Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển 3 2. Một số nét khái quát về công ty 4 3. Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành 4 II.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của công ty 4 1) Chức năng 4 2) Nhiệm vụ 5 III.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5 IV.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7 1.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 7 2) Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7 2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty 7 2.2) Quản lý trang thiết bị công ty 7 2.3) Thực hiện chính sách nhân sự 8 3)Phát triển công tác của Văn phòng 8 VI.Tình hình hoạt động công tác của nười Thư ký văn phòng 13 1.Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký 13 2.Khảo sát về công tác văn thư 15 2.1. Biên chế, trình độ của cán bộ văn thư trong phòng 15 2.2.Tổng số văn bản đi và đến trong một năm 15 2.3. Cách thức quản lý văn bản đi và đến 16 2.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 24 1.Quy trình tiếp khách, đãi khách 24 1.1. Tiếp khách 24 1.2.Đãi khách 26 2 .Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của cơ quan 27 3.Công tác tổ chức hội họp 29 4.Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 31 5.Những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc 32 6. Kỹ năng giao tiếp của người Thư ký trong hoạt động văn phòng 33 PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 1.Đánh giá chung ưu, nhược điểm về công tác văn phòng của người Thư ký 35 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký ở công ty. 36 KẾT LUẬN 38 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.Lịch sử hình thành phát triển 2.Một số nét khái quát công ty 3.Sơ đồ máy tổ chức điều hành II.Chức năng, nhiệm vụ, cấu công ty .4 1)Chức .4 2)Nhiệm vụ III.Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty IV.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.Cơ cấu tổ chức Văn phòng 2) Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty 2.2) Quản lý trang thiết bị công ty 2.3) Thực sách nhân 3)Phát triển công tác Văn phòng .8 VI.Tình hình hoạt động công tác nười Thư ký văn phòng 13 1.Khảo sát chức năng, nhiệm vụ người Thư ký 13 2.Khảo sát công tác văn thư 15 2.1 Biên chế, trình độ cán văn thư phòng 15 2.2.Tổng số văn đến năm .15 2.3 Cách thức quản lý văn đến 16 2.4.Công tác lập hồ sơ hành 20 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 25 VĂN PHÒNG 25 1.Quy trình tiếp khách, đãi khách 25 1.1 Tiếp khách .25 1.2.Đãi khách 27 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì quan .28 3.Công tác tổ chức hội họp 30 4.Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .32 Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.Những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc 33 Kỹ giao tiếp người Thư ký hoạt động văn phòng .34 PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 1.Đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người Thư ký 36 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký công ty 37 KẾT LUẬN 39 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, đất nước thời kì phát triển, thời kì công nghiệp hóa – đại hóa để tiến tới hội nhập với kinh tế giới, cạnh tranh, phấn đấu lĩnh vực,các ngành nghề để có chỗ đứng vững xã hội vấn đề nóng hổi gay gắt hết Vậy kinh tế tri thức ấy, công hội nhập ấy, ‘’ Thư ký’’ ngành nghề coi trợ thủ đắc lực lãnh đạo quan, đơn vị, tổ chức có vị trị vững không có ưa chuộng không ? Thực tế mà nói ngành ‘’Thư ký’’ ngành ‘’hót’’ người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Ngành thư ký văn phòng chiếm vị trí quan trọng trọng xã hội từ trước đến nay, ngành nghề giúp lãnh đạo quan công việc vụ, Thư ký văn phòng có vai trò quan trọng thiếu, đặc biệt thời kỳ phát triển kinh tế Nhận thấy tầm quan trọng ngành thư ký công tác văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngừng đổi nâng cao trình độ phương pháp đào tao cho sinh viên trường, góp phần đáp ứng nhu cầu cần thiết cho xã hội với ngành nghề như: Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Văn thư –lưu trữ,và đặc biệt la ngành Thư ký văn phòng… Để làm tốt vai trò người ‘’Thư ký’’ giúp lãnh đạo công việc vụ quan, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn vững vàng chuyên nghiệp,điều quan trọng hết phải có tự tin khéo léo giải công việc giúp lãnh đạo Vì vậy, người làm thư ký phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn Là sinh viên năm cuối đào tạo với chuyên ngành thư k, thuộc khoa Quản trị Văn phòng, hướng dẫn, giảng dạy nhà trường giảng viên khoa Được đồng ý tiếp nhận thực tập giúp đỡ lãnh đạo Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec Em cử đến thực tập văn phòng Công ty từ ngày 16/03/2015 đến hết ngày 05/5/2015 Trong thời gian Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập, công ty tạo điều kiện giúp đỡ em làm quen với công việc văn phòng, với kiến thức học em áp dụng để xử lý công việc giao kèm theo quan sát học hỏi cách làm việc người quan, em rút cho kinh nghiệm học quý báu Những học thực tiễn công việc người thư ký báo cáo kêt mà em học hỏi đúc kết trình thực tập công ty Nội dung báo cáo gồm nội dung sau: - Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan - Phần II: Nội dung báo cáo - Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị - Phần IV: Phụ lục Bài báo cáo nhiều sơ suất, kính mong góp ý thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đỗ Thị Lợi Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Lịch sử hình thành phát triển - Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec nhà thầu điện (M&E), thành lập từ năm 2012, nơi hội tụ kinh nghiệm uy tín Mặc dù thành lập vào hoạt động, năm qua công ty hoạt động chuyên sâu lĩnh vực Cung cấp lắp đặt hệ thống điện Với phấn đấu, cải tiến, nỗ lực không ngừng nghỉ đưa Công ty cổ phần điên Daitec trở thành nhà thầu điện đáng tin cậy Bên cạnh đó, gắn bó thành viên dày dặn kinh nghiệm lĩnh vực thiết kế, tổ chức thi công, giám sát thi công,…đội ngũ nhân viên động, nhiệt tình, sáng tạo có chuyên môn cao, đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu Công ty trở thành đối tác nhà đầu tư lớn Nhật Bản nước như: INAX VN, STANLEY VN, VIETNAM ARAI, ASAHI INTECC…, đem đến cho khách hàng sản phẩm có chất lượng, giải pháp tối ưu dịch vụ hoàn hảo tiêu chí hoạt động công ty - Các hoạt động Công ty nay: +) Xây dựng công trình dân dụng công nghiệp +) Cung cấp lắp đặt hệ thống điện- khí- nước, điều hòa không khí, +) +) Phòng cháy chữa cháy xử lý nước thải +)Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng công nghiệp +)Tư vấn đầu tư xây dựng điện công trình đường dây trạm biến áp có quy mô cấp điện áp đến 35kV +) Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp +) Dịch vụ tư vấn đầu tư doanh nghiệp FDI +) Và số lĩnh vực khác - Phương châm làm việc: “ Luôn cải tiến – đổi ” Bằng cố gắng nỗ lực không ngừng toàn thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên, cập nhật, tích lũy kinh nghiệm, kiến thức công nghệ cách động chuyên nghiệp Bằng việc liên tục đầu tư đổi trang thiết Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bị tiên tiến cộng với kế hoạch tài chặt chẽ, hợp lý với quản lý đại nhằm đắp ứng nhu cầu mà khách hàng cần từ công ty Định hướng phát triển công ty Với phương châm “ cải tiến – đổi mới” , động lực, sở để công ty đặt mục tiêu phát triển tương lai là: nâng tầm sở vật chất mở rộng chi nhánh nước, thiết lập hệ thống quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên nhiệt tình động, có chuyên môn phong cách llafm việc chuyên nghiệp, đưa công ty ngày phát triển, tạo dựng uy tín, thương hiệu khách hàng, đối tác nước nước Một số nét khái quát công ty +) Tên công ty: Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec +) Tên giao dịch: DAITEC M&E, JSC +) Trụ sở chính: số 52 Phố Thái Thịnh, Phường Ngã Tư Sở, Quận Đống Đa, Hà Nội +) Website: info@daitec.com.vn Sơ đồ máy tổ chức điều hành - Sơ đồ máy tổ chức: Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec tổ chức hoạt động điều hành theo mô hình công ty Cổ phần tuân thủ theo quy định pháp luật hành Sơ đồ cấu tổ chức công ty sau: * Sơ đồ tổ chức máy (Xem phụ lục I) II.Chức năng, nhiệm vụ, cấu công ty 1) Chức Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec (M&E) hoạt động nhiều lĩnh vực, lĩnh vực có chức năng, nhiệm vụ riêng Nhưng hướng tới mục tiêu chung xây dựng công ty để trở thành công ty có thương hiệu mạnh nước phát triển nước ngoài, với đa dạng lĩnh vưc xây dựng, thiết kế, thi công,… Tạo dựng khác biệt phát triển vững mạnh Công ty có lực lượng chuyên gia, cán kỹ thuật có trình độ cao, có lực kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động công ty Đội ngũ Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán bộ, nhân viên công ty đào tạo quy, có trình độ chuyên môn cao, điều đặc biệt họ luôn có nhiệt tình công việc tư vấn khách hàng, đảm bảo hài lòng khách hàng hợp tác với công ty Ngoài công ty có đầy đủ trang thiết bị phục vụ tư vấn thiết kế, thi công, giám sát thi công dịch vụ lâu dài, hứa hẹn có bước tiến xa tiềm phát triển lớn 2) Nhiệm vụ Phát triển bền vững sở mang lại lợi ích cho khách hàng, doanh nghiệp xã hội Trở thành cầu nối quan trọng giúp khách hàng mở rộng phạm vi lĩnh vực hoạt động Phấn đấu trở thành nhà thầu điện lớn mạnh với đa dạng lĩnh vực khác nhau, trọng tâm tăng cường đẩy mạnh hoạt động xây dựng – cung cấp – thiết kế thi công III.Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec xây dựng mô hình quản lý hạch toán phù hợp với yêu cầu kinh tế thị trường, chủ động hoạt động thiết kế,và giám sát thi công, có uy tín lớn thị trường Với máy quản lý gọn nhẹ , phòng chức đáp ứng nhiệm vụ đạo kiểm tra hoạt động toàn công ty Ban lãnh đạo công ty bao gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị Bùi Văn Nghĩa Giám đốc điều hành Nguyễn Quyết Thắng Ban lãnh đạo công ty người trực tiếp đạo hoạt động công ty Các phòng ban chức chịu quản lý ban lãnh đạo gồm: - Văn phòng Hội đồng Quản trị: phận giúp việc cho ban lãnh đạo thực chức tham mưu, tổng hợp, tổ chức phối hợp phòng công ty việc thực hiên định ban lãnh đạo công ty Tham mưu cho ban lãnh đạo công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thực quy định văn thư lưu trữ, bảo mật, nguyên tắc quản lý công văn, giấy tờ đi, đến, biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phòng Hành chính: đảm nhận chịu trách nhiệm trước công ty việc xây dựng kế hoạch hàng tháng, quý, năm Có nhiệm vụ giải công việc công ty, tổ chức thực công tác văn phòng, Giúp ban lãnh đạo công tác tổ chức nhân sự, hành công ty.Theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy quy chế công ty thực công tác kỷ luật Tổng hợp báo cáo tình hình thực kế hoạch công tác báo cáo thống kê theo quy định yêu cầu quản trị công ty - Phòng Kinh tế - kế hoạch: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công tác kế hoạch, giúp công ty ký kết,giải quản lý hợp đồng công ty - Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao quản lý quy trình vận hành thiết bị, định mức kỹ thuật Xây dựng yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu Quản lý công tác kỹ thuật hoạt động công ty thuộc chức mình, theo dõi nghiệm thu khối lượng công việc, lập báo cáo dự toán tham gia đầu tư kế hoạch lớn - Phòng tài kế toán: tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý tài toàn công ty theo chức Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài theo quy định báo cao quản trị theo yêu cầu công ty.Thanh toán, toán công trình đối tác bên bên công ty Thanh toán tiền lương, thưởng cho cán công nhân viên công ty - Trung tâm Tư vấn Thiết kế: Đây phận có nhiệm vụ tư vấn thiết kế công trình liên quan đến ngành, lĩnh vực hoạt động công ty - Phòng quản lý thiết bị: quản lý toàn trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện sản xuất, phương tiện lại công ty Lập kế hoạch sửa chữa bồi dưỡng định kỳ hàng quý, hàng năm cho trang thiết bị quản lý công tác khoa học công nghệ Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội IV.