Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG 4 A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ KIM CHUNG: 5 1. Chức năng: 5 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Kim Chung: 6 2.1. Trong lĩnh vực kinh tế: 6 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 6 2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 7 2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao: 7 2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương. 8 2.6. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. 8 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Kim Chung: 10 B. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG. 11 I. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 11 1. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: 11 1.1. Chức năng: 11 1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 11 1.1.2. Chức năng hậu cần 11 1. 2. Nhiệm vụ của văn phòng 12 1.2.1. Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình 12 1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin 12 1.2.3. Tham mưu văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành 13 1.2.4. Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 13 1.2.5. Làm đầu mối duy trì mối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân 13 1.2.6. Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng 13 1.2.7. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, đơn vị 14 2.1.2. Bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong Văn phòng 14 2.1.1.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn Phòng: 14 2. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 16 3. Khảo sát về tình hình công tác Văn thư, lưu trư của UBND xã Kim Chung. 17 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức: 17 3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của UBND xã Kim Chung: 18 3.3. Soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Kim Chung 19 3. 3.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 19 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 24 4.1. Sơ đồ hoá các quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Kim Chung. 24 4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 28 4.3. Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32 4.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 33 5. Khảo sát về tình hình thực tiễn các nghiệp vụ lưư trữ 33 5.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 33 5.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 35 5.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 36 5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 36 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 38 Chuyên đề: ”Tổ chức, điều hành văn phòng” 38 A. MỞ ĐẦU 38 1. Lý do lựa chọn chuyên đề: 38 2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của chuyên đề: 38 2.1. Mục tiêu: 38 2.2. Nội dung nghiên cứu của chuyên đề, tập trung vào 2 nội dung chính: 39 3. Phương pháp nghiên cứu 39 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 39 5. Ý nghĩa về lý luận và thực tiễn của chuyên đề 39 6. Kết cấu chuyên đề 39 B. NỘI DUNG 41 Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHÒNG UNBD XÃ KIM CHUNG 41 I. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND xã Kim Chung. 41 1. Vị trí, vai trò của văn phòng 41 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 43 1.2.2. Chức năng tham mưu tổng hợp 45 1.2.3. Chức năng hậu cần 46 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND xã Kim Chung: 46 1.4 . Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã Kim Chung 46 Chương II NHỮNG HẠN CHẾ, YẾU KÉM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 47 I. Những hạn chế, yếu kém chủ yếu trong công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng UBND xã Kim Chung. 47 1. Đối với văn phòng UBND xã Kim Chung 47 II. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được và hạn chế, yếu kém trong công tác tham mưu tổng hợp. 49 1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 49 2. Nguyên nhân của những hạn chế, yếu kém 50 2.1. Tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao 50 2.2. Những hạn chế, yếu kém trong đội ngũ cán bộ và công tác cán bộ chậm được khắc phục. 50 2.3. Công tác phối hợp giữa các văn phòng với một số phòng, ban liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu quả thấp. 51 2.4. Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện công tác văn phòng. 51 2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc ở văn phòng UBND xã Kim Chung còn hạn chế 51 2.6. Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp ở các văn phòng. 