Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần 1.CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 6 1. Chức năng, nhiệm vụ và vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( hoặc trưởng phòng hành chính) và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng. 8 III. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 11 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 12 2.1 Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 12 2.2 Phương pháp quản lý văn bản đi, đến 12 Phần II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 14 1. Tìm hiểu về quy trình tiếp khách, đãi khách trong hoạt động văn phòng 14 2. Tìm hiểu về nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm. 16 3. Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp (hoặc hội thảo, hội nghị) của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm. 18 4. Tìm hiểu vai trò của người thư ký trong viêc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 20 5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức văn phòng làm việc (phòng lãnh đạo, văn phòng làm việc) nơi sinh viên thực tập và bố trí lại bằng sơ đồ cho phù hợp. 22 6. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 23 Phần III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I. Nhận xét và đánh giá chung về công tác văn phòng của người thư ký trong cơ quan thực tập. 27 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 28 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƯƠNG THỊ HỢP BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH THƯ KÝ VĂN PHÒNG K7 HỆ CAO ĐẲNG KHÓA HỌC (2012 - 2015) Tên quan: CÔNG TY TNHH GIẤY TIẾN THÀNH Địa chỉ: Đường D3, Khu D, Khu công nghiệp Phố Nối A, Xã Lạc Hồng, Huyện Văn Lâm, Hưng Yên Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Trần Thanh Bách Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Kim Chi ThS.Nguyễn Thị Thu Hường HÀ NỘI - 2015 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Xây dựng mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng ( trưởng phòng hành chính) vị trí khác máy văn phòng 2.1 Bản mô tả công việc Trưởng phòng Dịch vụ khách hàng III Khảo sát tình hình hoạt động công tác người Thư ký văn phòng quan thực tập.11 Khảo sát chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng .11 Khảo sát công tác văn thư .12 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng 12 2.2 Cách thức quản lý văn đi, đến .12 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP .14 I Tìm hiểu quy trình tiếp khách, đãi khách hoạt động văn phòng 14 II Tìm hiểu công tác thu thâp, xử lý thông tin quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 16 1.Công tác thu thập xử lý thông tin .16 Thông tin coi loại tài sản quan trọng công ty Thông tin phong phú đa dạng mà phức tạp, Do đó, muốn thực tốt công việc người Thư ký cần phải tiến hành thu thập xử lý thông tin Vì vậy, chất lượng hiệu việc thu thập xử lý thông tin phụ thuộc lớn vào người Thư ký 16 Hằng ngày, người Thư ký thường nhận nhiều thông tin từ khách hàng, đối tác công ty từ nơi làm việc Vì vậy, bắt đầu giao tiếp với khách hàng người Thư ký cần phải tiếp nhận phân loại thông tin cách xác( khách hàng đến đăng trực tiếp công ty hay đặt hẹn từ trước, đến gặp lãnh đạo, khẩn cấp hay quan trọng…)để bố trí xếp xử lý thông tin cách hợp lý nhất( ví dụ như: vị khách đến đăng ký gặp hôm xếp cho vị khách gặp trước khách có hẹn từ trước được…)từ tạo hài lòng từ khách hàng làm giảm bớt công việc không đáng có, tăng thêm quỹ thời gian lãnh đạo giải công việc quan trọng 17 2.Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan 17 III Tìm hiểu công tác tổ chức hội thảo quan Đánh giá ưu điểm, nhược điểm 18 IV Vai trò người Thư ký viêc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 20 Việc tổ chức chuyến công tác nhằm giải công việc thiết lập mối quan hệ phục vụ cho trình giải công việc lãnh đạo bệnh viện.Vì vậy, Thư ký đóng vai trò vô quan trọng việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 20 V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc lãnh đạo, thư ký văn phòng .21 Phòng làm việc thư ký .23 VI Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký công sở Đánh giá ưu điểm, hạn chế .24 Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.1 Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký công sở 24 6.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế 25 Phần III 27 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 27 I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập 27 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .28 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòng K7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong kinh tế tri thức, cạnh tranh ngành nghề để có chổ đứng vững trở nên khó khăn hết.Mỗi ngành nghề có xu hướng xây dựng cho chiến lược để phát triển mạnh so với đối thủ cạnh tranh Hiện nay, với sách mở cửa hội nhập kinh tế nước ta ngày phát triển Nền kinh tế phát triển kéo theo phát triển mặt đời sống xã hội, thời đại kinh tế tri thức nhu cầu công việc người ngày phong phú, nhiều ngành nghề đời, có nghề thư ký Nghề thư ký đội ngũ người có trình độ chuyên môn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp Trước đây, nghề thư ký chưa thực coi trọng phát triển Người có quan niệm nhìn sai lệch người thư ký, điều gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động quan, công ty Ngày nay, với xu phát triển theo hướng cổ phần hóa, tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển nghề thư ký coi trọng, ưu tiên mang lại hiệu không nhỏ cho phá triển xã hội Để trở thành người thư ký giỏi thực đơn giản Người thư ký trở thành người trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo không hiểu xác công việc Do vậy, để thực nhiệm vụ người thư ký buộc phải có lực định, có khả thích ứng với phong cách làm việc lãnh đạo môi trường công sở Theo kế hoạch nội dung thực tập Nhà trường đề ra, em liên hệ thực tập Công ty TNHH Giấy Tiến Thành.Từ ngày 16/03 đến ngày 05/05/2015 hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình anh chị phòng Hành tổng hợp, em hoàn thành kế hoạch thực tập Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội toàn thể anh chị Phòng Hành tổng hợp Công ty TNHH Giấy Tiến Thành nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực ý tưởng đem lại kiến thức Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết qua công việc ngày, cuôc trao dổi kiến thức nghiệp vụ bổ ích lý thú “Hiệu công việc định thành công người” điều tất yếu, bào hết em mong muốn làm tốt tất công việc để làm điều cần phải có nỗ lực lớn thân giúp đỡ người Mặc dù cố gắng nhiều song không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình thầy cô giáo, anh, chị công ty để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2015 Sinh viên Trương Thị Hợp Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập Khái quát đôi nét Công ty TNHH Giấy Tiến Thành 1.1 Hình thức, tên gọi trụ sở: Hình