Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH) 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan BHXH Việt Nam 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan BHXH Việt Nam. 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan BHXH Việt Nam 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ cơ quan BHXH Việt Nam 5 1.2.1 Vị trí và chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của cơ quan 11 2.1.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 11 2.1.5. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ 12 2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 23 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam và đề xuất khuyến nghị. 26 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan 26 3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ, đặc biệt là công tác thu thập tài liệu lưu trữ 26 3.2.2. Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2.3. Tổ chức kiểm tra và tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2.4. Củng cố hệ thống kho tàng để thực hiện có hiệu quả công tác lưu trữ tại đơn vị 27 3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 28 3.2.6. Giải pháp nhằm tăng cường các nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 28 3.3. Một số khuyến nghị đối với cơ quan, tổ chức 29 3.3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan. 29 3.3.2. Đối với Trung tâm lưu trữ 29 3.3.3. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường 31 C. KẾT LUẬN 34
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH) 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan BHXH Việt Nam 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển quan BHXH Việt Nam 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quan BHXH Việt Nam .4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức quan BHXH Việt Nam 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quan BHXH Việt Nam 1.2.1 Vị trí chức .5 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức .6 Chương Thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ BHXH 10 Việt Nam 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Các văn ban hành đạo công tác lưu trữ cho quan 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 10 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ quan 11 2.1.4 Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 11 2.1.5 Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ 12 2.1.6 Hợp tác quốc tế lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .13 2.2.1 Thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .23 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đề xuất khuyến nghị .26 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan 26 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập tài liệu lưu trữ .26 3.2.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2.3 Tổ chức kiểm tra tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 27 3.2.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực có hiệu công tác lưu trữ đơn vị 27 3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 28 3.2.6 Giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ 28 3.3 Một số khuyến nghị quan, tổ chức 29 3.3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan 29 3.3.2 Đối với Trung tâm lưu trữ 29 3.3.3 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường 31 C KẾT LUẬN .34 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH BHYT BHTN CNTT KHCN XHCN ĐHLT Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm Y tế Bảo hiểm thất nghiệp Công nghệ thông tin Khoa học công nghệ Xã hội chủ nghĩa Đại học liên thông A PHẦN MỞ ĐẦU Tài liệu lưu trữ ví cầu nối khứ với tương lai Bởi nguồn sử liệu quý giá, phản ánh toàn cảnh quốc gia qua thời kỳ lịch sử Đó ghi lại truyền bá cho hệ mai sau kế thừa, gìn giữ phát huy truyền thống văn hóa, lịch sử dân tộc; kinh nghiệm quản lý Nhà nước qua nhiều hệ giúp người tìm phát minh thúc đẩy phát triển khoa học kỹ thuật Ngày nay, hoạt động quan, tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ nói chung công tác lưu trữ nói riêng phận thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Đó không công việc riêng cá nhân mà toàn tập thể Bên cạnh đó, xu phát triển đất nước, với xâm nhập ngày sâu rộng cải cách mở cửa công tác lưu trữ lại có vị trí quan trọng Và cần phải quan tâm đẩy mạnh để phát huy giá trị Trong thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, tiến