Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3 1. Khái quát đôi nét về Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt. 4 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng. 8 2.1. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng kinh doanh 8 2.2. Bản mô tả công việc của nhân viên hành chính 9 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 10 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 10 1.1.Tiếp khách, đãi khách: 10 1.2. Cung cấp thông tin trong công việc cho Lãnh đạo: 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 11 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 11 2.2. Tổng số văn bản đi và đến trong một năm, cách thức quản lý văn bản đi và đến của Công ty. 12 2.2.2 Cách thức quản lý văn bản đi và đến 12 2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành 13 Phần II. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP 14 I. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động của văn phòng 14 1. Tiếp khách 14 1.1.Tiếp khách trong Công ty 14 1.2. Tiếp khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo 15 2. Đãi khách 16 II. Tìm hiểu về công tác thu thập, xử lý thông tin và quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm. 18 1. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 18 2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty 18 3. Lập lịch công tác tuần, tháng, năm của Thủ trưởng 19 CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY 21 4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 22 III. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 22 1. Công tác tổ chức hội nghị của Công ty 22 2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25 IV. Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 26 1. Vai trò của người thư ký 26 2. Trước khi lãnh đạo đi công tác 27 3. Trong khi lãnh đạo đi công tác 28 4. Sau chuyến đi công tác 28 V. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) và bố trí bằng sơ đồ cho phù hợp. 29 2. Sơ đồ phòng làm việc 31 VI. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 33 1. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký tại văn phòng 33 2. Đánh giá ưu điểm và hạn chế 37 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập. 39 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 41 KẾT LUẬN 43 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP .3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Khái quát đôi nét Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt .3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt .4 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập .6 1.Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) vị trí khác máy văn phòng 2.1 Bản mô tả công việc Trưởng phòng kinh doanh 2.2 Bản mô tả công việc nhân viên hành III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng quan thực tập 1.Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng .9 1.1.Tiếp khách, đãi khách: 10 1.2.Cung cấp thông tin công việc cho Lãnh đạo: 10 Khảo sát công tác văn thư 11 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng 11 2.2 Tổng số văn đến năm, cách thức quản lý văn đến Công ty 11 2.2.2 Cách thức quản lý văn đến .12 2.3 Công tác lập hồ sơ hành 13 Phần II 13 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP 13 I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng .13 Tiếp khách 13 1.1.Tiếp khách Công ty 14 1.2 Tiếp khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo 15 Đãi khách 16 II Tìm hiểu công tác thu thập, xử lý thông tin quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 18 1.Công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin 18 