Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN HOÀI đức

47 967 4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN HOÀI đức

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CÁC TỪ VIẾT TẮT 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC 4 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5 1. CHỨC NĂNG 5 2. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC 5 3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 7 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 7 1.1 Chức năng 7 1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn 7 2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ 11 3. Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ 11 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 12 1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ quan 12 2. Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2 15 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 20 1. QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 20 1.1 Tiếp khách 20 1.2 Đãi khách 21 2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22 2.1Chương trình công tác năm: 22 2.2 Chương trình công tác tháng : 22 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 24 4. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 27 5. ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC Ở CƠ QUAN 31 5.1 Sơ đồ phòng làm việc của lãnh đạo 31 5.2 Sơ đồ phòng làm việc Ban Viên chức giáo dục 33 6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 34 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ QUAN THỰC TẬP 39 II. Đề xuất , kiến nghị 40 LỜI CẢM ƠN 41

Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Các từ viết tắt: Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC .4 I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 1.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ .7 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ .7 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ Quyền hạn Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ .11 Mô tả công việc Phòng Nội vụ 11 III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN .12 Khảo sát chức năng, nhiệm vụ người Thư ký văn phòng quan 12 Khảo sát công tác văn thư quan 15 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 20 QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 20 1.2Tiếp khách 20 1.3Đãi khách 21 QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN .22 2.1Chương trình công tác năm: .22 2.2 Chương trình công tác tháng : 22 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 24 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 27 ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC Ở CƠ QUAN .31 5.1 Sơ đồ phòng làm việc lãnh đạo 31 5.2 Sơ đồ phòng làm việc Ban Viên chức giáo dục 33 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 34 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .39 I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ QUAN THỰC TẬP 39 II Đề xuất , kiến nghị .40 LỜI CẢM ƠN 41 Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ Văn phòng Vì Thư ký văn phòng có vị trí , ý nghĩa quan trọng lĩnh vực thuộc Nghiệp vụ Văn phòng Làm tốt công việc người Thư ký góp phần giải công việc quan nói riêng Nhà nước nói chung cách nhanh chóng, xác góp phần vào việc cải cách hành nước nhà Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên đáp ứng nhu cầu cao xã hội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có chủ trương: “gắn liền lý thuyết thực hành” , “giữa lý luận thực tiễn cụ thể” Với phương châm đào tạo Trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập có chuyên ngành Thư ký văn phòng, từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015 Được trí quan thực tập Ủy ban nhân dân huyện Hoài Đức , Thành phố Hà Nội Với kiến thức tích lũy năm học ngồi ghế nhà trường với giáo trình khảo sát, nghiên cứu, vào công việc thực tế quan giúp cho nắm bắt rõ vai trò, nhiệm vụ người Thư ký văn phòng , nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp phong cách làm việc cán Văn phòng tương lai Và qua cho hiểu them kiến thức bản, người Thư ký văn phòng cần phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình lòng say mê với nghề nghiệp Đáp ứng yêu cầu học tập nhìn lại đạt sau trình thực tập, đồng thời rút học kinh nghiệm cho thân đặc biệt cho kỳ thi tốt nghiệp tới , tiến hành viết : “Báo cáo thực tập tốt nghiệp” Đây lần tiếp xúc với công việc thực tế nên nhiều bỡ ngỡ , Vì