hành nghiên cứu, khảo sát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tình hình công tác lưu trữ, đồng thời tham gia vào số khâu nghiệp vụ lưu trữ Thời gian thực tập giúp hiểu biết nghiệp vụ chuyên ngành mà đào tạo trường hiểu công tác lưu trữ quan nhà nước Nơi mà công tác Văn thư – Lưu trữ coi mắt xích quan trọng, thiếu hệ thống hoạt động quan, tổ chức Hiểu điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo, tổ chức khóa thực tập để sinh viên tiếp cận có cách nhìn nhận sâu sắc ngành lưu trữ Bởi sinh viên thầy cô trang bị kiến thức lý luận học để áp dụng cách linh hoạt vào thực tế lưu trữ quan, tổ chức Bản thân sinh viên Khoa Lưu trữ học, đợt thực tập tốt nghiệp mà trường tổ chức, giúp phần hiểu rõ công tác lưu trữ, có hội cọ xát với thực tiễn nâng cao ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán lưu trữ tương lai Theo kế hoạch đào tạo nhà trường đồng ý Giám đốc Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đến thực tập quan từ ngày 24/8/2015 đến ngày 19/10/2015 Quá trình thực tập tiếp xúc với nhiều công việc, có điều kiện để tìm hiểu hoạt động Trung tâm Lưu trữ, với hướng dẫn anh, chị phòng Hồ sơ nghiệp vụ nghiên cứu thân lựa chọn khâu Chỉnh lý tài liệu thực tập Đây nghiệp vụ trực tiếp quan sát thực hành Để hoàn thành tốt báo cáo này, cố gắng nỗ lực thân, vận dụng chương trình thầy cô hướng dẫn trường có trợ giúp cán chuyên môn phòng Hồ sơ nghiệp vụ Các anh, chị tận tình bảo, giúp học hỏi rút nhiều kinh nghiệm thực hành nghiệp vụ, từ tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ Hơn trình thực tập liên hệ với thầy cô hướng dẫn giúp giải đáp thắc mắc, để hoàn thành báo cáo tốt thời gian quy định Mặc dù công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ có quan tâm, đạo sát Thủ trưởng quan song chưa cọ xát nhiều với thực tiễn quãng thời gian thực tập gặp không khó khăn để vận dụng lý thuyết vào thực hành Bên cạnh đó, thời gian học tập trường việc tiếp xúc công tác nghiệp vụ lưu trữ nhiều bỡ ngỡ tránh khỏi số sai sót định Tôi mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô để hoàn thiện tốt báo cáo Thông qua đợt thực tập xin bày tỏ lòng biết ơn, lời cảm ơn đến anh chị phòng Hồ sơ nghiệp vụ, đặc biệt Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tạo điều kiện cho công việc, tìm kiếm thông tin, tài liệu để hoàn thiện tốt báo cáo B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH) 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan BHXH Việt Nam 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển quan BHXH Việt Nam Ngày 16/2/1995, Thủ tướng Chính phủ Võ Văn Kiệt ký ban hành Nghị định số 19/CP Chỉnh phủ thành lập BHXH Việt Nam Đây bước quan trọng lộ trình cải cách sách xã hội tổ chức thực BHXH nước ta Ngay từ thành lập, Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy định chế độ BHXH nhiều lần sửa đổi, bổ sung phù hợp với giai đoạn phát triển đất nước Năm 1986, Nghị Đại hội lần thứ VI Đảng lãnh đạo đất nước bước vào thời kỳ đổi chế quản lý kinh tế, tập trung bao cấp sang kinh tế thị trường định hướng XHCN Trong bối cảnh đó, quan hệ lao động theo chế hình thành, đòi hỏi phải có thay đổi tương ứng sách xã hội nói chung, sách BHXH nói riêng Để đáp ứng yêu cầu, năm 1994, Quốc hội thông qua Bộ luật lao động, có chương quy định BHXH bắt buộc Cùng với việc đổi sách BHXH Việt Nam sở thống tổ chức BHXH Trung ương địa phương thuộc hệ thống Lao động - Thương binh & Xã hội Liên đoàn lao động với chức năng, nhiệm vụ tổ chức thu BHXH, Chi BHXH, giải chế độ sách bảo toàn, đầu tư, tăng trưởng Quỹ BHXH Đây xem bước đổi quan trọng hệ thống sách BHXH tạo công phù hợp với kinh tế XHCN, giảm dần gánh nặng nhà nước, đồng thời nâng cao trách nhiệm thực sách BHXH người sử dụng lao động người lao động Thực cải cách máy Chính phủ, ngày 24/01/2002, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 20/2002/QĐ-TTg chuyển Bảo hiểm y tế (BHYT) sang BHXH Việt Nam Từ đây, BHXH Việt Nam giao thêm nhiệm vụ thực chế độ BHYT cho đối tượng tham gia BHYT Theo đó, BHXH Việt Nam quan nghiệp thuộc Chính phủ, thực sách, chế độ BHXH, BHYT quản lý Quỹ BHXH, BHYT theo quy định pháp luật 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quan BHXH Việt Nam Thực Luật BHXH năm 2006, ngày 22/08/2008, Chính phủ ban hành Nghị định 94/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn BHXH Việt Nam BHXH Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức tổ chức thực chế độ, sách bảo hiểm bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); quản lý sử dụng quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN (gọi chung BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (gọi chung BHYT) theo quy định pháp luật BHXH Việt Nam tổ chức quản lý theo hệ thống dọc, tập trung thống từ Trung ương đến địa phương 1.1.3 Cơ cấu tổ chức quan BHXH Việt Nam Thực Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 14/12/2011 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 94/2008/NĐ-CP, theo đó, từ ngày 05/02/2012, cấu tổ chức BHXH Việt Nam Trung ương bao gồm 22 tổ chức thay 18 tổ chức quy định Nghị định 94, có 04 tổ chức thành lập Ban Pháp chế, Ban Đầu tư quỹ, Ban Dược Vật tư y tế Trung tâm Giám định BHYT Thanh toán đa tuyến Căn vào yêu cầu nhiệm vụ BHXH Việt Nam, để tổ chức thực tốt Luật BHXH, Luật BHYT, ngày 17/01/2014, Chính phủ ban hành Nghị định số 05/2014/NĐ-CP thay Nghị định 94/2008/NĐ-CP Nghị định 116/2011/NĐ-CP Theo đó, tổ chức BHXH Việt Nam Trung ương tăng từ 22 lên 25 đơn vị Cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban Thực Chính sách BHXH, Ban Thực Chính sách BHYT, Ban Thu, Ban Tài - Kế toán, Ban Sổ - Thẻ, Ban Tuyên truyền, Ban Hợp tác Quốc tế, Ban Kiểm tra, Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Kế hoạch Đầu tư, Ban Tổ chức Cán bộ, Ban Pháp chế, Ban Đầu tư Quỹ, Ban Dược Vật tư Y tế, Ban Kiểm toán nội bộ, Văn phòng BHXH Việt Nam, Viện Khoa học BHXH, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm Lưu trữ, Trung tâm Giám định BHYT Thanh toán đa tuyến khu vực phía Bắc,Trung tâm Giám định BHYT Thanh toán đa tuyến khu vực phía Nam, Trường Đào tạo nghiệp vụ BHXH, Báo BHXH, Tạp chí BHXH, Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng Ngành BHXH 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quan BHXH Việt Nam 1.2.1 Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ đơn vị nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam, có chức tham mưu, giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu hệ thống BHXH theo quy định pháp luật 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng trình Tổng Giám đốc ban hành văn hướng dẫn công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ hồ sơ đối tượng hưởng BHXH toàn ngành tổ chức thực sau phê duyệt - Xây dựng, trình Tổng Giám đốc kế hoạch dài hạn, năm công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam tổ chức thực - Phối hợp với Ban Tổ chức cán xây dựng trình Tổng Giám đốc ban hành văn hướng dẫn thực chế độ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ toàn Ngành - Tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi BHXH tỉnh) BHXH Công an nhân dân, BHXH Bộ Quốc phòng nộp lưu; tập hợp chuyển Ban Thực Chính sách BHXH để xem xét, giải hồ sơ không quy định pháp luật - Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam - Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau Tổng Giám đốc phê duyệt - Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 - Hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra việc thực công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam - Khai thác, lục, chứng thực y văn cung cấp hồ sơ, tài liệu cho BHXH tỉnh, đơn vị cá nhân có yêu cầu - Tổ chức bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định - Thực chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định - Xây dựng nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tham gia đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ toàn Ngành - Phối hợp với đơn vị có liên quan giải khiếu nại, tố cáo người hưởng chế độ BHXH có yêu cầu - Quản lý công chức, viên chức tài sản đơn vị theo quy định - Thực nhiệm khác Tổng Giám đốc giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức gồm phòng: - Phòng Tổ chức - Hành chính: 09 người Chức năng: Là đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ, có chức giúp Giám đốc Trung tâm quản lý công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, hành Nhiệm vụ, quyền hạn + Giúp Giám đốc Trung tâm xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Trung tâm tổ chức thực chương trình, kế hoạch sau phê duyệt + Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Trung tâm công tác tổ chức, cán bộ, quản lý hồ sơ viên chức thực chế độ, sách công chức, viên chức theo quy định + Tổng hợp, soạn thảo văn thuộc chức năng, nhiệm vụ Trung tâm để Giám đốc ban hành theo