Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 B PHẦN NỘI DUNG 5 Chương I: Giới thiệu vài nét về Trường Tiểu học An Đạo 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học An Đạo 5 1.1.1 Vài nét về lịch sử 5 1.1.2 Vị trí và chức năng 5 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trường Tiểu học An Đạo 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Công tác văn thư tại Trường Tiểu học An Đạo 9 2.1.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của Trường Tiểu học An Đạo 10 2.1.3 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13 2.2.1.1 Tình hình ban hành văn bản 13 2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn bản 14 2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn bản trong cơ quan 14 2.2.1.4 Số lượng các văn bản ban hành trong một năm 15 2.2.1.5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn bản 23 2.2.1.7 Đánh máy văn bản 24 2.2.2 Công tác quản lý văn bản đi của trường Tiểu học An Đạo 25 2.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 31 2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của trường Tiểu học An Đạo 35 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của trường Tiểu học An Đạo 39 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 40 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TÂP TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO; ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 41 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 41 3.1.1 Đóng dấu văn bản 41 3.1.2 Trình ký văn bản 41 3.1.3 Đăng ký văn bản đi, đến 41 3.1.4 Đánh máy 41 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của trường Tiểu học An Đạo 42 3.3 Một số kiến nghị 42 3.3.1 Kiến nghị đối với trường Tiểu học An Đạo 42 3.3.2 Kiến nghị đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 C – KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A - PHẦN MỞ ĐẦU B - PHẦN NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu vài nét Trường Tiểu học An Đạo 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Tiểu học An Đạo .5 1.1.1 Vài nét lịch sử 1.1.2 Vị trí chức 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư trường Tiểu học An Đạo .8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO 2.1 Hoạt động quản lý .9 2.1.1 Công tác văn thư Trường Tiểu học An Đạo 2.1.2 Công tác đạo công tác văn thư Trường Tiểu học An Đạo 10 2.1.3 Tình hình cán làm công tác văn thư 11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 13 2.2.1.1 Tình hình ban hành văn 13 2.2.1.2 Thủ tục thẩm quyền ban hành văn 14 2.2.1.3 Thẩm quyền ký văn quan .14 2.2.1.4 Số lượng văn ban hành năm 15 2.2.1.5 Thể thức kỹ thuật trình bày văn .16 2.2.1.6 Quy trình soạn thảo văn .23 2.2.1.7 Đánh máy văn .24 2.2.2 Công tác quản lý văn trường Tiểu học An Đạo 25 2.3.3 Công tác quản lý giải văn đến 31 2.2.3 Công tác quản lý giải văn đến trường Tiểu học An Đạo 35 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu trường Tiểu học An Đạo 39 2.2.5 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 40 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TÂP TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC AN ĐẠO; ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ .41 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 41 3.1.1 Đóng dấu văn 41 3.1.2 Trình ký văn 41 3.1.3 Đăng ký văn đi, đến 41 3.1.4 Đánh máy .41 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư trường Tiểu học An Đạo 42 3.3 Một số kiến nghị .42 Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.1 Kiến nghị trường Tiểu học An Đạo 42 3.3.2 Kiến nghị Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 C – KẾT LUẬN .45 PHỤ LỤC PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A - PHẦN MỞ ĐẦU " Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc không " Đó lời dạy Bác Hồ lúc sinh thời công tác văn phòng Lời dạy Người muốn nói tới tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị Văn phòng có chức như: giúp việc điều hành lãnh đạo, thông tin đến đơn vị nội dung đạo lãnh đạo, đồng thời đề nghị đơn vị thực công việc tiến độ, thời gian đảm bảo chất lượng; tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý thông tin, ban hành định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn đơn vị, Ngành Vậy lại nhắc tới văn phòng đầu tiên? Sở dĩ công tác Văn thư - Lưu trữ phận công tác văn phòng, phận lớn thiết yếu quan, tổ chức Có thể so sánh khẳng định công tác Văn thư - Lưu trữ "huyết mạch" công tác văn phòng, "huyết mạch" hoạt động quan tổ chức kể từ ngày thành lập Như biết công tác Văn thư - Lưu trữ số công tác tồn song song với chiều dài lịch sử Việt Nam, công tác đóng vai trò quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc quốc gia, dân tộc; công cụ đắc lực phục vụ đạo, điều hành máy quan, đơn vị Với phát triển