Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC I. LỜI NÓI ĐẦU 1 II. LỜI CẢM ƠN. 3 III. NỘI DUNG BÁO CÁO 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 4 1.1 Vài nét sơ lược về UBND Huyện Thuận Thành 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Thuận Thành. 4 1.2.1 Chức năng: 4 1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn: 5 1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành. 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 7 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 9 2.1.2.1. Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc. 9 2.1.2.2 Tóm tắt công việc. 10 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 11 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan , tổ chức. 11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (Tổ chức văn thư tập trung, hỗn hợp) 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 13 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 13 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 14 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 15 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 19 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 19 3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 19 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 25 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 25 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 26 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 26 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 27 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính…). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 29 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 30 Chương I: Cơ sở lý luận về kỹ năng giao tiêp, tiếp dân 32 1.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 32 1.1.1 Giao tiếp 32 1.1.2 Kỹ nang giao tiếp 32 1.1.3 Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản 32 1.2 Khái niệm tiếp dân 33 1.2.1 Mục đích, ý nghĩa, vai trò tiếp công dân 33 1.2.2 Quan niệm về tiếp dân 34 1.2.2.1 Quan niệm tiếp dân là thể hiện quan điểm “dân là gốc” của Đảng và Nhà nước ta. 34 1.2.2.2 Quan niệm tiếp công dân là tạo điều kiện để nhân dân trực tiếp tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội. 34 1.2.2.3 Quan niệm tiếp công dân là bước đầu giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân 35 1.2.3 Nội dung và các hình thức trong công tác tiếp dân 35 1.2.3.1 Tiếp công dân theo chủ đề 35 1.2.3.2 Tiếp công dân theo tính chất, nội dung vụ việc 36 1.2.4 Trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân. 36 1.2.4.1 Trách nhiệm của người tiếp công dân được quy định tại điều 4 tại Nội quy tiếp công dân tại trụ sở tiếp công dân của huyện ủy – HĐND – UBND Huyện Thuận Thành ban hành ngày 22 tháng 05 năm 2013 36 1.2.4.2 Quyền và Nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân được quy định tại chương IV điều 12, 13 quy chế tiếp dân của UBND huyện Thuận Thành ban hàng ngày 21 tháng 05 năm 2013 37 Chương II: Thực trạng kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của cán bộ công chức viên chức tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 38 2.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 38 2.2 Thực trạng công tác tiếp dân của cán bộ công chức viên chức tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 42 Chương III: Giải pháp nâng cao chất lượng Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của cán bộ công chức viên chức tại cơ quan. 51 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành như sau: 51 3.2 Giải pháp nâng cao công tác tiếp dân của cán bộ công chức viên chức của cơ quan huyện Thuận Thành. 52 PHẦN III: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VƯƠNG BÁ HẢI BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THƠNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG K13B KHÓA HỌC (2013 - 2015) Đơn vị thực tập: VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THUẬN THÀNH – TỈNH BẮC NINH Địa chỉ: Thị trấn Hồ - Thuận Thành - Bắc Ninh Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Hương Duyên Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng Hà Nội, năm 2015 Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên : Vương Bá Hải Ngày tháng năm sinh : 23/7/1990 Quê quán : Thuận Thành – Bắc Ninh Nơi cư trú: Nghĩa Đạo – Thuận Thành – Bắc Ninh Số CMND: 125321811 SĐT: 01649588819 Địa liên lạc: Nghĩa Xá – Nghĩa Đạo – Thuận Thành – Bắc Ninh THÔNG TIN KHÁC Mã số sinh viên : 1307QTVB015 Lớp: DHLTQTVPK13B Khoá học: 2013 – 2015 Khoa: Quản Trị Văn Phòng Hà nội, ngày 10 tháng năm 2015 Người báo cáo Sinh viên Vương Bá Hải Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên quan đơn vị thực tập: Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân Ủy Ban Nhân Dân Huyện Thuận Thành - Tỉnh Bắc Ninh Người hướng dẫn thực tập: Cô Nguyễn Thị Hường Điện thoại: 0241.3865.366 Fax : 0241.3770.224 Địa : Thị trấn Hồ - Thuận Thành - Bắc Ninh Website : http://thuanthanh.bacninh.gov.vn// Chủ Tịch UBND: Lê Đình Thanh Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC I LỜI NÓI ĐẦU II LỜI CẢM ƠN .3 III NỘI DUNG BÁO CÁO PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành .4 I.1Vài nét sơ lược UBND Huyện Thuận Thành I.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành I.2.1Chức năng: I.1.1Nhiệm vụ, Quyền hạn: .5 1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí cơng việc văn phịng .10 2.1.2.1 Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc 10 2.1.2.2 Tóm tắt cơng việc 10 Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức: 12 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ quan , tổ chức .12 3.2 Mơ hình tổ chức văn thư quan (Tổ chức văn thư tập trung, hỗn hợp) 12 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .14 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 14 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức; 15 3.3.3 Mơ tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá .16 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 20 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 20 3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn 20 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan, đơn vị 26 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức .26 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 27 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 27 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phịng (hiện tại) Đề xuất mơ hình văn phòng tối ưu 28 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính…) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 30 PHẦN II: 31 Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .31 Chương I: Cơ sở lý luận kỹ giao tiêp, tiếp dân .33 1Khái niệm kỹ giao tiếp 33 1.1.1 Giao tiếp 33 1.1.2 Kỹ nang giao tiếp 33 1.1.3 Một số kỹ giao tiếp 33 2Khái niệm tiếp dân 34 2.1.1Mục đích, ý nghĩa, vai trị tiếp cơng dân 34 2.1.2Quan niệm tiếp dân 35 1.2.2.1 Quan niệm tiếp dân thể quan điểm “dân gốc” Đảng Nhà nước ta .35 1.2.2.2 Quan niệm tiếp công dân tạo điều kiện để nhân dân trực tiếp tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội 35 1.2.2.3 Quan niệm tiếp công dân bước đầu giải khiếu nại, tố cáo công dân 36 2.1.3 Nội dung hình thức cơng tác tiếp dân 36 2.1.3.1Tiếp công dân theo chủ đề 36 2.1.3.2Tiếp cơng dân theo tính chất, nội dung vụ việc 37 1.2.4 Trách nhiệm người tiếp công dân, quyền nghĩa vụ công dân nơi tiếp công dân 37 1.2.4.1 Trách nhiệm người tiếp công dân quy định điều Nội quy tiếp công dân trụ sở tiếp công dân huyện ủy – HĐND – UBND Huyện Thuận Thành ban hành ngày 22 tháng 05 năm 2013 .37 1.2.4.2 Quyền Nghĩa vụ công dân nơi tiếp công dân quy định chương IV điều 12, 13 quy chế tiếp dân UBND huyện Thuận Thành ban hàng ngày 21 tháng 05 năm 2013 38 Chương II: Thực trạng kỹ giao tiếp, tiếp dân cán công chức viên chức Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 39 2.1 Thực trạng kỹ giao tiếp cán công chức viên chức Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 39 2.2 Thực trạng công tác tiếp dân cán công chức viên chức Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành 43 Chương III: Giải pháp nâng cao chất lượng Kỹ giao tiếp, tiếp dân cán công chức viên chức quan 52 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ giao tiếp cán công chức viên chức Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành sau: 52 3.2 Giải pháp nâng cao công tác tiếp dân cán công chức viên chức quan huyện Thuận Thành 53 PHẦN III: PHỤ LỤC PHẦN III: PHỤ LỤC Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp I LỜI NÓI ĐẦU Dân tộc Việt Nam trải qua hàng ngàn năm gian khổ đấu tranh dựng nước giữ nước để giành lại non sông, đất nước Lúc Việt Nam từng bước phát triển đất nước kinh tế cũng trị ngày khẳng định vị trường quốc tế.Trong năm qua với phát triển đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa với xu hội nhập tồn cầu hóa có nhiều nghành nghề xã hội quan tâm Trong Nghành Quản Trị Văn Phòng nghành xã hội biết tới quan tâm năm gần quan tổ chức xã hội nghiệp vụ cơng tác văn phịng khơng thể khơng có Ngay từ cịn cậu học sinh cấp III ngồi ghế nhà trường em ao ước cán văn phòng, cán quản lý cao cấp tương lai ngày hôm ước mơ em bước đầu thực hiện, lựa chọn đắn cho em thêm nghị lực thực ước mơ Do đặc thù ngành học nghành học mẻ chương trình đào tạo, sinh viên ngành Quản trị văn phòng sau năm Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương 02 năm Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, em lĩnh hội nhiều kiến thức kỹ bổ ích Theo kế hoạch Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội khoa Quản Trị Văn Phòng tạo điều kiện cho em thực tập thực tế quan công tác Văn thư, lưu trữ công tác Văn phịng nghiệp vụ chun mơn Đợt thực tập tốt nghiệp lần định tiến hành sau sinh viên học xong tất học phần mơn học Kỹ Quản trị văn phịng, Nghiệp vụ thư ký Văn phòng, Văn quản lý nhà nước Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Quản trị thiết bị,Ứng dụng tin học vào công tác Quản trị Văn phòng, Quản trị học, cũng nghiệp vụ, kỹ mềm môn bổ trợ khác…nhằm mục đích: + Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác văn phịng, cơng tác văn thư Qua sinh viên có điều kiện liên hệ kiến thức lý luận với tình Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp hình thực tiễn để so sánh áp dụng hoàn thiện kiến thức, có đơi phần thực tiễn, củng cố nâng cao nhận thức nghề nghiệp lựa chọn đam mê nghành nghề lựa chọn + Vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn phịng, cơng tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc nhà quản trị, người cán văn phòng tương lai + Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên việc tiếp thu kiến thức thuộc lĩnh vực Văn thư lưu trữ quan nơi thực tập để thấy rõ tầm quan trọng Văn thư lưu trữ Được đạo theo kế hoạch nhà trường thầy cô giáo Khoa Quản Trị Văn Phòng em thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành Đây điều kiện tốt cho em lần tiếp tục tiếp xúc với thực tế công tác văn thư, lưu trữ cơng tác văn phịng, thời gian cũng dịp em hồn thiện thân trải nghiệm với thực tế, đối chiếu lý luận với thực tiễn nâng cao trình độ chuyên môn, trau dồi kinh nghiệm thân Trong thời gian thực tập tốt nghiệp Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành, em hưỡng dẫn bảo tận tình chu đáo cán bộ, nhân viên văn phịng, em trực tiếp tự làm cơng việc văn phịng cán thực sự, đặc biệt người hướng dẫn em trực tiếp cô Nguyễn Hương Duyên phụ trách công tác văn thư, văn phòng người cho em lời khun bổ ích câu trả lời q trình thực tập vô cũng quý báu hỗ trợ em để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp đinh Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp II LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể quý thầy cô giáo khoa Quản Trị Văn Phịng nhiệt tình dạy dỗ, giúp đỡ em trình học tập, truyền đạt kiến thức chuyên ngành, kỹ nghiệp vụ cũng kinh nghiệm thực tế sống để em hồn thiện học đường xã hội để có hiểu biết sâu vốn kiến thức nghiệp vụ để trình thực tập làm việc tốt để em hồn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp định Đặc biệt, em xin cảm ơn sâu sắc tới cô Lâm Thu Hằng người trực tiếp hướng dẫn em trình thực tập quan Ngoài ra, cháu cũng gởi lời cảm ơn tới tồn thể cơ, chú, bác văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành tận tình hướng dẫn giúp đỡ cháu trình thực cơng việc chun mơn hồn thành đợt thực tập tốt nghiệp định này, cũng trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Với thời gian không cho phép, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tế hạn chế nên Báo cáo thực tập có nhiều thiếu sót Nhưng với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tịi học hỏi, em mong nhận bảo tận tình q thầy cơ, để em hồn thiện thân kỹ nghiệp vụ chuyên môn, trau dồi đôi chút kinh nghiệm để tiếp tục công tác tốt hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Khoa Quản trị văn phòng giao cho… Một lần em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2015 Sinh viên Vương Bá Hải III NỘI DUNG BÁO CÁO Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân huyện Thuận Thành I.1 Vài nét sơ lược UBND Huyện Thuận Thành UBND Huyện Thuận Thành có vị trí trung tâm thị trấn Hồ - Huyện Thuận Thành huy n thu c vùng n g b ng B c B , n m phía Nam t nh B c Ninh – cách th xã B c Ninh ch ng 14 km v phía ng Nam cách trung tâm th Hà N i 25 km v phía Tây Nam Là huyện nông nghiệp, đông dân tỉnh Bắc Ninh, kinh tế - xã hội đời sống mức trung bình Tốc độ phát triển kinh tế tăng bình quân – 7%/năm Sản xuất nông nghiệp giữ vai trò chủ đạo Trong năm qua kinh tế - xã hội Thuận Thành dần phát triển toàn diện, đời sống người dân từng bước nâng lên * Diện tích tự nhiên: 116,04 km2 * Dân số 136,5 nghìn người * Đơn vị hành chính: 17 xã thị trấn Hồ * Nhịp độ phát triển kinh tế: 6%/năm Ngành kinh tế chủ đạo huyện nông nghiệp Công nghiệp ngành tiểu thủ công nghiệp đà phát triển sở định hướng đắn Đảng, Nhà nước nói chung UBND huyện nói riêng Với lịch sử phát triển lâu dài (hơn 80 năm), UBND huyện Thuận Thành ln làm trịn chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước nhân dân giao phó I.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành I.2.1 Chức năng: - UBND HĐND bầu quan chấp hành HĐND , quan hành Nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp - UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp nhằm đảm bảo Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, cũng củng cố Quốc phòng thực sách khác địa phương - UBND Huyện Thuận Thành thực chức quản lý Nhà Nước địa phương góp phần đảm bảo lãnh đạo, đạo, quản lý máy Nhà nước từ trung ương đến địa phương sở I.1.1 Nhiệm vụ, Quyền hạn: - Xây dựng Kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua kiểm tra việc thực kế hoạch - Quyết định dự tốn ngân sách địa phương, dự toán, chi ngân sách phân bổ ngân sách Nhà nước theo quyền hạn ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra Nghị Quyết HĐND xã, thị trấn thực theo quy định phát luật - Phê chuẩn kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội xã, thị trấn - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, du lịch, thương mại… địa phương trình cấp phê duyệt - Thực Quản lý Nhà nước công tác Giáo dục, Văn hóa, Thể thao, Y tế, Khoa học công nghệ… 1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thuận Thành - Căn vào tình hình đặc điểm địa phương cấu tổ chức cấp HĐND – UBND Huyện Thuận Thành có cấu tổ chức sau: - HĐND quan đại diện quyền lực địa phương nhân dân bầu theo nhiệm kỳ năm, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền lực nhân dân, chịu trách nhiệm trước nhân dân quan cấp - UBND HĐND huyện bầu ra, quan Hành Nhà nước địa phương, quan chấp hành HĐND Huyện Thuận Thành UBND cấp Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp chất cần thiết, bố trí cán tiếp cơng dân thường xun, có phẩm chất tốt, có ý thức trách nhiệm cao + Cán cơng chức ln có thái độ ơn hịa, nhã nhặn, thân thiện với quần chúng nhân dân, nhiệt tình công việc Cán làm nhiệm vụ tiếp công dân có tinh thần trách nhiệm, thái độ hồ nhã, cởi mở lắng nghe cơng dân trình bày tâm tư nguyện vọng, có phương pháp xử lý giải vấn đề cơng dân có lý, có tình, thẩm quyền tạo niềm tin công dân, đảm bảo tình hình an ninh trật tự địa điểm tiếp công dân + Việc nhận đơn, xử lý, phân loại đơn có nhiều tiến bộ; số đơn nhận xử lý kịp thời; đơn không thuộc thẩm quyền giải chuyển hướng dẫn đến quan có thẩm quyền giải + Chất lượng giải đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải nâng lên; việc giải nhìn chung đảm bảo trình tự, thủ tục, thời hạn, thẩm quyền hình thức văn + Công tác tuyên truyền thực Luật Nhà nước có Luật Khiếu nại, tố cáo ban, ngành đồn thể trì thường xun thực có hiệu + Trong việc nhận đơn, xử lý, phân loại đơn có nhiều tiến bộ, đơn nhận xử lý kịp thời; đơn không thuộc thẩm quyền giải chuyển hướng dẫn đến quan có thẩm quyền giải Nguyên nhân ưu điểm: + Cán lãnh đạo huyện quan tâm đến ý nghĩa tầm quan trọng công tác tiếp dân, cán tiếp dân có trách nhiệm nhiệt tình công việc giải loại đơn thư khiếu nại, tố cáo tranh chấp nhân dân + Lãnh đạo địa phương xem công tác tiếp công dân nhiệm vụ trọng tâm, kịp thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng băn khoăn, trăn trở nhân dân có hướng giải nhằm thỏa mãn nhu cầu lợi ích hợp pháp đáng nhân dân + Địa phương ln quan tâm đến cơng tác tiếp dân, có kế hoạch thực Sinh viên: Vương Bá Hải 48 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp tốt việc trang bị đầy đủ cho phòng tiếp dân, thường xuyên tạo điều kiện cải thiện phòng tiếp dân huyện Về mặt hạn chế: Bên cạnh mặt làm được, công tác tiếp công dân, gắn với giải khiếu nại, tố cáo cơng dân cịn mặt khó khăn hạn chế sau: + Văn Luật thường xuyên thay đổi bổ sung, sau cịn chờ văn hướng dẫn cấp, mặt khác cán chưa quan tâm nắm bắt kịp thời để phục vụ cho công tác chuyên môn, nên đơi lúc cịn lúng túng việc giải thích với người dân, gây lòng tin nhân dân + Đôi lúc công tác vận động, tuyên truyền giáo dục pháp luật luật khiếu nại, tố cáo chưa thật rộng rãi, công tác vận động quần chúng chưa đạt hiệu cao + Cán tiếp dân phân cơng, chưa có kỹ chun mơn, chưa nhận thức đầy đủ vị trí ý nghĩa công tác tiếp dân, khả giao tiếp hạn chế, chưa có phương pháp xử lý kịp thời tình khó khăn cơng tác tiếp dân xảy ra, nhiều có ảnh hưởng đến cơng tác tiếp dân địa phương + Công tác quy hoạch áp giá đền bù chậm, số hộ dân chưa đồng tình với giá tiền đền bù, chậm bàn giao tái định cư nên dẫn đến việc người dân khiếu nại nhiều lần Bên cạnh đó, số dự án quy hoạch “treo” lâu chưa thực gây hoang mang cho người dân, ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh dẫn đến việc người dân xúc khiếu kiện + Việc hướng dẫn nhân dân khiếu nại, tố cáo chưa rõ ràng dẫn tới việc nhân dân khiếu nại tố cáo chưa thủ tục pháp luật, việc giải khiếu nại, tố cáo chưa kịp thời chậm nên dẫn tới nhân dân khiếu kiện vượt cấp Người dân chưa trọng đến quy trình khiếu nại, tố cáo, khơng quan tâm đến văn niêm yết công khai Ủy ban nhân dân huyện, nên chưa nắm rõ trình tự thủ tục, đơi lúc cịn khiếu nại không thẩm quyền, Sinh viên: Vương Bá Hải 49 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp không quy trình theo quy định + Do cán lãnh đạo kiêm nhiệm nhiều công việc nên bố trí, xếp thời gian tiếp cơng dân khơng theo định kỳ nhiều thay đổi ngày không thông báo nói rõ lý Điều làm ảnh hưởng lớn đến việc giải mâu thuẫn, khiếu nại công dân + Trong nhân dân, có số phần tử xấu kích động người dân khiếu kiện vấn đề quy hoạch đất khu dãn dân, dẫn đến số hộ dân khiếu kiện nhiều lần, chưa có biện pháp xử lý triệt để thích đáng + Một số người dân chưa nhận thức rõ quyền lợi nghĩa vụ nên đơi lúc có địi hỏi vơ lý, khiếu kiện họ cấp thẩm quyền giải thấu đáo, sách, chế độ cố tình địi hỏi vơ lý, có thái độ không đúng, gây trật tự xã hội nơi tiếp công dân + Đạo đức tốt đẹp dân tộc không phát huy, phận người dân có lối sống xa hoa, ích kỷ, thích đạo đức dẫn đến xảy nhiều mâu thuẫn tranh chấp với vấn đề nhỏ + Cán lãnh đạo huyện chưa kịp thời nắm bắt tâm tư nguyện vọng đáng nhân dân, chưa quan tâm mức đến việc thường xuyên xuống sở + Cán huyện chưa thực nghiêm Luật cán công chức, làm việc cá nhân hành chính, trễ, sớm nhiều làm ảnh hưởng đến uy tín cán quần chúng nhân dân + Chưa tổ chức thường xuyên họp nhằm đánh giá công tác tiếp dân, chưa đánh giá thực trạng công tác tiếp dân huyện, không đưa phương hướng trực tiếp để nâng cao công tác tiếp dân + Một số vụ việc tham nhũng quan liêu xử lý chưa làm người dân hài lịng, hình thức mức phạt cịn nhẹ so với mức độ vi phạm cán + Một số cán hách dịch, quan liêu sách nhiễu nhân dân đến nhân dân đến tố cáo khiếu nại Nguyên nhân hạn chế: + Việc tiếp công dân cán tiếp dân lãnh đạo đơn vị trực tiêp tiếp Sinh viên: Vương Bá Hải 50 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp công dân nên đôi lúc giải đáp đơn thư khiếu nại người dân chưa thỏa đáng, kỹ giao tiếp hạn chế nên việc giao tiếp với người dân đôi lúc chưa làm người dân hài lòng + Cán tiếp dân phân cơng đảm nhận cơng tác nên chưa có chun môn lĩnh vực tiếp dân, vốn kiến thức văn pháp luật chưa nhiều + Công tác tuyên truyền pháp luật cho nhân dân chưa sâu rộng chưa có hiệu thiết thực, chưa có số lượng chất lượng Một phận nhân dân chưa thật quan tâm đến đường lối sách Đảng, pháp luật Nhà nước + Một số người dân có đơn khiếu nại, tố cáo cán lãnh đạo cán tiếp dân giải trình tự, thủ tục, pháp luật, định kết luận giải có hiệu lực pháp luật cố tình khơng thực hiện, lợi dụng quyền khiếu nại, tố cáo gây không khó khăn cho cơng tác giải khiếu nại, tố cáo + Cơng tác phối hợp quyền với tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trì thường xuyên từ khâu tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật đến trình giải đơn thư khiếu nại, tố cáo Sinh viên: Vương Bá Hải 51 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chương III: Giải pháp nâng cao chất lượng Kỹ giao tiếp, tiếp dân cán công chức viên chức quan 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ giao tiếp cán công chức viên chức Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành sau: Từ tình hình thực tiễn nêu có nhiều ưu điểm bên cạnh nhiều hạn chế việc giao tiếp cảu cán cơng chức, viên chức Từ em xin đưa số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao kỹ giao tiếp cho cán công chức, viên chức sau: • Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành nên ban hành quy chế công sở cho quan để tăng cường phổ biến, quán triệt cho cán cơng chức, viên chức văn hóa cơng sở quy tắc ứng xử theo quy định cấp Ủy ban nhân dân Huyện • Nên tổ chức lớp đào tạo bồi dưỡng kỹ giao tiếp cho cán công chức, lồng ghép chương trình đào tạo bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ hàng năm, phối hợp với đơn vị thuộc huyện, tỉnh thành phố tổ chức thi nghiệp vụ nhằm nâng cao kỹ giao tiếp chi tất cán công chức viên chức • Cần tổ chức thi tìm hiểu pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ giao tiếp…giữa đơn vị để tạo điều kiện cho cán công chức giao luu học hỏi nâng cao kỹ phục vụ q trình thực thi cơng vụ • Cần đẩy mạnh việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào công tác nhặm nâng cao kỹ chun mơn, qua áp dụng số điều kiện hỗ trợ kỹ giao tiếp với nhân dân • Cơ quan nên cải thiện mơi trường làm việc, bố trí nơi làm việc cách khoa học đảm bảo không gian hoạt động giao tiếp với nhân dân, bố trí số hiệu nơi làm việc, đặc biệt nơi tiếp dân “vì nhân dân phục vụ”,“ Cần – Kiệm – Liêm – Chính – Chí cơng – Vơ tư” xây dựng Sinh viên: Vương Bá Hải 52 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Cần mở lớp đào tạo rèn luyện Kỹ giao tiếp cho cán công chức để nâng cao kỹ giao tiếp với nhân dân, đặc biệt cho cán chun trách tiếp dân… • Bên cạnh cần nâng cao nhận thức cán công chức kỹ giao tiếp q trình thực thi cơng vụ nói chung bên cạnh nâng cao uy tín cán cơng chức 3.2 Giải pháp nâng cao công tác tiếp dân cán công chức viên chức quan huyện Thuận Thành Từ thực trạng để công tác tiếp dân Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành thời gian tới có hiệu vào nề nếp em xin có số đề xuất số giải pháp sau; • Cần tăng cường bồi dưỡng nâng cao lực chuyên môn cho đội ngũ cán công chức làm công tác tiếp dân, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo gắn với thực tốt chế độ sách đãi ngộ, khen thưởng kịp thời với tập thể, cá nhân có nhiều thành tích công tác tiếp dân, giải đơn thư khiếu nại • Tăng cường tuyên truyền pháp luật nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cho cán bộ, nhân dân người nắm quy định pháp luật, sách Đảng Nhà nước tình trạng khiếu nại , khiếu kiện giảm • Thường xuyên mở lớp đào tạo huấn luyện cho cán làm công tác tiếp dân chuyên môn nghiệp vụ hàng năm, ý kết hợp chặt chẽ khâu lựa chọn, bố chí cán với q trình đào tạo bồi dưỡng • Phải lựa chọn cán làm cơng tác tiếp dân người có phẩm chất, có lực chun mơn, trình độ kinh nghiệm bên cạnh phải người am hiểu pháp luật, đặc biệt phải nắm Luật khiếu nại, tố cáo • Ban lãnh đạo quan cần nâng cao trách nhiệm cơng tác tiếp dân, có đề nghị, u cầu đáng cơng dân tạo điều kiện để người dân trình bày tâm tư, nguyện vọng họ Sinh viên: Vương Bá Hải 53 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Khi làm nhiệm vụ tiếp dân phải nghe thấu việc, khéo léo để làm sáng tỏ vấn đề đồng thời dựa sở pháp luật để giải thích cho nhân dân hiểu tin tưởng vào quyền nhà nước • Phải bố trí nơi tiếp công dân nơi thuận tiện nhất, để tiện cho nhân dân liên hệ có việc, đảm bảo cơng tác tiếp cơng dân thực quy trình, thường xuyên đột xuất, nắm bắt giải tốt u cầu cơng dân • Tăng cường trang thiết bị đầy đủ nâng cao trang thiết bị, sở vật chất công cụ hỗ trợ cho phịng cơng tác tiếp dân, cán tiếp dân làm việc • Lãnh đạo cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát công tác tiếp dân cán làm cơng tác tiếp dân để kịp thời điều chỉnh kịp thời phù hợp mặt khác biểu dương mặt tích cực điển hình, tiên tiến cơng tác tiếp dân… • Nên phối hợp với quận huyện thành phố tổ chức thi công tác tiếp dân huyện với để đúc rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân khắc phục hạn chế nhằm nâng cao kỹ nghiệp vụ cho đội ngũ tiếp dân • Phịng tiếp dân phải thường xun báo cáo công tác tiếp dân hàng tháng, quý, tháng năm cho lãnh đạo quan biết để nắm bắt tình hình từ có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh tình trạng quan liêu hách dịch cán tiếp dân… Trong trình thực tập quan qua khảo sát nghiên cứu tình hình thực tế kỹ giao tiếp, tiếp dân quan em rút số học kinh nghiệm, nêu lên thực trạng kỹ giao tiếp, tiếp dân Ủy ban nhân dân huyện Thuận Thành qua cũng đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực hiệu kỹ giao tiếp, tiếp dân nói chung trực tiếp cán công chức viên chức quan nói riêng, để thời gian tới kỹ giao tiếp, tiếp dân cán công chức, viên chức huyện Thuận Thành thực tốt, tùng bước nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác tiếp dân Tuy nhiên, thời gian thực tập chưa dài trình khảo sát nghiên cứu chưa sâu, kiến thức Sinh viên: Vương Bá Hải 54 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp chun mơn cịn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, thân cố gắng nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế để phục vụ cho báo cáo thực tập với tinh thần trách nhiệm cao nhất, bên cạnh khơng tránh khỏi thiếu xót hạn chế Em mong nhận quan tâm, góp ý q thầy khoa để em hồn thành đợt thực tập cách tốt Xin trân trọng cảm ơn./ Sinh viên: Vương Bá Hải 55 Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ Lục số (Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Thuận Thành) CHỦ TỊCH UBND HUYỆN Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế Khối Nội Phó Chủ tịch phụ trách khối VHXH Phịng cơng thương Phòng Nội vụ Phòng Lao động Thương binh & Xã hội Phịng Tài ngun mơi trường Phịng Tư pháp Phịng Y tế Phịng Nơng nghiệp - PTNT Thanh tra Nhà nước Phịng Văn hố Phịng tài chínhKế hoạch Văn phịng UBNDHĐND Phòng Giáo dục Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ Lục số (Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Thuận Thành) Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Phục trách VH - XH Bộ phận Hành chính, VT - LT Bộ phận Một cửa Bộ phận Tiếp dân Sinh viên: Vương Bá Hải Phó chánh văn phịng Phụ trách Kinh tế Bộ phận Tổng hợp Bộ phận giúp việc thường trực HĐND Bộ phận Tạp vụ Bộ phận Lái xe Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn quan phụ lục số Kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng năm văn Đăng ký văn Trình ký văn Sinh viên: Vương Bá Hải Bảo quản lưu trữ sử dụng lưu Nhân Đóng dấu văn Chuyển giao văn Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến quan phụ lục số Tiếp nhận văn đến Theo dõi, đôn đốc giải văn đến Kiểm tra phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng văn Đăng ký văn đến Sinh viên: Vương Bá Hải Chuyển giao văn đến Trình văn đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải Sao văn đến Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mơ hình đề xuất văn phòng đại phụ lục số 3 1 ◙ ◙ ◙ Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B Báo cáo thực tập tốt nghiệp *Chú thích: Bàn làm việc cán nhân viên Ghế ngồi Bàn tiếp dân Tủ để hồ sơ tài liệu Máy Scan Cửa vào Máy in Máy tính Điện thoại bàn Cửa sổ Móc treo đồ Máy photo Bồn nước rửa tay Sinh viên: Vương Bá Hải Lớp: ĐHLT.QTVP K13B