Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 3 I. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 3 1. Vị trí của Viện kiểm sát nhân dân trong bộ máy Nhà nước Việt Nam 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4 2.2 Cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 4 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 6 1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 6 1.2. Xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. 8 2. Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 9 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. 11 2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao. 12 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại VKSND tối cao. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 17 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 19 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của VKSND tối cao 19 2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 22 2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 23 3.5.1 Văn bản quản lý công tác Lưu trữ ở VKSND tối cao được thực hiện và áp dụng theo hệ thống các văn bản sau: 24 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 25 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của của văn phòng 25 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 26 3.2.1 Nhược điểm: 26 3.2.2 Biện pháp khắc phục: 27 3.2.3 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 27 3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mền đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân tối cao 29 3.3.1. Các phần mềm đang được sử dụng 30 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 31 A. PHẦN MỞ ĐẦU 31 1. Lý do chọn đề tài 31 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 32 3. Mục tiêu nghiên cứu 32 4. Phương pháp nghiên cứu 32 5. Nguồn tài liệu tham khảo 32 6. Kết cấu của đề tài. 33 B. NỘI DUNG 34 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN 34 1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân 34 1.1.1 Khái niệm tiếp dân 34 1.1.2 Mục đích của việc tiếp dân 34 1.1.3 Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tiếp dân 35 1.2 Kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân 36 1.2.1 Các nghi thức xã giao trong hoạt động tiếp dân: 36 1.2.2 Kỹ năng nghe có hiệu quả: 36 1.2.3 Kỹ năng nói trong tiếp dân: 36 1.3 Các nguyên tác giao tiếp trong tiếp dân 37 1.3.1 Nguyên tắc tuân theo pháp luật 37 1.3.2 Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan 37 1.3.3 Nguyên tắc công khai, dân chủ 37 1.3.4 Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến” 38 1.3.5 Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức 38 1.3.6 Nguyên tắc hài hoà các lợi ích 39 Chương II. THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 40 2.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 40 2.1.1 Việc tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị 40 2.1.2 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức tiếp dân và yêu cầu thực hiện các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong tiếp dân. 40 2.2 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân và quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân 41 2.2.1 Trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm nhiệm vụ tiếp dân 41 2.2.2 Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo tại nơi tiếp dân 42 2.3 Tình hình thực hiện công tác tiếp dân và các kỹ năng giao tiếp trong tiếp dân tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 43 Chương III. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 45 Phần III. KẾT LUẦN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao 46 1. Ưu điểm 46 1.1 Về công tác Văn phòng 46 1.2 Công tác Văn thư 48 1.3 Công tác Lưu trữ 48 1.4 Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân 49 2. Nhược điểm 49 II. Đề xuất giải pháp, kiến nghị 50 1. Về mặt tổ chức 50 2. Về mặt thể chế 50 3. Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 50 4. Về tổ chức điều hành công việc 51 5. Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động tại VKSND tối cao 51 Phần IV: PHỤ LỤC 53