thu hoạch không tránh khỏi thiếu sót chưa phản ánh hết yêu cầu mà Khoa Nhà trường đặt Vậy kính mong quý thầy Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô đánh giá, góp ý kiến để báo cáo hoàn thành tốt Để hoàn thành tốt đợt thực tập viết báo cáo , bên cạnh nỗ lực thân, nhận quan tâm giúp đỡ cô chú, anh chị quan đặc biệt bảo tận tình cô giáo hướng dẫn thực tập Qua xin chân thành cảm ơn chiếu cố giúp đỡ cô , anh chị thầy cô khoa Quản trị văn phòng giúp hoàn thành báo cáo cách tốt Hoài Đức, ngày tháng Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 năm 2015 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các từ viết tắt: UBND: Ủy ban nhân dân TKVP: Thư ký văn phòng Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC Hoài Đức huyện trù phú Thành phố Hà Nội với diện tích tự nhiên 9423,5 Huyện nằm phía Tây thủ đô Hà Nội cách trung tâm Hà Nội 16km Phía Đông giáp huyện Đan Phượng, phía Nam giáp huyện Chương Mỹ , Thanh Oai Quận Hà Đông Huyện có hệ thống giao thong với quốc lộ 32, quốc lộ 6, tỉnh lộ 72, 70 8km đường sắt chạy qua cao tốc Láng – Hòa Lạc Địa danh Hoài Đức xuất từ lâu Theo sách “ Việt sử thông giám cương mục” từ năm 662 trụ sở huyện Hoài Đức rời đất Tống Bình ( tức Hà Nội) Trải qua thời kỳ lịch sử tên gọi địa giới Hoài Đức biến đổi nhiều lần sau tên Hoài Đức giữ nguyên tên gọi địa giới hành Là vùng đất có vị trí địa lý – chiến lược quan trọng Hoài Đức vành đai bao quanh phía Tây phía Nam Hà Nội Với vị trí trọng yếu Hoài Đức trở thành cửa ngõ quan trọng vào thủ đô Hà Nội, trung tâm trị, quân sự, kinh tế , văn hóa – xã hội nước; cầu nối thủ đô Hà Nội với nhiều địa phương khác Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP CHỨC NĂNG ▪ UBND huyện Hoài Đức HĐND cấp bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nướcởđịa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp ▪ UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằmđảm bảo thực chủ chương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn ▪ UBND huyện Hoài Đức thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC ▪ UBND huyện Hoài Đức làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND huyên Hoài Đức có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn xã hoạt động quản lý Nhà nước ▪ Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân nước nước thuộc thẩm quyền nhiệm vụ giao ▪ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND, tổ chức thực kế hoạch ▪ Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn Huyện, dự toán thu chi ngân sách phân bổ ngân sách cấp mình, thực quyền hạn ngân sách địa phương theo pháp luật ▪ Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn quan, tổ chức cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào UBND huyện Phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội xã, thị trấn huyện Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ▪ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ - tiểu thủ công nghiệp, du lịch dịch vụ thương mại, ngành làng nghề địa phương trình cấp phê duyệt ▪ Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thể thao, y tế, khoa học công nghệ, giao thông vận tải thuộc quản lý huyện CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC • Ban chủ tịch: Chủ Tịch Ông Nguyễn Quang Đức Phó chủ tịch Ông Nguyễn Văn Nuôi Phó chủ tịch Ông Đỗ Đức Trung Phó chủ tịch Ông Nguyễn Trung Thuận Ủy viên Ủy viên Ủy viên • Ông Nguyễn Đăng Sơn - Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện Ông Lương Ngọc Toàn - Chánh Thanh tra huyện Ông Phùng Bá Tân - Chỉ huy trưởng BCH Quân huyện Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện: Văn phòng HĐND&UBND huyện Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Tư pháp Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra xây dựng Phòng Văn hóa-Thông tin Phòng Lao động, Thương binh Xã hội Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Kinh tế 10 Phòng Tài chính- Kế hoạch 11 Phòng Y tế Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12.Phòng Quản lý đô thị 13.Phòng Dân tộc ( Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hoài Đức xem phụ lục 1) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 1.1 Chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quan tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức xã , thị trấn, tổ chức phi phủ; văn thư , lưu trữ Nhà nước, tôn giáo thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND Huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội Vụ 1.2 Nhiệm vụ Quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Về tổ chức, máy: a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp thành phố; Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b) Trình Ủy ban nhân dân huyện định để Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; c) Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định pháp luật Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: a) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã Về công tác xây dựng quyền: a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn Ủy ban nhân dân thành phố; b) Thực thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật; c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC Ở CƠ QUAN Cùng với phát triển xã hội, phong thuỷ ứng dụng nhiều lĩnh vực đời sống, tiêu biểu ứng dụng phong thủy trí văn phòng công sở Sự gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hoà, bố trí phương tiện hợp lý, sẽ, làm cho khách có tình cảm tốt đẹp với quan, tổ chức thân cá nhân lãnh đạo, thư ký, hay đơn giản trưởng phòng ban, nhân viên quan Môi trường làm việc thân thiện với không gian mở giúp cho lực cá nhân, óc sáng tạo tư công việc phát huy cách hiệu Tạo môi trường công sở thoáng đãng , thoải mái phù hợp với nhu cầu sử dụng điều mà quan mong muốn Tại phòng Nội vụ huyện Hoài Đức phòng làm việc trọng quan tâm Bởi có yếu tố ảnh hưởng thiết yếu đến thăng hoa công việc nói chung thăng tiến tương lai nói riêng 5.1 Sơ đồ phòng làm việc lãnh đạo Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 31 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chú thích : : Bàn làm việc : Tủ đựng hồ sơ : Cửa vào : Điều hòa : Cửa sổ : máy in - Ưu điểm: + Phòng làm việc Trưởng phòng Nội vụ nằm dãy nhà tầng , bên cạnh phòng chuyên viên Nằm cuối dãy hành lang tạo thuận tiện cho giải công việc theo thứ tự từ nhỏ đến lớn Cũng hạn chế lại khách, tạo không gian yên tĩnh cho lãnh đạo làm việc + Phòng sơn màu trắng kem tạo không gian mở , sang trọng lịch , cửa sổ bố trí dễ dàng cho lãnh đạo quan sát dễ dàng bên + Những thiết bị đại tất yếu phục vụ cho công tác làm việc lãnh đạo trọng quan tâm : máy tính , điều hòa , tủ đựng hồ sơ, giá để tài liệu + Phục vụ công tác tiếp khách văn phòng có máy lọc nước , bình nước nóng, điều hòa để tiện cho công tác tiếp khách quan + Trong phòng có xanh lọ hoa đặt bàn lãnh đạo tạo môi trường thân thiện, thoáng mát + Văn phòng có hệ thống chiếu sáng tự nhiên ánh sáng nhân tạo để cung cấp đầy đủ ánh sáng cho lãnh đạo làm việc - Nhược điểm : Bên cạnh ưu điểm đạt phòng làm viêc lãnh đạo số nhược điểm cần phải khắc phục : + Vị trí phòng làm việc cuối dãy hành lang nên khách cần tìm lần đầu khó khăn gây thời gian Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 32 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Việc xếp bàn làm việc với thiết bị phòng chưa hợp lý + Trang thiết bị chưa bảo trì, sửa chữa thường xuyên nên hay gặp phải tình trạng hỏng hóc 5.2 Sơ đồ phòng làm việc Ban Viên chức giáo dục Chú thích : : Bàn làm việc : Tủ đựng hồ sơ : Cửa vào : Điều hòa : Cửa sổ : máy in - Ưu điểm : + Phòng bố trí đầu dãy nhà tầng , thuận tiện cho việc tiếp khách đến liên hệ làm việc Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 33 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Phòng có đầy đủ trang thiết bị đại phục vụ cho công tác quản lý hành - Nhược điểm : + Diện tích phòng nhỏ hẹp so với quy mô sổ sách giấy tờ Khiến giấy tờ chồng chất nhau, dễ thất lạc + Trang thiết bị không bảo trì thường xuyên nên dẫn đến trạng máy hay hỏng hóc , gây khó khăn giải công việc + Phòng chưa có xanh để tạo môi trường thoáng đãng , gần gũi với thiên nhiên + Phòng có tượng ẩm mốc, dột mưa xuống nên hồ sơ , tài liệu bị ướt, rách nát điều khó tránh khỏi KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Tại phòng Nội vụ huyện Hoài Đức chức danh thư ký chưa phân công rõ rang mà công việc chuyên viên tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Khi tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo tổ chức hội họp chuyên viên cấp đảm nhận trợ giúp lãnh đạo theo chức người thư ký Quá trình học hỏi kinh nghiệm nâng cao khả giao tiếp thân diều học hỏi sau chuyến thực tập quan Kỹ giao tiếp với lãnh đạo Để giao tiếp tốt với lãnh đạo người thư ký cần phải đặt vào vị trí lãnh đạo để thấu hiểu, cảm thông với công việc nhiều áp lực Không lãnh đạo người có khả phát ưu , nhược điểm nhân viên cấp Từ mà huy động nguồn lực