Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG QUẬN NAM TỪ LIÊM 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức: 4 1.1.1 Lịch sử hình thành. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ Phòng TN MT 7 1.2.1. Tình hình tổ chức, Vị trí và chức năng. 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ Phòng TN MT Quận Nam Từ Liêm Cơ cấu tổ chức văn phòng gồm có: 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ. 10 2.1.2. Áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ 11 2.1.3. Công tác quản lý Phông lưu trữ Phòng TN MT Quận Nam Từ Liêm 12 2.1.4. Ứng dụng các thành tự KHKT trong hoạt động lưu trữ 12 2.1.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về công tác lưu trữ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17 2.2.4. Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 22 2.2.5. Bảo quản TLLT 22 2.2.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 24 2.2.7. Bố trí lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ 26 2.3. Kết luận về thực trạng công tác lưu trữ tại Phòng TN MT Quận Nam Từ Liêm 26 2.3.1. Ưu điểm 26 2.3.2. Hạn chế 27 CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG TN MT QUẬN NAM TỪ LIÊM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 29 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 29 3.2. Đề xuất giải pháp 29 C. KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 D. PHỤ LỤC 36 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT 40
MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG QUẬN NAM TỪ LIÊM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức: 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ .5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Phòng TN & MT 1.2.1 Tình hình tổ chức, Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm Cơ cấu tổ chức văn phịng gồm có: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 10 CỦA PHÒNG TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác lưu trữ .10 2.1.2 Áp dụng văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ .10 2.1.3 Cơng tác quản lý Phơng lưu trữ Phịng TN &MT Quận Nam Từ Liêm 12 2.1.4 Ứng dụng thành tự KHKT hoạt động lưu trữ 12 2.1.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức công tác lưu trữ .13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .13 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 16 2.2.4 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.5 Bảo quản TLLT 22 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .24 2.2.7 Bố trí lao động khoa học công tác văn thư lưu trữ 26 2.3 Kết luận thực trạng công tác lưu trữ Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm 26 2.3.1 Ưu điểm 26 2.3.2 Hạn chế .27 Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 CHƯƠNG KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG TN &MT QUẬN NAM TỪ LIÊM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ .28 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 28 3.2 Đề xuất giải pháp 29 C KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 D PHỤ LỤC 36 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT .40 Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 A LỜI MỞ ĐẦU Trong sống hoạt động người việc trao đổi thơng tin khơng thể thiếu được, diễn nhu cầu tất yếu Thông tin phương tiện dùng để chuyển giao tri thức, gắn liền với trình phát triển xã hội Ngày tri thức nhân loại ngày phong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin người ngày lớn Và việc trao đổi thơng tin, ngồi việc trao đổi trực tiếp, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể gián tiếp khác nhau, đó, văn coi phương tiện quan trọng Đặc biệt Nhà nước sử dụng văn để quản lý xã hội, văn phản ánh thực lịch sử, ghi chép lại học kinh nghiệm trình hoạt động người, để điều hành quản lý xã hội, truy cứu trách nhiệm cần thiết Nhận