Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI 4 1.1. Khái quát chung về UBND xã Xuân Bái: 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: 4 1.1.2.Điều kiện tự nhiên: 5 1.1.2.1. Vị trí địa lý: 5 1.1.2.2 Địa hình và khí hậu: 5 1.1.3 Tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái: 6 1.1.3.1 Giờ giấc làm việc của cơ UBND xã Xuân Bái: 6 1.1.3.2. Việc chấp hành nội quy, quy chế của cán bộ, công chức trong UBND xã Xuân Bái: 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái: 7 1.2.1. Chức năng của UBND xã Xuân Bái: 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Xuân Bái: 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Bái: 8 1.2.3.1. Về tổ chức bộ máy: 8 1.2.3.2. Về tổ chức các phòng, ban: 8 1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và văn phòng UBND xã Xuân Bái: 8 1.2.4.1. Chủ tịch UBND xã: 9 1.2.4.2. Phó Chủ tịch UBND xã: 9 1.2.4.3. Văn phòng UBND xã Xuân Bái: 9 1.2.5. Bản mô tả công việc của vị trí văn phòngThống kê UBND xã: 11 1.3. Các văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữ do UBND xã Xuân Bái ban hành. 13 1.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái 13 1.4.1. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản. 13 1.4.1.1. Quy định về soạn thảo và ban hành văn bản: 13 1.4.1.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức của văn bản quản lý của cơ quan. 14 1.4.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của UBND xã Xuân Bái so với các quy định hiện hành. 14 1.4.3. Quy trình soạn thảo văn bản. 15 1.4.3.1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật: 15 1.4.3.2.Đối với văn bản hành chính thông thường được thực hiện theo quy trình chung như sau: 15 1.5. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan UBND xã Xuân Bái 16 1.5.1. Những trang thiết bị văn phòng hiện đang được sử dụng tại văn phòng UBND xã 16 1.5.2. Cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong hòng làm việc của UBND xã Xuân Bái 16 1.5.2.1. Ưu điểm: 17 1.5.2.2. Nhược điểm: 17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI 19 2.1. Lý do chọn đề tài 19 2.2. Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND xã Xuân Bái 20 2.2.1 Công tác Văn thư Lưu trữ : 20 2.2.1.1 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư: 20 2.2.1.2 Tình hình về tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ: 20 2.2.2. Công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ: 21 2.3 Thực trạng công tác Văn thư: 21 2.3.1 Tình hình ban hành văn bản của UBND xã Xuân Bái: 21 2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: 23 2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 27 2.3.4 Lập hồ sơ hiện hành: 29 2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Xuân Bái: 30 2.3.6. Trang thiết bị làm việc tại bộ phận Văn thư: 30 2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ 31 2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái: 31 2.4.1.1. Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan theo chế độ Nhà nước: 31 2.4.1.2. Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là: 31 2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu: 32 2.4.1.4. Xác định giá trị tài liệu: 32 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu: 33 2.4.3. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 33 2.4.4. Bảo quản tài liệu: 33 2.4.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 33 2.5. Nhận xét tình hình thực hiện công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu của UBND xã Xuân Bái: 34 2.5.1. Ưu điểm: 34 2.5.2. Nhược điểm: 34 Chương 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN 36 3.1. Về tình hình hoạt động của UBND xã Xuân Bái: 36 3.2. Về thực trạng tình hình hoạt động và công tác Văn thưLưu trữ của UBND xã Xuân Bái: 36 3.3. Một số giải pháp xây dựng, phát triển Văn phong và công tác Văn thưLưu trữ của UBND xã Xuân Bái: 38 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên Lê Văn Chung BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH: ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA HỌC (2013-2015) Tên quan: UBND xã Xuân Bái Địa chỉ: Xóm 4, xã Xuân Bái-Thọ Xuân-Thanh Hóa Cán hướng dẫn: Lê Văn Tuấn Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng HÀ NỘI 2015 Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI .4 1.1 Khái quát chung UBND xã Xuân Bái: 1.1.1.Lịch sử hình thành phát triển: 1.1.2.