Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VIỆT NAM 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cty CP Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN. 3 1. Giới thiệu chung về công ty: 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cty Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN. 3 2.1. Chức năng của Công ty: 3 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 2.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: (phụ lục 01) 7 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty CP Thương mại và giải pháp Nhân lực trẻ VN. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty: 7 1.1. Chức năng của văn phòng Công ty: 7 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 8 1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 9 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng: (phụ lục 02). 10 3. Xây dựng Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng: 10 3.1. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính: 10 3.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự: 12 3.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nv Hành chính: 14 III. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty: 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của công ty về công tác văn thư lưu trữ của công ty: 15 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của Công ty: 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của nhà nước, bao gồm các văn bản sau: 17 3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty: 17 3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty: 17 3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản của công ty: 18 3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực như sau: 18 3.4.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực hiện theo các bước sau: 19 3.4.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty: 20 3.5. Tình hình tổ chức lưu trữ của Công ty: 20 IV. Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty: 22 4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 22 4.2. Nhận xét mô hình văn phòng, cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Công ty 23 4.3. Phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cty: 24 Phần II. 26 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 26 A.PHẦN MỞ ĐẦU: 26 B. PHẦN NỘI DUNG: 26 Chương 1. Khái quát các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng 26 1.1.Khái niệm “Nhà quản trị văn phòng”: 26 1.2. Chức năng của Nhà quản trị văn phòng: 27 1.3. Các kỹ năng của Nhà quản trị văn phòng: 29 Chương 2. Phân tích, đánh giá các kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng 31 2.1. Tại sao bạn nên chọn học ngành Quản trị văn phòng? 31 2.2. Kỹ năng dành cho nhà quản trị văn phòng: 33 2.2.1. Nhận xét chung: 33 2.2.2. Các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng. 34 2.2.3. Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng: 41 2.2.4. Phân tích và đánh giá bản thân nhà quản trị văn phòng: 48 2.3. Những tố chất làm nên thành công của bạn với nghề quản trị văn phòng: 49 Chương 3. Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng. 54 3.1. Giải pháp: 54 3.2. Đề xuất, kiến nghị: 54 Chương 4. Danh mục tài liệu tham khảo 55 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 56 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Cty CPTM và giải pháp Nhân lực trẻ VN. 56 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 58 Phần IV. LỜI CẢM ƠN 60 Phần V: PHỤ LỤC 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VIỆT NAM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cty CP Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN Giới thiệu chung công ty: .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cty Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN 2.1 Chức Công ty: 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 2.3.1 Giám đốc Công ty: .5 2.3.2 Phó Giám đốc: .5 2.3.3 Phịng Hành .5 2.3.4 Phịng Tài – Kế tốn: 2.3.5 Phòng kinh doanh (kế hoạch): 2.3.6 Phòng tổ chức lao động 2.3.7 Phòng dự án đầu tư 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty: (phụ lục 01) II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Cơng ty CP Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN Tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty: 1.1 Chức văn phịng Cơng ty: 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng Cơng ty 1.3 Cơ cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng: (phụ lục 02) 10 Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Xây dựng Bản mơ tả cơng việc vị trí văn phòng: .10 3.1 Bản mơ tả cơng việc trưởng phịng hành chính: 10 3.2 Bản mô tả cơng việc Phó phịng Hành Nhân sự: 12 3.3 Bản mô tả công việc nhân viên nhân sự, nv Hành chính: 14 III Tìm hiểu công tác văn thư - lưu trữ công ty: 15 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý cơng ty công tác văn thư - lưu trữ cơng ty: 15 3.2 Mơ hình tổ chức văn thư Công ty: 16 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn theo quy định nhà nước, bao gồm văn sau: 17 3.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý cơng ty: 17 3.3.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn cơng ty: 17 3.4 Quy trình quản lý giải văn công ty: 18 3.4.1 Quy trình quản lý giải văn công ty thực sau: .18 3.4.2 Quy trình quản lý giải văn đến Công ty thực theo bước sau: .19 3.4.3 Lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ công ty: 20 3.5 Tình hình tổ chức lưu trữ Cơng ty: 20 IV Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng cơng ty: .22 4.1 Trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 22 4.2 Nhận xét mơ hình văn phịng, cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Công ty 23 4.3 Phần mềm sử dụng công tác văn phòng cty: .24 Phần II 26 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: 26 CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .26 A PHẦN MỞ ĐẦU: 26 B PHẦN NỘI DUNG: 26 Chương Khái quát kỹ nhà Quản trị văn phòng 26 1.1.Khái niệm “Nhà quản trị văn phòng”: 26 1.2 Chức Nhà quản trị văn phòng: 27 Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 1.3 Các kỹ Nhà quản trị văn phòng: 29 Chương Phân tích, đánh giá kỹ 31 nhà Quản trị văn phòng 31 2.1 Tại bạn nên chọn học ngành Quản trị văn phòng? 31 2.2 Kỹ dành cho nhà quản trị văn phòng: 33 2.2.1 Nhận xét chung: 33 2.2.2 Các kỹ nhà quản trị văn phòng 34 2.2.3 Nguyên tắc cho nhà quản trị văn phòng: 41 2.2.4 Phân tích đánh giá thân nhà quản trị văn phòng: 48 2.3 Những tố chất làm nên thành công bạn với nghề quản trị văn phòng: 49 Chương Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao kỹ 54 nhà quản trị văn phòng 54 3.1 Giải pháp: .54 Chương Danh mục tài liệu tham khảo 55 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phịng Cty CPTM giải pháp Nhân lực trẻ VN 56 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .58 Phần IV LỜI CẢM ƠN 60 Phần V: PHỤ LỤC Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU “Học, học nữa, học mãi” câu nói chủ tịch Hồ Chí Minh vĩ đại in sâu linh hồn hệ Đất nước ta bước vào kinh tế thị trường, cần có nhân tài cho dân tộc, người có trình độ chuyên môn để giúp cho hoạt động nước nhà Việt Nam nhập WTO – Tổ chức Thương mại giới vào năm 2007, kiện đặc biệt quan trọng chứng tỏ ngày đổi mới, kèm theo thách thức, khó khăn địi hỏi phải vượt qua để hòa nhập với kinh tế giới Đứng trước trọng trách to lớn đất nước, Đảng ta đưa hàng loạt mục tiêu để tạo điều kiện phát triển kinh tế hàng hóa, nhiều thành phần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Trong công đổi công nghiệp hóa – đại hóa xây dựng phát triển đất nước ngành kinh tế ngày đa dạng Việc cần làm là trọng đến việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất, lực đáp ứng nhu cầu cơng cải cách hành chính, xây dựng phát triển Đất nước Để thực hiên mục tiêu đó, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trường đào tạo cán trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp quy, chức chuyên ngành như: Quản trị nhân lực, Thông tin thư viện, Thư ký văn phịng, Tin học, Hành học, Hành Văn thư, Dịch vụ pháp lý, Quản trị văn phịng …nhằm đáp ứng trình độ lẫn chun mơn Ngồi việc giảng dạy trường, nhà trường cịn cịn bố trí tổ chức cho sinh viên, học sinh thực tập quan doanh nghiệp tôt nghiệp Nhằm nâng cao lý luận, thực tiễn nâng cao thực tế để rèn luyện khả với chuyên ngành đào tạo, sinh viên có kiến thức áp dụng bổ sung kiên thức vào thực tế công việc cụ thể Để đáp ứng nhu cầu, khoa Quản trị Văn phòng đề kế hoạch thực tập Ngành Quản trị Văn phòng quan, đơn vị, tổ chức cho sinh viên Khố liên thơng ĐH ngành QTVP quy trường phần lớn Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội bạn làm quan, doanh nghiệp ổn định, bạn làm thực tập quan, doanh nghiệp mà làm, vừa tạo điều kiện thuận lợi công việc, vừa tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Em số bạn làm thực tập doanh nghiệp Đợt thực tập giúp em bạn sinh viên khác củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhân viên văn phòng, hội cho em bạn đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Với thời gian thực tập không dài 02 tháng ( từ ngày 25/5/2015 đến ngày 30/7/2015) em thực tập thực hành giúp em trang bị thêm kỹ nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề chọn ngành Quản trị văn phịng hướng dẫn nhiệt tình, bảo ân cần cán nhân viên phòng Hành cố gắng thân muốn học hỏi trao dồi kiến thức giúp em hoàn thành tốt công việc thực tập Em xin chân thành cám ơn Trường Đại Học Bộ Nội vụ Hà Nội ,các thầy khoa quản trị văn phịng, anh, chị công ty CP Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN nhiệt tình giúp đỡ em q trình thực tập, cung cấp thơng tin tài liệu hỗ trợ cho việc hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Giúp em hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn phịng ý thức trách nhiệm chuyên môn nghiệp vụ cần phải có cán hành văn phịng Mặc dù em cố gắng chuẩn bị kỹ lưỡng báo cáo khó tránh thiếu sót, em mong muốn gửi tới nhà trường, thầy cô nơi em học tập, rèn luyện năm qua, đóng góp ý kiến thiết thực thầy giáo cán công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Kiều Thị Dưỡng Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VIỆT NAM I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cty CP Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN Giới thiệu chung công ty: Tên Cơng ty: CƠNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VIỆT NAM Địa chỉ: Ngõ P2 – Lê Quang Đạo – P.Mễ Trì – Q.Nam Từ Liêm - Hà Nội Số điện thoại: 04.6680.1876 Fax: 04.32050505 Mã số DN: 0102283283 Cơng ty có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng, có mã số thuế theo quy định pháp luật Công ty Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội, thành lập ngày 05/6/2007 Từ thành lập đến nay, với nỗ lực tập thể cán cơng nhân viên tồn Cơng ty, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty không ngừng phát triển quy mô ngành nghề sản xuất kinh doanh, mức độ tăng trưởng hàng năm tăng 160% so với năm trước, tạo tích lũy tăng cường lực sản xuất, đóng góp nâng cao thu nhập, cải tiến đời sống cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước Qua nhiều năm kinh nghiệm, Công ty trở thành doanh nghiệp nhà nước hạng Các sản phẩm công ty có mặt khắp đất nước, có thương hiệu, tiếng tăm thị trường ngồi nước Cơng ty có nhiều đóng góp thành tích mặt như: xuất khẩu, nhập khẩu, làm từ thiện lĩnh vực khác thị trường nước thị trường nước Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cty Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN 2.1 Chức Công ty: Công ty Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN có chức là: kinh doanh mặt hàng tiêu dùng, mặt hàng thực phẩm, đồ ăn nhanh Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội thị trường nước xuất như: loại mì, phở; loại gia vị hạt nêm, mì chính, nước mắm, dầu ăn; loại bánh kẹo nước nhập Indo, Hàn Quốc, Nhật… * Nhiệm vụ, quyền hạn: - Tổ chức sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đăng ký kinh doanh - Thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước - Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu Công ty - Tạo điều kiện cho cán bộ, cơng nhân viên cơng ty có thu nhập ổn định mức sống ngày nâng cao Cơng ty có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu kinh tế, bước khẳng định vị trí thương hiệu thị trường 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty Trong q trình xây dựng trưởng thành, Cơng ty không ngừng phát triển số lượng, chất lượng tính chun nghiệp lĩnh vực kinh doanh, góp phần đáng kể vào việc phát triển ngành kinh doanh nước nước ngồi Trong năm qua, Cơng ty quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực; trọng mở rộng quy mơ, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc Tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Luật khác có liên quan Hoạt động có hiệu khuôn khổ pháp luật, Điều lệ Công ty Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Công ty nhu cầu thị trường nhằm mang lại lợi ích cao giá trị Quản lý tốt cán nhân viên Cơng ty theo chế độ sách Nhà nước Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt cán công nhân viên nhằm nâng cao suất lao động hiệu quản lý Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cơ cấu tổ chức Công ty CP Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN gồm có: Giám đốc, phó giám đốc, phịng hành chính, phịng tài – kế tốn, phịng kinh doanh (kế hoạch), phòng tổ chức lao động, phòng dự án đầu tư 2.3.1 Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty giải điều hành lĩnh vực Công ty Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày cty Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty Ban hành quy chế quản lý nội công ty Kiến nghị phương án cấu tổ chức công ty Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận xử lí lỗ kinh doanh Tuyển dụng lao động 2.3.2 Phó Giám đốc: Giúp việc tham mưu cho Giám đốc công ty việc phụ trách sở vật chất công ty trang thiết bị vấn đề chuyên môn Giúp việc cho Giám đốc quản lí điều hành hoạt động cơng ty theo phân công Giám đốc Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước giám đốc hiệu hoạt động 2.3.3 Phịng Hành Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực lĩnh vực tổ chức lao động, quản lí bố trí nhân lực, chế độ sách, cham sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật quy chế công ty Kiểm tra, đôn đốc phận công ty thực nghiêm túc nội quy, quy chế công ty Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực công tác thi đua khen thưởng Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm làm việc; trang trí khánh tiết, phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, họp công ty Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Thực tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định Thực tốt cơng tác trị nội Tổ chức thực tốt công tác đảm bảo an ninh 2.3.4 Phịng Tài – Kế tốn: Tổ chức hoạch toán kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Phịng Tài chinh – Kế tốn chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư tập hợp đầy đủ chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thực nghĩa vụ thuế ngân sách, đồng thời thực chức quản lí chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc hoạt động Cân đối thu – chi khoản cho công ty, cho phù hợp với thời điểm phát triển công ty 2.3.5 Phòng kinh doanh (kế hoạch): Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản xuất, liên doanh liên kết ngồi cơng ty Giao dịch với khách hàng điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty Soạn thảo tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết hợp đồng kinh tế Xây dựng phương án theo dõi tiến độ sản xuất, phân công giao kế hoạch cho đơn vị Thống kê báo cáo theo chế độ Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòng quản lí, tuyệt đối giữ bí mật thơng tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh cơng ty 2.3.6 Phịng tổ chức lao động Quản lí cán bộ, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định nhà nước Tham mưu giúp giám đốc công tác tổ chức nhân sự, công tác lao động tiền lương, thi đua khen thưởng, tra, kiểm tra, an ninh quốc phòng, pháp chế Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Tổ chức thực công tác quy hoạch cán bộ, cơng tác đánh giá cán quản lí theo nhiệm kỳ Tổ chức công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ, nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực công ty 2.3.7 Phòng dự án đầu tư Nghiên cứu xây dựng chiến lược lĩnh vực đầu tư công ty, tìm kiếm hội đầu tư cho dự án kinh doanh; xây dựng chương trình mục tiêu, lập báo cáo đầu tư cho dự án kinh doanh chuẩn bị đầu tư để trình giám đốc cơng ty phê duyệt dự án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc việc xúc tiến tìm, chọn nguồn vốn đầu tư Tham mưu việc bảo toàn phát triển vốn theo dõi quản lí nguồn vốn đầu tư vào dự án công ty Thẩm tra khối lượng xây dựng hoàn thành Thực công tác báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu giám đốc công ty 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty: (phụ lục 01) II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Công ty CP Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN Tổ chức hoạt động văn phịng Cơng ty: 1.1 Chức văn phịng Cơng ty: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt đơng chung tồn quan, tổ chức Văn phịng thực thể tồn khách quan, có điều kiện tồn thực thể Có thể nói văn phịng có điều kiện để tồn độc lập tương đối tổ chức thơng qua mơi trường mà tồn tại, phương diện tự nhiên phương diện xã hội Chức tham mưu: văn phịng giúp thực cơng tác quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định pháp luật; tiếp nhận Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội đâu người Giám đốc cần để phân quyền quản lý hiệu quả… Khơng vậy, tầm nhìn họ nhạy bén sâu sắc họ biết “nhìn xa trơng rộng” để phân tích vấn đề công ty/Doanh nghiệp Họ nhân thấy cần phải có khóa đào tạo để nhân viên mở rộng kiến thức, kinh nghiệm để quay phục vụ cho cơng ty/Doanh nghiệp Chính vậy, họ người kiến nghị lên Giám đốc để phê duyệt kế hoạch nguồn lực công ty/Doanh nghiệp tương lai… Trên gợi ý tố chất cần có người làm nghề quản trị văn phịng Bên cạnh đó, nhiều tố chất, kỹ khác mà người lao động nên biết Và làm để bạn thành cơng nghề? Làm để bạn tận dụng phát huy khả nghề này? Như vậy, nhà quản trị văn phịng chun nghiệp người hoạch định cơng việc hồn thành hiệu cơng việc, khơng đổ lỗi cho hồn cảnh, hiểu, chia sẻ cơng việc với sếp Họ biết phạm vi quyền hạn đến đâu làm tốt phạm vi Xu hướng “lợi người, tiện việc”, tức nhà quản trị văn phịng phải đa Khơng thích tuyển 2-3 người vào làm 2-3 phần việc gần nhau, người làm kiểu để phải trả 2-3 suất lương Hiện nay, doanh nghiệp thường tuyển nhà quản trị văn phòng làm nhiều việc: thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức kế tốn, kinh doanh, tiếp thị Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 53 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Chương Giải pháp, đề xuất, kiến nghị để nâng cao kỹ nhà quản trị văn phòng 3.1 Giải pháp: - Về nguồn lực: Bồi dưỡng cán bộ, bố trí, xếp hợp lý cho vị trí Động viên khen thưởng kịp thời cá nhân có thành tích xuất sắc Tạo mối quan hệ lành mạnh quan - Về cấu tổ chức: Xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ phận Kiện toàn máy theo yêu cầu tổ chức để đạt hiệu tốt - Phong cách lãnh đạo: Người lãnh đạo cần chấn chỉnh, xem xét vấn đề cần thiết để hướng tới mục tiêu lâu dài cty Bố trí, sử dụng cán hợp lý, quy tắc mang tính mệnh lệnh - Mơi trường làm việc: kết hợp tổ chức tôn trọng nguyên tắc tổ chức: Sự phối hợp cá nhân đơn vị đơn vị tốt góp phần nâng cao hiệu hoạt động cty - Đầu tư nhân tố người, nâng cao tinh thần làm việc nhân viên cty: Con người nhân tố hàng đầu định hiệu hoạt động doanh nghiệp Đầu tư nhân tố người uy tín tổ chức - Cơng nghệ phương tiện làm việc: cần có quan tâm yếu tố ảnh hưởng đến suất chất lượng công việc tổ chức 3.2 Đề xuất, kiến nghị: -Tiếp tục phát huy tốt ưu điểm đạt hoạt động quản trị văn phòng, hạn chế nhược điểm để hướng tới mục tiêu lâu dài doanh nghiệp - Để rèn luyện kỹ mềm cty tham gia khóa học đào tạo kỹ số trường cao đẳng, đại học học viện nước Những khóa học giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao kỹ giao tiếp, làm việc nhóm, hiểu biết thêm văn hóa, tâm lý học khách hàng, học cách giải mâu thuẫn kỹ lãnh đạo… Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 54 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Chương Danh mục tài liệu tham khảo Đào Công Binh (2008)- kỹ quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ Phạm Lan Anh (2007)- kỹ làm việc người thông minh, NXB Công an nhân dân, 215tr Hoàng Minh Chúc (1996)- tâm quản lý, NXB Lao động, HN Cao Xuân Đỗ (2001)- quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê Nguyễn Cảnh Chắt (2003)- tinh hoa quản lý, NXB lao động xã hội Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 55 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Cty CPTM giải pháp Nhân lực trẻ VN Trong thời gian thực tập vừa qua với tìm hiểu cọ sát với cơng việc giao thuộc nghiệp vụ văn phịng với tố chất cần thiết nhân viên văn phòng tương lai Với kết thu đó, em tin giúp ích cho thân nhiều làm Hi vọng đánh giá em giúp ích cho Cơng ty q trình hồn thiện máy hành Sau đánh giá em ưu nhược điểm cơng tác hành văn phịng Cty CPTM giải pháp Nhân lực trẻ VN: Ưu điểm: - Được quan tâm kịp thời sát ban lãnh đạo Công ty, công tác hành văn phịng ln triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng Hành Chính Nhân - Mơi trường làm việc Cơng ty đánh giá lý tưởng tạo thoải mái cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Các phịng làm việc đểu rộng rãi, thống mát Cách bố trí phù hợp với khơng gian văn phịng kiến trúc hạ tầng Công ty Các trang thiết bị văn phịng Cơng ty quan tâm đầu tư tương đối đầy đủ đại Cách bố trí khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng di chuyển cán bộ, nhân viên quản lý nhân viên lãnh đạo văn phòng Đặc biệt Công ty áp dụng cách triệt để cơng nghệ thơng tin vào q trình thực cơng việc, góp phần giúp lãnh đạo, nhân viên văn phịng theo dõi tình hình triển khai, giải cơng việc cách nhanh chóng - Phịng Hành Nhân đơn vị giúp Lãnh đạo kiểm tra việc soạn thảo văn có theo quy định Thông tư 55 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn đảm bảo văn ban hành có hiệu lực pháp lý Công tác xây dựng văn thực theo quy định Nhà nước Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 56 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội pháp luật Bên cạnh việc đóng dấu sử dụng dấu cán văn thư thực hiện, làm theo quy định Nhà nước - Lưu trữ tài liệu việc làm cần thiết tất quan đơn vị, giúp cho việc tra tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng Đồng thời tài liệu sở liệu phục vụ cho trình sử dụng, ngiên cứu đáp ứng nhu cầu công việc Công ty không mà tương lai sau Chính cơng tác lưu trữ Giám đốc Công ty quan tâm, trang thiết bị trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quan tài liệu cách tốt Các văn mật cất giữ bảo quản quy định Nhà nước - Cán văn thư Cơng ty người có kinh nghiệm trình độ chun mơn, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng u cầu cơng việc Vì việc tổ chức quản lý giải nhanh chóng xác đảm bảo u cầu cơng việc Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng người có kinh nghiệm, trình độ chun mơn cao, đào tạo cách bản, giúp công việc văn phòng giải cách nhanh chóng, xác, đảm bảo u cầu, tính chất cơng việc - Bên cạnh quan tâm đầu tư Ban lãnh đạo Công ty, cán bộ, nhân viên Phịng hành Nhân thường xun tập huấn, tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nang cao chun mơn nghiệp vụ, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học nâng cao hiệu hoạt động quản lý hoạt động chuyên môn nghiệp vụ Công ty Nhược điểm: Nhược điểm chủ yếu Cơng tác văn phịng Cơng ty cơng tác văn thư lưu trữ: - Quá trình soạn thảo văn cịn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức: trình bày nhiều kiểu, tuỳ tiện theo suy nghĩ người soạn thảo Từ Quốc hiệu, quan ban hành, số, ký hiệu văn nơi nhận văn Từ thấy rằng, nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn quản lý Công ty chưa việc chưa chấp hành Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 57 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội không nghiêm quy định Nhà nước công tác - Trong việc quản lý văn đi, đến chưa ban hành quy định riêng quản lý công tác văn thư lưu trữ Cơng ty Một số phịng, ban vào sổ văn đi, đến chưa với quy định Nhà nước Việc đăng ký số văn cịn lộn xộn khơng có hệ thống, trình tự thống - Các phòng, ban chưa làm tốt công tác lập danh mục hồ sơ, tài liệu liên quan đến cơng việc mà giải vào lưu trữ Cơng ty Hầu hết phịng ban khơng lập hồ sơ cơng việc, ảnh hưởng đến việc lưu trữ gây mát tài liệu - Cơng ty chưa có phịng lưu trữ, dẫn đến việc sổ sách giấy tờ để chung văn phòng khiến khơng gian văn phịng thêm chật hẹp, tài liệu chưa bảo quản cách, từ ảnh hưởng xấu đến tài liệu lưu trữ - Các trang thiết bị đại thiếu Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Cùng với phát triển Đất nước giới đòi hỏi quan, doanh nghiệp phải tự hoàn thiện nâng cao lực, hiệu hoạt động để kịp thời đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biêt việc nâng cao hoạt động cơng tác văn phịng để cải thiện chậm chạp nhiều chồng chéo hoạt động văn phịng góp phần cải cách hành văn phịng đại kiểu mẫu xu tất yếu thời đại Để giải vấn đề này, thân tơi có số đề xuất sau: - Phịng Hành Chính Nhân Cơng ty nên thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phịng Cơng ty - Ln cần có quan tâm, đạo lãnh đạo Cơng ty cơng tác hành văn phòng Sự quan tâm thể việc tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp cận với thông tin, thiết bị đại Đầu tư trang thiết bị văn phòng, vừa bắt kịp với xu thời đại lài vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 58 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội - Ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ công việc cần thiết - Lượng văn Công ty cần phải bảo quản nên cẩn phải có kho lưu trữ riêng Đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc đại cho văn phịng nhằm bước đại hố cơng tác văn phịng - Cần có cải tạo đầu tư nâng cấp phịng làm việc Cơng ty, đáp ứng yêu cầu tất cán nhân viên Công ty - Phổ biến cho cán Công ty hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn phịng để người làm tốt cơng việc cơng văn, giấy tờ có trách nhiệm công việc - Luôn hướng đến quy chuẩn công tác văn thư – lưu trữ nhà nước qua văn hướng dẫn hành Áp dụng quy trình hướng dẫn nghiệp vụ Cơng ty cách nghiêm túc, tránh tình trạng sai sót sảy - Cần bổ sung thêm cán lưu trữ chuyên trách cho Công ty để đảm bảo nhiệm vụ tốt công tác lưu trữ Công ty, - Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ Qua trình thực tế, em thấy Nhà trường có nhiều cố gắng, nỗ lực việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, em thấy cịn số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường Cụ thể sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên trình học tập thực tế - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tế Tạo điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập Trên đóng góp ý kiến đề xuất em qua trình thực tập Cty CPTM giải pháp Nhân lực trẻ VN, thực em tin chất lượng làm việc Công ty nâng cao, khả hội nhập với thị trường Quốc tế nhanh hơn, đưa công ty vướn tới đỉnh cao lĩnh vực kinh doanh Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 59 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phần IV LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Thầy giáo khoa Quản trị văn phịng tạo điều kiện thuận lợi phân công giúp đỡ em suốt thời gian học trường thời gian thực tập quan Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè động viên người động viên, giúp đỡ tạo điều kiện tốt cho em suốt trình thực tập Công ty Thời gian thực tập Công ty giúp em làm quen với công việc, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tế công việc Công ty Từ em rèn luyện học hỏi nâng cao nhiều kỹ để phục vụ cho cơng tác sau Những kinh nghiệm giúp em nhiều công việc tương lai Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể Lãnh đạo cán Công ty Cổ phần Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ Việt Nam, cảm ơn chị Đào Thị Thủy - Trưởng phịng Hành Nhân sự, chị Thủy giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian em thực tập văn phịng Ngồi cho em cảm ơn tất anh chị công tác nơi thực tập em làm việc hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn, cảm ơn người tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em hồn thành q trình thực tập Đồng thời em xin chân thành cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn em đợt thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng ThS Lâm Thu Hằng tận tình giúp đỡ giảng dạy em trình thực tập vừa qua việc viết báo cáo Trên báo cáo thực tập tốt nghiệp em Do không tránh khỏi thiếu xót hạn chế, kính mong quan tâm giúp đỡ, bảo đóng góp ý kiến thầy cô, bạn bè để bài cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Kiều Thị Dưỡng Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 60 Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phần V: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ Việt nam GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG HÀNH CHÍNH PHỊNG TÀI CHÍNH - KẾ TỐN Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng PHÒNG KINH DOANH (KẾ HOẠCH) PHÒNG TỔ CHỨCLAO ĐỘNG PHÒNG DỰ ÁN ĐẦU TƯ Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng Cơng ty Cổ phần Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ Việt nam TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG CÁN BỘ, NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng NHÂN VIÊN VĂN THƯ – LƯU TRỮ NHÂN VIÊN BẢO VỆ Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Văn CÔNG TY CP TM VÀ GIẢI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VN Số: 50/QĐ-GPNL Hà Nội, ngày 15tháng 01.năm 2015 QUY ĐỊNH ( V/v Bổ nhiệm Đỗ Thanh Sơn làm TNCS 8) *Căn Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103017759 Sở kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp, *Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty, *Căn nội quy,quy định hoạt động Công ty, *Xét lực làm việc Ông Đỗ Thanh Sơn, *Căn vào quyền hạn Giám đốc Chi Nhánh này, GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH CT CP TM VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC VN QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Bổ nhiệm Ông : Đỗ Thanh Sơn Số CMND :25089387 Sinh ngày :10/02/1985 Nơi cấp: CA Từ Liêm Cấp ngày:30/06/2010 Giữ chức vụ :Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng 8-Phịng CS8 Danh sách nhóm CS8 Đỗ Thanh Sơn (TN) Phạm Thi Lê Thảo Kiều Bảo Đăng Nguyễn Việt Anh Điều : Quyền lợi trách nghiệm ông Đỗ Thanh Sơn thực theo quy định Công ty Pháp luật Việt Nam Điều 3: Ông Đỗ Thanh Sơn cán phận liên quan có trách nghiệm thi hành định Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Điều 4: Quyết định có hiệu lực từ 15/01/2015 Nơi nhận: CT CP TM VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC VN -Như điều ; GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH -HĐQT; -BGĐ; -Lưu :VT Nguyễn Hải Hoan Văn CƠNG TY CP TM VÀ GIẢI CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÁP NHÂN LỰC TRẺ VN Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2015 HỢP ĐỒNG Căn Luật tổ chức Công ty CP TM VÀ GIẢI PHÁP NHÂN LỰC VN ngày 26 tháng 11 năm 2009; Căn Quyết định số: 2115/2009/QĐ – CTCP ngày 13 tháng năm 2009 công ty ban hành quy định quản lý công tác tổ chức cán công chức, viên chức thuộc nội công ty; Căn Quyết định số: 2922/ QĐ – CTCP ngày 26/ 7/ 2010 công ty việc giao số lượng nhân viên chun trách cơng việc cho phịng ban Căn Quyết định số: 1183/QĐ – CTCP ngày 27/10/2011 công ty việc đồng ý để phòng HCTH ký hợp đồng làm việc nhân viên cty Hôm ngày 01 tháng 11 năm 2015, công ty, chúng tơi gồm có: Ơng Nguyễn Quang Thái - Giám đốc Bà Lưu Ngọc Hoa – phó giám đốc Bà Đỗ Thị Hiền - Trưởng phòng Tài Ơng Nguyễn Tiến Hảo - Nhân viên hợp đồng Trình độ văn hố: Đại Học Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Trình độ chuyên môn: Đại Học Ngoại Thương chuyên ngành kế toán sản xuất Thống ký hợp đồng lao động cam kết làm điều khoản sau đây: Điều Ông Nguyễn Tiến Hảo : Được làm việc có thời hạn năm, đảm nhiệm chức danh Văn phòng HC Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2015 đến hết ngày 30 tháng 10 năm 2016 Điều Nghĩa vụ quyền lợi Ông Nguyễn Tiến Hảo hưởng sau: Nghĩa vụ: Giúp Phòng CSKH cơng tác phân cơng Quyền hạn: Có quyền đề xuất, khiếu nại, thay đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động hết hợp đồng Quyền lợi: Ông Nguyễn Tiến Hảo - hưởng mức lương hệ số2,83 kể từ ngày 01/11/2015 Điều Nghĩa vụ quyền hạn Công ty cp Thương mại giải pháp Nhân lực trẻ VN Nghĩa vụ: Thực đầy đủ cam kết hợp đồng để người lao động yên tâm làm việc đạt kết qủa cao - Đảm bảo việc làm cho người lao động theo hợp đồng ký - Thanh toán đầy đủ tiền công lao động hàng tháng người lao động Quyền hạn: Có quyền điều chỉnh tạm thời người lao động, tạm ngừng việc, thay đổi, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động áp dụng biện pháp kỷ luật theo quy định pháp luật Điều Hợp đồng lâp thành 02 bản: 01 người lao động giữ, 01 công ty cổ phần TM giải pháp Nhân lực trẻ VN giữ NGƯỜI LAO ĐỘNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký tên, đóng dấu ) Phụ lục 04: SƠ ĐỒ QUI TRÌNH SOẠN THẢO VÀ Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CTY BƯỚC TÊN CÔNG VIỆC NỘI DUNG THỰC HIỆN 01 Đặt tên loại văn Xác định mục đích,ý nghĩa nội dung văn bản; Đối tượng văn Chuyên viên 02 Soạn đề cương thảo Xác định ý thu thập văn thơng tin Chun viên 03 Trình duyệt nội dung Trao đổi với đơn vị liên quan tổ chức lấy ý kiến Xin ý kiến phận pháp chế - Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ cán soạn thảo văn GHI CHÚ - CBVC đơn vị liên quan 04 Tổng hợp ý kiến Phânloại nhóm ý kiến: hồn chỉnh thảo - Nhóm ý kiến pháp chế Cán soạn thảo văn - Nhóm ý kiến chun mơn - Bổ sung hoàn chỉnh 05 Kiểm tra chỉnh văn hồn - Kỉêm tra văn phong, tả - Kiểm tra yêu cầu thể thức - Sửa chữa hoản chỉnh Trưởng đơn vị giao nhiệm vụ - Cán soạn thảo văn 06 Trình ký văn - Hồn chỉnh nội dung hình thức văn Trưởng đơn vị đựơc giao nhiệm vụ ký chịu trách nhiệm; Bộ trưởng ký văn 07 Đóng dấu - Đóng dấu ghi ngày, tháng, - Văn thư Bộ năm; Số & ký hiệu văn - Nơi nhận - Đăng ký vào sổ 08 Phát hành lưu văn - Gửi văn cho đối tượng trực tiếp thực - Gửi qua trang web - Lưu đơn vị - Văn thư Bộ; - Viên chức phụ trách văn thư đơn vị giao soạn thảo Phụ lục 05.a a.Mô hình văn phịng cơng ty Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng Lớp: ĐHLT QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Máy in đa Dãy bàn làm việc nhân viên (mỗi bàn làm việc máy tính điện thoại) Lối vào Bàn làm việc trưởng phòng Bàn tiếp khách Tủ đựng văn phòng phẩm Dãy bàn làm việc nhân viên (mỗi bàn làm việc máy tính điện thoại) Tủ đựng tài liệu b Đề xuất mơ hình văn phịng đại Cơng ty 2 2 6 4 1 5 Sinh viên: Kiều Thị Dưỡng 5 Chú thích: Bàn làm việc Ghế ngồi Máy tính 4 5 Điện thoại bàn Giá đựng tài liệu Máy in Lớp: ĐHLT QTVP K13A