Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VIỆN HÓA HỌC 3 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÓA HỌC 3 1.Khái quát về Viện Hóa học 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học 4 3.Cơ cấu tổ chức của Viện Hóa học 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Hóa học 6 III. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VIỆN HÓA HỌC 8 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học 8 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế. 10 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Viện Hóa học 11 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Viện Hóa học. 13 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 14 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Viện Hóa học 16 2. Khảo sát về công tác Văn thư Lưu trữ. 18 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 19 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của Viện Hóa học 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hóa học 24 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUA N 29 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần 29 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 29 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 29 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 33 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng 34 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan Hành chính của cơ quan. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng. 36 Phần 3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 1.Nhận xét đánh giá chung trong công tác văn phòng của Viện Hóa học 39 2. Đề xuất những giải pháp trong công tác hành chính của Viện Hóa học 41 KẾT LUẬN 43 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VIỆN HÓA HỌC .3 I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÓA HỌC 1.Khái quát Viện Hóa học Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Hóa học 3.Cơ cấu tổ chức Viện Hóa học (Xem phục lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Hóa học .6 III TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA VIỆN HĨA HỌC Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Viện Hóa học, đánh giá ưu điểm, hạn chế.( xem phục lục 2) .10 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, họp) Viện Hóa học( xem phục lục 3) 11 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho Lãnh đạo Viện Hóa học .13 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan (Phụ lục 5) 14 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở Viện Hóa học .16 Khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ 18 2.1 Mơ hình tổ chức văn thư quan 19 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác Văn thư Viện Hóa học .19 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Viện Hóa học 24 Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II 29 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .29 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần 29 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan ( xem phục lục 8) 29 3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” quan 29 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 33 5.Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình văn phịng 34 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan Hành quan Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng 36 Phần .38 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 1.Nhận xét đánh giá chung cơng tác văn phịng Viện Hóa học 38 Đề xuất giải pháp công tác hành Viện Hóa học 41 KẾT LUẬN 42 PHẦN PHỤ LỤC: PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Quản trị văn phòng vận dụng phương pháp khoa học quản trị phục vụ công tác quản lý, tổ chức, hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt mục tiêu mà quan đề Làm tốt cơng tác văn phịng đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị, góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quan Để phục vụ kịp thời cho cơng tác điều hành có hiệu nhà quản lý, lãnh đạo, năm gần cơng tác quản trị văn phịng nước ta có bước phát