Điều kiện tự nhiên: 1.1.2.1 Vị trí địa lý: 1.1.2.2 Địa hình khí hậu: 1.1.3 Tình hình hoạt động UBND xã Xuân Bái: 1.1.3.1 Giờ giấc làm việc UBND xã Xuân Bái: 1.1.3.2 Việc chấp hành nội quy, quy chế cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái: 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Xuân Bái: 1.1.1.Chức UBND xã Xuân Bái: .7 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Xuân Bái: 1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Xuân Bái: 1.2.3.1 Về tổ chức máy: 1.2.3.2 Về tổ chức phòng, ban: 1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể lãnh đạo văn phòng UBND xã Xuân Bái: .8 1.2.4.1 Chủ tịch UBND xã: 1.2.4.2 Phó Chủ tịch UBND xã: .9 1.2.4.3 Văn phòng UBND xã Xuân Bái: 1.2.5 Bản mô tả công việc vị trí văn phòng-Thống kê UBND xã: 11 1.3 Các văn quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Xuân Bái ban hành 13 1.4 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND xã Xuân Bái 13 1.4.1 Các quy định soạn thảo ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành văn 13 1.4.1.1 Quy định soạn thảo ban hành văn bản: .13 1.4.1.2 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 14 1.4.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý UBND xã Xuân Bái so với quy định hành 14 1.4.3 Quy trình soạn thảo văn 15 1.4.3.1 Đối với văn quy phạm pháp luật: 15 1.4.3.2.Đối với văn hành thông thường thực theo quy trình chung sau: 15 1.5 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan UBND xã Xuân Bái 16 1.5.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng văn phòng UBND xã 16 1.5.2 Cách bố trí, xếp trang thiết bị hòng làm việc UBND xã Xuân Bái 16 1.5.2.1 Ưu điểm: 17 1.5.2.2 Nhược điểm: .17 CHƯƠNG 19 Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI .19 2.1 Lý chọn đề tài 19 2.2 Tình hình công tác Văn thư Lưu trữ UBND xã Xuân Bái 20 2.2.1 Công tác Văn thư - Lưu trữ : 20 2.2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác Văn thư: .20 2.2.1.2 Tình hình tổ chức cán làm công tác Lưu trữ: .20 2.2.2 Công tác quản lý, đạo thực công tác Văn thư - Lưu trữ: 21 2.3 Thực trạng công tác Văn thư: 21 2.3.1 Tình hình ban hành văn UBND xã Xuân Bái: 21 2.3.2 Tổ chức quản lý giải văn đi: .23 2.3.3 Tổ chức quản lý giải văn đến: 27 2.3.4 Lập hồ sơ hành: 29 2.3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu UBND xã Xuân Bái: 29 2.3.6 Trang thiết bị làm việc phận Văn thư: 30 2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ .31 2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái: 31 2.4.1.1 Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ quan theo chế độ Nhà nước: .31 2.4.1.2 Số lượng, thành phần tài liệu có kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là: 31 2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu: 32 2.4.1.4 Xác định giá trị tài liệu: 32 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu: .33 2.4.3 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: 33 2.4.4 Bảo quản tài liệu: 33 2.4.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 33 2.5 Nhận xét tình hình thực công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu UBND xã Xuân Bái: 34 2.5.1 Ưu điểm: .34 2.5.2 Nhược điểm: 34 Chương 36 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN: .36 3.1 Về tình hình hoạt động UBND xã Xuân Bái: 36 3.2 Về thực trạng tình hình hoạt động công tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã Xuân Bái: 36 3.3 Một số giải pháp xây dựng, phát triển Văn phong công tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã Xuân Bái: .38 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41 Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn phòng công tác nghiệp vụ thiếu hoạt động quan Đảng Nhà nước, quan, tổ chức nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giải công tác hành nhằm mục đích phục vụ Đảng, Nhà nước, quan, tổ chức nhoài nhà nước nhân dân ta nhiều lĩnh vực như: kinh tế, trị, văn hóa-xã hội… Vì từ xa xưa cha ông ta biết cách coi trọng công tác văn phòng để phục vụ cho trình xây dựng quản lý đất nước, sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Ngày nay, sống xã hội ngày đại, xã hội ngày phát triển không ngừng tất lĩnh vực công tác văn phòng cụ thể hóa hơn, công tác văn phòng ngày khẳng định vai trò, vị trí quan trọng hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Trong tất quan, tổ chức công tác văn phòng thiếu chiếm phần lớn hoạt động quan Có thể thấy công tác văn phòng chiếm vị trí quan trọng quan Đảng, Nhà nước tổ chức chính-trị xã hội, quan, tổ chức nhà nước… Nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng, thời gian thực tập em cố gắng vận dụng kiến thức học với thực tế tình hình công tác văn phòng UBND xã Xuân Bái, để không ngừng nâng cao học hỏi kinh nghiệm từ thực tế hoàn thiện kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thân Được chấp thuận lãnh đạo UBND xã Xuân Bái em tiếp nhận vào thực tập Văn phòng-Thống kê UBND xã Xuân Bái từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015 Qua thời gian thực tập văn phòng UBND xã Xuân Bái-huyện Thọ Xuân-tỉnh Thanh Hóa, quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cán bộ, Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp công chức quan em có thêm hội thâm nhập thực tế, cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, vận dụng lý luận vào thực tiễn, cố kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhà trường thầy cô trang bị cho em ngồi ghế nhà trường Và qua thời gian thực tập UBND xã Xuân Bái em học hỏi nhiều kiến thức, kinh nghiệm từ thực tế, hội để em vận dụng nhũng kiến thức học đem áp dụng vào công việc thực tế em sau Thực theo kế hoạch nhà trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng với hướng dẫn giúp đỡ cán lãnh đạo cán Văn phòng nơi em thực tập em có khoảng thời gian thực tập tìm hiểu kỹ nội dung nghiệp vụ văn phòng UBND xã Được hướng dẫn nhiệt tình hợp tác cán quan vói lý thuyết trang bị trường, trình thực tập nghiên cứu chuyên đề thân em thuận lợi nhiều Qua báo cáo mình, cá nhân em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới tất người giúp đỡ em hoàn thành kết học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa thực tập : biết ơn tới tất thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, nhiệt huyết truyền đạt kiến thức bổ ích với ví dụ sát với thực tế qua giảng lớp để giúp em trình thực tập; Đó biết ơn tới cán bộ, lãnh đạo UBND xã Xuân Bái, đặc biệt Nguễn Minh Hải chủ tịch UBND xã đồng chí Lê Văn Tuấn công chức Văn phòng-Thống kê UBND xã tạo điều kiện nhiệt tình giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế để tìm hiểu nghiệp vụ văn phong quan hành nhà nước, giúp em hoàn thành xuất sắc đợt thực tập cố thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân Trong thời gian thực tập, viết báo cáo em có nhiều cố gắng số thiếu sót, em mong nhận đóng góp quý báu Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái để báo cáo em hoàn thiện Em xin kính chúc lãnh đạo cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái sức khỏe hạnh phúc Các thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng lời chúc sức khỏe lời cảm ơn chân thành sâu sắc SINH VIÊN Lê Văn Chung Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ XUÂN BÁI 1.1 Khái quát chung UBND xã Xuân Bái: 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển: Chủ tịch Hồ Chí Minh nói: “ Cấp xã cấp gần gũi nhân dân nhất, tảng hành Cấp xã làm việc việc xong xuôi” Như cấp xã ( đặc biệt Uỷ ban nhân dân xã) cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, nơi giải yêu cầu nhân dân, tạo điều kiện cho nhân dân thực tốt quyền nghĩa vụ mình, đồng thời nơi thực đường lối, chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước Xã Xuân Bái thành lập năm 1954, vùng đất địa đầu huyện Thọ Xuân, nơi tiếp giáp vùng núi rừng trùng điệp phía Tây vùng đồng bao la phì nhiêu xứ Thanh Xã Xuân Bái nằm bên hữu ngạn sông Chu, đoạn từ hướng Tây chảy ngược lên hướng bắc, xã quốc lộ 47 kênh đào dẫn nước tưới tiêu từ đập Bái Thượng chảy xuôi hướng Đông Nam vùng đồng Thanh Hóa Là xã trung du miền núi, Xuân Bái gồm có hai làng Bái Thượng Bái Đô với ngành nghề sản xuất nông nghiệp, tiểu thủ công nghiêp, thương mại dịch vụ Xã Xuân Bái gồm có 12 thôn đó: Bái Thượng gồm có 04 thôn tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ Bái Đô gồm có 08 thôn nông nghiệp Xuân Bái xã đất rộng, người đông, vùng dân cư trù mật, cận thị, cận giang Bao đời hệ cha ông khai hoang, lập ấp, đổ mồ hôi xương máu để lại cho hệ hôm xã Xuân Bái giàu đẹp, có truyền thống cách mạng, có truyền thống văn hóa Đây vùng đất thiên nhiên ưu đãi nhiều: xung quanh núi đá bao quanh phục vụ cho việc khai thác nguyên liệu công nghiệp xã; Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp dòng sông Chu bồi đắp phù xa thuận lợi cho ngành nông nghiệp phát trển… Ngày công đổi mới, nhờ ưu đãi sẵn có, với quan tâm Đảng Nhà nước, xã Xuân Bái dần biết đến xã có tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh Đảng quyền nhân dân xã Xuân Bái vươn đứng lên đạt nhiều thành tựu tất lĩnh vực: kinh tế, trị, văn hóa-xã hội…; xứng đáng với truyền thống tốt đẹp mà cha ông ta dựng lên 1.1.2.Điều kiện tự nhiên: 1.1.2.1 Vị trí địa lý: Xã Xuân Bái nằm phía Tây huyện Thọ Xuân với tổng diện tích đất tự nhiên là: 599,76 Phía Đông cũa xã giáp với xã Thọ Xương Thị trấn Lam Sơn Phía Tây phía Bắc giáp sông Chu huyện Thường Xuân Phía Nam giáp với xã Xuân Cao huyện Thường Xuân Trên đồ xã Xuân Bái nằm vĩ độ 19 054’06’’Bắc vĩ tuyến 105022’50’’kinh tuyến Đông, nằm vị trí sát vĩ tuyến 20 Bắc, thuận lợi cho trồng phát triển 1.1.2.2 Địa hình khí hậu: Xã Xuân Bái có địa hình bán sơn địa với diện tích đồi núi chiếm khoảng 50%, độ cao bề mặt từ 35-40m so với mặt nước biển Nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa nên khí hậu Xuân Bái có dặc điểm chung giống nhiều vùng trung du khác Thanh Hóa: Một năm có hai mùa rõ rệt mùa hạ mùa đông Mùa hạ nóng, nhiệt độ trung bình khoảng 28-300C, mùa đông lạnh với nhiệt trunh bình 20 0C nhiệt độ trung bình năm 23,40C Độ ẩm không khí trung bình 86% Mùa lạnh có mưa thâm, gió bấc, trời u ám, đêm có sương giá Mùa hạ trời oi bức, nhiều mưa lớn Chính nhờ phức tạp, đa dạng mà xã Xuân Bái trở thành vùng có Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp điều kiện tự nhiên phong phú, tạo điều kiện phát triển kinh tế đa dạng, lắng đọng nhiều tiềm năng: Diện tích đất tự nhiên: 599.76ha Đất nông nghiệp: 393.89ha Đất phi nông nghiệp: 186,95ha (trong có 66,62 đất thổ cư) Đất chua sử dụng: 18,92ha Tổng dân số xã là: 1.996 hộ; 8.368 nhân 1.1.3 Tình hình hoạt động UBND xã Xuân Bái: 1.1.3.1 Giờ giấc làm việc UBND xã Xuân Bái: Căn theo quy định Nhà nước quan, UBND xã Xuân Bái làm việc theo theo quy định: tuần làm việc 40 giờ, thời gian làm việc UBND xã Xuân Bái cụ thể sau: + Đối với mùa hè: - Buổi sáng từ: 7h đến 10h30’ - Buổi chiều từ: 14h đến 17h + Đối với mùa đông: - Buổi sang từ: 7h30’ đến 11h - Buổi chiều từ: 13h30’ đến 16h30’ + Các ngày nghĩ: Chủ nhật, ngày lễ, tết trọng đại đất nước Cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái luôn đảm bảo trì việc thực quy định, nêu cao ý thức chấp hành nội quy, quy chế giấc làm việc nghỉ ngơi quan; cán bộ, công chức vi phạm quy định giấc làm việc quan 1.1.3.2 Việc chấp hành nội quy, quy chế cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái: Căn vào Quyết định số: 68/QĐ-UBND ngày 20 tháng năm 2011 Ủy ban nhân dân xã Xuân Bái việc ban hành quy chế làm việc quan nhiệm kì 2011-2016; vào quy chế làm việc quan quy định rõ quy chế làm việc quan Việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc UBND xã Xuân Bái toan thể cán bộ, công chức quan chấp hành cách nghiêm chỉnh, đảm bảo nội quy, quy chế quan, Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp cán bộ, công chức vi phạm hay chống đối 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Xuân Bái: 1.1.1 Chức UBND xã Xuân Bái: UBND xã Xuân Bái quan chấp hành HĐND xã, HĐND xã bầu ra, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp UBND xã Xuân Bái thực chức quản lý nhà nước theo Hiến pháp, Luật, chịu đạo thống UBND huyện đồng thời báo cáo hoạt động trước HĐND xã 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Xuân Bái: UBND xã Xuân Bái thực nhiệm vụ quyền hạn văn quản lý, tổ chức đạo phận chuyên môn thuộc UBND xã thực nhiệm vụ theo lĩnh vực chuyên môn UBND xã Xuân Bái vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực chức quản lý xã hội địa bàn xã Cụ thể là: Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, y tế, giáo dục, văn hóaxã hội, khoa học-công nghệ, môi trường, thể dục thể thao lĩnh vực xã hội khác… Quản lý nhà nước đất đai, nguồn tài nguyên thiên nhiên khác… Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội công dân địa bàn xã Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp công dân, Tổ chức thực việc thu,chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần đăng ký bên trong: Ngày Số Tác Số Ngày Trích Số Đơn Lưu Ghi tháng đến giả ký tháng yếu trang vị, cá hồ sơ văn hiệu năm nội nhân số văn văn dung nhận bản văn văn bản năm 10 Cách ghi: Cột 1: Ngày tháng năm nhận văn đến Cột 2: Số thứ tự văn đến theo sổ năm, số 01 Cột 3: Cơ quan ban hành văn đến Cột 4: Số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng năm văn đến Cột 6: Tên gọi trích yếu nội dung văn đến Cột 7: Số trang văn đến Cột 8: Đơn vị, cá nhân nhận văn đến để giải Cột 9: Số ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ quan Cột 10: Những điều cần thiết khác, mức độ khẩn 2.3.4 Lập hồ sơ hành: UBND xã Xuân Bái có danh mục hồ sơ, Phòng Ban cá nhân liên quan chưa lập hồ sơ công việc mà tài liệu để tập trung, bó gói nộp vào lưu trữ quan Chính mà gây khó khăn cho việc quản lý tra tìm 2.3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu UBND xã Xuân Bái: Sinh viên: Lê Văn Chung 29 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Điều 1- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu quan Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp; Cán Văn thư có trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu Văn thư có trách nhiệm bảo quản an toàn dấu quan làm việc Người giữ dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị việc bảo quản sử dụng dấu, liên đới chịu trách nhiệm dấu bị sử dụng bị hỏng, bị Trường hợp vắng phải giao dấu cho người khác theo yêu cầu thủ trưởng co quan; Việc đóng dấu phải đảm bảo nguyên tắc đóng dấu lên văn có đầy đủ chữ ký, nội dung, không đóng dấu lên giấy trắng văn chữ ký (Trong trường hợp đặc biệt cần đóng dấu vào văn trước ký: Giấy giới thiệu, giấy mời phải đồng ý lãnh đạo phải ghi vào sổ sách) Dấu quan đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng rõ ràng ngắn; Trong trình đóng dấu cán văn thư đóng lệch, đóng trùm hết chữ ký, đóng dấu lên văn nội dung 2.3.6 Trang thiết bị làm việc phận Văn thư: Trong điều kiện khoa học - phát triển, tiến khoa học kỹ thuật áp dụng rộng rãi công tác Văn thư đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin, việc bố trí thiết bị gắn liền với việc đại hoá công tác Văn thư UBND xã Xuân Bái áp dụng số phương tiện đại vào công tác văn thư như: Máy vi tính có nối mạng để truyền văn qua Email, hộp thư điện tử; Máy fax, máy in, máy photo, máy điện thoại… Sinh viên: Lê Văn Chung 30 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tuy nhiên, chưa đáp ứng nhu cầu giải công việc quan khối lượng công việc nhiều trang thiết bị đội ngũ cán hạn chế 2.4 Thực trạng công tác Lưu trữ 2.4.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ UBND xã Xuân Bái: 2.4.1.1 Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ quan theo chế độ Nhà nước: Tình hình thực giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ UBND xã Xuân Bái thực theo chế độ Nhà nước quy định quan; Theo quy định Nhà nước cuối năm, đơn vị, cá nhân quan phải tiến hành kiểm tra lại toàn hồ sơ, tài liệu mà quản lý hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải nộp cho lưu trữ quan (Do UBND xã Xuân Bái hoạt động theo nhiệm kỳ nên hết nhiệm kỳ tài liệu nộp lưu vào kho Lưu trữ) Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập thành 02 “Mục lục hồ sơ nộp lưu” 02 “Biên nộp lưu”, đơn vị cá nhân nộp lưu giữ 01 bản, lưu trữ quan giữ 01 bản; Đối với hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan, cán bộ, công chức cần khai thác sử dụng cán lưu trữ quan làm thủ tục cho mượn hồ sơ; Theo quy định quan cán Văn thư - Lưu trữ phải thu thập tài liệu sau phòng, ban, đơn vị đến xin dấu Nghĩa cán Văn thư - Lưu trữ giữ lại gốc, có chữ ký trực tiếp lãnh đạo quan bảo quản cẩn thận, hàng qúy phải kiểm tra tài liệu lưu giữ thiếu cán lưu trữ phải đến phòng ban thu thập cho đầy đủ 2.4.1.2 Số lượng, thành phần tài liệu có kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái là: Gồm khối tài liệu với khoảng 25m giá tài liệu; Khối tài liệu chỉnh lý là: 112 cặp đươc chỉnh lý Sinh viên: Lê Văn Chung 31 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thành phần tài liệu có kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái bảo quản tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, tài liệu quan cấp gửi xuống, quan hữu quan gửi sang chủ yếu báo cáo, công văn, định… 2.4.1.3 Thủ tục giao nhận tài liệu: Thủ tục giao nhận tài liệu quan thực theo quy định Khi phòng ban giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan cán lưu trữ lập 02 biên có giá trị pháp lý để bên giữ 01 Trong biên ghi chi tiết, cụ thể ngày, tháng; bên giao, bên nhận, tên phông, thời gian tài liệu, thành phần, số lượng… Sau đại diện bên giao bên nhận ký tên 2.4.1.4 Xác định giá trị tài liệu: Do cán kiêm nhiệm công tác Lưu trữ nên tài liệu kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái xác định giá trị tài liệu phần, công tác xác định giá trị tài liệu tiến hành đợt không thường xuyên UBND xã có thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau đợt chỉnh lý tài liệu có danh mục thống kê tài liệu loại Xây dựng thời hạn bảo quản để tạo điều kiện cho việc xác định tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, xác, quan xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu Căn vào thời hạn bảo quản, cán lưu trữ xác định danh mục để lập thành danh mục hồ sơ nộp lưu Sau tiến hành xác định giá trị tài liệu, chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ quan, tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu thực hiên theo thủ tục Những tài liệu loại cán lưu trữ lập thành danh mục gửi lên cấp xem xét, đồng ý cho hủy văn lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu Hồ sơ tiêu hủy tài Sinh viên: Lê Văn Chung 32 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp liệu lập thành 03 bản: 01 cho cấp trên, 01 cho cán lưu trữ quan, 01 cho đơn vị có tài liệu hủy 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Hiện nay, kho Lưu trữ UBND xã Xuân Bái có 500 hồ sơ chỉnh lý, năm gân công tác lưu trữ chưa trọng nên tài liệu năm không tình trạng bị nhàu nát, mối mọt 2.4.3 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ: UBND xã Xuân Bái sử dụng công cụ thống kê truyền thống công tác Văn thư-lưu trữ như: Sổ Đăng ký văn đi, Sổ Đăng ký văn đến, mục lục hồ sơ Công cụ truyền thống phục vụ cho công tác nghiên cứu, khai thác tra tìm tài liệu 2.4.4 Bảo quản tài liệu: UBND xã có kho riêng để bảo quản tài liệu Tài liệu đưa vào hộp xếp lên giá; Kho lưu trữ đặt tầng 02, chưa có đầy đủ trang thiết bi để phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu tốt như: quạt thông gió, máy hút ẩm… 2.4.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan quan tâm thực tốt, tài liệu lưu trữ cán quan khai thác sử dụng vào công việc hàng ngày quan; Tuy vậy, việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa coi trọng áp dụng rộng rãi Sinh viên: Lê Văn Chung 33 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Do điều kiện khó khăn nên quan chưa áp dụng phương pháp đại vào quản lý tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nên áp dụng phương pháp truyền thống như: Phiếu sử dụng tài liệu, Sổ thống kê kết sử dụng tài liệu 2.5 Nhận xét tình hình thực công tác nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu UBND xã Xuân Bái: Chỉnh lý tài liệu công việc khó đòi hỏi phải nhiều thời gian công sức Đối với UBND xã Xuân Bái tiến hành hoàn chỉnh từ khâu khảo sát tài liệu; thu thập bổ sung tài liệu; viết lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; xác định xây dựng phương án phân loại; lập kế hoạch chỉnh lý, … xếp tiến hành công tác chỉnh lý tài liệu Những tài liệu cán lưu trữ phân nhiệm kỳ quan, điều tạo thuận lợi cho việc tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Hiện nay, kho lưu trữ UBND xã Xuân Bái bảo quản tài liệu thực nhìn chung tương đối tốt, công tác chỉnh lý thực chưa đạt hiệu cao cán lưu trữ kiêm nhiệm Trong việc xây dựng hướng dẫn phân loại tài liệu chưa thực theo quy định 2.5.1 Ưu điểm: Nhìn chung công tác lưu trữ UBND xã thực tốt khâu nghiệp vụ; Công tác lưu trữ lãnh đạo quan quan tâm, thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, giải công việc 2.5.2 Nhược điểm: Do cán lưu trữ UNBD xã Xuân Bái làm kiêm nhiệm nên tình trạng tài liệu bó gói, rời lẻ nhiều chưa chỉnh lý xếp khoa học, tài liệu hết giá trị chưa phân loại để tiêu hủy; Khi chỉnh lý việc xác định giá trị tài liệu việc xếp tài liệu chưa Sinh viên: Lê Văn Chung 34 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp xác khoa học, tình trạng tài liệu quan trọng chưa lưu giữ Chưa xây dựng hướng dẫn phân loại tài liệu xác Sinh viên: Lê Văn Chung 35 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN: 3.1 Về tình hình hoạt động UBND xã Xuân Bái: Nhìn chung tình hình hoạt động UBND xã Xuân Bái vào nề nếp, có mặt tích cực đáng kể như: tổ chức phân công công việc phù hợp; giải công việc nhanh chóng, xác… UBND xã Xuân Bái quan tâm trọng đầu tư trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocoppy… Đặc biệt trọng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức hàng năm cử cán bộ, công cức học lớ bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ huyên tổ chức… Chính quan tâm lãnh đạo nên công tác giải Thủ tục hành UBND xã Xuân Bái đảm bảo thực tốt, hiệu cao… Bên cạnh ưu điểm dạt UBND xã Xuân Bái số hạn chế như: trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng phòng ban chưa đầu tư đồng đều, máy tính máy photocoppy hay bị hỏng hóc Cơ sở hạ tầng thấp, số phòng, ban có diện tích hẹp nên không gian làm việc không thoải mái thuận lợi… 3.2 Về thực trạng tình hình hoạt động công tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã Xuân Bái: Tổ chức quản lý giải Thủ tục công tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã Xuân Bái thường xuyên liên tục Thủ tục công tác Văn thưLưu trữ giải theo pháp luật chuyên môn nghiệp vụ quan Trước đây, UBND xã tổ chức đoàn tham quan số mô hình tổ chức, công tác Văn thư-Lưu trữ số đơn vị khác để học hỏi tiến rút kinh nghiệm mặt hạn chế tồn đọng Trên sở hệ thống pháp luật quy định Trung ương cấp Sinh viên: Lê Văn Chung 36 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp trên, UBND xã Xuân Bái ban hành văn đạo, triển khai thực phù hợp với điều kiện, đặc điểm tình hình cụ thể địa phương Công tác xây dựng, hoàn thiện đại hóa Văn phòng có chuyển biến tích cực, trang thiết bị đổi tuân thủ quy định pháp luật, sát với thực tế công việ, nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước giải kịp thời phát sinh trình đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội Công tác văn phòng , có bao gồm công tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã quan tâm, tập trung thực có hiệu Công tác văn phòng lĩnh vực rà soát, đơn giản hóa nhiều lần theo hướng tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến quan hành giải công việc Trong năm qua, bên cạnh kết đạt công tác văn phòng nói chung công tác Văn thư-Lưu trữ nói riêng địa bàn xã số hạn chế định Theo nhận định em chất lượng, hiệu số nội dung, nhiệm vụ chưa đạt yêu cầu; chưa tạo bước chuyển biến tích cực công tác văn phòng ; hiệu quản lý máy nhà nước UBND xã Xuân Bái hạn chế Việc thu hút cán bộ, công chức có trình độ làm công tác văn phòng nói chung công tác Văn thư-Lưu trữ nói riêng khó khăn Nguyên nhân hạn chế phối hợp phòng, ban chưa cao Công tác tra, kiểm tra việc thực công tác văn phòng sở chưa thường xuyên Nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng lực phận cán bộ, công chức hạn chế Trang thiết bị làm việc cấp xã chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn phòng Theo số cán chuyên trách công tác văn phòng khó khăn việc đầu tư trang thiết bị phục vụ phận văn phòng UBND xã Sinh viên: Lê Văn Chung 37 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.3 Một số giải pháp xây dựng, phát triển Văn phong công tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã Xuân Bái: Tiếp tục xây dựng hoàn thiện văn phòng đại quy trình, cách thức giải Thủ tục hành chính, đặc biệt công tác Văn thưLưu trữ theo với chủ trương Đảng Nhà nước Xây dựng văn phòng hành địa phương sạch, vững mạnh, bước đại; đội ngũ cán bộ, công chức hoạt động có đủ phẩm chất lực; hệ thống quan nhà nước hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội nhanh bền vững Để thực tốt mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội nhanh bền vững địa phương, UBND xã Xuân Bái cần tăng cường đạo công tác kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn phòng lĩnh vực ngành địa phương kịp thời bổ sung chế, sách để tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng thực thi nhiệm vụ Sinh viên: Lê Văn Chung 38 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập tai Văn phòng UBND xã Xuân Bái, giúp đỡ cán bộ, công chức văn phòng, em hiểu thực trạng vấn đề vè văn phòng như: tổ chức, điều hành văn phòng; xây dựng văn hóa công sở; soạn thảo ban hành văn đặc biệt công tác Văn thư-Lưu trữ… Cũng nhiều vấn đề khác công tác hành như: quy trình cách thức giải Thủ tục hành lĩnh vực, tổ chức máy quan, tổ chức cuội hôi, họp, tổ chức đón tiếp khách quan… Qua em thấy mặt thuận lợi, mặt hạn chế cần khắc phục tương lai, giải pháp quan trọng giúp giải tình phát sinh thực tế đời sống dân cư địa phương ngày Trong báo cáo thân em trình bày số nội dung làm thời gian thực tập Văn phòng UBND xã Xuân Bái Do thực tế lý thuyết nhiều chênh lệch nên việc nghiên cứu chuyên đề em gặp số khó khăn báo cáo em số thiếu xót Nhưng lãnh đạo, cán bộ, công chức xã nơi em thực tập tạo điều kiện giúp đỡ, động viên để em hòa nhập vào công việc hoàn thành tốt công việc cung đợt thực tập Và với học trường thân em vận dụng vào áp dụng với thực tế Em tin thời gian không xa công tác văn phòng nói chung vông tác Văn thư-Lưu trữ UBND xã Xuân Bái thược tốt Trước báo cáo em khép lại, lầm em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô nhà trường, đặc biệt thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ em nhiều trình học tập Sinh viên: Lê Văn Chung 39 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp thời gian em thực tập địa phương Cùng cô, lãnh đạo cán bộ, công chức UBND xã Xuân Bái tận tình giúp đỡ em suốt thời gian em thực tâp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Lê Văn Chung Sinh viên: Lê Văn Chung 40 Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC PHỤ LỤC1 Hình ảnh trụ sở UBND xã Xuân Bái Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Sơ đồ bố trí sếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng: Cửa vào Máy potocopy Bàn làm việc Bàn tiếp khách, tiếp dân Bàn làm việc Bàn làm việc Tủ đựng tài liệu Máy tính, máy Fax Sinh viên: Lê Văn Chung Lớp: ĐHLT.QTVP13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHU LỤC Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND xã Xuân Bái HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN XÃ UBND XÃ THƯỜNG TRỰC UBND XÃ CT-CÁC PCT Văn phòng Thống kê xã Phòng địa xã Phòng sách Xã hội xã Sinh viên: Lê Văn Chung Phòng công an xã Ban huy quân xã Phòng văn xã Phòng tài kế toán xã Phòng Nông Lâm xã Lớp: ĐHLT.QTVP13A