Đang tải... (xem toàn văn)
BỐ CỤC BẢN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GỒM: A. LỜI NÓI ĐẦU B. NỘI DUNG BẢN BÁO CÁO PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HABEN VIỆT NAM 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 1.1. Giới thiệu chung về Công ty 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2. Quyền hạn 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty 2.1. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 2.2. Quyền hạn 2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 2.4. Vị trí làm việc và Bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng. 3. Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ 3.2. Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.1. Căn cứ để lập Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.2. Quy trình để lập Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.3. Bố cục Chương trình, Kế hoạch công tác 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty, so sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành 3.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty 3.3.3.2. So sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hiện hành 3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành của công ty 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty 3.5. Tìm hiểu tổ chức lưu trữ của công ty 3.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ 3.5.2. Diện tích và tình trạng kho lưu trữ 3.5.3. Phương tiện bảo quản 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một phòng làm việc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 4.3. Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công ty, nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại. 4.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự 4.3.2. Phần mềm quản lý văn bản 4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản 4.3.4. Phần mềm quản lý tài chính PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 1. Lý luận về hiện đại hóa văn phòng 1.1. Sự tồn tại tất yếu của văn phòng 1.2. Khái niệm văn phòng 1.3. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng 1.4. Sự cần thiết phải hiện đại hóa văn phòng 1.5. Các tiêu chuẩn đánh giá một văn phòng hiện đại 1.6. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng 2. Thực trạng hiện đại hóa văn phòng 2.1. Công tác văn thư lưu trữ 2.2. Xử lý thông tin 2.3. Tổ chức lao động tại văn phòng 2.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ công tác văn phòng 3. Một số giải pháp hiện đại hóa văn phòng 3.1. Đầu tư trang thiết bị văn phòng 3.2. Tổ chức nhân sự 3.3. Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý 3.4. Áp dụng các chỉ tiêu chất lượng đối với hoạt động của văn phòng 3.5. Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 4. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 5. Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chức Phụ lục 6. Quy chế văn thư lưu trữ của công ty Phụ lục 7. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi Phụ lục 8. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Phụ lục 9. Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan Phụ lục 10. Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc của văn phòng
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ––––––––––––––– NGUYỄN THỊ HỒNG LỰU BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA (2013 - 2015) Tên quan: Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam Địa chỉ: số 15, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Quế Hải Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Xuân Trung HÀ NỘI - 2015 NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, doanh nghiệp, công ty, tổ chức hình thành phát triển song song để phục vụ nhu cầu xã hội Bên cạnh việc đào tạo đội ngũ cán có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng đòi hỏi xã hội nhiệm vụ quan trọng nghành giáo dục Trong năm gần đây, công tác hành văn phòng quan tâm trọng, không làm sản phẩm trực tiếp để trao đổi góp phần lớn cho thành công phát triển tổ chức Với chức năng, nhiệm vụ phận hành quan, xí nghiệp, đơn vị hành phát huy công tác hành góp phần giải công việc nhanh chóng, xác Vì việc đào tạo nguồn lao động làm việc phận hành tổ chức điều quan trọng cấp thiết Thực kế hoạch Khoa Quản trị Văn phòng với phương châm giáo dục “Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn”, nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan nhằm nâng cao nghiệp vụ kinh nghiệm làm việc sau trường công tác Đây dịp để sinh viên củng cố kiến thức chuyên môn học, áp dụng lý thuyết học vào thực tế công việc, làm quen với công việc môi trường làm việc, đồng thời rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cán Hành văn phòng tương lai Trong thời gian thực tập công ty quan tâm, giúp đỡ lãnh đạo công ty, hướng dẫn tận tình cán hướng dẫn, anh chị công ty giúp học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Đặc biệt với giúp đỡ thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp có kiến thức, trình độ chuyên môn, kỹ để làm tảng ban đầu bước giúp trở thành người lao động, góp phần công sức cho phát triển xã hội Tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cảm ơn thầy cô giáo, trang bị cho kiến thức bản, kỹ nghiệp vụ cần thiết phục vụ cho trình làm việc sau Tôi xin cảm ơn cấp lãnh đạo chị phòng Hành tổ chức công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam tạo điều kiện giúp đỡ tôi, tạo cho có lòng say mê nghề nghiệp, tự tin vào công việc hiểu phẩm chất trách nhiệm cán Văn phòng NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần có, trang bị kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác văn thư Tuy nhiên thân hạn chế kinh nghiệm thực tế nên trình thực tập xảy thiếu sót, gặp số khó khăn việc áp dụng lý thuyết vào công việc Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ mình, khuôn khổ thực tập không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định mong góp ý chân thành Thầy, Cô để báo cáo hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 13 tháng 11 năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Hồng Lựu NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BỐ CỤC BẢN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GỒM: A LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG BẢN BÁO CÁO PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH HABEN VIỆT NAM Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Giới thiệu chung Công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty 2.1 Chức nhiệm vụ văn phòng 2.2 Quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 2.4 Vị trí làm việc Bản mô tả công việc cho vị trí văn phòng Công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ 3.2 Công tác xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.1 Căn để lập Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.2 Quy trình để lập Chương trình, Kế hoạch công tác 3.2.3 Bố cục Chương trình, Kế hoạch công tác 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý công ty 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn công ty 3.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý công ty, so sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hành 3.3.3.1 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý công ty 3.3.3.2 So sánh, nhận xét, đánh giá với quy định hành NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.4 Quy trình quản lý giải văn 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, văn đến lập hồ sơ hành công ty 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành công ty 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ công ty 3.5.1 Văn quản lý công tác lưu trữ 3.5.2 Diện tích tình trạng kho lưu trữ 3.5.3 Phương tiện bảo quản Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị trong phòng làm việc văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 4.3 Các phầm mềm sử dụng công tác văn phòng công ty, nhận xét bước đầu hiệu mang lại 4.3.1 Phần mềm quản lý nhân 4.3.2 Phần mềm quản lý văn 4.3.3 Phần mềm quản lý tài sản 4.3.4 Phần mềm quản lý tài PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG Lý luận đại hóa văn phòng 1.1 Sự tồn tất yếu văn phòng 1.2 Khái niệm văn phòng 1.3 Khái niệm đại hóa công tác văn phòng 1.4 Sự cần thiết phải đại hóa văn phòng 1.5 Các tiêu chuẩn đánh giá văn phòng đại 1.6 Nội dung đại hóa văn phòng Thực trạng đại hóa văn phòng 2.1 Công tác văn thư lưu trữ 2.2 Xử lý thông tin 2.3 Tổ chức lao động văn phòng 2.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ công tác văn phòng NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số giải pháp đại hóa văn phòng 3.1 Đầu tư trang thiết bị văn phòng 3.2 Tổ chức nhân 3.3 Bố trí nơi làm việc khoa học, hợp lý 3.4 Áp dụng tiêu chất lượng hoạt động văn phòng 3.5 Hiện đại hóa công tác quản lý văn PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành tổ chức Phụ lục Bản mô tả công việc Trưởng phòng Hành tổ chức Phụ lục Bản mô tả công việc Phó phòng Hành tổ chức Phụ lục Bản mô tả công việc nhân viên phòng Hành tổ chức Phụ lục Quy chế văn thư lưu trữ công ty Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành quan Phụ lục 10 Sơ đồ hóa cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VẬT LIỆU MỚI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Giới thiệu chung Công ty Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam thành lập theo Quyết định số: 152 /QĐ-ELC ngày 19 tháng 12 năm 2010 trực thuộc Công ty Cổ Phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Điện tử Viễn thông, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 Tên gọi đầy đủ: Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Dịch vụ HABEN VIệt Nam Tên viết tắt: HABENVN Tên giao dịch quốc tế: HABEN VIETNAM LIMITED COMPANY Địa chỉ: số 15, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội Số đăng ký: 0103028871 Mã số thuế: 0500497220 Ngày thành lập: 19/12/2010 Công ty có: 84 kỹ sư, công nhân, nhân viên làm việc nhiều phận khác phục vụ cho vận hành công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam doanh nghiệp hoạt động với ngành nghề kinh doanh như: - Mua bán sản phẩm nhựa thông dụng, nhựa Composite; - Đấu thầu, xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp; - Sản xuất cấu kiện bê tông, cốt thép cho xây dựng; - Khai thác quặng, đồng, đá, cát, sỏi; - Mua bán vật liệu xây dựng; - Vận tải hàng hóa, hành khách ô tô; - Cho thuê kho, bãi đỗ xe, văn phòng; - Mua bán máy móc thiết bị phụ tùng thay thế, vật tư, hóa chất thông thường phục vụ quản lý, khai thác ; NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Sản xuất, kinh doanh nhũ tương nhựa đường; sản xuất, lắp ráp thiết bị phun nhựa, rải đá; - Sản xuất nhựa composite; - Kinh doanh bất động sản 1.2.2 Quyền hạn Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam công ty trực thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triền Công nghê Điện tử Viễn thông, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản nước nước theo quy định pháp luật, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam có quyền, nghĩa vụ pháp lý vốn, tài sản, nhân lực, lao động, đất đai, hồ sơ, tài liệu vấn đề khác có liên quan công ty trước chuyển sang hoạt động theo mô hình 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam bao gồm: - Đại hội cổ đông - Hội đồng Quản trị - Ban Giám đốc - Các Phòng ban - 04 Xưởng sản xuất Sơ đồ tổ chức máy công ty (xem phần phụ lục 1) Hội đồng Quản trị quan có thẩm quyền cao công ty, có toàn quyền nhân danh công ty có nhiệm vụ thảo luận, thông qua điều lệ công ty, định máy tổ chức, quản lý công ty, định tổ chức hay giải thể công ty Có chức định chiến lược phát triển, phương án đầu tư công ty, định cấu tổ chức máy quản lý điều hành công ty Có quyền định thành lập giải thể cửa hàng, đại lý, kho, bãi, xưởng sản xuất hoạt động theo quy định pháp luật Ban giám đốc: gồm có Giám đốc Phó Giám đốc - Giám đốc người đại diện theo pháp luật công ty, Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, mãn nhiệm bãi nhiệm Điều hành cao hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty, định vấn đề liên quan đến hoat động công ty theo quy định pháp luật NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phó Giám đốc người tham mưu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm mảng chuyên môn, có quyền điều hành tổ chức công ty theo quy định phát luật Các phòng ban: gồm có 03 phòng - Phòng Dự án Kinh doanh: có trách nhiệm sau: Giới thiệu thực việc bán sản phẩm công ty thị trường * Duy trì hệ thống khánh hàng mở rộng sang hệ thống khách hàng khác * Cập nhật thông tin sản phẩm khách hàng cần thiết; * Tư vấn cho khách hàng vấn đề liên quan tới mặt hàng công ty vấn đề khách hàng quan tâm; * Quảng bá giới thiệu thương hiệu công ty; * Tiếp thị măt công ty cho khách hàng - Phòng Hành tổ chức: có trách nhiệm sau: * Thực công tác hành chính, tổ chức công việc quan; * Thực công tác văn thư, lưu trữ quan; * Hỗ trợ phòng ban khác công việc liên quan đến giấy tờ: thư, đơn đặt hàng, hỏi hàng, hợp đồng vấn đề liên quan khác; * Thực công tác hành chính, lễ tân, đón tiếp khách hàng, liên hệ khách hàng với ban lãnh đạo; * Thực công tác nhân quan; * Quản lý sở vật chất quan - Phòng Tài Kế toán có nhiệm vụ sau: * Lên kế hoạch tài dựa vào mục tiêu doanh thu công ty; * Lên kế hoạch tài hàng tháng hàng năm công ty; * Lên kế hoạch tồn kho sản phẩm công ty 03 Xưởng sản xuất: * Sản xuất nhựa composite; * Sản xuất, tái chế quặng; * Sản xuất, tái chế đồng * Sản xuất thép, khai thác vật liệu xây dựng NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty 2.1 Chức nhiệm vụ Thực phương án xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, kinh doanh Nghiên cứu, soạn thảo văn bản, nội quy, quy chế quan, tham mưu cho lãnh đạo giải công việc, tham mưu giải chế độ, sách người lao động, quyền lợi, nghĩa vụ cán bộ, công nhân Tham mưu giải công việc nhân sự, hợp đồng lao động, tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm, cho việc với cán công nhân Xây dựng chương trình công tác cho lãnh đạo, cho quan, tổ chức xây dựng triển khai đề án, kế hoạch, tổ chức họp, hội nghị quan, tổ chức ngày hội, ngày lễ lãnh phê duyệt Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng kỷ luật công ty, thực công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Thực công tác văn thư lưu trữ quan, thức công việc giấy tờ văn theo yêu cầu lãnh đạo, thực giải công tác hành chính, lễ tân, đón tiếp khách Tổ chức công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công nhân, thực đảm bảo an toàn lao động vệ sinh lao động Quản lý sở vất chất, trang thiết bị làm việc quan, chuẩn bị sở vật chất cho họp, hội nghị làm việc quan, Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, thực kiểm kê tài sản, trang thiết bị làm việc theo định kỳ hàng năm Thường trực, bảo vệ quan, bảo vệ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng, bảo vệ an ninh trật tự quan 2.2 Quyền hạn Có quyền tham mưu đề xuất, đóng góp ý kiến phạm vi chức năng, nhiệm vụ phòng, việc cải tiến lề lối, phương án làm việc, đề án chương trình Thực hoạt động theo điều khoản Nội quy công ty giám đốc công ty ban hành Quy định nội khác, có quyền kiểm tra giám sát việc thực nội quy, quy chế công ty Có quyền đấu tranh bảo vệ quyền lợi đáng cho thân thành viên khác trực tiếp quản lý NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 10 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ động hỗ trợ tiếp tân việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho phận liên quan Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển Trưởng phòng duyệt vào thứ bảy hàng tuần Xây dựng thực kế hoạch tuyển dụng, xây dựng thực kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề Thực công việc khác Ban giám đốc, Trưởng phòng phân công Với phận Quản trị Quản lý hoạt động đồng hồ treo tường, lập sơ đồ loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn pin để thay pin theo yêu cầu Quản lý hệ thống nước uống, lập sơ đồ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng báo cáo, đề xuất cho Trưởng phòng cách thức giảm tiền điện, quản lý hợp đồng thuê điện văn phòng Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện văn phòng, có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ chuyển cho phận liên quan trước ngày điện bị cắt để phận chuẩn bị công việc, dán dẫn sử dụng cho công tắc công tắc điện Lập biên kiểm tra nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình Trưởng phòng phương án sửa chữa, thay Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước lần/ngày, lúc 11 giờ), quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng báo cáo đề xuất cho Trưởng phòng cách thức giảm tiền nước Với phận Văn thư lưu trữ Thực công tác văn thư lưu trữ (Tiếp nhận công văn đến, Thực đánh số theo dõi loại văn đến, Sao gửi văn theo nơi gửi/nơi nhận, Thực lưu trữ văn theo quy định….) Quản lý dấu bảo mật công văn (sử dụng dấu theo quy định phân cấp ủy quyền, bảo quản cất giữ dấu đảm bảo an toàn tuyệt đối Quản lý sách thư viện Lập danh sách loại sách thư việc công ty, lập mã số loại sách, lập sổ cho mượn sách Với phận Nhân Vận hành hệ thống lương, thưởng chế độ đãi ngộ khác theo quy định Công ty Theo dõi giải chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn Công ty Theo dõi, cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách lao động Công ty NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 50 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phối hợp với đơn vị nghiên cứu, xây dựng chương trình, kế hoạch, quy định an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ…và theo dõi, giám sát thực II QUYỀN HẠN Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên phòng công ty Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên phòng Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội qui, qui định Công ty pháp luật hành Được quyền kiểm tra chất vấn Trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề có liên quan đến thiệt hại công ty Thừa uỷ nhiệm BGĐ truyền đạt chủ trương, thị BGĐ, nhà nước để nhân viên công ty am hiểu thực Yêu cầu phận Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ BGĐ giao Áp dụng biện pháp tức thời để đề phòng ngăn chận vụ việc gây hậu nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích Công ty người lao động Ký thông báo thực nhiệm vụ chuyên môn Phòng HC Thừa ủy nhiệm BGĐ truyền đạt đạo, thị đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, thị BGĐ III CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Quan hệ cấp trên: - Quan hệ cấp trực tiếp: Trưởng, Phó phòng Hành tổ chức - Quan hệ cấp gián tiếp: Ban giám đốc, Hội đồng quản trị - Quan hệ ngang cấp: nhân viên phòng Hành tổ chức nhân viên toàn công ty IV ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Phòng làm việc: tốt, phòng máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không gian làm việc yên tĩnh, phòng làm việc Trang thiết bị làm việc đầy đủ, đại cập nhật Thời gian làm việc: hành NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 51 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 6: Quy chế Văn thư lưu trữ công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam SỞ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ HABEN VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 09/QC-HCTC Hà nội, ngày 27 tháng 12 năm 2009 QUY CHẾ VĂN THƯ LƯU TRỮ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ HABEN VIỆT NAM CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG I Phạm vi áp dụng đối tượng điều chỉnh: Quy định áp dụng cho toàn thể cán nhân viên làm việc Công TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam Công tác văn thư quy định quy chế bao gồm công tác soạn thảo văn bản, xử lý văn bản, công văn, tài liệu, hồ sơ hành quản lý, sử dụng dấu Công ty Công tác lưu trữ quy định quy chế bao gồm công việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản theo nguyên tắc văn thư bảo mật II Trách nhiệm quản lý thực công tác văn thư lưu trữ: - Trưởng phòng Hành tổ chức có trách nhiệm đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ sử dụng dấu theo quy định nhà nước Công ty - Cán bộ, văn thư có trách nhiệm thực quy định công ty công tác văn thư lưu trữ , quản lý sử dụng dấu III Nhiêm vụ cán văn thư, lưu trữ: Nhiệm vụ công tác văn thư a) Quản lý văn đến: Tiếp nhận, quản lý văn đến, trình chuyển giao văn đến; theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 52 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Quản lý văn đi: Đăng ký văn đi, chuyển giao văn đi, xếp quản lý văn lưu c) Quản lý sử dụng dấu đơn vị Nhiệm vụ công tác lưu trữ: a) Thu thập Hồ sơ, tài liệu Công ty b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu c) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu d) Thực nguyên tắc bảo mật Hồ sơ, tài liệu dấu Công ty CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ I Hình thức văn bản: Văn Hành chính: Quyết định, thị, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, đề án, phương án, biên bản, hợp đồng, giấy phép, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển công văn số văn khác Văn chuyên ngành: Gồm văn liên quan đến công tác chuyên, môn nghiệp vụ Phòng Hành tổ chức, phòng Dự án Kinh doanh, Trưởng phòng Hành tổ chức phòng nghiệp vụ khác Công ty II Thể thức kỹ thuật văn bản: Thể thức trình bày văn thực theo quy chế quản lý văn số 02/QĐ- HCTC, ngày 29 tháng 01 nă 2010 Kỹ thuật soạn thảo ban hành văn - Việc soạn thảo văn phải đảm bảo xác mặt nội dung, hình thức trình bày văn bản, kiểm tra lỗi tả trước ban hành - Khi phát sai sót hình thức, nội dung văn hành chính, văn chuyên ngành, cán văn thư lưu trữ phải trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh, văn ban hành mà phát có sai sót phải yêu cầu đính lại văn gửi tới nơi phát hành văn - Văn trước ban hành phải kiểm tra nội dung, thể thức, hình thức, tính hợp pháp văn Người soạn thảo văn phải ký nháy vào văn trước trình Giám đốc người có thẩm quyền ký duyệt III Thẩm quyền ký văn bản: NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 53 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giám đốc Công ty có thẩm quyền ký kết văn theo quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Giám đốc Công ty - Giám đốc Công ty uỷ quyền cho cấp phó ký thay văn phạm vi quyền hạn Trong trường hợp cần thiết uỷ quyền cho cán phụ trách cấp ký thừa lệnh (TL), việc uỷ quyền ký phải thực văn - Phụ trách phòng có quyền ký vào văn phạm vi chức năng, nhiệm vụ phòng trường hợp uỷ quyền - Khi ký văn không dùng bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai IV Sao văn bản: Các hình thức văn bản: a) Sao y chính: Là đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ b) Bản trích sao: Là phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ c) Bản lục: Là đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ Sao y chính, trình bày theo thể thức quy định Thể thức văn bản: - Thể thức văn gồm yếu tố hình thức sao, số ký hiệu sao, địa danh ngày, tháng, năm sao, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền, dấu Công ty - Bản văn thực theo thể thức quy định có giá trị pháp lý - Bản chụp dấu chữ ký văn không thực thể thức quy định có giá trị tham khảo, giá trị pháp lý V Nguyên tắc chung quản lý văn đi, văn đến: Tất văn đến, văn Công ty đăng ký sổ văn thư Trình tự xử lý văn đến: - Tiếp nhận, xử lý văn đến: Khi tiếp nhận văn bưu điện, cán đơn vị chuyển đến, cán văn thư phải có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có)trước ký nhận NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 54 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trình chuyển văn đến a) Phân loại xử lý văn đến Loại không bóc phong bì: Văn thư không bóc loại phong bì sau: + Bì văn đến có đóng dấu ký hiệu độ mật, văn thư không giao nhiệm vụ không bóc + Bì văn đến gửi đích danh Phòng, ban cá nhân, văn thư có trách nhiệm chuyển bì văn đến đích danh nơi nhận ghi phong bì + Các loại văn liên quan đến hoá đơn, chứng từ kế toán + Thư riêng Loại bóc phong bì + Văn thư bóc bì đăng ký loại văn đến bì gửi chung tên Công ty ghi chức danh người đứng đầu Công ty(nếu đồng ý Giám đốc Công ty) + Những bì văn có đóng dấu độ khẩn cần bóc để giải kịpthời + Tất bì văn đến đóng dấu “đến” vào số văn bản, ngày tháng nhận văn bản, nơi gửi văn (trừ số văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật như: Hoá đơn, chứng từ kế toán ) sau chuyển cho người có thẩm quyền xử lý văn Đối với văn gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm đóng dấu đến chuyển cho đơn vị có trách nhiệm giải Văn đến chuyển phiếu xử lý văn (theo mẫu ) cho đơn vị có thẩm quyền giải VI Chuyển phát văn đi: - Văn ký ban hành hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày, chậm vào đầu làm việc tuần Đối với văn có độ khẩn phải chuyển phát theo đạo Giám đốc - Chuyển phát văn nội bộ: Được thực văn thư văn thư chuyển trực tiếp đến cá nhân, tổ chức - Văn lưu Hồ sơ việc cá nhân tổ chức trực tiếp soạn thảo văn bản, đến thời hạn định phải nộp lại cho phòng Hành Tổ chức để làm tài liệu lưu trữ VII Quản lý sử dụng dấu: NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 55 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Cán văn thư giao nhiệm vụ quản lý dấu phải chịu trách nhiệm trước Công ty việc quản lý sử dụng dấu Công ty giao cho Con dấu phải quản lý sử dụng Công ty, tuyệt đối không mang khỏi nơi làm việc, trừ trường hợp đặc biệt phải có xác nhận Giám đốc Công ty mang Trong trường hợp bị dấu phải báo cho quan Công an nơi gần quan Công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời phải thông báo huỷ dấu bị Con dấu sử dụng bị mòn, bị hỏng, có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức, đơn vị, phòng Hành Tổ chức đề xuất với ban Giám đốc để làm thủ tục khắc lại dấu mới, dấu tròn tên Công ty phải nộp lại cho quan Công an Cán văn thư giao nhiệm vụ giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền - Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Công ty, không tự ý đưa cho người khác đóng - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu khống đóng dấu trước ký VIII Đóng dấu: Đóng dấu phải chiều, ngắn, rõ ràng; Dấu đóng trùmlênkhoảng1/3 chữ ký phía bên trái Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo quy đinh Việc đóng dấu treo lên văn bản, tài liệu đóng trang đầu, góc trái văn bản, trùm lên phần tên Công ty tên phụ lục văn Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu người có thẩm quyền ký duyệt văn định; dấu đóng bên mép trái trùm lên phần chữ trang đầu văn Đối với tài liệu sổ sách, dấu giáp lai đóng quyển, trùm lên hai mép trang sổ, sách NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 56 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tất văn đóng dấu phải lưu phòng Văn thư – Lưu trữ, văn không lưu như: biên bản, nghiệm thu, loại giấy tờ liên quan đến số liệu kế toán không lưu phải cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng Tất văn chuyển cho văn thư đóng dấu phải ghi số văn sau vào sổ theo dõi công văn theo mẫu quy định CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ I Thu thập bổ sung tài liệu Thu thập hồ sơ vào tài liệu lưu trữ hành thực năm, theo quy định pháp luật, nguồn thu thập tài liệu văn hồ sơ tất phòng ban thu thập vào thời điểm cuối năm Cán lưu trữ quan có nhiệm vụ lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; chuẩn bị văn phòng phẩm thứ cần thiết khác để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Khi nhận hồ sơ, tài liệu phải có Biên giao nộp Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Chỉnh lý tài liệu Nguyên tắc: - Khi phân loại lập hồ sơ phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự giải công việc - Tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động quan - Cán phụ trách công tác lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản kho lưu trữ quan Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: - Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu - Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu, sử dụng tài liệu - Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 57 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán lưu trữ quan có trách nhiệm phối hợp với Trưởng phòng chuyên môn việc quy định thời gian lưu trữ loại tài liệu, hồ sơ lưu trữ quan; danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy Trưởng phòng Hành tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức việc xác định giá trị tài liệu theo quy định hành Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan có nhiệm vụ: Xem xét toàn tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy, lập Biên đề nghị Chủ tịch Hội đồng định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan phải quy định Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ Cán lưu trữ quan có nhiệm vụ: Lập báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ quan theo yêu cầu quan cấp trên; đề xuất biện pháp nhằm đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ quan theo quy định Trưởng phòng Hành Tổ chức có trách nhiệm: Bố trí kho trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; phòng chống cháy nổ; chống côn trùng, nấm mốc loại tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; phòng gian, bảo mật; đảm bảo kho lưu trữ phải có đủ nhiệt độ cần thiết, ánh sáng phù hợp II Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan Đối tượng, thủ tục, thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Đối tượng khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ cán nhận viên công ty, quan đơn vị chuyên nghành, đơn vị thẩm quyền theo quy định Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể sau: Trưởng phòng chuyên môn: Có nhiệm vụ cung cấp số hộp, số mục lục hồ sơ có yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ Trường họp thông số phải cung cấp rõ loại văn bản, quan ban hành, số ký hiệu, ngày tháng ban hành trích yếu nội dung; Trưởng phòng Hành Tổ chức: Duyệt Phiếu đề nghị mượn tài liệu phòng chuyên môn, ngoại trừ tài liệu mật; loại tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi phổ biến rộng rãi xem kho lưu trữ Ban Giám đốc: Duyệt Giấy giới thiệu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân bên ngoài; tài liệu lưu trữ “mật” phải Giám đốc phê duyệt Lưu trữ quan: Cung cấp tài liệu lưu trữ để khai thác, sử dụng quản lý việc khai thác, sử dụng theo ý kiến phê duyệt người có thẩm quyền NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 58 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Cán bộ, công nhân viên công ty quan, đơn vị khác cung cấp tài liệu, hồ sơ lưu trữ phải sử dụng mục đích, không tự ý cung cấp tài liệu sai mục đích chưa có đồng ý người có thẩm quyền; Việc khai thác, cho mượn tài liệu, hồ sơ phải có sồ sách quản lý theo dõi theo quy định, phát tài liệu lưu trữ bị mất, bị rách phải báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng Hành Tổ chức để đạo xử lý CHƯƠNG VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Trưởng phòng Hành Tổ chức có trách nhiệm triển khai thực Quy chế đến phòng chuyên môn, trình tổ chức thực hiện, phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện, có khó khăn, vướng mắc phát điểm quy định chưa phù hợp kịp thời tham mưu, đề xuất với Giám đốc Sở điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế quan./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Phụ lục 7: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 59 Báo cáo thực tập Các phòng, ban Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TP HCTC Lãnh đạo CT Văn thư Đơn vị, cá nhân nhận VB Soạn thảo VB Kiểm tra thể thức, pháp lý Trình ký Xem xét, ký ban hành Hoàn tất thủ tục pháp lý Đăng ký VB Chuyển giao Tiếp nhận, giải VB Sắp xếp, bảo quan lưu Phụ lục 8: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 60 Báo cáo thực tập Ngoài quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo CT Văn thư TP HCTC Đơn vị nhận VB Tiếp nhận, kiểm tra VB Văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu Đăng ký VB Trình, chuyển giao VB đến Đích danh Xử lý Xem xét, cho ý kiến giải Xem xét, cho ý kiến giải Nhận VB, ý kiến xử lý Vào sổ theo dõi Chuyển VB Tiếp nhận, giải VB Phụ lục 9: Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành quan NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 61 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lập danh mục Hồ sơ Mở Hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào Hồ sơ Kết thúc biên mục Hồ sơ Lập Mục lục Hồ sơ, tài liệu nôp lưu, Biên giao nhận tài liệu Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 62 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 10: Sơ đồ hóa cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 17 19 14 16 20 11 13 10 12 5 5 Ghi chú: Cửa sổ, rèm cửa Điều hoà Bảng phân công công việc Bàn tiếp khách Ghế Bình nước nóng Bình lọc nước Bàn làm việc NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 10 11 12 13 14 16 17 18 63 Đèn Tài liệu Vật chặn giấy Hộp đựng văn phòng phẩm Tủ tài liệu Máy tính Máy in Tranh phong cảnh Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điện thoại NGUYẾN THỊ HỒNG LỰU Lớp: QTVPK13A 19 Móc treo quần áo 64