triển phong phú đa dạng Làm tốt cơng tác hành văn phịng góp phần giải cơng việc quan đơn vị nói riêng Nhà nước nói chung cách nhanh chóng, xác góp phần vào việc cải cách hành nhà nước Trong giai đoạn thực Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước cơng tác văn phịng ngày Đảng Nhà nước quan tâm đặc biệt Gắn liền lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát thực hành công tác quản trị văn phịng, tơi củng cố kiến thức, nâng cao lực vận dụng lý luận thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán văn phòng Với phương châm “học đôi với hành”, “lý luận gắn liền với thực tiễn” chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập cần thiết Mục đích trở thành đơn vị đào tạo chuyên ngành vừa có tính khoa học vừa có tính nghiệp vụ cao, năm vừa qua, Khoa Quản trị văn phòng quan tâm tới hoạt động đào tạo Sau thực xong chương trình học lý thuyết trường với thời gian gần ba năm, nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập với mục đích giúp cho sinh viên nắm, hiểu hoạt động quan, tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu, tài liệu để chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp tới Nhằm trang bị kiến thức, kỹ trình tổ chức thực Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động quản lý, điều hành nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ sau trường cho sinh viên Được giúp đỡ tận tình từ Khoa Quản trị văn phịng tiếp nhận Viện Hóa học thực tập quan ngày 9/3/2014 với thời gian gần hai tháng Nhờ động viên, giúp đỡ tận tình Lãnh đạo cán Phịng Hành - Lưu trữ, Viện Hóa học, kiến thức quý báu thầy giáo, cô giáo truyền đạt giúp tơi hồn thành đợt thực tập báo cáo tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng Báo cáo xây dựng dựa sở kiến thức lý luận chung hoạt động tìm hiểu thực tiễn thời gian tiếp xúc với cơng việc văn phịng Nội dung báo cáo gồm phần: Khảo sát công tác văn phịng Viện Hóa học Chun đề thực tập: Nghiệp vụ hành quan Kết luận Đề xuất kiến nghị Mặc dù trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp thầy cô giáo cán quan hướng dẫn, giúp đỡ xong thân sinh viên nên chưa có kinh nghiệm lại lần đầu tiếp xúc vào thực tế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp Tôi không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán Viện Hóa học để báo cáo tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn./ Phần Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VIỆN HĨA HỌC I CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HĨA HỌC Khái qt Viện Hóa học Viện Hóa học thuộc Viện khoa học Cơng nghệ Việt Nam thành lập theo Quyết định số 230/CP ngày 16 tháng năm 1978 Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Trong năm qua Viện Hóa học tập chung nỗ lực vào lĩnh vực nghiên cứu có định hướng nghiên cứu sở khoa học việc phát triển Cơng nghệ lĩnh vực hóa hữu cơ, hóa sinh, hóa vật liệu hóa dược Nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, cấp nhà nước, dự án trọng điểm triển khai vaf đạt kết tốt Những đề tài, dự án nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ Viện bám sát yêu cầu thục tiễn đất nước, bảo đảm chất lượng khoa học cao theo xu hướng ngày hội nhập với quóc tế Nhiều đề tài đưa vào ứng dụng đời sống mang lại hiệu kinh tế xã hội, quan, địa phương nước đánh giá cao Ngồi viện cịn có nhiều đóng góp vào việc giải vấn đề tái chế rác thải bệnh viện, vấn đề an ninh an toàn thực phẩm Sau số kết bật mà Viện Hóa học đạt ba mươn năm xây dựng phát triển - Các cơng trình nghiên cứu điều tra sàng lọc hoạt chất từ thực vật Việt Nam đóng góp cho kho tàng chất giới hàng trăm chất mới, có cấu trúc lý thú, có cáu trúc chưa biết đến hoạt tính sinh học tốt từ cỏ Việt nam Hàng trăm báo khoa học đăng tạp chí hàng đầu quốc tế nước - Đã xây dựng quy trình cơng nghệ có tính khả thi hiệu kinh tế để chiết xuất artemisinin từ hao hoa vàng làm thuốc sốt rét, rutin từ hòa hòe làm thuốc chống cao huyết áp, bền vững thành mạch, cholesterol, rotundin từ củ bình vơi làm thuốc an thần Nghiên cứu phát triển số bệnh nhiệt đới Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hỗ trợ điều trị cắt nghiện ma túy, nghiên cứu xây dựng quy trình cơng nghệ, sản xuất thử chitin/chitosan dùng làm màng băng, màng sinh học, thuốc kem chữa bỏng - Đã nghiên cứu xây dựng quy trình cơng nghệ, sản xuất thử số vật liệu sở polyme, polyme nancomposit có tính chất đặc biệt, sử dụng để chế tạo đệm chống va đập tàu biển, giày, guốc hàm tàu hỏa, xử lý ô nhiễm dầu, giữ nước cho trồng, sản phẩm công nghiệp in, điện tử - Nghiên cứu hiệu ứng, chất tăng cường, điện cực biến tính, sensor điện hóa phép đo đại có sử dụng máy vi tính, xây dựng phương pháp đo quang phân tử, đo quang nguyên tử, sắc kí điện hóa xác định phân bố nhóm chức, dạng cấu trúc hóa học chất vô hữu mẫu tự nhiên phúc tạp với độ xác chọn lọc cao Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Hóa học - Nghiên cứu khoa học có định hướng có tầm quan trọng Việt Nam lĩnh vực: Hóa vơ cơ, hóa lý, Hóa phân tích, Hóa lý thuyết, Điện hóa,hóa hữu cơ, Hóa học hợp chất thiên nhiên, Hóa polyme, Hóa sinh,Hóa mơi trường cơng nghẹ hóa học - Nghiên cứu ứng dụng triển khai thành tựu hóa học vào cơng nghiệp, nơng nghiệp đời sông - Đào tạo sau đại học - Xây dựng phát triển mối quan hệ hợp tác nghiên cứu khoa học, triển khai đào tạo với viện nghiên cứu, trường đại họ, sở sản xuất ngoài Nhiệm vụ Viện Hóa học có nhiệm vụ chủ yếu sau: • Về nghiên cứu - Tiến hành nghiên cứu triển khai lĩnh vực Hóa học hóa vơ cơ, hóa hữu cơ, hóa phân tích, hóa lý, hóa cao phân tử, hóa sinh hữu nhằm xây dựng quy trình cơng nghệ chế tạo loại sản phẩm hóa học có ý nghĩa lớn Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lao phát triển nghành hóa học - Tham gia với nghành, địa phương việc chuyển giao công nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế - kỹ thuật cơng trình hóa học cơng nghệ hóa học - Nghiên cứu xây dựng quy trình đại, phân tích xác chọn lọc hàm lượng, dạng liên kết cấu trúc nghiên cứu khoa học, nghiên cứu vật liệu mới, sinh y học - Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực nghiên cứu khoa học phát triển cơng nghệ nghành hóa học Tiếp nhận nguồn tài trợ nước để tổ chức thực chương trình, đề án hợp tác góp phần nâng cao tiềm lực nghiên cứu đào tạo cán nghành - Nghiên cứu thích nghi ứng dụng kết nghiên cứu, tiến độ khoa học cơng nghệ hóa học giới để tham gia vào hoạt động chuyển giao công nghệ nước ta - Tham gia, đào tạo cán khoa học cơng nghệ có trình độ cao lĩnh vực hóa học • Về dịch vụ - Các dịch vụ phân tích mẫu: quặng địa chất, nước, khí, lương thực, thực phẩm phương pháp hóa học, bảo quản kho chứa đựng xăng dầu, bảo quản khí tài quân sở vật liệu polyme • Về sản xuất - Các hợp chất có hoạt tính, sinh học cao phịng bệnh sốt rét, loại chất mang dung dịch điện ly cho acquy khơ, chất trợ lọc bia, rượu, đường nước nóng loại hợp chất chuẩn, tinh khiết - Các loại vật liệu vơ hữu có giá trị khoa học giá trị kinh tế cao kim loại quý, loại liệu cmposit, in trắng sẵn siazo, loại phân bón tổng hợp hữa – khoáng – vi sinh, chi tin chitosan kích thích sinh trưởng trồng điều trị huyết áp cao 3.Cơ cấu tổ chức Viện Hóa học (Xem phục lục 01) Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ cấu tổ chức khoa học Viện gồm hướng phịng quản lý chức sau: - Hướng chất có hoạt tính sinh học - Hướng Khoa học Cơng nghệ polyme - Hướng Hóa phân tích - Hướng hóa lý vơ - Hướng Hóa mơi trường - Phịng quản lý tổng hợp * Lục lượng cán bộ: Tổng số CBVC: 220 người - Số biên chế 125 - Số hợp đồng: 95 - Giáo sư: - Giáo sư: 17 - Tiến sĩ khoa học: 01 - Tiến sỹ: 59 - Thạc sỹ: 43 - Cử nhân: 89 - Khác: 29 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Hóa học Chức nhiệm vụ Viện Hóa học a Chức Phòng Quản lý Tổng hợp quan giúp Viện trưởng quản lý Nhà nước mặt hoạt động Viện b Nhiệm vụ - Tổ chức thực công việc thuộc lĩnh vực quản lý khoa học, đào tạo, tài chính, hành chính, tổ chức, văn thư – lưu trữ thông tin thư viện - Tư vấn đề xuất ý kiến tham mưu cho Lãnh đạo Viện lĩnh vực nói c Cơ cấu tổ chức: ( Xem phục lục số 02) Trưởng phòng điều hành hoạt động văn phòng sở quy chế tổ chức máy, công chức nhà nước quy định tổ chức, hoạt động đơn vị trực thuộc viện Hóa học, • Tổ chức cán Bộ phận tổ chức cán giúp Lãnh đạo Viện việc quản lý nhân giải Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vấn đề sách như: - Giải thủ thục bảo hiểm xã hội như: Cấp sổ BHXH, chế độ hưu trí, ốm đau - Giải thủ tục tổ chức như: quản lý hồ sơ, điều động tuyển dụng cán nâng lương - Giải thủ tục hành cho Hội đồng Viện • Quản lý khoa học - Giúp đơn vị nghiên cứu III TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA VIỆN HĨA HỌC Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 1.1 Đánh giá vai trị văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Viện Hóa học Văn phịng máy tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, đạo, điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan đồng thời nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan tổ chức Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng Viện Hóa học có đảm nhận chức tham mưu tổng hợp đảm bảo công tác hậu cần cho Viện Hóa học Giúp cơng tác đạo, điều hành hoạt động chung Viện Hóa học giúp Viện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt động đơn vị trực thuộc Viện Hóa học tổ chức thực cơng tác hành chính, lưu trữ, quản lý tài chính, tài sản đơn vị tài thuộc Văn phịng, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho họat động Lãnh đạo Viện Hóa học a Đối với chức tham mưu tổng hợp Với chức tham mưu tổng hợp Văn phịng Viện Hóa học tập hợp, chọn lọc để đưa định chung nhằm cung cấp cho Lãnh đạo Viện thông tin, phương pháp kịp thời hợp lý tình Để có kết tham mưu cho Lãnh đạo Văn phịng Viện Hóa học thu thập thông tin đầu vào thông tin đầu ra, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng Những thông tin sàng lọc, phân tích, tổng hợp, quản lý sử dụng theo yêu cầu Lãnh đạo Viện lĩnh vực cụ thể Văn phịng Viện Hóa làm tốt công tác tổng hợp, xử lý cung cấp thơng tin mặt, tình hình quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo xử lý, giải cơng việc quan Ngồi việc thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Văn phịng Viện Hóa học hồn thành xuất sắc công tác truyền đạt thông tin Lãnh đạo Viện đơn vị, tổ chức Ví dụ: Trong công tác soạn thảo ban hành loại văn Viện Hóa học Văn phịng đơn vị tham mưu cho Viện trưởng công tác thu thập tổng hợp thông tin để văn hồn thiện Văn phịng cịn làm nhiệm vụ thẩm định, trình Lãnh đạo Viện làm thủ tục hồn tất phát hành văn Viện Hóa học b Chức đảm bảo công tác hậu cần Hậu cần hoạt động mang tính chất đặc thù Văn phịng, có ý nghĩa việc nâng cao hiệu hoạt động Viện Hóa học Cơ quan, tổ chức Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dưỡng thường xuyên hệ thống điện, nước yêu cầu Lãnh đạo đơn vị, cá nhân tồn Viện Hóa học - Cơng tác Quản trị hậu cần, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức công tác Viện đảm bảo kịp thời, đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo Viện Đặc biệt, cơng tác hành Viện, Lãnh đạo văn phịng giao cho phịng Hành - Lưu trữ đảm nhận Phịng Hành - Lưu trữ nhìn chung thực tốt cơng việc nhiều thành tích bật quan cơng tác văn phịng điển hình như: + Các phận Phịng phân cơng nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, giao người việc tạo khơng khí làm việc hịa thuận phịng để người nổ lực hồn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu làm việc cao + Nội dung văn ban hành đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế sai sót hình thức nội dung + Thông tin đưa vào văn tương đối chuẩn mực xử lý cách khoa học Quy trình soạn thảo văn quy định chặt chẽ quy định Viện Hóa học cơng tác văn thư, lưu trữ Viện áp dụng tiêu chuẩn soạn thảo Nhà nước ban hành + Công tác văn thư, lưu trữ quan giải cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cho hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin, bảo mật thông tin cách tuyệt đối đảm bảo cho quan giải nhanh chóng, xác theo ngun tắc chế độ nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức cho cán bộ, cơng chức q trình thi hành công vụ + Cán văn thư, lưu trữ người đào tạo bản, có trình độ chuyên môn nên