thức tầm quan trọng văn bản, Đảng Nhà nước quan tâm đến công tác Lưu trữ Đây lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu khác, mắt xích khơng thiếu hoạt động máy Nhà nước Để quản lý cơng tác Lưu trữ tốt địi hỏi cần có đội ngũ cán có trình độ chun môn, nghiệp vụ cao vững vàng.Xuất phát từ thực tiễn trên, ngày 18/12/1971 trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW thành lập để đáp ứng nhu cầu Trải qua gần 44 năm hình thành phát triển, Trường đào tạo nhiều đội ngũ cán lưu trữ với trình độ chun mơn cao để phục vụ tốt cho hoạt động Cơ quan Với quy mô đào tạo ngày đa dạng, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT–TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư-Lưu trữ TW1 sở trường Trung học Văn thư-Lưu trữ TW1 Và đến ngày 21/04/2008 Trường đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội theo Quyết định số 2275/QĐ-BGD&ĐT Bộ Giáo dục Đào tạo Và theo Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 Quyết định số 2016/QĐ-TTg ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập Từ thực tiễn theo chương trình đào tạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội khóa học Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan theo nội dung lý thuyết học Đây thời gian cần thiết để khép kín chương trình đào tạo Nhà trường, đồng thời rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ thành thạo cho Sinh viên làm quen với công việc quan, cho chỗ đứng xã hội, đặc biệt thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước đề “Học đôi với hành, lý thuyết liền với thực tiễn” Với đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập phòng Tài Nguyên Môi Trường UBND Quận Nam Từ Liêm em vận dụng kiến thức công tác lưu trữ trình học tập Trường để giải cơng việc thực tiễn Từ rèn luyện ý thức nghề nghiệp, phẩm chất người cán lưu trữ tương lai Đồng thời dịp để em thu thập thêm tài liệu, kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp tới Sau tháng thực tập UBND Quận NamTừ Liêm em tiếp thu kết tốt, em đúc kết nhiều kinh nghiệm học quý báu, bổ ích cho chuyên ngành, với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ,lãnh đạo nhân viên phịng TN & MT, với kiến thức Thầy, Cô trang bị trình học tập Trường nỗ lực thân em hồn thành tốt cơng việc giao Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp em kết mà em đạt thời gian thực tập, báo cáo gồm phần: - Phần A: Lời mở đầu - Phần B: Nội dung: Gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Phịng Tài ngun – Mơi trường Quận NTL Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ Phòng TNMT Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Phòng TNMT Quận đề xuất; kiến nghị - Phần C: Kết luận - Phần D: Phụ lục Mặc dù có nhiều cố gắng song thời gian ngắn lần tiếp xúc với công việc thực tiễn nên báo cáo không tránh khỏi thiếu xót Kính mong đóng góp ý kiến Thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, cán phòng Tài Nguyên Mơi Trường để báo cáo em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Từ Liêm, ngày 19 tháng 10 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Oanh Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG QUẬN NAM TỪ LIÊM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức: 1.1.1 Lịch sử hình thành Quận Nam Từ Liêm thành lập theo Nam Từ Liêm quận thuộc Hà Nội, Quận tương đối thuận lợi cho việc phát triển nghành kinh tế đặc biệt thương mại dịch vụ nâng cấp thành quận sở chia tách huyện Từ Liêm cũ Nam Từ Liêm quận có nhiều cơng trình kiến trúc đại quan trọng thủ đô Hà Nội Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình, tịa nhà cao Việt Nam Keangnam Hanoi Landmark Tower, Bảo tàng Hà Nội, Đại lộ Thăng Long, Trung tâm triển lãm quy hoạch Quốc gia, Trung tâm đào tạo VĐV Cấp cao Hà Nội, Quận Nam Từ Liêm thành lập theo Nghị số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 Chính phủ, sở điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm cũ, gồm xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; tồn 536,34 34.052 nhân cịn lại xã Xuân Phương; toàn 137,75 23.279 nhân lại thị trấn Cầu Diễn Đông giáp quận Cầu Giấy Thanh Xuân Tây giáp huyện Hồi Đức Nam giáp quận Hà Đơng Bắc giáp quận Bắc Từ Liêm Gồm 10 phường: Cầu Diễn, Đại Mỗ, Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Phú Đô, Phương Canh, Tây Mỗ, Trung Văn, Xuân Phương Ngày 01/04/2014 Quận Nam Từ Liêm thức vào hoạt động UBND Quận Nam Từ Liêm gồm có phòng ban trực thuộc: Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 Phòng Y tế, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Lao động – Thương binh Xã hội, Phòng Tư pháp, Phịng Tài – Kế hoạch, Phịng Thanh tra, Phịng Quản lý thị, Phịng Nội vụ, Phịng Tài Ngun& Mơi trường, Phịng Văn hóa thơng tin, Phịng Kinh tế, Ban quản lý dự án, Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng, Văn phịng HĐND& UBND, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm văn hóa, Trung tâm phát triển quỹ đất, Trung tâm dân số Kế hoạch hóa gia đình, Thanh tra xây dựng, Thanh tra Quận, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, Hội chữ thập đỏ, Chi cục Thống kê Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm thành lập từ năm 2014, quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Nam Từ Liêm Phòng nằm trụ sở Quận ủy - HĐND& UBND Quận Nam Từ Liêm Từ thành lập đến nay, Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm đạt nhiều thành tích xuất sắc phong trào thi đua công tác ngành Tài Nguyên Mơi Trường 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Phịng TN & MT quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, có chức tham mưa, giúp UBND Quận quản lý nhà nước về: đất đai, tài ngun nước, tài ngun khống sản, mơi trường Phịng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND Quận, đồng thời chịu hướng dẫn, kiểm tra chuyên mơn, nghiệp vụ Sở TN & MT Phịng có nhiệm vụ trình UBND quận ban hành văn hướng dẫn vịêc thực quy hoạch, kế hoạch, sách, pháp luật Nhà nước quản lý tài nguyên môi trường; kiểm tra việc thực sau UBND quận ban hành; Lập quy hoạch sử dụng đất, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 cấp huyện tổ chức thực say phê duyệt; thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất cấp xã; Theo dõi biến động đất đai; cập nhật, chỉnh lý tài liệu đồ đất đai; quản lý hoạt động Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện theo phân cấp UBND quận; hướng dẫn, kiểm tra việc thực thống kê, kiểm kê, đăng ký đất đai công chức chuyên môn tài nguyên môi trường xã, thị trấn; thực việc lập quản lý hồ sơ địa chính, xây dựng hệ thống thơng tin đất đai quận; Thẩm định hồ sơ giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển quyền, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất cho đối tượng thuộc thẩm quyền UBND quận; Tổ chức đăng ký, xác nhận kiểm tra thực cam kết bảo vệ môi trường đề án bảo vệ môi trường địa bàn; lập báo cáo trạng môi trường theo định kỳ; đề xuất giải pháp xử lý ô nhiễm môi trường làng nghề, cụm công nghiệp, khu du lịch địa bàn; thu thập, quản lý lưu trữ liệu tài nguyên nước môi trường địa bàn; hướng dẫn UBND xã, thị trấn quy định hoạt động tạo điều kiện để tổ chức tự quản bảo vệ môi trường hoạt động có hiệu quả; Điều tra, thống kê, tổng hợp phân loại giếng phải trám lấp; kiểm tra việc thực trình tự, thủ tục, yêu cầu kỹ thuật việc trám lấp giếng; Thực tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật tài nguyên môi trường theo quy định; Báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ lĩnh vực công tác giao cho UBND Sở TN & MT; Quản lý tài chính, tài sản Phịng theo quy định pháp luật phân công UBND quận Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Phịng TN & MT có Trưởng phịng, khơng q 03 Phó Trưởng Phịng cơng chức chun mơn + Trưởng phịng TN & MT chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND Quận trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Phịng; + Phó Trưởng phịng giúp Trưởng phịng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Khi Trưởng phịng vắng mặt Phó Trưởng phịng Trưởng phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động Phòng; + Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực chế độ, Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Chủ tịch UBND Quận định theo quy định pháp luật + Phòng TN & MT có Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc, Chủ tịch UBND Quận định sở hướng dẫn UBND Thành phố theo quy định pháp luật + Phịng Chủ trì phối hợp với phịng, ban chun mơn việc xác định giá đất, mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất địa phương; thực công tác bồi thường, hỗ trợ tái định cư theo quy định pháp luật Biên chế: Biên chế Phòng TN & MT Chủ tịch UBND Quận định tổng biên chế hành huyện UBND Thành phố giao hàng năm 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ Phịng TN & MT 1.2.1 Tình hình tổ chức, Vị trí chức Bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 lưu trữ quan có chức giúp Trưởng phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm rong việc quản lý hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ quan 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.2.1 Phổ biến văn đạo Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ hướng dẫn cán bộ, công chức, nhân viên quan tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan; 1.2.2.2 Tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ UBND Quận thành phố tổ chức 1.2.2.3 Triển khai thực nghiệp vụ công tác văn thư: Đảm bảo thực thống quan khâu nghiệp vụ văn thư theo quy định Mở sổ đăng ký văn – đến, đăng ký văn mật theo quy định Sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin việc giải quyết, xử lý văn đến cách khoa học, gắn với việc áp dụng quy trình quản lý văn theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đảm bảo thực thống khâu nghiệp vụ văn thư theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ;theo quy định sử lý văn phần mềm quản lý tác nghiệp UBND quận phê duyệt Hướng dẫn, kiểm tra phận chuyên mơn thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Quản lý sử dụng dấu an toàn, chặt chẽ, quy định theo quy định pháp luật; 1.2.2.4 Triển khai thực nghiệp vụ công tác lưu trữ: Thực thống khâu nghiệp vụ lưu trữ theo quy định Thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ phận, cá nhân đơn vị đến hạn nộp lưu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu; Trần Thị Oanh Lớp:ĐHLT - LTH K1 vào kho kiểm tra, xem xét, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm quản lý tài liệu xác hiệu quả.` Đã có phần mềm quản lý TLLT, giúp khai thác giá trị tài liệu đạt hiệu cao 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh mặt đạt cơng tác Lưu trữ số mặt hạn chế sau: + Tài liệu giao nộp vào lưu trữ tình trạng bó gói, lộn xộn, rời lẻ chưa đầy đủ lập thành hồ sơ + Tài liệu đưa chỉnh lý thiếu, lộn xộn chưa lập danh mục hồ sơ + Nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định Phần lớn tài liệu đưa vào lưu trữ dạng chất đống, chưa phân loại xé lẻ Hậu cần tìm văn làm nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc + Công tác lưu trữ chưa quan tâm trọng nhiều, có tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, có tài liệu lập hồ sơ, chỉnh lý xong lại không lập mục lục hồ sơ, điều gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm sử dụng tài liệu + Cơ quan chưa bố trí cán lưu trữ chuyên trách + Cơ quan chưa ban hành văn quy định cụ thể tổ chức, lề lối làm việc, chế độ công tác lưu trữ cho quan, việc áp dụng biện pháp nghiệp vụ theo đạo văn quy định chung Nhà