thẩm quyền trình Tổng Giám đốc ban hành + Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo Ngành + Theo dõi, thực công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật Trung tâm tổng hợp báo cáo theo quy định + Giúp Giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc hệ thống BHXH Việt Nam + Tiếp nhận, phân phối, quản lý, theo dõi việc xử lý văn đến, quản lý việc phát hành lưu trữ văn Trung tâm theo quy định Nhà nước Ngành; quản lý sử dụng dấu Trung tâm theo quy định hành + Thực nhiệm vụ quản trị quản lý tài sản, công sản phục vụ hoạt động Trung tâm theo quy định Nhà nước BHXH Việt Nam + Giúp Giám đốc Trung tâm quản lý tài chính, lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm; kiểm tra, giám sát việc sử dụng kinh phí theo kế hoạch duyệt + Thực nhiệm vụ khác theo phân công lãnh đạo Trung tâm + Quản lý viên chức theo phân cấp tài sản giao - Phòng Hồ sơ nghiệp vụ: người Chức năng: Giúp Giám đốc Trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra việc thực công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ toàn Ngành; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quan BHXH Việt Nam theo quy định Nhiệm vụ, quyền hạn: + Giúp Giám đốc xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ toàn Ngành tổ chức thực + Thu thập hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ đến hạn nộp lưu từ đơn vị trực thuộc; phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tổ chức lưu trữ theo quy định + Hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương việc thực quy định công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ + Xây dựng nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng tham gia đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ công chức, viên chức Ngành + Nghiên cứu, ứng dụng CNTT công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành 1.6.1.2 Báo cáo tổng hợp Thu BHXH quý I-IV/2008 báo cáo năm 2008 BHXH tỉnh Hậu Giang 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trung tâm thống kê tập trung hệ thống sổ sách, sở liệu hồ sơ máy tính Hệ thống sổ sách dùng thống kê tài liệu lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam gồm: Sổ nhập tài liệu lưu trữ; Sổ xuất tài liệu lưu trữ; Mục lục hồ sơ; Mục lục văn hồ sơ; Biên bàn giao tài liệu; Hồ sơ tiêu hủy tài liệu; Báo cáo thống kê định kỳ; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Sổ thống kê phương tiện bảo quản Công tác thống kê bảo đảm xác khối lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, thực cách khoa học công cụ thống kê thích hợp Sổ sách thống kê bảo quản chu đáo, riêng biệt; cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm sử dụng không dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Ban hành Theo Quyết định số 13/QĐ-TTLT ngày 08/10/2014 việc ban hành nội quy kho lưu trữ, Quyết định 1387/QĐ-BHXH ngày 15/10/2012 việc ban hành nội quy phòng cháy, chữa cháy kho lưu trữ, Quyết định số 1139/QĐBHXH, ngày 28/10/2013 Quyết định ban hành Quy định công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam - Diệc tích phòng kho: Phòng kho rộng khoảng 2000 mét vuông - Tường kho: Được ngăn với phòng đảm bảo cách nhiệt, chống ẩm, chống nóng chống ngấm nước mưa; tường kho lắp đặt máy điều hòa - Cửa kho: Bố trí chắn dùng loại khóa tốt 21 - Chiều cao kho: Cao khoảng 2m30 tính từ sàn kho đến sàn kho khác - Địa điểm làm kho lưu trữ đặt nơi khô môi trường không khí sạch, thiết bị phòng cháy chữa cháy xử lý ngay, phòng kho bảo quản gần thang máy dễ vận chuyển hồ sơ, tài liệu - Nhiệt độ, độ ẩm khống chế trì 20 0C; độ ẩm 50%; ánh sáng độ chiếu sáng kho bảo quản tài liệu 50-80 lux; chế độ thông gió không khí kho lưu thông tốc độ 5m/giây; hệ thống điện chạy bên bóng dài có chụp thiết kế kho kho; dây điện kho ngầm; ổ cắm điện kho có nắp; ánh sáng không chiếu trực tiếp vào tài liệu Khối lượng tài liệu lưu trữ tính theo mét giá bảo quản quan - Khối lượng mét giá tài liệu bảo quản kho tính đến 2015 550 mét giá tài liệu giấy - Khối tài liệu hành 755,75 mét giá tài liệu - Hồ sơ hưởng Bảo hiểm xã hội (tài liệu chuyên môn) 2.390 mét giá tài liệu Loại hình tài liệu lưu trữ quan quản lý: Tài liệu Trung tâm Lưu trữ chủ yếu tài liệu giấy lập thành hồ sơ bảo quản hộp cattong, xếp khoa học Diện tích sàn kho thực tế là: 740m2 - Trang thiết bị bảo quản sử dụng lưu trữ quan + 352 giá cố định để lưu trữ 2.929,5 mét giá hồ sơ, tài liệu (trong Hồ sơ hưởng BHXH 