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.Cơ cấu tổ chức Văn phòng * Sơ đồ cấu tổ chức ( xem phụ lục II) 2) Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 2.1) Quản lý hành chính, hoạt động văn phòng công ty - Thực giao dịch nội chính, tiếp đón khách hàng đến giao dịch với công ty - Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển giao điện thoại phận gọi - Tiếp nhận loại văn bản, tài liệu từ bên gửi cho công ty, xử lý văn chuyển giao văn đến phận cần nhận văn - Lập hệ thống quản lý công văn, tài liệu nội công ty - Tổ chức việc chuyển giao công văn giấy tờ đảm bảo thời gian yêu cầu - Quản lý dấu công ty,thực nghiêm túc quy định pháp luật quản lý dấu - Tổng hợp yêu cầu văn phòng phẩm, vật dụng cần thiết phòng ban, trình duyệt, mua chuyển vào kho công ty - Thực công việc theo đạo Ban điều hành, lãnh đạo công ty 2.2) Quản lý trang thiết bị công ty - Quản lý kho hàng, vật tư công ty - Kiểm tra tình hình sử dụng quản lý tài sản toàn công ty, định kỳ phòng ban kiểm kê tài sản - Lập sổ theo dõi tăng giảm tài sản, trang thiết bị - Bảo vệ an toàn trang thiết bị công ty nhân viên công ty, xử lý kịp thời tượng tiêu cực xảy - Tham gia bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, phản ứng kịp thời có cố xảy Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3) Thực sách nhân - Kiểm tra chấp hành nội quy, quy chế công ty - Giữ gìn vệ sinh an toàn công ty - Thực chế độ đời sống (kì nghỉ, lễ tết…) - Thảo nội quy, quy chế chỉnh sửa bổ sung cần thiết, thảo mẫ bảng biểu phục vụ cho công tác quản lý công ty - Thiết lập quản lý hồ sơ nhân Trên sở phân tích, đánh giá hiệu công việc người lao động để phát triển nguồn nhân cho hợp lý - Xây dựng kế hoạch sát hạch nhân sự, đào tạo, tuyên dụng, xếp - Kết hợp phòng Tài kế toán xây dựng bảng lương theo dõi thực - Trên sở theo dõi việc thực nội quy, quy chế công ty để đề xuất khen thưởng, kỷ luật với nhân viên 3)Phát triển công tác Văn phòng Phòng Tổng hợp phòng có giúp Ban quản lý điều hành thực hoạt động chung công ty Tham mưu, tư vấn giúp việc cho phận đảm nhận chức như: Công tác kế hoạch, công tác nhân sự, công tác trị, tiền lương…… Nhiệm vụ Văn phòng: - Quản lý hoạt động hành văn phòng công ty - Tuyển dụng nhân - Quản lý tài sản, trang thiết bị, kho hàng công ty, điều phối xe theo yêu cầu Ban lãnh đạo phòng ban - Phân tích hiệu lao động nhân viên công ty để xếp nhân cho hợp lý - Ban hành theo dõi chế độ cho người lao động - Đảm bảo an toàn công ty Với chức vậy, Văn phòng trợ giúp cho ban điều hành nắm tình hình nhân sự, tình hình thực quy định chung công ty, để từ có sách phù hợp để quản lý tốt người lao động phát huy Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kế hoạch công tác ngành Điện lực năm - Quy chế tổ chức hoạt động quan III.NỘI DUNG 1.Xây dựng chương trình công tác năm quan a, Lưu đồ( theo file đính kèm) b, Mô tả: -Hàng năm, đăng ký chương trình đề án công tác năm cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình, Trưởng đơn vị tổng hợp gửi đăng ký chương trình công tác năm sau cho phòng Hành trước ngày 15 tháng 12 năm trước -Phòng Hành xây dựng dự thảo chương trình công tác năm Văn phòng gửi Phó Chánh văn phòng trưởng đơn vị tham gia góp ý trước ngày 18 tháng 12, sau tổng hợp trình Chánh Văn phòng phê duyệt ban hành trước ngày 22/12 2.Xây dựng chương trình công tác tháng quan a,Lưu đồ( theo file đính kèm) b,Mô tả: -Từ tình hình thực chương trình công tác tháng trước đơn vị mình, ý kiến đạo Lãnh đạo công ty, , trưởng đơn vị, tổ trưởng tổ tư vấn cho Chánh Văn phòng đăng ký chương trình công tác tháng gửi phòng Hành trước ngày 20 hàng tháng -Từ tình hình triển khai chương trình công tác tháng trước đơn vị Công ty, ý kiến đạo lãnh đạo, đăng ký chương trình công tác tháng đơn vị, phòng Hành tổng hợp dự thảo chương trình công tác tháng gửi đơn vị, phó Chánh văn phòng tham gia góp ý bổ sung chậm đến ngày 25 hàng tháng 3.Xây dựng chương trình công tác tuần quan a, Lưu đồ(theo file đính kèm) b, Mô tả: -Từ chương trình công tác tháng, , lịch công tác tuần Công ty yêu Đỗ Thị Lợi 29 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cầu công việc thực tế giao, Lãnh đạo Văn phòng, trưởng đơn vị cán bộ, công chức, viên chức quan tiến hành đăng ký Lịch công tác tuần Lãnh đạo văn phòng tuần sau qua mạng, đăng ký trục tiếp phòng Hành -Việc đăng ký lịch tuần cua Lãnh đạo văn phòng thực thường xuyên ngày chậm 16 30 phút ngày thứ -Phối hợp lịch công tác tuần Công ty chuyên viên phòng Hành tổng hợp xây dựng lịch công tác tuần Lãnh đạo tuần sau, trình Chánh văn phòng phê duyệt trước 10h ngày thứ IV.LƯU TRỮ -Lưu phòng Hành Văn thư V.BIỂU MẪU -Sử dụng biểu mẫu Công ty ban hành File đính kèm: Quy trình xây dựng chương trình công tác văn phòng 3.Công tác tổ chức hội họp Để tiến hành hội họp có hiệu công việc cần phải làm lập kế hoạch Tất hội họp diễn có mục đích rõ ràng, chuẩn bị kỹ tiến hành theo trình tự có hiệu Công tác tổ chức hội họp quan thực theo yêu cầu giống em học trường, nhiên trình thực xảy số sai sót cần phải rút kinh nghiệm • Lập kế hoạch cho hội họp thể thể thức, nội dung mang tính khả thi, phải đảm bảo yếu tố sau: +) Tên hội họp +) Mục đích, ý nghĩa +) Thời gian +) Địa điểm +) Kinh phí +) Thành phần tham dự Thư ký phải nắm rõ nội dung thảo hội nghị, hội họp để báo cáo với ban lãnh đạo nắm thông tin cần thiết công việc Đỗ Thị Lợi 30 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Những công việc cần chuẩn bị: - Xác định mục đích, tính chất nội dung chủ đề thảo luận họp - Quy định thành phần tham dự: Thư ký phải lập danh sách khách mời dự hội họp theo đạo lãnh đạo - Xác định thời gian diễn họp: vào tính chất, phạm vi thời gian trước khai mạc tạo điều kiên cho vị khách ỏ xa - Lựa chọn trang trí nơi họp diễn ra: nơi tổ chức hội họp phải đặt trước gửi giấy mời Chuẩn bị đầy đủ sở vật chất, âm thanh, ánh sáng trang thiết bị cần thiết cho họp,tất phải bố trí cách khoa học hợp lý, giúp cho hội họp diễn thuận lợi hiệu - Chuẩn bị sẵn phương tiện làm việc - Chuẩn bị cho việc ghi biên • Tiến hành họp - Đón đại biểu tham dự - Điểm danh đại biểu - Giữ thời gian giải lao báo cho đại biểu đọc tham luận, báo cáo - Tiến hành việc ghi biên trình biên sau kết thúc họp chậm ngày hôm sau • Công việc sau hội họp Thư ký người thực công việc sau hội họp: - Triển khai mệnh lệnh hình thức văn hình thức tương đương để bình luận báo cáo kết họp - Theo thị lãnh đạo gửi thư trao đổi , công văn hoạc giấy tờ thông báo cần thiết khác - Sắp xếp công văn, giấy tờ hội họp lập hồ sơ * Đánh giá ưu điểm, hạn chế Đỗ Thị Lợi 31 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung công tác chuẩn bị cho hội họp công ty thực cách chu đáo, nơi diễn hội họp có trang trí thiết kế phù hợp cho lĩnh vực hoạt động công ty Một số họp diễn gặp nhiều khó khăn không thành công ảnh hưởng từ khâu chuẩn bị vật chất như: loa, micro, điện chừng…nhiều không đủ ghế ngồi cho đại biểu tham dự 4.Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Trong hoạt động văn phòng công tác tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo quan nhiệm vụ tất yếu người Thư ký Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ công ty để quy định phạm vi công tác quan lãnh đạo quan Các chuyến công tác nhằm thực chức quản lý nói chung, giải vấn đề cụ thể thuộc chương trình kế hoạch công ty Nhưng mà người thư ký cần quan tâm nhiệm vụ cụ thể lãnh đạo phạm vi công tác mối quan hệ với đối tác • Để tổ chức chuyến công tác phải lập kế hoạch chuyến công tác: Các chuyến công tác lãnh đạo quan thường đưa vào kế hoạch năm, phải phù hợp với kế hoạch chung công ty năm Khi lập kế hoạch cho chuyến công tác cho lãnh đạo (bao gồm chuyến công tác đột xuất) phải lập kế hoạch đòi hỏi người thư ký phải lập kế hoạch khẩn trương hơn, với nội dung chủ yếu: +) Mục tiêu chuyến +) Nội dung chuyến +) Thời gian công tác +) Thành phần tham gia chuyến +) Phương tiện giấy tờ cầ thiết +) Tài liệu tham