Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG. 3 I. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư Lưu Trữ Tỉnh Bắc Giang. 3 1. Vị trí, chức năng 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 2.1. Giúp Giám đốc sở nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau: 3 2.2. Giúp giám đốc sở nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh. 4 3. Cơ cấu tổ chức 4 3.1. Lãnh đạo Chi cục: 4 3.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc; 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Chi cục. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, của phòng Hành chính tổng hợp. 5 2. Cơ cấu tổ chức 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG. 7 1. Công tác Văn phòng 7 1.1 Công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của Văn phòng. 7 1.2. Bố trí phòng làm việc của văn phòng. 9 1.3. Xây dựng kế hoạch của văn phòng. 10 4 Quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 11 1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng trong Chi cục. 12 1.6. Tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ trong cơ quan 13 2. Về công tác văn thư 14 2.1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 14 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 19 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 22 2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ. 25 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 25 3.2. Chỉnh lý xác định giá trị tài liệu. 26 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 3.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 29 CHƯƠNG III: THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ. 31 1.Thực hiện phân loại tài liệu của Sở Xây dựng từ 1989 1993: 32 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 40 1. Đánh giá chung 40 2. Nguyên nhân tồn tại hạn chế 42 3. Đề xuất một số giải pháp 43 KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC 48
Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr BNG CH VIT TT STT Ch vit tt HND UBND CNTT VBQPPL HCSN Bỏo cỏo thc cui khúa Nguyờn Hi ng nhõn dõn y ban nhõn dõn Cụng ngh Thụng tin Vn bn quy phm phỏp lut Hnh chớnh s nghip Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr MC LC BNG CH VIT TT .1 LI NểI U .1 CHNG I: CHC NNG, NHIM V, QUYN HN V CCU TCHC CA CHI CC VN TH- LU TRTNH BC GIANG I Chc nng nhim v quyn hn v c cu t chc ca chi cc Vn th - Lu Tr Tnh Bc Giang V trớ, chc nng Nhim v, quyn hn .3 2.1 Giỳp Giỏm c s ni v thc hin cỏc nhim v sau: .3 2.2 Giỳp giỏm c s ni v thc hin nhim v lu tr ca tnh C cu t chc 3.1 Lónh o Chi cc: 3.2 Cỏc phũng chuyờn mụn v n v s nghip trc thuc; II Chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca phũng Hnh chớnh - tng hp Chi cc Chc nng, nhim v, quyn hn, ca phũng Hnh chớnh - tng hp C cu t chc CHNG II: THC TRNG CễNG TC HNH CHNH VN PHềNG TI CHI CC VN TH- LU TRTNH BC GIANG Cụng tỏc Vn phũng 1.1 Cụng tỏc lónh o, iu hnh hot ng ca Vn phũng 1.2 B trớ phũng lm vic ca phũng 1.3 Xõy dng k hoch ca phũng 10 Quy trỡnh cung cp thụng tin cho lónh o.- .11 1.5 Hin i húa cụng tỏc phũng Chi cc .12 1.6 T chc chuyn i cụng tỏc cho th trng v cỏn b c quan 13 V cụng tỏc th 14 2.1 Mụ hỡnh t chc Vn th ca c quan .14 2.2 Son tho v ban hnh bn .16 2.3 T chc qun lý v gii quyt bn 19 2.4 T chc qun lý v s dng du 22 2.5 Cụng tỏc lp h s hin hnh v giao np h s vo lu tr c quan 23 Kho sỏt v tỡnh hỡnh thc hin cỏc nhim v lu tr .25 3.1 Cụng tỏc thu thp, b sung ti liu lu tr .25 3.2 Chnh lý xỏc nh giỏ tr ti liu 26 3.3 Cụng tỏc bo qun ti liu lu tr 27 3.4 Cụng tỏc t chc khai thỏc s dng ti liu lu tr 29 CHNG III: THC HNH NGHIP V 31 1.Thc hin phõn loi ti liu ca S Xõy dng t 1989 - 1993: 32 CHNG 4: XUT GII PHP 40 1.ỏnh giỏ chung .40 Nguyờn nhõn tn ti hn ch .42 xut mt s gii phỏp 43 KT LUN 46 DANH MC TI LIU THAM KHO .47 PH LC 48 Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr LI NểI U Trong cụng cuc i mi ca t nc, cỏc ngnh cỏc lnh vc hot ng u cú nhng úng gúp nht nh v luụn cú s ci tin ti s hon thin chung ca t nc Hũa chung xu th ú, nhng nm gn õy Nghip v cụng tỏc Vn th - Lu tr ó cú nhng bc phỏt trin phong phỳ a dng nhm gúp phn ci cỏch hnh chớnh Thc cui khúa l mt khõu rt quan trng quỏ trỡnh o to ca tt c cỏc ngnh t thc to iu kin cho sinh viờn dng nhng kin thc ó hc vo thc t cụng vic ti c s thc tp, qua ú sinh viờn cú th so sỏnh nhng kin thc lớ lun ó c trang b quỏ trỡnh o to vi thc tin ti c s thc T ú giỳp sinh viờn cú th luyn cỏc k nng nghip v, nõng cao ý thc trỏch nhim ca mt ngi cụng chc tng lai Sau quỏ trỡnh hc v rốn luyn ti trng, ngy 02/03/2015 c s gii thiu ca trng i hc Ni v H Ni v c s giỳp ca lónh o Chi cc Vn th - Lu tr tnh Bc Giang ó to iu kin cho em thc ti c quan, õy thc s l c hi quý bỏu giỳp bn thõn em gn lớ thuyt vi thc hnh, rốn luyn k nng nghip v v tớch ly kinh nghim phc v tt cho tng lai Gn kt nh trng vi xó hi, lý lun vi thc tin Thụng qua nghiờn cu kho sỏt v thc hnh v cụng tỏc th; son tho v ban hnh bn; cụng tỏc lu tr c quan nhm cng c kin thc ó hc, nõng cao nng lc v dng lý lun vo thc tin; rốn luyn k nng ngh nghip; xõy dng phong cỏch lm vic v cỏc k nng khỏc cn thit i vi mt cỏn b khoa hc ngnh Vn th - Lu tr, Nm v hiu c hot ng ca c quan, doanh nghip tớch ly kin thc thc t, ly t liu ti liu chun b cho sinh viờn tt nghip l mc ớch m cụng tỏc thc cui khúa hng ti * B cc bỏo cỏoNgoi phn m u v kt lun, bỏo cỏo c chia thnh chng nh sau: Chng 1: Chc nng, nhiờm v, quyn hn v c cu t chc ca phũng c quan thc Chng 2: Kho sỏt hot ng ca cụng tỏc hnh chớnh phũng ca c quan Chng Thc hnh nghip v: Thc hin nghip v phõn loi, chnh lý ti liu, xỏc nh giỏ tr ti liu theo cỏc nm Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Chng xut gii phỏp Qua õy, cho phộp em gi li cm n sõu sc nht ti cỏc cỏn b ti Chi cc Vn th - Lu tr tnh Bc Giang ó to iu kin, hng dn, giỳp em hon thnh tt t thc ny Tuy nhiờn, thi gian cú hn, kinh nghim cũn hn ch, ớt c tip xỳc vi cụng vic thc t nờn bn bỏo cỏo khụng trỏnh nhng thiu sút v hn ch nht nh Em rt mong nhn c nhng ý kin úng gúp quý bỏu ca cỏc thy cỏc cụ cựng ton th cỏc bn sinh viờn bn bỏo cỏo ca em c hon thin hn Em xin chõn thnh cm n! Bc giang, ngy 25 thỏng 04 nm 2015 Sinh viờn Nguyn Th Thu Trang Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr CHNG I: CHC NNG, NHIM V, QUYN HN V C CU T CHC CA CHI CC VN TH - LU TR TNH BC GIANG I Chc nng nhim v quyn hn v c cu t chc ca chi cc Vn th - Lu Tr Tnh Bc Giang Quyt nh s 79/Q-UBND ngy 30/7/2010 ca UBND tnh Bc Giang v vic thnh lp Chi cc Vn th Lu tr cú quy nh chc nng, nhim v, quyn hn ca Chi cc nh sau: V trớ, chc nng Chi cc Vn th - Lu tr l t chc trc thuc S Ni v cú chc nng giỳp S Ni v tham mu cho UBND tnh qun lý nh nc v th, lu tr ca tnh v trc tip qun lý ti liu lu tr lch s ca tnh theo quy nh ca phỏp lut; 1.1 Chi cc Vn th - Lu tr chu s ch o, qun lý v t chc, biờn ch v hot ng ca S Ni v, ng thi chu s hng dn v chuyờn mụn nghip v ca chi cc Vn th v Lu tr Nh nc trc thuc B Ni v; 1.2 Chi cc V Th Lu tru cú t cỏch phỏp nhõn, cú du v ti khon riờng v kinh phớ hot ng ngõn sỏch nh nc cp theo quy nh phỏp lut Nhim v, quyn hn 2.1 Giỳp Giỏm c s ni v thc hin cỏc nhim v sau: a) Trỡnh cp cú thm quyn ban hnh quy hoch, k hoch di hn, hng nm, cỏc chng trỡnh, ỏn, d ỏn v t chc thc hin ch , quy nh v th, lu tr; b) Hng dn, kim tra vic thc hin cỏc ch , quy nh v th, lu tr; c) Thm nh trỡnh cp cú thm quyn phờ duyt Danh mc ngun v thnh phn ti liu thuc din np lu vo lu tr lch s ca tnh; d) Thm nh trỡnh cp cú thm quyn phờ duyt Danh mc ti liu ht giỏ tr ca Lu tr lch s ca tnh; e) Nghiờn cu, ng dng khoa hc v cụng ngh vo cụng tỏc th, lu tr; g) T chc hun bi dng nghip v th