2.230 mét 699,5 mét giá hồ sơ, tài liệu hành nghiệp vụ) + Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động: 01 + Bình chữa cháy khí, bọt: 41 22 + Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm: 03 + Máy hút ẩm: 12 + Thiết bị thông gió: 16 + Máy tính cá nhân: 25 + Scanner: 01 + Giá, Hộp, Bìa hồ sơ bảo quản tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN 9252:2012 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Quyền trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác đơn vị, cá nhân theo quy định Nhà nước Ngành Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau: - Chấp hành nghiêm chỉnh quy định, quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu tài liệu phòng đọc, không phép mang tài liệu khỏi kho lưu trữ; trường hợp để phục vụ cho yêu cầu giải công việc cấp tài liệu lưu trữ chứng thực tài liệu lưu trữ - Giữ gìn an toàn tài liệu, không sửa chữa, tẩy, xóa, thêm, bớt, đánh dấu, ghi chép vào tài liệu, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay làm xáo trộn trật tự tài liệu; không tự ý chụp tài liệu - Khi sử dụng xong phải trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn Cán Trung tâm Lưu trữ có trách nhiệm sau: - Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, xác, đầy đủ, đối tượng theo yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền phê duyệt - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực nội quy sử dụng tài liệu 23 - Cung cấp Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu; ghi vào sổ sử dụng tài liệu lưu trữ; lập danh mục tài liệu trước giao cho tổ chức, cá nhân sử dụng - Quản lý loại sổ sách theo dõi việc sử dụng tài liệu - Kiểm tra tình trạng, số lượng hồ sơ, tài liệu giao cho tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu nhận lại tài liệu từ tổ chức, cá nhân giao trả - Cung cấp tài liệu lưu trữ chứng thực tài liệu lưu trữ cho đối tượng có nhu cầu có ý kiến phê duyệt cấp có thẩm quyền - Bảo vệ bí mật giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ - Thời hạn trả kết khai thác hồ sơ, tài liệu vòng 10 ngày làm việc (không tính ngày lễ, ngày thứ 7, chủ nhật) kể từ ngày nhận đầy đủ thủ tục theo quy định quan, tổ chức, cá nhân có đề nghị Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ Giám đốc Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản Trung tâm Lưu trữ Tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu “MẬT” tài liệu lưu trữ không thuộc diện sử dụng rộng rãi hệ thống BHXH Việt Nam, sử dụng Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam cho phép (đối với tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam), Giám đốc BHXH tỉnh cho phép (đối với tài liệu lưu BHXH tỉnh) Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ BHXH tỉnh nước khỏi Lưu trữ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác Thời hạn cho mượn tài liệu không 15 ngày làm việc Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức, cá nhân muốn sử dụng tài liệu lưu trữ phải có: 24 Đối với công chức, viên chức, đơn vị quan BHXH muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: - Các đơn vị phải có văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị; - Công chức, viên chức sử dụng Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu Đối với cá nhân, tổ chức quan BHXH phải có văn đề nghị giấy giới thiệu quan nơi công tác (đối với tổ chức); giấy đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận quyền địa phương nơi cư trú (đối với cá nhân); kèm theo giấy chứng minh nhân dân giấy tờ tùy thân có ảnh Trong giấy đề nghị cần nêu rõ họ tên, lý do, loại tài liệu hình thức sử dụng tài liệu (nghiên cứu chỗ, rút hồ sơ để di chuyển, cung cấp hay chứng thực tài liệu lưu trữ) Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Công tác y chứng thực hồ sơ hưởng chế độ BHXH tỉnh, thành phố sớm có hồ sơ giải chế độ cho đối tượng, năm 2011 đơn vị tra tìm, y chứng thực 6.335 hồ sơ; năm 2012 933 hồ sơ; năm 2013 542 hồ sơ; năm 2014 665 hồ sơ; tháng đầu năm 2015 239 hồ sơ Hàng năm đơn vị ban hành từ 250 đến 350 văn trả lời tổ chức cá nhân kết hồ sơ, văn làm sở cho BHXH tỉnh, thành phố theo dõi hồ sơ trả lời đối tượng giải chế độ 25 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đề xuất khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian 02 tháng thực tập Trung tâm Lưu trữ quan BHXH Việt Nam, trực tiếp tham gia vào khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, cụ thể tham gia Chỉnh lý tài liệu anh, chị Phòng Hồ sơ nghiệp vụ: - Vệ sinh, lau giá, hộp, hồ sơ tài liệu kho - Chỉnh lý xếp khối tài liệu đơn vị gửi Trung tâm Lưu trữ quan BHXH Việt Nam Tên phông tài liệu: Cơ quan BHXH Việt Nam Giới hạn thời gian tài liệu: Trong trình thực tập chọn khối tài liệu từ năm 1995-2005 Khối lượng tài liệu: Gần 700 mét Thành phần nội dung tài liệu: + Thành phần tài liệu: Chủ yếu tài liệu Ban Nghiệp vụ, đơn vị sản sinh trình giải công việc + Nội dung tài liệu: Khảo sát từ năm 1995 - 2005 Ví dụ: Chỉnh lý khối tài liệu Ban Tổ chức cán bao gồm: - Tài liệu tổ chức cán bộ, đào tạo - Hồ sơ bổ nhiệm cán quản lý BHXH tỉnh, thành phố năm 2008 - Quyết định nâng lương BHXH tỉnh, thành phố năm 2008 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập tài liệu lưu trữ Tiếp tục tổ chức phổ biến, tuyên truyền văn công tác lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức nhằm nâng cao nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác lưu trữ mà trọng tâm tổ chức quán triệt Nghị định 26 Chính phủ công tác lưu trữ, văn hướng dẫn thi hành Nghị định quan Nhà nước ban hành BHXH Việt Nam cần đưa công tác giao nộp tài liệu lưu trữ hàng năm vào tiêu chuẩn bình xét thi đua, tuyên dương, biểu dương đơn vị cá nhân làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ Bên cạnh nhắc nhở, chấn chỉnh đơn vị, cá nhân không thực tốt công tác 3.2.2 Hoàn chỉnh hệ thống văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác lưu trữ Ngành Bởi việc ban hành văn đạo, quản lý công tác lưu trữ, văn quy định nguyên tắc, chế độ công tác quan trọng Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Quy định Danh mục tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ quan Khối lượng tài liệu đến hạn chưa thu thập nằm rải rác đơn vị lớn 3.2.3 Tổ chức kiểm tra tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Để đánh giá thực trạng, tình hình công tác lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ mặt làm được, mặt chưa Qua kịp thời biểu dương tập thể, cá nhân có thành tích tốt công tác, rút kinh nghiệm tập thể, cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ; nâng cao phát huy tốt vai trò quản lý, đạo Lãnh đạo đơn vị công tác lưu trữ 3.2.4 Củng cố hệ thống kho tàng để thực có hiệu công tác lưu trữ đơn vị Để thực tốt công tác lưu trữ, Lãnh đạo Ngành Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ cần quan tâm đầu tư cho hệ thống kho tàng để bảo quản đủ số lượng an toàn lâu dài tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ cần xây dựng theo tiêu chuẩn, quy định Hiện phòng kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ mở rộng, nâng cấp cải tạo phù hợp với thông số kỹ thuật mà Cục Văn thư, Lưu trữ hướng dẫn 27 3.2.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ cần tăng cường việc ứng dụng CNTT hoạt động đơn vị, qua tập trung ứng dụng phần mềm Quản lý văn điều hành từ Lãnh đạo đơn vị tới chuyên viên; cập nhật sử dụng văn điện tử; sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin, cập nhật thông tin, đăng tải tra cứu Cổng thông tin điện tử Ngành Giúp việc khai thác tra cứu hồ sơ, tài liệu nhanh chóng mang lại hiệu cao không cần khai thác trực tiếp tài liệu giấy 3.2.6 Giải pháp nhằm tăng cường nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Bố trí biên chế, cán chuyên trách làm công tác lưu trữ cần chủ động tổ chức thực lớp tập huấn chuyên sâu công tác lưu trữ Để nâng cao chất lượng hiệu tập huấn cần làm tốt việc như: + Biên soạn tài liệu hướng dẫn + Hàng năm tổ chức lớp tập huấn + Cần bố trí nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ Không thế, quan tổ chức buổi tọa đàm, tổng kết thực tiễn, đúc rút kinh nghiệm hay để phổ biến, nhân rộng toàn quan, đơn vị Chính sách, chế độ đãi ngộ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Lãnh đạo Ngành lãnh đạo Trung tâm cần quan tâm, có sách động viên, khuyến khích kịp thời công chức, viên chức có lực, nhiệt tình công tác lưu trữ Đặc biệt quan tâm đến việc bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm xét thi đua, khen thưởng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đơn vị 28 3.3 Một số khuyến nghị quan, tổ chức 3.3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Trong trình hoạt động, đơn vị hình thành nên khối lượng tài liệu lớn, có ý nghĩa quan trọng hoạt động Ngành khối tài liệu nguồn nộp lưu quan trọng vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Theo