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 NỘI DUNG .3 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân tối cao .3 Vị trí Viện kiểm sát nhân dân máy Nhà nước Việt Nam Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân tối cao .4 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện kiểm sát nhân dân tối cao 2.2 Cơ cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân tối cao .4 II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn phịng Viện kiểm sát nhân dân tối cao .6 Tổ chức hoạt động Văn phòng .6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao .6 1.2 Xây dựng mô tả việc vị trí Văn phịng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Tim hiểu công tác văn thư, lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao 2.1 Hệ thống hóa văn quản lí công tác văn thư lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao 11 2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch cơng tác Viện kiểm sát nhân dân tối cao .12 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Viện kiểm sát nhân dân tối cao 14 2.3.3 Mơ tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý VKSND tối cao So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 17 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 19 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, văn đến VKSND tối cao 19 2.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành Viện kiểm sát nhân dân tối cao 22 2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao 23 3.5.1 Văn quản lý công tác Lưu trữ VKSND tối cao thực áp dụng theo hệ thống văn sau: .24 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 25 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất của văn phòng .25 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phịng (hiện đại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 26 3.2.1 Nhược điểm: 26 3.2.2 Biện pháp khắc phục: 27 3.2.3 Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 27 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mền sử dụng công tác văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 29 3.3.1 Các phần mềm sử dụng .30 Phần II 31 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 31 A PHẦN MỞ ĐẦU .31 1.Lý chọn đề tài 31 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 32 3.Mục tiêu nghiên cứu .32 4.Phương pháp nghiên cứu .32 5.Nguồn tài liệu tham khảo 32 6.Kết cấu đề tài 33 B NỘI DUNG 34 Chương 34 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN 34 1.1Khái niệm, mục đích, ý nghĩa tầm quan trọng việc tiếp dân 34 1.1.1 Khái niệm tiếp dân 34 1.1.2 Mục đích việc tiếp dân .34 1.1.3 Ý nghĩa tầm quan trọng việc tiếp dân 35 1.2 Kỹ giao tiếp tiếp dân 36 1.2.1 Các nghi thức xã giao hoạt động tiếp dân: 36 1.2.2 Kỹ nghe có hiệu quả: 36 1.2.3 Kỹ nói tiếp dân: .36 1.3 Các nguyên tác giao tiếp tiếp dân .37 1.3.1 Nguyên tắc tuân theo pháp luật 37 1.3.2 Nguyên tắc bảo đảm xác trung thực, khách quan 37 1.3.3 Nguyên tắc công khai, dân chủ .37 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.4 Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến” 38 1.3.5 Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức .38 1.3.6 Ngun tắc hài hồ lợi ích 39 Chương II .40 THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TIẾP DÂN 40 TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO .40 2.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan, đơn vị kỹ giao tiếp, tiếp dân 40 2.1.1 Việc tiếp công dân Thủ trưởng quan, đơn vị .40 2.1.2 Trách nhiệm Thủ trưởng quan, đơn vị việc tổ chức tiếp dân yêu cầu thực kỹ giao tiếp tiếp dân 40 2.2 Trách nhiệm, kỹ giao tiếp cán làm nhiệm vụ tiếp dân quyền nghĩa vụ người đến khiếu nại, tố cáo nơi tiếp dân 41 2.2.1 Trách nhiệm, kỹ giao tiếp cán làm nhiệm vụ tiếp dân 41 2.2.2 Quyền nghĩa vụ người đến khiếu nại, tố cáo nơi tiếp dân .42 2.3 Tình hình thực cơng tác tiếp dân kỹ giao tiếp tiếp dân Viện kiểm sát nhân dân tối cao 43 Chương III 45 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG 45 TIẾP DÂN TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 45 Phần III 46 KẾT LUẦN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 46 Ưu điểm .46 1.1 Về công tác Văn phòng .46 1.2 Công tác Văn thư 48 1.3 Công tác Lưu trữ 48 1.4 Kỹ giao tiếp, tiếp dân 49 Nhược điểm 49 II Đề xuất giải pháp, kiến nghị 50 Về mặt tổ chức .50 Về mặt thể chế .50 Về cán đào tạo, bồi dưỡng cán 50 Về tổ chức điều hành công việc 51 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động VKSND tối cao 51 Phần IV: PHỤ LỤC 53 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong thời kỳ phát triển không ngừng kinh tế - xã hội, nhà nước ta đẩy mạnh công cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động máy nhà nước Cùng với nhu cầu nguồn lao động có trình độ chun mơn cao cần thiết Vị trí cán Văn phịng nói riêng cơng tác Quản trị Văn phịng nói chung ngày chiếm vị trí quan trọng hoạt động máy quan, tổ chức Để đáp ứng nhu cầu cần thiết xã hội thời đại đại hóa – cơng nghiệp hóa đất nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập sụ đạo quản lý Bộ Nội vụ Hơn 40 năm phát triển Nhà trường, đào tạo cung cấp hàng nghìn cán có trình độ chun mơn, nghiệp vụ giỏi đồng thời có trình độ quản lý với chuyên ngành như: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Văn thư lưu trữ… nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu cho xã hội để đất nước phát triển Với vai trò sinh viên theo học chun ngành Quản trị văn phịng khóa học 2013 – 2015 trường, thấy ngành học có triển vọng tương lai phục vụ cho phát triển mạnh mẽ đất nước Trong trình học tập đội ngũ giảng viên, giáo viên Nhà trường, đặc biệt giảng viên khoa Quản trị văn phòng với lòng tận tâm với nghề giảng viên Khoa trang bị cho lượng kiến thức chuyên môn lớn để sinh viên chúng tơi tiếp thu áp dụng vào thực tế Với phương châm gắn liền lý luận với thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Quản trị văn phịng nói riêng Lấy lý luận làm tảng vững cho hoạt động thực tiễn ngược lại lấy thực tiễn bổ sung cho kiến thức để hoàn thiện them kỹ làm việc cho thân Đây hội để sinh viên tập dược, bổ sung, củng cố, hoàn thiện tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện đạo đức chủ động nghiệp vụ chuyên ngành quan, tổ chưc trước tốt nghiệp Được giúp đỡ Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý tiếp nhận Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao thực tập quan từ ngày 05/10/2015 đến ngày 13/11/2015 Đây dịp để áp dụng kiến thức học vào công việc thực tế rút kinh nghiệm quý báu cho cách giao tiếp, ứng xử nơi công sở, tác SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phong làm việc cá nhân cán bộ, công chức quan nghiệp vụ chuyên môn củng cố cách khoa học Nội dung ban báo cáo gồm phần vói nội dung sau: Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Phần II: Chuyên Đề Thực tập Phần III: Kết luận Do kinh nghiệm nhận thức hạn chế khả lý luận cịn thấp nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong đóng góp ý kiến thầy cô giáo cho báo cáo hoàn chỉnh Nhân em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phịng, thầy giáo mơn tồn thể ban Lãnh đạo cán bộ, cơng chức Thanh tra VKSND tối cao, Lãnh đạo và cán bộ, cơng chức Văn phịng, Vụ kiểm sát giải đơn khiếu nại, tố cáo hoạt động tư pháp giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Dương Thị Huyền SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân tối cao Vị trí Viện kiểm sát nhân dân máy Nhà nước Việt Nam Trụ sở Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Số 44 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội) Viện kiểm sát nhân dân (VKSND) Việt Nam thành lập ngày 26 tháng năm 1960 đạo luật Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 1960 Theo quy định Hiến pháp Việt Nam, Viện kiểm sát nhân dân hệ thống quan nhà nước độc lập cấu tổ chức máy quan Nhà nước Hệ thống Viện kiểm sát nhân dân gồm: SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Viện kiểm sát nhân dân tối cao Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Viện kiểm sát nhân dân cấp cao + Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh) + Viện kiểm sát nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh tương đương (sau gọi Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện) + Viện kiểm sát quân cấp Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân tối cao 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện kiểm sát nhân dân tối cao - Viện kiểm sát nhân dân quan thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Viện kiểm sát nhân dân có nhiệm vụ bảo vệ Hiến pháp pháp luật, bảo vệ quyền người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm pháp luật chấp hành nghiêm chỉnh thống (Điều Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014) 2.2 Cơ cấu tổ chức Viện kiểm sát nhân dân tối cao 2.2.1 Tổ chức máy Viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm có: a) Ủy ban kiểm sát; b) Văn phòng; c) Cơ quan điều tra; d) Các cục, vụ, viện tương đương; đ) Các sở đào tạo, bồi dưỡng, quan báo chí đơn vị nghiệp cơng lập khác; e) Viện kiểm sát quân trung ương 2.2.2 Viện kiểm sát nhân dân tối cao có Viện trưởng, Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên; Thủ trưởng, Phó thủ trưởng Cơ quan điều tra, Điều tra viên; công chức khác, viên chức người lao động khác SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt Văn phòng, ký hiệu VP; Vụ Thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án an ninh gọi tắt Vụ 1, ký hiệu: V1; Vụ Thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án trật tự xã hội, gọi tắt Vụ 2, ký hiệu: V2; Vụ Thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án kinh tế, gọi tắt Vụ 3, ký hiệu: V3; Vụ Thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án ma túy, gọi tắt Vụ 4, ký hiệu: V4; Vụ Thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án tham nhũng, chức vụ, gọi tắt Vụ 5, ký hiệu: V5; Vụ Thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án xâm phạm hoạt động tư pháp, tham nhũng, chức vụ xảy hoạt động tư pháp gọi tắt Vụ 6, ký hiệu:V6; Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt Cục 1, ký hiệu: C1; Vụ Thực hành quyền cơng tố kiểm sát xét xử hình sự, gọi tắt Vụ 7, ký hiệu: V7; 10 Vụ Kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam thi hành án hình sự, gọi tắt Vụ 8, ký hiệu: V8; 11 Vụ Kiểm sát việc giải vụ, việc dân sự, nhân gia đình, gọi tắt Vụ 9, ký hiệu: V9; 12 Vụ Kiểm sát việc giải vụ án hành chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động việc khác theo quy định pháp luật, gọi tắt Vụ 10, ký hiệu: V10; 13 Vụ kiểm sát thi hành án dân sự, gọi tắt Vụ 11, ký hiệu: V11; 14 Vụ kiểm sát giải đơn khiếu nại, tố cáo hoạt động tư pháp, gọi tắt Vụ 12, ký hiệu: V12; 15 Vụ Hợp tác quốc tế Tương trợ tư pháp hình sự, gọi tắt Vụ 14, ký hiệu: V13; 16; Cục Thống kê tội phạm Công nghệ thông tin, gọi tắt Cụ 2, ký hiệu: C2; SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 Vụ Pháp chế Quản lý khoa học, gọi tắt V14, ký hiệu: V14; 18 Vụ Tổ chức cán bộ, gọi tắt Vụ 15, ký hiệu: V15; 19 Thanh tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, gọi tắt Thanh tra, ký hiệu: T1; 20 Vụ Thi đua – Khen thưởng, gọi tắt Vụ 16, ký hiệu: V16; 21 Cục kế hoạch – Tài chính, gọi tắt Cục 3, ký hiệu: C3 22 Trường Đại học kiểm sát Hà Nội, gọi tắt Trường Đại học; ký hiệu: T2; 23 Trường Đào tạo, Bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát Tp Hồ Chí Minh, gọi tắt Trường nghiệp vụ, ký hiệu: T3; 24 Tạp chí Kiểm sát, gọi tắt Tạp chí, ký hiệu: T4; 24 Báo bảo vệ pháp luật, gọi tắt Báo, ký hiệu: T5; Sơ đồ cấu tổ chức VKSND tối cao (xem phụ lục I) II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn phịng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Tổ chức hoạt động Văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao * Chức năng: Văn phòng VKSND tối cao tổ chức thuộc VKSND tối cao có chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch cơng tác phục vụ hoạt động Viện; giúpViện trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc VKSND tối cao; Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động Viện công tác quản trị nội Văn phòng VKSND tối cao có dấu riêng để giao dịch, mở tài khoản theo quy định pháp luật * Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng, theo dõi đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Viện, Lãnh đạo Viện nhiệm vụ Lãnh đạo Viện giao cho quan, đơn vị; SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc tổ chức máy nhân văn phịng xếp, phân cơng nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ nhu cầu cơng việc Chính thế, hầu hết cơng việc ln giải nhanh chóng, có phân công hợp lý,phù hợp với chuyên môn, lực nên cơng việc thống nhất, dễ giải 1.2 Cơng tác Văn thư Văn phịng VKSND tối cao tổ chức chặt chẽ công tác văn thư từ tất khâu nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, quản lý giải văn - đến, quản lý sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ công việc chặt chẽ, có quy củ Các khâu nghiệp vụ quy trình soạn thảo thống nhất, chuyên viên soạn thảo có kỹ năng, đảm bảo quy trình thể tính chun nghiệp quan Cơng tác quản lý giải văn thực tốt Cán văn thư có nhiều năm kinh ngiệm đào tạo chuyên ngành nên trình quản lý giải văn nhanh chóng, chất lượng văn đảm bảo Cơng tác quản lý giải văn đến thực tốt, giải theo thủ tục, trình tự tạo điều kiện để q trình giải cơng việc Lãnh đạo nhanh chóng hiệu Các văn lưu, tập lưu cán văn thư thực nghiêm túc giao nộp vào lưu trữ quan thời hạn quy định Việc lập hồ sơ Viện thực theo quy định chuẩn Nhà nước 1.3 Công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ VKSND tối cao thuộc trách nhiệm Phòng Lưu trữ quan, VKSND tối cao có kho lưu trữ văn bản, tài liệu, trang bị đại nhằm đảm bảo an toàn cho việc lưu giữ tài liệu Kho Lưu trữ bố trí tầng 1, bố trí cách xa với nguồn nước, có hệ thống giá đỡ trang thiết bị chuyên dụng đồng phục vụ công tác lưu trữ văn bản, tài liệu nên đảm bảo tốt để tránh tình trạng ẩm mốc, mát tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu cách thuận lợi hiệu Việc giao nộp, thu thập, thống kê tài liệu từ Phòng, đơn vị vào Lưu trữ đảm bảo tiến độ, nên công việc liên quan đến hồ sơ, tài liệu ln giải nhanh chóng, triệt để Các cơng chức Lưu trữ người có lực kỹ làm việc chuyên nghiệp Kho Lưu trữ chứa tồn tài liệu liên quan đến cơng tác 48 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, nên với khối lượng lớn, có tài liệu thống kê bảo quản lâu dài vĩnh viễn nên chuyên viên Phòng thực chỉnh lý tài liệu từ lâu, độ độc hại tăng đáng kể Tuy nhiên, Lãnh đạo VKSND tối cao quan tâm tới chế độ đãi ngộ độc hại cán lưu trữ Công tác Lưu trữ VKSND tối cao thực tốt đảm bảo độ an toàn, bảo mật thông tin văn bản; nghiệp vụ Lưu trữ thực theo quy định hành Viện Nhà nước công tác lưu trữ 1.4 Kỹ giao tiếp, tiếp dân Phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng dân trình bày, kiến