lu tr; h) Phi hp vi Thanh tra S Si v gii quyt khiu ni t cỏo v s lý vi phm phỏp lut v th, lu tr; i) Thc hin bỏo cỏo Thng kờ th, lu tr; k) S kt, tng kt cụng tỏc th, lu tr Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr 2.2 Giỳp giỏm c s ni v thc hin nhim v lu tr ca tnh a) Hng dn cỏc c quan, t chc thuc ngun np lu chun b h s, ti liu n hn np lu; b) Thu thp h s, ti liu n hn np lu vo Lu tr lch s ca tnh; c) Phõn loi, chnh lý, xỏc nh giỏ tr, thng kờ, sp xp h s, ti liu; d) Bo v, bo qun, thng kờ ti liu lu tr; ) Tu b, phc ch v bo him ti liu lu tr; e) Xõy dng cụng c tra cu v t chc thc hin nhim v khai thỏ, s dng ti liu lu tr; g) Thc hin mt s dch v cụng v lu tr; h) Qun lý ti chớnh, ti sn v thc hin cỏc nhim v khỏc Giỏm c S Ni v quy nh C cu t chc 3.1 Lónh o Chi cc: - Chi cc trng v 02 Phú Chi cc trng Chi cc C cu t chc:trng Ch tch UBND tnh b nhim, nhim v hng dn ph cp chc v h s 07 Phú Chi cc trng giỏm c s ni v b nhim, nhim v hng v cp chc v h s 0,5 - Chi cc trng l ngi ng u Chi cc, chu trỏch nhim trc giỏm c S Ni v v trc phỏp lut v ton b hot ng ca Chi cc Vn th v Lu tr; ng thi l ch ti khon ca Chi cc - Cỏc Phú Chi cc trng giỳp Chi cc trng theo dừi ch o v t chc trin khai thc hin nhim v theo s phõn cụng ca Chi cc trng; chu trỏch nhim cỏ nhõn trc Chi cc trng v trc phỏp lut v cỏc lnh vc, cụng vic c phõn cụng ph trỏch 3.2 Cỏc phũng chuyờn mụn v n v s nghip trc thuc; Cỏc Phũng chuyờn mụn, trc mt cú 02 phũng, gm: - Phũng hnh chớnh - tng hp; - Phũng Nghip v Vn th - Lu tr; a n v s nghip: Trung tõm lu tr Biờn ch ca Chi cc: Gm biờn ch hnh chớnh ( lónh o chi cc v cỏc phũng chuyờn mụn ), biờn ch s nghip( Trung Tõm Lu Tr) UBND tnh giao hng nm tng biờn ch HCSN ca S Ni v Trc mt chuyn 03 ch tiờu biờn ch hnh chớnh ca Phũng Qun lý Vn th Lu tr v 10 biờn ch s nghip ca Trung tõm Lu tr sang Chi cc Khi b ni v giao b sung biờn ch hnh chớnh nm 2010, S Ni v trỡnh ch tch UBND tnh giao b sung biờn ch cho Chi cc Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr II Chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca phũng Hnh chớnh - tng hp Chi cc Theo Quyt nh s 02/Q CCVTLT ngy 18/02/2011 ca Chi cc Vn th Lu tr v vic ban hnh Quy ch lm vic ca Chi cc Vn th Lu tr cú quy nh nhim v, quyn hn ca phũng Hnh chớnh Tng hp nh sau: Chc nng, nhim v, quyn hn, ca phũng Hnh chớnh - tng hp 1.1 Qun lý cụng tỏc th, in n bn, lu tr hin hnh ca Chi cc Kim soỏt ni dung v th thc bn trc phỏt hnh theo quy nh Qun lý quy nh du theo quy nh ca Nh nc; 1.2 Giỳp Lónh o Chi cc qun lý CCVC thuc quyn qun lý ca Chi cc thc hin cỏc quy nh ca Nh nc, ni quy,quy ch ca c quan; theo dừi, chm im thi ua cỏc phũng trc thuc v tng CCVC; Tham mu cho Chi cc trng xem xột khen thng v s lý k lut i vi CCVC theo quy nh ca phỏp lut; 1.3 Phi hp vi cỏc b phn xõy dng chng trỡnh, k hoch cụng tỏc thỏng, quý, nm ca Chi cc D tho cỏc bỏo cỏo ca Chi cc theo nh k v theo yờu cu; 1.4 Lp k hoch ti chớnh, m bo kớnh phớ hot ng ca chi cc; bỏo cỏo d toỏn, quyt toỏn ngõn sỏch theo ỳng quy nh ca Nh nc; m bo ch chớnh sỏch, ch ói ng khỏc i vi CCVC thuc Chi cc; 1.5 Thc hin cụng tỏc qun lý ti chớnh, ti sn ca Chi cc theo quy nh ca phỏp lut; cụng tỏc bo v, v sinh v trc c quan; 1.6 T chc ún tip khỏch v ngoi tnh n liờn h cụng tỏc vi Chi cc m bỏo cỏc iu kin vt cht phc v cỏc phiờn hp, hi ngh ca Chi cc; 1.7.Trng phũng Hnh chớnh - Tng hp c tha lnh Chi cc trng ký mt s bn nh: giy i ng, giy ngh phộp, giy gii thiu, thụng bỏo ca c quan, lc bn gi n Chi cc, cụng gii quyt cụng vic ni b c quan hoc cỏc cụng vic giao dch khỏc c Chi cc trng y quyn, giao nhim v; C cu t chc - Trng phũng: L ngi chu trỏch nhim cỏ nhõn trc Lónh o Chi cc v mi hot ng ca phũng c giao ph trỏch Trng phũng cú nhim v, quyn hn sau: + Phõn cụng nhim v cho CCVC v ngi lao ng phũng sau ó bỏo cỏo lónh o Chi cc ph trỏch T chc thc hin cú hiu qu nhim v ca phũng; + Ch ng phi hp vi cỏc phũng v CCVC c quan v vic cung cp thụng tin v trao i nghip v gii quyt cụng vic thuc chc nng ca phũng Nhng khụng thuc thm quyn, trng phũng phi bỏo cỏo lónh o Chi cc ph trỏch gii quyt; Qun lý CCVC v ngi lao ng theo phõn cp qun lý v qun lý cỏn b; iu hnh hot ng ca phũng; trỡ k lut lao ng; xõy dng k hoch hc tp, bi dng nõng cao trỡnh nghip v cho CCVC phũng v bn thõn; Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr - Phú Trng phũng: c Trng phũng giao ph trỏch mt s cụng vic c th ca phũng; thay mt Trng phũng gii quyt cụng vic c phõn cụng, ng thi chu trỏch nhim trc Trng phũng v lónh o Chi cc v cụng vic ú Khi Trng phũng i vng, Phú Trng phũng c y quyn gii quyt, iu hnh cụng vic ca phũng , sau ú bỏo cỏo vi Trng phũng Trng phũng cú mt v nhng vic mỡnh ó gii quyt v nhng tn ti Trng phũng nm c v gii quyt tip Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr CHNG II: THC TRNG CễNG TC HNH CHNH VN PHềNG TI CHI CC VN TH - LU TR TNH BC GIANG Cụng tỏc Vn phũng Vn phũng Chi cc Vn th Lu tr l b mỏy lm vic tng hp ca Chi cc Vn th Lu tr, l ni thu thp x lý thụng tin h tr cho hot ng qun lý, ng thi m bo cỏc iu kin vt cht k thut cho hot ng ca ton Chi cc, phũng cú chc nng tham mu, giỳp vic ch o, iu hnh cỏc hot ng, m bo cỏc iu kin vt, cht k thut cho hot ng ca Chi cc Vn th Lu tr Vn phũng cú v trớ vụ cựng quan trng b mỏy t chc ca Chi cc, cú vai trũ khụng th thiu vic gúp phn thc hin cú hiu qu chc nng, nhim v, quyn hn ca Chi cc 1.1 Cụng tỏc lónh o, iu hnh hot ng ca Vn phũng Lónh o iu hnh cú vai trũ v trớ rt quan trng hot ng ca mi c, quan n v, t chc Nu mt c quan m khụng cú ngi lónh o thỡ ging nh thuyn khụng cú thuyn trng Bi lónh o iu hnh l mt loi hỡnh hot ng xó hi quan trng ca ngi cng ng, nhm xỏc nh ỳng mc tiờu v t chc thc hin c mc tiờu m nhng ngi cng ng v xó hi t Lónh o iu hnh mun t hiu qu thỡ ũi hi ngi lónh o khụng ch cú trỡnh chuyờn mụn m phi cú nng lc iu hnh, cú phm cht mt nh lónh o Ngoi ra, cũn cn cú s nhy bộn, nng ng tinh t, v cú tm nhỡn xa trụng rng cú s gii quyt c nhng thuc thm quyn chc nng nhim v ca mỡnh Trong thi gian kho sỏt hot ng phũng ca c quan, c tip xỳc vi lónh o c quan v cỏc cỏn b khỏc, tụi thy lónh o c quan l ngi cú trỏch nhim, iu hnh ỳng mc tiờu, cú phng phỏp iu hnh qun lý khoa hc, phõn cụng cụng vic cho tng cỏ nhõn, n v c quan mt cỏch hp lớ Khụng nhng vy, lónh o c quan l ngi hũa ng thõn thin ú luụn to c bu khụng khớ thoi mỏi cho nhõn viờn Lónh o Chi cc luụn lónh o, qun lý tt tt c cỏc cụng vic phm vi quyn hn ca mỡnh nhm thc hin cú hiu qu cỏc mc tiờu ó t Trong cụng tỏc lónh o iu hnh cn m bo: * Yờu cu: + Qun lý ỳng mc tiờu: Tt c cỏc hot ng qun lý, iu hnh ca Chi cc trng nhm hng ti vic thc hin mt cỏch tt nht mc tiờu ca c quan + Cỏch thc phự hp vi mc tiờu t ra: Cn c vo ngun lc hin cúa ca c quan, lónh o Chi cc a cỏc bin phỏp qun lý, t chc thớch hp cho tng mc tiờu Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr + Phỏt huy s trung, dõn ch: Lónh o Chi cc ó huy ng c cỏn b di quyn tham gia mt cỏch nhit tỡnh cỏc hot ng ca Chi cc di s lónh o ca mỡnh + Chu trỏch nhim v kt qu hot ng ca Chi cc mỡnh: Cỏc mc tiờu ca Chi cc c thc hin di s ch o ca Chi cc trng Do vy, cú ý thc c rừ ngha v v trỏch nhim ca mỡnh i vi hot ng ca Chi cc + Gi vng uy tớn: Uy tớn c th hin hiu lc ca nhng quyt nh qun lý v thc hin nhng quyt nh ca nhng CCVC c quan * Quy nh: - a cỏc quyt nh qun lý: Lónh o chi cc cn c vo k hoch, chng trỡnh ca Chi cc cỏc quyt nh qun lý - Phõn cụng cụng vic qun lý cho tng cỏn b Chi cc Tựy theo chc nng nhim v va tng phũng v trỡnh c chuyờn mụn ca tng cỏn b m lóh o chi cc phõn cụng mt cỏch chớnh xỏc, hp lý - Theo dừi ụn c, kim tra tin thc hin quyt nh: Lónh o Chi cc luụn thc hin trc tip giỏm sỏt hot ng ca cỏc cỏ nhõn, phũng ban v cỏc yờu cu ca cỏn b