quy định pháp luật hành lưu trữ, tất quan, tổ chức phải có trách nhiệm tổ chức khoa học; bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan Lãnh đạo Ngành quan tâm đến đội ngũ cán làm công tác lưu trữ, tiếp tục đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán trực tiếp làm lưu trữ Ngành, cán tuyển vào Trung tâm (tham gia lớp đào tạo ngắn hạn công tác lưu trữ) để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; có văn Chỉ đạo đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam chuẩn bị tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ theo quy định; tổ chức cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm thường xuyên tham dự lớp tập huấn triển khai nghiệp vụ Ngành để cán có đầy đủ kiến thức thực nhiệm vụ tốt hơn; Lãnh đạo Ngành cần quan tâm cán quản lý Trung tâm tham gia đào tạo, hội thảo, hội nghị thăm quan học tập nước 3.3.2 Đối với Trung tâm lưu trữ Về sở vật chất , an toàn kho Đầu năm 2013 diện tích kho lưu trữ hết, hồ sơ tài liệu tiếp nhận phải để phòng làm việc, Trung tâm đề nghị với lãnh đạo Ngành xin thêm diện tích kho từ năm 2012 đến tháng 8/2013 bố trí thêm 90m diện tích phòng làm việc tăng thêm 119m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ hưởng Trung tâm phải xếp phòng làm việc, động viên bố trí cán đảm bảo công việc thường xuyên đơn vị vừa chuyển dịch xếp lại 02 kho lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH cho khoa học, thuận tiện Tuy nhiên, với tốc độ kho lưu trữ đủ diện tích lưu hồ sơ đến hết năm 2015 29 Tại Trung tâm lưu trữ công tác phòng chống cháy nổ có số bất cập như: Hệ thống chữa cháy chưa kiểm tra bảo dưỡng định kỳ Phòng làm việc tầng ăn ảnh hưởng sức khỏe không gian làm việc cán Trung tâm động viên cán cố gắng khắc phục, thực nghiêm túc quy định phòng chống cháy nổ, để đảm bảo an toàn kho hồ sơ tài liệu cán làm việc hiệu Máy chủ tải nên không đáp ứng yêu cầu nhập liệu khai thác hồ sơ tài liệu có nhu cầu, gây nên việc chậm nhập liệu để quản lý hồ sơ Trung tâm cần thực việc lưu liệu đề xuất với Lãnh đạo ngành cho máy chủ để lưu trữ, Lãnh đạo ngành đồng ý chủ trương Trung tâm cần chủ động bàn với đơn vị liên quan, phương án giải sử dụng máy chủ Trung tâm quản lý Về chuyên môn nghiệp vụ Đối với hồ sơ hưởng BHXH: BHXH Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân đặc thù ngành không thực việc chuyển liệu Trung tâm theo quy định nên việc nhập liệu tổ chức lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH nhiều thời gian Trung tâm trao đổi bàn phương án giải chưa có kết Đối với hồ sơ tài liệu hành chính, nghiệp vụ: Cán chuyên môn Ban Nghiệp vụ chưa có ý thức lập hồ sơ công việc nên kết thúc công việc không đảm bảo đủ thành phần tài liệu hồ sơ để giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Việc Chỉnh lý tài liệu chưa lập hồ sơ nhiều thời gian kết không cao Cần khắc phục tồn trên, Trung tâm cần tham mưu xây dựng văn quy định rõ trách nhiệm lập hồ sơ công việc tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu Ngành kịp thời tổ chức tập huấn, hướng dẫn, đạo địa phương nghiêm túc thực Chưa có phần mềm ứng dụng CNTT quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm xếp hồ sơ tài liệu xếp vào kho, sử dụng chương trình Excel để quản lý lưu trữ 30 3.3.3 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường Ngày nay, đất nước phải đối mặt với nhiều thách thức thời kỳ hội nhập quốc tế, thật khó khăn đoán định diện mạo công tác lưu trữ tương lai ngày với công nghệ thông tin phát triển, nhiều loại hình tài liệu xuất hiện, nhiều cách thức lưu trữ đời Trang bị để sinh viên tham gia vào hoạt động kho thông tin khổng lồ, nhà trường đào tạo chuyên ngành thực khó có lời giải đắn Khoa Văn thư - Lưu trữ nơi đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ lưu trữ, nơi cung cấp nhân cho quan, tổ chức hành Nhà nước, doanh nghiệp…nơi có công tác lưu trữ Bởi vậy, trước hết môn lưu trữ cần phải nghiên cứu đưa vào chương trình giảng dạy môn học có tính chất bổ trợ môn học mang tính chất lý luận chuyên sâu nghiệp vụ lưu trữ Tuy nhiên, so với kiến thức giảng dạy nhà trường nghiệp vụ thực tế quan, tổ chức có nhiều điểm khác Đồng thời, quan, tổ chức mô hình công tác lưu trữ có điểm khác Bởi vậy, giáo viên khoa cần nghiên cứu, tìm hiểu thực tế sâu nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp khác để tổng hợp chung kiến thức nghiệp vụ lưu trữ Giúp sinh vên nắm bắt kiến