TS Trần Đình Hiền CSD - IMPAC GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN ĐẠI MODULE GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ Thuvientailieu.net.vn GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL • Vai trò thư điện tử (E-mail) - E-mail hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files liệu) qua hộp thư điện tử - Thư điện tử (E-mạil) sử dụng ngày phổ biến nhân viên thông tin với tổ chức to chức với - Ưu điểm thư điện tử • Chọ phép gửi thông điệp tài liệu đến nhiều lúc ngược lại • Cho phép truyền tải thông điệp tài liệu nhanh chong, tiết kiệm thời gian Thuvientailieu.net.vn Yeu cau cua mot Email ■ • Ro rang, • Suctich • Cau cu phai ngan gon va co tarn Thuvientailieu.net.vn Kỹ thuật trình bày Email • Bắt đầu dòng tiêu đề (chủ đề) Sử dụng dòng tiêu đề để thông báo cho người nhận biết xác mà email muốn hướng tới Lưu ý: Dòng tiêu đề phải tóm tắt email phép giới hạn vài từ • Mục đích email phải nêu chi tiết trang email Thuvientailieu.net.vn • Nội dung email: s Phải chứa tất thông tin chính, vào trực tiếp nội dung mang lại thông tin s Phải đảm bảo nêu mục tiêu cuối mà bạn mong muốn s Chú ý đưa thông tin liên lạc vào email, có đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại fax địa thư Ngoài có thê đưa thêm địa email khác có Lưu ý, bạn thường xuyên giao dịch email nên thường xuyên dọn hòm thư, ngày lần Bạn nên trả lời thư cách nhanh chóng Đối với email nội giống email gửi Thuvientailieu.net.vn * Một số điểm cần lưu ý sử dụng E-mail - Nhận dạng người gửi cho e-mail gửi thông điệp trực tiếp cho họ - Sử dụng ngôn ngữ hội thoại thân mật phổ biến - Chỉ gửi cho người quan tâm có liên quan - Nhân viên phải huấn luyện, biết chức sử dụng E-mail • Creat mail: tạo thư • Reply / reply all: phúc đáp • Forwarding messages: chuyển tiếp thư điện tử • Attaching files: đính kèm theo files cần gửi • Deleting: xoá e-mail không cần thiết • Đọc mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item Thuvientailieu.net.vn Một số điểm cần lưu ý viết E-mail: • • • • • • • • • • Tránh dùng từ lóng Cố gắng không dùng từ viết tắt Không dùng ký hiệu Nên tránh nói lời sáo rỗng, phải cẩn thận sử dụng Sử dụng dấu ngoặc với cụm từ quan trọng Sử dụng dấu gạch ngang để nhấn mạnh ý Luôn cẩn trọng viết tên người tên công ty, phải thật xác ký tụ’ Nên diễn đạt số chữ