Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế 7 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 9 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.1.1 Xây dựng ban hành các văn bản vềcông tác lưu trữ 12 2.1.2. Quản lý, thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ 13 2.1.3. Đào tạo cán bộ lưu trữ 13 2.1.4. Công tác thanh tra, kiểm tra và tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 15 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.3.5 Công tác thống kế và xây dựng công cụ tra tìm trong lưu trữ 16 2.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.3.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được 20 3.1.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm 20 3.1.2. Kết quả đạt được 20 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 24 3.3 Một số khuyến nghị 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC D PHỤ LỤC .2 A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành .3 1.1.2Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Y tế .6 1.2Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Xây dựng ban hành văn vềcông tác lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý, thực văn công tác lưu trữ 12 2.1.3 Đào tạo cán lưu trữ 13 2.1.4 Công tác tra, kiểm tra tổ chức nghiên cứu khoa học hoạt động lưu trữ 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 14 2.2.2 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ: 14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 15 2.3.5 Công tác thống kế xây dựng công cụ tra tìm lưu trữ 16 2.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.3.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .18 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 20 3.1.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm 20 3.1.2 Kết đạt 20 Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 24 3.3 Một số khuyến nghị 25 C PHẦN KẾT LUẬN .26 D PHỤ LỤC D PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.Vì công tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy nhà nước Công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng trình hình thành phát triển đơn vị; giúp giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…Công tác lưu trữ góp phần to lớn vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia.Trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 rõ “ Tài liệu Lưu trữ Quốc gia di sản dân tộc có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Đó sở cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, học quý báu để giáo dục truyền thống cho hệ hôm mai sau Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ thực phương châm đào tạo cán lưu trữ giỏi chuyên môn nghiệp vụ, tốt phẩm chất đạo đức, học thật để đời làm thật Hàng năm trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập ngành nghề nhằm mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Được giới thiệu nhà trường đồng ý tiếp nhận Bộ Y tế, chúng em gồm sinh viên lớp Lưu trữ học K6 có thời gian thực tập từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015 phòng Lưu trữ - Bộ Y tế Đợt thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học vào công việc thực tế Đây dịp để em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất, đạo đức cán lưu trữ tương lai Trong trình thực tập quan em tìm hiểu tình hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn trình thực tập quan Với báo cáo này, em xin trình bày cụ thể nội dung nghiệp vụ lưu trữ công tác Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chỉnh lý tài liệu Bộ Y tế Lý em chọn nội dung phân công cán phòng Lưu trữ quan Với thời gian thực tập dài đem lại cho em ý nghĩa quý giá Trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển đất nước Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ cán lưu trữ tương lai chúng em lớn Đợt thực tập giúp em cụ thể hóa nắm kiến thức Để có kết nhờ tạo điều kiện thuận lợi cán quan giúp em tiếp cận thực tế để hiểu sâu công tác lưu trữ quan Bên cạnh em nhận hướng dẫn, giải thích tận tình thắc mắc khâu nghiệp vụ chuyên môn Các chị quan tâm động viên em công việc tương lai Tuy nhiên bên cạnh thuận lợi số khó khăn nhỏ việc áp dụng lý thuyết với thực tế công việc quan nhiều khác biệt, bỡ ngỡ lần đầu tiếp cận với môi trường làm việc nơi công sở Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn quý cô, chú, anh, chị Bộ Y tế chị phòng Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ, hết lòng truyền đạt cho chúng em kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ Em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế học sống bổ ích Do thời gian thực tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế nên báo cáo nhiều thiếu sót Vì em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô giáo, bạn bè để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Cách mạng tháng thành công mở kỉ nguyên lịch sử dân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ Chủ nghĩa thực dân hàng nghìn năm áp chế độ phong kiến Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa khai sinh, mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh Chính quyền nhân dân vừa thành lập phải đương đầu với muôn vàn khó khăn, thử thách Di sản mà thực dân Pháp quân Nhật để lại cho cảnh khốn mặt kinh tế, văn hóa, xã hội Hơn 90% dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâm hoành hành khắp nơi, tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt Nhiệm vụ Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam nặng nề Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh Ủy ban Dân tộc giải phóng định tự cải tổ, mời thêm số nhân sĩ tham gia phủ gánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó Để củng cố quyền cách mạng, sau cách mạng tháng thành công, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Tuyên cáo thành lập số Bộ có Bộ Y Tế Bác sỹ Phạm Ngọc Thạch giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời sắc lệnh số 33 cử Bác sỹ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để đạo công tác Cơ quan Bộ Y tế thành lập sở máy Sở Tổng Thanh Tra vệ sinh Y tế Đông Dương cũ sau sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ Từ đến với phát triển lịch sử Quá trình hình thành phát triển Bộ Y tế qua giai đoạn: a.Giai đoạn 1945 – 1960 Đây giai đoạn cách mạng dân tộc dân chủ, toàn quốc kháng chiến chống thực dân Pháp giành độc lập, tự Trong thời kỳ Chính phủ giao cho Bộ Y tế số nhiệm vụ sau: • • • • Diệt chấy rận Tổng vệ sinh Tuyên truyền giáo dục nhân dân Chuẩn bị thuốc men, phương tiện tài Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp • • • • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chống đói, chống lụt Chống dịch sốt rét định kỳ Đào tạo nhân viên y tế cứu thương Sơ tán tài sản, trang thiết bị dụng cụ y tế khỏi thành phố Theo thông tư số 11 -ZYO-TT3 ngày 31/7/1952 Bộ trưởng Bộ Y tế việc chấn chỉnh tổ chức ngành Y tế bao gồm quan Trung ương quan địa phương b.Giai đoạn 1961 – 1971 Đây giai đoạn xây dựng CNXH miền Bắc đấu tranh giải phóng miền Nam, thống đất nước Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ giai đoạn là: 1.Nghiên cứu trình Hội đồng Chính phủ ban hành sách thể lệ y tế, tổ chức thực sách thể lệ 2.Nghiên cứu trình Hội đồng Chính phủ phê chuẩn kế hoạch phát triển nghiệp y tế tổ chức đạo thực kế hoạch 3.Tổ chức đạo công tác vệ sinh, phòng bệnh, phòng dịch, chữa bệnh, bảo vệ bà mẹ trẻ em 4.Quản lý công tác sản xuất, phân phối thuốc dụng cụ y tế 5.Nghiên cứu Khoa học kỹ thuật Y Dược 6.Thi hành hiệp định mà nước ta kí kết với nước mặt y tế 7.Xét duyệt thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng bệnh công trình xây dựng thành thị nông thôn, công trình xây dựng công nghiệp dân dụng để đảm bảo sức khỏe cho công nhân, cán bộ, nhân viên nhân dân 8.Quyết định biện pháp cần thiết để đảm bảo thực luật lệ vệ sinh với thành phố, nông thôn, xí nghiệp, công trường, nông trường, lâm trường, trường học, nhà ăn công cộng, đường giao thông để phòng dịch, chống dịch, ngăn ngừa dịch nước vào qua biên giới, cửa bể sân bay 9.Quản lý sở nghiệp, doanh nghiệp xí nghiệp trực thuộc Bộ, đạo mặt nghiệp vụ sở nghiệp, doanh nghiệp xí nghiệp Y tế địa phương ngành khác 10 Theo dõi hướng Hội Y học mặt nghiên cứu phổ biến khoa học kỹ thuật Y Dược 11 Quản lý tổ chức, cán bộ, biên chế, lao động tiền lương, tài sản, tài vụ, vật tư…trong ngành theo chế độ chung Nhà nước Đào tạo, bổ túc cán chuyên môn kỹ thuật ngành Tổ chức máy Bộ Y tế gồm Vụ, Cục, Ban sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Văn phòng Viện Vệ sinh, dịch tễ học 2.Vụ Tổ chức cán Viện Chống Lao 3.Vụ Huấn luyện 10 Viện Mắt 4.Vụ Kế hoạch Tài vụ 11 Viện Sốt rét, ký sinh trùng côn trùng 5.Vụ Vệ sinh phòng dịch 12 Viện Đông Y 6.Vụ Phòng bệnh chữa bệnh 13 Cục phân phối dược phẩm 7.Các đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, xí nghiệp Bộ quản lý c Giai đoạn 1972 – 1992 Đây giai đoạn thống đất nước thời kỳ đổi từ kinh tế kế hoạch tập trung sang kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, giai đoạn có nhiều văn tổ chức sau giải phóng miền Nam, tình hình đòi hỏi phải ổn định tổ chức, bố trí lại cán để phù hợp với tình hình, nhiệm vụ Năm 1976 Bộ Y tế ban hành Quyết định số 828/BYT-QĐ ngày 27 tháng năm 1976 quy định tổ chức máy Vụ, Cục, Ban, Văn phòng Bộ sau: 1.Văn phòng 2.Vụ Kế hoạch 3.Vụ Tổ chức cán 4.Vụ Tài vụ 5.Cục Phòng bệnh chữa bệnh 6.Vụ Vệ sinh phòng dịch 7.Cục Đào tạo 8.Vụ Dược Vụ Khoa học kỹ thuật 10 Vụ Công tác trị 11 Ban Thanh tra 12 Ban Quân 13 Phòng Đông y 14 Phòng Bảo vệ 15 Phòng Dự trữ vật tư Nhà nước Những năm tiếp theo, cấu tổ chức chung Bộ thay đổi lớn có vài thay đổi nhỏ tổ chức nhiệm vụ số Vụ để phù hợp yêu cầu công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân d.Giai đoạn 1993 – 2001 Về tổng thể, chức năng, nhiệm vụ Bộ Y tế tương đối ổn định Những chức nhiệm vụ quy định cụ thể từ năm 1961, bổ sung vào năm 1988 năm 1993 tương đối ổn định Để phù hợp với yêu cầu đất nước, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 68/CP ngày 11 tháng 10 năm 1993 để bổ sung thêm số quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Y tế sau: “Bộ Y tế quan Chính phủ thực chức Quản lý Nhà nước lĩnh vực chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân bao gồm mặt: Vệ sinh phòng chống dịch, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, sản xuất lưu thông phân phối thuốc trang thiết bị phạm vi nước” Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành định số 108/QĐ-BYT ngày 12/01/2001 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Vụ, Cục, Văn Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng Thanh tra Bộ Y tế Từ đây, cấu tổ chức Bộ Y tế tương đối ổn định nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ mà Chính phủ giao phó Theo định này, cấu tổ chức Bộ Y tế gồm 15 Vụ, Cục, Văn phòng, Thanh tra sau: 1.Văn