2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty .18 Lập lịch công tác tuần, tháng, năm Thủ trưởng 19 CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC TUẦN CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY 21 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 22 III Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế .22 1.Công tác tổ chức hội nghị Công ty 22 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25 Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội IV Tìm hiểu vai trò người thư ký việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 26 1.Vai trò người thư ký 26 2.Trước lãnh đạo công tác .27 3.Trong lãnh đạo công tác .28 Sau chuyến công tác 28 V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) bố trí sơ đồ cho phù hợp 29 Sơ đồ phòng làm việc 31 VI Tìm hiểu kỹ giao tiếp người thư ký hoạt động văn phòng Đánh giá ưu điểm, hạn chế .33 Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký văn phòng 33 Đánh giá ưu điểm hạn chế 37 Phần III 39 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập 39 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 41 KẾT LUẬN 43 PHỤ LỤC 45 PHỤ LỤC Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ra đời phát triển với xuất tồn công nghiệp hóa đại hóa nước ta, với cạnh tranh ngành nghề, ngành nghề xây dựng cho vị phát triển khả thương hiệu làm bật lên mạnh tối ưu so với đối thủ cạnh tranh thị trường ngày Cùng với phát triển xã hội nay, xu hội nhập giao lưu mở cửa Việt Nam, công ty doanh nghiệp ngày hình thành ngày nhiều để làm cho đất nước ngày phát triển lên, hình thành doanh nghiệp kéo theo phát triển mặt đời sống tinh thần vật chất xã hội, công việc người ngày phong phú nên kinh tế trí thức đôi với nhiều ngành nghề đời, nghề thư ký đời đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp “Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng” Nghề thư ký phải người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc cầu nối đồng nghiệp với lãnh đạo quan công ty, hiên lĩnh nghề nghiệp khéo léo, học hỏi tiếp thu nhanh vấn đề Thời gian trước người thư ký chưa thực xã hội coi trọng phát triển, người có quan điểm sai lệch người thư ký chẳng làm cho công ty mà làm hình cho đẹp, điều ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu công việc quan, công ty làm cho hiệu công việc giảm sút Ngày nay, với xu hội nhập phát triển theo hướng tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển người thư ký coi trọng ưu tiên, mang lại hiệu công việc to lớn góp phần không nhỏ đến phát triển toàn xã hội Do đó, muốn làm tốt điều việc hoàn thiện hiểu biết kỹ cho người Thư ký cần thiết vô quan trọng, người Thư ký thực hoàn tốt nhiệm vụ công viếc giao cách nhanh mang lại hiệu cao Bên cạnh đó, người Thư ký ngày có hội thể khẳng định thân hoạt động thực tiễn công việc Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo công văn nội dung thực tập nhà trường đưa ra, em liên hệ thực tập Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015 hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình anh chị phòng kinh doanh, em thực hoàn thành kế hoạch thực tập khoảng gần tháng làm việc công ty em có hội vận dụng kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn mà học vào thực tiễn để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Vì em học hỏi nhiều môi trường lĩnh vực chuyên môn kiến thức xã hội, ngày hiểu rõ công việc nhân viên văn phòng nhiệm vụ người thư ký Trong thời gian em biết thêm nhiều điều bổ ích kinh nghiệm tích lũy cho thân mình, để phục vụ cho công việc sau Em xin có lời chân thành cảm ơn sâu sắc đến thầy cô giáo nhà trường toàn thể ban lãnh đạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt khoa quản trị văn phòng, tạo điều kiện thực tập để em hoàn thành tốt công việc người thư ký văn phòng cần phải hoàn thành Em xin cảm ơn tới anh chị phòng kinh doanh Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt tạo điều kiện cho em nhiều ,và nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm để em làm quen với thực tế công việc, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập “Học đôi với hành, lý thuyết gắn với thực tiễn”, trình thực tập em cố gắng vận dụng học vào sống Bản “Báo cáo thực tập” kết trình tiếp thu, thể trải nghiệm với công việc mà giao thời gian thực tập Mặc dù cố gắng nhiều không tránh khỏi sai sót, em kính mong nhận đóng góp nhiệt tình thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện chuyên môn, nghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Huyền Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Khái quát đôi nét Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt Hình thức: Quảng cáo thương mại thuộc hình thức Công ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO VÀ THƯƠNG MẠI TUỔI TRẺ VIỆT Địa : Số 2, phường Đông Ngạc, Từ Liêm, Hà Nội Tên giao dịch: VIET YOUTH ADVERTISEMEN AND TRADING COMPANY LIMITED Giấy phép kinh doanh: 0106568071, ngày cấp 11/06/2014 phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Ngày hoạt động: 10/06/2014 ĐT: 0974894047 Hoạt động có hiệu dựa đạo Tổng giám đốc Giám đốc điều hành Công ty Ngành nghề kinh doanh: Công ty hàng đầu lĩnh vực Quảng cáo trời, sản xuất cấu kiện kim loại, in ấn, dịch vụ hỗ trợ kinh doanh, hoạt động thiết kế chuyên dụng, bán buôn, hoạt động chuyên dụng, lắp đạt hệ thống, xây dựng công trình, gia công khí, dịch vụ liên quan đến in tổ chức dựa đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao Công ty hoạt động dựa tiêu chí: “Sự lớn mạnh bạn thành công chúng tôi” phương châm công ty “Phát triển chất lượng” Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt * Chức Từ vào hoạt động, với ý nghĩa công ty chuyên phục vụ, Công ty thực tốt hai chức chức xã hội chức kinh tế doanh nghiệp - Với chức xã hội: Công ty có đóng góp đơn vị bật địa bàn Quận Từ Liêm - Với chức kinh tế: Chỉ thời gian ngắn vào hoạt động, sản phẩm mẫu mã chứng tỏ tính khả thi doanh thu Công ty ngày cao Khẩu hiệu công ty: “Hợp tác, Phát triển, Bền vững” Công ty chứng tỏ quan tâm khách hàng, mang đến hài lòng cho khách hàng * Nhiệm vụ - Phòng kinh doanh: Quản lý hệ thống khách hàng, trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô hoạt động kinh doanh số lượng chất lượng Thu thập thông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, lực đối thủ cạnh tranh để đưa chiến lược cạnh tranh - Phòng thiết kế: Chịu trách nhiệm tiêu chuẩn sản phẩm, có nhiệm vụ in ấn, thiết kế, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tưởng thông tin mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có ý nghĩa thẩm mỹ cao theo yêu cầu khách hàng chất liệu Phòng thiết kế phải nắm bắt để có sản phẩm in phải kết hợp yếu tố: ý tưởng, chất lượng, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ công nghệ Dự đoán dòng sản phẩm tương lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Công ty dựa kinh nghiệm người dự đoán đánh giá thông tin sản phẩm, xu hướng, tập quán, văn hóa, địa bàn kinh doanh thị trường tiếp cận Đồng thời chịu trách nhiệm chế in ấn Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng sản xuất tổng hợp: Chịu trách nhiệm thực mẫu thiết kế, duyệt thành sản phẩm Tham vấn cho cấp để xác định tiến độ cung cấp sản phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng Bảo đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận Đồng thời có trách nhiệm tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm thực toàn công tác kế toán Công ty + Quản lý hoạt động thu chi Công ty, lập báo cáo hàng tháng, quý, năm + Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài dài hạn ngắn hạn Công ty + Hỗ trợ kế toán trưởng lập kế hoạch, tìm kiếm đề xuất phương án quản lý, sử dụng nguồn vốn Công ty + Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, chi trả lương chế độ phúc lợi cho nhân viên + Thực nghiệp vụ kế toán, hoạt động tài Công ty + Cung cấp số liệu cho phận để phân tích thị trường, lập dự án đầu tư kinh doanh phép Ban điều hành - Phòng phát triển dự án: Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu nhu cầu khách hàng để tìm kiếm đối tác nước, đặc biệt tổ chức Phi phủ Đồng thời lập dự án với tất thông tin tổng hợp thị trường, sản phẩm, chi phí Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, tổ chức hoạt động điều hành theo mô hình công ty TNHH tuân thủ theo quy định pháp luật hành Trong trình phát triển xây dựng, công ty không ngừng học hỏi phát huy mạnh Nhờ nỗ lực công ty dần khẳng định vị trí Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thương trường Hiện công ty có đội ngũ nhân viên lên tới 150 người Trong 30% cán công nhân có trình độ đại học sau đại học, 70% công nhân lao động trực tiếp có trình độ tay nghề cao đạt trung cấp nghề trở lên Cơ cấu tổ chức: - Tổng giám đốc: 01 người - Giám đốc điều hành: 01 người - Phó giám đốc điều hành: 02 người Các dơn vị sản xuất: + Xưởng sản xuất + Các đội sản xuất + Xưởng thiết kế + Ban điều hành dự án + Các đơn vị thực dự án Các đơn vị quản lý: + Phòng kinh doanh + Phòng thiết kế + Phòng sản xuất tổng hợp + Phòng kế toán + Phòng phát triển dự án * Sơ đồ tổ chức máy Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt (phụ lục I) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập 1.Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Phòng kinh doanh bao gồm cấp: - Cấp 1: Cấp lãnh đạo gồm: Trưởng phòng - Cấp 2: Các tổ, nhóm chuyên môn Chi tiết gồm: + 01 Trưởng phòng Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + 04 Trưởng Tổ, nhóm chuyên viên + 30 Chuyên viên chăm sóc khách hàng Chức năng, nhiệm vụ: - Phòng kinh doanh đảm nhận vai trò cầu nối Công ty với khách hàng nhằm đem đến cho khách hàng chất lượng phục vụ thoải mái Công ty - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ: Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm tiếp cận khách hàng, bán giới thiệu sản phẩm dịch vụ Công ty Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viên phòng kinh doanh phải tìm đến khách hàng Sản phẩm tốt giá trị biết, nhân viên kinh doanh phải làm để khách hàng nhận biết điều Khi tiếp thị nhân viên kinh doanh phải giới thiệu cho khách hàng biết Công ty có sản phẩm để bán cung cấp cho khách hàng, mặt hàng mà khách hàng có nhu cầu cần Phải biết làm cho khách hàng hài lòng với sản phẩm thiết kế đẹp, giá cạnh tranh hợp lý Phòng kinh doanh định thành công hay thất bại doanh số Công ty Báo cáo thông tin thị trường kết kinh doanh lên lãnh đạo để lãnh đạo đưa định như: Tăng quy mô hoạt động kinh doanh, đầu tư thêm vốn, thay đổi ngành hàng, đối tượng khách hàng… Ngoài công việc nhân viên kinh doanh phải làm là, chào hàng, báo giá, đặt hàng, ký hợp đồng, giao hàng… * Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng (phụ lục II) Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) vị trí khác máy văn phòng 2.1 Bản mô tả công việc Trưởng phòng kinh doanh STT Họ tên, Nội dung Vũ Văn Hoàng – Trưởng phòng Chức danh Bộ phận Quản lý Phòng kinh doanh Giám đốc điều hành trực tiếp Quản lý Tổng giám đốc gián tiếp Thời gian làm việc Từ thứ đến thứ Ca làm việc ngày: ca Sáng: 8h00 – 12h00; Chiều: 1h30 – 5h30 Mục đích Ngày nghỉ: Thứ 7, Chủ nhật, ngày lễ, kỷ niệm… Quản lý hoạt động hoạch định kinh doanh khách hàng công việc Nhiệm vụ - Quản lý hệ thống khách hàng, trì mối quan hệ với cụ thể khách hàng lâu dài, phát triển thêm khách hàng tăng quy mô hoạt động kinh doanh, số lượng chất lượng; - Tổ chức xây dựng kênh thông tin để khách hàng tiếp cận dễ dàng thông tin sản phẩm, giá cả…; - Thực chương trình quảng cáo khuyến theo yêu cầu công ty; - Thu thập thông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, lực đối thủ cạnh tranh để đưa chiến lược kinh doanh; - Báo cáo thông tin thị trường kết kinh doanh lên lãnh đạo; Chuyên - Thực công việc khác Giám đốc điều hành giao Có 03 Trưởng Tổ, nhóm chuyên môn giúp việc, giúp viên giúp việc Trưởng phòng công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ Phạm Thị Huyền Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá ưu điểm hạn chế Ưu điểm Người thư ký văn phòng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt, khéo léo có hiều biết, giải công việc nhanh gọn, vào tạo thiện cảm trình giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp khách hàng Luôn thể người nhanh nhẹn chu đáo tình huống, lúc cần thiết Tiếp thu ý kiến lãnh đạo người cách nhanh chóng, học hỏi kinh nghiệm Biết rút kinh nghiệm sau lần làm sai, sửa lỗi sai Tuân thủ tích cực chấp hành nghiêm chỉnh, đạo cấp Luôn phấn đấu cố gắng mình, để hoàn thiện thân không làm phụ lòng tin tưởng người Hạn chế Số lượng công việc công ty nhiều, nên gây ảnh hưởng đến áp lực thư ký, nhiều giải chưa tốt Trong số trường hợp, môi trường làm việc căng thẳng nên phối hợp với đồng nghiệp diễn không mong đợi Tự động giải công việc vượt khả mình, lãnh đạo chưa cho phép làm Không đủ tập trung để lắng nghe, tiếng ồn trình làm việc công ty thư ký suy nghĩ nhiều chuyện nên bị tập trung Tình trạng sức khỏe, nhân tố bên gây ảnh hưởng không nhỏ đến trình giao tiếp ngwofi thư ký văn phòng * Kết luận: Là người thư ký, làm tất việc muốn tốt muốn công ty mính phát triển lên đổi Muốn cần có định hướng tích cực để phát triển công ty lớn mạnh như: Tiếp tục đào tạo Phạm Thị Huyền 37 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên sâu nguồn nhân lực để phục vụ cho chiến lược kinh doanh công ty thời gian tới, giữ vững hợp tác phát triển với đối tác lớn nhằm cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhât cho ngành quàng cáo thương mại, đầu tư máy móc trang thiết bị đại cho toàn công ty, hoàn thiện đưa vào vận hành tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2000, xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho thật tốt để xứng đáng với công ty có có tương lai Người thư ký giúp cho thủ trưởng hoàn thành nghĩa vụ cách toàn diện, tránh cho thủ trưởng khỏi hao phí thời gian không đáng vào công việc không đâu, tiết kiệm 1/3 thời gian cho thủ trưởng, “sàng lọc” 1/4 số khách đến thăm thủ trưởng Người thư ký mắt xích nối liền người lãnh đạo với nhân viên, đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tinhafng ngày cho người lãnh đạo, phục vụ văn cho lãnh đạo, điện thoại, tổ chức hội nghị, chuẩn bị xho lãnh đạo công tác Là người cộng tác thân cận tin cậy giám đốc, người thư ký phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ kỹ khác để đáp ứng đòi hỏi công tác thực tế xứng đáng với niềm tin giám đốc Trong hoạt động quan, người thư ký đóng vai trò quan trọng trình giúp việc cho lãnh đạo Dường tất công việc quan người thư ký phải người giải quyết, thư ký não thứ hai cánh tay trái đắc lực lãnh đạo lấy tín nhiệm lãnh đạo người xung quanh Người thư ký đúc kết trình rèn luyện thông minh, khéo léo, tinh tế, tỉ mỉ, sáng tạo, nhanh nhẹn, có lực…và biết tiếp thu thứ Thư ký muốn phục vụ thật tốt cho lãnh đạo cần phải có thời gian dài để rèn luyện “có công mài sắt có ngày nên kim”, có ngày nỗ lực người thư ký đền đáp đáng với thành công đạt Phạm Thị Huyền 38 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt em học hỏi nhiều kinh nghiệm, biết cách làm để hoàn thành tốt công việc cách có hiệu Môi trường làm việc công ty động, người thân thiện nhiệt tình bảo hướng dẫn em Mọi người có thái độ tinh thần nhiệt huyết, công việc giao, lãnh đạo khuyến khích đề cao tinh thần sáng tạo nhân viên, trang thiết bị đại phục vụ cho công việc diễn thuận lợi Để cho công ty phát triển nhờ đạo đắn lãnh đạo, đóng góp nhiệt tình nhân viên công ty Bên cạnh thành công thiếu góp sức người thư ký, hoàn cảnh công việc Luôn người đưa sáng kiến sáng tạo, giúp ích cho công ty Muốn trở thành người thư ký tốt, giúp ích cho công ty điều không dễ dàng Mà phải cần nỗ lực thân nhiều, lòng yêu nghề có nhiệt huyết cháy bỏng công việc Không nản lòng trước vấn đề khó khăn, phải vượt qua khó khăn sống Qua khảo sát tình hình thực tiễn công việc, tình hình hoạt động tì nhìn chung công tác văn phòng Công ty thực tương đối tốt, Văn phòng đảm nhiệm tốt công tác tham mưu giúp việc, phục vụ công tác lãnh đạo điều hành giám đốc công ty thuận lợi, trình tự giải công việc khoa học, quy trình, đảm bảo thống công tác quản lý điều hành hoạt động công ty Bên cạnh mặt tích cực mà công ty làm được, em xin đóng góp đánh giá công tác văn phòng người thư ký sau: Ưu điểm: Về công tác văn phòng : Phạm Thị Huyền 39 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tình hình đội ngũ cán lãnh đạo văn phòng Công ty có trình độ cao, có kinh nghiệm công tác quản lý điều hành văn phòng Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tương đối cao công việc, thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc, nắm bắt tình hình đạo công việc cách hiệu quả, phân công công việc cán bộ, nhân viên, chuyên viên rõ ràng , trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Công ty với vai trò máy tham mưu giúp việc đảm bảo công tác hậu cần giúp Công ty hoạt động có hiệu quả, giải công việc nhanh chóng xác, giúp giám đốc công ty việc ban hành số văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Với cách xắp xếp phòng làm việc tương đối khoa học, phòng làm việc tập trung tầng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lại, tiếp xúc, trao đổi thông tin dễ dàng lãnh đạo nhân viên Tác phong làm việc người thư ký văn phòng, luôn nhanh nhẹn, linh hoạt, khéo léo tinh tế phán đoán giải tình xảy Muốn trở thành người thư ký có kỹ giao tiếp tốt, không nhờ vào phẩm chất thân mà phải thạo số thứ tiếng giao tiếp với người nước Công tác thu thập, xử lý thông tin tốt, nhanh chóng xác góp phần thúc đẩy hoạt động quan diễn thuận lợi Đội ngũ cán đào tạo cách bản, có trách nhiệm công việc, công tác tuyển dụng cán làm văn phòng ngày nhiều để phục vụ cho công việc Luôn học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, chia sẻ công việc gặp phải khó khăn có tinh thần đoàn kết hỗ trỡ tốt cho Kỹ tốc ký tốt, nắm bắt tình hình cách nhanh chóng Có trách nhiệm, hoàn thành tốt công việc giao cách nhanh thời hạn quy định Thư ký phải chuẩn bi chu đáo buổi họp, hội nghị, buổi lễ quan trọng quan, phân công công việc cho phòng, làm nhiệm vụ Phạm Thị Huyền 40 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình ký văn băn cho lãnh đạo, thông báo lịch làm việc lãnh đạo cho người biết, giúp lãnh đạo giải công việc lãnh đạo giao cho Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm văn phòng tồn số hạn chế công tác văn phòng Công ty như: tình trạng số cán bộ, công chức làm muộn, hút thuốc làm việc, tình trạng