Đang tải... (xem toàn văn)
Bài lý thuyết tin học B về phần excel. Giúp các bạn ôn tập các kiến thức về phần thực hành excel, tham khảo nâng cao kiến thức, học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả. Chúc các bạn có thêm được những kiến thức bổ ích
BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN Hàm Vlookup − Công thức: Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,Cách dò) − Công dụng: Dò tìm giá trị bảng dò theo cột § Cách dò trị dò bảng tính bảng dò giống § Cách dò dò khoảng giá trị bảng dò tăng dần Hàm Hlookup − Công thức: Hlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Dòng cần lấy,Cách dò) − Công dụng: Dò tìm giá trị bảng dò theo dòng § Cách dò trị dò bảng tính bảng dò giống § Cách dò dò khoảng giá trị bảng dò tăng dần BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN Hàm tính tổng có điều kiện: - Công thức: Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng) Công dụng: Tính tổng ô vùng cần tính thoả điều kiện Hàm đếm có điều kiện: - Công thức: COUNTIF(Vùng cần đếm, điều kiện) Công dụng: Đếm ô chứa giá trị thỏa điều kiện BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN Hàm LARGE() ••- Công thức: LARGE(array, k) Trả giá trị lớn thứ k tập số liệu array : Mảng hay dãy số liệu dùng để xác định giá trị lớn thứ k k : Vị trí (tính từ giá trị lớn nhất) mảng hay dãy số liệu Hàm SMALL() Excel ••- Công thức: SMALL(array, k) Trả giá trị nhỏ thứ k tập số liệu array : Mảng hay dãy số liệu dùng để xác định giá trị lớn thứ k k : Vị trí (tính từ giá trị lớn nhất) mảng hay dãy số liệu BÀI 1.KIẾN THỨC CĂN BẢN Rút trích liệu • Tạo vùng điều kiện theo yêu cầu đề • Chọn vùng bảng tính cần trích liệu • Chọn thẻ Data/ Advanced/ Chọn mục Copy to another location - List range: chọn bảng liệu Criteria range: Chọn vùng điều kiện Copy to: Chọn nơi đưa liệu rút trích BÀI DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION Tạo List − Chọn Data /DataValidation/Setting/List − Trong mục Source: Chọn nguồn cho List BÀI DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION List động List động danh sách tự động cập nhật người dùng thay đổi thông tin liệu nguồn − Chọn vùng liệu làm nguồn cho List động − Insert/Table − Chọn bỏ chọn My table has headers / OK − Tạo List động lấy nguồn từ vùng bảng liệu nguồn BÀI 2.DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION Kiểm Tra Dữ Liệu Nhập − - Chọn Thẻ Data /DataValidation/Setting Thiết lập quy tắt kiểm tra liệu Lưu ý : Nếu yêu cầu kiểm tra phức tạp ta chọn Custom để lập công thức kiểm tra − − Input Message: thiết lập hướng dẫn nhập liệu Error Alert: tạo bảng cảnh báo lỗi Hàm Indirect() − Trả tham chiếu từ chuổi ký tự Chuổi ký tự phải địa ô tên vùng liệu − Công thức: Indirect(Chuổi ký tự) BÀI 2.DATA LIST – INDIRECT – DATA VALIDATION Đặt tên vùng Giúp tham chiếu đến vùng dễ dàng quản lý nhiều sheet Cách tạo - Quét chọn vùng cần đặt tên/ Click phải chọn Define name/ Gõ tên ô Name/ OK Cách xóa,sửa: − Vào Menu Formulas/ Name manager/ Chọn tên vùng cần xóa,sửa/ Chọn Edit(Sửa) Delete(Xóa) BÀI 3.INDEX – MATCH – CONDITIONAL FORMATTING Hàm Index − − Cú pháp: INDEX(bảng dò,vị trí dòng,vị trí cột) Công dụng: Dùng cho giá trị giao dòng cột Hàm MATCH: − − Cú pháp: MATCH(trị dò,bảng dò,cách dò) Công dụng: Cho vị trí trị dò bảng dò §Cách dò = : Tìm giá trị giá trị tìm bảng dò Bảng dò không cần theo thứ tự cả.(Dò xác) §Cách dò = : Tìm giá trị lớn Bảng dò, nhỏ hay giá trị dò Bảng dò phải xếp theo thứ tự tăng dần §Cách dò = -1: Tìm giá trị nhỏ lookup_array, lớn hay giá trị dò Bảng dò phải xếp theo thứ tự giảm dần §Nếu Cách dò bỏ qua hiểu BÀI 3.INDEX – MATCH – CONDITIONAL FORMATTING Conditional Formatting − Công dụng: Định dạng cho ô dòng thỏa điều kiện − Quét chọn vùng cần định dạng Vào Home/ Styles/ Chọn conditional formatting/ New rules/… 2.Tổng hợp nhóm hàm kiểm tra lỗi excel (tt) BÀI 7.NHÓM HÀM KIỂM TRA DỮ LIỆU – SUMIFS – COUNTIFS Hàm Sumifs : Tính tổng cell thỏa nhiều điều kiện Cú Pháp: Sumifs( Vùng Tính Tổng, Vùng ĐK1,ĐK 1,Vung ĐK 2, ĐK 2…) Hàm Countifs : Đếm cell thỏa nhiều điều kiện Cú Pháp: Countifs( Vùng ĐK 1,ĐK 1, Vùng ĐK 2, ĐK 2….) BÀI 8.IMPORT DỮ LIỆU – BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL Import liệu (Kết nối liệu excel) a) Với file text cho trước: Vào Menu Data/ Get External data/From text/ Chọn file kiểu txt cho/ Import/… b) Với file excel cho trước: Vào Menu Data/ Get External data/ Existing connections/ Chọn file excel cho/ Open/Chọn sheet chứa liệu tương ứng/ BÀI 8.IMPORT DỮ LIỆU – BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL Chèn biểu đồvào excel − Quét chọn trước vùng số liệu cần thiết cho biểu đồ − Vào Insert / Charts/ Chọn dạng biểu đồ cụ thể Tìm hiểu thẻ Design: • Nhóm Type: Thay đổi kiểu dáng biểu đồ • Nhóm Data: Chọn, hiệu chỉnh liệu cho biểu đồ • Nhóm Chart Layout: Chọn dạng hiển thị cho biểu đồ • Nhóm Chart styles: Chọn csác mẫu định dạng sẵn Tìm hiểu thẻ Layout: • Nhóm Label: Định dạng nhãn, trục, thành phần cho biểu đồ • Nhóm Axes: Định giá trị trục • Nhóm BackGround: Định dạng cho biểu đồ BÀI MACRO – IN ẤN – BẢO VỆ BẢNG TÍNH Tạo macro excel − Vào View/ Macros/ Macros/ Record macro/ Đặt tên macro name/Ok − Thực xác thao tác hoàn chỉnh − Vào View/ Macros/ Macros/ Stop recording… Thi hành macro: Vào View/ Macros/ Macros/ View macro/ Chọn macro/ Run Lưu file kèm macro File/ Save as/ Save as type chọn kiểu xlsm BÀI MACRO – IN ẤN – BẢO VỆ BẢNG TÍNH In ấn · Vào File/Print · Thiết lập thông số cần thiết · • • • • • • • • Nhấn nút Print để in Printer: Chọn máy in Setting/Page setup Page: Chọn khổ giấy hướng giấy Margins: Canh lề giấy Header/Footer: tạo tiêu đề cho trang văn Sheet: + Rows to repeat at top: Chọn dòng tiêu đề lặp lại trang + Columns to repeat at left: Chọn cột lặp lại trang BÀI MACRO – IN ẤN – BẢO VỆ BẢNG TÍNH Đọc thêm: Hàm người dùng – Hàm đọc số thành chuỗi: Chức năng: Là hàm người dùng định nghĩa Được lưu tập tin có định dạng XLA Thao tác sử dụng hàm: - File / Options / chọn mục Add-Ins/ Go Xuất cửa sổ Add-Ins, Click Browse để mở tập tin XLA − Sau thấy tập tin danh sách =>OK Cách dùng hàm: Trên bảng tính Excel, sử dụng hàm thông thường Để xem cú pháp hàm: Vào menu Formular / chọn Insert Function / chọn User Defined / chọn hàm Đọc thêm: Bảo vệ bảng tính Khi tạo bảng tính, thường phải dùng đến số công thức, chia sẻ bảng tính cho người, bạn muốn rằng, không can thiệp (xóa, sửa ) vào ô có chứa công thức Cách dễ phổ biến Protect (bảo vệ) bảng tính Tuy nhiên, Protect bảng tính không ngăn không cho can thiệp vào ô chứa công thức, mà không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa không làm bảng tính bạn Đôi khi, bạn lại không muốn vậy, bạn muốn bảovệ ô chứa công thức thôi, ô chứa liệu không Theo mặc định, tất ô bảng tính khóa (locked), nhiên, chẳng có tác dụng bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính Đây cách dễ để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, ô chứa công thức bị khóa, bảo vệ: Chọn toàn bảng tính, cách nhấn Ctrl+A, nhấn vào ô vuông nằm giao điểm cột A hàng Rồi nhấn nút phải chuột chọn Format Cells, tab Protection, bỏ đánh dấu tùy chọn Locked, nhấn OK: Mở khóa (Unlock) toàn bảng tính cách bỏ tùy chọn Loked Locked Sau đó, bạn chọn Thẻ Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, cần thiết chọn không chọn thêm ô nhỏ (liệt kê loại công thức, mặc định ô chọn), nhấn OK Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells nói trên, lần bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, bạn thích ẩn công thức (không cho thấy) đánh dấu vào tùy chọn Việc cuối Protect bảng tính: Chọn Thẻ Review -> Protect Sheet Hidden, nhấn OK Trong hộp thoại Protect Sheet, đánh dấu tùy chọn Select locked cells, Select unlocked cells (chọn ô không khóa), nhập vào password, cần thiết: Bỏ tùy chọn Select locked cells hộp thoại Protect Sheet Vậy xong Từ bây giờ, ô chứa công thức bạn bảo vệ, không xem thấy bạn chọn Hidden, bạn không lo công thức bị can thiệp