CCVC, bỏo cỏo c th tỡnh hỡnh thc hin cụng vic i vi cụng vic quan trng lónh o Chi cc yờu cu ngi c giao cụng vic thụng bỏo kt qu theo thỏng, tun - Tng kt ỏnh giỏ thc hin quyt nh: Sau quyt nh c hon thnh lónh o Chi cc s i chiu kt qu t c vi mc tiờu ó nh tỡm nhng th mnh, nhng ngi cú nng lc cng nh tỡm nhng hn ch nhm khc phc nhng k hoch tip theo * Nguyờn tc: - Vn phũng lm vic theo ch Th trng, nhm cao trỏch nhim v m bo s on kt thng nht lónh o n cỏn b, cụng chc, thc hin gii quyt cụng vic ỳng phm vi trỏch nhim, ỳng thm quyn c giao - Mi cụng vic ch giao cho mt th, mt ngi ph trỏch v chu trỏch nhim chớnh Cỏn b, cụng chc c giao ph trỏch cụng vic no phi tuõn th trỡnh t, th tc v thi hn gii quyt cụng vc ú theo quy nh ca phỏp lut, chng trỡnh, k hoch cụng tỏc v Quy ch lm vic ca Chi cc Vn th Lu tr - Bo m dõn ch, cụng khai, minh bch, ỳng quy ch v hiu qu mi hot ng thc hin nhim v c giao * Nhim v: - Xõy dng chng trỡnh k hoch cụng tỏc thỏng, quý, nm ca Chi cc; xõy dng lch cụng tỏc, lm vic, hi hp ca c quan; thc hin cụng tỏc thụng tin bỏo cỏo nh k v t xut v tỡnh hỡnh thc hin nhim v ca c quan theo quy nh Ch o, ụn c v tin hnh cụng tỏc tra, kim tra vic thc hin nhim v ca cỏc phũng, ban, cỏc n v s nghip trc thuc Chi cc Bỏo cỏo thc cui khúa Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Lu tr viờn chuyn bn chp cú úng du chng thc cho Chi cc phú xem xột, ký xỏc nhn, sau ú úng du y vo bn vo giao cho i tng khai thỏc tip nhn Mi c gi n nghiờn cu, tra tỡm ti liu lu tr cú trỏch nhim kờ khai phiu ngh khai thỏc, s dng ti liu lu tr v chng minh th phụ tụ i vi cỏc c quan, t chc: cn thờm giy gii thiu v chng minh th ca ngi trc tip n tra cu qun lý c gi v Chi cc lp k hoch khai thỏc, s dng ti liu ca cỏc lu tr c quan Trờn õy l ton b nhng kt qu m em ó thu nhn c thi gian thỏng thc ti Chi cc Vn th - Lu tr tnh Bc Giang Quỏ trỡnh thc ó giỳp em cú c hi em nhng kin thc ó c hc nh trng dng vo thc t cụng vic Qua õy, em ó cú dp cng c li nhng kin thc ó hc, cng c lũng yờu ngh, rốn luyn bn thõn mụi trng lm vic ni cụng s ng thi, em ó hc hi c rt nhiu v cỏch gii quyt cụng vic, phong cỏch ng x v cỏch giao tip nhng mi quan h xung quanh cng nh tớch lu c nhng kinh nghim thc t quý bỏu thi gian thc ti c quan T vic kho khỏt quỏ trỡnh thc hin cỏc cụng tỏc ti Chi cc Vn th Lu tr em ó thy c nhng u im - hn ch cụng tỏc hnh chớnh phũng cng nh nghip v t chc khai thỏc, s dng ti liu lu tr ca c quan v t ú em cú th phỏt huy tớnh ch ng sỏng to ca bn thõn thụng qua vic xut nhng phng ỏn gii quyt gúp phn ti u hoỏ cụng tỏc phũng cng nh cụng tỏc th, lu tr ti c quan Bỏo cỏo thc cui khúa 39 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr CHNG 4: XUT GII PHP ỏnh giỏ chung Trờn thc t hin kho lu tr ca chỳng ta ang lu tr 46 phụng cú 8906 hp v 1052.4 giỏ Cha cú tr s riờng Cụng tỏc t chc khai thỏc v s dng ti liu lu tr ti Chi cc Vn th Lu tr cú nhng u im v hn ch nh sau: * u im: - Mc dự trỡnh chuyờn mụn cha ng u , phn ln l hc trỏi ngnh ngh cỏc cỏn b cụng tỏc ti Chi cc a s l cỏc giỏo viờn ch cú s ớt cỏc cỏn b c o to theo ỳng ngnh th, lu tr nhng c s quan tõm ca lónh o c quan to iu kin cho cỏn b i hc, bi dng nghip v nõng cao trỡnh chuyờn mụn v t tỡm tũi, nghiờn cu cỏc bn rỳt nhng kinh nghim, cú phng phỏp tra cu ti liu nhanh chớnh xỏc v hiu qu - Hin cụng tỏc t chc khai thỏc v s dng ti liu lu tr ngy cng c quan tõm, ti liu a phc v ngy cng nhiu: hng nm Trung tõm lu tr tnh cp hng nghỡn bn chng thc cho cỏc c gi nhm giỳp h hon thin cỏc h s hng cỏc ch chớnh sỏch ca Nh nc theo quy nh - Lng thụng tin cha ng ti liu lu tr ó v ang ỏp ng c nhng yờu cu, ũi hi ca s i mi hot ng ca tnh: cỏc ti liu kho c cỏc cỏn b tra tỡm nhm phc v cỏc cụng trỡnh nghiờn cu ca c gi, khụng ớt ti liu c a nhm phuc v cho cỏc cuc trin lóm cỏc c quan v ngoai tnh t chc - Thụng tin ti liu lu tr ó c khai thỏc nhm tham mu, tng hp giỳp UBND tnh cng nh cỏc s, ban ngnh ch o iu hnh v cụng tỏc ni chớnh, cụng tỏc t chc hnh chớnh iu hnh v lnh vc kinh t, cụng tỏc hoỏ xó hi, giỏo dc, khoa hc v cụng ngh, cụng tỏc i mi v phỏt trin doanh nghip - S lng nhu cu nghiờn cu, khai thỏc, s dng ti liu lu tr ngy cng tng nhanh nh vy cụng tỏc phỏt huy giỏ tr ca ti liu khụng ngng c nõng Bỏo cỏo thc cui khúa 40 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr cao, hn th na nh vo cụng tỏc ny m Chi cc Vn th Lu tr cng c thờm c ngun doanh thu ỏng k - Nhng yờu cu tra cu ca bn c c ỏp ng nhanh: hin Trung tõm Lu tr khụng ngng s húa ti liu lu tr chớnh vỡ vy m cụng tỏc tra tỡm c thc hin mt cỏch nhanh chúng, thờm vo ú Chi cc ó lp s mc lc h s õy l mt khõu rt quan trng giỳp cụng tỏc phc v c gi ngy cng tr nờn thun tin v nhanh chúng hn - ó tng bc ỏp dng cụng ngh thụng tin cụng tỏc lu tr nhm s húa ti liu lu tr v h tr cho cụng tỏc khai thỏc phc v nhu cu s dng ti liu lu tr ca nhõn dõn v cỏn b cụng chc viờn chc tnh: Chi cc Vn th Lu tr ó thnh lp mt h thng qun lý ti liu lu tr, ton b nhng thụng tin cn thit ca cỏc ti liu bo qun kho lu tr u c nhp vo phn mm h thng ú vic tra tỡm c thc hin mt chs nhanh chúng tit kim thi gian v cụng sc tỡm kim i vi cỏn b lm cụng tỏc t chc khai thỏc v s dng ti liu * Hn ch: - Trờn thc t hin kho lu tr tnh cha phỏt huy c ht nhng giỏ tr ti liu ang lu tr , vic b trớ kho cha c hp lý, mt phn cha cú s quan tõm kp thi, cỏn b lu tr cha cú nhiu kinh nghim Cụng tỏc khai thỏc, tra cu ti liu cũn gp nhiu khú khn, mt nhiu thi gian cụng sc c th nh: Bin ch dn phụng cha y , khụng c nh, mt s phụng c gi n tra cu nhiu nh phụng: BTCCQ, TKT, SGD ti liu b nỏt, m, khú c tut dõy khõu h s mt rt nhiu thi gian khai thỏc - Thiu nhón mt s phụng nh phụng : Thanh tra tnh, BTCCQ- HB, Cc thu, S Lao ng Thng binh v Xó hi , Thi ua khen thng - Kho lu tr nm khuụn viờn ca UBND tnh nờn vic khai thỏc cũn nhiu hn ch, c bit cỏc c gi l nhõn dõn n khai thỏc: UBND tnh l c quan u nóo ca tnh vỡ vy th tc vo c quan c thc hin tng i nghiờm ngt ú cỏc c gi l nhõn dõn ngi n khai thỏc ti liu ch thc s bt c d h mi phi n khai thỏc ti liu Bỏo cỏo thc cui khúa 41 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr - Phũng tip dõn nh UBND tnh nờn cha c quan tõm: Chi cc nm khuụn viờn UBND tnh hn ch v mt bng nờn phi s dng phũng tip dõn ca UBND tnh iu ny cng to nờn cm giỏc thiu thoi mỏi, bt tin i vi c cỏn b phc v c gi v c gi - Nhiu c gi cú nhu cu tra tỡm ti liu nhng cha bit cn tỡm õu (nhõn dõn cha bit nhiu n kho Lu tr nờn cn tỡm ti liu gỡ phi i tỡm, hi thm rt lũng vũng, mt nhiu thi gian): Chi cc cha ỏp dng cỏc hỡnh thc cụng b, gii thiu ti liu ú c gi khụng bit rừ ti liu c bo qun kho lu tr tnh bao gm nhng ti liu gỡ v loi ti liu m h cn tỡm liu cú ú khụng? - Cha ỏp dng nhiu hỡnh thc khai thỏc, s dng ti liu nhm ỏp ng nhu cu ca c gi: hin a s Chi cc phc v c gi di hỡnh thc cp bn , chng thc m nhu cu ca mi c gi l khỏc v khụng phi cng cn bn chng thc ti liu vỡ vy m cụng tỏc khai thỏc, s dng ti liu lu tr ti õy cha thc s pht huy ht hiu qu - S lng c gi n khai thỏc, s dng ti liu cũn ớt ú cha thc s phỏt huy ht giỏ tr ca ti liu lu tr c bo qun ti kho: s lng ti liu c bo qun kho rt nhiu cú giỏ tr v nhiu mt khỏc nhiờn s lng c gi n khai thỏc hng nm li khụng nhiu cú nhng phụng ti liu khụng h cú c gi khai thỏc, s dng ú cha phỏt huy c ht giỏ tr ca cỏc phụng ti liu ú - Mt s ti liu hnh chớnh ang cú nguy c b h hng cha c x lý kp thi ú gõy khú khn cho vic xỏc nh thụng tin ti liu: kinh phớ cũn hn ch ú cụng tỏc tu b phc ch ti liu cha c chỳ trng iu ny lm nh hng ti cht lng ti liu, cú nhng ti liu giy ang b nm mc, mc nỏt ch c x lý vỡ th m cụng tỏc xỏc nh thụng tin ti liu gp khụng ớt khú khn Nguyờn nhõn tn ti hn ch - Do Trung tõm lu tr nm khuụn viờn ca UBND tnh nờn th tc vo cũn rm r