thức nhiều mô hình lưu trữ khác Tránh tình trạng bỡ ngỡ tiếp xúc với công tác lưu trữ bất quan Đồng thời khoa lưu trữ, nhà trường lên kế hoạch giới thiệu nhiều mô hình lưu trữ quan tổ chức, giúp sinh viên thực tế, cọ sát nhiều nơi, rút nhận xét kinh nghiệm cho riêng thân Có thể rút ngắn chương trình giảng dạy lý thuyết lớp thay buổi khảo sát thực tế quan lưu trữ hướng dẫn, giới thiệu giáo viên cán lưu trữ quan nhằm nâng cao nhận thức sinh viên lưu trữ học Mặt khác, giới thiệu cho sinh viên nhiều chương trình quản lý lưu trữ tin học để sinh viên mở rộng kiến thức Điều có ý nghĩa quan 31 trọng sinh viên trường, tránh vận dụng lý thuyết sách cách máy móc, rập khuôn trình công tác sau Mặt khác, lớp ĐHLT lưu trữ có nhiều sinh viên liên thông cao đẳng trái ngành sang ngành lưu trữ (ngành quản trị văn phòng, hành văn thư…) nên nhiều kiến thức chuyên sâu lưu trữ chưa thực nắm bắt rõ ràng Mặt khác, có môn học lặp lại với chương trình cao đẳng nên dễ gây nhàm chán cho sinh viên trình học tập Chính vậy, giáo viên khoa cần thay vào môn học có tính chất chuyên sâu hơn, thay buổi thảo luận khảo sát thực tế Đồng thời, có trao đổi với sinh viên trình thực tập nhằm giải đáp thắc mắc sinh viên tiếp cận với công việc quan thực tập Bên cạnh đó, sinh viên lớp lưu trữ có nhiều người làm quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Chính thế, giáo viên cần phải kết hợp với sinh viên để có buổi đàm thoại lớp công việc văn thư lưu trữ quan Cũng mời cán lưu trữ quan có công tác lưu trữ tốt đến tham dự buổi đàm thoại nói chuyện với sinh viên để giải đáp thắc mắc giúp sinh viên tiếp cận sâu hơn công tác lưu trữ thực tế quan Trên số đóng góp cá nhân tôi, với tư cách sinh viên hoàn thành chương trình học tập trường Có thể thấy kết mà sinh viên có ngày hôm nhờ có giảng dạy nhiệt tình tình cảm mà thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ dành cho Việc xây dựng hành vững mạnh có công tác lưu trữ đóng vai trò nòng cốt không mong muốn Nhà nước nói chung mà mong muốn giảng viên, sinh viên Khoa Văn thư lưu trữ Và suốt năm qua thầy cô cố gắng để góp phần hoàn thiện công tác nước ta cách đào tạo nên cử nhân giỏi, cán tương lai ngành 32 Cùng với mong muốn đó, xin mạnh dạn đưa số đóng góp với hy vọng tương lai gần nội dung đào tạo phương pháp giảng dạy Khoa trường có nhiều đổi nhằm phù hợp với tình hình thực tế nhu cầu xã hôi công hội nhập quốc tế đất nước 33 C KẾT LUẬN Trên vấn đề công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam nhờ trình thực tập mà học hỏi, trao đổi hiểu sâu sắc thêm công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ nói riêng, quan lưu trữ Nhà nước nói chung Tôi mong nhận góp ý thầy, cô để hoàn thiện tốt báo cáo thực tập Kết thúc tập hiểu sinh viên tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không với trình học tập mà với nghiệp sau Thực tập tốt nghiệp không điểm số, đánh giá kết tốt nghiệp sinh viên mà tập giúp tiếp cận với nghề nghiệp mà lựa chọn bước chân vào trường đại học Các hoạt động thực tiễn thêm lần giúp hiểu làm công việc sau trường có thực phù hợp với công việc hay không Quá trình áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp nhận biết điểm mạnh, điểm yếu mình, cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc Gắn liền lí luận với thực tiễn mà tập trở nên cần thiết sinh viên Những trải nghiệm ban đầu giúp tự tin sau trường Trong trình thực tập, bạn sinh viên nói chung thiết lập mối quan hệ trao đổi học hỏi kinh nghiệm nghề nghiệp anh chị công tác, điều hữu ích cho tầm nhìn mở rộng bao quát ngành lưu trữ Thời gian thực tập tháng Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam vừa qua, cố gắng để nắm bắt công việc Để làm kết trình học tập lĩnh hội kiến thức suốt thời gian vừa qua thân giúp đỡ, giảng dạy nhiệt tình tâm huyết quý thầy cô Khi áp dụng lý luận vào thực tiễn, cá nhân gặp nhiều khó khăn, song khó khăn giúp trưởng thành không giao tiếp xã hội mà nâng cao lực 34 công việc, giúp thêm tin yêu vào ngành nghề mà chọn cho dù suy nghĩ không người công việc giấy tờ đơn Một lần xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy, cô Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đặc biệt đồng chí Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, tạo điều kiện giúp đỡ suốt trình thực tập./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 19 tháng 10 năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Diệu Lâm 35