51 Chương III. XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA, HIỆN ĐẠI HÓA CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 52 1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác ; giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu trên các lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội. 52 2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực đối ngoại 52 4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND xã tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 52 5. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ. 53 6. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng và thẩm định chương trình Hội nghị của UBND xã Kim Chung 53 7. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu của UBND xã Kim Chung 53 8. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác phục vụ hội nghị UBND xã Kim Chung 54 9. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản của UBND xã Kim Chung 54 10. Thực hiện tốt những hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên không thể thiếu trong cơ quan văn phòng. 54 11. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp phục vụ cấp uỷ giữa văn phòng UBND với các cơ quan liên quan (các ban đảng, văn phòng hội đồng nhân dân). 55 12. Tập trung kiện toàn tổ chức bộ máy và xây dựng đội ngũ cán bộ các cơ quan văn phòng. 55 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 56 ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN. 56 C. KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC 60
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ KIM CHUNG: Chức năng: Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Kim Chung: 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi ti ểu th ủ công nghiệp 2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: .7 2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa thể dục thể thao: 2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã h ội thi hành pháp lu ật địa phương .8 2.6 Trong lĩnh vực thực sách dân tộc sách tôn giáo Cơ cấu tổ chức máy UBND xã Kim Chung: 10 B KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG 11 I TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 11 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: 11 1.1 Chức năng: .11 1.1.1 Chức tham mưu, tổng hợp 12 1.1.2 Chức hậu cần .12 Nhiệm vụ văn phòng .12 1.2.1 Xây dựng chương trình tổ chức thực chương trình 12 1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin 13 1.2.3 Tham mưu văn cho lãnh đạo chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật so ạn thảo văn quan ban hành 13 1.2.4 Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng 13 1.2.5 Làm đầu mối trì mối liên hệ với c quan c ấp trên, ngang c ấp, c ấp d ưới với nhân dân .14 1.2.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục văn phòng .14 1.2.7 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài s ản c quan, đơn vị .14 2.1.2 Bản mô tả công việc vị trí công việc Văn phòng 14 2.1.1.1 Bản mô tả công việc Chánh Văn Phòng: 14 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG 16 Khảo sát tình hình công tác Văn thư, lưu trư UBND xã Kim Chung 18 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn th ư, l ưu tr ữ c c quan, tổ chức: 18 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 3.2 Mô hình tổ chức Văn thư UBND xã Kim Chung: 18 3.3 Soạn thảo ban hành văn UBND xã Kim Chung .20 3.1 Các quy định quan soạn thảo ban hành văn 20 Tổ chức quản lý giải văn 25 4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý gi ải văn b ản c UBND xã Kim Chung 25 4.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý giải văn đến 29 4.3 Sơ đồ hoá quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài li ệu vào l ưu tr ữ c quan 33 4.4.Tổ chức quản lý sử dụng dấu .34 Khảo sát tình hình thực tiễn nghiệp vụ lưư trữ .34 5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: .34 5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu .36 5.