nghị tâm tư, nguyện vọng để phát kịp thời sai sót, lệch lạc trình đạo, điêu fhanfh việc thực nhiệm vụ kinh tế - xã hội đảm bảo an ninh quốc phòng nhằm chấn chỉnh, bổ sung hồn thiện sách, chủ trương, pháp luật; quản lý tốt mặt đời sống sã hội, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước không ngừng tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Nhược điểm Bên cạnh thành công đạt được, cơng tác hành văn phịng quan tồn đọng hạn chế định cần khắc phục kịp thời - Công tác soạn thảo ban hành văn tồn thiếu sót định Một số văn cịn sai thể thức, kỹ thuật trình bày Ví dụ như: số văn hành có Số, ký hiệu văn bản; Ghi ngày, tháng ban hành văn chưa với thể thức quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính, ngày tháng ban hành văn không ghi trực tiếp bút mực mà đánh máy, in ngày, tháng vào văn không Tuy nhiên, số lượng văn khắc phục kịp thời - Một số máy móc trang thiết bị văn phịng sử dụng lâu nên chất lượng xuống cấp máy tính bị treo, làm gián đoạn cơng việc, có máy bị hỏng chưa thay mới, máy Scan nhiều lúc không quét khiến cho việc lưu văn cịn chậm, ảnh hưởng đến hiệu cơng việc - Công tác quản lý văn đi, đến môi trường mạng nhiều lúc cịn gặp khó khăn, nghẽn mạng máy tính hỏng hóc nên việc đăng nhập, tra tìm tài liệu tốn thời gian, có văn bản, tài liệu khơng tìm thấy bị lỗi mạng trình nhập vào hệ thống SV: Dương Thị Huyền 49 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công tác kiểm tra chưa thực chặt chẽ, ý thức số cơng chức cịn chưa cao, làm việc chơi điện tử, ăn uống, tình trạng hút thuốc phịng làm việc - Khối lượng văn VKSND tối lớn nên cịn số văn chất đống chưa giải kịp thời văn bản, tài liệu hết thời hạn bảo quản mà chưa tiêu hủy - Kỹ giao tiếp, tiếp dân nhiều hạn chế số lượng công dân đến khiếu nại, tố cáo nhiều, số cán chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý, khả giao tiếp, phương pháp vận động, thuyết phục quần chúng II Đề xuất giải pháp, kiến nghị Về mặt tổ chức Văn phòng phận cần thiết thiếu máy tổ chức quan Đó nơi tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo đảm bảo sở vật chất cho hoạt động quan Tuy nhiên, cần xác định rõ văn phịng khơng “hộp thư” hay “một máy giúp việc” đơn thuần, tránh coi văn phòng “tổng tham mưu” để hoạt động công việc theo quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Phòng, đơn vị, cá nhân Xây dựng cấu tổ chức hợp lý nội quan để thực nhiệm vụ giao Về mặt thể chế Để văn phòng hoạt động tốt, VKSND tối cao cần phải xây dựng quy chế hoạt động văn phòng phận văn phòng Đồng thời phải xác định rõ mối liên hệ phối hợp văn phịng với đơn vị chun mơn phận văn phòng Đây vấn đề quan trọng Tại VKSND tối cao, đơn vị có quy chế xây dựng cụ thể, chi tiết phù hợp với chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giao việc điều hành có nhiều thuận lợi Tuy nhiên, thiếu quy chế hoạt động việc tổ chức điều hành trở nên lúng túng, sai sót Chính thế, VKSND tối cao cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ Văn phòng phận Văn phòng nói chung đơn vị thuộc VKSND tối cao nói riêng Về cán đào tạo, bồi dưỡng cán - Thực phân công công việc cho cơng chức, viên chức văn phịng phải người, việc, bố trí cơng việc cho cá nhân phải vào 50 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình độ chuyên môn lực kinh tế công chức, viên chức - Đi đơi với việc bố trí người, việc, cần phải không ngừng đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ lực đội ngũ nhân Hằng năm, cử công chức, viên chức văn phịng học thêm để tích lũy kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn phịng Trẻ hóa đội ngũ cán văn phịng hệ trẻ động hơn, phù hợp với trình đổi xã hội - Thực tốt chế dộ, sách cán làm công tác văn thư, lưu trữ; - Đẩy mạnh công tác thi đua, khen thưởng văn thư, trữ; - Thực tốt, đầy đủ xác, kịp