nói chuyện riêng làm ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ công việc Việc thực tiết kiệm điện, nước, loại văn phòng phẩm, việc sử dụng máy photo chưa thực triệt để Diện tích va kinh phí hạn hẹp, nên chưa mở rộng phòng, bố trí phòng rời rạc không chặt chẽ, sử dụng công nghệ thông tin chưa đồng với Trong trình làm việc, giải số công việc lúng túng chưa triệt để nên công việc chưa đạt hiệu cao mong muốn Việc thu thập xử lý thông tin nhiều chưa xác, nên gây ảnh hưởng đến công việc Qua thấy bên cạnh mặt tích cực đáng ghi nhận xong tồn hạn chế Vì thời gian tới Công ty cần phải có biện pháp điều hành hoạt động Công ty tốt để hạn chế thấp nhược điểm tồn tại, phát huy tích cực ưu điểm để đưa Công ty ngày phát triển tất mặt, lĩnh vực hoạt động II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Sau gần hai tháng thực tập công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt, thời gian thực tập tiếp xúc với công việc chưa nhiều em hiểu công việc người thư ký, qua thời gian thực tập phòng kinh doanh em học hỏi dẫn anh chị nhiều kinh nghiệm bổ ích Em xin đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng Công ty thời gian tới, tạo điều kiện phát huy mặt, đưa Công ty ngày phát triển nữa: Cần có quan tâm, hướng dẫn đạo giám sát chặt chẽ Phạm Thị Huyền 41 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn phòng Ban hành cụ thể văn chế độ khen thưởng, kỹ luật cho nhân viên công ty tạo động lực làm việc, phấn đấu Đồng thời giúp cán bộ, chuyên viên thấy rõ trách nhiệm nhiệm vụ giao phó Mặc dù văn phòng có đội ngũ nhân viên, chuyên viên có trình độ chuyên môn tương đối cao, song cần phải bồi dưỡng thêm trình độ, kỹ nghiệp vụ tiến khoa học công nghệ để áp dụng vào thực tiễn giải công việc Có tinh thần học hỏi, người có kinh nghiệm làm việc lâu năm có nhiều kinh nghiệm quý báu Để đại kết cao người công ty phải đoàn kết, trước sau một, hỗ trợ để vượt qua khó khăn thử thách công việc Thực nội quy, quy chế công ty Có tư tưởng tiến bộ, sáng tạo luôn biết phát huy ưu điểm tốt thân Biết nắm bắt thời cơ, phát huy tối đa lợi mạnh công ty có Tạo cảm giác thoải mái trình làm việc với đối tác khách hàng, thể tác phong làm việc chuyên nghiệp Văn phòng phải tiên phong trước, lĩnh vực phải nâng cao trách nhiệm vai trò cách có hiệu quả, thường xuyên giao lưu với lãnh đạo, tạo không khí vui vẻ công ty sau ngày làm việc mệt mỏi Cần thay đổi sở vật chất, xây rộng rãi thêm phòng, văn bảo quản cách chặt chẽ hợp lý Trang thiết bị nâng cấp, ý thức bảo quản người phải trọng Phạm Thị Huyền 42 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong bối cảnh hội nhập với giới, với phát triển quan, doanh nghiệp có mặt người thư ký cần thiết vô quan trọng hoạt động, tồn phát triển quan nhằm thích ứng với môi trường đại hành có tầm nhìn toàn cầu tổ chức linh hoạt Những người thư ký vào quan phải chọn lọc cách tỷ mỷ, người thân cận giúp việc cho lãnh đạo nên phải người thông minh, sáng tạo, khéo léo, tinh tế nhạy bén với thời đại Là người thay mặt lãnh đạo giải việc giao, người thân cận với lãnh đạo nên thiếu quan Nếu người thư ký, làm tốt công việc hoàn thành cách xuất sắc quan doanh nghiệp tồn phát triển Do quan doanh nghiệp cần người thư ký có đủ lực phẩm chất đạo đức, để hoàn thành tốt công việc Trải qua gần hai tháng thực tập Công ty không dài, em học hỏi nhiều kinh nghiệm mà người thư ký cần phải hoàn thành trình làm việc Trong trình thực tập em biết cách làm việc quan, biết nghề phải làm để hoàn thành tốt công việc Nhờ có nhà trường tạo điều kiện cho em thực tập em học hỏi điều quý giá, em cố gắng phấn đấu sau trường cố gắng làm thật tốt công việc chọn Trong trình thực tập Công ty em xin cảm