phòng 10 Vụ Điều trị 2.Vụ Kế hoạch 11 Vụ Y học cổ truyền 3.Vụ Tổ chức cán 12 Thanh tra Bộ Y tế 4.Vụ Khoa học đào tạo 13 Vụ Y tế dự phòng 5.Vụ Hợp tác quốc tế 14 Vụ Trang thiết bị Công trình y tế 6.Vụ Tài – Kế toán 15 Cục Quản lý Dược Việt Nam 7.Vụ Pháp chế 8.Vụ Bảo vệ sức khỏe bà mẹ trẻ em - kế hoạch hóa gia đình 9.Cục quản lý chất lượng VSATTP (Cục quản lý Thực phẩm) Qua trình hình thành phát triển từ năm 1945 đến cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Bộ Y tế có thay đổi không lớn, có thay đổi cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ giao Một số thay đổi là: Đổi tên, thành lập, tách, sáp nhập giải thể số đơn vị quan Bộ Cụ thể, Văn phòng thành lập thêm phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ Tách phòng Pháp chế thi đua khỏi Văn phòng để thành lập Vụ Pháp chế Tách phòng Tổ chức cán thuộc Văn phòng để sáp nhập vào Vụ Tổ chức cán Tách phòng liên lạc y tế với nước khỏi Văn phòng, tách phận tuyên truyền khỏi Văn phòng thành lập phòng Tuyên truyền trực thuộc Bộ Y tế 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Y tế Theo quy định Hội đồng Chính phủ chức nhiệm vụ quyền hạn Bộ (tại NĐ số 153/CP ngày 5/10/1961) Bộ Y tế quan Hội đồng Chính phủ có trách nhiệm quản lý công tác y tế theo đường lối sách Đảng Nhà nước, kết hợp chặt chẽ đông với tây y, bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ bảo vệ tăng cường sức khỏe nhân dân phục vụ sản xuất, phục vụ dân sinh, quốc phòng Bộ Y tế có nhiệm vụ chăm sóc bảo vệ sức khỏe cho nhân dân a.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ Y tế - Nghiên cứu trình hội đồng Chính phủ ban hành sách, thể lệ, kế hoạch phát triển nghiệp y tế, tổ chức thực sách thể lệ kế hoạch - Tổ chức đạo công tác vệ sinh, phòng bệnh, phòng dịch, chữa bệnh bảo vệ bà mẹ trẻ em - Quản lý công tác sản xuất, phối hợp thuốc dụng cụ y tế - Nghiên cứu khoa học kỹ thuật y dược - Thi hành hiệp định mà ta ký với nước mặt y tế - Xét duyệt thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng dịch công trình xây Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng thành thị nông thôn, công trình xây dựng công nghiệp dân dụng để đảm bảo sức khỏe cho cán công nhân viên người dân - Quy định biện pháp cần thiết để đảm bảo thực quy định phòng chống dịch Thành phố xí nghiệp, công trường, trường học, ngăn ngừa dịch bệnh lây lan nước - Quản lý sở y tế ngành cấp từ TW đến địa phương - Theo dõi, hướng dẫn giú đỡ sở y tế mặt chuyên môn, nghiệp vụ, nghiên cứu, cán ngành Giai đoạn từ 1961 -1993: chức nhiệm vụ Bộ không thay đổi Giai đoạn 1993 đến : bổ sung nhiệm vụ cho phù hợp với yêu cầu đất nước, phổ biến khoa học kỹ thuật y, dược giúp cho việc phòng bệnh chữa bệnh kết hợp đông y tây y - Quản lý công tác tổ chức nhân sự, tiền lương, tài sản, vật tư, trang thiết bị, đào tạo chuyên môn bổ túc Nghị định số 68-CP ngày 11-10-1993 Chính phủ quy định: Bộ Y tế quan Chính phủ thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dâm bao gồm mặt: Vệ sinh phòng chống dịch, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, sản xuất lưu thông phân phối thuốc trang thiết bị y tế phạm vi nước Bộ Y tế có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm quản lý Nhà nước quy định Nghị định 15-CP ngày 2-3-1993 Chính phủ b.Cơ cấu tổ chức tình hình đội ngũ Cán Bộ Y tế • Cơ cấu tổ chức Bộ y tế Tổ chức máy Bộ Y tế theo cấu: Đứng đầu Bộ trưởng, Bộ trưởng có Thứ trưởng, Bộ trưởng chịu trách nhiệm lãnh đạo chung, quản lý toàn công việc Bộ Các thứ trưởng giúp cho Bộ trưởng, phân công phụ trách lĩnh vực chuyên môn khác - Cơ quan thường trực Bộ gồm 16 Vụ, Cục, Phòng, Ban