thời chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo thời gian chuẩn để có điều chỉnh kịp thời Về tổ chức điều hành công việc - Lãnh đạo VKSND tối cao cần tăng cường kiểm tra, giám sát công việc để nắm bắt tiến độ kết giả công việc, đồng thời thông qua việc kiểm tra, phát kịp thời chỗ không phù hợp kế hoạch để điều chỉnh bổ sung - Xây dựng mơ hình mẫu quy trình chuẩn cho q trình điều hành hoạt động văn phịng Cải thiện điều kiện làm việc cho công chức, viên chức, người lao động VKSND tối cao - Để đảm bảo cho công chức, viên chức, người lao động VKSND tối cao làm việc có hiệu quả, cần phải cải thiện điều kiện làm việc phù hợp với lao động người cơng chức văn phịng VKSND tối cao cần bố trí nơi làm việc điều kiện nghỉ ngơi, giải trí tốt để tránh ảnh hưởng tới tình trạng sức khỏe tâm lý, hiệu suất lao động công chức, viên chức, người lao động - Đảm bảo cho cán có phương tiện làm việc đầy đủ, thích hợp đại Phương tiện làm việc tốt giúp cho công việc tiến hành thuận lợi hơn, góp phần giữ gìn sức khỏe cho công chức, viên chức, người lao động, chống lại mệt mỏi công việc ngày * Ý kiến đóng góp kiến nghị với Nhà trường Hiện nay, xu phát triển đất nước, máy văn phịng người quản lý đội ngũ nhân viên văn phịng khơng thể thiếu quan, tổ chức Trong năm gần đây, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tích cực 51 SV: Dương Thị Huyền Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành học Quản trị văn phòng, coi ngành đạo tạo mũi nhọn Nhà trường ta, nhằm mục đích đào tạo cán bộ, nhân viên văn phòng chuyên nghiệp tương lai Song, để đáp ứng u cầu đặt tồn xã hội nói chung, cơng tác văn phịng nói riêng, Nhà trường ta cần bổ sung vào chương trình học mơn học chun ngành nhiều tiết học hơn, tăng số đơn vị học trình số mơn học Tiếng anh, Tin học, Kỹ giao tiếp, để sinh viên có điều kiện thực hành nhiều hơn, tăng cường hoạt động thực tế để sinh viên có điều kiện tiếp xúc với thực tiễn Như sinh viên không phương diện lý thuyết mà giúp sinh viên có thêm kỹ năng, tự tin, động hơn, tránh bỡ ngỡ, tạo điều kiện tốt cho công việc mai sau Đồng thời, nhà trường ta cần trang bị thiết bị phục vụ cho công tác giảng dạy đầy đủ hơn; Nâng cấp phần mềm quản lý văn môn ứng dụng CNTT Quản trị văn phịng, đồng thời thay máy tính cũ, hỏng máy đủ để sinh viên học tập thực hành Kính mong Ban giám hiệu Nhà trường xem xét cho ý kiến số đề xuất SV: Dương Thị Huyền 52 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần IV: PHỤ LỤC SV: Dương Thị Huyền 53 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao Ủy ban kiểm sát Viện trưởng Viện kiểm sát quân Trung ương Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao Ủy ban kiểm sát (25 đơn vị) Viện trưởng Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW Viện kiểm sát quân Quân khu tương đương Ủy ban kiểm sát Ủy ban kiểm sát Viện trưởng Ghi chú: :Chỉ trật tự hình thành : Chỉ quan hệ lãnh đạo chịu lãnh đạo SV: Dương Thị Huyền Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân huyện Lớp 54 LT QTVP K13A Viện kiểm sát quân khu vực Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO CHÁNH VĂN PHÒNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG Phịng Tổng hợp SV: Dương Thị Huyền Phịng Tài vụ PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG Phịng Quản trị Trạm y tế PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Đội xe Lớp 55 LT QTVP K13A Ban Quản lý dự án PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG Phịng Hành Phịng Lưu trữ Phòng Cơ yếu Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III SƠ ĐỒ HĨA QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Chánh Văn Phòng Các, phòng ban Chánh văn phòng Chánh văn phòng Các phịng ban Chánh văn phịng Gửi cơng văn u cầu phòng ban đăng ký - CTCT Đăng ký CTCT Văn phòng Văn phòng dự thảo CTCT