công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hồn thành kịp thời đáp ứng cơng việc Quy trình soạn thảo văn bản, đăng ký văn đến, văn Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh 40 Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực đầy đủ nghiêm túc Mặc dù quan có khối lượng văn nhiều cán văn thư lưu trữ am hiểu tính chất cơng việc nên văn bản, giấy tờ bảo quản an tồn bí mật dễ dàng tìm kiếm cấp cần đến Tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ - Phịng Hành - Lưu trữ xây dựng hệ thống quản lý văn bản, giấy tờ Viện hệ thống điều hành tác nghiệp Như tất văn bản, giấy tờ Viện Hóa học Văn phịng Viện quản lý, lưu trữ hai hình thức là: Lưu giấy lưu điện tử - Các trang thiết bị Văn phòng năm gần đại hóa để đáp ứng u cầu cơng việc, giúp hồn thành nhanh chóng Bên cạnh mơi trường làm việc cải thiện, phịng làm việc trang bị đầy đủ b) Tồn Bên cạnh thành tựu mà Văn phịng Viện Hóa học nói chung Phịng Hành - Lưu trữ nói riêng đạt cơng tác hành Viện cịn số tồn định cần khắc phục: - Các trang thiết bị phòng làm việc đáp ứng đủ cho phục vụ cho công việc chưa thực đáp ứng khối lượng công việc ngày nhiều quan - Tài liệu năm đưa vào lưu trữ nhân viên lưu trữ thực cách nghiêm túc Tuy nhiên hệ thống kho lưu trữ cịn hẹp diện tích hệ thống giá tài liệu hạn chế Đề xuất giải pháp cơng tác hành Viện Hóa học Qua đợt thực tập tơi nhận thấy Văn phòng phận quan trọng quan nhà nước Viện Hóa học, với chức tham mưu, tổng hợp đảm bảo công tác hậu cần cán bộ, công chức, viên chức Văn phịng q trình cơng thực tương đối tốt nhiệm vụ Nhưng để công việc có hiệu tơi xin đề xuất số ý kiến sau: Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh 41 Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức xếp nhân Phịng Hành – Lưu trữ cách khoa học: Bổ sung thêm số lượng cán làm công tác lưu trữ Phịng Hành – Lưu trữ để đảm bảo cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu quan - Về cơng tác xây dựng văn bản: Phịng Hành - Lưu trữ tiếp tục nêu cao vai trị,chức nhiệm vụ giúp Văn phịng hồn thiện văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc - Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để góp phần hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao thân người văn thư ngồi kiến thức kinh nghiệm có cần phải thường xuyên nâng cao kỹ nghiệp vụ như: Kỹ sử dụng tin, kỹ năn soạn thảo văn bản… - Bố trí, xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc đại hóa sở vật chất phịng làm việc: + Trang thiết bị phòng trang bị đầy đủ để phục vụ tốt cho nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Viện cần quan tâm, tu bổ, sửa chữa thay vận hành tốt tránh hỏng hóc làm ảnh hưởng đến hoạt động cơng tác phịng + Cần có đủ diện tích đảm bảo cho việc quản lý, bảo vệ an toàn tài liệu, tăng cường biện pháp phòng chống cháy nổ… - Thường xuyên tổ chức họp nội để cố, đánh giá lực, phẩm chất cơng việc cán phịng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ SSđược giao giúp cho cán biết phê bình tự phê bình lực cơng việc Trên ý kiến riêng cá nhân tôi, mong đóng góp phần để hoạt động Văn phịng Viện Hóa học tốt KẾT LUẬN Cơng tác Văn phịng biết đến cán cân cầu nối tổ Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh 42 Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức lại với nhau.Thực tốt cơng tác văn phịng tạo tiền đề phát triển cho quan, đơn vị đồng thời cịn giúp cho hoạt động quan trì liên tục kiểm sốt chặt chẽ Để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà phải học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế Những việc làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía Văn phịng Viện Hóa học chưa đủ giúp tơi tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan trọng Qua hiểu làm tốt khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan Mặc dù thời gian thực tập Văn phịng Viện Hóa học khơng nhiều tơi trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiêm cho thân, khơng nắm vững kỹ nghiệp vụ mà kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Trên sở nghiên cứu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động Văn