Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại TNHH thương mại dịch vụ vận tải quốc tế đại dương
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt B/L C/O CFS CIC Tiếng Anh Bill of Lading Certificate of Origin Container Freight Station Container Imbalance DEM Charge Demurrage DET Detention D/O Delivery Order Equipment Intercharge EIR FCL L/C LCL STORAGE THC TNHH VSC Receipt Full Container Load Letter of Credit Less than Container Load Terminal handling charge Tiếng Việt Vận đơn Giấy chứng nhận xuất xứ Kho hàng lẻ Phí cân đối vỏ container Phí lưu container bãi Phí lưu container kho người nhập Lệnh giao hàng Phiếu giao nhận container Hàng đủ xếp nguyên container Thư tín dụng Hàng xếp không đủ container Phí lưu bãi cảng Phí làm hàng cảng Trách nhiệm hữu hạn Phí vệ sinh container DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Tên bảng biểu, sơ đồ Bảng 1.1 Cơ cấu nhân Công ty giai đoạn 2012-2014 Bảng 1.2 Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Trang 11 TMDV vận tải quốc tế Đại Dương giai đoạn 2010 - tháng đầu 12 năm 2015 Bảng 1.3 Tăng trưởng doanh thu, chi phí lợi nhuận Công ty giai đoạn 2010 - tháng đầu năm 2015 Bảng 1.4 Tỷ trọng doanh thu từ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập hàng nguyên container đường biển Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container 13 15 18 LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam năm đầu 2015 có chuyển biến tích cực với thành đáng kể Đặc biệt đa dạng hóa phát triển vượt trội lĩnh vực xuất nhập toàn quốc, kéo theo phát triển ngành dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động Trong đó, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập bắt đầu có chỗ đứng riêng, góp phần tạo giá trị gia tăng cho kinh tế Quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập diễn nhanh chóng xác tạo điều kiện thuận lợi, thúc đẩy xuất nhập hàng hóa đất nước đưa kinh tế nước nhà lên Công việc giao nhận đòi hỏi người giao nhận phải tinh thông nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, am hiểu luật pháp tập quán quốc tế Tuy nhiên, nhiều nhà xuất nhập nước nước chưa thành thạo quy trình nên dẫn đến đời Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập nhằm mục đích tối ưu hóa thời gian giao nhận, giảm thiểu chi phí cho đại lý, tạo uy tín cho Công ty Trong phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế, quan trọng vận tải biển, chiếm 90% lượng hàng vận chuyển (Bộ Giao Thông Vận Tải, 2014) Theo đó, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển đóng vai trò lớn việc tạo doanh thu cho Công ty giao nhận Nhận thấy tầm quan trọng hoạt động này, người viết định chọn thực tập Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương để tìm hiểu rõ lí thuyết thực tế khâu giao nhận hàng hóa xuất nhập Từ đưa nhân xét quy trình đưa đề xuất vốn kiến thức người viết để Công ty ngày hoàn thiện phát triển tương lai Trong thời gian thực tập TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, nhờ có giúp đỡ nhiệt tình anh chị nhân viên Công ty người viết có hội trau dồi, học hỏi thêm nhiều kiến thức hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Trên thuận lợi hội đó, với hướng dẫn Giảng Viên Hướng Dẫn Nguyễn Mạnh Hiệp, người viết định chọn đề tài: “Tổ chức giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương” làm đề tài cho thu hoạch thực tập tốt nghiệp Ngoài lời mở đầu kết luận, thu hoạch thực tập tốt nghiệp có chương: − Chương 1: Khái quát Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Vận tải Quốc tế Đại Dương − Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương − Chương 3: Giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương Cuối cùng, người viết xin chân thành gửi lời cảm ơn đến anh chị nhân viên Phòng Chứng từ Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, Giảng Viên Hướng Dẫn Nguyễn Mạnh Hiệp tạo điều kiện thuận lợi truyền đạt kiến thức bổ ích, quý báu cho người viết hoàn thành trình thực tập Hi vọng quý thầy cô đóng góp thêm nhiều ý kiến để người viết hoàn thiện Sinh viên thực Nguyễn Lê Minh Trí CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương (sau gọi tắt Công ty Đại Dương) thành lập ngày 06/01/2010 theo giấy phép kinh doanh số 0310031086, ông Nguyễn Tuấn Anh làm đại diện theo pháp luật Công ty hoạt động lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển, dịch vụ giao nhận hàng hóa đường hàng không dịch vụ logistics tích hợp (kho bãi, đóng gói, tư vấn hải quan, giao nhận từ cửa đến cửa…) Một số thông tin Công ty TNHH TMDV VTQT Đại Dương: − Tên tiếng việt: Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương − Tên giao dịch: Ocean International Transportation Trading and Service Company Limited − Tên viết tắt: Ocean Co,.ltd − Trụ sở chính: 351/31 Nơ Trang Long, phường 13, quận Bình Thạnh, − − − − − thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (844.8)62735131 Fax: (844.8)54453925 Email: info@ocean-international.net Website: www.ocean-international.net Mã số thuế: 0310031086 Với phương châm xác, nhanh chóng uy tín, Công ty phát triển mạnh mẽ vững thị trường Không ngày sửa đổi, bổ sung quy trình làm việc, Công ty đặt mục tiêu lấy quyền lợi hài lòng khách hàng làm trọng, tạo nhiều mối quan hệ tốt với Hãng tàu Forwarder khác, qua giúp gia tăng vị Hiện nay, Công ty có lượng lớn khách hàng trung thành đến từ nước Pháp, Đài Loan, Trung Quốc… Với đội ngũ nhân viên quản lí chặt chẽ giám đốc, Công ty đảm bảo hoạt động hoàn toàn hợp pháp, theo định hướng Nhà Nước Chính Phủ việc phát triển kinh tế - xã hội đất nước Điều cho thấy Công ty Đại Dương bước ổn định ngày phát triển, đáp ứng hầu hết yêu cầu khắt khe thị trường Từ Công ty nhỏ, sau năm hoạt động, đến Công ty có lượng khách hàng ổn định lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức tình hình nhân 1.2.1 Chức Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngành nghề đăng kí kinh doanh Công ty “hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải”, theo Công ty có trách nhiệm cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập nội địa, đặc biệt Công ty có lượng lớn khách hàng Doanh nghiệp, Công ty xuất nhập Việt Nam Công ty hỗ trợ dịch vụ liên quan đến việc kê khai hải quan, làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập Ngoài ra, Đại Dương đảm nhận chức đại lý hãng tàu, vận chuyển hàng hóa quốc tế nguyên lẻ container xuất, nhập đến nước giới, đặc biệt nhập hàng từ Trung quốc có mức giá cạnh tranh 1.2.2 Nhiệm vụ Công ty thực đầy đủ quyền nghĩa vụ Đảng Nhà nước, tuân thủ sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập giao dịch đối ngoại Nhà nước Bảo tồn phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu sử dụng vốn, tăng cường trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo tảng phát triển vững lâu dài cho Công ty Nâng cao trình độ cho nhân viên cách tiếp nhận, trao đổi đào tạo thường xuyên cho nhân viên nghiệp vụ giao nhận hàng hóa; quan tâm, chăm lo giải vấn đề liên quan đến môi trường làm việc Công ty Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, cảng biển, sân bay… để tranh thủ ưu đãi họ nhằm tạo thuận lợi Kinh doanh cho Công ty Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác với Công ty nước nước để khai thác dịch vụ; thực đầy đủ cam kết hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng hợp tác… với tổ chức, thành phần kinh tế tư nhân; trì nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin uy tín cho khách hàng 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy Công ty thể qua Sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TMDV Vận tải Quốc tế Đại Dương Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Chứng từ Phòng Giao nhận (Nguồn: Phòng Kế toán) Công ty vận tải quốc tế Đại Dương quản lý nhân theo cấu tổ chức chức gồm giám đốc phận bao gồm: phận Kinh doanh, Kế toán, chứng từ giao nhận Mỗi phận có chức riêng biệt nhân viên mội phận thực công việc, nhiệm vụ nói riêng góp phần thực nhiệm vụ phận nói chung cách tốt Giám đốc người chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát toàn quy trình, đồng thời xử lý sai sót kịp thời Vì vậy, phận có mối quan hệ hỗ trợ, phối hợp đồng tạo nên hệ thống quản lý chặt chẽ sức mạnh tập thể, đảm bảo thực tiến độ, thời gian hoàn thành, chất lượng dịch vụ tốt Mục tiêu cấu tổ chức nhắm vào hiệu suất làm việc tối đa nhân viên, loại bỏ tính cạnh tranh gay gắt yếu tố tiêu cực tạo nên môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện Tuy nhiên, giám đốc Công ty khuyến khích nhân viên phận cạnh tranh lẫn việc nâng cao hiệu hoạt động phận góp phần phát triển hiệu hoạt động kinh doanh Công ty Giới thiệu số phòng ban tiêu biểu: Bộ phận Kinh doanh gồm người xem phận quan trọng việc mang lại doanh thu cho Công ty Bộ phận Kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, báo giá đàm phán với khách hàng để tiến tới ký kết hợp đồng; trì phát triển mối quan hệ với khách hàng Đồng thời, chịu trách nhiệm theo dõi quy định nhà nước xuất nhập khẩu, quan sát thị trường, tìm hiểu sách giá đối thủ cạnh tranh hỗ trợ phòng ban khác 10 thực hợp đồng Bộ phận Kế toán gồm người chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi hoạt động tài Công ty hạch toán kết kinh doanh Công ty để báo cáo cho giám đốc; xuất hóa đơn cho khách hàng tạm ứng tiền cho phận Giao nhận làm thủ tục giao nhận, lấy chứng từ; tư vấn cho giám đốc vấn đề pháp lý Kế toán thuế Bộ phận Chứng từ gồm người phụ trách việc quản lý chứng từ bao gồm nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra chi tiết vận đơn (B/L); làm lệnh giao hàng thông báo hàng đến cho khách hàng hàng đến cảng; soạn công văn, chứng từ (B/L, invoice, packing list…) cần thiết; theo dõi trình làm hàng, liên lạc với đại lý, khách hàng để thông báo thông tin cần thiết lô hàng Vai trò phận vô quan trọng, sai sót dẫn tới việc xuất nhập hàng gặp trở ngại từ hải quan Bộ phận Giao nhận gồm người, gọi phận “hiện trường” Bộ phận nhận thông tin đơn hàng từ phận Kinh doanh, phụ trách việc làm thủ tục giao nhận cần thiết, thủ tục hải quan trực tiếp “hiện trường” để nhận hàng nhập xuất hàng hóa cho khách hàng 1.2.4 Tình hình nhân Là Công ty trẻ với năm kinh doanh lĩnh vực giao nhận vận tải, Công ty TNHH TMDV vận tải quốc tế Đại Dương có quy mô nhỏ Điều thể rõ nét qua cấu nhân Công ty năm gần (Bảng 1.1) Về số lượng nhân viên, Công ty chứng kiến tăng trưởng nhân qua năm Đến năm 2014, số lượng nhân viên 16 người so với số lúc khởi nghiệp năm 2010 nhân viên Điều chứng tỏ Công ty nâng cao lực cạnh tranh thị trường nước Các hợp đồng giao nhận ngày gia tăng đòi hỏi bổ sung nhân phòng ban khác để đáp ứng cường độ công việc yêu cầu ngày khắt khe khách hàng Về cấu nhân theo phòng ban, đến năm 2014 nhân Công ty gồm 16 người bao gồm giám đốc điều hành, phó giám đốc 14 nhân viên Trong đó, phận Chứng từ Kế toán phòng có nhân viên phụ trách Bộ phận 32 mặt hàng cấm nhập ma túy, báu vật quốc gia, động vật quý hiếm… Khi khách hàng người nhập không đứng chịu trách nhiệm mà tẩu tán tư cách pháp nhân doanh nghiệp thông qua lập doanh nghiệp “ma” để nhập hàng hóa bị cấm, có vấn đề giải thể, chuyển địa điểm kinh doanh, khó để bắt giữ Từ đó, với tư cách đơn vị giao nhận, đứng tên hồ sơ thông quan với tư cách đại lý hải quan, Công ty bị ảnh hưởng uy tín tốn nhiều thời gian để giải với quan chức 33 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI QUỐC TẾ ĐẠI DƯƠNG 3.1 Triển vọng Công ty 3.1.1 Cơ hội Tình hình kinh tế nước giới có chuyển biến tích cực Đầu tiên phải kể đến dỡ bỏ rào cản pháp lý ngăn cản thương mại Việt Nam nước Cộng đồng kinh tế ASEAN thức thành lập vào cuối năm 2015 Nhờ có ưu đãi này, hoạt động xuất nhập diễn tự do, thuận lợi nhiều Đối với hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, AEC tháo gỡ đơn giản hóa thủ tục pháp lý thủ tục hải quan, giấy phép nhập khẩu,… theo yêu cầu nước xuất lẫn thủ tục pháp lý Việt Nam Theo lộ trình cam kết Việt Nam gia nhập WTO, kể từ năm 2014 nhà cung ứng dịch vụ nước phép thành lập Doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước Việt Nam Công ty có nhiều hội giao thương với hãng tàu lớn giới Thêm vào đó, kinh tế Việt Nam đà mở cửa, hội nhập với kinh tế giới (tham gia vào tổ chức kinh tế giới WTO, ASEAN,…) Nhà nước liên tục kí kết hiệp định kinh tế song phương, đa phương với nước khác, tạo điều kiện cho doanh nghiệp nội địa nhập hàng hóa ngày nhiều, gián tiếp tạo hội cho Công ty phát triển Ngoài ra, theo ý kiến đạo Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng Thông báo 289/TB-VPCP quản lý cải cách thủ tục hành lĩnh vực Hải quan: Tổng cục Hải quan phải liệt cắt giảm thủ tục hành hải quan đơn giản hóa thủ tục hành Nhờ vậy, doanh nghiệp logistics nói chung Công ty Đại Dương nói riêng không thời gian thực thủ tục hành chính, hải quan, thông quan hàng hóa Từ đó, giảm thiểu phát sinh chi phí lưu kho bãi trường hợp hải quan yêu cầu tra, kiểm hóa, chi phí phạt hợp đồng Công ty giao nhận giao hàng chậm cho khách hàng… Như vậy, quy trình giao nhận hàng hóa nhập Việt Nam nước diễn suôn sẻ, nhanh chóng 34 Sự thay đổi mạnh mẽ thể chế nhà nước theo hướng tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp làm ăn Luật doanh nghiệp 2015 bắt dầu có hiệu lực mở hội Kinh doanh ngày tốt Các thủ tục hành chính, thủ tục hải quan cải tiến theo hướng đơn giản hóa Thời gian qua, Chính phủ có động thái quy hoạch lại ngành logistics nước Điều thể qua nỗ lực đặt mục tiêu giảm thời gian làm thủ tục xuất nhập hàng hóa từ mức 21 ngày xuống mức bình quân 13 ngày vào cuối năm 2015, cải thiện, mở rộng nâng cấp sở hạ tầng, hệ thống kho bãi, cảng biển, sân bay, phương tiện vận tải quan tâm vận dụng triệt để Nhờ đó, hoạt động nhận hàng nhập rút ngắn thời gian diễn thuận lợi Hệ thống khai báo hải quan điện tử vào hoạt động tiết kiệm nhiều thời gian cho doanh nghiệp Từ đó, việc khai báo với hải quan đơn giản, dễ dàng, đại so với trước đảm bảo cho trình thông quan diễn tiện lợi, nhanh chóng 3.1.2 Thách thức Do ngày có nhiều Công ty giao nhận mở nên Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương phải cạnh tranh cao Hiện Việt Nam có 1000 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải Với việc doanh nghiệp logistics nước chiếm tới 75% thị trường doanh nghiệp nước đáp ứng 25% nhu cầu thị trường logisitcs dừng lại việc cung cấp dịch vụ cho số công đoạn chuỗi dịch vụ quan trọng Do vậy, việc cạnh tranh với Công ty nước cạnh tranh với đối thủ ngang tầm thách thức không nhỏ cho Công ty Hệ thống Hải quan tồn nhiều vấn đề phức tạp, tiêu cực, gây nhiều khó khăn, nhiều thời gian làm tăng chi phí trình giao nhận hàng hoá Công ty Bên cạnh đó, văn hành Bộ ngành nhiều, gây chồng chéo tạo nhiều khó khăn cho Công ty khâu làm thủ tục Hải quan Trong số trường hợp, mặt hàng nhập phải chịu hướng dẫn, tuân thủ lúc nhiều văn lúc, gây lúng túng cho Công ty việc xác định chấp hành văn hành Khách hàng số trường hợp chưa nắm vững bước quy 35 trình Công ty nên thường hối thúc, gây sức ép với Công ty toán tiền cước chậm trễ Điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới trình hoạt động Công ty 3.2 Định hướng Công ty Với thực trạng cạnh tranh gay gắt nay, Công ty cần phải có biện pháp tích cực để xây dựng hoàn thiện phát triển quy trình Sự phát triển cần đòi hỏi trình hợp tác, làm việc chăm nhân viên Công ty nói chung, theo định hướng mà Công ty lập sẵn theo kế hoạch Theo Công ty trọng vào định hướng sau: − Tăng cường hoạt động gặp gỡ, giao lưu để trì mối quan hệ tốt giữ khách hàng có Khách hàng yếu tố quan trọng Công ty − Tham gia hội chợ nước quốc tế để tìm kiếm thêm khách hàng tiềm − Thị trường nước quốc tế yếu tố để Công ty có móng phát triển Theo đó, Công ty tích cực dự buổi trao đổi chuyên ngành để có thêm thông tin thị trường, tiến hành khảo sát ý kiến khách hàng để biết thêm nhu cầu họ, từ thay đổi quy trình cho phù hợp − Tăng suất làm việc để giảm bớt chi phí cho Công ty Với định hướng mình, vòng năm tới, Công ty cố gắng, phấn đấu để đạt mục tiêu sau: − Mở rộng quy mô Công ty hoạt động kinh doanh có bước tiến đáng kể Việc mở rộng quy mô mở rộng vốn, nhân mà mở rộng khách hàng mục tiêu, danh mục dịch vụ cung ứng − Được nhiều Công ty toàn quốc biết đến với hình ảnh Công ty giao nhận hiệu đáng tin cậy 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển Công ty 3.3.1 Giải pháp thương mại điện tử Cơ sở đề xuất giải pháp: Như phân tích trên, Công ty bộc lộ hạn chế khâu tìm kiếm khách hàng chưa tận dụng mạnh 36 thương mại điện tử để nâng cao nhận biết khách hàng tiềm Công ty Nếu biết tận dụng internet khâu tìm kiếm khách hàng, chắn số lượng hợp đồng Công ty tăng lên nhiều Nội dung giải pháp: Đầu tiên, Công ty cần đầu tư xây dựng hệ thống website bắt mắt, dễ nắm bắt thông tin Đây điều quan trọng, website bắt mắt dễ nắm bắt thông tin tạo thiện cảm lòng tin khách hàng Thứ hai, Công ty cần tăng cường giải pháp quảng cáo trực tuyết website có tham gia nhiều doanh nghiệp website hiệp hội xuất thủy sản, hiệp hội điều… đặc biệt quảng cáo thông qua công cụ tìm kiếm Google Thứ ba, phòng Kinh doanh bên cạnh kiến thức nghiệp vụ vững vàng cần tích cực nâng cao kĩ tiến hành hoạt động marketing điện tử Khi website thành lập với hoạt động quảng cáo trực tuyến tiến hành, điều cần thiết phải có người quản trị vận hành nội dung website quản trị công cụ quảng cáo đảm bảo hiệu cao mặt chi phí Cuối cùng, Phòng Kinh doanh cần chủ động vào website thương mại điện tử B2B để lấy liên hệ nhóm khách hàng tiềm doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập Hiện có nhiều doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập hoạt động giao nhận hầu hết thuê Có thể nói lượng khách hàng tiềm lớn Marketing trực tiếp thông quan email đến khách hàng tiềm điều cần thiết cách giúp gia tăng khả tương tác trực tiếp với khách hàng Các website thương mại điện tử B2B có nhiều, kể đến ecomviet.vn www.hcmc-exportcenter.com.vn Tính khả thi giải pháp: Các giải pháp đề xuất khả thi vốn nhân lực Việc xây dựng quảng cáo website thuê với chi phí không đáng kể sau chuyển giao cho phòng Kinh doanh quản trị vận hành nội dung Phòng Kinh doanh với kiến thức thị trường có sẵn đảm đương công việc cách hiệu Đồng thời đổi cách tiếp cận khách hàng tạo hứng thú động lực cho nhân viên phòng Kinh doanh 3.3.2 Giải pháp nhân Cơ sở đề xuất giải pháp: Điểm yếu quy trình giao nhận 37 cân đối nhân phòng ban, gây tác động bất lợi đến chất lượng dịch vụ Công ty, gây tốn không đáng có Đặc thù dịch vụ giao nhận có mùa cao điểm thấp điểm Với mùa cao điểm, nhân viên Chứng từ Giao nhận phải làm việc vất vả với rủi ro sai sót chứng từ cao Nội dung giải pháp: Trước tiên, Công ty không thiết phải tuyển thêm nhân viên Thay vào đó, Công ty nên xây dựng sách luân chuyển nhân viên phòng ban kết hợp với việc tăng lương thưởng Ví dụ, Công ty luân chuyển nhân viên phòng Kế toán phòng Kinh doanh xuống vị trí phòng Chứng từ Điều giúp nhân viên đỡ nhàm chán công việc, tạo điều kiện tăng lương thưởng cho nhân viên giảm chi phí trả lương tuyển dụng nhân viên Trong trường hợp nhân lực sử dụng tối đa, tuyển dụng nhân viên điều cần thiết Khi nhân lực phận Giao nhận Chứng từ cần ưu tiên bổ sung Do tính thời vụ ngành nghề, Công ty nên ưu tiên tuyển dụng thêm sinh viên thực tập cộng tác viên Giải pháp làm giảm áp lực nghĩa vụ nhân viên tại, lượng công việc chia cho nhân viên sinh viên thực tập Từ hiểu công việc nâng cao Cuối cùng, để giảm bớt áp lực cho nhân viên phòng Chứng từ, công nghệ thông tin cần áp dụng để quản lý chứng từ truyền liệu hải quan Cụ thể, để áp xác mã số thuế nhân viên nên thường xuyên cập nhật sử dụng phiên phần mềm hỗ trợ đăng kí kiểm tra mã số Nhân viên chứng từ cần khai báo dự phòng trước khoảng thời gian, tránh trường hợp hệ thống hải quan gặp cố rủi ro trình truyền tải liệu Về việc quản lý chứng từ, Công ty nên tận dụng phần mềm tin học quản lý sở liệu Microsoft Access gói phần mềm Microsoft office để tạo sở liệu truy lục dễ dàng cần thiết Tính khả thi giải pháp: Các giải pháp kể hoàn toàn khả thi điều kiện doanh nghiệp nhỏ Công ty Với giải pháp luân chuyển nhân viên, Công ty tiết kiệm khoản chi phí sử dụng lao động đồng thời tạo hội nâng lương cho người lao động, giúp họ hăng say làm việc Với giải 38 pháp tuyển dụng nhân viên thực tập cộng tác viên giao nhận, Công ty tận dụng nguồn lao động không lương sinh viên, cộng tác viên, nhu cầu thực tập hàng năm vô lớn đồng thời đảm bảo không lãng phí nhân lực giai đoạn thấp điểm 3.3.3 Giải pháp phương tiện vận chuyển nội địa Cơ sở đề xuất giải pháp: Như phân tích, việc phải thuê phương tiện kéo container tiết kiệm chi phí ngắn hạn lại gây số bất lợi làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ giao nhận Công ty chậm trễ giao nhận, rủi ro hư hỏng container, rủi ro phí lưu container, lưu bãi Nội dung giải pháp: Về giải pháp ngắn hạn, Công ty nên kí hợp đồng dài hạn với doanh nghiệp kéo container uy tín Trong có điều khoản quy định chi tiết thời gian hoạt động nhằm tránh sai sót khâu kéo container ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Doanh nghiệp Về điều khoản quy định, cần lưu ý đến điều khoản di chuyển rủi ro hàng container sau phận giao nhận Công ty giao hàng cho đơn vị chuyên chở nội địa Bên cạnh đó, Công ty cần lưu ý đến điều khoản giá cước có biến động giá xăng dầu, cước vận chuyển mùa cao điểm, trách nhiệm vận chuyển thời gian quy định đơn vị vận chuyển Về giải pháp dài hạn, Công ty trích khoản đầu tư dài hạn để mua phương tiện vận chuyển phục vụ cho quy trình giao nhận Để thực giải pháp này, nguồn vốn đầu tư từ lợi nhuận giữ lại, vay dài hạn kêu gọi đóng góp nhân viên Trong giải pháp sử dụng lợi nhuận giữ lại kêu gọi đóng góp nhân viên tương đối khả thi không chi phí vay Công ty hoạt động theo hình thức công ty TNHH, giám đốc Công ty đồng thời chủ Công ty nên việc tăng lợi nhuận giữ lại đồng nghĩa với việc giám đốc tự bỏ thêm tiền đầu tư Với giải pháp kêu gọi đóng góp nhân viên, Công ty cam kết lợi ích mà họ nhận góp vốn để mua xe container riêng (lợi nhuận từ việc sử dụng xe chia cho nhân viên có đóng góp hạch toán vào lương) Tính khả thi giải pháp: hai giải pháp trên, giải pháp ngắn hạn khả thi dễ thực khả thi mặt chi phí nhân lực Đối với giải 39 pháp dài hạn, việc đầu tư xe container bước đầu có số khó khăn định, khả tài Công ty có hạn ải pháp cần cân nhắc thực giám đốc Công ty trước mục tiêu kinh tế lâu dài Qua giảm bớt việc thuê dịch vụ bên ngoài, nâng cao hiệu chất lượng công việc Mức độ khả thi giải pháp tương đối, phụ thuộc vào khả tài chính, tầm nhìn người lãnh đạo 3.3.4 Giải pháp quản trị rủi ro trình giao nhận Cơ sở đề xuất giải pháp: điểm yếu ba rủi ro trình giao nhận Công ty gặp phải rủi ro tình bất ngờ tàu cập cảng trễ, xe container quay vòng chậm…; rủi ro khách hàng không toán, toán không đầy đủ chậm toán rủi ro hư hỏng container container bị rút ruột trình vận chuyển hàng từ cảng kho Những rủi ro gây chi phí cho Công ty đồng thời ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ uy tín Công ty Nội dung giải pháp: Đối với tình bất ngờ, Công ty cần xây dựng kế hoạch dự phòng bảo lưu trách nhiệm hợp đồng giao nhận Với kế hoạch dự phòng, Công ty cần thực tốt giải pháp phương tiện vận chuyển trình bày Lý