Đang tải... (xem toàn văn)
Thực tập là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, cho sinh viên có cơ hội cọ xát với thực tiễn, vận dụng lý luận kiến thức đã học để giải quyết các vấn đề cụ thể trong công việc,giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc. Theo kế hoạch thực tập, tôi đã được nhận về thực tập tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III. Qua gần hai tháng thực tập (02320152052015) tìm hiểu tại đây, tôi đã được khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số nghiệp vụ của công tác văn phòng, công tác Lưu trữ. Với tư cách là một sinh viên chưa có kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn nên rất khó trong việc đưa ra cái nhìn đầy đủ về tất cả các công việc. Mặc dù vậy, báo cáo thực tập sinh viên này tôi cũng đã cố gắng khai thác những vấn đề cơ bản, để phần nào phản ánh hoạt động thực tiễn về công tác văn thư tại Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III. Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên tôi đã sử dụng một số phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp và phỏng vấn để thực hiện báo cáo này. Báo cáo được chia ra làm 3 phần: Phần I: Lời mở đầu. Phần II: Nội dung. Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan. Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan. Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan và đề xuất khuyến nghị. Phần III: Kết luận. Phần IV: Phụ lục.
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội A MỞ ĐẦU Chúng ta sống kỷ XXI- kỷ phát triển kinh tế, trị, văn hóa, xã hội Đó kỷ công nghệ thông tin phục vụ đắc lực cho lĩnh vực Bất lĩnh vực có lượng thông tin không nhỏ hàng giờ, hàng ngày Hiện biết, hiểu thông tin từ xã hội loài người hình thành đến nhờ việc lưu trữ thông tin Với phát triển vũ bão lĩnh vực công nghệ thông tin công tác lưu trữ có bước chuyển biến đáng kể để phù hợp với phát triển đất nước khẳng định vị trí tầm quan trọng thiếu trường đại học, trung học chuyên nghiệp, trường phổ thông cấp, quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế- trịxã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Chúng ta, cán lưu trữ tương lai biết lưu trữ học công việc thầm lặng có đóng góp lớn lao việc bảo tồn phổ biến giá trị văn hóa nhân loại, góp phần thúc đẩy tiến xã hội tạo dựng lên tương lai loài người Có thể khẳng định công tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Bởi lưu giữ lại tài liệu có giá trị phản ánh đầy đủ hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Ngoài ra, góp phần quan trọng việc cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao xác cho hoạt động xã hội Thực tập nhiệm vụ quan trọng tất ngành nghề, giúp cho sinh viên làm quen với công việc chuyên môn, cho sinh viên có hội cọ xát với thực tiễn, vận dụng lý luận kiến thức học để giải vấn đề cụ thể công việc,giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm phong cách làm việc tạo tiền đề vững vàng, tự tin trường có nhiều kỹ tìm việc Theo kế hoạch thực tập, nhận thực tập Trung Tâm Lưu Trữ Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Quốc Gia III Qua gần hai tháng thực tập (02/3/2015-20/5/2015) tìm hiểu đây, khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức học để thực hành số nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác Lưu trữ Với tư cách sinh viên chưa có kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nên khó việc đưa nhìn đầy đủ tất công việc Mặc dù vậy, báo cáo thực tập sinh viên cố gắng khai thác vấn đề bản, để phần phản ánh hoạt động thực tiễn công tác văn thư Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên sử dụng số phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp vấn để thực báo cáo Báo cáo chia làm phần: -Phần I: Lời mở đầu -Phần II: Nội dung Chương 1: Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ quan Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan đề xuất khuyến nghị -Phần III: Kết luận -Phần IV: Phụ lục Tôi vinh dự tự hào sinh viên lớp Văn thư – Lưu trữ K6 -12A ngành Lưu trữ thuộc khoa Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa Văn thư- Lưu trữ có bề dày truyền thống ngành Lưu trữ, với giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình giảng viên trường giúp hiểu tầm quan trọng công tác Lưu trữ phát triển nước nhà, làm gắn bó, yêu nghề Tôi Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thực tập thời gian Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với