Gửi dự thảo đến đơn vị Lấy ý kiến Cho ý kiến đóng góp Hồn chỉnh dự thảo Trình thủ trưởng quan phê duyệt ban hành Khơng Đạt Lãnh đạo quan Xem xét phê duyệt Đạt Văn phòng SV: Dương Thị Huyền Ban hành PHỤ LỤC 4: 56 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC Q IV NĂM 2015 CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO (Bản photo) SV: Dương Thị Huyền 57 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA LÃNH ĐẠO VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO Từ ngày 07 tháng 11 đến ngày 13 tháng 11 năm 2015 -THỨ BẢY (07/11): - 9h00’, Đ/c Phàn (PVT) họp Đồn cơng tác Cu Ba Vụ 13, VP chuẩn bị (P 217) CHỦ NHẬT (08/11): - 22h00’, Đ/c Phàn (PVT) công tác Cu Ba Vụ 13, VP chuẩn bị THỨ HAI (09/11): - 8h00’, Đ/c Viện trưởng dự Kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa XIII đến hết tuần - 8h00’, Đ/c Thể (PVT) nghe Vụ báo cáo án (P đ/c Thể) - 8h00’, Đ/c Cường (PVT) chủ trì Đồn kiểm tra cơng tác VKSND Tp Đà Nẵng - 14h00’, Đ/c Phong (PVTTT) nghe Văn phòng báo cáo công tác (P đ/c Phong) THỨ BA (10/11): - 7h30’, Đ/c Phong (PVTTT) chủ trì Đồn kiểm tra cơng tác VKSND tỉnh Hịa Bình đến hết ngày 11/11/2015 - 8h00’, Đ/c Thể (PVT) làm việc với VKSND tỉnh Thái Bình - 14h00’, Đ/c Cường (PVT) cơng bố Dự thảo kết luận kiểm tra VKSND Tp Đà Nẵng THỨ TƯ (11/11): - 8h00’, Đ/c Khiêm (PVT) nghe Vụ báo cáo án (P đ/c Khiêm) - 8h00’, Đ/c Thể (PVT) làm việc với VKSND tỉnh Ninh Bình - 14h00’, Đ/c Cường (PVT) nghe Cục báo cáo (P đ/c Cường) THỨ NĂM (12/11): - 7h30’, Đ/c Viện trưởng dự Lễ khai mạc kỳ thi tuyển Kiểm sát viên trung cấp, Kiểm sát viên sơ cấp năm 2015 Trường Đại học Kiểm sát Hà Nội - 8h00’, Đ/c Khiêm (PVT) nghe Vụ 10 báo cáo án (P đ/c Khiêm) - 8h00’, Đ/c Thể (PVT) làm việc với VKSND tỉnh Hưng Yên THỨ SÁU (13/11): - 8h00’, Giao ban Lãnh đạo Viện (P 213) VĂN PHÒNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO SV: Dương Thị Huyền 58 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VI SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Thủ trưởng đơn vị Cán phân công soạn thảo Phân công soạn thảo văn Tiến hành soạn thảo văn Thủ trưởng đơn vị Kiểm tra nội dung tính pháp lý ký nháy văn Chuyên viên văn phòng Kiểm tra nội dung thể thức văn trình lãnh đạo văn phịng Chuyển lại văn cho trưởng đơn vị Chánh Văn phòng Kiểm tra toàn văn ký nháy Phiếu xử lý văn Lãnh đạo Viện Kiểm tra phê duyệt Văn thư Kiểm tra thể thức người có thẩm quyền ký, đăng ký Chương trình quản lý phần mền văn đi, đến; cập nhập văn lên cổng điện tử Viện Gửi văn Sổ bàn giao công văn Văn thư, cán giao nhiệm vụ Văn thư SV: Dương Thị Huyền Lưu hồ sơ 59 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VII QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Văn thư Tiếp nhận, xử lý, phân loại văn đến Văn phòng Làm thủ tục đăng ký văn đến Lãnh đạo văn phòng Đề xuất chuyển lãnh đạo Viện xử lý văn theo lĩnh vực quản lý Lãnh đạo Viện Ý kiến đạo xuống Văn thư Cập nhật ý kiến đạo chuyển đơn vị liên quan Đơn vị, cá nhân Theo dõi giải công việc Văn thư Lưu hồ sơ SV: Dương Thị Huyền 60 Cập nhập chương trình phần mền quản lý văn cổng điện tử Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VIII SƠ ĐỒ HOÁ BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC KHOA HỌC CỦA VĂN PHÒNG 18 12 10 19 17 15 19 14 12 19 10 16 19 19 12 17 19 10 11 12 13 14 12 15 10 SV: Dương Thị Huyền 61 Lớp LT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ghi phụ lục VIII: Cửa vào Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giá để giày dép Móc treo đồ Máy hút bụi Bàn làm việc Bàn đựng để trang thiết bị Tủ đựng tài liệu Cửa rèm cửa Tủ phân chia tài liệu 10 Điều hồ 11.Tủ đựng văn phịng phẩm 12 Máy vi tính 13 Giá đựng dấu 14 Điện thoại 15 Máy in 16 Máy Scan 17 Máy fax 18 Hộp đựng văn phòng phẩm SV: Dương Thị Huyền 62 Lớp LT QTVP K13A