vũ bão khoa học công nghệ thông tin công tác Văn thư - Lưu trữ đã, có bước phát triển, bước ngoặt đáng kể để luôn khẳng định vị trí thiếu quan Đảng, Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, đơn vị nghiệp, tổ chức kinh tế - trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Nhận thức ý nghĩa tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ, ngày18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng phủ thủ tướng ban hành Quyết định số 109/TB việc thành lập trường Trung học Lưu trữ TWI trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với nhiệm vụ: Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đào tạo cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp Văn thư - Lưu trữ Bồi dưỡng, huấn luyện chuyên mon nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ cho quan Nhà nước Sau 40 năm thành lập phát triển, trường có bước tiến nhảy vọt chuyên môn đào tạo Nhà trường không ngừng đổi phương thức dạy học; từ cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn thư - Lưu trữ ưu tú tất loại hình quan góp phần không nhỏ cho công đổi công tác Văn thư - Lưu trữ Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, qua trình học tập phần hiểu tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ dạy bảo tận tình thầy giáo, cô giáo nhà trường Nói cách đơn giản, công tác Văn thư - Lưu trữ công tác chuyên môn thiếu máy quan, nơi tiếp nhận xử lý thông tin đạo nhanh nhất, máy giúp việc cho Văn phòng thủ trưởng quan việc điều hành lãnh đạo Thực phương châm "Học đôi với hành", "Lý luận phải gắn liền với thực tiễn", để tạo sở vững cho việc vận dụng kiến thức học vào thực tế sinh viên không bỡ ngỡ vận dụng kiến thức đóvào thực tiễn công việc sau trường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên lớp Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ K6 thực tập quan từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 Thực kế hoạch trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tiếp nhận Ban giám hiệu Trường Tiểu học An Đạo - Huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ thực tập quan theo thời gian ghi Quyết định Từ nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ Trường Tiểu học An Đạo, báo cáo xin trình bày nội dung công tác văn thư nhà trường Tôi chọn nội dung để viết qua trải nghiệm đợt kiến tập trước thấy nhiều thiếu xót khai thác công tác văn thư lưu trữ Trường Tiểu học An Đạo, hội để khai thác tiếp bổ sung thiếu xót,chưa xác Hơn Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nội dung mà cảm thấy kiến thức có độ sâu có cọ xát nhiều Một lý muốn báo cáo khai thác nhiều khía cạnh, nhiều nghiệp vụ; chọn nội dung văn thư thay chọn nội dung lưu trữ Nếu chọn viết nội dung lưu trữ trường tiểu học nghĩ sản phẩm không chuyên sâu thiếu tính thực tế Sau gần tháng thực tập quan mình, từ kiến thức lĩnh hội từ bảo ân cần, tỉ mỉ thầy cô giáo áp dụng vào thực tế công tác văn thư nhà trường giải công việc giao cách nhanh chóng, khẩn trương xác, đặc biệt có tính khoa học cao Về mặt tinh thần, mạnh dạn hơn, tự tin làm việc; ngày thấy yêu trân quý nghề mà theo học.Cũng khoảng thời gian thực tập này, từ thực tế công việc lý thuyết học học hỏi nhiều điều cho thân tích lũy nhiều kinh nghiệm bổ ích công việc sống Với việc tiếp thu bổ sung nhiều kiến thức từ việc áp dụng kiến thức lý luận vào thực tế, có nhìn sâu sắc nội dung nghiệp vụ công tác có thêm niềm tin vào ngành nghề lựa chọn Tuy nhiên bên cạnh thuận lợi có số khó khăn như: thời gian thực tập ngắn chưa đủ để hoàn thành tốt công việc chuyên môn hay số môn học nhà trường chưa thể áp dụng trình thực tập, số công việc giao chưa phù hợp với nội dung chuyên ngành kiến thức thực tế nhiều hạn chế đặc biệt đạo quan chủ quản việc áp dụng quy định công tác văn thư quan giáo dục chưa thường xuyên, chưa có tính cập nhật nên áp dụng nghiên cứu lý luận vào thực tế gặp nhiều khó khăn lãnh đạo thấy khó khăn, chưa muốn thay đổi Để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Tiểu học An Đạo nhận giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy cô khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi xin trân trọng cảm ơn quý thầy cô! Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xin bày tỏ cám ơn tới Ban giám hiệu toàn thể cán giáo viên, công nhân viên nhà trường nói chung cán văn thư nhà trường nói riêng cung cấp thông tin, hướng dẫn giúp đỡ hoàn thành tốt nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp Bài báo cáo nhiều hạn chế, kính mong nhận nhận xét, đánh giá thiết thực từ thầy cô giáo để báo cáo hoàn thiện An Đạo, ngày 20 tháng năm 2015 Người thực Sinh viên: Ngô Thùy Linh Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B - PHẦN NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu vài nét Trường Tiểu học An Đạo 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Tiểu học An Đạo 1.1.1 Vài nét lịch sử Trường Tiểu học An Đạo thành lập năm 1996, trường tách từ trường cấp - cấp An Đạo Năm 2007 nhà trường dón nhận danh hiệu trường chuẩn Quốc gia Nhiều năm liền trường Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Phù Ninh Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Phú Thọ tặng giấy khen công nhận trường Tiên tiến Xuất sắc; Chi đạt danh hiệu Chi vững mạnh Công đoàn nhà trường liên tục đạt danh hiệu Công đoàn vững mạnh Trải qua gần 20 năm xây dựng phát triển, dù gặp rấ nhiều khó khăn đến nhà trường có sở vật chất tương đối khang trang, vững khuôn viên xanh - - đẹp; có đủ phòng học Trường có đội ngũ giáo viên đạt chuẩn với tổng số 32 cán giáo viên, nhiều đồng chí đạt danh hiệu Giáo viên giỏi, Chiến sĩ thi đua cấp trao tặng khen Bằng nỗ lực cán giáo viên học sinh trường Tiểu học An Đạo qua nhiều hệ với quan tâm cấp lãnh đạo, ban ngành từ tỉnh đến huyện ủng hộ nhiệt tình hội cha mẹ học sinh nhà trường Trường Tiểu học An Đạo ngày khởi sắc, vươn tới tầm cao 1.1.2 Vị trí chức Trường Tiểu học An Đạo sở giáo dục tiểu học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Phù Ninh, có chức năng: tổ chức giảng dạy, học tập, hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục cấp tiểu học; huy động trẻ em học độ tuổi, thực phổ cập dúng độ tuổi cộng đồng; xây dựng, phát triển nhà trường theo quy định Phòng Giáo dục Đào tạo nhiệm vụ phát triển giáo dục địa phương; thực kiểm định chất lượng giáo dục Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây đơn vị nghiệp có thu, chi, có tư cách pháp nhân có tài khoản riêng 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Nhận bảo trợ giúp quan có thẩm quyền quản lý hoạt động giáo dục sở giáo dục khác, thực chương trình giáo dục tiểu học theo phân công cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra công nhận hoàn thành chương trình tiểu học học sinh nhà trường trẻ em địa bàn trường phân công phụ trách Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Cấp giấy khen theo thẩm quyền Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giáo viên đủ số lượng, cân đối cấu trình đọ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên Tuyển sinh quản lý người học Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa Tổ chức cho cán quản lý, giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội cộng đồng Quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất, trang thiết bị tài theo quy định pháp luật Phối hợp vói gia đình, tổ chức cá nhân cộng đồng thực hoạt động giáo dục Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Trường Tiểu học An Đạo gồm có: * Chi Đảng: - Bí thư chi Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phó bí thư - Chi ủy viên * Ban giám hiệu: - 01 Hiệu trưởng - 02 Hiệu phó * Các tổ chức đoàn thể: - Tổ - Tổ - Tổ - Tổ - Tổ - Tổ hành - Đoàn niên - Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh * Ban chấp hành công đoàn sở: - Chủ tịch công đoàn - Phó chủ tịch công đoàn - Ban chấp hành phụ trách nữ công - Ủy viên * Các phòng chức năng: - Tổ kế toán - tài vụ - Tổ phòng chống bão lụt - Tổ phổ cập - Tổ thư viện thiết bị - Tổ chủ nhiệm - Cộng tác viên bảo hiểm thân thể - y tế - Quản lý tài sản - xây dựng sở vật chất * Các hội đồng - Hội đồng trường - Hội đồng khoa học sáng kiến kinh nghiệm Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hội đồng thi đua khen thưởng - kỉ luật * Các ban: - Ban - kiểm tra chuyên môn - Ban văn nghệ thẻ dục - Ban tra nhân dân - Ban lao động cảnh quan môi trường - Ban đại diện cha mẹ học sinh - Ban đạo công tác y tế trường học an toàn giao thông - Ban đạo xây dựng trường học thân thiện - học sinh tích cực, kiểm định chất lượng 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư trường Tiểu học An Đạo Bộ phận văn thư Trường Tiểu học An Đạo trực thuộc văn phòng phòng văn thư riêng Đây đầu mối thông tin có chức tiếp nhận công văn đến chuyển giao công văn tới phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công văn cho kịp thời đảm bảo tiến độ quy định Cán văn thư có nhiệm vụ soạn thảo văn bản, đánh máy, in văn quản lý dấu Do biên chế nên Trường Tiểu học An Đạo có 01 cán làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn, thân cán văn thư có ý thức công việc mình, thực quy trình công tác Văn thư mà Nhà nước quy định Nội quy công tác văn thư nhà trường Hiệu trưởng Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý, đạo Như thấy công tác văn thư mặt hoạt động máy quản lý, chiếm phần quan trọng xuyên suốt hoạt động nhà trường Đây mắt xích hoạt động tổ, ban, tổ chức đoàn thể nói chung cán công chức, viên chức nói riêng Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho họ đảm nhiệm công việc cụ thể Văn phòng trường Tiểu học An Đạo cần phải mua sắm thêm trang thiết