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .37 5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 38 PHẦN II: 39 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 39 Chuyên đề: ”Tổ chức, điều hành văn phòng” 39 A MỞ ĐẦU 39 Lý lựa chọn chuyên đề: 39 Mục tiêu nội dung nghiên cứu chuyên đề: 40 2.1 Mục tiêu: 40 2.2 Nội dung nghiên cứu chuyên đề, tập trung vào nội dung chính: 40 Phương pháp nghiên cứu 40 Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu 40 Ý nghĩa lý luận thực tiễn chuyên đề .41 Kết cấu chuyên đề .41 B NỘI DUNG 42 Chương I 42 CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH, THAM MƯU, TỔNG HỢP PHỤC VỤ CỦA VĂN PHÒNG UNBD XÃ KIM CHUNG 42 I Những vấn đề chung văn phòng công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND xã Kim Chung 42 Vị trí, vai trò văn phòng .42 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 44 1.2.2 Chức tham mưu tổng hợp 46 1.2.3 Chức hậu cần .47 1.3 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng UBND xã Kim Chung: .47 1.4 Phòng làm việc Văn phòng UBND xã Kim Chung .47 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chương II .49 NHỮNG HẠN CHẾ, YẾU KÉM TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 49 I Những hạn chế, yếu chủ yếu công tác tham m ưu, t h ợp c văn phòng UBND xã Kim Chung 49 Đối với văn phòng UBND xã Kim Chung .49 II Nguyên nhân thành tựu đạt hạn chế, yếu công tác tham mưu tổng hợp .51 Nguyên nhân thành tựu đạt .51 Nguyên nhân hạn chế, yếu 52 2.1 Tổ chức máy thiếu ổn định, chưa phù hợp với chức nhiệm vụ giao 52 2.2 Những hạn chế, yếu đội ngũ cán công tác cán ch ậm đ ược kh ắc phục 52 2.3 Công tác phối hợp văn phòng với s ố phòng, ban liên quan chưa th ật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu thấp .53 2.4 Thiếu văn hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực công tác văn phòng .53 2.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm vi ệc văn phòng UBND xã Kim Chung hạn chế 53 2.6 Chưa có chế, sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút ngu ồn nhân lực có chất lượng cao công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng 53 Chương III 55 XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA, 55 HIỆN ĐẠI HÓA CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG 55 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham m ưu xây d ựng t ổ ch ức thực chương trình công tác ; giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội .55 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu lĩnh vực đối ngoại .55 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND xã ti ếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo 55 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ 56 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng th ẩm định ch ương trình H ội nghị UBND xã Kim Chung 56 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên so ạn lo ại văn b ản ch ủ y ếu c UBND xã Kim Chung 56 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác ph ục v ụ hội ngh ị UBND xã Kim Chung 57 Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham m ưu lĩnh v ực qu ản lý tài chính, tài sản UBND xã Kim Chung 57 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 10 Thực tốt hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên thiếu quan văn phòng .57 11 Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động phối hợp ph ục vụ c ấp u ỷ gi ữa văn phòng UBND với quan liên quan (các ban đảng, văn phòng h ội đ ồng nhân dân) 58 12 Tập trung kiện toàn tổ chức máy xây dựng đội ngũ cán b ộ c quan văn phòng .58 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 59 ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KH ẮC PH ỤC NH ỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN 59 C KẾT LUẬN 61 PHỤ LỤC .64 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thông tin, máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan công tác quản lý điều hành Vì vậy, Quản trị văn phòng công tác thiếu hoạt động quan, đơn vị, giữ vai trò quan trọng nghiệp phát triển chung đất nước.Trong công đổi cải cách Hành Quốc gia nước ta công tác văn phòng Đảng Nhà nước quan tâm, trọng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập năm 1971 theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị Văn phòng Đáp ứng yêu cầu xã hội tạo điều kiện cho sinh viên có hội học tập rèn luyện kỹ nghề nghiệp vận dụng kiến thức chuyên môn học, Trường tổ chức cho học sinh, sinh viên thực tập tốt nghiệp quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp nhằm nâng cao nghiệp vụ học sinh, sinh viên sau trường công tác, thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước đề “Học đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn” hay “Trăm hay không tay quen” Thực tập quan, đơn vị giai đoạn quan trọng trình đào tạo nhà trường, tạo điều kiện để học sinh, sinh viên học tập, rèn luyện phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn, có khả độc lập để giải công việc người làm công tác văn phòng Được giúp đỡ Ban Giám hiệu nhà trường; Khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận HĐND & UBND Xã Kim Chung, Huyện Hoài Đức, TP Hà Nội, em đến thực tập quan từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015 