nhiều thuận lợi sau: - Các cô, anh, chị giỏi chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ vững vàng, giàu kinh nghiệm mà tận tình hướng dẫn, bảo cho đợt thực tập này, giúp đạt kết tốt Các đợt thực tập nhà trường tổ chức nhằm thực phương châm “Học đôi với hành”, “Lý luận kết hợp với thực tiễn” Qua nhận thấy công tác lưu trữ quan, tổ chức nguyên tắc chung phải vận dụng linh hoạt tùy theo hoàn cảnh; nhiệm vụ đặc thù riêng Tuy nhiên, với thời gian thực tập hai tháng với việc lúng túng áp dụng lý thuyết vào thực tiễn nên báo cáo không tránh khỏi có thiếu sót, mong nhận góp ý từ phía thầy cô giáo Khoa Văn Thư Lưu Trữ để hoàn thiện kỹ làm việc Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Văn Thư Lưu Trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đào tạo hệ sinh viên chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi tổ chức đợt kiến tập thực bổ ích cho sinh viên Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia III, đặc biệt Phòng Chỉnh lý giúp đỡ hoàn thành đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2014 Sinh viên TRẦN THỊ NGỌC LINH Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan a.Sự hình thành phát triển Ngay sau đất nước giành độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Sắc lệnh thành lập định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn vàThư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Tiếp theo, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ phương diện kiến thiết quốc gia nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu chưa phép quan có thẩm quyền Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống Nhà nước công tác lưu trữ, ngày 04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng Ngày 11/12/1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Thi hành Điều 14 Pháp lệnh, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 25/01/1991 Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nước quản lý công tác văn thư Từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản máy Nhà nước giảm đầu mối quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay Chính phủ) giao cho Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Để tạo sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu công đổi đất nước, ngày 04/4/2001 Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Theo đó, quan quản lý lưu trữ trung ương có chức tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ việc thực quản lý nhà nước lưu trữ Tiếp đó, kỳ họp thứ 2, Quốc hội khóa XIII, Luật lưu trữ thông ngày 11/11/2011 Tổ chức máy Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước gồm 17 quan, đơn vị trực thuộc, có đơn vị giúp việc 10 quan hành nghiệp Về cán bộ, từ lúc có 10 người thành lập, đến biên chế Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 300 người, 150 người có trình độ đại học đại học Tổ chức lưu trữ Bộ, ngành, địa phương ngày mở rộng củng cố, hình thành mạng lưới lưu trữ từ trung ương đến địa phương, từ sau Thủ tướng Chính phủ Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 tăng cường đạo công tác lưu trữ Cho đến nay, Bộ thành lập Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh b.Vị trí chức Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có trụ sở số 34 Phan Kế Bính-Quận Ba Đình-Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có chức sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu có ý nghĩa giá trị toàn quốc từ cách mạng tháng Tám năm 1945 c.Nhiệm vụ quyền hạn Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ quan,tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý (ở dạng số hóa) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao d.Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Trung tâm • Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc không 03 Phó Giám đốc • Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chiu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm • Các phó giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị thuộc Trung tâm Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III môi trường tốt, nhiều thuận lợi để sinh viên thực tập công tác lưu trữ Ở số lượng tài liệu Lư trữ lớn , đa dạng phòng, ban đảm nhiệm khâu công tác Lưu trữ nên sinh viên cọ sát với công việc thực tế - Cơ sở vật chất Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiên tiến, đầy đủ, cần thiết cho công tác lưu trữ Quốc gia Cơ cấu tổ chức - Phòng Thu thập Bổ sung tài liệu + Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm lựa chọn, thu thập bổ sung sưu tầm tài liệu thuộc nguồn nộp lưu tổ chức kế hoạch sau duyệt + Trên sở văn quy định Nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng văn hướng dẫn cụ thể lựa chọn bổ sung, sưu tầm tài liệu để Giám đốc duyệt ban hành thực phạm vi trách nhiệm Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc quan thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch hàng năm Trung tâm + Vận đông, thuyết phục hướng dẫn cá nhân, gia đình, dòng họ biếu tặng, ký gửi tài liệu có ý nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Sưu tầm, bổ sung tài liệu quý, truyền miệng vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Tiếp nhận bàn giao tài liệu thu cho phòng Bảo quản tài liệu phòng Lưu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm quản lý theo quy định + Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lĩnh vực thu thập bổ sung Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Quản lý sử dụng máy móc trang thiết bị kỹ thuật, tài sản giao + Thực công việc khác Giám đốc giao Phòng Chỉnh lý tài liệu + Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu + Căn tiêu, kế hoạch giao, tiến hành chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu theo quy trình chỉnh lý thống (trừ phần làm mục lục công cụ tra cứu) + Trên sở văn quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, xay dựng văn hướng dẫn cụ thể công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu, trình Giám đốc duyệt ban hành thực phạm vi Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Tiến hành xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu theo kế hoạch làm thủ tục để Giám đốc trình cấp phê duyệt tài liệu dự kiến loại huỷ + Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu + Quản lý sử dụng máy móc trang thiết bị kỹ thuật tài sản giao + Thực công việc khác Giám đốc giao Phòng Bảo quản tài liệu + Xây dựng kế hoạch bảo quản dài hạn hàng năm, tổ chức thực kế hoạch duyệt + Tiếp nhận tài liệu thu Phòng Thu thập bàn giao + Trên sở văn quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước , xây dựng văn hướng dẫn cụ thể công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu, Trần Thị Ngọc Linh Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trình Giám đốc duyệt ban hành thực phạm vi Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Tổ chức tu bổ tài liệu phối hợp với Trung tâm Tu bổ tài liệu lưu trữ để thực việc tu bổ tài liệu vượt khả kỹ thuật Trung tâm + Sắp xếp khoa học phông tài liệu kho + Xuất, nhập tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiệp vụ theo chế độ quy định + Xây dựng Phông bảo hiểm theo đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Xây dựng quản lý hồ sơ phông + Phòng chống cháy, nổ nguy huỷ hoại tài liệu, thường xuyên kiểm tra kho tàng, tài liệu, phát có biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo an toàn tài liệu + Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lĩnh vực bảo quản tài liệu + Vệ sinh kho tàng tài liệu + Quản lý, sử dụng trang thiết bị Nhà kho A1: Hệ thống điều hoà Trung tâm, hút ẩm để trì nhiệt độ, độ ẩm cho phù hợp với tài liệu lưu trữ; Hệ thống báo cháy, chữa cháy; Hệ thống báo đột nhập; Hệ thống điện chiếu sáng; Hệ thống điện thoại nội + Quản lý, sử dụng hệ thống báo cháy, chữa cháy Xưởng tu bổ, Nhà kho B2, buồng hạ trạm biến áp trạm diezel Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu + Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm sử dụng tài liệu, tư liệu công cụ tra cứu, tổ chức thực duyệt Trần Thị Ngọc Linh 10 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội phát mặt tồn tại, vấn đề nảy sinh, khó khăn vướng mắc vấn đề quản lý để ban hành văn giúp cho việc quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ chặt chẽ hoàn chỉnh Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu nhằm tra tìm cách nhanh chóng, xác tập hợp tài liệu theo yêu cầu người tra tìm người nghiên cứu Công cụ tra tìm đóng vai trò quan trọng kho lưu trữ đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu độc giả Hiện Trung tâm sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ để thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu lưu trữ cần thiết sổ sách lưu trữ, tra tìm tài liệu máy tính Với khối lượng tài liệu lưu trữ nhiều đa dạng, cán Lưu trữ phải xếp tài liệu khoa học nên