khảo, nghiên cứu +) Kinh phí cho chuyến • Công tác chuẩn bị cụ thể cho chuyến Đỗ Thị Lợi 32 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chuẩn bị nội dung công tác: phần quan trọng cần chuẩn bị cho chuyến đi, tùy thuộc vào mục đích chuyến mà nội dung có tính chất đọ phức tạp khác Cho nên người thư ký người trực tiếp trực tiếp giải công việc cho lãnh đạo mà người truyền đạt trực tiếp yêu cầu lãnh đạo đến phận chức năng, phối hợp chuyên gia, đơn vị liên quan giúp đỡ để hoàn thành tốt công việc - Liên hệ đến nơi công tác: cần phải thông báo cụ thể cho quan tiếp nhận ngày giờ, danh sách người tham gia chuyến công văn, điện thoại fax Tùy theo phạm vi chuyến mà điều chỉnh cho hợp lý thời gian nội dung công tác - Chuẩn bị tư liệu, tài liệu: thư ký phải tổng hợp tư liệu, tài liệu theo danh mục tài liệu pháp quy, pháp luật hành thuộc lĩnh vực chuyên môn Sau tùy theo mức độ liên quan đến công việc cần giải mà lựa chọn tài liệu cụ thể - Chuẩn bị phương tiện: tùy vào địa điểm thời gian công tác để lựa chọn phương tiện lại cho phù hợp tiết kiệm - Chuẩn bị giấy tờ: phải chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến như: giấy giới thiệu, giấy đường, chứng minh thư nhân dân giấy tờ khác có liên quan - Chuẩn bị kinh phí phương tiện khác: thư ký thông báo phối hợp với phòng ban chức hỗ trợ chuẩn bị chu đáo cho chuyến công tác lãnh đạo Thư ký đóng vai trò quan trọng việc giải công việc hành chính, vụ giúp lãnh đạo quan, tham mưu tổng hợp, thu thập cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quan 5.Những ưu, nhược điểm mô hình tổ chức phòng làm việc Ưu điểm: Công ty có mô hình tổ chức phòng làm việc đơn giản lại khoa học, đảm bảo nguyên tắc ánh sáng, nhiệt độ, thuận tiện hoạt động, mà lại phù hợp với lĩnh vực hoạt động công ty Cách trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc gọn gàng, mà lại mang Đỗ Thị Lợi 33 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tính thẩm mỹ cao Cách tổ chức phòng làm việc phù hợp với công việc ngày, trang bị đầy đủ thiết bị máy móc, dễ sử dụng phù hợp với diện tích phòng Nhược điểm: hạn chế diện tích nên phòng làm việc phòng ban Công ty hẹp, ánh sáng phòng đảm bảo độ sáng, chủ yếu dựa vào ánh sáng nhân tạo, nên nhiều có cố điện gây khó khăn cho công việc người Sơ đồ bố trí phòng làm việc phù hợp ( Xem phụ lục số III, IV ) Kỹ giao tiếp người Thư ký hoạt động văn phòng Giao tiếp hoạt động xác lập, vận hành mối quan hệ người với người nhằm thỏa mãn nhuững nhu cầu định, điều kiện tồn phát triển xã hội Trong công tác thư ký văn phòng: giao tiếp cầu nối lãnh đạo với phận tổ chức( quan, xí nghiệp, công ty…) hoạt động người Thư ký trước hết hoạt động giao tiếp Một số kỹ giao tiếp người Thư ký hoạt động văn phòng Công ty: Khả vận dụng kiến thức thu nhận vào thực tiễn nhằm thỏa mãn mục đích đặt ra, khả nhận thức, cảm nhận sử dụng phương tiện giao tiếp Trong hoạt động văn phòng người thư ký phải vận dụng cách thành thạo khéo léo kỹ giao tiếp: +) Kỹ nghe: nghe để thu thập thông tin cách đầy đủ, xác; hiểu mục đích, trạng thái, khó khăn đối tượng giao tiếp; tiếp thu ý kiến hay đối tượng giao tiếp; tiết kiệm thời gian; thể quan tâm, chia sẻ đối tượng giao tiếp tạo tâm lý thoải mái cho bên +) Kỹ nói: nói để truyền đạt thông tin cách nhanh xác, làm cho đối tượng giao tiếp hiểu cách xác thông tin cần trao đổi; tạo ấn tượng, tình cảm thể dược lực cá nhân; nâng cao hiệu qua công việc; Đỗ Thị Lợi 34 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +) Việc sử dụng yếu tố phi ngôn ngữ: giọng nói, ánh mắt, nét mặt, nụ cười, động tác, tư thế, khoảng cách…đều yếu tố nhỏ góp phần quan trọng việc tạo ấn tượng với đối tượng giao tiếp, tạo nên thân thiện, giúp lời nói dể hiểu hơn,quan sat đối tượng, thể tình cảm làm cho nội dung có sức thuyết phục, nhấn mạnh nhiều điểm quan trong, bao quát người nghe +) Kỹ thuyết phục: dùng lập luận hay lí lẽ, liệu để đối tượng giao tiếp thấy mà tin theo,làm theo Để thuyết phục đối tượng giao tiếp trước hết cần tìm hiểu