Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 3 1. Chức năng. 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC 5 1 Chức năng. 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức 7 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 8 1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng. 8 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng Trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể. 8 1.2. sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm hạn chế. 9 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo cuộc họp)của cơ quan . Lập hồ sơ hội nghị đó. 10 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan ( Nhận xét ưu điểm nhược điểm). 13 2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 14 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 16 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.2..4. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 20 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 20 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 21 3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm. 23 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan’’ 29 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở của cơ quan’’ 45 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 45 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ư điểm nhược điểm của mô hình văn phòng này. 47 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thược tập. Nhận xét ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 48 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I.Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 49 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 53 PHẦN KẾT 57 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Chức Nhiệm vụ quyền hạn 3 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC Chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức .7 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .8 Tổ chức quản lý hoạt động văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng Trong việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan lấy ví dụ tình cụ thể 1.2 sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng trương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm hạn chế 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hội thảo họp)của quan Lập hồ sơ hội nghị .10 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 11 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 12 Khảo sát công tác văn thư 13 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan ( Nhận xét ưu điểm nhược điểm) .13 2.2 Nhận xét đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .14 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 15 Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn .16 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn 18 2.2 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.5 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: 19 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 20 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 20 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .21 3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 22 Phần II 23 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .23 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng năm .23 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan’’ 29 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở quan’’ .45 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 45 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét điểm nhược điểm mô hình văn phòng 47 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thược tập Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức văn phòng phòng Hành 48 Phần III 49 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I.Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 49 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 53 PHẦN KẾT 57 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động củ quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực không tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động, quản lí, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập, đặc biệt đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đôi với Làm thật” “ Học đôi với Hành” Được đồng ý Lãnh đạo phòng Hành tổng hợp Trung tâm lưu trữ quốc gia III, em tiếp nhận phòng Văn thư để giúp cán văn thư phòng thực nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn khác mà đào tạo số công việc khác hướng dẫn cán chuyên viên Phòng Đây môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ công tác Hành văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan nơi thực tập, nhận thức nắm rõ vai trò, nhiệm vụ công tác văn phòng, nâng cao lực làm việc Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội động, nhiệt tình lòng say mê nghề nghiệp cán văn phòng Trong thời gian thực tập gần tháng (từ ngày 9/3 đến ngày 29/4/2015) Phòng Hành tổ chức, em nhận hướng dẫn cán bộ, công chức quan đặc biệt bảo tận tình chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập Do thời gian, trình độ vốn kiến thức có hạn chế định, báo cáo em không tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, công chức quan, thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng để Báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Nông Thị Phượng Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Căn định số 86/2009/QĐ-ttg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng phủ quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Cục văn thư lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ nội Vụ, theo đề nghị Trưởng phòng Tổ chức- Cán Bộ quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III sau: Chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Trung ương cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ - Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ - Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm - Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm - Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật - Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 3.1 Lãnh đạo Trung tâm a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc không 03 Phó Giám đốc b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm c) Các Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách 3.2 Cơ cấu tổ chức a) Phòng Sưu tầm tài liệu b) Phòng Thu thập tài liệu c) Phòng Chỉnh lý tài liệu d) Phòng Bảo quản tài liệu đ) Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu e) Phòng Tin học Công cụ tra cứu g) Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội h) Phòng Tài liệu nghe nhìn i) Phòng Đọc k) Phòng Hành - Tổ chức l) Phòng Kế toán m) Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy - Sơ đồ tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Xem phụ lục 1) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC Chức - Phòng Hành tổ chức tổ chức Trung tâm lưu trữ quốc gia III có chức tham mưu giúp Giám đốc tổng hợp thông tin quản lý phục vụ đạo điều hành, điều phối chương trình làm việc Lãnh đạo Trung tâm, quan, đơn vị thuộc Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác theo đạo Giám đốc Trung tâm; quản lý thực công tác thi đua khen thưởng, văn thư - lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài - kế toán, tài sản quản trị công sở quan Trung tâm lưu trũ quốc gia III - Tham mưu giúp Giám đốc công tác điều hành hoạt động Trung tâm; điều hoà, tổ chức phối hợp công tác quan, đơn vị thuộc Trung tâm; - Là quan phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày Trung tâm; tổ chức phục vụ hội nghị quan Phát hành tài liệu văn bản, quản lý ngân sách, tài chính, tài sản Trung tâm đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc, hoạt động thực chức quản lý tài Nhà nước Trung tâm thường xuyên, liên tục hiệu - Thực chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo an toàn hiệu Nhiệm vụ quyền hạn - Chủ trì phối hợp với đơn vị xây dựng trương trình công tác Trung tâm trình Giám đốc ban hành; giúp Ban giám đốc theo dõi đôn đốc việc thực trương trình công tác Trung tâm Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội - Chủ trì phối hợp với đơn vị xây dựng báo cáo định kỳ công tác đạo, điều hành tình hình thực kế hoach công tác Trung tâm; xây dựng tham gia xây dựng, góp ý vào đề án, văn theo phân công Giám đốc - Giúp Giám đốc thực chế độ thông tin báo cáo nhiệm vụ khác thành viên Chính phủ theo quy định Luật Tổ chức Chính phủ quy chế làm việc Chính phủ - Thực nhiệm vụ thư ký giúp việc cho Lãnh đạo Lãnh đạo trung tâm: + Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần Lãnh đạo Trung tâm + Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn trình Lãnh đạo Trung tâm; thực chức trách theo quy trình ISO Giám đốc ban hành + Phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên cộc họp giao ban, buổi làm việc Lãnh đạoTrung tâm + Đề xuất báo cáo lãnh đạo Bộ vấn đề cần xử lý qua phản ánh báo chí, dư luận xã hội liên quan đến quan - Chủ trì phối hợp đơn vị Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm Hội đồng thi đua khen thưởng để cụ thể hoá chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động phong trào thi đua quan đơn vị thuộc Trung tâm Giúp Giám đốc quản lý thống công tác thi đua khen thưởng quan Xây dựng quản lý quỹ Thi đua, Khen thưởng theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ: + Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý theo dõi việc sử lý văn đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn Trung tâm + Chuyển văn quy phạm pháp luật Trung tâm lưu trữ quốc gia III ban hành đến quan liên quan quan Công báo + Thống kê, phân loại văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật + Sao chụp văn tài liệu phục vụ công tác chung Trung tâm; cung Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội cấp báo, tạp chí, tin phục vụ công tác Lãnh đạo Trung tâm + Quản lý, sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật quy chế làm việc Trung tâm lưu trữ quốc gia III + Tổ chức thực lưu trữ, bảo mật hồ sơ tài liệu, văn đi, văn đến quan theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ quản trị công sở: + Trình Lãnh đạo Trung tâm định chủ trương, biên pháp đại hoá công sở; tổ chức quản trị công sở, đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng; tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở quan + Đảm bảo phương tiện công tác điều kiện làm việc cán bộ, công chức, viên chức cá nhân quan theo quy định pháp luật + Chủ trì phối hợp với quan, đơn vị có liên quan bảo đảm sở vật chất kỹ thuật, lễ tân phục vụ họp, hội nghị Bộ + Thực công tác y tế, vệ sinh, môi trường quan + Làm nhiệm vụ thường trực, tổ chức thực công tác bảo vệ, thực biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, đảm bảo trật tự, an toàn quan Cơ cấu tổ chức Phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Lữu trữ quốc gia III gồm phận sau: - Bộ phận Văn thư - Bộ phận tài vụ( Kế toán – Thủ quỹ) - Bộ phận Quản trị - Bộ phận tổ chức cán - Bộ phận bảo vệ thường trực Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành - Tổ chức ( Phụ lục 02) Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III Tổ chức quản lý hoạt động văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng Trong việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan lấy ví dụ tình cụ thể Phòng Hành Tổ chức phận giúp việc cho Lãnh đạo, có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Là máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành Chính thế, Văn phòng coi nhớ, lọc quan Là nơi cung cấp thông tin xác cho quan Trong trình hoạt động, Phòng Hành Tổ chức cầu nối nhân dân với lãnh đạo quan, máy giúp việc cho quan, đồng thời đưa đề xuất, kiến nghị, hướng giải giúp cho lãnh đạo quan Phòng Hành nơi lưu giữ toàn văn quan trọng quan, sở để cấp thông tin quan trọng cho lãnh đạo quan, thực chức tham mưu, tổng hợp phải dựa vào văn quan trọng nên công tác lưu trữ Phòng Hành thực cẩn thận, khoa học Không vậy, Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan việc xây dựng quy chế làm việc cho quan, giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác; tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo; kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục hành chính, thể thức cuả văn quan Qua ta thấy vai trò văn phòng việc tham mưu quan vô quan trọng thiếu quan Ngoài ra, Phòng Hành Tổ chức phận trung gian thực chức quan hệ đối nội, đối ngoại theo đạo Ban lãnh đạo Trung tâm Đây hoạt động mang tính chất thường xuyên nên Lãnh đạo Trung tâm không giao cho Phòng Hành làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt mối quan hệ mà nhiều việc Giám đốc Trung tâm giao nhiệm vụ cho Phòng Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với yêu cầu công việc Do vậy, việc phân công nhiệm vụ đảm bảo tính khả thi Công tác tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo… chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc văn phòng biết cách xử lý tình Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, xác bí mật Với phong cách làm việc chuyên nghiệp cán văn thư, công việc tiến hành cách khoa học không bị tồn đọng tài liệu năm trước Bộ phận văn thư nơi lưu giữ văn bản, giấy tờ quan trọng nên người làm công tác văn thư quan có đức tính cẩn thận, chu đáo Trung tâm ưu tiên cho cán văn thư học lớp nâng cao nghiệp vụ, khóa học ngắn hạn lĩnh vực văn thư, học ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin công tác văn thư để tiện cho việc lưu trữ tài liệu máy tính Nhờ cách xếp tài liệu khoa học cán văn thư nên tra tìm tài liệu dễ dàng tìm thấy, tài liệu bảo quản nộp kho lưu trữ thời hạn Để công tác hành văn phòng thực tốt sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phải đáp ứng yêu cầu công việc Hiểu vấn đề nên hàng năm, lãnh đạo quan phê duyệt văn có liên quan tới vấn đề tu sửa, mua sắm trang thiết bị văn phòng nhằm giải công tác hành nhanh chóng Hiện phận văn phòng trang bị thiết bị máy móc như: máy in, máy điện thoại, máy fax, máy photocopy đại tạo điều kiện cho cán thực tốt nhiệm vụ Đặc biệt, bàn làm việc cán văn phòng có 01 máy tính để bàn, 01 điện thoại, phòng thuộc văn phòng có điều hòa nhiệt độ, tủ đựng hồ sơ, 01 bàn ghế để tiếp khách, văn phòng phẩm cấn thiết phục vụ cho công tác văn phòng Nông Thị Phượng 50 