có công cụ tìm kiếm đại việc tra cứu tài liệu thuận lợi Vì Trung tâm trang bị phương tiện phân loại, xếp, tìm kiếm, bổ sung, chỉnh lý tài liệu lưu trữ khoa học, xác thuận tiện như: bàn làm việc cán có máy vi tính đại, có tủ lưu trữ tài liệu theo quy định Các cán lưu trữ sử dụng thành thạo phương tiện nghe, nhìn để cập nhật tài liệu lưu trữ thường xuyên, xác Sau thực hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ (như nêu rõ) công việc quan trọng là: Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ để bảo quản Lập hồ sơ vào chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị nhiệm vụ cụ thể giao dựa vào danh mục hồ sơ quan dựa đặc trưng phổ biến giống tài liệu mà tập hợp tài liệu sản sinh Trần Thị Ngọc Linh 21 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trình giải công việc thành vấn đề, việc, tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày lâu dài sau Việc lập hồ sơ có ý nghĩa quan trọng công tác lưu trữ thể qua công việc sau: Giúp cho cán nắm toàn công việc quan công việc nhân viên đơn vị Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Giúp cho việc xếp văn khoa học, đầy đủ, có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho công việc hàng ngày giải có chất lượng cao hiệu quả, cần thiết tìm văn bản, nâng cao trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ Việc lập hồ sơ công việc gắn liền với công tác Văn thư Lưu trữ, có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ quan Việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng khâu cuối công tác lưu trữ để giải xong công việc chưa lập hồ sơ công việc coi chưa hoàn thành Về nội dung lập hồ sơ có khâu sau: - Mở hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trình giải công việc vào hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ • Yêu cầu lập hồ sơ có: - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ - Văn bản, giấy tờ công tác thu thập hồ sơ cần phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự giải diễn biến việc - Văn hồ sơ cần phải đảm bảo thể thức văn Trần Thị Ngọc Linh 22 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Văn tài liệu thu thập vào hồ sơ cần phải bảo quản có giá trị tương đối đồng Các hoạt động nghiệp vụ Trung tâm diễn thường xuyên, đảm bảo tính xác, khoa học, giúp cho công tác lưu trữ quan đạt hiệu cao, xứng đáng phận lưu trữ quan trọng Nhà nước Được thực tập Trung tâm thời gian ngắn, tiếp thu học hỏi số kỹ từ hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ, học bổ ích cho làm công tác lưu trữ sau Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Cấu tạo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm: tờ nhan đề; phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu tờ kết thúc - Mẫu trình bày tờ nhan đề mục lục TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC -MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU PHÔNG (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Mục lục số (quyển số): , NĂM 200 - Mẫu trình bày phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu Trần Thị Ngọc Linh 23 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hộp/ cặp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Thời gian BĐ-KT Số tờ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu nộp lưu; Cột - Hồ sơ số: ghi số hồ sơ đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ phông; Cột - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ mục lục hồ sơ phông; Cột - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ, ví dụ: 02.7.1972-15.01.1973; Cột - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ; Cột - Ghi chú: ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ - Mẫu trình bày tờ kết thúc TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (ĐVBQ) Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu Mục lục gồm: tờ (được đánh số liên tục từ đến ) ., ngày tháng năm 200 Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Trần Thị Ngọc Linh 24 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Tôi vinh dự thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ ngày 02/3/2015 đến 20/4/2015, cô Phạm Kiều Giang người hướng dẫn trực tiếp Tôi cô, chị tận tình giúp đỡ bảo công việc cụ thể Tôi xin trình bày tóm tắt công việc phân công đạt kết sau: - Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản phòng chỉnh lý - Vệ sinh sơ tài liệu - Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhớm theo trình