dn n vic c gi ngi n khai thỏc c bit l nhõn dõn, din Bỏo cỏo thc cui khúa 42 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr tớch hn ch gõy khú khn cho cụng tỏc tip dõn ca Chi cc Vn th Lu tr - Chi cc cha cú cỏc hỡnh thc cụng b ti liu gii thiu n c gi dn ti c gi khụng bit ti liu h cn tỡm c bo qun ti õu? - Chi cc cha ỏp dng nhiu hỡnh thc khai thỏc s dng ti liu lu tr khỏc vy cha thc s ỏp ng c nhu cu ca ụng o c gi - Kinh phớ cũn hn hp dn n vic tu b phc ch ti liu cn cha thc s c quan tõm xut mt s gii phỏp - Hon thin cụng tỏc chnh lý, xỏc nh giỏ tr ti liu lu tr v a vo bo qun khoa hc: cụng tỏc chnh lý c hon thin tc l ton b h s, ti liu c a vo bo qun u l nhng ti liu thc s cú giỏ tr iu ny to thun li rt ln i vi c gi bi h ch cn n vi Lu tr tnh l cú th cú c y h s ti liu phc v cho mc ớch ca mỡnh chớnh vỡ vy m h tit kim c thi gian, cụng sc v tin bc cho quỏ trỡnh tỡm kim ti liu - Dỏn nhón vo cỏc phụng: Thanh tra tnh, BTCCQ tnh HB, Cc thu, S LTBXH: ch dỏn nhón cỏc phụng y thỡ vic tỡm kim ca cỏc cỏn b trung tõm mi c thc hin mt cỏch nhanh chúng bi h khụng phi mt thi gian xỏc nh tờn phụng - B sung y bin ch dn ỳng v trớ: Cú bin ch dn c gi n khai thỏc s khụng phi lỳng tỳng tỡm kim v trớ minh cn n h cú th xỏc nh a im mt cỏch nhanh chúng - S mc lc khai thỏc song ỳng ni quy nh: s mc lc ỳng v trớ quy nh khai thỏc xong s thun li cho vic qun lý s trỏnh tỡnh trng mt mỏt, h hng, rỏch nỏt s - Phi hp vi bo v, cnh v thc hin tt ni quy, quy ch tip cụng dõn: kho lu tr nm khuụn viờn UBND tnh v nm trờn tng ca ta nh chớnh vỡ vy c gi n khai thỏc ti liu ngi u tiờn m h tip xỳc l i ng bo v, cnh v i ng ny chớnh l cu ni gia cỏn b trung tõm vi c gi n c quan, h l nhng ngi c ph bin v hieeri rừ v cỏc ni quy ca c quan ú cỏn b trung tõm cn phi hp cht ch vi i ng bo v, Bỏo cỏo thc cui khúa 43 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr cnh v nhm thc hin tt cụng tỏc tip dõn v cỏc ni quy, quy ch tip dõn ca c quan - Tng cng cụng tỏc nghiờn cu nhu cu tra tỡm ti liu nh k v thng xuyờn ca c gi n tra cu nhm ỏp ng tt hn na cỏc yờu cu tra cu ca c gi: Trung tõm cn cú nhng d oỏn v nhu cu ca c gi thụng qua vic nghiờn cu vic trin khai thc hin cỏc ch trng, chớnh sỏch ca Nh nc cú phng ỏn sp xp v a ti liu phc v nhu cu ca c gi - Xõy dng v ph bin nhng ni quy khai thỏc, bo qun ti liu n cỏc cỏn b lm vic cng nh ngi s dng ti liu: trung tõm cn cú cỏc hỡnh thc ph bin nhng ni quy v khai thỏc v s dng ti liu cho tt c cỏc cỏn b v c gi bit h cú ý thc thc hin t ú nõng cao cht lng khai thỏc v s dng ti liu lu tr - T chc gii mt theo quy nh, ch ng cụng b gii thiu v to mi iu kin thun li cho vic khai thỏc s dng ti liu c nhanh chúng v cú hiu qu: cỏc ti liu cú tớnh cht mt n thi hn gii mt trung tõm cn thc hin cụng tỏc gii mt theo quy nh c gi bit n nhng ti liu ú, ti liu nu khụng c cụng b gii thiu thỡ s ớt bit n vỡ vy vic ch ng cụng b gii thiu l rt cn thit nhm phỏt huy giỏ tr ca ti liu lu tr - Phỏt t ri gii thiu v kho lu tr mi tng lp nhõn dõn bit n lu tr nhiu hn: hin cũn rt nhiu ngi cha bit n vai trũ ca cụng tỏc lu tr cng nh giỏ tr ca cỏc loi ti liu lu tr, cú rt nhiu cỏc phụng ti liu cha c khai thỏc ú cha phỏt huy c ht giỏ tr ca ti liu phụng iu ny s c khc phc trung tõm thc hin vic phỏt t ri gii thiu v kho lu tr tt c mi ngi cựng bit n lu tr - p dng nhiu hỡnh thc khai thỏc ti liu vo cụng tỏc t chc khai thỏc, s dng ti liu ca Trung tõm lu tr tnh: nhu cu ca cỏc c gi l khỏc nhau, cỏc loi ti liu cng khụng ging ú vic ỏp dng 1- hỡnh thc khai thỏc, s dng ti liu l cha cú th ỏp ng mt cỏch cao nht cỏc nhu cu ca c gi Bỏo cỏo thc cui khúa 44 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr - Xõy dng, biờn son bn hng dn khai thỏc ti liu lu tr: cú bn hng dn khai thỏc ti liu lu tr cỏn b v c gi s khụng phi lỳng tỳng s dng ti liu m h ch cn c bn hng dn trc ú