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Tóm lại, công tác hành văn phòng Trung tâm lưu trữ quốc gia III thực nghiêm túc Công tác đạo, quan tâm lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng cán quan có hiệu Các cán quan chấp hành tốt nội quy quan, có ý chí vươn lên nghiệp, có tinh thần, trách nhiệm cao công việc Sự phối hợp phòng ban chặt chẽ ăn ý với tạo nên môi trường làm việc thân thiện tích cực Nhược điểm Mặc dù công tác hành văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cải cách có tiến so với năm trước đây, hoạt động có hiệu có mặt hạn chế như: - Về quy trình soạn thảo văn Nhìn chung, quy trình soạn thảo văn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực thống hợp lý, tuân theo trình tự bước quy định tồn hạn chế như: quy trình soạn thảo văn khâu cuối khâu Văn thư nhiều không để ý đến thể thức văn bản, phần nhiều công việc để ý hết được, phần khác Phòng ban từ trước đến soạn thảo thế, đưa soạn thảo lại nhiều thời gian làm chậm trễ tiến độ giải công việc - Về cán thực công tác hành văn phòng Tình trạng làm không cán công chức, viên chức Trung tâm lưu trữ quốc gia III Dù có quy định nội quy làm việc, quy chế quan chưa đủ tính răn đe cán Và hết có số lãnh đạo phòng, đơn vị không gương mẫu việc làm nên tình trạng làm muộn sớm ngày gia tăng Trong làm việc số cán tranh thủ làm việc riêng, không đảm bảo chất lượng công việc Nông Thị Phượng 51 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội giao Một số cán bộ, lãnh đạo quan có tuổi tác cao nên hạn chế trình độ ngoại ngữ việc sử dụng máy tính, trang thiết bị đại công việc dẫn đến trình giải công việc chưa nhanh chóng, kịp thời hiệu Nhiều cán không quen với việc sử dụng phần mềm chỉnh sửa văn máy tính mà quen với cách chỉnh sửa truyền thống in văn chỉnh sửa giấy sau lại chỉnh sửa lại máy tính Cách làm thời gian mà lại tốn - Về trang thiết bị văn phòng Tuy nâng cấp máy móc, trang thiết bị văn phòng khối lượng công việc nhiều dẫn đến tình trạng máy in, máy photocopy nhanh hỏng Mà Trung tâm hạn chế số lượng máy in máy photocopy Đôi số lượng văn nhiều nhiều tài liệu độc giả khai thác , máy photocopy quan không đáp ứng nhu cầu công việc bắt buộc phòng, đơn vị phải mang tài liệu quan để photocopy Điều gây tốn tới nguồn kinh phí quan lại thời gian ảnh hưởng tới công việc lớn Các máy tính quan đa số thay chưa cập nhật phần mềm công nghệ cao công tác văn phòng nên nhiều phần phải nhập liệu theo kiểu thủ công gây thời gian lại không khoa học Nhiều máy tính cũ nên hay bị hỏng, bị virut tài liệu quan trọng trình giải công việc phục vụ nhân dân Việc đưa vào sử dụng máy Fax văn chưa phổ biến, nhiều cán chưa biết dùng chưa cập nhật tính máy Fax Số lượng máy Fax Trung tâm ítchỉ có phòng văn thư , nhiều phòng ban chưa có nên muốn chuyển giao nhận liệu phải qua phận Văn thư Fax nhờ gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc lại thời gian lại Tuy phòng trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt trần ý thức cán quan chưa cao nên vào phòng mở điều hòa thường không đóng cửa, không tắc điện, điều hòa nhiệt độ Nông Thị Phượng 52 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội quạt trần gây tốn cho quan Bên cạnh đó, điều hòa nhiệt độ hoạt động công suất nên bị hỏng mà lại nhân viên phụ trách việc sửa chữa Trong số phòng, đơn vị không đủ điều kiện ánh sáng bóng đèn bé thường xuyên bị hỏng dẫn đến suất làm việc cán quan giảm lại ảnh hưởng tới sức khỏe cán quan II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Văn phòng phận quan trọng, thiếu quan, đơn vị nói chung quan hành nói riêng (UBND huyện Bạch Thông) Nhà nước, Chính phủ Bộ quan có thẩm quyền có nhiều văn pháp luật quy định công tác Văn phòng Để công tác Văn phòng HĐND - UBND hoạt động ngày tốt hơn, khắc phục số nhược điểm phát huy ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc hướng tới mục tiêu đề ra, em xin có số đề xuất sau: - Về kỹ thuật trình bày văn Cần quan tầm nhiều đến việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn văn phòng Tích cực đổi nâng cao trình độ cán nhân viên quan để bắt kịp với xu đổi thời đại Luôn cập nhật văn quy phạm pháp luật có liên quan tới việc trình bày văn bản, áp dụng theo thể thức văn mà nhà nước quy định Cử cán bộ, chuyên viên văn phòng học khóa học ngắn hạn công tác hành văn phòng, đặc biệt lớp học phổ biến Nghị đinh mới, Thông tư ban hành Nhà nước để bắt kịp với thay đổi cải cách hành mà Nhà nước triển khai phổ biến năm gần Hạn chế mắc lỗi thể thức; phần quan chủ quản, quan ban hành văn bản, tên tác giả ban hành văn bản, người kí văn - Về quy trình soạn thảo văn Cần ý quy trình soạn thảo văn bản, yêu cầu phòng ban nghiên cứu thực theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNVVPCP Thông tư 01/2011/TT-BNV để hạn chế sai sót chuyển Nông Thị Phượng 53 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội cho phận văn phòng chỉnh sửa Bộ phận Văn thư cần ý kiểm tra văn thể thức văn để tránh bỏ xót lỗi - Về cán thực công tác hành văn phòng Tăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán làm công tác văn thư cán văn thư người đảm đương nhiều nhiệm vụ quan trọng công tác văn phòng Việc bố trí, xếp, sử dụng cán cần phải hợp lý hơn; để cán làm việc chuyên môn để chất lượng công việc tốt Luôn có sách khuyến khích cán có mong muốn nâng cao trính độ chuyên môn, tạo điều kiện tối đa cho cán học lớp liên thông, lớp học nghiệp vụ ngắn hạn Để tránh tình trạng quan liêu, phòng ban ỷ lại phòng ban khác cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn phòng, đơn vị cách rõ ràng Trong phòng, đơn vị cần xây dựng phân công công việc cho cụ thể người để công việc đạt hiểu cao Nên có chế tài cụ thể việc vi phạm nội quy, quy định làm việc quan Có hình thức kỉ luật nghiêm khắc cán thường xuyên làm muộn, sớm hay làm việc riêng hành Cần xây dựng bảng chấm công rõ ràng người, lãnh đạo quan, lãnh đạo phòng, đơn vị phải nghiêm chỉnh tuân theo nội quy làm việc để làm gương cho nhân viên khác, lãnh đạo vi phạm phải phạt nặng so với nhân viên Ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ công việc quan cách hiệu Cân đối số lượng cán phòng, đơn vị so với khối lượng công việc giao Nếu phòng, đơn vị có tình trạng thừa cán luân chuyển tới phòng, đơn vị thiếu cán theo trình độ chuyên môn - Về đại hóa Văn phòng Cần đầu tư trang thiết bị văn phòng đại nhằm đáp ứng Nông Thị Phượng 54 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội nhu cầu công việc quan Xây dựng mô hình văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc tạo môi trường làm việc khoa học, đại cho cán quan Đầu tư, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị hạ tầng cho quan theo tiêu chuẩn văn phòng đại hóa để chất lượng công việc thực tốt Cần quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung, toàn diện cho văn phòng Cần mua sắm thêm máy in, máy photocopy đặt phòng, đơn vị khác để giảm tải văn cần in ấn tập trung hết máy photocopy văn phòng Nên trang bị cho phòng, đơn vị 01 máy in 01 máy Fax để tránh tình trạng phòng có văn cần phải chuyển, gửi phải chạy qua chạy lại Máy photocopy nên thường xuyên bảo hành nâng cấp phần mềm đại, hướng dẫn cho cán phòng, đơn vị có máy photocopy, máy in, máy Fax cách sử dụng cho đạt hiểu tối đa Nên có quy định cụ thể việc sử dụng trang thiết bị phòng, đơn vị yêu cầu cán phòng, đơn vị cần phải bảo quản giữ gìn trang thiết bị phòng Khoán trọn gói cho phòng trang thiết bị văn phòng, có hư hỏng phòng phải chịu trách nhiệm Làm vậy, cán quan có ý thức tự giác giữ gìn đồ quan Yêu cầu cán phải tắt hết thiết bị điện, phòng không tắc điện lặp lại nhiều lần phạt hành có hình thức kỉ luật định để răn đe - Về việc xây dựng củng cố máy hành Lãnh đạo cấp cần đạo tiếp tục thực việc cải cách máy hành theo quy định Nhà nước đồng thời đổi phương thức hoạt động Trung tâm cho máy hành gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ phận rõ ràng, không bị chồng chéo nhau, phù hợp với điều kiện yêu cầu công việc Trên sở đó, áp dụng quy định, quy chế tổ chức hoạt động văn phòng cho thống khoa học Hoàn thiện mô hình quản lý công tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dụng ban hành Nông Thị Phượng 55 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội đồng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư - Về ứng dụng công nghệ thông tin công tác hành văn phòng Thường xuyên cập nhật phần mềm công nghệ thông tin đại liên quan đến thủ tục giải công việc hành Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn phòng, tạo điều kiện nâng cao hiệu cho công tác văn phòng đáp úng trình hội nhập Cần tập trung đào tạo sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng phát triển công nghệ thông tin Xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 công tác văn thư Cử cán văn phòng học thêm lớp tin học văn phòng phục vụ tốt cho công tác văn phòng - Về nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán quan Để có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn cao phẩm chất tốt Trung tâm Lưu luôntrữ quốc gia III tạo điều kiện cho cán quan học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, khóa học lý luận trị, lớp học nâng cao trình độ tin học văn phòng Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tạo môi trường làm việc động để cán trau dồi thêm kỹ năng, trình đồ, phấm chất Muốn bắt kịp với thời đại công nghệ thông tin ngày phát triển phổ biến việc học khóa học tin học văn phòng cần thiết Bên cạnh đó, cán Trung tâm cần phải tự rèn luyện nâng cao phẩm chất công tác nghiệp vụ Luôn tìm hiểu thêm kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước thường xuyên cập nhật văn nhà nước để có kiến thức kỹ thuật soạn thảo xác, kịp thời Trong trình công tác Trung tâm Lưu trữ cần phải nghiêm chỉnh chấp hành ý kiến đạo Lãnh đạo quan Lãnh đạo phòng Nông Thị Phượng 56 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT Trong kinh tế đất nước toàn cầu nay, với phát triển không ngừng xã hội, văn phòng lại trở nên quan trọng hơn, hoạt động công tác văn phòng Đây yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh quan Văn phòng hoạt động có hiệu giúp cho toàn quan hoạt động đạt hiệu cao, tăng khả cạnh tranh, chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Cho nên khẳng định công tác hành văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp… quan tâm trọng đặc biệt quan hành Nhà nước Chính vậy, xu hướng hội nhập kinh tế giới WTO đào tạo sinh viên trường đại học, cao đẳng có nhiều cải cách để tạo điểm nhấn cho sinh viên trường phù hợp với phát triển chung xã hội Cùng với giúp đỡ, giới thiệu, định hướng nhà trường Khoa Quản trị văn phòng em Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tiếp nhận thực tập đượcthực tập Phòng Hành – Tổ chức, thân em học hỏi nhiều học, kinh nghiệm quý báu Với giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên văn phòng em nhận thức tầm quan trọng công tác văn phòng quan, tổ chức Chính nhận biết giúp cho em có hành trang đầy đủ để bước tiếp đường chọn Trong thời gian học tập trường em cố gắng học hỏi, phấn đấu để nâng cao hiểu biết để hoàn thành nhiệm vụ giao Được thực tế sở lý thuyết làm hành trang trường, nhận giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán bộ, nhân viên Phòng Hành – Tổ chức em tránh khỏi thiếu sót, hạn chế công việc báo cáo kiến tập Em mong nhận ý kiến, nhận xét thầy, cô khoa để báo cáo em hoàn thiện Nông Thị Phượng 57 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đây, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cô chú, anh chị Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói chung Phòng Hành – Tổ chức nói riêng, tạo điều kiện giúp đỡ thời gian qua để em có hội vận dụng kiến thức học vào công tác văn phòng quan công tác làm việc sau Cuối cùng, cho em gửi lời cảm ơn tới thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu suốt trình học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội; cô, chú, anh, chị Phòng Hành Tổ chức nói riêng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói chung giúp đỡ cho em nhiều suốt trình thực tập quan Nông Thị Phượng 58 Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Hành – Tổ chức Phòng Kế toán Phòng Sưu tầm tài liệu Phòng Thu Thập Tài liệu Phó Giám đốc Phòng chỉnh lý tài liệu Phòng bảo quản tài liệu Phó Giám đốc Phòng Công bố giới thiệu tài liệu Phòn g tin học công cụ tra cứu Phòng Tu bổ bảo hiểm tài liệu Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Bảo vệ phòng cháy chữa cháy Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Phòng đọc Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành – Tổ chức PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC Bộ phận văn thư Bộ phận tài vụ Nông Thị Phượng Bộ phận quản trị Bộ phận tổ chức cán Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Bộ phận bảo vệ thường trực Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III 03 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Phòng Hành – Tổ chức Yêu cầu phòng đăng ký công việc cần làm Tổng hợp thông tin Dự thảo chương trình công tác Gửi thảo cho phòng để lấy ý kiến đóng góp Hoàn thiện thảo Trình lãnh đạo Nông Thị Phượng Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ tổ chức 01 hội nghị ( hội thảo họp Trung tâm III Phòng Hành – Tổ chức Trước hội nghị ( họp) Lập kế hoạch, xây dựng nội dung hội nghị, thông báo cho đơn vị có liên quan Chuẩn bị kin phí, chuẩn bị văn giấy tờ có liên quan, chuẩn bị công tác hậu cần, trình lãnh đạo phê duyệt Nông Thị Phượng Trong hội nghị (cuộc họp ) Đón tiếp khách mời,Lãnh đạo văn phòng chuẩn bị bắt đầu họp, chủ trì diễn biến họp, phát tài liệu cho lãnh đạo cán có mặt Thông báo tình hình, triển khai nội dung họp Cử cán ghi biên họp Sau hội nghị (cuộc họp ) Tổng hợp ý kiến, kết quả, nhắc nhở đơn vị có liên quan nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ xử lý giải nhanh chóng Phòng Hành toán kinh phí bổ sung hồ sơ trình lãnh đạo Lớp Quản trị Văn Phòng K7B Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyế công tác cho lãnh đạo Phòng Hành – Tổ chức Trước chuyến công tác Lập kế hoạch Chuẩn bị tài liệu, thành phần địa điểm ăn phương tiện, kinh phí Nông Thị Phượng Trong chuyến công tác Liên hệ nơi đoàn đến công tác Thảo văn ủy quyền Sau chuyến công tác Giúp lãnh đạo Trung tâm đôn đốc đạo điều hành công tác Trung lân Báo cáo tình hình hoạt động Trung tâm thời gian lãnh đạo công tác Lớp Quản trị Văn Phòng K7B