phịng Viện Hóa học, Phịng Hành - Lưu trữ với kiến thức thực tế thu thập trình thực tập Phịng Hành - Lưu trữ giúp cố thêm kiến thức ba năm ngồi ghế nhà trường Một lần xin chân thành cảm ơn Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình thực tập quan Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn cán Phịng Hành - Lưu trữ bảo tận tình khâu nghiệp vụ, giúp tơi biết thêm nhiều điều mà trước chưa biết tới, giải thích điều mà chưa hiểu, đồng thời cho tiếp xúc với công việc thực tế chân thành cảm ơn Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – giáo viên hướng dẫn kiến tập tập thể đội ngũ giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn, giúp tơi hồn thành báo cáo Và tơi xin chân thành cảm ơn chị Hồng Thị Hiểu trực tiếp dạy giúp đỡ thời gian thực tập vừa qua Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế cịn ít, hiểu biết cịn hạn chế cung khơng tránh khỏi sai sót báo cáo Kính mong thầy, giáo đồng chí lãnh đạo quan góp Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh 43 Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ý để báo cáo hồn thiện thêm./ Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 02 tháng năm 2015 Hứa Thị Quỳnh Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh 44 Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC: Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤC LỤC SỐ: 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠ QUAN Giúp việc Tư Ban lãnh đạo VIỆN TRƯỞNG vấn HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CÁC PHÓ VIỆN TRƯỞNG Các chất có hoạt tính sinh học Khoa học Cơng nghệ polyme Hóa lý vơ Hóa phân tích Hóa Mơi trường Phịng Quản lý Tổng hợp Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤC LỤC SỐ:02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU CỦA PHỊNG QUẢN LÝ TỔNG HỢP VIỆN HĨA HỌC Trưởng phịng Phó tưởng phịng Quản lý khoa học Hợp tác quốc tế Phó tưởng phịng Văn thư Hành quản trị Tổ chức cán Kế toán Đào tạo sau ĐH PHỤC LỤC SỐ: 03 Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA VIỆN HĨA HỌC Phịng quản ký tổng hợp Các đơn vị Soạn thảo công văn gửi đơn vị thuộc viện hướng dẫn nội cung Lập danh mục đề án gửi phòng Quản lý tổng hợp Tổng hợp dự kiến chương trình cơng tác Phịng quản lý tổng hợp Dự thảo CTCT gửi tới đơn vị tham gia góp ý kiến Các đơn vị Tham gia góp ý kiến gửi cho phịng Quản lý tổng hợp Tổng hợp hồn chỉnh thảo Phịng Quản lý tổng hợp Trình Viện trưởng xem xét, kí ban hành Gửi đơn vị thuộc Viện để thực PHỤC LỤC SỐ: Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Duyệt chủ chương Thủ trưởng quan duyệt Xây dựng kế hoạch Chuẩnbị Tổng hợp số liệu, dự thảo, báo cáo, phương án công tác Phân công trách nhiệm Chuẩn bị nội dung Mời họp Thành phần Tiến hành Hội nghị Dự trù kinh phí Ghi biên Tổ chức Dự kiến chương trình Báo cáo kết Thành lập ban tổ chức hội nghị Thực công việc sau hội nghị PHỤC LỤC SỐ: Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Các đơn vị Lập kế hoạch công tác Lãnh đạo quan Văn phịng Đơn đốc, theo dõi đơn vị chuẩn bị chuyến công tác cho Lãnh đạo Thủ trưởng Đi công tác Đôn đốc, theo dõi công việc quan, báo cáo hàng ngày Văn phịng Kết thúc chuyến cơng tác, báo cáo Viện PHỤC LỤC SỐ:6 Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn Phân loại sơ bộ, bóc bì văn Đóng dấu “ đếm” ghi số ngày đến Đăng kí văn đến Trình chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến PHỤC LỤC SỐ: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN Đi Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội STT Trách nhiệm thực Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp Lãnh đạo quan Văn thư Văn thư Văn thư Đơn vị, cá nhân nhận văn Văn thư Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Trình tự cơng việc Ghi Kiểm tra thể thức, tính pháp lý văn Trình ký Ký ban hành Hoàn tất thủ tục pháp lý Đăng ký vào sổ Chuyển giao Tiếp nhận, giải văn Sắp xếp bảo quản lưu Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục số 8: Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu tham khảo: Sinh viên: Hứa Thị Quỳnh Lớp: Quản trị Văn phòngK12A