thức:Công ty Giấy Tiến Thành thuộc hình thức Công ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tên công ty viết tiếng Việt:CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIẤY TIẾN THÀNH Địa trụ sở chính: Đường D3, Khu D, Khu công nghiệp Phố Nối A, Xã Lạc Hồng, Huyện Văn Lâm, Hưng Yên Điện thoại: 0321 2217886 Fax: 0321 3967757 Tổng Giám đốc: Ông Nguyễn Duy Thành 1.2 Ngành nghề kinh doanh: Công ty mô hình tư nhân hoạt động theo tiêu chuẩn Quốc tế Là công ty chuyên sản xuất sổ tay học sinh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty TNHH Giấy Tiến Thành 2.1 Chức Công ty sở chuyên sản xuất loại học sinh, công ty Dng hợp tác cung cấp giấy cho nhiều công ty giấy khu vực phía Bắc phía Nam Nhằm đáp ứng du cầu cho học sinh 2.2 Nhiệm vụ Với 10 năm kinh nghiệm lĩnh vực giấy, với hợp tác không nước mà với nước : Mỹ, Canada, Anh, Úc, Nhật Bản…….công ty TNHH Giấy Tiến Thành công ty cung cấp giấy cho công ty khu vực Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội miền Nam Bắc đất nước Nói cách khác công ty đảm nhận nhiệm vụ quan trọng việc cung cấp thiết yếu học sinh loại sổ tay liên quan Để đất nước phát triển cách phồn vinh phải nhìn vào lớp lớp học sinh, sinh viên ngày việc trang bị sở vật chất, đồ dùng học tập đầy đủ phần thiết yếu để biến ước mơ cô cậu học sinh thành thật để người có ích cho xã hội Chính việc cho đời nhiều loại chất lượng cao, mẩu mã đẹp bắt mắt có phần không nhỏ tới việc thích thú ham học tập học sinh Cơ cấu tổ chức Công ty Công ty TNHH Giấy Tiến Thành Cơ cấu tổ chức: - Tổng giám đốc - Giám đốc phụ trách vấn đề - Phó Giám đốc Điều hành - Các phòng ban quản lý: + Phòng nhân + Phòng kế toán + Phòng phát triển kinh doanh + Phòng kỹ thuật + Phòng dịch vụ khách hàng + Phòng điều hành + Phòng an ninh Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ tổ chức máy Công Ty TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Điều hành hoạt động công ty Trao đổi với đối tác Trương Thị Hợp PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Tiến hành ký kết hợp tác với đối tác Phòng Nhân Sự Phòng Kế Toán Phòng Kỹ Thuật Phòng Dịch Vụ Khách Hàng Phòng phát triển kinh doanh Phòng Điều Hành Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Phòng An Ninh Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập Chức năng, nhiệm vụ vẽ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Phòng dịch vụ khách hàng bao gồm cấp: - Cấp 1: Cấp lãnh đạo gồm: Trưởng phòng dịch vụ khách hàng - Cấp 2: Các Tổ, nhóm chuyên môn Chi tiết gồm: + 01 Trưởng phòng + 04 Trưởng Tổ, nhóm chuyên môn + 12 Chuyên viên chăm sóc khách hàng Chức năng, nhiệm vụ: - Phòng dịch vụ khách hàng đảm nhận vai trò cầu nối công ty với khách hàng nhằm đem đến cho khách hàng chất lượng phục vụ thoải mái công ty - Phòng dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ: Cung cấp cho cư dân thông tin chung dịch vụ công ty; Tiếp nhận thông tin phản ánh khách hàng vấn đề liên quan đến hoạt động công ty ; phối hợp với phận chức xử lý giải vấn đề phản ánh thời gian nhanh nhất, đảm bảo công tác tiếp nhận sử lý nhu cầu khách hàng; Tiếp nhận liên hệ tới phận chuyên môn để yêu cầu hỗ trợ đáp ứng cầu khách hàng dịch vụ Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng: Trưởng phòng Giám sát viên Trưởng phận tiếp tân, thu ngân Trưởng phận tổng đài Trưởng phận bảo hiểm Trưởng phận văn thư Trưởng phận hỗ trợ đón tiếp Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Trương Thị Hợp Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phác thảo nhu cầu hội thảo: + Thời gian khả thi cho kiện + Số người tham dự + Thời lượng hội thảo - Các yêu cầu thực phẩm nước giải khát - Các nhu cầu hậu cần 3.2 Chuẩn bị hội thảo: * Chuẩn bị nội dung: - Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị phòng phát triển kinh doanh (phòng maketting) + Lựa chọn, đề xuất chủ đề hội thảo, nội dung tham luận + Xây dựng đề dẫn hội thảo + Phối hợp đặt bàn tham luận Với hình thức lựa chọn cá nhân, tập thể tiêu biểu lĩnh vực để chuẩn bị tham luận + Biên tập kỷ yếu hội thảo + Xây dựng chương trình hội thảo * Chuẩn bị tổ chức: - Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị: Phòng Dịch vụ khách hàng bên liên quan + Liên hệ địa điểm tổ chức điều kiện đảm bảo + Kết hợp nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, thư ký, phụ trách công tác hội trường, phụ trách tiết mục văn nghệ( có) + Kết hợp với nhóm chuẩn bị nội dung lên danh sách liên hệ mời đại biểu, khách mời người chủ trì hội thảo *Chuẩn bị điều kiện tổ chức - Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị : phòng Dịch vụ khách hàng phối hợp với phòng kế toán phòng trang thiết bị + Lập dự trù kinh phí nguồn kinh phí tổ chức hội thảo + Kiểm tra địa điểm, không gian, trang thiết bị phục vụ cho hội thảo 3.3 Các công việc sau hội thảo: - Thu thập phiếu phản hồi ý kiến khách hàng - Lập hồ sơ Hội thảo - Soạn thư cảm ơn đến vị đại biểu Ưu điểm: Trương Thị Hợp 19 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Triển khai tương đối đầy đủ quy trình tổ chức hội thảo - Linh hoạt, khéo léo việc mời đại biểu khách mời tham dự hội thảo - Bố trí thời gian diễn hội nghị phù hợp - Hình thức hội nghị không khoa trương đảm bảo đầy đủ thủ tục trang trọng - Phân công trách nhiệm cụ thể cho phòng ban, đối tượng Hạn chế: - Thông tin phản hồi hội thảo số thiếu sót - Nơi đặt bảng dẫn đến hội thảo chưa phù hợp VD xây dựng chương trình Hội thảo:phần phụ lục IV Vai trò người Thư ký viêc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Việc tổ chức chuyến công tác nhằm giải công việc thiết lập mối quan hệ phục vụ cho trình giải công việc lãnh đạo bệnh viện.Vì vậy, Thư ký đóng vai trò vô quan trọng việc tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 4.1 Trước lãnh đạo công tác: - Khi lãnh đạo có thông báo chuyến công tác Thư ký lên lịch điều chỉnh họp, sinh hoạt, cần thay đổi lãnh đạo bị ảnh hưởng chuyến công tác - Cùng với lãnh đạo xếp người ủy nhiệm thay - Lập kế hoạch chuyến công tác cho lãnh đạo: + Đối với chuyến công tác thường kỳ, Thư ký đưa vào kế hoạch năm với mục tiêu, nhiệm vụ xác định trước + Đối với chuyến công tác đột xuất, Thư ký phải lên kế hoạch khẩn trương + Đối với chuyến công tác thường xuyên, đơn giản Thư ký lập kế hoạch Trương Thị Hợp 20 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác: Thư ký phải chuẩn bị số điều kiện cần thiết cho chuyến công tác như: + Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác: liên hệ văn bản, điện thoại, phải cung cấp đầy đủ thông tin quan cho nơi tiếp nhận công tác + Phác thảo chuyến công tác (Mục đích chuyến đi, nơi đến, thời gian đi, thời gian đến,điểm khởi hành…) + Chuẩn bị tư liệu, tài liệu: trước lãnh đạo công tác, Thư ký cần phải chuẩn bị số giấy tờ có liên quan phục vụ cho chuyến như: giấy giới thiệu, giấy đường, giấy tờ cá nhân, hồ sơ công việc + Chuẩn bị phương tiện giao thông: Thư ký phải xếp, đặt vé xe trước biết nơi mà lãnh đạo đến công tác + Chuẩn bị kinh phí: dự trù khoản cần trả sau chuyến công tác lãnh đạo 4.2 Trong lãnh đạo công tác: - Giúp lãnh đạo người thay quyền lãnh đạo giải công việc - Ghi nhật ký công tác - Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu có liên quan trực tiếp tới lãnh đạo - Giữ liên lạc với lãnh đạo thời gian lãnh đạo công tác 4.3 Sau chuyến công tác: - Giúp lãnh đạo giải vấn đề liên quan đến thủ tục chuyến công tác - Thu thập tài liệu, giấy tờ sau chuyến công tác để lập hồ sơ - Mở họp thông báo kết chuyến đi, triển khai công việc rút kinh nghiệm - Trình nhật ký công tác văn bản, giấy tờ thuộc quyền lãnh đạo - Xin ý kiến lãnh đạo giải công việc tồn đọng - Soạn thảo thư cảm ơn tới nơi tiếp nhận chuyến công tác V Nhận xét ưu điểm, nhược điểm cách tổ chức phòng làm việc lãnh Trương Thị Hợp 21 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo, thư ký văn phòng Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp Nó kết hợp nhiều yếu tố thuộc lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác chọn màu sắc, ánh sáng trang thiết bị, cách trang trí Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hòa, bố trí phương tiện hợp lý, sẽ, làm cho khách có tình cảm tốt đẹp công ty Ưu điểm: - Văn phòng bố trí cách hài hòa, có thẩm mỹ - Độ sáng vừa đủ, thích hợp - Hồ sơ, tài liệu xếp gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, dễ tìm kiếm - Có xanh nhân tạo cảm giác thoải mái Nhược điểm: - Phòng giám đốc thư ký thiết kế tương đối nhỏ - Phòng làm việc nằm khu vực tiếp khách hàng nên không tránh khỏi bị ảnh hưởng tiếng ồn Trương Thị Hợp 22 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng làm việc thư ký Trương Thị Hợp 23 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VI Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký công sở Đánh giá ưu điểm, hạn chế 6.1 Tìm hiểu kỹ giao tiếp người Thư ký công sở Thư ký người phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, người đến công ty để hợp tác , thăm quan liên hệ công tác Trong hoạt động văn phòng, kỹ giao tiếp cần có thư ký là: 6.1.1 Kỹ lắng nghe Mục đích việc lắng nghe nắm bắt nội dung vấn đề, thu thập nhiều thông tin, đánh giá nội dung thông tin tương tác qua lại trình diễn đạt Trong giao tiếp, kỹ người Thư ký sử dụng với nhiều mục đích khác nhau: thu thập thông tin, tạo mối quan hệ tốt đẹp với người, chia sẻ cảm thông với người khác khám phá tính cách mẻ người quen, ra, lắng nghe biện pháp hữu hiệu để giải xung đột, mâu thuẫn Nếu người thư ký áp sử dụng tốt kỹ thành mà họ thu lòng tin người, khả nắm thông tin, khả cập nhật hóa thông tin khả giải vấn đề,các tình cụ thể để đạt mục đích giao tiếp 6.1.2 Kỹ thuyết phục Thuyết phục nghệ thuật để thuyết phục khách hàng công việc không đơn giản Tại bệnh viện, người Thư ký vận dụng lập luận chặt chẽ, chứng rõ ràng mà khéo léo, nhạy cảm, tinh tế hùng biện… bước tạo tin tưởng để cuối đạt mục đích cao thuyết phục khách hàng 6.1.3 Kỹ đọc tóm tắt văn Đọc tóm tắt văn công việc quan trọng với không người, đặc biệt với nhân viên văn phòng, người Thư ký nhiệm vụ thu thập thông tin phục vụ lãnh đạo Tóm tắt văn trình bày lại nội dung văn gốc, loại bỏ Trương Thị Hợp 24 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nội dung không cần thiết 6.1.4 Kỹ giao tiếp a) Kỹ giao tiếp với cấp - Thư ký phải biết cư xử khéo léo, không làm mặt cấp hay chê bai họ sau lưng - Không thể giỏi lãnh đạo - Phải báo cáo thường xuyên để cấp nắm tiến độ công việc, triển vọng công việc phát sinh có tương lai - Tiếp thu phê bình cấp cách có thiện chí b) Giao tiếp với đồng nghiệp Trong công ty, người Thư ký làm việc độc lập mà phải có hỗ trợ, tương tác tập thể hay nói rõ làm việc với đồng nghiệp.Nếu giao tiếp với đồng nghiệp tốt đẹp tạo nên cách để thu thập thông tin phổ biến hữu ích cho công việc c) Giao tiếp với khách hàng Ngày khách hàng xem thượng đế, khách hàng tạo lợi nhuận.Vì vậy, người Thư ký cần phải tạo ấn tượng tốt, phong cách làm việc chuyên nghiệp để đáp ứng điều khách hàng mong đợi 6.2 Đánh giá ưu điểm, hạn chế Ưu điểm: - Người Thư ký văn phòng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt, khéo léo vấn đề giao tiếp với đồng nghiệp khách hàng - Nhanh nhẹn công việc - Tiếp thu ý kiến lãnh đạo cách nhanh chóng - Biết rút kinh nghiệm sau lần làm sai - Tuân thủ cách tích cực đạo cấp Nhược điểm: - Tự động giải số công việc vượt quyền hạn người thư ký Trương Thị Hợp 25 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thư ký nhiều không đủ khả tập trung để lắng nghe, nói làm việc gần nơi ngồi chờ khám nên bị ảnh hưởng tiếng người nói -Số lượng công việc nhiều lớn nên đôi lúc thư ký thiếu phối hợp tốt với đồng nghiệp Trương Thị Hợp 26 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người thư ký quan thực tập Trong thời gian thực tập công ty TNHH Giấy Tiến Thành, em nhận thấy công ty có môi trường làm việc thân thiện động, thái độ làm việc nhân viên công ty chuyên nghiệp, hầu hết có trình độ chuyên môn cao, khả giao tiếp tốt, đặc biệt anh chị thông thạo hai ba ngoại ngữ Công tác văn phòng tốt, đề cao tính sáng tạo nhân viên, trang thiết bị văn phòng đại phục vụ tốt cho công việc nhân viên Nhìn vào thành mà công ty đạt được, nói công tác tổ chức công ty tốt Nhân viên công ty có hội để phát huy tối đa lực làm việc Trong phần đóng góp người thư ký văn phòng nói riêng phòng ban công ty nói chung Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực mà toàn thể công ty làm em xin đóng góp đánh giá công tác văn phòng người thư ký sau: Ưu điểm: - Tác phong làm việc người Thư ký nhanh nhẹn, sử dụng thành thạo kỹ nghiệp vụ như: giao tiếp, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nhật, vi tính, - Công tác thu thập, xử lý thông tin tốt góp phần thúc đẩy hoạt động quan diễn thuận lợi - Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, động, có trách nhiệm công việc - Ham học hỏi, chia sẻ có tinh thần đoàn kết - Thực tốt chức năng, nhiệm vụ người Thư ký, đảm bảo cho công việc diễn suôn sẻ, tốt đẹp Trương Thị Hợp 27 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Có trách nhiệm với công việc giao, hoàn thành công việc thời hạn - Khả tốc ký tốt - Nắm bắt tình hình thực tế tốt Nhược điểm: - Giải số công việc lúng túng, chưa triệt để nên công việc chưa đạt kết mong muốn - Trong số trường hợp việc thu thập xử lý thông tin chưa xác nên gây ảnh hưởng đến công việc - Trong vài trường hợp thay đổi thời gian hẹn khám, thư ký thông báo chậm tới bác sỹ, gây ảnh hưởng đến khách hàng II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Sau tuần thực tập công ty TNHH Giấy Tiến Thành, chưa tiếp xúc với công việc thực tế nhiều em phần hiểu công việc người thư ký, đồng thời qua thời gian thực tập phòng Dịch vụ Khách hàng em học hỏi nhiều kinh nghiệm từ anh chị phòng Qua đây, em xin đề xuất vài ý kiến giải pháp để khắc phục nhược điểm, mặt làm chưa tốt công tác văn phòng Em hi vọng ý kiến phần giúp cho phát triển công ty ngày tốt đẹp hơn: - Có tinh thần học hỏi từ cán bộ, nhân viên công ty người