Hơn tháng thực tập quan UBND Xã Kim Chung, thời gian có hạn nhiều lúng túng trình giải công việc, với vốn kiến thức trang bị ngồi ghế nhà trường hướng dẫn nhiệt tình cán bộ, nhân viên UBND xã Kim Chung với cố gắng thân giúp em hoàn thành tốt công việc, tích luỹ kinh -1Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP nghiệm thực tiễn, em hiểu rõ vai trò người cán văn phòng lòng yêu nghề sau tốt nghiệp trường Điều đúc kết qua báo cáo gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng UBND Xã Kim Chung: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Xã Kim Chung Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác Hành Văn phòng UBND Xã Kim Chung Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Kim Chung Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND xã Kim Chung Phần II: Chuyên đề thực tập Chuyên đề “Tổ chức, điều hành văn phòng” Lý chọn chuyên đề Mục tiêu nội dung chuyên đề Phương pháp nghiên cứu Đối tượng phạm vi giới hạn nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn chuyên đề Chương I: Cơ sở lý luận, thực tiễn công tác tổ chức, điều hành tham mưu tổng hợp phục vụ Văn phòng UBND xã Kim Chung Chương II: Những hạn chế yếu công tác tổ chức, điều hành tham mưu tổng hợp phục vụ Văn phòng UBND xã Kim Chung Chương III: Xây dựng giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức, điều hành tham mưu tổng hợp phục vụ Văn phòng UBND xã Kim Chung Phần III: Phụ lục: Nhân dịp kết thúc đợt thực tập thông qua báo cáo tốt nghiệp cho phép em gửi tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô chú, anh chị cán nhân viên HĐND-UBND Xã Kim Chung lời chúc sức khoẻ lời cảm ơn chân thành -2Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Do kinh nghiệm thực tế yếu kết đánh giá bước trưởng thành em sau trình học tập rèn luyện trường Mặc dù nhận thức tầm quan trọng nghiệp vụ báo cáo tốt nghiệp không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp ý kiến Nhà trường, thầy cô giáo cán nhân viên UBND xã Kim chung, để viết em hoàn thiện hơn, giúp cho em có thêm kinh nghiệm quý báu trình học tập làm việc Em xin chân thành cảm ơn! Kim Chung, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Anh -3Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG * VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KIM CHUNG Xã Kim chung nằm cửa ngõ Đông Bắc huyện Hoài Đức, phía tây thủ đô Hà Nội (Hà Tây cũ) nơi đã, lưu giữ di tích lịch sử, văn hóa, nghệ thuật, truyền thống tự hào quê hương, đất nước, xã gồm thôn Yên Bệ, Yên Vĩnh, Đại Tự, Lai Xá, làng nghề truyền thống lịch sử lâu dài: Nghề ảnh truyền thống Lai Xá, nghề Kim khí, mộc dân dụng Đại Tự Xã có đường Quốc lộ 32 (đường Hà Nội – Sơn tây) chạy qua phía bắc với chiều dài 2km đường tỉnh lộ 422 chạy qua, với tổng diện tích tự nhiên 375,15 (trong diện tích đất canh tác 221,6 ha) Dân số toàn xã 10.586 người với 5093 lao động tập trung vào ngành nghề chủ yếu: Trồng trọt, chăn nuôi, sản xuất két bạc, khí, mộc, may thêu, thương mại dịch vụ………… Thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước công đổi mới, công nghiệp hoá đại hoá đất nước, năm 2008 UBND tỉnh Hà Tây tiến hành thu hồi 10 để xây dựng khu công nghiệp, có 10 nhà máy vào hoạt động sản xuất tạo việc làm cho 2000 lao động địa phương với mức thu nhập bình quân khoảng triệu đồng/người/tháng Với truyền thống lao động cần cù sáng tạo đấu tranh anh dũng, đảng nhân dân Kim chung không ngừng đưa nghề lúa nước kết hợp với số nghề thủ công nghề nhiếp ảnh ngày phát triển với phát triển đất nước Trong năm qua, thực Nghị Đại hội Đảng xã Kim Chung, đạo, lãnh đạo UBND huyện Hoài Đức, Đảng uỷ, HĐND, UBND xã Kim Chung, tình hình kinh tế xã có bước chuyển biến đáng kể, sản xuất nông nghiệp, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp ngày phát triển mạnh mẽ Theo số liệu báo cáo năm 2014: Tổng giá trị sản xuất năm toàn xã Kim Chung ước đạt 149,4 tỷ đồng, đạt 100,9% kế -4Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP hoạch năm tăng 14% so với năm 2013: Trong Nông nghiệp ước đạt 16,3 tỷ đồng đạt 101,9% kế hoạch năm, tăng 3,8% so với năm 2013; Thương mại – dịch vụ 70 tỷ đồng, đạt 100% so với kế hoạch năm, tăng 18,6% so với năm 2013; Công nghiệp xây dựng 63,1 tỷ đồng, đạt 101,8% kế hoạch năm, tăng 12,1% so với năm 2013; Thu ngân sách năm 2014 ước thực 6.357.895324 đồng đạt 100% kế hoạch; Chi ngân sách năm 2014 ước thực 718.171.454 đồng, đạt 90% kế hoạch; Xây dựng nông thôn mới: xã Kim Chung đến hoàn thành đạt 19 tiêu chí xây dựng nông thôn Tổ chức thăm hỏi tặng quà đối tượng sách xã hội, người cao tuổi, hưu trí năm 2014 1890 xuất quà trị giá 630.900.000 đồng; Về công tác văn hoá - giáo dục năm gần với phát triển nước, trình độ dân trí xã Kim Chung nâng lên đáng kể, người dân nhận thức tầm quan trọng công tác giáo dục, tỷ lệ trẻ độ tuổi đến trường đạt 100%, xã hoàn thành phổ cập THCS năm 2003, tỷ lệ học sinh THPT đạt 90% tổng số độ tuổi Chất lượng dạy học năm học 2013 -2014 nâng lên, học sinh giỏi cấp trường 613, cấp huyện 55; tốt nghiệp THCS đạt 100%; 68 học sinh thi đỗ vào trường Đại học, cao đẳng UBND Xã thường xuyên tổ chức hoạt động văn hoá văn nghệ thể dục thể thao nhằm góp phần vào việc rèn luyện sức khoẻ, phát huy phong trào đoàn kết nhân dân thông qua hoạt đông thể dục thể thao để phát phong trào thể dục thể thao xã, Huyện Công tác y tế chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân UBND Xã quan tâm, đẩy mạnh dịch vụ y tế, chăm sóc sức khoẻ cách thường xuyên tổ chức khám sức khoẻ cho nhân dân, tuyên truyền việc phòng chống dịch bệnh cách tự chăm sóc sức khoẻ thân Công tác y tế, Dân số, Kế hoạch hóa gia đình: thực tốt chương trình mục tiêu y tế quốc gia đạt hiệu cao: tỷ lệ trẻ em độ tuổi tiêm phòng uống VitaminA 100%; tổng số khám bện năm 7651 lượt người, tăng 9,2% so với năm 2013; tỷ lệ trẻ suy dinh dưỡng 12,6% giảm 0,9% so với năm 2013 Công tác an ninh - quốc phòng giữ vững, giao quân công dân lên đường nhập ngũ đạt 100%; đăng ký quân dự bị tuổi 17: 62 nam công dân đạt 100% đảm bảo cho hoạt động địa phương thông suốt đảm bảo đời sống người dân ổn định -5Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP A CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ KIM CHUNG: Chức năng: UBND Xã Kim Chung với tư cách quan Hành Nhà nước cấp địa phương, HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND xã Kim Chung UBND xã thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 - UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát kinh tế - Xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - UBND xã Kim Chung thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Kim Chung: 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn Xã, dự toán thu, chi ngân sách phân bổ ngân sách cấp mình, thực quyền hạn ngân sách địa phương theo pháp luật - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra nghị HĐND Xã thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã nguyên tắc dân chủ, tự nguyện, công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi -6Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chương III XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH THAM MƯU TỔNG HỢP PHỤC VỤ TRONG THỜI KỲ CÔNG NGHIỆP HÓA, HIỆN ĐẠI HÓA CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ KIM CHUNG Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình công tác ; giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội Tăng cường nâng cao chất lượng ban hành văn bản, quy định hướng dẫn thực quy định nhà nước nhằm khuyến khích tham gia Nhân dân, doanh nghiệp địa bàn thúc đẩy phát triển kinh tế, mở rộng thị trường Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu lĩnh vực đối ngoại Tham mưu cho cấp lãnh đạo đẩy mạnh việc tuyên truyền, quán triệt cho cán bộ, đảng viên nhân dân sách Đảng, pháp luật Nhà nước công tác đối ngoại; kịp thời tham mưu đạo cấp quyền cụ thể hóa quy định Trung ương, bảo đảm chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước liên quan đến hoạt động đối ngoại địa phương triển khai thực phù hợp với tình hình thực tế địa phương giúp cấp ủy đảng, quyền xây dựng chương trình, kế hoạch đối ngoại hàng năm; đạo hoạt động đối ngoại, quảng bá tiềm năng, mạnh hình ảnh tạo điều kiện tiền đề để thúc đẩy hợp tác, kêu gọi đầu tư, thu hút nguồn lực từ bên ngoài, phát triển kinh tế, xã hội Tham mưu cho lãnh đạo tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, kịp thời tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực nghị quyết, kết luận Trung ương, tỉnh, huyện công tác đối ngoại Thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo theo quy định Tăng cường bồi dưỡng, cập nhật kiến thức đối ngoại, hội nhập quốc tế cho cán làm công tác tham mưu, tổng hợp công tác đối ngoại văn phòng Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp lãnh đạo UBND xã tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo Tiếp tục giúp cấp uỷ thực tốt công tác tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định Đảng, pháp luật Nhà nước, đặc biệt Luật khiếu nại, tố cáo Hướng dẫn số 28-HD/VPTW ngày 29/12/2009 - 55 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Văn phòng Trung ương Đảng Khi tiếp nhận đơn thư cán bộ, đảng viên nhân dân gửi đến cấp uỷ, cần phải kịp thời phân tích, phân loại, đề xuất cách xử lý, làm thủ tục chuyển thư đến quan người có trách nhiệm giải theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quy định Trong công tác tiếp dân, cần phải trọng việc hướng dẫn công dân; gắn công tác tiếp dân với giải khiếu nại, tố cáo từ cấp sở; đạo phối hợp chặt chẽ công tác kiểm tra, giám sát Đảng với tra Nhà nước; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, phối hợp hoàn thiện phần mềm quản lý đơn thư Văn phòng UBND xã Kim Chung; xây dựng Quy chế phối hợp văn phòng với quan liên quan giải khiếu nại, tố cáo, có khiếu kiện đông người Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ Để đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu công tác thông tin, văn phòng UBND xã Kim Chung cần phải tham mưu tổ chức thực tốt nội dung công việc sau: (1)Tổ chức tốt kênh thông tin (2) Thực tốt công tác định hướng thông tin cho đầu mối (3) Thực tốt quy trình thu nhận xử lý thông tin (4) Tiêu chuẩn hoá quy trình xử lý thông tin chỗ (5)Tăng cường công tác sở đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến vào công tác thông tin (6) Đa dạng hóa sản phẩm thông tin Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xây dựng thẩm định chương trình Hội nghị UBND xã Kim Chung Theo quy định, văn phòng UBND xã Kim Chung có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc quan giao chuẩn bị đề án, đảm bảo yêu cầu, tiến độ, nội dung phạm vi đề ra; tổ chức thẩm định nội dung thể thức văn chương trình, Hội nghị Để thực tốt công tác này, văn phòng cần tham mưu ban thường vụ xây dựng, ban hành tổ chức thực nghiêm Quy trình xây dựng thẩm định chương trình, hội nghị; cần thiết phải làm rõ trình tự nội dung bước tiến hành từ cấp uỷ cho chủ trương đến hoàn thiện đề án trình ký, ban hành Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn loại văn chủ yếu UBND xã Kim Chung Để nâng cao chất lượng soạn thảo, biên tập, phát hành văn UBND xã Kim Chung cần thiết phải: xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức thực có trình độ, lực, phẩm chất đạo đức cách mạng tham mưu cấp ủy - 56 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ban hành tổ chức thực Quy trình biên soạn, phát hành văn UBND xã Kim Chung; xác định rõ trách nhiệm chuyên viên, lãnh đạo từ khâu xây dựng đề cương, viết dự thảo, thẩm định, kiểm duyệt đến khâu trình ký, ban hành Quy trình biên soạn, phát hành loại văn chủ yếu cấp uỷ gồm bước bản: (1) Xác định chủ trương ban hành văn (2) Thu thập xử lý thông tin tư liệu cho biên soạn văn (3)Viết thảo văn (4) Lấy ý kiến đóng góp cho thảo hoàn chỉnh văn (5) Nhân phát hành văn Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác phục vụ hội nghị UBND xã Kim Chung Để thực tốt công tác phục vụ đại hội, hội nghị, cần phải tiếp tục củng cố, kiện toàn tổ chức máy, xây dựng đội ngũ cán có đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Tham mưu bổ sung, hoàn thiện ban hành Quy chế đại hội, hội nghị Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho cán bộ, công chức kỹ hoạt động cần thiết phục vụ đại hội, hội nghị Tham mưu ban hành Quy trình phục vụ đại hội, hội nghị, cần lưu ý nói rõ nội dung cần thiết phải tiến hành trước, sau đại hội, hội nghị Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản UBND xã Kim Chung Một là: Làm tốt công tác lập dự toán thu, chi đầu năm Hai là: Thực tốt công tác quản lý thu, chi ngân sách Ba là: Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra tài Bốn là: Kịp thời sơ kết, tổng kết công tác quản lý tài chính, tài sản Năm là: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng hiệu công việc Sáu là: Tăng cường đầu tư, nâng cấp sở vật chất, đáp ứng nhu cầu làm việc, đối nội, đối ngoại thời kỳ hội nhập quốc tế Bảy là: Phải xây dựng đội ngũ cán tài giỏi chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất đạo đức tốt tinh thần trách nhiệm cao 10 Thực tốt hoạt động có tính chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên thiếu quan văn phòng 10.1 Tổ chức thực tốt công tác văn thư - 57 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 10.2 Tổ chức thực tốt công tác lưu trữ 10.3 Tổ chức ứng dụng rộng rãi, có hiệu công nghệ thông tin 10.4 Tổ chức thực tốt công tác yếu theo quy định 11 Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động phối hợp phục vụ cấp uỷ văn phòng UBND với quan liên quan (các ban đảng, văn phòng hội đồng nhân dân) Để phối hợp ngày nếp hiệu quả, văn phòng UBND xã Kim Chung cần chủ động tham mưu ban hành tổ chức thực nghiêm túc Quy chế phối hợp công tác văn phòng UBND với quan liên quan Trong đó, cần xác định rõ nội dung, mức độ, phạm vi, cách thức phối hợp trách nhiệm chủ thể hoạt động cần có phối hợp như: phục vụ đại hội đảng bộ; xây dựng, tổ chức thực chương trình công tác; thực chế độ báo cáo; chuẩn bị nội dung trình hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy xã; tiếp dân giải đơn, thư khiếu nại, tố cáo; phục vụ ngày lễ lớn, làm việc lãnh đạo tỉnh với Trung ương địa phương, hoạt động đối ngoại thường trực cấp uỷ… 12 Tập trung kiện toàn tổ chức máy xây dựng đội ngũ cán quan văn phòng - Tập trung kiện toàn máy tổ chức phù hợp với yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ điều kiện thực tiễn địa phương; xây dựng máy tinh, gọn với đội ngũ cán sáng phẩm chất, đạo đức, vững vàng lĩnh trị, giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Tập trung xây dựng, ban hành tổ chức thực nghiêm túc Quy chế hoạt động phận trực thuộc văn phòng; Quy chế hoạt động chuyên viên thực tốt quy định, quy trình công tác Triển khai thực khoán chi hành theo Nghị định 130 Chính phủ - Xây dựng tổ chức thực Đề án phát triển nguồn nhân lực văn phòng Đổi công tác cán bộ, tập trung xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh cán thực chuẩn hoá cán bộ, trưởng, phó phòng chuyên viên làm công tác tham mưu, tổng hợp Gắn đào tạo, bồi dưỡng với giao nhiệm vụ, bố trí, đề bạt, sử dụng cán bộ, tích cực đề xuất nhân văn phòng với thường trực cấp ủy để thực công tác luân chuyển, tạo điều kiện để cán trưởng thành Quan tâm trang bị sở vật chất, phương tiện, điều kiện làm việc thực chế độ sách cán bộ; thực tốt công tác thi đua, khen thưởng quan văn phòng - 58 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Các giải pháp trình bày có mối quan hệ biện chứng, kết nối với thành hệ thống; đó, giải pháp Tập trung kiện toàn tổ chức máy xây dựng đội ngũ cán quan văn phòng giải pháp có tầm quan trọng đặc biệt, vừa có tính cấp bách vừa có tính lâu dài, giải pháp trung tâm toàn hệ thống PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Đề tài tập trung phân tích, đánh giá kết tổ chức, điều hành công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng, rõ thành tựu, kết chủ yếu đạt được, yếu kém, bất cập nguyên nhân hạn chế yếu công tác tổ chức, điều hành tham mưu, tổng hợp văn phòng UBND xã Kim Chung; đề xuất xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ như: công tác tham mưu phát triển kinh tế - xã hội; đôí ngoại; tiếp dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; công tác thông tin phục vụ; xây dựng thẩm định đề án; biên soạn loại văn chủ yếu; phục đại hội, hội nghị; quản lý tài chính, tài sản; phối hợp hoạt động văn phòng UBND xã Kim Chung với quan liên quan; tiếp tục củng cố, kiện toàn tổ chức máy đội ngũ cán văn phòng UBND xã Kim Chung sát hợp với điều kiện thực tế nhằm tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trị từ đến hết năm 2015 năm thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN Trong kinh tế phát triển nay, người không ngừng đổi mặt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hoá thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý Hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học - 59 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chính lý mà UBND xã Kim Chung không ngừng phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, phát triển, xây dựng hệ thống trang thiết bị đại cho phù hợp với phát triển Văn phòng - Hiện quan quản lý văn hình thức thủ công, cần xây dựng áp dụng chương trình phần mềm tối ưu công tác Văn thư - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc đẩy công tác Tin học hoá công tác Hành văn phòng - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ, đặc biệt đội ngũ cán làm công tác này: + Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, đông viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Hàng năm cử cán văn phòng học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nữa, cần trẻ hoá đội ngũ cán Văn phòng Bởi hệ trẻ hôm nhanh nhẹn động nhiều để phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày - Triển khai việc áp dụng ISO 9000 : 2000 công tác Văn phòng - Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh - 60 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời - Họp kiểm tra tình hình thực công việc đồng thời đưa giải pháp khả thi nữa, khắc phục tồn tại, hạn chế không đáng có - Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn Văn phòng HĐND-UBND - Làm thủ tục khắc lại toàn dấu quan, thể tính thẩm mỹ dấu đóng lên văn bản, đảm bảo chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân theo quy định Nhà nước - Đầu tư thêm số sở vật chất đến phòng ban quan để giúp cho việc giải công việc cách nhanh chóng, hiệu cao C KẾT LUẬN Trong hoàn cảnh đất nước nói chung địa phương nói riêng, kinh tế thị trường xâm nhập nhanh chóng vào lĩnh vực Hội nhập với kinh tế nước, Văn phòng lại trở nên quan trọng hoạt động công tác văn phòng Đây yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh quan Văn phòng hoạt động có hiệu giúp cho toàn quan hoạt động đạt kết cao, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Văn phòng trở lên quan trọng chiếm ưu thế, nhận đánh giá cao giới công việc Điều khẳng định rõ nét Văn phòng nơi em đến thực tập thời gian qua Ủy ban nhân dân xã Kim Chung xây dựng đội ngũ cán làm công tác văn phòng có lực, phẩm chất đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước Xây dựng mối quan hệ lãnh đạo quan với cán bộ, nhân viên gạch nối vững cho hoạt động quan Trước văn phòng coi nơi giải công việc tạp vụ đến nhìn thay đổi nhiều Văn phòng trở thành máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng trình điều hành lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan Với giúp đỡ, giới thiệu, định hướng Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng em UBND xã Kim chung tiếp nhận thực tập quan - 61 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP thời gian tháng Trong thời gian thực tập quan, với giúp đỡ nhiệt tình cán em nhận thức tầm quan trọng công tác Văn phòng quan quản lý Nhà nước nói chung UBND xã Kim Chung nói riêng, giúp cho em có hành trang đầy đủ để tiếp bước đường chọn Chúng em học viên ngành Quản trị Văn phòng sau trường trở thành cán bộ, nhân viên văn phòng, nhà Quản trị tương lai Nhận định nên thời gian vừa qua em không ngừng học hỏi, nâng cao hiểu biết để em hoàn thành tốt nhiệm vụ đề cương Nhà trường quan thực tập giao Được thực tế sở lấy lý thuyết làm hành trang môt quan Nhà nước, dù nhận giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình người phụ trách cán chuyên môn quan em tránh khỏi thiếu sót, hạn chế công việc báo cáo thực tập tốt nghiệp Em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét, bảo Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng, thầy cô để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cán bộ, nhân viên lãnh đạo Xã đã xếp hợp lý để em có hội vận dụng kiến thức học vào công tác Văn phòng quan cho công tác sau Tuy có nhiều cố gắng học hỏi trình thực tập thời gian thực tập chưa nhiều số yếu tố khách quan thực tế mang lại nên việc viết báo cáo gặp số thiếu sót tránh khỏi Vì vậy, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng cán hướng dẫn thực tập để báo cáo em hoàn thiện từ rút học kinh nghiệm cho thân Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện để tất học viên lớp Đại học Liên thông khoa Quản trị Văn Phòng hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp hoàn chỉnh báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội ngày 30 tháng năm 2015 Người thực - 62 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Nguyễn Thị Anh - 63 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Kim Chung Chủ tịch Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế P.Chủ tịch phụ trách Văn hoá- Xã hội Ban Văn hóa – Thương binh xã hội Ban Công An Địa -xây dựng Tài chínhNgân sách Ban Tư pháp Văn phòng HĐND & UBND Ban Chỉ huy quân - 64 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Kim Chung Văn phòng HĐND&UBND Công chức Văn phòng - Thống kê Thống kê Văn thư Bộ phận "Một cửa" - 65 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phụ lục Sơ đồ hóa mô hình tổ chức phòng làm việc khoa học Văn phòng UBND xã Kim Chung 15 12 11 13 14 10 5 5 Cửa - 66 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ghi chú: Cửa sổ, rèm cửa Tài liệu Điều hoà 10 Hộp đựng văn phòng phẩm Bảng phân công công việc 11 Tủ tài liệu Bàn tiếp khách 12 Máy tính Ghế 13 Máy in Bàn làm việc 14 Máy fax Điện thoại 15 Móc treo quần áo Đèn - 67 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Phụ lục Quy trình công tác thường kì Văn phòng Các ban Lãnh đạo VP Lãnh đạo Sở Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký nội dung công việc Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng thảo Gửi thảo đến phòng, ban để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến cho thảo Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa, hoàn chỉnh thảo Duyệt thể thức Xem xét, ký ban hành - 68 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP - 69 Nguyễn Thị Anh – Lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K1A