bị để phục vụ cho hoạt động văn phòng Cán Văn thư trường cần phải có đủ văn quy phạm pháp luật Nhà nước quản lý đạo công tác Văn thư-Lưu trữ Đó sở để cán làm việc theo quy định Đặc biệt phòng ban cần thống soạn thảo văn theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác Văn thư trường Tiểu học An Đạo, thường xuyên có biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời để tạo động lực tinh thần thi đua làm việc có hiệu nâng cao chất lượng công việc Hàng năm cử cán văn thư học thêm để bổ sung kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Cần trẻ hóa đội ngũ cán Văn thư hay văn phòng để phù hợp với bước thay đổi xã hội Về khâu nghiệp vụ Văn thư : cần tiến hành rà soát lại khâu nghiệp vụ thực tốt cần phát huy Nếu thực chưa tốt cần khắc phục để sửa đổi hoàn thiện Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn trường Tiểu học An Đạo Trên số đề xuất, kiến nghị tôi, kính mong cấp lãnh đạo trường văn phòng trường Tiểu học An Đạo xem xét để công tác văn phòng thực cách có hiệu 3.3.2 Kiến nghị Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngành Văn thư – Lưu trữ ngành đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đội ngũ giáo viên giảng dạy có trình độ chuyên môn cao đào tạo nước ngoài, trình độ Thạc sĩ; Tiến sĩ giảng viên có kinh nghiệm lâu năm nên phương pháp giảng dạy đạt hiệu Sinh viên: Ngô Thùy Linh 43 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định Tuy nhiên qua đợt thực tập vừa nhận thấy số hạn chế, thân có đề xuất sau: Trong trình học tập trường phần lý thuyết nhà trường cần cho sinh viên thực hành thêm cách sử dụng trang thiết bị đại dùng để phục vụ công tác Văn thư như: máy tính, máy Fax, máy photo, máy hủy tài liệu để tiếp xúc với thực tế không bị lúng túng, bỡ ngỡ Số tiết học soạn thảo văn máy vi tính cần tăng thêm để sinh viên soạn thảo đánh máy thành thạo Phòng máy cần nâng cấp để ứng dụng phần mềm vào công tác Văn thư tốt hơn, đưa phần mềm vào sử dụng thực tế Nhà trường nên tăng thêm học phần Thư ký văn phòng cho cán Văn thư – Lưu trữ nhằm phát huy khả làm việc toàn diện cán Văn thư làm công tác hành Hơn nhà trường cần tham mưu với quan cấp có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng công tác Văn thư – Lưu trữ Đề xuất cuối mong nhà trường tạo điều kiện để thời gian sinh viên thực tập nhiều nhằm học hỏi thêm nhiều công việc, kinh nghiệm cán lành nghề Sinh viên: Ngô Thùy Linh 44 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C – KẾT LUẬN Công tác văn thư – Lưu trữ nghiệp vụ khoa học có mặt hầu hết quan, đơn vị lĩnh vực đời sống xã hội Từ kiến thức thầy cô trang bị trường, củng cố thêm lần qua đợt kiến tập Trên báo cáo thực tập trường Tiểu học An Đạo Trong trình thực tập tìm hiểu cấu tổ chức Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực trạng giải công việc Tôi có ngày làm việc thật ý nghĩa Bản thân thấy rõ khác biệt lý thuyết thực tiễn, từ rút nhiều học kinh nghiệm vô giá trị cho Tôi nhận thức rõ ràng công việc mà cán Văn thư phải làm tương lai, giúp tự tin, mạnh dạn nhận biết, giải công việc nhanh chóng Một lần xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội; cảm ơn thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Ban giám hiệu trường Tiểu học An Đạo; đặc biệt cán Văn thư trường Tiểu học An Đạo giúp đỡ trình thực tập để hoàn thành tốt báo cáo Vì thời gian có hạn trình độ hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu xót, mong nhận ý kiến phản hồi đánh giá từ quý thầy, cô giáo để báo cáo hoàn thiện Sinh viên: Ngô Thùy Linh 45 Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 20-25 mm 11 5b 5a 9a 10a 12 15-20 mm 10b 30-35 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 20-25 mm Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung công văn hành Nội dung văn Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297 mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ đây: ……….(1)………… ……… (2)………… SỔ ĐẰNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)… Từ ngày….đến ngày…(4)… Từ số…….đến số …(5)… Quyển số Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sở đơn vị ); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự cuả sổ; Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng trích yếu người nhận nhận nội dung Tên loại Đơn vị Ký Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến ghi theo ngày tháng ghi dấu đến Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu đến Cột 3: Tác giả Ghi tên quan, tor chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn thư Cột 4: Số, ký hiệu, ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày, tháng Ghi ngày tháng năm văn đến ngày tháng năm đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước Cột 6: Tên loại văn trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn ghi tên loại) văn đến trích yếu nội dung Trường hợp văn đến trích yếu phải tóm tắt trích yếu văn Cột 7: Đơn vị người nhận Ghi rõ tên đơn vị cá nhân nhận văn Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến theo ý kiến phân phối ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi Ghi điều cần thiết Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến có bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN 1.Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước:210mm x 297 mm 148 mmx 210 mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày theo minh họa hình vẽ đây: ……….(1)………… ……… (2)………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)… Từ ngày….đến ngày…(4)… Từ số…….đến số …(5)… Quyển số Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sở đơn vị ); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự cuả sổ; Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký chuyển giao văn đến Phần đăng ký chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), theo chiều dài (297 mm x 210 mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển, ghi theo ngày, tháng chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1.2 phải thêm số đằng trước Cột 2: Số đến Ghi theo số ghi dấu đến Cột 3: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân người nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi chú: ghi điều cần thiết Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), có bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “Số đến” Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, chí khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số ký Ngày Tên loại hiệu văn tháng văn trích yếu bản Người Nơi ký nhận nội dung Số Đơn vị lượng văn bản văn Ghi người lưu văn Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Số ký hiệu văn Ghi số kí hiệu văn Cột 2: Ngày tháng văn Ghi ngày tháng văn bản; ngày 10 tháng 1,2 phải thêm số trước, Cột 3: Tên loại trích yếu nội dung Ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản, công văn không ghi tên loại, số văn có tên loại có kèm theo tên quan chức vụ cử người đầu nên ghi đầy đủ) Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5:Ghi tên quan cá nhân nhận văn Cột 6: Ghi số lượng văn ban hành Cột 7: Ghi rõ tên đơn vị người lưu văn Cột 8: Ghi điều cần thiết Sổ đăng ký văn mật Mẫu sổ đăng ký văn mật gióng sổ đăng ký văn (loại thường) có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung văn bản” PHỤ LỤC Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI 1.Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn phải in sẵn, kích thước:210mm x 297 mm 148 mmx 210 mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ trình bày theo minh họa hình vẽ đây: ……….(1)………… ……… (2)………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: 20…(3)… Từ ngày….đến ngày…(4)… Từ số…….đến số …(5)… Quyển số Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có ); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sở đơn vị ); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự cuả sổ; Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mmm x 297 mm), theo chiều dài (297 mm x 210 mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau Ngày chuyển Số, kí hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày chuyển, ghi theo ngày, tháng chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1.2 phải thêm số đằng trước Cột 2: Số, ký hiệu văn Ghi số kí hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan tổ chức đơn vị nhân khác Cột 4: Ký nhận Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi chú: ghi điều cần thiết Sổ chuyển giao văn mật đến Trong trường hợp cần thiết, quan tổ chức lập sổ chuyển giao văn mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), có bổ sung thêm cột “mức độ mật” sau cột “Số đến” Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỤC BÌ VĂN BẢN Mẫu bì văn a) Hình dạng kích thước Bì in sẵn, có hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì thông dụng cụ thể sau: - Loại 307mm x220mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng nguyên khổ giấy - Loại 220mm x158mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng gấp làm hai phần khổ giấy - Loại 220mm x109mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng gấp phần - Loại 158mm x115mm: dùng cho văn trình bày giấy A4 vào bì dạng gấp phần b) Mẫu trình bầy Mẫu trình bầy minh học hình vẽ (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC:……………………… (2) ĐT: ……………………… (3) E-Mail:………… Website…(4) Số: …………….(5)……… Kính gửi: …………………… (6)…… …… .……………….(7)………………… ……………………………………… Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan tổ chức (3):Số điện thoại, số fax (4): Địa E-Mail, Website quan tổ chức có (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ Sinh viên: Ngô Thùy Linh Lớp: CĐ Văn thư - Lưu trữ K6