sau: 1.Văn phòng Cục quản lý dược Việt Nam 2.Vụ Tổ chức Cán 10 Vụ Bảo vệ BMTE KHHGĐ 3.Vụ Khoa học - Đào tạo 11 Tài - Kế toán 4.Vụ Hợp tác quốc tế 12 Vụ Y tế dự phòng 5.Vụ kế hoạch 13 Vụ điều trị (nay Cục quản lý khám chữa bệnh) 6.Thanh tra y tế 14 Vụ pháp chế 7.Vụ y học cổ truyền 15 Ban hợp tác chuyên gia 8.Vụ TTB CTYT 16 Cục quản lý CL VSATTP Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Tình hình đội ngũ cán Bộ Y tế Đội ngũ Cán y tế gồm có: 352 người (có 251 biên chế 101 hợp đồng) bố trí quan thường trực Văn phòng Bộ, Vụ, Cục, Phòng, Ban Đa số cán có trình độ Đại học trở lên Đào tạo nước nước lĩnh vực chuyên môn khác có trình độ nên đội ngũ cán Bộ Y tế đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhiệm vụ giao, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ Bộ Y tế Chính phủ giao cho Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 5: PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI CỦA PHÔNG LƯU TRỮ BỘ Y TẾ Phân loại theo cấu tổ chức – thời gian Theo phương án phân chia tài liệu theo đặc trưng thời gian – vấn đề Căn vào chức nhiệm vụ Vụ, Cục, Phòng, Ban Bộ (cơ cấu tổ chức) để chia tài liệu thành tập tài liệu, hồ sơ theo thời gian, công việc 1.Nhóm tài liệu văn phòng: Tài liệu chia theo năm gồm vấn đề: + Hồ sơ thông tư, định, công văn Vụ, Thanh tra văn phòng + Hồ sơ công tác lãnh đạo Bộ: thu thập tổng hợp thông tin chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước vòa công tác ngành +Tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, đánh máy… + Tài liệu hội thảo, hội nghị 2.Tài liệu Vụ Tổ chức – cán gồm hồ sơ sau: Tài liệu chia theo năm gồm đề: Nhóm hồ sơ nguyên tắc gồm văn hướng dẫn quy định chế độ, cán bộ, sách cán Hồ sơ nhân sự, điều động, bổ nhiệm, hồ sơ sách cán 3.Tài liệu Vụ điều trị: Tài liệu chia theo năm gồm vấn đề: Nhóm hồ sơ nguyên tắc gồm văn hướng dẫn, đạo công tác điều trị Hồ sơ công tác điều trị Hồ sơ báo cáo thống kê công tác điều trị 4.Tài liệu Vụ Khoa học – Đào tạo gồm: Tài liệu chia theo năm gồm có vấn đề sau: Nhóm hồ sơ nguyên tắc gồm văn hướng dẫn đạo công tác đào tạo tuyển sinh Nhóm hồ sơ tài liệu nghiên cứu khoa học Nhóm hồ sơ tài liệu công tác đào tạo tuyển sinh vào Đại học, Trung học, sau Đại học 5.Tài liệu Vụ Tài kế toán Tài liệu chia theo năm gồm có vấn đề sau: Nhóm hồ sơ nguyên tắc gồm văn hướng dẫn, đạo công tác tài Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kế toán Nhóm hồ sơ xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách, phân phối ngân sách đơn vị toàn ngành Nhóm hồ sơ phân bổ ngân sách, kế hoạch đầu tư xây dựng bản, nâng cấp công trình y tế cùa đơn vị toàn ngành Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 6: BẢNG KÊ NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU CỦA BỘ Y TẾ CẦN BẢO QUẢN VĨNH VIỄN, LÂU DÀI Văn có tính chất đạo, hướng dẫn Bộ, văn quy phạm pháp luật, ví dụ như: văn lãnh đạo, thị quan cấp Nghị định, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Ban tổ chức cán Chính phủ, Quốc hội, BCH TW Đảng - Các văn pháp quy Bộ: Chỉ thị, Thông tư, Quyết định - Các tài liệu tổng kết quan hàng năm - Tài liệu kiểm tra việc thực chế độ, pháp luật, chủ trương, đường lối, sách Đảng Nhà nước - Chỉ tiêu pháp lệnh kế hoạch lâu dài, kế hoạch năm quan cấp giao cho Bộ - Kế hoạch nhiều năm kế hoạch năm - Báo cáo thực kế hoạch, thống kê quan nhiều năm năm - Văn bản, điều lệ, chế độ, nguyên tắc tài liệu thuyết minh khác biên chế, tổ chức quan đơn vị tổ chức trực thuộc hệ thống quan chủ quản ngành quan quan lập Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 7: BẢNG KÊ NHỮNG TÀI LIỆU KHÔNG CÒN GIÁ TRỊ SỬ DỤNG VÀ TÀI LIỆU KHÔNG THUỘC PHÔNG - Tài liệu không giá trị sử dụng tài liệu có tính chất tạm thời thời gian ngắn mà công việc xử lý xong Ví dụ: giấy họp mặt; công văn trao đổi có tính chất vụ (đón đoàn vào, tiếp đoàn…) - Tài liệu không thuộc phông:Là tài liệu quan khác gửi đến Bộ để biết, phối hợp thực trật tự, an ninh… mà không liên quan đến chuyên môn y tế theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị Bộ Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 8: MỤC LỤC HỒ SƠ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ BỘ Y TẾ MỤC LỤC HỒ SƠ CỦA BỘ Y TẾ Thời gian: từ………… đến…………… Thời gian bảo quản: vĩnh viễn – lâu dài Mục lục số: 01 Phông số: 01 Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU MỤC LỤC TÀI LIỆU - VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ THỜI HẠN BẢO QUẢN: LÂU DÀI – VĨNH VIỄN Hộp số Hồ sơ số 01 01 Tập định chủ tịch nước, hội đồng nhà nước việc khen thưởng huân huy chương, thành tích kháng chiến cán ngành y tế Lâu dài 02 Hồ sơ phiếu đề nghị cấp đổi vật khen thưởng đơn vị Lâu dài 03 Tập công văn Bộ Y tế hướng dẫn giải chế độ khen thưởng thành tích kháng chiến Lâu dài 04 Tập văn Phủ thủ tướng, Hội đồng Bộ trưởng, viện huân chương hướng dẫn việc khen thưởng thành tích cán tham gia chống Pháp, Mỹ Lâu dài 05 Tập định, xác nhận thời gian hoạt động trước cách mạng tháng 8/1945 đề nghị khen thưởng kháng chiến chống Pháp Lâu dài 06 Danh sách cán ngành y tế đề nghị tặng huân huy chương xác nhận Viện thi đua khen thưởng việc tặng huân huy chương cho cán y tế Lâu dài 07 Hồ sơ danh sách cán miền nam tốt nghiệp đại học cán trở lên năm 1970 Lâu dài 07b Hồ sơ xin hưởng chế độ tử tuất Lâu dài 08 Hồ sơ cán B, K Lâu dài 02 Tiêu đề hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Thời hạn bảo quản Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 03 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 09 Hồ sơ Quảng trị Thừa Thiên Huế Lâu dài 10 Các văn chế độ trợ cấp, phụ cấp khen thưởng cán ngành y tế công tác Lào, Campuchia Lâu dài 11 Tập định điều động, thuyên chuyển cán năm 1957 Lâu dài 12 Hồ sơ thành lập nhà xuất y học năm 1959 Lâu dài 13 Tập định nhân Bộ Y tế Lâu dài 14 Hồ sơ xin đề nghị khen thưởng kháng chiến, công nhận liệt sỹ năm 1961-1963 Lâu dài 15 Báo cáo Phòng Hóa thực vật Viện Dược Liệu vitamin E Lâu dài 16 Hồ sơ phân cấp cấp quản lý cán ngành y tế Lâu dài 17 Tập định tổ chức máy đơn vị thuộc Bộ Lâu dài 18 Hồ sơ hưu trí năm 1965 Lâu dài 19 Quy trình sản xuất thuốc, dược phẩm Quốc doanh dược phẩm, xí nghiệp dược phẩm 2, trường ĐH Dược khoa Lâu dài 20 Tập định tổ chức máy Bộ Y tế đơn vị trực thuộc Lâu dài 21 Hồ sơ hưu trí năm 1996 Lâu dài 22 …………… … 23 …………… … Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 9: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU BỘ Y TẾ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG BỘ Độc lập - Tự - Hạnh phúc …………., ngày … tháng … năm 200… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số 283 /VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .……………………(1)…………………………… … Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………(2)………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: ………………………(3)…………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………(4)………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………….… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (5): ……………………….… …………………….…… …………………….…… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 10: BÁO CÁO CÔNG TÁC LƯU TRỮ NĂM 2014 VÀ PHƯƠNG HƯỚNG NĂM 2015 CỦA PHÒNG LƯU TRỮ Sinh viên: Nguyễn Thị Việt Chinh Lớp: CĐ Lưu trữ học K6