là, đơn vị vận chuyển uy tín làm ăn lâu dài với Công ty tạo tin tưởng cho hai bên, đơn vị vận chuyển đặt vai trò Công ty lên hàng đầu thực hợp đồng vận chuyển hàng hóa Trong trường hợp bất khả kháng tầm kiểm soát Công ty, Công ty cần chủ động liên hệ với khách hàng để thông báo, đồng thời liên hệ với hãng tàu để biết xác thời gian tàu cập cảng, liên hệ với đội xe để yêu cầu chủ động bố trí phương tiện vận chuyển hàng khỏi cảng mùa cao điểm Về vấn đề bảo lưu trách nhiệm hợp đồng giao nhận, Công ty cần đưa điều khoản bất khả kháng vào hợp đồng Trong đó, cần quy định chi tiết điều kiện bất khả kháng liệt kê cụ thể trường hợp coi bất khả kháng để thống với khách hàng Thực tế nay, điều khoản bất khả kháng trọng quan tâm chưa mức quy định chung chung, khó vận dụng dễ xảy tranh chấp bên Đối với rủi ro khách hàng không toán, thấy từ quy trình 40 Công ty ứng tiền thực dịch vụ trước sau ghi nhận doanh thu từ việc giao hàng hoàn trả đầy đủ chứng từ gốc cho khách hàng Thứ nhất, Công ty cần xây dựng trung thành khách hàng giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường chăm sóc khách hàng, giảm giá với khách hàng lâu năm Thực tế cho thấy, khách hàng có không hài lòng chất lượng dịch vụ Công ty giao hàng chậm, thủ tục rườm rà, chi phí giao nhận cao, hàng hóa bị hư hỏng… họ chậm toán chí không toán chi phí dịch vụ cho Công ty Sự hài lòng yếu tố quan trọng dẫn đến trung thành khách hàng Thứ hai, với khách hàng mới, Công ty chiết khấu dịch vụ cho khách hàng lần đầu làm ăn với Công ty với điều kiện khách hàng ứng trước tiền dịch vụ Điều vừa tạo tâm lý an tâm cho Công ty, vừa thể thiện chí với khách hàng Công ty cung cấp dịch vụ với giá rẻ Hơn nữa, khách hàng ứng trước tiền dịch vụ, Công ty sử dụng để thực nghiệp vụ giao nhận thay phải tự ứng tiền Điều quan trọng mùa cao điểm, hợp đồng giao nhận nhiều dẫn đến nguy cạn tiền mặt để xoay vòng hợp đồng Công ty Đối với rủi ro container bị hư hỏng hàng hóa bị “rút ruột” trình vận chuyển, Công ty cần quy định cụ thể với đơn vị vận chuyển di chuyển rủi ro hàng hóa container từ Công ty sang đơn vị vận chuyển container đặt lên xe kéo container Từ đôi bên chủ động nắm bắt chia sẻ chi phí cược container trường hợp bất khả kháng Với trường hợp quãng đường giao nhận ngắn, nhân viên phòng Giao nhận Công ty nên theo xe kéo Container suốt hành trình để kịp thời nắm bắt tình bất ngờ xảy (như tai nạn giao thông làm hư hỏng container) có biện pháp xử lý, đảm bảo không làm hư hại hàng hóa bên Với trường hợp quãng đường giao nhận liên tỉnh, Công ty nên quy định cụ thể trách nhiệm đơn vị kéo container để xảy tai nạn ảnh hưởng đến container hàng hóa với lý bất khả kháng Đối với rủi ro khách hàng tẩu tán trường hợp phát hàng cấm nhập khẩu, Công ty trình tìm kiếm khách hàng xác thực rõ tư cách pháp nhân khách hàng, không làm việc với doanh nghiệp ma, địa kinh doanh rõ ràng, người đại diện theo pháp luật người đại diện 41 theo pháp luật không đứng tên hợp đồng giao nhận với Công ty Hiện nay, Kế Hoạch Đầu Tư chủ trì đưa cổng tra cứu thông tin doanh nghiệp địa https://hieudinh.dangkykinhdoanh.gov.vn, trước thức làm ăn với đối tác mới, Công ty cần tìm hiểu kĩ thông tin doanh nghiệp dễ dàng Bên cạnh việc ký kết hợp đồng giao nhận cần tiến hành thông qua gặp mặt trực tiếp trụ sở khách hàng, từ Công ty nhận định khách hàng có lý lịch hay không Tính khả thi giải pháp: Các giải pháp kể khả thi, không tốn chi phí nhiều dễ thực Lý giải pháp để hạn chế rủi ro chủ yếu mặt kĩ thuật pháp lý Bằng việc quy định cụ thể hợp đồng giao nhận hợp đồng thuê xe kéo container, Công ty tránh rủi ro mà không tốn nhiều chi phí ảnh hưởng đến uy tín khách hàng quan thuế hải quan 42 KẾT LUẬN Từ gia nhập WTO, kinh tế Việt Nam ngày mở cửa nước bạn bè giới Sự quan trọng ngành ngoại thương nói chung xuất nhập nói riêng chối bỏ Từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập có vai trò lớn Trong đó, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập vô phức tạp, liên quan đến nhiều bên, đòi hỏi người giao nhận có trình độ chuyên môn cao, ứng xử linh hoạt với tình huống, am hiểu phong tục tập quán, hệ thống pháp luật nước Điều quan trọng để đảm bảo tính liên tục, xác, nhanh chóng trình giao nhận hàng hóa Vì việc hình thành nên Công ty dịch vụ giao nhận hàng hóa thiết yếu, điển hình Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương Trong trình thực tập Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, người viết học hỏi nhiều điều Đầu tiên môi trường làm việc động chuyên nghiệp Công ty Thứ hai áp dụng kiến thức học để phân tích tình hình kinh doanh công ty Quan trọng người viết tìm hiểu cặn kẽ quy trình giao nhận hàng xuất nhập loại chứng từ sử dụng Qua đó, người viết Giám đốc Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương sử dụng chứng từ theo hợp đồng số số XS-VN016 để tìm hiểu thực tế quy trình nhập hàng nguyên container Công ty Đây nghiệp vụ tạo doanh thu lớn số dịch vụ cung cấp Công ty Có thể nói quy trình nghiệp vụ Công ty tương đối logic tiết kiệm thời gian nhờ vào việc không ngừng cải tiến quy trình cập nhật quy định Công ty Tuy nhiên, quy trình tồn số điểm yếu xuất phát từ số yếu tố bên Công ty thương mại điện tử, nhân sự… số rủi ro từ bên rủi ro không toán, rủi ro rút ruột hàng hóa… Thông qua số nhận định hội thách thức Công ty, người viết đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển Công ty với hi vọng phần giúp Giám đốc đưa phương án chiến lược nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận đáp ứng tốt yêu cầu ngày cao khách hàng 43 điều kiện cạnh tranh ngày khốc liệt môi trường kinh tế hội nhập sâu rộng động Để kết lại thu hoạch thực tập tốt nghiệp, người viết lần xin chân thành cảm ơn tập Ban giám đốc Cơ sở - Trường đại học Ngoại Thương, Ban giám đốc tập thể nhân viên Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, giảng viên hướng dẫn Nguyễn Mạnh Hiệp tạo điều kiện, hướng dẫn giúp đỡ người viết hoàn thành thu hoạch thực tập tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Giám Đốc Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, Tài liệu giới thiệu chung Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương Ban Giám Đốc Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, Định hướng hoạt động Công ty giai đoạn 2015-2020 Bộ Giao Thông Vận Tải, 2014, Đề đề án tái cấu vận tải biển phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa phát triển bền vững giai đoạn đến năm 2020 4, Bộ Tài Chính, 2015, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Bộ Tài Chính Hướng dẫn thuế giá trị gia tăng quản lý thuế Nghị định 12/2015/NĐ-CP ngày 27/02/2015 Chính phủ 5, Bộ Tài Chính, 2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 Bộ Tài Chính hướng dẫn thuế thu nhập Doanh nghiệp Nghị định 12/2015/NĐ-CP 6, Bộ Xây Dựng, 2015, Thông tư số 15/2014/TT-BXD ngày 15/09/2014 Bộ Xây dựng Ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng Phòng Kế toán Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh 2012, 2013, 2014 Phòng Kinh doanh Công ty TNHH TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận Tải Quốc Tế Đại Dương, Báo cáo tình hình kinh doanh năm 2012, 2013, 2014 Dương Hữu Hạnh, 2010, Cẩm nang Nghiệp vụ xuất nhập khẩu, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh 10 Bùi Xuân Lưu Nguyễn Hữu Khải, 2009, Giáo trình Kinh tế Ngoại thương, Nhà Xuất Bản Thông Tin Truyền Thông PHỤ LỤC Hợp đồng số XS-VN016 Thông báo hàng đến ngày 12/09/2015 Vận đơn HBL số SHHJ1509016F Tờ khai hải quan số 100551905530 Hóa đơn thương mại số XS-VN016 Phiếu đóng gói số XS-VN016 Giấy chứng nhận xuất xứ Form E số E153216009640215 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật số 321600215026450 Công văn xem xét kéo hàng kho để kiểm định