làm việc lâu năm chắn có nhiều kinh nghiệm quý báu - Để đạt kết cao công việc người Thư ký tất cán bộ, nhân viên công ty phải đoàn kết lòng, tương trợ công việc, tránh việc nói xấu sau lưng hay phá hoại công việc người khác gây ảnh hưởng đến hiệu công việc - Thực nội quy, quy chế công ty - Tự tạo cho phong cách làm việc chuyên nghiệp, loại bỏ phương thức làm việc truyền thống Trương Thị Hợp 28 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phải biết nắm bắt hội làm việc, biết có lợi phát huy tối đa lợi - Có tư tưởng tiến bộ, sáng tạo công việc phải có đạo đức nghề nghiệp - Khi đối ngoại thư ký phải tạo cho đối tác nhìn thiện cảm, thể người nhạy bén, tác phong làm việc chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt cho khách hàng công ty Trương Thị Hợp 29 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thời gian thực tập tuần dài ngắn để làm quen với công việc thực tế Nhưng thời gian giúp em có bước đệm chuẩn bị cho việc trường sau Thời gian em vô quan trọng hữu ích, giúp em làm quen, tiếp xúc với công việc rút kinh nghiệm thực tế, áp dụng kiến thức học trường vào công việc mà thực tập Qua thời gian thực tập, em học hỏi nhiều việc công tác văn phòng đồng thời giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm để sau tốt nghiệp tìm công việc phù hợp với chuyên ngành mà học Em thấy thời gian thực tập hội tốt mà nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với công việc thực tế Phía trước chặng đường dài gian nan em tin với học trường kinh nghiệm tuần thực tập vừa qua giúp em vượt qua khó khăn để em bước tới tương lai tươi đẹp Cũng qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thầy cô khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện tốt cho bọn em áp dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế Nhân đây, em xin gửi lời cảm ơn tới Công ty TNHH Giấy Tiến Thành tạo điều kiện cho em vào thực tập công ty anh chị thuộc phòng Dịch vụ Khách hàng quan tâm, giúp đỡ em thời gian qua Đặc biệt, em xin trân trọng cảm ơn anh Trần Thanh Bách – Phó Giám Đốc công ty ,anh Hoàng Tiến Dũng – trưởng phòng HCTH anh, chị phòng Dịch vụ khách hàng hướng dẫn bảo em thời gian thực tập công ty Kỳ thực tập bước đệm quan trọng để thân em có học, kinh nghiệm quý báu bước chân khỏi môi trường học tập bước vào nghề.Trên thu hoạch em tuần thực tập Trương Thị Hợp 30 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty TNHH Giấy Tiến Thành Bài báo cáo bộc lộ nhiều thiếu sót, non em mong góp ý thầy cô giáo để em hoàn thiện báo cáo tốt Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2015 Sinh viên Trương Thị Hợp Trương Thị Hợp 31 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC CHƯƠNG TRÌNH HỘI THẢO TẠI CÔNG TY GIẤY TIẾN THÀNH Trương Thị Hợp 32 Lớp: Thư ký Văn phòngK7 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG TRÌNH HỘI THẢO “ TRI ÂN KHÁCH HÀNG “ - Chủ đề: " Tri ân khách hàng " - Ngày thực hiện:24/04/2015 - Địa điểm: Công ty TNHH Giấy Tiến Thành - Nội dung chương trình: gửi lời tri ân tới khách hàng lâu năm công ty Giờ Nội dung Người thực * Phần giới thiệu Tuyên bố lý - giới thiệu đại biểu Phát biểu khai mạc (chỉ đạo) HN-HT Giới thiệu Chủ trì Thư ký HN-HT * Phần làm việc Chủ trì HN-NT Đề dẫn HN-HT (nếu có) Báo cáo chuyên đề Báo cáo chuyên đề Ý kiến chất vấn – trao đổi Giải lao Báo cáo chuyên đề Báo cáo chuyên đề Ý kiến chất vấn – trao đổi Phát biểu đại biểu (nếu có) Kết luận HN-HT Ban tổ chức HN-HT Trương Thị Hợp 33 Lớp: Thư ký Văn phòngK7