tự sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm lớn; Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa; Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ Trong trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát chính, gốc văn tài liệu có giá trị thuộc phông khác để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phông - Biên mục phiếu tin: ( Các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14 ) MẪU PHIẾU TIN (Trình bày hai mặt tờ giấy khổ A5: 148 x 210) PHIẾU TIN Mặt trước Tên (hoặc mã) kho lưu trữ Trần Thị Ngọc Linh 25 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: c Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin: Tiêu đề hồ sơ: Chú giải: Trần Thị Ngọc Linh 26 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Mặt sau Thời gian tài liệu: a Bắt đầu: ………………………… b Kết thúc: Ngôn ngữ: Bút tích: 10 Số lượng tờ: 11 Thời hạn bảo quản: 12 Chế độ sử dụng: 13 Tình trạng vật lý: 14 Ghi chú: Trần Thị Ngọc Linh 27 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan Để thực tốt công tác lưu trữ nói chung công tác thu thập - bổ sung tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cần phải tập trung thực phương hướng nhiệm vụ mà Trung tâm đề Một là, không ngừng tuyên truyền nâng cao nhận thức đầy đủ vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ ý thức trách nhiệm quan, tổ chức với công tác Hai là, tiếp tục hoàn thiện hành lang pháp lý tăng cường tra, kiểm tra, tổng kết công tác lưu trữ - Để công tác lưu trữ tốt việc ban hành Luật Lưu trữ văn Quy phạm pháp luật quy định nội dung nghiệp vụ công tác Lưu trữ nói chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng, bên cạnh phải có chế tài xử phạt rõ ràng ví dụ như: đến hạn nộp lưu mà không nộp nào, không kiểm soát Danh mục hồ sơ việc mát hồ sơ đương nhiên… - Cần phối hợp chặt chẽ với Phòng, Ban chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Lưu trữ Bộ, ngành để xây dựng trình cấp có thẩm quyền chỉnh sửa ban hành Danh mục quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm - Phối hợp với quan chức để đẩy mạnh việc xây dựng trình Đề án sưu tầm, thu thập - bổ sung tài liệu lưu trữ truyền miệng, Đề án thu thập - bổ sung tài liệu lưu trữ Việt Nam nước - Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu công trình xây dựng trọng điểm Quốc gia, quan tâm đến việc thu thập, bổ sung tài liệu nghiên cứu bản, nghiên cứu ứng dụng, tài liệu thiết kế, chế tạo… Đặc biệt quan tâm đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu Khoa học kỹ thuật Bộ, Ban, ngành, Viện, sở nghiên cứu nhà khoa học lớn - Phối hợp chặt chẽ với Lưu trữ Bộ, ngành để thu thập - bổ sung nộp lưu sớm tai liệu lưu trữ nghe – nhìn Trần Thị Ngọc Linh 28 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Cần đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Trước mắt cần động viên, thuyết phục cá nhân tặng thưởng danh hiệu cao quý Nhà nước - Cần xây dựng Phòng Thu thập, bổ sung Trung tâm đủ lực để làm tốt công tác sưu tầm, thu thập - bổ sung tài liệu - Thường xuyên cử có kinh nghiệm xuống quan để kiểm tra, đôn đốc giúp đỡ Lưu trữ Bộ, ngành việc chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Trung tâm - Phối hợp với Lưu trữ Bộ, ngành mở lớp tập huấn thu thập - bổ sung tài liệu, chỉnh lý nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Bên cạnh đó, quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vao Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần quan tâm đẩy mạnh việc thu thập, bổ sung tài liệu công trình xây dựng bản; hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học công nghệ Các quan thuộc nguồn nộp lưu cần vào văn Nhà nước, xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ, quy định thời hạn bảo quản chúng làm sở cho công tác thu thập, bổ sung vao nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Hàng năm phải lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập, bổ sung hướng dẫn cho đơn vị, cá nhân chuẩn bị kỹ tài liệu giao nộp Cần ưu tiên thu thập sớm vào bảo quản tốt tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử Thu thập, lựa chọn tài liệu cá nhân tiêu biểu, điển hình ngành, lĩnh vực phục trách để thành lập Phông Lưu trữ cá nhân Lưu trữ Bộ, ngành cần có kế hoạch hàng năm dài hạn để chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu khối tài liệu đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từ lâu bảo quản Lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ, ngành Xây dựng kế hoạch kinh phí cho việc thu thập - bổ sung tài liệu, chỉnh lý, bảo quản tài liệu Lưu trữ Bộ, ngành kinh phí để thống kê, vận chuyển, bàn giao tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Trần Thị Ngọc Linh 29 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ba là, kiện toàn tổ chức máy bố trí biên chế cán lưu trữ, với nội dung sau - Tiếp tục soạn thảo, ban hành văn để hướng dẫn thống cấu tổ chức Phòng Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ UBND cấp tỉnh - Ban hành chế độ đãi ngộ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác lưu trữ Để cán lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán lưu trữ tiền lương, phụ cấp độc hại… - Nâng cao trình độ, lực cho đội ngũ cán lưu trữ Hiện nay, nhận thức công tác lưu trữ hạn chế nên không quan, tổ chức không ý đến số lượng chất lượng đội ngũ cán lưu trữ chuyên trách Không quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán để làm công tác có bố trí đủ người làm công tác lại không đào tạo chưa bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn công tác lưu trữ nên hiệu công việc hạn chế Bốn là, tăng cường sở vật chất cho công tác lưu trữ Năm là, đẩy mạnh nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vao công tác lưu trữ Sáu là, mở rộng hợp tác quốc tế công tác lưu trữ 3.3 Một số kiến nghị Trải qua trình tìm hiểu thực tế với việc phân tích ưu điểm nguyên nhân hạn chế công tác lưu trữ nói chung công tác thu thập - bổ sung tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, xin mạnh dạn đưa số kiến nghị sau: − Đối với quan có thẩm quyền đặc biệt Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: Các quan có thẩm quyền đặc biệt Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quan trực tiếp quản lý đạo hoạt động Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Vì thế, Cục cần thực số biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm, cụ thể sau: + Nhanh chóng kết hợp với Bộ, ngành xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành, làm sở để lựa chọn tài liệu vào bảo quản Lưu trữ hành nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Trần Thị Ngọc Linh 30 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Bên cạnh văn hướng dẫn chung nghiệp vụ, Cục cần ban hành thêm số văn hướng dẫn trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phù hợp với đặc điểm khối tài liệu cụ thể Bởi thực tế, văn hướng dẫn nghiệp vụ ban hành chủ yếu áp dụng cho khối tài liệu hành nên gắn chúng vào với loại hình tài liệu đặc biệt khác như: tài liệu ảnh, tài liệu có xuất xứ cá nhân…thì việc thực công tác chuyên môn nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn Vì vậy, Cục ban hành số văn như: Văn đạo, hướng dẫn bảo quản, xác định giá trị nhóm tài liệu quý hiếm; Ban hành văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ tài liệu cá nhân tiêu biểu… + Cục cần kiến nghị với quan cấp trên, xin cấp kinh phí cho Trung tâm sửa chữa, nâng cấp, mua số trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn + Tăng cường công tác kiểm tra trực tiếp việc thực chuyên môn nghiệp vụ Trung tâm + Đẩy mạnh hoạt động hợp tác quốc tế tăng cường việc tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề khác nhằm sử dụng tối ưu nguồn tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia III − Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III + Trên sở quy định Nhà nước Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước công tác lưu trữ nói chung công tác thu thập - bổ sung tài liệu nói riêng, Lãnh đạo Trung tâm cần ban hành văn hướng dẫn, đạo trực tiếp chuyên môn đơn vị cụ thể Bên cạnh đó, cần có quy định chế tài xử phạt cán viên chức có hành vi phạm quy định Nhà nước công tác lưu trữ nội quy Trung tâm + Trung tâm cần chủ động việc cử cán bộ, nhân viên học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn Hoặc, hỗ trợ phần kinh phí cho cán theo học thêm lớp chức, cao học + Việc tuyển dụng cán cần thực công khai, mục tiêu, mục đích Nhằm lựa chọn cán thực có lực nguyện vọng vào làm việc + Thường xuyên tổ chức cho cán bô, nhân viên Trung tâm tham quan lưu trữ nước Trần Thị Ngọc Linh 31 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội + Cần chủ động việc tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ vị trí Trung tâm xã hội + Công tác khử trùng vệ sinh tài liệu cần tiến hành thường xuyên theo định kỳ + Cần đơn giản hóa thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Để làm điều Trung tâm Cục Văn thư, Lưu trữ nhà nước cần ban hành văn quy định rõ thẩm quyền cho khai thác sử dụng tài liệu loại tài liệu cụ thể Với tài liệu thông thường Trưởng phòng Tổ chức khai thác sử dụng trực tiếp duyệt phiếu yêu cầu độc giả Như vậy, giảm bớt bước trình duyệt phiếu yêu cầu, tạo thuận lợi cho người sử dụng Đồng thời, cần phải đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu Bên cạnh hình thức truyền thống cân áp dụng thêm số hình thức khai thác sử dụng như: cung cấp tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ theo hợp đông; cung cấp thông tin tài liệu qua đường bưu điện; hay tư vấn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ + Đầu tư kinh phí để mua nâng cấp số trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn như: máy khử trùng tài liệu, phương tiện vận chuyển tài liệu,… + Khối lượng tài liệu đưa vào bảo quản Trung tâm ngày nhiều, để đáp ứng đủ diện dích phòng, kho cho việc lưu trữ tài liệu năm tới, từ Trung tâm cần có kế hoạch xây dựng thêm nhà kho để lưu trữ, bảo quản tài liệu thời gian tới + Cán bộ, viên chức Trung tâm cần tự giác công việc, phục vụ độc giả khách tham quan nhiệt tình, chu đáo Đồng thời, phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ đặc điểm, tình hình tài liệu kho để sẵn sàng giải đáp thắc mắc đối tượng khai thác sử dụng tài liệu − Đối với quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Những quan nguồn nôp lưu tài liệu vào Trung tâm theo quy định Nhà nước, cần phải có kế hoạch để giao nộp tài liệu thời gian quy đinh Tài liệu trước giao nộp vào Trung tâm cần chỉnh lý hoàn chỉnh vệ sinh Có vậy, Trung tâm với có điều kiện để thực tốt công tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng hiệu tài liệu - Đối với Khoa Văn thư - Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Ngọc Linh 32 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Khoa Văn thư - Lưu trữ địa tin cậy đào tạo chuyên sâu công tác Lưu trữ Vì vậy, Khoa cần đưa vào chương trình giảng dạy môn học có tính chất bổ trợ môn học mang tính lý luận chuyên sâu Nhằm giúp sinh viên nắm vững kiến thức lý luận chuyên môn nghiệp vụ Tuy nhiên, kiến thức lý luận thực tiễn khách quan phạm trù triết học có mối quan hệ biện chứng với nên bên cạnh việc giảng kiến thức chuyên môn Khoa cần thường xuyên tổ chức cho sinh viên thực tập khảo sát thực tế Từ đó, giúp sinh viên có nhìn khách quan, biện chứng việc thực nghiệp vụ công tác lưu trữ, tránh vận dụng lý thuyết học cách máy móc, rập khuôn trường công tác Trong chương trình đào tạo, Khoa cần phải đặc biệt trọng đến chất lượng đào tạo nhằm bổ sung cho xã hội lực lượng cán lưu trữ giỏi chuyên môn, nghiệp vụ có ý thức trách nhiệm cao công việc Bên cạnh đó, Khoa cần thường xuyên tổ chức hoạt động sinh hoạt ngoại khóa có liên quan đến công tác chuyên môn Nhằm tăng thêm niềm đam mê nghề nghiệp sinh viên, từ họ có ý thức, trách nhiệm cao công việc sau trường III KẾT LUẬN Thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không nhiều song giúp có nhìn khái quát thực trạng công tác lưu trữ nói chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm nói riêng Mặc dù, tồn số hạn chế định song công tác lưu trữ Trung tâm thực tốt, xứng đáng đơn vị đầu ngành việc thực nghiệp vụ chuyên môn Bên cạnh đó, thời gian thực tập Trung tâm trực tiếp thực nghiệp vụ Công tác lưu trữ đặc biệt công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Nhờ hiểu rõ tính chất công việc chuyên môn rút ngắn khoảng cách lý luận trang bị với thực tiễn công việc Qua báo cáo mạnh dạn đưa số nhận xét, kiến nghị với mong muốn góp phần bé nhỏ vào việc hoàn thiện công tác lưu trữ nói chung nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm nói riêng quan nói chung Trần Thị Ngọc Linh 33 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Về phía cá nhân, đợt thực tập giúp nhận thức đầy đủ, đắn nghề nghiệp lựa chọn Từ đó, giúp có định hướng cho nghề nghiệp sau ý thức không ngừng phấn đấu vươn lên học tập Một lần xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán công tác Trung tâm Lưu trữ quốc gia III động viên, giúp đỡ tạo điều kiện cho hoàn thành đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng5 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Ngọc Linh Trần Thị Ngọc Linh 34 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phần IV: PHỤ LỤC Trần Thị Ngọc Linh 35 Lớp Văn Thư Lưu Trữ K6