Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Giấy Việt Nam: 3 1. Vài nét về Tổng công ty Giấy Việt Nam: 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Giấy Việt Nam: 4 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Giấy Việt Nam: 4 2.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Giấy Việt Nam: 6 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Tổng công ty Giấy Việt Nam: (Phụ lục 1) 8 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: 8 1.1. Chức năng của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: 8 1.2. Nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: 8 1.3. Quyền hạn của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: 10 1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: 11 2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: (Phụ lục 2) 11 III. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của Tổng công ty Giấy Việt Nam. 14 2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác (Phụ lục 3) 16 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Tổng công ty Giấy Việt Nam. 17 3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Tổng công ty Giấy Việt Nam. 17 4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản: 18 4.1. Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi: (Phụ lục 04) 19 4.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến: (Phụ lục 05) 20 4.3. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam. 21 IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Tổng công ty Giấy Việt Nam 23 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam 23 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình tối ưu. 24 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam 24 Xây dựng văn hóa công sở Tổng Công ty Giấy Việt Nam 25 Mở Đầu 25 1. Lý do chọn đề tài 25 2. Phân tích đánh giá chủ đề 25 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 25 4. Phương pháp nghiên cứu 26 5. Mục tiêu nghiên cứu 26 6. Mục đích nghiên cứu 26 7. Cấu trúc đề tài 26 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VĂN HÓA CÔNG SỞ 27 I. Khái niệm văn hóa công sở. 27 1. Khái niệm văn hóa 27 2. Khái niệm công sở. 28 3. Khái niệm văn hóa công sở 28 II. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 29 1. Cấu trúc của văn hóa 29 2. Những thành tố và nội dung của văn hóa công sở 30 3. Sự cần thiết của việc xây dựng và nâng cao văn hóa công sở 31 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 33 I. Thực trạng văn hóa công sở tại Tổng công ty Giấy Việt Nam. 33 1. Văn hóa ứng xử và giao tiếp nơi công sở. 33 1.1. Giao tiếp ứng xử. 33 1.2. Giao tiếp ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp 34 1.3. Giao tiếp qua điện thoại 34 2. Trang phục của cán bộ công chức 35 2.1. Trang phục 35 2.2. Lễ phục 35 2.3 Đeo thẻ 36 3. Bài trí công sở 36 3.1. Treo quốc huy, quốc kỳ 36 3.2. Bài trí khuôn viên 37 II. Đánh giá chung về môi trường văn hóa công sở tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 37 1. Ưu điểm 37 2. Hạn chế 38 3. Đánh giá chung 39 CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 40 I. Các giải pháp xây dựng văn hóa công sở 40 1. Giải pháp giao tiếp, ứng xử 40 2. Giải pháp trang phục 41 3. Một vài giải pháp khác 41 4. Giải pháp cụ thể 41 II. Phương hướng xây dựng văn hoá công sở tại Tổng công ty Giấy Việt Nam. 42 1. Tạo sự hoà đồng 42 2. Giữ hoà khí nơi làm việc 42 3. Xây dựng phong cách làm việc 43 4. Thái độ lạc quan 43 5. Làm hăng say, chơi nhiệt tình 43 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHỤ LỤC 47
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC Cơng tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác (Phụ lục 3) 16 KẾT LUẬN 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO .46 PHỤ LỤC 47 Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý thuyết thực tế hỗ trợ kiểm chứng cho Có lý thuyết mà khơng có thực tế ngược lại thiếu hụt lớn người sinh viên trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi đào tạo đội ngũ cán công chức tương lai cho đất nước ngành Quản trị văn phịng Chính để tự tin làm việc máy hành nhà nước sau này, sau kết thúc học phần lý thuyết trường Nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên có khoảng thời gian thực tập ngành nghề trước kỳ thi tốt nghiệp Thực tập tốt nghiệp nội dung quan trọng bậc đào tạo hệ Đại học ngành Quản trị Văn phòng hoạt động thiết thực có ý nghĩa sinh viên, khoảng thời gian để em củng cố kiến thức học, tiếp xúc với thực tế, vận dụng kiến thức học nhà trường, đồng thời học hỏi thêm kiến thức, kinh nghiệm từ thực tế công việc, nâng cao lực nghề nghiệp phong cách làm việc cán Quản trị Văn phịng Với lí em có thời gian thực tập Văn phịng Tổng cơng ty Giấy Việt Nam Do thời gian phạm vi tiếp cận cơng việc cịn giới hạn nên khn khổ Báo cáo thực tập; em xin đề cập đến hoạt động Văn phịng Tổng Cơng ty Giấy Việt Nam chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ văn phịng, đặc biệt cơng tác Quản trị văn phịng khâu quan trọng hành tổ chức cơng ty, nơi em có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt nhìn tổng qt, khái qt vị trí, chức nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động văn phòng doanh nghiệp Qua đợt thực tập này, em có hội tiếp cận với hoạt động doanh nghiệp Nhà nước (Tổng Công ty Giấy Việt Nam) tích lũy kiến thức phục vụ cho việc học tập chuyên ngành Mặt khác, thực tập tốt nghiệp giúp em rèn luyện kỹ Quản trị văn phịng, nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ, làm quen với phong cách giao tiếp nơi công sở cách xử lý mối quan hệ Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xã hội tốt Trong thời gian thực tập, em nhận quan tâm bảo thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà nội, trang bị cho em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác Quản trị văn phịng giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Tổng công ty Giấy Việt Nam; cô chú, anh chị văn phịng Tổng cơng ty; đặc biệt giúp đỡ Chánh văn phòng, chị Phạm Mỹ Hạnh hướng dẫn em thời gian thực tập cán nhân viên công ty tạo điều kiện giúp đỡ em, giúp em tự tin vào công việc hiểu phẩm chất trách nhiệm cán văn phòng cần có quan hay doanh nghiệp Nhà nước Xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015 Sinh viên Đinh Thị Hồng Hạnh Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng công ty Giấy Việt Nam: Vài nét Tổng công ty Giấy Việt Nam: Tổng Công Ty Giấy Việt Nam thành lập theo Quyết định số 256/TTg ngày 29/04/1995 Thủ tướng Chính phủ theo mơ hình Tổng Cơng ty 91 Ngày 01/02/2005, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Quyết định số 29/2005/QĐ-TTg việc chuyển Tổng Công ty Giấy Việt Nam sang hoạt động theo mơ hình Công ty mẹ - Công ty Công ty mẹ - Tổng Công ty Giấy Việt Nam (VINAPACO) công ty nhà nước, hình thành sở tổ chức Văn phịng Tổng Cơng ty Giấy Việt Nam Công ty Giấy Bãi Bằng Ngày 25/6/2010, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 983/QĐTTg việc chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty Giấy Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Nhà nước làm chủ sở hữu Tổng công ty Giấy Việt Nam thành lập theo Quyết định số 858/QĐ TTg ngày 06 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt điều lệ tổ chức, hoạt động Tổng công ty Giấy Việt Nam Ngày 22/02/2013, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 346/QĐTTg phê duyệt Đề án tái cấu Tổng công ty Giấy Việt Nam giai đoạn 2013 2015 Tổng công ty Giấy Việt Nam doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, bao gồm thành viên đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc đơn vị nghiệp có quan hệ gắn bó với lợi ích kinh tế, tài chính, cơng nghệ thơng tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động lĩnh vực công nghệ giấy trồng rừng nguyên liệu giấy nhằm tăng cường tích tụ tập Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trung, phân cơng chun mơn hóa hợp tác sản xuất thực nhiệm vụ Nhà nước giao, nâng cao khả hiệu kinh doanh đơn vị thành viên toàn Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu giấy thị trường ngồi nước Tổng cơng ty thực nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh giấy loại, bảo đảm cân đối nhu cầu thiết yếu giấy Nhà nước giao, chăm lo phát triển vùng nguyên liệu giấy, cung ứng vật tư, nguyên – phụ liệu, phụ tùng, thiết bị cho ngành giấy, thực xuất nhập ngành nghề khác theo quy định pháp luật Tổng cơng ty Giấy Việt Nam có tư cách pháp nhân, có quyền nghĩa vụ dân theo luật định, tự chịu trách nhiệm toàn hoạt động kinh doanh tổng số vốn Tổng cơng ty quản lý, có dấu, có tài khoản riêng mở tài khoản Ngân hàng nước theo quy định Nhà nước, tổ chức hoạt động theo điều lệ Tổng Công Ty với tên giao dịch quốc tế là: VIET NAM PAPER CORPORATION (viết tắt VINAPIMEX) Trụ sở đặt 25A – Lý thường Kiệt – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng công ty Giấy Việt Nam: 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổng công ty Giấy Việt Nam: Tổng công ty Giấy Việt Nam chịu quản lý Nhà nước, Bộ Công nghiệp, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ với tư cách quan quản lý Nhà nước, đồng thời chịu quản lý quan với tư cách quan thực quyền chủ sở hữu Doanh nghiệp Nhà nước theo quy định Luật Doanh nghiệp Nhà nước quy định khác pháp luật Tổng công ty Giấy Việt Nam bao gồm thành viên đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc đơn vị nghiệp, có quan hệ gắn bó với lợi ích kinh tế, tài chính, cơng nghệ, thơng tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động lĩnh vực công nghiệp giấy động trồng rừng nguyên liệu giấy, nhằm tăng cường tích tụ, tập trung, phân cơng chun mơn hóa hợp tác sản xuất để thực nhiệm vụ Nhà nước giao, nâng cao khả hiệu Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh doanh đơn vị thành viên tồn Tổng cơng ty, đáp ứng nhu cầu giấy thị trường Tổng công ty thực nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh giấy loại, bảo đảm cân đối nhu cầu thiết yếu giấy Nhà nước giao, chăm lo phát triển vùng nguyên liệu giấy, cung ứng vật tư, nguyên – phụ liệu, phụ tùng, thiết bị cho ngành giấy, thực xuất nhập loại hàng hóa liên quan đến ngành Giấy kinh doanh ngành nghề khác theo quy định Pháp luật Tổng công ty có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên nguồn lực khác Nhà nước giao theo quy luật cảu Pháp luật có quyền giao lại cho đơn vị thành viên quản lý, sử dụng Tổng cơng ty có quyền đầu tư, liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua phần toàn tài sản doanh nghiệp khác theo quy định Pháp luật Tổng cơng ty có quyền chuyển nhượng, cho thuê, chấp cầm cố tài sản thuộc quyền quản lý Tổng công ty Tổng công ty có quyền quản lý, tổ chức kinh doanh, đổi cơng nghệ, trang thiết bị Tổng cơng ty có quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh như: tổ chức máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nước giao; đổi nới công nghệ trang thiết bị; xuất khẩu, nhập theo quy định; định khung giá mua bán nguyên liệu, giá bán sản phẩm; xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lương; tuyển chọn, bố trí sử dụng lao động Tổng cơng ty có quyền quản lý tài chính: sử dụng vốn quỹ Tổng công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo ngun tắc bảo tồn vốn có hiệu quả, tự huy động vốn, thành lập quản lý quỹ Được mời tiếp đối tác kinh doanh nước Được sử dụng vốn quỹ Tổng công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu kinh doanh theo ngun tắc bảo tồn có hiệu Được hưởng chế độ có ưu đãi đầu tư tái đầu tư theo quy định Nhà nước Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Cơ cấu tổ chức Tổng công ty Giấy Việt Nam: - Ban lãnh đạo: + Hội đồng thành viên + Ban Tổng giám đốc (gồm Tổng giám đốc Phó giám đốc) - Các phòng ban chức giúp việc cho Ban Lãnh đạo: + Văn phịng + Phịng Tài kế tốn + Phòng Xuất nhập Thị trường + Phòng Xây dựng + Phòng Quản lý tài nguyên rừng + Phòng Kỹ thuật + Phòng Tổ chức – Lao động + Phòng Thị trường + Vật tư Nguyên liệu + Tổng kho + Điều độ - Sáu đơn vị hạch toán: + Nhà máy Giấy + Nhà máy Điện + Nhà máy Hóa chất + Xí nghiệp Bảo dưỡng + Xí nghiệp Vận tải + Xí nghiệp Dịch vụ - Các đơn vị hạch tốn phụ thuộc: + Cơng ty Giấy Tissue Sông Đuống + Công ty chế biến XNK Dăm mảnh + Công ty vận tải chế biến lâm sản + Chi nhánh TCT giấy VN TP HCM + Chi nhánh TCT giấy VN Đà Nẵng Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Trung tâm dịch vụ KD Giấy Hà Nội + Công ty thiết kế lâm nghiệp + Công ty Lâm Nghiệp Cầu Ham + Cơng ty Lâm Nghiệp Ngịi Sảo + Cơng ty Lâm Nghiệp Vĩnh Hảo + Công ty Lâm Nghiệp Hàm Yên + Công ty Lâm Nghiệp Tân Thành + Công ty Lâm Nghiệp Tân Phong + Công ty Lâm Nghiệp Đoan Hùng + Cơng ty Lâm Nghiệp Thanh Hịa + Cơng ty Lâm Nghiệp Sông Thao + Công ty Lâm Nghiệp A Mai + Công ty Lâm Nghiệp Yên Lập + Công ty Lâm Nghiệp Tam Thắng + Công ty Lâm Nghiệp Tam Sơn + Công ty Lâm Nghiệp Xuân Đài + Công ty Lâm Nghiệp Tam Thanh + Công ty Lâm Nghiệp Lập Thạch + Công ty Lâm Nghiệp Mộc Sơn + Công ty Lâm Nghiệp Cẩm Ngọc + Công ty Lâm Nghiệp Lang Chánh + Ban QLDA Bãi Bằng giai đoạn + Ban QLDA Nhà máy bột giấy Phương Nam - Các đơn vị nghiệp: + Trường CĐ nghề CN Giấy Cơ điện + Viện N/c nguyên liệu Giấy + Viện CN Giấy Xenluylo - Công ty con: + Công ty nguyên liệu giấy miền Nam + CTCP Văn phòng phẩm Hồng Hà Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3 Sơ đồ tổ chức máy Tổng công ty Giấy Việt Nam: (Phụ lục 1) II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Tổng cơng ty Giấy Việt Nam: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sơ đồ cấu tổ chức văn phịng Tổng cơng ty Giấy Việt Nam: 1.1 Chức văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam: Tham mưu cho Tổng Giám đốc lĩnh vực: Hành chính, quản lý tài sản, phương tiện điều kiện làm việc cho cán công nhân viên Tổng công ty Tham mưu cho Tổng Giám đốc công tác đối ngoại giải thủ tục xuất nhập cảnh liên quan đến Tổng công ty Thực chức pháp chế Tổng cơng ty Rà sốt, kiểm tra việc thực loại văn Tổng công ty phép ban hành Quản lý thông tin nội đối ngoại bao gồm lời phát ngôn, văn thông tin hệ thống IT 1.2 Nhiệm vụ văn phịng Tổng cơng ty Giấy Việt Nam: Tiếp nhận, xử lý trình lãnh đạo văn gửi đến Tổng cơng ty Phối hợp với phịng chức năng, đơn vị trực thuộc tổ chức công tác lập hồ sơ công việc Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức kiểm tra quản lý việc ban hành lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu đơn vị trực thuộc, đơn vị nghiệp Tổng công ty theo quy định Nhà nước; bảo mật hồ sơ, tài liệu Tổng công ty Quản lý, sử dụng dấu Tổng công ty theo quy định pháp luật Sắp xếp lịch làm việc, bố trí lái xe phục vụ Lãnh đạo Cán công nhân viên Tổng công ty công tác; chuẩn bị tổ chức họp, hội nghị Tổng công ty Mua sắm quản lý trang thiết bị làm việc; loại văn phòng phẩm cho phịng, ban chức năng, đơn vị hach tốn báo sổ Tổng công ty Quản lý, sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị thông tin liên lạc, hệ thống Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều hịa khơng khí trung tâm, phương tiện in ấn, phương tiện làm việc, xe ô tơ Văn phịng quản lý; bố trí xếp phịng làm việc, phịng họp, quản lý cơng sở, vườn hoa cảnh đảm bảo vệ sinh vị trí Bảo vệ tài sản Tổng cơng ty, phương tiện lại CBCNV khách đến liên hệ cơng tác (tại Văn phịng Hà Nội) Đánh máy, copy, in ấn tài liệu xác, kịp thời quy định Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn nghỉ, phục vụ nước uống cho hội nghị khách đến làm việc Phối hợp với Bộ, ngành; đơn vị liên quan phòng chức Tổng cơng ty lập chương trình tiếp đón đồn khách nước ngồi Chọn lọc, thu thập thơng tin phân loại cơng ty nước ngồi có ý định hợp tác với ngành Giấy, báo cáo Lãnh đạo tiếp xúc để nâng cao hiệu thảo luận đàm phán Làm đầu mối quản lý đoàn nước đến làm việc với Tổng cơng ty Tổ chức đón tiếp, bố trí phiên dịch có khách nước ngồi đến làm việc, tham quan Tổng công ty, biên dịch tài liệu có yêu cầu Làm thủ tục xuất nhập cảnh cho CBCNV Tổng công ty công tác, học tập, nghiên cứu tham quan nước người nước đến làm việc với Tổng cơng ty có u cầu Tham gia ý kiến mặt pháp lý dự thảo hợp đồng, văn quy phạm phận khác soạn thảo trước trình Lãnh đạo Tổng cơng ty ký ban hành Phối hợp với phận liên quan tư vấn, giúp Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung điều lệ doanh nghiệp; xây dựng ban hành nội quy, quy chế Tổng công ty Giúp Hội đông thành viên, Tổng giám đốc chuẩn bị ý kiến đóng góp dự thảo văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước gửi lấy ý kiến; kiến nghị với quan Nhà nước có thẩm quyền việc ban hành sửa đổi, bổ sung văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Đinh Thị Hồng Hạnh Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Sơ đồ máy Tổng công ty Giấy Việt Nam Đinh Thị Hồng Hạnh 47 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Bản mơ tả cơng việc văn phịng Tổng công ty Giấy Việt Nam I Thông tin chung - Tên chức danh: Cán Văn phòng - Mã chức danh: VP01 - Đơn vị cơng tác: Văn phịng Tổng công ty Giấy Việt Nam - Cấp trực tiếp: Chánh Văn phòng - Nơi làm việc: Văn phòng Tổng Công ty II Chức năng, nhiệm vụ - Là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty, lãnh đạo phịng tồn cơng việc giao - Hoạch định kế hoạch theo chiến lược đăng ký năm triển khai kế hoạch vạch giải pháp cụ thể nhằm đạt mục tiêu, kế hoạch đề - Trực tiếp tham gia công việc giao công việc khác lãnh đạo giao - Bố trí, xếp đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phịng có đủ lực, trình độ chun mơn để phục vụ tốt công tác - Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp báo cáo kịp thời tình hình công việc chịu trách nhiệm - Phối hợp ban ngành, đồn thể đẩy mạnh cơng tác cải cách hành đơn vị - Tham gia hội họp lãnh đạo phân công III Quyền hạn IV Mỗi quan hệ trình thực công việc - Chủ tịch: Tiếp nhận ý kiến đạo, giao nhiệm vụ Chủ tịch - Đề xuất, kiến nghị ý kiến tham mưu - Phó Chủ tịch: Tiếp nhận ý kiến đạo, giao nhiệm vụ Phó Chủ tịch, cung cấp thơng tin theo yêu cầu Đinh Thị Hồng Hạnh 48 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội V Điều kiện làm việc - Phịng làm việc: Thống mát, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không bụi ồn - Trang thiết bị nơi làm việc: Máy vi tính, điện thoại, fax, photo, - Thời gian làm việc: Làm việc theo hành - Có tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, gương mẫu công việc - Hành vi, tác phong cơng việc: Tích cực, vui vẻ, hoà nhã với người, tạo tác phong người lãnh đạo nhân viên Đinh Thị Hồng Hạnh 49 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ luc 03 Cơng tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác Đinh Thị Hồng Hạnh 50 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trưởng phòng Gửi cơng văn u cầu phịng, ban đăng ký CTCT Các phận, phòng ban Đăng ký CTCT văn phòng Các phận, phòng ban Xây dựng dự thảo CTCT Gửi dự thảo tới đơn vị lấy ý kiến đóng góp Các phận, Kiểm tra phịng ban văn Đóng góp ý kiến Đăng ký văn Làm thủ tục chuyển phát theo dõi Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Đóng dấu Các phận, phịng ban Kiểm tra Đóng hình dấu thức thể quan Đạt Tổng Giám thức kỹ đốc thuật trình bày Đăng ký Làm thủ văn tục phát Xem xét phê duyệt hành văn sổ máy tính Ban hành Văn phịng Ghi sổ ngày tháng năm Đóng dấu độ khẩn mật (nếu có) Nhân Đinh Thị Hồng Hạnh Lưu văn Phụ lục 04 Chuyển phát văn Sơ đồ quy trình quản lý văn 51 Theo dõi việc chuyển Lớp: ĐHLT QTVP K13A phát văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đinh Thị Hồng Hạnh 52 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình chuyển giao văn đến ( 2) Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải văn đến ( 3) Giải văn đến Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Chuyển giao văn đến Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 53 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Đánh dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Đinh Thị Hồng Hạnh Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phịng làm việc 12 05 04 06 02 10 09 07 03 2 11 01 Ghi chú: 01: Cửa 07: Bàn làm việc 02: Ghế 08: Điện thoại 03: Bàn tiếp khách 09: Hộp đựng văn phịng phẩm 04: Tủ đựng tài liệu 10: Máy tính 05: Cửa sổ 11: Máy in 06: Máy fax 12: Bình nước lọc Đinh Thị Hồng Hạnh 54 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu ( Mơ hình văn phòng đại) 15 14 16 13 17 10 11 12 18 5 19 Ghi : 0.Cửa vào Quạt Cửa sổ, rèm cửa Chậu cảnh Bàn ghế tiếp khách Ghế Bình lọc nước Bàn làm việc Đèn Tài liệu Đinh Thị Hồng Hạnh 10 Điện thoại 11 Vật chặn giấy 12 Hộp đựng văn phịng phẩm 13 Máy tính 14 Máy in 15 Tủ đựng tài liệu 16 Tranh phong cảnh 17 Máy fax 18 Bảng phân công công việc 19 Gía treo 55 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 8: Hình ảnh trang mạng Đinh Thị Hồng Hạnh 55 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Cơng tác Quản trị văn phịng có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị xã hội, doanh nghiệp, làm nhiệm vụ đắc lực cơng tác quản lý Cơng tác Quản trị văn phịng, văn thư làm tốt giúp lãnh đạo quan có thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, xác để đưa định quản lý đắn; đồng thời công tác lưu trữ làm tốt, khoa học có tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin khứ Báo cáo kết thực tập em kết khảo sát thực trạng công tác Quản tri Văn phịng Tổng Cơng ty Giấy Việt Nam; đúc rút kinh nghiệm đề xuất, kiến nghị thân Qua thời gian thực tập Văn phòng Tổng công ty Giấy Việt Nam, em đồng chí cán bộ, cơng chức Tổng cơng ty nói chung cán bộ, cơng chức Văn phịng Tổng cơng ty nói riêng hướng dẫn, bảo tận tình nghiệp vụ cơng tác Quản trị văn phịng Đặc biệt, hướng dẫn trực tiếp chị Phạm Mỹ Hạnh cán bộ, cơng chức văn phịng Tổng công ty cán lâu năm văn phòng, em rút nhiều kinh nghiệm làm việc, em thực giải đáp vướng mắc trình học tập Ở em có điều kiện vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn, có kinh nghiệm thực tế, thấy kết hợp logic lý luận thực tiễn Từ đó, em nhận thức tầm quan trọng công tác Quàn trị văn phòng thân tiếp xúc với văn có tính đặc thù riêng nhiều ngành, nhiều lĩnh vực Mặt khác, thời gian thực tập em thực tập chun mơn mà cịn rèn luyện phẩm chất, thực chấp hành tốt nội quy đề sinh viên thực tập Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ, Khoa đào tạo chức; thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phịng, Ban Lãnh đạo Tổng cơng ty Giấy Việt Nam, lãnh đạo Văn phòng cán bộ, công chức Đinh Thị Hồng Hạnh 56 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng nhiệt tình giúp đỡ em, ln tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo thực tập Do thời gian thực tập không nhiều, với khả cịn hạn chế, kinh nghiệm chun mơn chưa vững nên Báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót Một lần kính mong thầy, giáo Lãnh đạo văn phịng cán văn phịng đóng góp ý kiến để Báo cáo thực tập em đầy đủ hoàn thiện Một lần em xin trân trọng cảm ơn./ Đinh Thị Hồng Hạnh 57 Lớp: ĐHLT QTVP K13A