Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG THANH NHÀN 3 I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG THANH NHÀN: 3 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ CÁC THÀNH VIÊN TRONG UBND PHƯỜNG THANH NHÀN 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Thanh Nhàn 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên trong UBND 4 III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG THANH NHÀN 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG THANH NHÀN 9 I. TÌNH HÌNH VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ 9 II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND 9 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG 26 I. MỘT VÀI NÉT ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 26 1.Ưu điểm 26 2.Nhược điểm 26 II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ 27 III. MỘT SÔ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 29 1. Đối với UBND: 29 2. Đối với cơ quan nhà nước cấp trên: 30 3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 30 KẾT LUẬN 31 PHỤ LỤC 32
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – đại hóa, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải xây dựng máy quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào phát triển kinh tế đất nước Như biết thời đại ngày công tác Văn thư – Lưu trữ giữ vị trí quan trọng đóng góp không nhỏ vào việc thành bại hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Vì Văn phòng Văn thư – Lưu trữ cần phải tổ chức cách khoa học hiệu Một Văn phòng Văn thư – Lưu trữ khoa học hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị triển khai công việc cách thuận lợi , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Văn phòng Văn thư – Lưu trữ bao gồm công việc : xây dựng soạn thảo văn bản, quản lý giải văn đi, đến, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu… Công tác Văn thư có ý nghĩ quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhà nước nói chung quan doanh nghiệp nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc cách nhanh chóng, xác, suất, chất lượng hiệu giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ sau Sau năm học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựa vào kiến thức thầy cô trường giảng dạy, đến kỳ thứ năm Nhà trường tạo điều kiện cho chúng em thực tập lao động sản xuất quan, đơn vị Đây hoạt động mang tính chất thực tế có ý nghĩa quan trọng sinh viên Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên vận dụng lý luận vào thực tiễn “ học đôi với hành” Đưa kiến thức trang bị giảng đường vận dụng vào công việc thực tế Đồng thời cập nhật, bổ sung thêm kiến thức cho thân, trau dồi phẩm chất đạo đức học hỏi rèn luyện kỹ mềm như: giao tiếp, xử lý tình huống, tác phong làm việc… thực tốt nội dung yêu cầu đợt thực tập , qua cá nhân có chuẩn bị tốt cho môi trường làm việc sau Qua trình học tập trường nhận thức mục đích đợt thực tập em chọn Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phường Thanh Nhàn nơi thực tập Sau thời gian gần tháng thực tập ( từ ngày 04/11 đến ngày 26/12/2015) Uỷ Ban Nhân Dân phường Thanh Nhàn - Hà Nội, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, xong nhờ giúp đỡ tận tình cô, chú, anh, chị văn Uỷ Ban Nhân Dân phường Thanh Nhàn nói chung cô Vũ Thị Hương phụ trách công tác văn thư nói riêng giúp đỡ em tận tình, tạo điều kiện tốt suốt trình em thực tập thực tập có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm phục vụ cho công việc học tập sau Em xin chân thành cảm ơn ! Thanh Nhàn, ngày 25 tháng 12 năm 2015 Sinh viên Dương Phương Anh CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG THANH NHÀN I • GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ PHƯỜNG THANH NHÀN: UBND phường Thanh Nhàn Địa chỉ: số 35 ngõ 54 Kim Ngưu, phường Thanh Nhàn, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Số điện thoại: 043.8634573 Chủ tịch: Phạm Hoàng Linh Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đô thị: Triệu Như Long Phó Chủ tịch phụ trách Văn hoá – Xã hội: Vũ Thanh Loan • Phường Thanh Nhàn có diện tích 0,68 km2, giáp ranh với phường: Cầu Dền, Bạch Mai, Quỳnh Lôi, Quỳnh Mai, Phố Huế, Thanh Lương, Đồng Nhân, Đống Mác Có số dân đông với 5.635 hộ dân 21.205 nhân khẩu, chia thành 56 tổ dân phố II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ CÁC THÀNH VIÊN TRONG UBND PHƯỜNG THANH NHÀN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Thanh Nhàn a Chức năng: UBND tổ chức đạo thi hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp nghị HĐND cấp UBND cấp đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn b Nhiệm vụ quyền hạn: - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông, lâm, nghiệp, ngư, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ môi trường; thể dục – thể thao, báo chí phát lĩnh vực xã hội khác; quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, văn quan cấp nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh trị, trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ tịch, hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ công chức viên chức Nhà nước cán cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ - Tổ chức đạo công tác thi hành án dân địa phương theo quy định pháp luật - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thành viên UBND a Chủ tịch: Chủ tịch UBND phường người lãnh đạo điều hành công việc UBND phường, chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ quyền hạn theo luật định; với tập thể chịu trách nhiệm hoạt động cuả UBND phường trước Thành uỷ, HĐND phường, trước UBND Thành phố Hà Nội Chủ tịch UBND phường phân công công tác cho Phó chủ tịch thành viên khác UBND phường, người phân công phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường Chủ tịch UBND phường có nhiệm vụ quyền hạn sau: Lãnh đạo công tác UBND phường, thành viên UBND, quan chuyên môn UBND phường thực mặt công tác theo nghị cấp uỷ, HĐND, chương trình công tác UBND phường pháp luật Nhà nước Đôn đốc, kiểm tra công tác quan chuyên môn thuộc UBND phường việc thực hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp trên, nghị Thành uỷ, HĐND phường định UBND phường Áp dụng biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc, quản lý điều hành máy hành hoạt động có hiệu Trực tiếp đạo mặt công tác: Địa chính, nội chính, tổ chức máy công tác cán bộ, Chủ tịch Hội đồng Nghĩa vụ Quân sự, công tác trọng tâm, việc đột xuất thiên tai - dịch hoạ - thảm hoạ- dịch bệnh Tổ chức đạo việc tiếp dân, xét giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo nhân dân theo quy định pháp luật Triệu tập chủ toạ phiên họp UBND phường Phê chuẩn kết bầu thành viên UBND phường, miễn nhiệm, kỷ luật Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường Đình việc thi hành nghị sai trái HĐND phường đề nghị HĐND phường bãi bỏ Thường xuyên giữ mối quan hệ với Chủ tịch HĐND phường, Chủ tịch Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân, Chánh án Toà án nhân dân đoàn thể 10 Chủ tịch UBND phường đưa thảo luận hội nghị Chủ tịch, Phó chủ tịch trực tiếp định vấn đề sau: - Những vấn đề liên quan nhiều ngành thủ trưởng ngành phối hợp xử lý ý kiến khác - Những vấn đề Chủ tịch UBND phường; thủ trưởng ngành đoàn thể đề nghị vượt thẩm quyền giải thủ trưởng ngành thủ trưởng ngành Chủ tịch UBND phường có ý kiến khác - Những vấn đề đột xuất vượt thẩm quyền giải Trưởng phòng, ban, ngành b Các phó Chủ tịch: Phó chủ tịch UBND phường thực nhiệm vụ UBND phường phân công; trực tiếp đạo công tác, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường, thay mặt Chủ tịch UBND phường giải công việc giao Trong phạm vi công việc phân công, Phó chủ tịch UBND có trách nhiệm quyền hạn: Chỉ đạo phòng, ban, ngành xây dựng cho ý kiến đề án trước báo cáo với UBND phường, với Chủ tịch Phó chủ tịch UBND phường đồng thời kiểm tra, đôn đốc việc thực đề án Kiểm tra, đôn đốc phòng, ban, ngành, UBND phường tổ chức thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước, nghị Thị uỷ, HĐND phường, thị, định UBND Thị xã; thay mặt Chủ tịch UBND phường đình yêu cầu có biện pháp sửa chữa, khắc phục vấn đề ngành, xã/phường làm trái với quy định Trung ương, Thành phố Hà Nội phường Căn chương trình công tác UBND phường, xây dựng kế hoạch công tác đạo công tác trọng tâm hàng tháng, quý, năm thuộc lĩnh vực phụ trách Giải kịp thời đề nghị, khiếu nại thuộc lĩnh vực phụ trách Chỉ đạo điều hành kinh phí duyệt: trực tiếp điều hành quản lý chương trình tài trợ quốc tế(nếu có) thuộc lĩnh vực phụ trách Theo dõi có ý kiến nhận xét bố trí, sử dụng cán lãnh đạo phòng, ban chuyên môn thuộc UBND phường Phó chủ tịch phân công thường trực phụ trách số lĩnh vực công tác, giúp Chủ tịch theo dõi công tác giải khiếu nại tố cáo công dân, thay mặt Chủ tịch lãnh đạo công tác UBND phường Chủ tịch vắng c Các thành viên UBND phường phụ trách phòng, ban Xây dựng chương trình công tác phòng, ban, báo cáo cuả UBND phường, ngành dọc cấp đạo thực chương trình công tác Chỉ đạo công tác vấn đề thuộc thẩm quyền phụ trách Giải xem xét trình UBND phường, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường giải đề nghị ngành, đoàn thể, UBND phường vấn đề thuộc chức quản lý ngành, lĩnh vực công tác thuộc phụ trách Tham gia giải công việc thuộc UBND phường, thực nhiệm vụ Chủ tịch UBND phường uỷ nhiệm Tham gia đầy đủ kỳ họp UBND Thị xã Mỗi thành viên UBND Thị xã chịu trách nhiệm cá nhân công tác trước HĐND, UBND Thị xã quan Nhà nước cấp Thủ trưởng phòng, ban, ngành sử dụng đầy đủ quyền hạn để giải vấn đề thuộc chức phòng, ban, ngành phạm vi Thị xã, không đùn đẩy lên UBND Thị xã đùn đẩy sang ngành khác; trình lên UBND Thị xã vấn đề vượt thẩm quyền phòng, ban, ngành khác phối hợp giải có ý kiến khác Các văn Trưởng phòng, ban, ngành hướng dẫn xã/phường đơn vị Thị xã thực chủ trương ngành dọc UBND Thị xã phải thông qua Chủ tịch hay Phó chủ tịch UBND Thị xã phụ trách khối theo quy trình soạn thảo, ban hành văn Thủ trưởng phòng, ban, ngành, UBND xã/phường có quyền đề nghị UBND Thị xã trả lời kiến nghị đơn vị Trong thời gian không 10 ngày, UBND Thị xã phải giải đề nghị đơn vị văn (trừ trường hợp lớn, phức tạp) Thủ trưởng phòng, ban, ngành phân công uỷ nhiệm cho cấp phó giải công việc phải chịu trách nhiệm việc làm ngươì mà uỷ nhiệm III SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND PHƯỜNG THANH NHÀN Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Kinh tế - Đô thị Tổ Địa – Xây dựng Kinh tế Quản lí đô thị Phó Chủ tịch UBND Văn hoá – Xã hội Quân Kế toán – Tài chínhTư pháp - Hộ tịch Trưởng Quân sựKế toánThủ quỹ CB CB ĐC-XD CB ĐC-XD CB KT kiêm nhiệm CB Văn phòng CB CB Văn hoá – Xã hội CB LĐTBXH VHTT TNMT CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG THANH NHÀN I TÌNH HÌNH VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ Về tổ chức: Văn phòng UBND phường Thanh Nhàn phòng tiếp nhận trả kết hồ sơ hành chính, gồm có cán bộ, chịu quản lý Phó chủ tịch UBND phụ trách Văn hoá - Xã hội Về cán bộ: Các cán Văn phòng UBND cán kiêm nhiệm II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND a • • • Tình hình làm công tác văn thư: Xây dựng, ban hành soạn thảo văn bản: Soạn thảo văn Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Đánh máy hoàn chỉnh văn • Ký văn b • • • • • • • c Quy trình quản lý giải văn đi: Kiểm tra thể thức Trình ký Ghi số, ngày, tháng văn Đóng dấu văn Đăng kí văn Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ nghien cứu sử dụng văn lưu Quy trìnnh quản lý giải văn đến: • Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn • Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến • Đăng kí văn đến • Trình văn đến • Chuyển giao văn đến • d Giải , theo dõi tiến độ giải văn đến Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: • Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 10 a) Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn cách đăng ký thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ b) Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ c) Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ Mẫu Sổ gửi văn bưu điện cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) d) Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi 48 đ) Chuyển phát văn mật Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định b) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc c) Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Điều 12 Lưu văn Việc lưu văn thực sau: a) Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc b) Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký 49 Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu Sổ sử dụng lưu cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI Chương IV LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 13 Lập Danh mục hồ sơ Tác dụng Danh mục hồ sơ a) Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ b) Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học c) Là để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 50 d) Là để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập Danh mục hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức (nếu có) Nội dung lập Danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ - Khung đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Căn tình hình thực tế quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện Những quan, tổ chức có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ đơn vị phân định rõ ràng áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Những quan, tổ chức có cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động - Nếu theo cấu tổ chức lấy tên đơn vị quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động lấy tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) Danh mục hồ sơ - Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề thuộc chức nhiệm vụ đơn vị - khung đề mục theo cấu tổ chức; vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động - khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động 51 - Trong đề mục nhỏ, hồ sơ xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng hồ sơ Mẫu danh mục hồ sơ - Phụ lục XII b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập - Xác định hồ sơ cần lập năm, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa lập Danh mục hồ sơ Khoản Điều này; đặc biệt chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm quan, tổ chức đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể cá nhân đơn vị - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Mẫu số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục XIII c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức (nếu có) d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã - Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập - Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập 52 ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: + Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 + Số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng Phòng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c) Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có công việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư 53 tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Điều 14 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Điều 15 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Điều 16 Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: a) Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ b) Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy 54 không cần phải lưu giữ c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải công việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) d) Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Điều 17 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công 55 việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục XV) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại Chương V TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 18 Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Điều 19 Trách nhiệm Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) người giao trách nhiệm Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức minh Cụ thể: a) Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; 56 b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức cấp Điều 20 Trách nhiệm người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Cụ thể: Phân công trách nhiệm cho cá nhân đơn vị lập hồ sơ việc mà đơn vị giao chủ trì giải Tổ chức tiếp nhận hồ sơ cá nhân sau công việc giải xong quản lý hồ sơ đơn vị chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Tổ chức lựa chọn nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ quan theo thời hạn quy định Điều 21 Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm giải công việc ngày Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan 57 Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Trường hợp nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải thống kê lập biên giao nhận Điều 22 Trách nhiệm Văn thư đơn vị Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác định hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ quan Điều 23 Trách nhiệm Văn thư quan Xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Đầu năm, Văn thư gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Trên sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ Phối hợp với Lưu trữ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan Điều 24 Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập 58 Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải b) Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ - Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa thông tin bìa hồ sơ cần), đánh số tờ hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ - Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 25 Bãi bỏ quy định hành Thông tư bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Điều 26 Hiệu lực thi hành Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 01 năm 2013 Điều 27 Tổ chức thực 59 Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, quan Trung ương đoàn thể, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực Thông tư này./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Văn Tất Thu 60 NHẬT KÝ THỰC TẬP Từ ngày 02/11/2015 đến ngày 25/12/2015 Ngày 02/11/2015 đến 06/11/2015: • Đăng ký văn • Trình ký văn cần thiết Ngày 09/11/2015 đến 20/11/2015: • Đăng ký sổ khai sinh • Đóng dấu • Đóng dấu chứng thực • Trình ký văn công chứng Ngày 23/11/2015 đến ngày 04/12/2015: • Đăng ký sổ đăng ký kết hôn • Đóng dấu • Đóng dấu chứng thực • Trình ký văn công chứng Ngày 07/12/2015 đến ngày 11/12/2015: • Đăng ký văn đến • Photo Ngày 14/12/2015 đến ngày 18/12/2015: 61 • Soát lại sổ,kiểm tra bổ sung văn mới, chỗ thiếu sót Từ ngày 21/12/2015 đến ngày 25/12/2015: • Sắp xếp lại văn đi, đến năm 2015 cất vào hộp,cặp 62