nước tỉnh Mặt khác, kinh phí dành cho cơng tác lưu trữ nhiều hạn chế, phương tiện phục vụ cho cơng tác lưu trữ cịn thơ xơ, lạc hậu thiếu thốn Trần Thị Oanh 27 Lớp:ĐHLT - LTH K1 như: máy hút bụi, máy điều hịa, bình phòng cháy chữa cháy… + Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ thực chưa đầy đủ thường xuyên: - Thu thập tài liệu hạn chế: Tài liệu chưa thu đầy đủ, công tác thu thập diễn chậm cán phòng ban chưa thật phối hợp với cán lưu trữ công tác - Thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ: cơng tác chủ yếu sử dụng phương pháp truyền thống nên việc tra tìm nhiều thời gian cơng sức Việc xử lý thơng tin thống kê cịn gặp nhiều khó khăn lúng túng, việc đạo thống kê chưa chặt chẽ - Tổ chức khai thác sử dụng TLLT: bó hẹp phạm vi quan, UBND tổ chức hình thức khai thác sử dụng cấp chứng thực tài liệu lưu trữ hiệu chưa cao - Ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ: việc ứng dụng cần thiết để nâng cao hiệu công việc phù hợp với xu hướng phát triển Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng cơng tác Văn thư, cịn công tác Lưu trữ coi khái niệm mẻ Với điểm hạn chế đòi hỏi cần phải có nghiên cứu đầu tư pháp chế, biện pháp nghiệp vụ, kinh phí để cơng tác lưu trữ ngày thực tốt CHƯƠNG KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG TN &MT QUẬN NAM TỪ LIÊM VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trần Thị Oanh 28 Lớp:ĐHLT - LTH K1 Là sinh viên chuyên ngành lưu trữ có hội tiếp cận với công việc theo chuyên ngành đào tạo môi trường chuyên nghiệp để trau dồi kiến thức, thực hành nghiệp vụ sở lý luận trang bị niềm mơ ước từ ngồi giảng đường Trong thời gian thực tâp (từ ngày 24/8/2015– 19/10/2015) Phịng TN &MT Quận Nam Từ Liêm tơi khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm kết hợp với kiến thức học trường, tiến hành làm công viêc cán lưu trữ thực thụ Được tạo điều kiện giúp đỡ lãnh đạo Phòng TN &MT Quận Nam Từ Liêm với hướng dẫn tận tình cán lưu trữ, cán bộ, cơng chức Phịng tơi giao làm số công việc văn thư như: đóng dấu, đăng ky văn đi, đến, phát hành chuyển giao văn tới cán bộ, công chức quan Trong công tác lưu trữ: Tôi trực tiếp khảo sát tài liệu, tiến hành thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, phân loại, chỉnh lý, vệ sinh kho tàng trang thiết bị 3.2 Đề xuất giải pháp Cơng tác lưu trữ có vị trí vơ quan trọng, móng để xây dựng quan Công tác lưu trữ UBND Quận Nam Từ Liêm nói chung, phịng Tài ngun Mơi trường nói riêng trọng quan tâm xong nhiều hạn chế.Qua tháng thực tập UBND em xin đưa số giải pháp khắc phục khó khăn sau: + Tiếp tục tiến hành thu thập tài liệu đơn vị: chưa giao nộp chưa giao nộp hết, tránh thất lạc tài liệu có giá trị + Đề nghị UBND Quận xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo thị 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ, trước mắt bố trí diện tích phịng Trần Thị Oanh 29 Lớp:ĐHLT - LTH K1 (kho) lưư trữ hợp lý để tập trung toàn tài liệu UB nơi Sớm triển khai ứng dụng tin học ( phần mềm lưu trữ) vào cơng tác quản lý tra tìm + Mỗi phận lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu giữ cơng cụ tra tìm như: - Sổ nhập hồ sơ TLLT - Sổ đăng ký phông lưu trữ - Mục lục hồ sơ phông - Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu + Tài liệu thu thập vào phịng Tài ngun Mơi trường cần chuyển giao tốt bảo quản tốt mang chỉnh lý + Cần có quan tâm cán cấp công tác lưu trữ đầu tư thích đáng cho nghiệp vụ lưu trữ + Ủy ban cần tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ Lưu trữ cho cán Lưu trữ, đồng thời tổ chức gặp gỡ để cán Lưu trữ nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ công tác Lưu trữ + Phải xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng Qua giúp người sử dụng biết rõ nguồn gốc, thời gian sản sinh tài liệu + Tổ chức, quản lý, người làm công tác Lưu trữ: quan phải ban hành văn quy định cụ thể: - Ban hành quy chế cơng tác Lưu trữ quan quy định rõ trách nhiệm cá nhân, phịng ban chun mơn cơng tác lưu trữ, thủ tục, đối tượng cho phép khai thác thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu - Ban hành danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu - Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu Trần Thị Oanh 30 Lớp:ĐHLT - LTH K1 Phải có cán lưu trữ chuyên trách đào tạo chun mơn nghiệp vụ, có lực đảm bảo cơng việc + Phải xây dựng hồn thiện quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ: - Đối với việc thu thập bổ sung: phải lập kế hoạch thu thập tài liệu thường xuyên định kỳ quan, phòng ban cần giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ thời hạn - Đối với xác định giá trị tài liệu: phải tiến hành xác định giá trị tài liệu thường xuyên xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, lập Danh mục hồ sơ cách cụ thể, rõ ràng cho phòng, ban UBND để đảm bảo tài liệu có giá trị lịch sử hết năm bảo quản lưu trữ hành theo quy định phải đưa vào lưu trữ lịch sử - Đối với cơng tác chỉnh lý tài liệu: Cần có trao đổi thảo luận việc chỉnh lý hồn chỉnh phơng, khối tài liệu cịn tồn đọng q trình quản lý tài liệu khơng nghiệp vụ Lưu trữ Công tác chỉnh lý phải tiến hành thường xuyên để đảm bảo tài liệu thu năm chỉnh lý dứt điểm năm tiện cho bảo quản khai thác sử dụng Sau chỉnh lý cần phân loại rõ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài tạm thời để có chế độ bảo quản khác - Đối với cơng tác thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu: cần ban hành quy định thống kê tài liệu lưu trữ đạo báo cáo thống kê Đồng thời bổ sung thêm cơng cụ tra tìm để việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi - Đối với khai thác tài liệu lưu trữ: Cơ quan cần mở rộng phạm vi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cần có phịng đọc riêng để phục vụ trình nghiên cứu, khai thác sử dụng TLLT độc giả, cán bộ, công chức, viên chức + Ứng dụng CNTT vào quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ nâng cao chất lượng hiệu công việc, tiết kiệm thời gian, công sức Đồng thời quản lý chặt chẽ, thống tài liệu tốc độ tra tìm nhanh chóng, Trần Thị Oanh 31 Lớp:ĐHLT - LTH K1 xác Ngoài ra, phát động phong trào thi đua cơng tác lưu trữ phịng, ban để phịng, ban quan tâm đến cơng tác Lưu trữ; Thường xuyên kiểm tra, kết thúc quý, năm phải tổ chức tổng kết công tác Lưu trữ từ thấy thực trạng khắc phục yếu kém, phát huy đạt Đây toàn giải pháp em nhằm hồn chỉnh việc phân phơng kho lưu trữ UBND Quận nói chung phịng Tài ngun Mội trường nói riêng Em mong nguồn tư liệu tham khảo phòng TN & MT UBND Quận Nam Từ Liêm trình xây dựng hồn thiện phân phơng kho Lưu trữ C KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập phịng Tài ngun Mơi trường UBND Quận Nam Từ Liêm em khảo sát tìm hiểu thực tế hoạt động UBND quận em có nhìn khái quát chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trần Thị Oanh 32 Lớp:ĐHLT - LTH K1 phòng TN & MT huyện, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND Quận Nam Từ Liêm Từ đó, phân tích tình hình thực tế nghiệp vụ Lưu trữ quan để vận dụng kỹ nghiệp vụ cách đắn, xác hiệu Qua thời gian thực tập giúp cho em hiểu thêm nhiều thực trạng cơng tác Lưu trữ Từ đó, kiểm tra lại nhận thức giảng Thầy cô lớp kỹ vận dụng học trường ngồi thực tế… Với kiến thức Thầy trang bị hướng dẫn cán bộ, nhân viên phòng TN & MT với nỗ lực thân em hồn thành tốt cơng việc giao Qua để lại em nhiều học kinh nghiệm quý báu chuyên ngành, lối sống, phẩm chất đạo đức người cán Lưu trữ tương lai Tạo cho tin yêu vào sống vào đường nghiệp mà lựa chọn để bước bước vững đường phía trước Thời gian thực tập khép lại em thu lượm cho nhiều kiến thức quan trọng từ cơng việc thực tế Trước khép lại báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô giáo Nhà trường trang bị cho em kiến thức quý báu, Anh chị phòng TN & MT Quận Nam Từ Liêm giúp em thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 19 tháng 10 năm 2015 Sinh viên thực tập Trần Thị Oanh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Trần Thị Oanh 33 Lớp:ĐHLT - LTH K1 Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/1/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng ban hành Danh mục số quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Lưu trữ huyện Công văn số 102/LTNN-NVĐP ngày 04/03/2004 việc ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định cơng tác văn thư Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 Chính phủ quy định chị tiết thi hành số điều pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ việc quy định hướng dẫn thống chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan, đơn vị làm công tác lưu trữ nước II SÁCH VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Lương Bằng, Bùi Quang Huy Một số giải pháp xử lý tài liệu tích đống địa phương, số 6, 2005 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên Đại hoc Lưu trữ), Hà nội, 1990 Dương Văn Khảm Đề xuất cải tiến tổ chức lập hồ sơ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2, 1995 Trần Thị Oanh 34 Lớp:ĐHLT - LTH K1 Dương Văn Khảm Phương pháp lựa chọn loại hủy tài liệu quan Nxb Chính trị Quốc gia, Hà nội, 1998 Nguyễn Đăn Khai Yêu cầu biên soạn lời nói đầu cho ccs số MLHS Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1993 Chu Thị Hậu Xây dựng khung phân loại tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng Luận án tiến sĩ, Hà nội, 2000 Nguyễn Xuân Hòa Mấy ý kiến quản lý tài liệu lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1998 Lê Nguyên Ngọc Một số biện pháp bảo quản phòng ngừa hủy hoại tài liệu lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2005 Trần Văn Quang Báo cáo thực tập tốt nghiệp, niên khóa 2004 – 2008 ngành Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, trường Đại học KHXH & NV, Hà nội, 2008 10 Lê Hồng Sen Hệ thống công cụ thống kê áp dụng trung tâm kho lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2000 11 Nguyễn Thị Trà Một số kinh nghiệm công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 2005 12 Trần Thanh Tùng Hoàn thiện hệ thống tổ chức Lưu trữ Nhà nước Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ tư liệu học, năm 2003 13 Nguyễn Nghĩa Văn Tài liệu lưu trữ cấp huyện - thực trạng giải pháp Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1998 14 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương Giáo trìng Lưu trữ Nxb VHTT, Hà nội, 2006 Trần Thị Oanh 35 Lớp:ĐHLT - LTH K1 D PHỤ LỤC SƠ ĐỒ BỘ MÁY HÀNH CHÍNH CỦA UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN Trần Thị Oanh PHÒNG PHÒNG NỘI LĐ VÀ VỤ PHÒNG VĂN PHÒNG GD - ĐT CƠ QUAN TBXH QN SỰ 36 PHỊNG PHỊNG TÀI KẾ HOẠCH CHÍNH PPHỊNG TÀI PHỊNG NGUN TƯ PHÁP MƠI CƠ QUAN VHTT KINH TRƯỜNG TDTT TẾ CÔNG AN Lớp:ĐHLT - LTH K1 UB PHÒNG DÂN SỐ YTRA TẾ GĐ PPHÒNG THANH XÂY ĐÀI PHÁT THANH DỰNG VÀ TRẺ ĐÔEM THỊ Trần Thị Oanh 37 Lớp:ĐHLT - LTH K1 GIÁ ĐỰNG TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN NAM TỪ LIÊM Trần Thị Oanh 38 Lớp:ĐHLT - LTH K1 GIÁ ĐỰNG TÀI LIỆU KHO LƯU TRỮ PHỊNG TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG QUẬN NAM TỪ LIÊM Trần Thị Oanh 39 Lớp:ĐHLT - LTH K1 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nghĩa HĐND Hội đồng nhân dân HĐND & UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân QĐ Quyết định UBND Ủy ban nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ CNTT Công nghệ thông tin HĐXĐGTTL Hội đồng xác định giá trị tài liệu KH Kế hoạch TN & MT Tài nguyên Môi trường Trần Thị Oanh 40 Lớp:ĐHLT - LTH K1 TRỤ SỞ CỦA UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM Trần Thị Oanh 41 Lớp:ĐHLT - LTH K1