l cú th thc hin ỳng v quy trỡnh cng nh ni quy, quy ch khai thỏc s dng ti liu lu tr - Biờn son danh mc h s, ti liu lu tr kho lu tr tnh: vic biờn son danh mc h s, ti liu kho s giỳp cỏn b v c gi nm c thnh phn ni dung v cỏc loi ti liu c bo qun kho - Tu b phc ch ti liu kp thi nhm m bo thụng tin ti liu: thụng tin ti liu ch c m bo ti liu ú nguyờn khụng b phai mc, rỏch nỏt chớnh vỡ vy cụng tỏc tu b phc ch ti liu l vic lm cn thit nhm khc phc, x lý cỏc tỡnh trng thụng tin ti liu khụng b sai lch m bo chớnh xỏc Bỏo cỏo thc cui khúa 45 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr KT LUN Cú th núi cuc sng l tỡm hiu, khỏm phỏ v khụng ngng hc hi phỏt hin nhng cỏi mi, nhng quy lut mi Vic hc hi khụng ch trờn gh nh trng m cũn ngoi xó hi, cú nh vy chỳng ta mi cú th hon thin v phỏt trin mt cỏch ton din hn Nhn thc c tm quan trng ca vic hc hi v tip thu nhng kinh nghim, nhng cỏi mi t mụi trng lm vic chuyờn nghip nờn thi gian thc ti Chi cc VTLT tnh t ngy 2/3- 24/4/2015 c s giỳp nhit tỡnh ca lónh o chi cc em ó hc hi v trau di kin thc thc tin v nghip v ca mỡnh Em ó cú c hi dng nhng kin thc lý lun c trang b t trờn gh nh trng vo thc tin cụng vic, bc u nõng cao c trỡnh chuyờn mụn ca mỡnh v c lý lun ln thc tin v quan trng hn c em ó hon thnh khỏ tt t thc k hoch ca nh trng Qua õy em xin gi li cm n chõn thnh v sõu sc nht n Chi cc trng Vn th Lu tr, cỏn b CCVC Chi cc ó to iu kin thun li cho em hon thnh tt t thc ny Em xin chõn thnh cm n! Sinh viờn Nguyn Th Thu Trang Bỏo cỏo thc cui khúa 46 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr DANH MC TI LIU THAM KHO Cụng s 425/VTLTNN-NVTW ngy 18/7/2005 ca Cc Vn th v Lu tr nh nc v vic Hng dn qun lý bn i, bn n Lý lun v phng phỏp cụng tỏc th- Vng ỡnh Quyn- NXB i Hc Quc Gia Phỏp lnh lu tr Quc Gia nm 2001 Ngh nh 110/2004/N-CP ban hnh ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc th Ngh nh 09/2010/N-CP ban hnh ngy 08/02/2010 sa i b sung mt s iu ca Ngh nh 110/2004/N-CP ban hnh ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc th Ngh nh 58 v qun lý v s dng du Thụng t 01/2011/TT-BNV ban hnh ngy 19/01/2011 ca B Ni v v hng dn th thc v k thut trỡnh by bn hnh chớnh Giỏo trỡnh Nghip v lu tr c bn- NXB H Ni 2006 Thông t số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng năm 2005 ca Bộ Nội vụ hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn th, Lu trữ B, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân tỉnh Bỏo cỏo thc cui khúa 47 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr PH LC Ph lc I: Mu danh mc ti liu loi Ph lc II: Mu nhón hp ( cp) Ph lc III: Mu s ng kớ bn n Ph lc IV: Mu s ng kớ bn i Ph lc V: S theo dừi mn ti liu Bỏo cỏo thc cui khúa 48 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Ph lc I: Mu danh mc ti liu loi Bú-Gúi s Tp s Bỏo cỏo thc cui khúa Tiờu , ti liu 49 Lý do, loi Ghi chỳ Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Ph lc II: Mu nhón hp ( cp) TấN KHO LU TR TấN PHễNG HOC PHễNG S HP (CP) S T h s s n h s s Nm: Bỏo cỏo thc cui khúa 50 Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Ph lc III: Mu s ng kớ bn n S, kớ Ngy hiu thỏng bn bn 2 Tờn loi Ngi Ni nhn trớch kớ bn yu ni dung bn Bỏo cỏo thc cui khúa 51 n v, ngi nhn bn lu S lng bn Ghi chỳ Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Ph lc IV: Mu s ng kớ bn i S, kớ Ngy hiu thỏng bn bn 2 Tờn loi Ngi Ni nhn trớch kớ bn yu ni dung bn Bỏo cỏo thc cui khúa 52 n v, ngi nhn bn lu S lng bn Ghi chỳ Khoa: Vn th - Lu tr Sinh viờn: Nguyn Th Thu Trang Lp: Cao ng Vn th- Lu tr Ph lc V: S theo dừi mn ti liu * Ngoi bỡa Chi cc Vn th- Lu tr tnh S THEO DếI MN TI LIU Nm 2012 Quyn s: 01 * Phn ng kớ bờn Ngy, thỏng mn H tờn ngi mn n v cụng tỏcNgi mn Bỏo cỏo thc cui khúa S kớ hiu, trớch yu ni dung Hp s Ngy thỏng mn Kớ nhn Ghi chỳ 53 Khoa: Vn th - Lu tr