trồng xanh giúp làm không khí, tạo cảm giác thoải mái làm việc + Hạn chế: Ngoài ưu điểm có số hạn chế sau: - Bố trí theo mô hình khép kín hạn chế, gây khó khăn việc trao đổi phòng Hành với phòng ban khác - Đường truyền mạng tốc độ xử lý chưa cao, kho lưu trữ quan chưa có phải đặt phòng hành làm chật không gian, diện tích tủ lưu trữ hạn hẹp + Phương án đề xuất: Lãnh đạo công ty cần khắc phục nhược điểm để xuất công việc đạt hiệu tối đa, liên tục cải thiện trang thiết bị văn phòng tránh tình trạng hư hỏng, lỗi thời Cần xây dựng thêm phòng quản lý tài liệu lưu trữ công ty Đó cách tạo phương thức làm việc mới, tiết kiệm thời gian, giúp công việc hoạt động hiệu trơn tru • Đề xuất cách bố trí hợp lý cho văn phòng: - Với thực trạng văn phòng nay, theo ý kiến em phòng nên làm đơn đề nghị Ban giám đốc tạo điều kiện xây dựng kho lưu trữ Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 18 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu để công việc lưu giữ bảo quản tài liệu công ty tốt Trên ý kiến em cách xếp trang thiết bị phòng làm việc phòng Hành công ty, góp phần tổ chức văn phòng hợp lý 3.3 Thống kê tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Hiện văn phòng Công ty xây dựng Cổ phần số Sông Hồng ứng dụng phần mềm vào sử dụng công tác quản lý văn phòng công ty như: - Phần mềm quản lý nhân Perfect HRM 2012 - Phần mềm quản lý văn Perfect Dispatch - Phần mềm quản lý tài sản hãng Misa (QLTS.VN) - Phần mềm quản lý tài ERP hãng FTS - Phần mềm Office, AutoCard, phần mềm diệt virus có quyền nhà sáng chế Nhận xét bước đầu hiệu mang lại: Việc ứng dụng phần mềm công tác văn phòng quan quan tâm Đa số nhân viên sử dụng thành thạo phần mềm văn phòng Theo nhận xét ban đầu em suốt thời gian kiến tập công ty phần mềm giúp ích cho công việc nhiều, chúng khiến việc quản lý dễ dàng thuận lợi hơn, làm cho hoạt động văn phòng thay đổi cách nhanh chóng, xác tiết kiệm thời gian Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng nơi quan kiến tập: Qua đợt kiến tập thực tế vừa qua giúp em nắm bắt nhiều kiến thức công tác hành quan kiến tập Qua thân em học hỏi thêm kiến thức, nghiệp vụ Thời gian thực tế giúp em có Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 19 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhìn tổng quát công tác hành phòng Hành Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng Việc đưa lý luận để áp dụng vào thực tiễn giúp cho sinh viên có điều kiện tự thực hiện, chỉnh đốn tác phong làm việc cách giao tiếp, ứng xử người cán văn phòng Được quan tâm đạo quan cấp ban lãnh đạo Công ty nên công tác làm việc Công ty cổ phần xây dựng số Sông Hồng ngày đổi lối làm việc lẫn chất lượng ngày tốt 1) Công tác Quản lý Nhân • Ưu điểm: Ban giám đốc người có trình độ chuyên môn caom có thâm niên nghề nghiệp kinh nghiệm lĩnh vực xây dựng Đội ngũ cán bộ, kĩ sư có trình độ cao, đáp ứng nhu cầu công việc không ngừng học hỏi, nghiên cứu, tiếp thu để nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, công việc Lãnh đạo phòng ban người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra nhắc nhở, rà soát công việc hàng ngày hàng tất nhân viên phạm vi quản lý Ban giám đốc, lãnh đạo phòng ban luôn ý, quan tâm giúp đỡ nhân viên công việc, giúp anh em hoàn thành tốt công việc tin tưởng giao phó Đồng thời nhìn thẳng vào trình độ người mà phân công cho công việc, tránh tình trạng không đáp ứng công việc phù hợp Ngoài ban lãnh đạo công ty trọng đến công tác đào tạom tiếp nhận cán trẻ, gửi nước học tập bồi dưỡng chuyên môn , nghiệp vụ nhằm tạo nguồn nhân lực trẻ có lực, sáng tạo, động công việc để phục vụ quan, cống hiến cho Đất nước Công tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành cách bản, chặt chẽ phải bảo đảm tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức người đáp ứng yêu cầu mà công ty yêu cầu Luôn nhận phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 20 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có môi trường làm việc tốt để hộ phát huy hết lực thân, cống hiến Công ty ban lãnh đạo có sách khen thưởng, công nhận thành tích, cống hiến nhân viên đóng góp cho công ty cách công o Nhược điểm: Do tính chất công việc ban lãnh đạo công ty thường xuyên công tác, số lượng nhân viên công ty tương đối đông khối lượng công việc nhiều, mà việc quản lý nhân chưa thực sát sao, công việc tồn đọng cần phải giải đẩy nhanh giải kịp thời 2) Công tác Văn phòng • Ưu điểm: Công tác văn phòng, tham mưu tổng hợp như: tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo… chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc công ty, cách xử lý tình linh hoạt, khôn khéo Công tác văn phòng phải đổi mới, ngày đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho cán văn phòng Không gian làm việc dần cải thiện: trồng xanh quanh quan phòng làm việc, lắp đặt hệ thống điều hòa mới, máy tạo độ ẩm môi trường, lọc không khí Ban hậu cần quan bố trí, lên danh sách mua sắm trang thiết bị, sở vật chất phương tiện đầy đủ cho quan hoạt động Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên như: cử cán sang nước bạn học hỏi kinh nghiệm, 100% cán đào tạo qua trường lớp, có cấp (tuyệt đối chặt chẽ khâu xét tuyển tránh tình trạng nhạy cảm xã hội có nhiều đối tượng sử dụng giả xin việc) Rèn luyện tác phong làm việc cán bộ, nhân viên quan Thực nghiêm túc giấc vào làm nghỉ làm quan, nội quy quan thực chức năng, nhiệm vụ Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 21 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần đủ cho văn ban hành theo trình tự Với tinh thần trách nhiệm hoạt động công tác đào tạo hệ trẻ cho đất nước, tác phong làm việc cán bộ, nhân viên công ty luôn khẩn trương, nhanh chóng phải đảm bảo độ xác Luôn chấp hành nội quy mà quan đề ra, làm quy định, giúp cho suất công việc đảm bảo o Nhược điểm: Ngoài ưu điểm mà quan đạt công tác văn phòng công ty số mặt hạn chế sau: Các trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ cần phải cập nhật thường xuyên, ý thức bảo vệ trang thiết bị văn phòng chưa cao, sử dụng không cách dễ gây hư hỏng, cháy nổ, gây lãng phí thay nguy hiểm đến tính mạng, tài sản người quan 3) Công tác Văn thư – Lưu trữ • Ưu điểm: Cơ quan có tủ sắt tĩnh điện chuyên dụng tránh mối mọt, chuột bọ để dựng tài liệu lưu trữ Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, quy chế Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu Cán văn thư đào tạo sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản, nắm bắt xử lý tốt văn đến o Nhược điểm: Công tác văn thư – lưu trữ công ty có nhiều hạn chế quan chưa có phòng dành riêng cho văn thư lưu trữ, tất xếp chung với phòng Hành Việc kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư – lưu trữ chưa chặt chẽ thường xuyên Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 22 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khâu trình kí văn bị thời gian lãnh đạo công ty công tác khiến cho việc kí ban hành bị chậm trễ, không giải kịp thời Công tác soạn thảo văn có số lỗi kĩ thuật trình bày văn Một số khâu chuyển giao văn chưa khoa học nên trình giải công việc gặp khó khăn Kinh phí dành cho lưu trữ chưa quan tâm nhiều, phương tiện bảo quản tài liệu thiếu: cần thêm tủ chuyên dụng để đựng hồ sơ, máy hút bụi, máy thông gió… Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm, nhiều tàu liệu tồn đong phòng ban, chưa kịp nộp vào kho lưu trữ hết thời hạn hành đến thời hạn phải tiêu hủy Đề xuất giả pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: Trong tình hình nay, ý kiến em cho công ty cần có nhiều thay đổi tích cực công tác quản lý nhân lực, quản lý sở vật chất, thiết bị quan Trong thời gian kiến tập quan em có số đề xuất với quan sau: - Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, nhân lực có tiềm cử nước học tập để đáp ứng d dược thay đổi ngày công tác xây dựng công ty - Trong việc xếp nhân phải phân công cụ thể công việc người rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo công việc người rảnh việc người làm không hết việc, dễ dẫn tới tình trạng nhân viên không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, chậm trễ hoàn thành công việc - Quản lý sở vật chất, nâng cao ý thức giữ gìn trang thiết bị Thiết bị có hoạt động tốt phục vụ công việc hiệu quả, tích cực nâng cao áp dụng phần mềm ứng dụng thiết thực vào góp phần xây dựng sản xuất - Ban giám đốc, lãnh đạo công ty cần kiểm tra, nhắc nhở cán bộ, nhân Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 23 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên việc thực kế hoạch, nhiệm vụ mà công ty đề ra, theo dõi sát việc áp dụng văn Đảng Nhà nước lĩnh vực hoạt động tránh trường hợp làm sai trái dẫn đến hậu đáng tiếc - Mời chuyên gia, lập trình viên để bồi dưỡng kiến thức tin học văn phòng cho nhân viên phòng Hành công ty, thúc đẩy công tác tin học hóa Hành văn phòng - Thúc đẩy mạnh mẽ quan tâm đến phận văn thư – lưu trữ, cẩn thận việc quản lý hồ sơ, tài liệu thi công công trình, tránh tình trạng thất lạc, thận trọng giữ bí mật tuyệt đối phát ngôn quản lý tài liệu, công văn giấy tờ - Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng văn Đảng Nước ban hành thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành văn phòng, tạo điều kiện hết mức thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng hệ thống mạng LAN để quản lý hệ thống quan, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách xác, đầy đủ nhanh chóng Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 24 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 25 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 26 CĐ QTVP K13A Lớp: Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng Tổ chức Hành Công ty Cổ phần Xây dựng số Sông Hồng Cửa vào Cửa sổ a,b c,d,e f: Bàn làm việc Bàn tiếp khách Bảng lịch công việc Chậu cảnh a,b: Cây nước a,b,c,d,e,f: Máy tính Modem ADSD wifi 10 Máy in 11 Máy scan 12 a,b: Điện thoại 13 Máy fax 14 Máy photo 15 Sọt rác 16 Máy hủy tài liệu 17 Tủ đựng văn phòng phẩm 18 a,b: Tủ đựng hồ sơ 19 Tủ đựng đồ cá nhân Sinh viên: Phạm Đỗ Tùng Lâm 27 CĐ QTVP K13A Lớp: