Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 2 NỘI DUNG 4 I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 4 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Mông Dương. 4 1.1.1 Khái quát vài nét về lịch sử và sự ra đời của UBND phường Mông Dương. 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Mông Dương. 4 1.1.2.1 Chức năng. 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn. 5 1.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND phường Mông Dương 6 1.2 Khái quát về văn phòng UBND phường Mông Dương 6 1.2.1 Chức năng của văn phòng. 6 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 8 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 9 2.1 Công tác văn thư của UBND phường Mông Dương. 9 2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương 9 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 10 2.2 Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Mông Dương 12 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi của UBND phường Mông Dương 14 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 17 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 21 III. MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG. 22 3.1 Nhận xét chung về hoạt động của công tác văn thư. 22 3.2 Các nội dung đề xuất những biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 25 3.2.1 Giải pháp về công tác lãnh đạo 25 3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất 25 3.2.3 Giải pháp về con người 26 3.2.4 Giải pháp về kinh tế kĩ thuật 26 3.2.5 Giải pháp về công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Mông Dương 1.1.1 Khái quát vài nét lịch sử đời UBND phường Mông Dương 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Mông Dương 1.1.2.1 Chức .4 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND phường Mông Dương 1.2 Khái qt văn phịng UBND phường Mơng Dương 1.2.1 Chức văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MƠNG DƯƠNG 2.1 Cơng tác văn thư UBND phường Mông Dương 2.1.1 Công tác đạo cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương 2.1.2 Tình hình cán làm cơng tác văn thư 10 2.2 Thực trạng công tác văn thư UBND phường Mông Dương .12 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 12 2.2.2 Công tác quản lý văn UBND phường Mông Dương 14 2.2.3 Công tác quản lý giải văn đến 17 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu 21 III MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 22 3.1 Nhận xét chung hoạt động công tác văn thư 22 3.2 Các nội dung đề xuất biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 25 3.2.1 Giải pháp công tác lãnh đạo 25 3.2.2 Giải pháp sở vật chất 25 3.2.3 Giải pháp người 26 3.2.4 Giải pháp kinh tế kĩ thuật 26 3.2.5 Giải pháp công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật, tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn thư, lưu trữ khẳng định hai công tác thiếu việc quản lý Nhà nước “Trong phạm vi lớn, công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng” (Nghị định 142/CP ngày 28/09/1963) Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước Để làm tốt công tác Nhà nước ta không ngừng ban hành văn hướng dẫn, qui định cụ thể công tác văn thư để giúp cho công tác ngày củng cố hoàn thiện thống nhất, giúp cho cán văn thư dễ dàng thực nghiệp vụ Do vậy, qui định công tác văn thư lần đề cập Điều lệ công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng năm 2004 Tại Đại học Nội Vụ, sinh viên luôn tạo điều kiện tốt để giảng viên học sinh tiếp cận rõ với thực tế Với mục đích kết thúc hóa học nhà trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên trường, “Học đôi với hành” phương châm nhà trường Qua thời gian học tập trường, quan tâm giúp đỡ nhà trường đồng ý tiếp nhận Văn phòng HĐND UBND phường Mơng Dương, em tìm hiểu khảo sát tình hình thực tế cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND phường Mơng Dương, tỉnh Quảng Ninh Sau hai tháng thực tập Văn phòng HĐND UBND phường Mông Dương hướng dẫn tận tình lãnh đạo Văn phịng HĐND UBND phường em tìm hiểu rõ tình hình thực tế công tác văn thư hoạt động quan Tuy nhiên thời gian thực tập em gặp phải số khó khăn mơi trường làm việc mới, kiến thức thực tế hạn chế giúp đỡ tận tình lãnh đạo anh chị cơng tác văn phịng giúp em khắc phục khó khăn, hồn thành tốt nhiệm vụ giao Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cấp lãnh đạo, anh chị cơng tác Văn phịng HĐND UBND phường Mơng Dương tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Mặc dù vậy, hạn chế thời gian, khả kiến thức hạn hẹp nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót định Kính mong thầy đóng góp thêm ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG I KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Mông Dương 1.1.1 Khái quát vài nét lịch sử đời UBND phường Mông Dương UBND phường Mông Dương hoạt động dựa vào Quyết định số 63/HĐBT ngày 10 tháng năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng (Nay Chính phủ) sở giải thể Thị trấn Mông Dương để thành lập phường Mông Dương Sau 30 năm hoạt động, mặt kinh tế - xã hội phường Mơng Dương có bước tăng trưởng nhanh, tình hình an ninh trị, trật tự an tồn xã hội giữ vững ổn định Đời sống vật chất tinh thần nhân dân dân tộc phường không ngững cải thiện, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế - xã hội địa phương năm 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Mơng Dương Khi nói tới tổ chức hay đơn vị nào, điều cần quan tâm tới đơn vị hay tổ chức có chức năng, nhiệm vụ hoạt động UBND phường Mông Dương tổ chức việc xác định chức năng, nhiệm vụ điều cần thiết để thực cho để phát triển tổ chức phát triển khu vực Chức nhiệm vụ UBND phường Mông Dương xác định định thành lập số 63/HĐBT ngày 10 tháng năm 1981 Hội đồng Bộ trưởng việc thành lập phường Mông Dương Để thực định cấp UBND phường HĐND bầu có chức nhiệm vụ thể sau: 1.1.2.1 Chức UBND phường HĐND bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp nghị HĐND Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp UBND phường chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND cấp UBND cấp 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ, văn hóa giáo dục, y tế, khoa học cơng nghệ mơi trường, thể dục thể thao, báo chí phát truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công an địa phương - Bảo đảm an ninh trị - trật tự an toàn xã hội thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương quân đội sách đối ngoại với lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ tịch, hộ địa phương, quản lý cư trú lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự danh dự nhân phẩm, tài sản, quyền lợi lợi ích hợp pháp khác công dân, chống tham nhũng, buôn lậu làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND phường Mơng Dương Chủ tịch Phó chủ tịch Tài kế tốn (2 nhân viên) Khu phố Địa xây dựng (3 nhân viên) Khu phố Phó chủ tịch Văn phòng (3 nhân viên) Khu phố Quân (3 nhân viên) … Khu phố 11 Tư pháp (2 nhân viên) Khu phố 12 Văn hóa – TBXH (2 nhân viên) Khu phố 13 1.2 Khái quát văn phịng UBND phường Mơng Dương Văn phịng HĐND UBND cơng chức văn phịng – thống kê phụ trách, làm việc theo chế độ chịu trách nhiệm cá nhân, chịu quản lý Chủ tịch, đạo UBND phường thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật, quy chế làm việc UBND Cơng chức văn phịng thống kê có trách nhiệm phụ trách chung mặt: tổng hợp, theo dõi, đôn đốc, phối hợp với đơn vị thực nhiệm vụ 1.2.1 Chức văn phòng Văn phòng HĐND UBND phường quan chuyên môn, máy giúp việc thuộc HĐND UBND phường Mơng Dương, có chức tham Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mưu, tổng hợp giúp UBND phường hoạt động UBND phường; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND UBND phường Văn phòng HĐND UBND phường chịu quản lý biên chế UBND Thành phố, đạo HĐND, UBND phường, kiểm tra, hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ Văn phịng HĐND UBND Thành phố 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức thực văn QPPL, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình văn có liên quan đến việc thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo giục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao - Tham mưu giúp HĐND phường tổ chức hoạt động HĐND, thường trực HĐND, đại biểu HĐND tham mưu số công việc Chủ tịch HĐND giao - Tham mưu giúp UBND phường tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước; giúp Chủ tịch UBND phường tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn cấp, HĐND UBND xã, thị trấn để thực chương trình kế hoạch công tác UBND, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND phường; tham mưu giúp UBND phường công tác ngoại vụ - Tổ chức công tác thông tin xử lý thông tin, đảm bảo phương án thường xuyên kịp thời xác mặt cơng tác phường phục vụ công tác lãnh đạo đạo HĐND UBND - Xây dựng chương trình làm việc lịch công tác HĐND UBND phường; giúp Thường trực HĐND UBND phường đạo việc thực chương trình lịch cơng tác, chuẩn bị nội dung phục vụ kì họp HĐND UBND phường theo định kỳ - Tham mưu giúp UBND phường việc đạo ngành, chuẩn bị đề án, chương trình để UBND phường xem xét, định kịp thời, xác nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng địa phương Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức thông báo Nghị quyết, Quyết định HĐND UBND theo đạo Thường trực HĐND UBND cho ngành, cấp theo dõi đôn đốc ngành, cấp việc thực Nghị quyết, Quyết định Thực báo cáo đột xuất, báo cáo cơng tác tháng, quý, năm báo cáo phục vụ kỳ họp HĐND UBND - Giúp Ủy ban nhân dân phường giữ mối quan hệ giữ Ủy ban nhân dân đoàn thể phường; đảm bảo phương tiện cho HĐND UBND địa phương hoạt động; tiếp nhận đơn thư, tố cáo, khiếu nại thuộc thẩm quyền, chuyển đơn tố cáo đến quan có thẩm quyền giải quyết, hướng dẫn cơng dân nộp đơn khiếu nại đến quan có thẩm quyền giải - Giúp HĐND UBND phường quản lý cơng tác thơng tin cơng tác hành văn thư, lưu trữ hồ sơ HĐND UBND phường - Thẩm định văn tường trình Thường trực HĐND UBND phường ký - Đảm bảo điều kiện cần thiết cho Thường trực HĐND UBND hoạt động, tổ chức Hội nghị HĐND UBND triệu tập; tổ chức đón tiếp khách cơng dân vào làm việc, làm tốt công tác bảo vệ quan 1.2.3 Cơ cấu tổ chức - 01 Chánh văn phịng 02 phó chánh văn phịng - 01 chun viên văn phòng (bộ phận cửa) - 01 văn thư - 01 kế toán – thủ quỹ - 02 nhân viên phục vụ - 01 nhân viên làm nhà ăn - 02 lái xe - 01 tiếp dân - 01 bảo vệ quan Văn phòng Chánh văn phòng phụ trách chung lãnh đạo văn phòng Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND phường, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quyền hạn giao tồn hoạt động văn phịng Bộ phận kế toán thực nhiệm vụ lập dự toán tiền mặt quỹ hàng tháng, bảo đảm toán thu chi đầy đủ, kịp thời theo quy định Cán chuyên viên chịu phân công đạo lãnh đạo, làm công tác tổng hợp soạn thảo văn lãnh đạo văn phòng yêu cầu Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý tiếp nhận tồn cơng văn đi, đến đảm bảo theo quy trình quy định, chuyển cơng văn giấy tờ nhanh chóng, xác, kịp thời Quản lý dấu, giấy giới thiệu, thực tốt cơng tác chun mơn Sắp xếp phân loại lập hồ sơ phục vụ tốt cho công tác văn thư tra cứu tài liệu cần thiết Đánh máy, in loại văn kịp thời, xác, đảm bảo nội dung hình thức văn Thực tốt chế độ bảo mật theo quy định Ủy ban nhân dân phường Mông Dương tổ chức cơng tác văn thư theo hình thức tập trung, tất văn đi, đến phải qua phận văn thư đảm bảo nguyên tắc tập trung đầu mối Ngoài tất phịng ban thực cơng tác văn thư cán chuyên môn kiêm nhiệm Thấy tầm quan trọng công tác văn thư, lãnh đạo quan đặt cơng tác văn thư lên vị trí hàng đầu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng q trình giải cơng việc quan II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN NHÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MƠNG DƯƠNG 2.1 Cơng tác văn thư UBND phường Mông Dương 2.1.1 Công tác đạo công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương Công tác văn thư hoạt động quan trọng, việc tổ chức đạo công tác văn thư tất quan, đơn vị nói chung Uỷ ban nhân dân phường Mơng Dương nói riêng phải chịu đạo, điều hành, hướng dẫn cụ thể Nhà nước công tác văn thư Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày Sinh viên: Phạm Thị Thủy Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định phạm vi quan, thủ trưởng quan có trách nhiệm quản lý, đạo thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thực công tác văn thư theo quy định nhà nước Do đó, công tác văn thư UBND phường chịu quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo quan đồng thời quan cấp có thẩm quyền lĩnh vực công tác văn thư Công tác văn thư phận Văn phòng HĐND UBND phường, bố trí 01 cán văn thư chuyên làm nhiệm vụ tiếp nhận, giải văn đến; quản lý văn đi; lưu văn đi; chuyển giao văn bnar số khâu nghiệp vụ khác Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp thủ trường quan cơng tác Do đó, văn phịng đầu mối cơng tác văn thư, có nhiệm vụ bảo đảm thơng tin cho hoạt động quản lý, chủ yếu thơng tin văn Văn phịng có nhiệm vụ tiếp nhận tổ chức bảo quản nguồn thông tin văn chuyển tới quan; tổ chức xử lý truyền đạt, chuyển giao thông tin văn đến đơn vị cá nhân có liên quan; tổ chức việc chuyển giao văn quan ban hành ngồi; theo dõi đơn đốc kiểm tra việc giải văn UBND phường Mông Dương tổ chức văn thư theo hình thức tập trung, tất văn đi, đến phải qua phận văn thư Hình thức đạo hoạt động văn thư đạt hiệu tích cực góp phần làm cho văn bản, giấy tờ giải kịp thời Ngồi tất phịng ban thực cơng tác văn thư có cán chun mơn kiêm nhiệm, riêng phịng Nội vụ từ thực nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 04 năm 2008 văn phòng quy định quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, phường, thị xã thuộc tỉnh Công tác quản lý nhà nước công tác văn thư địa bàn phường chuyển sang phịng Nội vụ, phịng Nội vụ bố trí 01 biên chế để đảm nhiệm chức quản lý nhà nước công tác văn thư địa bàn phường 2.1.2 Tình hình cán làm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm boả thường xuyên văn bản, phục Sinh viên: Phạm Thị Thủy 10 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Trình chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn đến, cán văn thư có trách nhiệm trình văn cho chủ tịch UBND phường để xin ý kiến giải Trước trình, văn đến phải có kèm theo phiếu gửi Những văn đến có đóng dấu “Hoả tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn” phải gửi trình lãnh đạo phân phối nhận Sauk hi có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải văn đến chuyển trả lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến Sauk hi có ý kiến lãnh đạo văn chuyển cho phòng ban thuộc UBND phường văn thư phải tiến hành chuyển văn qua đường mạng Nếu lãnh đạo yêu cầu gửi cán văn thư phải tiến hành gửi Khi chuyển giao văn bản, cá nhân, phòng ban nhận văn phải ký nhận vào sổ giao nhận văn Việc chuyển giao văn đến UBND phường phải đảm bảo u cầu nhanh chóng, xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn * Theo dõi việc giải văn Đây nhiệm vụ quan trọng, tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật phải theo dõi giải 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần khẳng định tư cách pháp nhân quan máy tổ chức Nhà nước, khẳng định tính xác giá trị pháp lý văn Mỗi quan, tổ chức phải có mẫu dấu riêng, thể tính hợp pháp tính chân thực văn Tại UBND phường Mông Dương giữ dấu như: dấu Uỷ ban, dấu Văn phòng, dấu Hội đồng, dấu chức danh, dấu mời họp, dấu mức độ Mật Tất loại dấu UBND phường Mông Dương giao cho cán văn thư quan giữ đóng dấu phịng văn thư Cán văn thư không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Sinh viên: Phạm Thị Thủy 21 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dấu đóng vào văn có chữ ký người có thẩm quyền ký nháy người soạn thảo văn lãnh đạo văn phòng Dấu UBND phường quản lý chặt chẽ Được đặt ngăn kéo bàn thuận tiện cho việc lấy dấu đóng Những văn UBND phường ban hành đóng dấu Uỷ ban Những văn Văn phịng ký đóng dấu văn phịng * Cơng tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ công việc cuối cung công tác văn thư, thực sau vấn đề, việc đề cập văn có liên quan giải xong Tất văn hình thành trình hoạt động UBND phường lập hồ sơ (hiện hành) Văn thuộc loại cho vào loại nấy, đước xếp lên giá cách khoa học hợp lý Tuy nhiên UBND phường Mơng Dương chưa có phịng lưu trữ riêng, hầu hết hồ sơ lưu trữ phòng làm việc Như vậy, công tác văn thư UBND phường Mông Dương nhìn chung tổ chức theo quy định nhà nước Tất văn đến tập trung thống phận văn thư Đảm bảo nguyên tắc tập trung đầu mối III MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND PHƯỜNG MÔNG DƯƠNG 3.1 Nhận xét chung hoạt động cơng tác văn thư Nhìn chung, cơng tác văn thư UBND phường Mông Dương thực theo quy định Nhà nước Hầu hết văn đến tập trung thống phận văn thư để thuận tiện cho việc tra tìm, nghiên cứu Tong năm 2010 có 2201 văn đến 10111 văn đi, loại văn đi: Quyết định Chủ tịch Uỷ ban: 6520, Quyết định Uỷ ban: 2696, Thông báo: 160, Công văn: 442, Đề án: 02, Giấy xác nhận: 06, Giấy báo tử: 05 Công tác quản lý văn chặt chẽ, văn quan phát hành đăng ký phận văn thư cán văn thư có trách nhiệm phải thu hồi Sinh viên: Phạm Thị Thủy 22 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gốc, nhằm phục vụ cho việc sử dụng lưu, nghiên cứu cần thiết Làm sở đối chiếu sau Đối với văn đi, trước phát hành văn tiến hành theo trình tự bước theo quy định Văn sau người có thẩm quyền ký, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thể thức, hình thức trình bày văn sau tiến hành vào sổ đăng ký văn đi, ghi số, kí hiệu, ngày tháng năm văn bản; in văn số lượng, đóng dấu lên văn bản; bao giói làm thủ tục chuyển phát văn bản; lưu, xếp văn theo quy định UBND phường Mông Dương vào tổng số số lượng văn năm để lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn UBND phát hành chủ yếu Quyết định, Cơng văn, Thơng báo, Tờ trình, Báo cáo… Đối với việc quản lý giải văn đến, văn đến quan phải qua phận văn thư, cán văn thư có trách nhiệm phân loại văn đến, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ đến sau trình lãnh đạo quan cho ý kiến giải Hàng năm số lượng văn đến UBND phường nhiều để thuận tiện cho việc quản lý giải văn nhanh chóng thuận tiện UBND phường lập 03 loại sổ là: Sổ đăng ký văn đến UBND, Sổ đăng ký văn đến HĐND, Sổ đăng ký văn mật đến Tất văn đến đăng ký vào sổ cách đầy đủ xác Đối với việc quản lý sử dụng dấu: dấu để nơi thuận tiện, ngăn kéo bàn làm việc thuận tiện cho việc lấy cất giữ dấu Trong hoạt động văn thư Uỷ ban nhân dân phường Mông Dương: Về ưu điểm: Bộ phận văn thư UBND phường Mơng Dương đặt vị trí thuận tiện, tầng sát cầu thang, thuận tiện cho người từ bên vào làm việc Cán văn thư có kinh nghiệm cơng tác giải cơng việc nhanh chóng, hiệu Tại phịng văn thư trang bị phương tiện trang bị để thuận tiện cho công việc như: máy in, máy photo, máy tính, điện thoại, giá đựng tài Sinh viên: Phạm Thị Thủy 23 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu số trang thiết bị văn phịng khác phục vụ cho cơng tác văn phịng hành văn thư đạt hiệu Uỷ ban nhân dân phường tuyển chọn đào tạo đội ngũ cán làm cơng tác văn thư có trình độ chun mơn cao q trình thực quản lý văn bản, có lực, tinh thần, ý thức trách nhiệm cao, nhiều kinh nghiệm giải công việc, xử lý hoạt động quản lý văn theo thẩm quyền Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước, quản lý văn giải văn đến nhanh chóng, tiến độ Công tác lập hồ sơ hành thực Đảm bảo nguyên tắc tập trung đầu mối phận văn thư, công tác giao dịch hành tốt Kiểm tra, sốt xét văn cẩn thận, hạn chế nhầm lẫn sai sót Bố trí trang thiết bị hợp lý, thuận tiện cho công việc Việc ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng có hiệu quả, lãnh đạo văn phòng nhân viên văn phòng cố gắng thực tốt việc gửi văn qua đường mạng, thư điện tử tới UBND xã, thị trấn để hạn chế khâu nghiệp vụ, giảm tệ quan lieu giấy tờ Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm đạt cịn có số khuyết điểm như: Chưa có sổ văn bưu điện, sổ chuyển giao văn Chưa có danh mục hồ sơ Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác giải quyết, quản lý văn phòng văn thư cịn số hạn chế: máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, chép cũ kĩ, lạc hậu, thiếu thốn nhu cầu công việc, số lwojng văn cần ban hành lớn Các máy móc chạy q cơng suất, hư hỏng dẫn tới tình trạng ùn tắc cơng việc, gây áp lực cho cán văn thư trình giải cơng việc Có nhiều văn quan, đơn vị gửi trực tiếp tới phòng ban cá nhân Uỷ ban nhân dân theo địa ghi bao bì mà khơng qua phận văn thư để tiếp nhận, điều gây khó khăn cho việc đăng ký văn bản, gây Sinh viên: Phạm Thị Thủy 24 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ảnh hưởng tới chất lượng công việc tạo sai sót q trình quản lý văn Một số văn đơn vị trực thuộc, quan chuyên môn hay quan cấp gửi tới quan thiếu yếu tố thể thức ngày, tháng, năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung khơng rõ ràng gây khó khăn cho cán văn thư q trình đăng ký văn Thiếu quan tâm đắn UBND phường cơng tác văn thư, cịn có suy nghĩ đơn giản phịng văn thư, chưa có suy nghĩ đắn chức năng, nhiệm vụ mà phịng văn thư phải giải quyết, cịn quan tâm đầu tư sở vật chất, nguồn nhân lực, trang thiết bị phịng q trình hoạt động Tại phòng văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân chưa áp dụng phần mềm máy tính q trình quản lý văn bản, gây tình trạng lãng phí thời gian, tăng khả sai sót, khó khăn cho sửa chữa sai sót 3.2 Các nội dung đề xuất biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 3.2.1 Giải pháp công tác lãnh đạo Tăng cường quan tâm lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cấp uỷ Đảng, tuyên truyền giáo dục tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan Từ nâng cao nhận thức trách nhiệm lãnh đạo, cán công chức hoạt động đầu tư hoạt động có liên quan Tăng cường hoạt động lãnh đạo, kiểm tra, giám sát đôn đốc công tác văn thư: công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn đi, văn đến, quản lý dấu… Xây dựng chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho hoạt động phận nói chung phận văn thư nói riêng, xem xét đánh giá mức độ hồn thành cơng việc phận 3.2.2 Giải pháp sở vật chất Cần đầu tư đổi trang thiết bị, máy móc máy Fax, máy in, máy photo… để đáp ứng yêu cầu số lượng công việc hang ngày, tránh ùn tắc Sinh viên: Phạm Thị Thủy 25 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc Như thực tế hoạt động Văn phòng HĐND UBND, trang thiết bị máy móc cịn thiếu thốn, cơng việc có thời gian chưa tiến hành cách nhanh chóng, kịp thời Số lượng văn ban hành Uỷ ban nhiều Hầu hết phịng ban Uỷ ban có hoạt động phải mang văn photo in ấn Tại phịng ban chưa có đầy đủ thiết bị thiết yếu cho hoạt động Văn Văn phịng HĐND UBND máy móc, thiết bị Văn phòng chưa đáp ứng đủ số lượng chất lượng Cần xem xét mở rộng phòng cách thích hợp, bổ sung thêm máy điều hồ, quạt… giúp cơng việc diễn tiến cách thuận lợi 3.2.3 Giải pháp người Cần có biện pháp thích hợp q trình đánh giá, khen thường, kỷ luật đề giải pháp nhằm tạo điều kiện vật chất, tinh thần cho cán làm công tác văn thư để họ yên tâm có trách nhiệm cơng việc Cần đặt tiêu chí cụ thể cho hoạt động khen thưởng, kỉ luật, có văn quy định cụ thể cho hoạt động Cần có thêm sách, biện pháp nhằm đầu tư cho việc bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho hoạt động văn thư nhằm giúp cho hoạt động tiến hành cách hiệu Đặc biệt nâng cao khả áp dụng phần mềm vào hoạt động văn thư 3.2.4 Giải pháp kinh tế kĩ thuật Lãnh đạo UBND phường cần quan tâm cấp kinh phí nhanh để thực hoạt động cơng tác văn thư kinh phí để mua giấy in, mực in… tạo thuận lợi để công việc tiến hành cách thường xuyên, liên tục Có sách khen thưởng thích đáng vật chất tinh thần người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ UBND phường Mông Dương cần bước tin học hố q trình quản lý hành Nhà nước để nâng cao kết thực nhiệm vụ Trước mắt UBND phường cần quan tâm việc trang bị máy vi tính, máy in, máy photo… Cần tập huấn nâng caoo khả sử dụng phần mềm quản lý cho cán văn thư để họ sử dụng thành thạo hiệu phần mềm khắc phục Sinh viên: Phạm Thị Thủy 26 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cố xảy trình sử dụng 3.2.5 Giải pháp công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật, tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Thường xuyên kiểm tra, giám sát, tổng kết, đánh giá việc thực công tác soạn thảo văn bản, công tác tiếp nhận, lưu trữ văn bản… để thấy điểm mạnh, điểm yếu, vướng mắc tồn hoạt động văn thư, từ có biện pháp xử lý thích hợp đề phương hướng khắc phục hạn chế Sinh viên: Phạm Thị Thủy 27 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong công việc hàng ngày quan phải triển khai nhiều công việc để thực chức nhiệm vụ Do cơng tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thơng tin văn cho cơng tác quản lý điều hành Hiệu hoạt động quan có tốt hay khơng phụ thuộc lớn vào cơng tác văn thư, cơng tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều đặc biệt xu tồn cầu hố Vì khẳng định lần công tác văn thư vơ quan trọng, mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý nhà nước Tại UBND phường Mơng Dương cơng tác văn thư thực tương đối tốt theo quy định nhà nước Hầu hết văn đi, đến tập trung phận văn thư nhằm đảm bảo nguyên tắc tập trung đầu mối Như vậy, qua trình tìm hiều tiếp xúc thực tế công tác văn thư UBND phường dựa kiến thức học trường em thu số kết đáng kể, hiểu phần hoạt động thực tế diễn quan hành nhà nước Tuy thời gian thực tập diễn khoảng thời gian ngắn tháng đủ giúp cho thân em có thêm nhìn nhận đắn, có thêm số định hướng cho tương lai thân Hoạt động tiếp xúc với thực tế công việc Ủy ban, tiếp xúc trực tiếp với phịng ban chun mơn giúp em có thêm cách nhìn nhận tổ chức, hoạt động, mối quan hệ xung quanh quan thực thi quyền lực Nhà nước Dự định tương lai ban thân, em muốn trở thành công chức Nhà nước, trình thực tập giúp em có định hướng để chuẩn bị cho dự định: Trước mắt hồn thành khố luận tốt nghiệp nhằm đạt kết cao Chuẩn bị thêm kĩ tiếng anh, tin học cần thiết cho công việc trước mắt phục vụ cho sống sau Rèn luyện thêm khả giao tiếp, ứng xử với người xung Sinh viên: Phạm Thị Thủy 28 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quanh, chuẩn bị cho trình tiếp xúc với quan, đồng nghiệp Rèn luyện cho thân đức tính cần cù, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc, có tinh thần học hỏi người xung quanh, vượt qua khó khăn, thử thách Khi bắt đầu công việc, thức bước sang bước ngoặt cho đời Hoạt động thực tập cách thức giúp có q trình tập dượt cho bước ngoặt Những bước thuận lợi hay gặp nhiều khó khăn góp phần định đường Mục tiêu đứng hàng ngũ cán công chức nhà nước có đạt khơng, q trình thực tập mang lại hiệu thiết thực cho thân em Kết mang lại không việc ứng dụng kiến thức học vào thực tế, mà kết mang lại học lớn sống, nghề nghiệp, mối quan hệ… Từ đây, em có thêm niềm tin vào tiếp thu tích luỹ Nguyện vọng thực hành kĩ năng, tích luỹ kinh nghiệm, mở rộng môi trường giao tiếp xã hội, xác lập vị trí xã hội… thể nghề nghiệp Chính hoạt động đặt móng vững chãi cho em sau trường đặt viên gạch cho đường chức nghiệp thân Giữa thực tế lý thuyết có chênh lệch định báo cáo em đề cập đến nội dung chính, thực tế phát sinh quan khơng thể tránh khỏi thiếu sót Do vậy, em mong đóng góp ý kiến thầy để báo cáo em hồn thiện Sinh viên: Phạm Thị Thủy 29 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu - Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc quản lý văn đi, đến - Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Công văn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước “Hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng” - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Sinh viên: Phạm Thị Thủy 30 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Thủy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Thủy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 32 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Thủy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Thủy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6