đối tượng vấn đề cần thuyết phục; xây dựng môi trường giao tiếp tốt, bầu không khí tin cậy; biết kết hợp nguyên tắc tình cảm, lý tình +) Kỹ thuyết trình: trình bày, diễn thuyết , nói chuyện trước nhiều người mọt vấn đề có tính hệ thống Kết hợp với kỹ sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng, người Thư ký tạo dựng uy tín chuyên nghiệp Công ty, vận dụng thành công kỹ nghe, nói, tự tin trình bày trước nhiều người Cơ quan, nhiều có tham gia nhiều đại biểu cấp Luôn phát huy mới, ứng dụng, sử dụng kĩ thuật tiên tiến để giải phóng công việc Tuy nhiên, trình giao tiếp với số đối tượng khó tính,nhiều lúc người thư ký chưa điều khiển cảm xúc mình, có tỏ nét mặt khó chịu, có cách cư xử dễ dẫn đến cảm tình, chưa có tập trung cao vào công việc, không quan tâm thu thập thông tin phản hồi, có phân biệt đối xử giao tiếp Là người thư ký dù hoàn cảnh không nên bộc lộ cảm xúc trước đối tượng giao tiếp.Trong họp,hay buổi thuyết trình cần có nhiều chứng việc chứng minh cho lời nói để thuyết phục đối tượng giao tiếp Đỗ Thị Lợi 35 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1.Đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng người Thư ký Công tác Văn phòng Thư ký Công ty tổ chức thực tốt, làm việc với trang thiết bị đầy đủ, đảm bảo tính thống nhất, khoa học hiệu công việc Đảm bảo đáp ứng yêu cầu hoạt động nghiệp vụ quản lý văn tài liệu công ty.Luôn có tinh thần hăng say công việc, đề cao trách nhiệm công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Luôn thực tốt nội quy, quy định chung nên có nếp làm việc theo quy trình nghiệp vụ Luôn ân cần chu đáo việc tiếp đãi khách công ty, thấu hiểu mong muốn khách hàng đế với công ty Về giấy tờ văn bản: xử lý kip thời xác đầy đủ bước theo quy định Hăng hái việc tham mưu công việc, cách bố trí phòng làm việc cho Lãnh đạo Thực công việc liên quan đến hội họp công ty chuyến công tác cho Lãnh đạo nhanh chóng, xác đầy đủ Trong văn phòng làm việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, trang bị tài liệu, vật dụng cần thiết phục vụ cho công việc, sử dụng hệ thống phần mềm ứng dụng vào công việc giúp công việc giải nhanh chóng khoa học, phù hợp với xã hội đại Cán Lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản, tra tìm chỉnh lý tài liệu Đưa hệ thống phần mềm vào công tác lưu trữ, thuận tiện cho việc nhập liệu,bảo quản tài liệu tốt tra tìm tài liệu nhanh chóng cần thiết Bên cạnh điểm đạt hoạt động công tác hành tồn đọng số điểm yếu cần điều chỉnh khắc phục: - Công tác quản lý, rà soát kiểm tra chủa chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán bộ, nhân viên chưa thục tâm vào công việc Đỗ Thị Lợi 36 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc áp dụng công nghệ thông tin chua đồng bộ, công tác văn thư việc đăng ký văn chưa áp dụng nhiều đẫn đến hiệu công việc không cao 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký công ty Đánh giá chung khâu công việc Công tác hành văn phòng gắn liền với hoạt động quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý lãnh đạo Nội dung công tác văn phòng công tác Thư ký, bao gồm nhiều khâu công việc liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều phận Việc phối hợp nhịp nhàng khâu công việc, phận, cá nhân liên quan yếu tố đảm bảo cho hoạt động công ty đặt hiệu cao Nhìn chung, công tác hành văn phòng công ty vào nếp, có phân công trách nhiệm cụ thể, phận chức thực tốt nhiệm vụ giao Cán nhân viên Công ty bước chuyên môn hóa nghiệp vụ ngày ổn định - Đề xuất biện pháp phát huy, khắc phục Mỗi thành viên công ty cần nâng cao trách nhiệm công việc nhiệm vụ giao Chấp hành đầy đủ nội quy, quy chế công ty quy định pháp luật hành nghiệp vụ Mỗi cán cần nâng cao ý thức tự giác trách nhiệm công việc Có phân công công việc rõ ràng, minh bạch với bộ, nhân viên công ty Duy trì mối quan hệ Lãnh đạo nhân viên Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động công ty Thường xuyên nâng cao trình độ đội ngũ cán việc bồi dưỡng, tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn Trong công tác văn thư: Tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo Đỗ Thị Lợi 37 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên môn nghiệp vụ văn thư Xây dựng quy chế làm việc rõ ràng Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn bị gửi việc gửi văn không xác Trong lưu trữ: Tuyển dụng cán lưu trữ đào tạo chuyên nghành.xây dựng kho lưu trữ có không gian thoáng đảm bảo lưu trữ tài liệu thời gian dài Tăng cường sở vật chất thiết bị cho kho lưu trữ đầy đủ chất lượng Trên ý kiến đề xuất cá nhân em sau thời gian ngắn ngủi thực tập trải nghiệm thực tế Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec Với mong muốn công tác tổ chức hành công ty ngày đạt hiệu đáng tự hào, đóng góp cho phát triển hành văn phòng công ty ngày vững mạnh Đỗ Thị Lợi 38 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Với kiến thức học trường, với kết trải nghiệm thực tế quan thực tập, bước đầu tạo cho em hành trang quý báu để em vững tin bước đường phía trước để thúc ước mơ thân Trải qua khoảng thời gian dù ngắn ngủi làm công việc người nhân viên văn phòng , em nhận thấy kiến thức mà thầy cô truyền đạt cho em quý giá Việc nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan điều cần thiết hội quý giá cho sinh viên học hỏi vấn đề bên Với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên công ty văn phòng nơi em giao để thực công việc cụ thể thời gian em thực tập công ty, giúp em có khả củng cố lý thuyết rèn luyện kỹ nghiệp vụ Qua thời gian thực tập quan em rút nhiều kinh nghiệm học quý báu cho thân Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác thấy tầm quan trọng người Thư ký quan Tạo nên cho em tinh thần trách nhiệm người Thư ký văn phòng tương lai Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, khoa Quản trị văn phòng, thầy trưởng khoa Nguyễn Mạnh Cường , thầy giáo chủ nhiệm Nguyễn Nghị Thanh, hai cô giáo dạy chuyên ngành Thư ký văn phòng:cô Nguyễn Thị Kim Chi cô Nguyễn Thị Thu Hường, thầy cô giáo trường tạo điều kiện giúp chúng em học, trải nghiệm hoàn thiện mình, tạo cho chúng em hành trang vững vàng để chúng em tự tin theo đuổi ước mơ Cảm ơn ban Lãnh đạo công ty, anh Bùi Minh Duy trưởng phòng Hành chính, chị Đỗ Thị Chung cán Văn thư-Lưu trữ cán nhân viên phòng ban Công ty Cổ phần Cơ điện Daitec tiếp nhận giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 04 tháng 5năm 2015 Sinh viên Đỗ Thị Lợi Đỗ Thị Lợi 39 Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC I Sơ đồ tổ chức máy Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY VĂN PHÒNG HĐQT BAN GIÁM ĐỐC PPHÒNG PPHÒNG PPHÒNG PPHÒNG TTRUNG PPHÒNG HÀNH KINH TẾ TÀI KỸ TÂM TƯ QUẢN LÝ CHÍNH KẾ CHÍNH THUẬT VẤN VÀ THIẾT BỊ HOẠCH KẾ TOÁN Đỗ Thị Lợi THIẾT KẾ Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Công ty Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Thư ký Cán bộ, chuyên viên phụ trách văn thư Đỗ Thị Lợi Chuyên viên, chế độ sách pháp luật Chuyên viên thông kê lao đông tiền lương Nhân viên quản trị đời sống Nhân viên bảo vệ, quản lý điện nước Nhân viên lái xe Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III Sơ đồ bố trí phòng làm việc phù hợp • Phòng lãnh đạo (1) (6) (7) (5) (4) (2) (3) (15) (13) (14) (10) (16) (12) (9) (8) (11) (Cửa) Chú giải: (1),(7) Tủ tài liệu (2),(3) Bàn ghế làm việc giám đốc (4),(15) Máy tính (5), (16) Điện thoại (6), (8) Điều hòa (9),(10),(11),(12) Bàn ghế salon tiếp khách (13),(14) Bàn làm việc trợ lý Giám đốc Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC IV Sơ đồ bố trí phòng làm việc phù hợp • Phòng hành ( nơi sinh viên thực tập) (4) (11) (15) (10) 5) 12 ( (9) (7) (6) (14) (13) (8) (16 (3) 1 (2) (17) (1) (18) Chú giải: (2), (3), (15) Tủ đựng tài liệu (1),(18).Điều hòa (4),(5).Bàn ghế làm việc cán văn thư (7),(8) Máy tính (6) Ghế ngối máy tính (9) Máy in (10) Máy photo (11),(12) Bàn làm việc trưởng phòng (13),(14) Bàn làm việc nhân viên phòng (16),(17) bàn làm việc Phó phòng Đỗ Thị Lợi Lớp Thư ký văn phòng k7