trợ giúp công tác quản lý hành Lãnh đạo có khả giao tiếp tốt , biết nhìn xa trông rộng giúp nhân viên hạn chế áp lực công việc, từ thúc đẩy mối quan hệ công sở trở nên tốt đẹp Người lãnh đạo giỏi không người biết “ cầm cương” huy Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 34 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà phải người biết lắng nghe , khả phán đoán tình hình, liêm khiết trực Mỗi người lãnh đạo có phong cách , sở thích làm việc khác Tùy vào thời điểm mà người thư ký chọn khả thích ứng với môi trường lãnh đạo cho phù hợp Điều thể thư ký chuyên nghiệp Để tạo cho có tâm lý thoải mái, tự tin xuất trước mặt lãnh đạo nói riêng nhân viên quan nói chung, người thư ký cần phải tạo cho vẻ lịch Với trang phục công sở , phù hợp với vóc dáng thân với môi trường làm việc quan cộng với việc trang điểm nhẹ nhàng giúp cho người thư ký tăng thêm tự tin gây ấn tượng tốt ban đầu với lãnh đạo - Biết lắng nghe lãnh đạo: Nói chuyện phương tiện quan trọng giao tiếp nhằm cung cấp thông tin thiết lập mối quan hệ nói dễ dàng nhận biết Muốn nói điều trước hết bạn phải lắng nghe người khác để tiếp nhận thông tin Biết lắng nghe thể bạn người tôn trọng người khác, ham học hỏi lắng nghe mang lại cho bạn nhiều thông tin có giá trị cao Lãnh đạo cảm thấy vô thoải mái hài lòng ý kiến họ quan tâm lời nói họ có trọng lượng Chính thư ký phải biết lắng nghe người lãnh đạo nói chuyện ngày hay trao đổi công việc Ngoài người thư ký cần phải quan tâm tâm tư lãnh đạo bên công việc Để an ủi, khích lệ tinh thần lãnh đạo cần - Cách xưng hô với lãnh đạo Trong xưng hô giao tiếp với lãnh đạo, thư ký phải thể vị trí tự tin thân tôn trọng lãnh đạo Giao tiếp quan tránh xưng hô thường ngày như: – cháu, bác – cháu, anh – em Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 35 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà thay vào xưng hô với lãnh đạo : với sếp với lãnh đạo - Cách đứng: Thư ký luôn phải thể phong thái đứng lịch thiệp Cụ thể tư dáng phải ngắn, đường hoàng, trang nghiêm, hay không liếc ngang liếc dọc, đặc biệt lúc vội không nên chạy Một dáng đứng lịch, đường hoàng tạo ấn tượng tốt với lãnh đạo - Giữ thái độ tự nhiên giao tiếp: Có thái độ tự nhiên, thoải mái nói chuyện điều tốt giao tiếp Một người sếp không mong muốn nhân viên nói chuyện thấy gò bó, căng thẳng, khép nép Khi nói chuyện khuôn mặt vớithái độ vui vẻ đem lại bầu không khí thoải mái, chan hòa, gần gũi, thân thiện cho buổi nói chuyện từ giây phút ban đầu Chính vậy, giao tiếp với lãnh đạo, người thư ký thể thái độ tự nhiên, không thay đổi nét mặt vốn có để tạo cho sếp thoải mái, vui vẻ - Bày tỏ quan điểm thân với lãnh đạo: Biết lắng nghe không đồng nghĩa với việc ngồi im chỗ người biết lắng nghe đồng thời người biết nói Thư ký phát biểu ý kiến việc lãnh đạo thấy lực tư bạn Một người lãnh đạo sáng suốt biết lắng nghe đóng góp ý kiến từ tất nhân viên đặc biệt đóng góp ý kiến từ người thư ký - Chủ động kiên trì công việc: Là thư ký, chủ động hoàn thành tốt công việc sếp giao phó cách tốt có niềm tin nơi sếp, đừng ỷ lại vào sếp, tránh sếp đôn đốc nhắc nhở làm việc Mà cho sếp thấy khả trước sếp nhìn có đường thành công bạn rộng mở Giao tiếp với đồng nghiệp Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 36 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi bước vào công sở làm việc, không làm việc độc lập mà phải có hỗ trợ, tương tác tập thể hay nói rõ làm việc theo nhóm Phối hợp “ăn ý” hiệu cao với cộng điều thật khó khăn Chính điều đó, thư ký cần học cách giao tiếp với đồng nghiệp, giữ mối quan hệ hợp tác, trao đổi công việc cách hoà hợp : - Xây dựng niềm tin tôn trọng lẫn nhau: Để có tin cậy từ người, thư ký phải giữ chữ tín với người Chữ tín biểu người trung thực lời nói thư ký nói người coi trọng tin tưởng Người thu ký công việc cần phải người đồng nghiệp công việc lại người bạn quan tâm giúp đỡ sống - Tạo điểm chhung để gắn kết với người quan điều người thư ký làm Thái độ hòa nhã , vui vẻ, cởi mở chìa khóa cho mối quan hệ công sở - Phải người trực , dám nói lên quan điểm với người Những điều tốt , chưa tốt người cần sửa khích lệ động viên tinh thần làm việc đồng nghiệp - Những cử ngày điều mà người thư ký cần lưu ý tiếp xúc với đồng nghiệp quan tổ chức , tránh hành động không lịch : để chân lên ghế ngồi , ăn uống làm việc , kéo áo… Giao tiếp với khách Khi khách tới quan làm việc, người thư ký cần phải tỏ người lịch sự, văn minh hiểu biết Cùng với chân thành nhiệt tình