Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………….. 3 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI……………………………………………………...5 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………………………………………………………………………………. 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ…………………………………………………….......5 1.2. Quyền hạn…………………………………………………………………... 5 1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy của cơ quan………………………………………………… 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập…………………………………………….………8 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng ……………………………..……..…..8 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng………..….8 2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng………………………………………………..……………………….9 3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức………...……10 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức…………………………………………………..…………10 3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác…………………11 3.2.1. Kế hoạch công tác năm……………………………………….…………..11 3.2.2. Kế hoạch công tác tuần…………………………………………...………11 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan …………...…….12 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan………………………………………………………………………….…..12 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức…………………………………………………………………………...…14 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá……………………………..15 3.4. Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản……………………...16 a. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi……………………...….. 16 b. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến…………………………18 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan…………………………………………………….….21 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị………...…….…….21 3.5. Công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức ……………….…………22 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan………………………………………………………………………….….22 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng……………………………………………………………….……………22 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng( hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu………………23 4.3. Thống kê các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan………………………………………………………………...……23 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)………....25 1. Lý do chọn đề tài……………………………………………………………...25 2. Xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………25 Chương I 1. Những quy định chung…………………………………………………..……27 Chương II : NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ …………………………………28 1. Mục I : Trang phục, lễ phục…………………………………………………..28 2. Mục II: Giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công nhân viên…………………….…30 Chương III : Bài trí khuôn viên công ty………………………...……………34 1. Treo Quốc kỳ, Đảng kỳ………………………………………………….……34 2. Bài trí khuôn viên trong Công ty……………………………………………..34 Chương IV: Chế độ làm việc hội họp…………………………………………36 1. Chế độ làm việc hội họp……………………………………………………...36 Chương V : Nội quy ra vào cơ quan tiếp khách ……………………………..37 1. Nội quy ra vào cơ quan, tiếp khách…………………………………………...37 Chương VI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN ………………………………….……41 1. Tổ chức thực hiện……………………………………………………………..41 ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ……………………………………………………43 KẾT LUẬN …………………………………………………………………….47 PHỤ LỤC ………………………………………………………………………49
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………… Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI…………………………………………………… Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai……………………………………………………………………………… 1.1 Chức năng, nhiệm vụ…………………………………………………… .5 1.2 Quyền hạn………………………………………………………………… 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai, vẽ sơ đồ cấu tổ chức máy quan………………………………………………… Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan thực tập…………………………………………….………8 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng …………………………… …… … 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng……… ….8 2.1.2 Xác định vị trí làm việc xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng……………………………………………/… ……………………….9 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức……… ……10 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức………………………………………………… …………10 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác…………………11 3.2.1 Kế hoạch công tác năm……………………………………….………… 11 3.2.2 Kế hoạch công tác tuần………………………………………… ………11 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan ………… …….12 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan………………………………………………………………………….… 12 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức………………………………………………………………………… …14 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá…………………………… 15 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn bản…………………… 16 a Quy trình tổ chức quản lý giải văn đi…………………… … 16 b Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến…………………………18 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành quan…………………………………………………….….21 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan, đơn vị……… …….…….21 3.5 Công tác tổ chức lưu trữ quan, tổ chức ……………….…………22 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan………………………………………………………………………….….22 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng……………………………………………………………….……………22 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng( tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu………………23 4.3 Thống kê tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan……………………………………………………………… ……23 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)……… 25 Lý chọn đề tài…………………………………………………………… 25 Xây dựng văn hóa công sở Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………25 Chương I Những quy định chung………………………………………………… ……27 Chương II : NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ …………………………………28 Mục I : Trang phục, lễ phục………………………………………………… 28 Mục II: Giao tiếp, ứng xử cán bộ, công nhân viên…………………….…30 Chương III : Bài trí khuôn viên công ty……………………… ……………34 Treo Quốc kỳ, Đảng kỳ………………………………………………….……34 Bài trí khuôn viên Công ty…………………………………………… 34 Chương IV: Chế độ làm việc hội họp…………………………………………36 Chế độ làm việc hội họp…………………………………………………… 36 Chương V : Nội quy vào quan tiếp khách …………………………… 37 Nội quy vào quan, tiếp khách………………………………………… 37 Chương VI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN ………………………………….……41 Tổ chức thực hiện…………………………………………………………… 41 ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ……………………………………………………43 KẾT LUẬN …………………………………………………………………….47 PHỤ LỤC ………………………………………………………………………49 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng LỜI NÓI ĐẦU Trong trình thay đổi xu toàn cầu hoá, đất nước ta bước trưởng thành chuyển lên từ nước có nông nghiệp lạc hậu trở thành nước có kinh tế phát triển ổn định Với sách, chủ trương Đảng Nhà nước với hành đại đưa nước ta hoà nhập với kinh tế giới Công tác Hành văn phòng ví “một cầu” Cầu vững chắc, gọn nhẹ đảm bảo cho tất phương tiện người qua lại Cũng hành gọn nhẹ, chặt chẽ, xác tạo điều kiện để người dân tiếp cận tin tưởng Điều quan trọng cầu có vươn xa để hoà nhập với thay đổi giới Trong công tác hành Nhà nước văn phòng trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Với việc công công nghiệp hoá, đại hoá đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác hành nắm vai trò quan trọng Hoạt động văn phòng yếu tố chủ quan định tồn tại, phát triển vững mạnh quan Văn phòng hoạt động hiệu giúp quan hoạt động có chất lượng, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Văn phòng không đơn vị quản lý giấy tờ, hồ sơ, sổ sách mà trở thành máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan trình điều hành, lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan Để đáp ứng tốt công tác Hành văn phòng giai đoạn yêu cầu cần thiết quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiến hành đào tạo Cử nhân chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị Nhân lực, Văn thư – Lưu trữ với nhiều hệ đào tạo quy, nghề hệ chức nhằm phát triển đất nước Bác Hồ nói: “Học đôi với hành” phương châm nhà trường là: “Học thật, thi thật đời làm việc thật” Hàng năm trường tổ chức cho sinh viên đến quan thực tập có lớp Quản trị Văn phòng K13A Để gắn lý thuyết vào thực tiễn, Nhà trường muốn sinh viên làm quen với công Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng việc tương lai, đồng thời qua củng cố kiến thức trao đổi học hỏi kinh nghiệm bên ngoài, để chúng em có đủ tự tin rời trường Với trí quan em thực tập Văn phòng Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai (địa chỉ: Số 27 phố Hoàng Sâm – Phường Nghĩa Đô – Quận Cầu Giấy – Hà Nội) Với kiến thức tích lũy 02 năm học ghế nhà trường với trình khảo sát, nghiên cứu thực tế quan hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng Công ty giúp năm rõ quy trình làm việc lĩnh vực Hành Văn phòng Người ta thường nói “ Trăm hay không tay quen” Với trình thực tập quan cho em nhiều học kinh nghiệm phục vụ cho công việc rèn luyện cho em tác phong làm việc cán văn phòng Việc thực tập quan điều cần thiết để em khẳng định khả hoàn thiện Qua đợt thực tập em đúc kết kiến thức để trang bị cho thân, qua tiến hành viết “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp” với chuyên ngành Thiện Quy chế Văn hóa sở Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai Bản báo cáo tốt nghiệp kết cố gắng, nỗ lực, phấn đấu công việc học tập em, nhiều thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu mà Khoa Nhà trường đặt Kính mong thầy cô xem xét, đánh giá góp ý cách chân thành để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Thanh Hằng Phần I: Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty vào Quyết định số 1563/QĐ-BQP ngày 15/5/2010 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng phê duyệt Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai doanh nghiệp Quốc phòng, an ninh 100 % vốn Nhà nước Bộ Quốc phòng định thành lập, Tổng cục Công nghiệp Quốc Phòng trực tiếp quản lý Thực chức nhiệm vụ Thủ trưởng Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng giao Tiền thân Công ty sở nghiên cứu linh kiện tích cực thuộc Viện kỹ thuật quân - Bộ quốc phòng Ngày 15/09/1979, nhà máy sản xuất bóng bán dẫn linh kiện, có phiên hiệu Nhà máy Z181 thành lập theo định số 920/QĐ-QP Bộ quốc phòng Nhà máy trực thuộc Tổng cục kỹ thuật Bộ quốc phòng Công ty ban đầu thành lập với số vốn điều lệ 15 tỷ đồng , số cán công nhân viên 305 người tổ chức công ty gồm phòng ban phân xưởng Hoạt động ngành điện tử hoàn toàn kinh tế quốc dân thập kỷ 80, công ty phải đương đầu với nhiều khó khăn song có nhiều hội để phát triển Công ty vừa nghiên cứu tiếp nhận công nghệ, vừa tổ chức lắp ráp linh kiện bán dẫn điện tử để xuất nước Trong 11 năm kể từ 1979 đến 1990, công ty xuất Transistor cho Tiệp khắc, Diod cho Ba Lan, màng rung gốm áp điện cho đồng hồ điện tử cho Liên Xô Tổng kim ngạch xuất lên đến 24,8 triệu rúp Trong năm đầu thập niên 90, tình hình giới thị trường có nhiều biến đổi , hệ thống nước XHCN suy yếu, Đông Âu tan rã Trước tình hình mới, theo Quyết định 293/QĐ-QP ngày 16/10/1989 Bộ Quốc phòng, Nhà máy Z181 tổ chức xếp lại thành “ Liên hiệp sản xuất bán dẫn Sao Mai” Năm 1993 Bộ quốc phòng định số 563/QĐ-QP ngày 19/8/1993 đổi tên “Liên hiệp sản xuất bán dẫn Sao Mai” thành Công ty điện tử Sao Mai, gồm công ty xí nghiệp là: Công ty điện tử Sao Mai, Công ty Bình Minh, Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng Công ty Hồng Hà, Công ty linh kiện điện tử, xí nghiệp thiết bị điện tử, xí nghiệp Bắc Hà, Xí nghiệp khí công nghiệp 81 Năm 1996, theo thông báo số 1119/ĐMDN ngày 13/3/1996 văn phòng Chính phủ Quyết định số 504/QĐ-QP ngày 18/4/1996 Bộ quốc phòng công ty xí nghiệp sáp nhập thành Công ty điện tử Sao Mai thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng Từ thức thành lập, công ty có số lần thay đổi tổ chức thay đổi cấu sản phẩm để vừa đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, vừa đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Hiện theo định số 845/QĐCNQP ngày 05/11/2004 tổ chức công ty bao gồm vị trí phòng ban quản lý công ty (khối quan) phận sản xuất gồm 04 xí nghiệp, 01 phân xưởng 01 chi nhánh trực thuộc Thành Phố Hồ Chí Minh gồm chức sau: - Sản xuất Linh kiện điện tử - Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng điều khiển - Sửa chữa thiết bị điện , quang học - Sản xuất thiết bị chiếu sáng - Sản xuất thiết bị điện tử dân dụng - Gia công khí, xử lý tráng phủ kim loại - Sửa chữa thiết bị điện - Lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp - Xây dựng đường dây trạm biến áp đến 35KV - Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước - Lắp đặt hệ thống lò sưởi điều hòa không khí - Chế tạo gốm áp điện - Sản xuất kính nhìn đêm - Sản xuất mạch in nhiều lớp 1.2 Quyền hạn cấu tổ chức * Công ty có quyền sau: - Tự chủ kinh doanh: Chủ động lựa chọn ngành nghề, địa bàn, hình thức kinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô ngành nghề kinh doanh; Nhà nước khuyến khích ưu đãi tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch cụ công ích Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng - Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ sử dụng vốn - Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng ký kết hợp đồng - Tuyển dụng, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh - Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh - Tự chủ định công việc kinh doanh quan hệ nội - Chiếm hữu sử dụng tài sản doanh nghiệp - Từ chối yêu cầu cung cấp nguồn lực không pháp luật quy định - Khiếu nại tố cáo theo quy định Pháp luật khiếu nại tố cáo - Trực tiếp thông qua người đại diện theo ủy quyền tham gia tố tụng theo quy định pháp luật - Các quyền khác theo quy định pháp luật Bộ Quốc phòng * Cơ cấu tổ chức Công ty - Chủ tịch công ty kiêm giám đốc - Kiểm soát viên - Các phó giám đốc - Kế toán trưởng - Bộ máy giúp việc * Các phòng chức - Phòng Kế hoạch – Kinh Doanh ( B1) - Phòng Tổ chức lao động ( B2) - Phòng Kỹ thuật – Công nghệ ( B8) - Phòng Cơ điện ( B11) - Phòng Kiểm nghiệm ( B12) - Phòng Chính trị ( B14) - Phòng Hành – hậu cần ( B15) * Các Xí nghiệp thành viên - Xí nghiệp Thiết bị điện tử ( XN1) - Xí nghiệp Linh kiện điện tử ( XN2) - Xí nghiệp Trang thiết bị công trình( XN3) - Xí nghiệp Quang điện tử ( XN4) - Phân xưởng Khí công nghiệp – Điện tử ( A4) Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng * Đơn vị trực thuộc Công ty - Chi Nhánh phía Nam Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai ( Sơ đồ tổ chức máy làm việc quan thực tập: Sơ đồ số 01) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan thực tập 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Văn phòng máy giúp việc cho Giám đốc có chức tham mưu tổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành Giám đốc đảm bảo tốt điều kiện sở vật chất nhà xưởng cho quan hoạt động * Chức năng, nhiệm vụ Phòng Hành – hậu cần Công ty gồm chức sau: - Tổ chức quản lý công tác hành – Hậu cần, đời sống, doanh trại, quân trang - Công tác Quân y - Công tác pháp chế, đối ngoại quân - Đảm bảo thông tin liên lạc - Công tác thường trực – bảo vệ - Công tác vệ sinh môi trường - Đảm bảo ăn ca - Đảm bảo phương tiện ô tô - Công tác đón, tiếp khách Cơ cấu tổ chức Phòng Hành – Hậu cần Họ tên Ngô Việt Hà Ngô Xuân Hòa Trương Thị Bình Lương Đức Thanh Tạ Thị Hồng Nguyễn Thị Thanh Hằng Trần Thanh Mai Nguyễn Ngọc Hiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Cấp bậc Thượng tá Trung úy Thiếu tá CNVQP CNVQP Trung úy HĐLĐ HĐLĐ Chức danh Trưởng phòng Phó Phòng Công vụ Chủ nhiệm Quân Y Văn Thư Lưu trữ Trợ lý pháp chế Trợ lý Doanh Trại Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Hồng Quang Khoa: Quản trị văn phòng Trung úy Quản lý Bếp 2.1.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng * Trưởng phòng : Thượng tá Ngô Việt Hà - Lập kế hoạch, phương án, biện pháo thực nhiệm vụ Phòng Phân công nhiệm vụ cho thành viên phòng theo khả năng, hiểu biết theo dõi tình hình thực - Tham mưu cho lãnh đạo huy nhà máy công tác Hành – Hậu cần * Phó Phòng: Trung úy Ngô Xuân Hòa - Thay mặt trưởng phòng trưởng phòng vắng Chủ trì tổ chức thực phần công tác phòng theo phân công * Trợ lý hành – pháp chế: - Lập kế hoạch công tác cải cách hành chính, pháp chế hàng năm - Duy trì nề nếp, quy chế, quy định đơn vị - Lập kế hoạch giám sát công tác sửa đổi, bổ sung ban hành quy chế, quy định đơn vị * Trợ lý hậu cần, doanh trại - Xây dựng sửa chữa nhỏ đơn vị, lập báo cáo quản lý nhà đất - Thực kế hoạch quân trang theo hướng dẫn cấp tình hình đơn vị - Thường xuyên kiểm tra theo dõi, tình hình đảm bảo hoạt động bếp ăn ca * Nhân viên văn thư – lưu trữ - Tiếp nhận xử lý văn đi, đến Công ty - Lưu, xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, thu hồi, hủy tài liệu theo quy định - Trình ký văn cho Ban giám đốc Công ty - Quản lý sử dụng dấu Công ty - Các công việc khác phân công Giám đốc trưởng phòng giao Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng * Nhân viên Quân y - Thực công tác quản lý sức khỏe cán công nhân viên đơn vị - Khám, điều trị, cấp cứu, cho nghỉ ốm theo quy định Cục Quân y - Lập kế hoạch triển khai phòng chống dịch bệnh hàng năm - Thực quản lý, dược, trang bị quân y - Kiểm đôn đốc vệ sinh - Kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm bếp ăn * Tổ trưởng tổ bảo vệ: - Quản lý, phân công nhiệm vụ cho ác nhân viên bảo vệ - Thực nhiệm vụ nhân viên bảo vệ ca trực * Tổ trưởng tổ xe: - Chịu trách nhiệm trước phòng hoạt động xe - Tổ chức kiểm tra, sửa chữa thường xuyên, đột xuất xe Tìm hiểu công tác văn thư , lưu trữ quan tổ chức 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư – lưu trữ quan - Hệ thống hoá văn bản: bước trình, rà soát với nhiệm vụ tập hợp, xếp văn quy phạm pháp luật riêng lẻ thành hệ thống thống nhất, hài hoà nội dung hình thức theo yêu cầu công việc - Đầu tiên lập kế hoạch rà soát Đối với kế hoạch rà soát định kỳ hàng năm, quan chuyên môn ( phận pháp chế có chức tham mưu giúp Công ty - Nếu tiến hành rà soát hệ thống hoá theo đợt cần ban hành quy định tổ chức, hoạt động rà soát, hệ thống hoá - Văn thay quan Nhà nước ban hành văn cũ Ví dụ: Điều , Nghị định 38/CP ngày 4/6/1993 Chính phủ quy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Bộ Tư pháp ghi rõ: Nghị định thay Nghị định số 143-HĐBT ngày 22/11/1981 - Khi kết thúc công việc rà soát, hệ thống hóa, cần làm tờ trình để báo cáo với thủ trưởng quan kết rà soát hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật 10 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI KIỂM SOÁT VIÊN CHỦ TỊCH CÔNG TY KIÊM GIÁM ĐỐC Phòng Tổ chức Lao động 49 CHÍNH ỦY KIÊM PHÓ GIÁM ĐỐC Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾ TOÁN TRƯỞNG Phòng tài kế toán XN Thiết bị điện tử XN Linh kiện điện tử Khoa: Quản trị văn phòng PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT Phòng kế hoạch PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT P.Kỹ thuật Công nghệ Xí nghiệp Trang thiết bị công trình Xí nghiệp Quang điện tử Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức 50 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Phòng điện P.GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH – HẬU CẦN P kiểm tra chất lương SP Phân xưởng khí – Điện tử P.Hành – hậu cần Chi nhánh Phía Nam Phòng Chính trị Phụ lục 02: Sổ Đăng ký văn ( 190mm x 270mm) Số văn (1) Ngày, tháng ban hành (2) Lưu Trích yếu Số Số tờ Độ mật (3) (4) (5) (6) Số hồ sơ Ký lưu Cơ quan nhận (7) (8) (9) Ghi 10 Ghi chú: Hướng dẫn sử dụng sổ: Việc lập 01 hay nhiều sổ tùy theo mức độ phát hành văn quan, đơn vị( quan, đơn vị 01 năm phát hành 1.000 sổ văn lập 01 quyển; đăng ký văn phát hành từ số 01 đến số … Của ngày 31/12/ năm Nếu phát hành từ 1.000 số văn trở lên lập sổ để đăng ký theo nhóm loại văn bản) Yêu cầu ghi sổ: - Tất văn quan, đơn vị phát hành đăng ký vào sổ này; - Ghi sổ sẽ, rõ ràng theo yêu cầu cột mục ( quan, đơn vị phát hành văn dùng sổ để chuyển văn đến đơn vị, cá nhân nhận ký trực tiếp vào sổ) - Đối với quan, đơn vị ban hành văn bản, sổ năm không dùng hết chuyển qua năm sau./ 51 03 Phụ lục số 03: Biểu ghi đăng nhập thông tin văn đi: Số ký hiệu văn bản; Ngày, tháng văn Tên loại văn bản; Trích yếu nội dung văn bản; Mã hồ sơ( theo khung phân loại hồ sơ) Độ mật( Mật / Tối mật/ Tuyệt Mật); Độ khẩn( khẩn / Thượng khẩn/ hỏa tốc); Số trang; 9.Chức vụ, cấp bậc họ tên người ký văn bản; 10 Nơi nhận; 11 Số lượng phát hành; 12 File văn đính kèm Ghi chú: Tùy theo đặc thù quan, đơn vị bổ sung thêm thông tin đăng nhập thứ tự nội dung phải giữ nguyên./ 52 Phụ lục số 04: Sổ chuyển văn (130mm x 190mm) Ngày Tên người chuyển quan nhận văn (1) (2) Số văn ghi bì Số lượng bì Độ mật Ngày, tên người nhận ký nhận (3) Ghi chú: Sổ dùng để chuyển giao văn quan, đơn vị với Quân bưu với quan, đơn vị khác; xong dùng để chuyển giao văn nội quan, đơn vị./ 53 Phụ lục số 05 : Con dấu đến ( 20mm x 40mm) TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Số đến: ………………………………………… Ngày ……… tháng…….năm 20…… Ghi chú: văn thư quan, đơn vị thiết phải có dấu đến để làm thủ tục đăng ký văn đến quan, đơn vị 54 Phụ lục số 06: Sổ Đăng ký văn đến( 190mm x 270mm) Số đến Số văn Ngày văn Cơ quan ban hành Trích yếu Số Số tờ Độ mật Ký nhận Lưu hồ sơ số Trả bảo mật Ngày trả Ký nhận Hủy Ngày hủy Số Ký chứng kiến Ghi chú: Việc lập sổ tùy thuộc vào số lượng văn đến quan, đơn vị( năm văn đến quan, đơn vị 2000 số văn lập 01 quyển; 2000 số văn phải lập sổ tổng hợp sổ phân hộ để theo dõi đến phòng, ban,…) Yêu cầu ghi sổ: - Tất văn quan, đơn vị phát hành đăng ký vào sổ này; - Ghi sổ sẽ, rõ ràng theo yêu cầu cột mục ( quan, đơn vị phát hành văn dùng sổ để chuyển văn đến đơn vị, cá nhân nhận ký trực tiếp vào sổ) - Đối với quan, đơn vị ban hành văn bản, sổ năm không dùng hết chuyển qua năm sau./ 55 Ký hủy Phụ lục 07: Sơ đồ hóa quy trình giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ hành quan TT I Thực Trình tự/nội dung công việc Thời hạn xử lý VB xong Ghi ĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký quản lý văn Văn thư theo nghiệp vụ Sau 1h từ nhận văn Xem xét, phân phối sơ văn Trưởng Sau 1h từ cho đơn vị giúp Giám đốc phó nhận văn phòng HC Xem xét, phê duyệt văn Giám đốc Trước 15h phòng Hành phân phối sơ ngày làm cho đơn vị việc Photo văn GĐ phê Văn thư Sau 1h – 3h duyệt, gửi đơn vị chịu trách từ nhận nhiệm giải quyết( lưu văn văn thư) ( ngày làm việc) Chuyển công văn, tài liệu khẩn, văn thư Ngay sau thượng khẩn có tính cấp bách nhận VB 30 phút Chú ý Giám đốc Ngay Các cá nhân, đơn vị phải chịu truy phát cứu trách nhiệm trước Nhà máy phòng cấp văn bản, tài liệu chức nhận từ nguồn không nộp báo cáo qua Văn thư làm thủ tục quản lý theo quy định(đặc biệt văn mật) II ĐỐI VỚI VĂN BẢN Đi Tiếp nhận, rà soát thể thức, thẩm Văn thư quyền soạn thảo ký nháy văn trước trình giám đốc ký Xác định độ mật, giải mật, giảm Đơn 56 Thực ngày nhận văn vị Ngay ký Trả lại văn soạn thảo không quy định văn thư trả lại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mật văn ban hành( có) Khoa: Quản trị văn phòng soạn thảo đề xuất Giám đốc duyệt Ban GĐ Ký văn ban hành Cho số, ngày , tháng, năm, phôtô Văn thư nhân bản, đóng dấu, gửi đơn vị theo danh sách phần nơi nhận văn Đóng dấu, chuyển văn cần văn thư xử lý, giải quyeté khẩn cấp( theo quy trình) III ĐỐI VỚI GIẤY TỜ NỘI BỘ: Đơn đề nghị, giấy khám bệnh, giấy Văn thư công tác chuyển BGĐ theo phân cấp Các loại đơn khiếu nại, tố cáo, kiến Văn thư nghị chuyển thường trực tiếp công dân làm thủ tục theo quy định IV PHÔTÔ TÀI LIỆU Xem xét, kiểm tra duyệt photo tài Trưởng liệu phó phòng HC Duyệt cho phép photo tài liệu mật, Giám đốc tuyệt mật, tối mật Hẹn thời gian trả photo tài liệu văn thư văn văn thực xong 1h sau nhận văn ngày làm việc chậm đầu sáng hôm sau Sau nhận văn văn không xác định độ mật Theo nhiệm vụ phân công Các đơn vị phải có kế hoạch chuyển văn văn thư trước 01h Cúng văn “đi, đến” Theo luật Chuyền phòng khiếu nại, tố chức giải cáo theo nội dung, giám đốc kết luận Ngay nhận Đối với văn văn thường tuỳ thuộc vào số lượng tài liệu 57 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng Đóng dấu gửi đi( cần) V TRÌNH KÝ LÊN BAN GIÁM ĐỐC Buổi sáng - Gửi văn văn thư từ 7h30 – Các đơn 8h30 vị - Trình toàn văn lên BGĐ Văn thư 10phút sau từ 8h30 – 9h tập hợp hết văn Buổi chiều - Gửi văn Văn thu từ 13h00 Các đơn đến 14h00 vị - Trình toàn văn lên BGĐ Văn thư 10 phút sau từ 14h00 đến 14h30 tập hợp hết VB Trường hợp khẩn, thượng khẩn, hoả tốc Các đơn vị phải bảo rõ với văn thư Văn thư 10 phút sau để triển khai kịp thời Trình ký Chỉ văn thư vào văn thư Khi tập hợp phòng làm việc Ban giám đốc hết văn trình ký văn tiếp nhận cặp tài liệu trình ký từ Ban giám đốc Văn thư Sau photo tài liệu xong Trường hợp đặc biệt cần giải trình, đơn vị tự trình ký 58 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A Phụ lục số 08: Sơ đồ bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc ( Phòng làm việc văn thư) Cửa vào Máy phô tô Bàn quây Bàn làm việc nhân viên Tủ tài liệu Tủ tài liệu Bàn làm việc nhân viên Tủ tài liệu Bàn làm việc nhân viên Tủ tài liệu Tủ tài liệu Tủ tài liệu Tủ tài liệu 59 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa: Quản trị văn phòng 60 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hằng Lớp: QTVP K13A 8.Phục lục 09: Mô hình tổ chức phòng Hành - Hậu cần TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG Trợ lý hành Pháp chế Trợ lý hậu cần Nhân viên văn thư – lưu trữ Nhân viên Quân Y Tổ trưởng Tổ Bảo vệ Đội xe Nhân viên Lái xe 61 62 63