ơn tới toàn thể cán quan giúp em đợt thực tập, em vô cảm ơn tới Nguyễn Văn Hoàng – Trưởng phòng kinh doanh anh chi phòng hướng dẫn em tận tình, bảo em điều giúp em hoàn thành thật tốt trình thực tập công ty Em xin cảm ơn sâu sắc tới thầy cô giáo khoa quản trị văn phòng tạo điều kiện cho chúng em thực tập để áp dụng kiến thức học vào thực tế, em xin cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Hường người hướng dẫn em trình thực tập phải làm gì, đưa gợi ý để em hoàn thành tốt báo cáo Một lần nữa, em xin chân Phạm Thị Huyền 43 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành cảm ơn thầy cô, giúp chúng em nhiều trình thực tập Nhờ giúp đỡ tận tình thầy cô giáo khoa quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội anh chị công ty, giúp em hoàn thành báo cáo Dù em cố gắng nỗ lực để hoàn thành báo cáo, không tránh khỏi sai sót, em kính mong thầy cô giúp đỡ góp ý kiến bổ sung vào báo cáo em để em hoàn thành báo cáo cách tốt Cuối cùng, em xin chúc toàn thể thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán nhân viên Công ty có sức khỏe dồi dào, tinh thần thoải mái công tác tốt để tiếp tục có cống hiến to lớn nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Phạm Thị Huyền Phạm Thị Huyền 44 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phạm Thị Huyền 45 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục I Sơ đồ tổ chức máy Công ty TNHH Quảng Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Xưởng sản xuất Phạm Thị Huyền Phó Giám đốc điều hành Phó Giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Các đơn vị quản lý Các đội thi công sản xuất Xưởng thiết kế đưa ý tưởng Ban điều hành dự án Các đơn vị thực dự án Phòng kinh doanh 46ký Văn phòngK7 Lớp: Thư Phòng thiết kế Phòng sản xuẩt tổng hợp Phòng kế toán Phòng phát triển dự án Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng Giám sát viên Trưởng phận tiếp tân, thu ngân Trưởng phận tổng hợp Trưởng phận văn thư Trưởng phận đón tiếp khách hàng Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Phụ lục III Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ Công ty TNHH Quảng Căn vào chương trình công tác Công ty đạo ban Giám đốc Cáchợp đơnChỉ chương vị chuyên trình, môn hoạch dựng công chương tác 47kếxây Phạm Thị HuyềnTổng Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Trình TrìnhLãnh Trưởng đạo phòng Công xem ty xét ký cho ban ý kiến Nhiệm vụtrong Công tytymìnhhành trình,các kế phòng hoạch công tác Công Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cáo Và Thương Mại Tuổi Trẻ Việt Việt Phạm Thị Huyền 48 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị, hội họp Công ty Phạm Thị Huyền 49 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo Công ty chủ trương Đơn vị chủ trì lên kế hoạch Trình Lãnh đạo Công ty duyệt Phối hợp với đơn vị có liên quan phối hợp thực Xây dựng chương trình hội nghị Dự trù kinh phí Soạn thảo chuẩn bị giấy mời Chuẩn bị sở vật chất Tổ chức hội nghị Đón tiếp đại biểu Theo dõi diễn biến hội nghị Tổng kết hội nghị Thu dọn hội trường Tổng hợp thông báo kết Quyết toán kinh phí Hoàn thiện lập hồ sơ Phụ lục V Sơ đồ tổ chức chuyến công tác Lãnh đạo Công ty Phạm Thị Huyền 50 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác Lên kế hoạch tổ chức chuyến công tác Chuẩn bị tài liệu cho chuyến công tác Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị phương tiện lại Chuẩn bị quà tặng (nếu cần) Giữ liên lạc vói lãnh đạo thời gian lãnh đạo công tác Chỉ đạo từ xa thư ký Tổng hợp kết chuyến công tác Thông báo cho đơn vị triển khai nhiệm vụ Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ cho chuyến công tác Phạm Thị Huyền 51 Lớp: Thư ký Văn phòngK7