giúp cho khách cảm thấy thoải mái , cởi mở Tạo ấn tượng tốt đẹp cho quan tổ chức Người thư ký mặt quan người trực tiếp trao đổi với khách vấn đề mà khách muốn làm việc , hợp tác Giao tiếp qua điện thoại Điện thoại bàn phương tiện liên lạc phổ biến văn phòng công sở Để tạo ấn tượng tốt trao đổi gián tiếp với khách qua điện thoại không Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 37 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phải điều dễ dàng Nó đòi hỏi người thư ký phải nhẹ nhàng, điềm đạm Đảm bảo nguyên tắc xưng hô , xưng danh để có cách gọi cho phù hợp với mục đích giao tiếp : + Giọng nói nhẹ nhàng , không nói ngọng , tránh nói nhanh , nói vấp + Trong nghe điện thoại không nên nói chuyện riêng + Giữ thái độ bình tĩnh biết lắng nghe + Kết hợp với ghi chép để hiểu hết thông tin mà khách muốn truyền đạt tới quan => Giao tiếp phương tiện truyền tải thông tin quan Vì để giao tiếp tốt người thư ký cần trau dồi kĩ mềm cho phù hợp với mục đích giao tiếp Giao tiếp tốt không tạo thuận lợi cho công việc sau mà chìa khóa thành công bạn , giúp cho bạn có mối quan hệ tốt đẹp với đối tác công việc đời sống Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 38 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ QUAN THỰC TẬP Trong trình thực tập Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức giúp hiểu biết thêm nghiệp vụ văn phòng quan Được giúp đỡ , bảo tận tình cô , anh chị nên có khoảng thời gian thực tế tiếp xúc với công việc văn phòng tương lai Sau xin có số nhận xét quý quan sau : Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức chức danh thư ký bên cạnh chuyên viên tham mưu giúp việc cho lãnh đạo có chức tương đương Vì công việc phòng ban giải cách nhanh chóng, chu đáo Việc thu thập xử lý thông tin đến tiếp đãi khách hay tổ chức hội họp lãnh đạo quan tâm trọng Đặc biệt đảm nhận với chức nhiệm vụ hành Các phòng ban thực công việc giải công việc cách độc lập, chuyên nghiệp nhanh gọn - Ưu điểm : + Tinh thần trách nhiệm tập thể cao, người có gắn kết , giúp đỡ công việc đời sống + Lãnh đạo quan có sách khích lệ, khen thưởng cán quyền nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên + Cán chuyên môn định kỳ năm học lớp bồi dưỡng , đào tạo chuyên sâu + Công tác tiếp đãi khách quan tâm trọng + Nghiệp vụ văn phòng nâng cao , ứng dụng tin học văn phòng vào giải công việc - Khuyết điểm : + Hiện phòng Nội vụ chưa có chức danh thư ký văn phòng mà chuyên viên trợ giúp lãnh đạo + Trang thiết bị chưa đảm bảo , hỏng hóc + Không gian làm việc chưa tốt , gây ảnh hưởng đến suất làm việc cán nhân viên Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 39 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Cán chưa hoàn thành tốt nghiệp vụ chuyên môn II Đề xuất , kiến nghị Ngoài ưu điểm đạt phòng Nội vụ huyện Hoài Đức cần phải khắc phục số nhược điểm để trở thành quan tiêu biểu Huyện việc tạo môi trường làm việc thân thiện, nhân viên lịch : + Bổ sung chức danh thư ký văn phòng cho quan + Sắp xếp trí phòng làm việc cách hợp lý , thoáng mát + Trang thiết bị cần phải bổ sung , hỗ trợ bảo trì thay hỏng hóc + Các cán chuyên môn cần nâng cao trình độ nghiệp vụ kỹ mềm Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 40 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Đáp ứng yêu cầu học tập nhìn lại kết đạt sau trình thực tập, đồng thời rút học kinh nghiệm cho công tác tương lai đặc biệt kỳ thi tốt nghiệp tới trình bày : Báo cáo thực tập tốt nghiệp” phần phụ lục gồm có phần sau : Phần I: Khảo sát công tác văn phòng phòng Nội vụ huyện Hoài Đức Phần II: Nghiệp vụ thư ký văn phòng Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Để hoàn thành báo cáo nỗ lực , cố gắng thân mà nhận giúp đỡ, bảo tận tình anh chị quan, quý thầy cô , bạn bè Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một lần xin chân thành cảm ơn ! Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 41 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hoài Đức Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ huyện Hoài Đức Trưởng phòng Phó phòng Chuyên viên Phó phòng Chuyên viên Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7 Chuyên viên Kế toán Báo cáo thực tập tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN Nguyễn Thị Thu Thảo – Lớp TKVP K7

Ngày đăng: 07/08/2016, 22:34

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • 1. CHỨC NĂNG

  • 1.2 Tiếp khách

  • 1.3 Đãi khách

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan