Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND UBND quận Tây Hồ 3 1. Vài nét về HĐND UBND quận Tây Hồ 3 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ 4 2.1 Chức năng: 4 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ. 13 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 13 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu, nhược điểm. 16 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ 17 1.4. Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 18 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ. 20 2. Khảo sát về công tác văn thư 21 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 21 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 22 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 24 3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ: 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 28 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm. 28 2. Soạn thảo Quy chế Văn thư – Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 45 3. Soạn thảo ‘’ Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan 53 4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan. 57 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 59 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 62 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 64 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ. 64 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ. 66 LỜI CẢM ƠN 69 PHỤ LỤC
Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Phần I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND- UBND quận Tây Hồ Vài nét HĐND- UBND quận Tây Hồ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND-UBND quận Tây Hồ 2.1 Chức năng: 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ .6 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 13 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 13 1.1Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .13 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu, nhược điểm 16 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị UBND quận Tây Hồ 17 1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 18 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực Nghi thức Nhà nước văn hóa công sở UBND quận Tây Hồ 20 Khảo sát công tác văn thư .21 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND quận Tây Hồ 21 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 22 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 24 3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ: 26 Phần II 28 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 28 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm 28 Soạn thảo Quy chế Văn thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ 46 Soạn thảo ‘’ Quy chế văn hóa công sở’’ quan 54 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị quan .58 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan 60 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành 63 PHẦN III 65 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 65 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND quận Tây Hồ 65 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND quận Tây Hồ 67 LỜI CẢM ƠN 70 PHỤ LỤC .71 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Với tư cách người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định, cán văn phòng cố gắng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt công tác hành quan, tổ chức Đây vấn đề tất tầng lớp xã hội quan tâm Đáp ứng nhu cầu xã hội, cán bộ, giảng viên toàn thể học sinh, sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngừng cố gắng, chủ động, sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng hiệu công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào phát triển ngành Nội vụ đất nước thời gian tới Từ ngày đầu thành lập nay, trường đại học Nội vụ Hà Nội đạt thành tích to lớn quy mô, số lượng, chất lượng học tập giảng dạy: Đào tạo hàng ngàn cán Văn thư - Lưu trữ, Thông tin thư viện, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Quản trị nhân lực… làm việc phạm vi toàn quốc Hàng năm, trường tiếp nhận hàng trăm học sinh - sinh viên bao gồm hệ quy hệ vừa học vừa làm vào nhập học Trong trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên thực tập quan Thông qua sinh viên có điều kiện vận dụng kiến thức kỹ học vào công việc thực tế quan, doanh nghiệp Từ đó, sinh viên tự đánh giá trình độ, lực than môi trường làm việc mới, đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm chuyên môn nghiệp vụ người cán công tác văn phòng quan Được đồng ý thầy giáo trưởng khoa Quản trị văn phòng : Nguyễn Mạnh Cường, Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng đồng ý tiếp nhận Văn phòng Hội đồng Nhân dân - Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ em Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp thực tập Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ từ ngày 09 tháng năm 2015 đến ngày 29 tháng năm 2015 Tuy lần thứ em thực tập quan đặc thù quan không giống nên có nhiều điều bỡ ngỡ, thêm vào điều kiện thực tế thực tập có nhiều điểm khác biệt so với kiến thức học giảng đường nhờ có bảo, hướng dẫn tận tình Lãnh đạo, anh, chị văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ phòng ban có liên quan tạo điều kiện cho học hỏi, hoàn thành tập báo cáo Song với khả có hạn, trình độ lý luận non hiểu biết thực tế chưa sâu nên báo cáo thực tập em tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, cô giúp đỡ để báo cáo em đầy đủ hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Tây Hồ, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Hải Long Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐNDUBND quận Tây Hồ Vài nét HĐND- UBND quận Tây Hồ Quận Tây Hồ thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 Chính phủ UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn ngày 01/01/1996 Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ- du lịch, trung tâm văn hóa, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2 gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Phía Đông giáp quận Long Biên, phía Tây giáp huyện Từ Liêm quận Tây Hồ Phía Nam giáp quận Ba Đình Phía Bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ Bắc xuống Nam Quận Tây Hồ thiên nhiên ban tặng cho nhiều danh lam, thắng cảnh di tích văn hóa Với điều kiện địa lý thuận lợi, cạnh hai trục đường Lạc Long Quân Nguyễn Hoàng Tôn thuận lợi cho việc giao dịch vơi nhân dân Hơn quận ủy hướng Hồ Tây- phổi xanh thành phố tạo cảm giác sảng khoái cho cán bộ, nhân viên quan để từ nâng cao hiệu công việc nhân viên Theo định hướng phát triển thủ đô Hà Nội đến năm 2020 toàn quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển thành phố trung tâm, có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế - xã hội quận Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp nói riêng Hà Nội nói chung Với tiềm mạnh mình, quận Tây Hồ nỗ lực phấn đấu vươn lên ngày vững bước đường xây dựng đất nước Đồng thời chuẩn bị tốt điều kiện để đưa quận Tây Hồ phát triển mạnh mẽ tương lai gần Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐNDUBND quận Tây Hồ Theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND- UBND quận Tây Hồ quy định sau: 2.1 Chức năng: HĐND- UBND Quận Tây Hồ quan chấp hành HĐND quận, quan Hành Nhà nước quận, thi hành việc quản lý Nhà nước phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, pháp luật văn quan quản lý Nhà nước cấp Nghị HĐND quận tất lĩnh vực cụ thể là: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, Y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí, công nghệ môi trường… - Thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; -Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ Nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp UBND quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung Ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng dài hạn hàng năm quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch; - Xây dựng chương trình, công tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị HĐND Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng, thông qua báo cáo khác UBND Quận trước trình HĐND Quận; - Xây dựng quy chế làm việc UBND Quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể cá nhân UBND Quận trực tiếp quản lý; - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo; Kiểm điểm, đành giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND Quận hàng năm; - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND Quận 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ UBND HĐND bầu ra, vừa quan giúp việc cho HĐND vừa quan chấp hành HĐND UBND Quận quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật văn quan Nhà nước cấp trên, Nghị HĐND cấp ( Theo điều Luật tổ chức HĐND UBND) Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch 12 phòng, ban tham mưu giúp việc thể qua: UBND quận Tây Hồ Cơ quan quản lý Hành Nhà nước, thực nhiệm vụ quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên, phòng ban, tổ chức theo cấu trực tuyến Mỗi thành viên UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác phân công trước HĐND, UBND quận trước Thành ủy, HĐND UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ quan Nhà nước cấp * Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục ) Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan thực tập Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ *Chức văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, chịu quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội - Chức tham mưu tổng hợp: Đây chức nghiên cứu, đề xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu Chức thể thông quan việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND; Chuẩn bị báo cáo hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến nội dung hình thức trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống ban hành văn quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,… - Chức Hành quản trị: Là chức cung ứng điều kiện cư sở vật chất phục vụ cho trình hoạt động UBND Quận nhằm đạt mục tiêu đề hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu cao mà Cơ quan Nhà nước quản lý cấp giao cho *Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ: +Nhiệm vụ: Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình kỳ họp HĐND, UBND quận Phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND UBND quận Tổ chức phục vụ kỳ họp Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận; Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với phòng ban, ngành, UBND phường chuẩn bị báo cáo phục vụ cho công tác đạo, điều hành UBND quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định theo đạo Thường trực HĐND, UBND quận; Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn bản, đạo UBND quận phòng, ban, ngành, UBND phường; Tham mưu giúp UBND quận công tác dân vận địa bàn quận; Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng năm 2003 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ cửa’’ quan Hành Nhà nước địa phương Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách Hành Nhà nước thuộc phạm vi quản lý văn phòng; Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo tổ chức công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển phòng, ban, ngành UBND quận; Thực công tác lưu trữ tài liệu, văn Thường trực HĐND, UBND quận; Tổ chức, phục vụ Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì hoạt động khác Thường trực HĐND, UBND quận, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, sở vật chất phục vụ hoạt động Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc quan HĐND, UBND phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận; Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác Quận ủy, Ủy ban Mật trận Tổ quốc đoàn thể Nhân dân quận, đơn vị Quận, quan hệ đối nội, đối ngoại Thường xuyên giữ mối quan Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cách bố trí vị trí làm việc chuyên viên hệ thống máy móc phục vụ công việc hành chính; tủ hồ sơ Phòng làm việc Chánh văn phòng Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 61 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp 5.2 Đánh giá ưu nhược điểm mô hình văn phòng đại *Ưu điểm: Khi áp dụng mô hình văn phòng ưu điểm lớn lãnh đạo có nhìn bao quát, tổng thể nhân viên mình, có cách nhìn nhận đánh giá khách quan thái độ làm việc lực nhân viên Để từ có định khen thưởng, đề bạt cho phù hợp với lực người, tạo tính công nhân viên Ngoài ra, việc áp dụng mô hình văn phòng tiết kiệm cho quan, thay phải mua nhiều trang thiết bị máy in, máy photo, xây dựng nhiều phòng làm việc riêng… Thì việc áp dụng mô hình văn phòng mở cần xếp vừa đủ trang thiết bị mà * Hạn chế: Người Việt Nam có tính an phận, không thích thay đổi, mang tính truyền thống ưa chuộng Vậy nên áp dụng mô hình văn phòng phải tốn nhiều thời gian tạo cho người làm quen với mô hình làm việc Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 62 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành - Mô hình tổ chức máy văn phòng gọn nhẹ, có vị trí, thứ bậc, chức danh rõ ràng, không chồng chéo thuận lợi cho việc xác định thẩm quyền giải công việc phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng - Văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, giám sát tạo cho việc điều hành thông suốt, hiệu - Các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức quản lý theo chiều dọc, cấp thừa hành thể cách phân chia chức theo chiều ngang nên cấu tổ chức quản lý mang tính tối ưu, động cao, tạo hài hòa mô hình tổ chức - Văn phòng tổ chức theo mô hình văn phòng kín, phân theo phận nên thuận lợi cho việc đảm bảo bí mật, riêng tư, giải công việc tập trung, độc lập - Là văn phòng chức năng,Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng, chuyên viên phận phân công phụ trách mảng công việc khác nên có phối hợp tốt hoạt động thực nhiệm vụ chung - Mô hình tổ chức máy văn phòng theo kiểu tập trung, chức xử lý sơ công việc, giấy tờ (tiếp nhận, phân loại văn bản, chuyển giao, nơi liên hệ khách, ) tập trung văn phòng nên: + Do sử dụng chung thiết bị văn phòng máy photo, máy fax nên tiết kiệm chi phí mua thiết bị, diện tích chứa trang thiết bị cho phòng công việc giải sơ nơi không bị trùng lặp + Gắn với việc tập trung nhân viên văn phòng có kỹ chuyên môn hóa cao, làm việc hiệu Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 63 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Nhược điểm: - Văn phòng UBND quận Tây Hồ tổ chức theo mô hình kín, phòng lãnh đạo phòng chuyên môn tách biệt riêng nên trở ngại việc di chuyển, đạo lãnh đạo văn phòng chưa sát sao, có góp ý hay kết hợp công việc cần giải nhanh - Mô hình tổ chức máy văn phòng theo kiểu tập trung, sử dụng chung thiết bị nên thời gian chờ đợi, gặp cố thiết bị bị động nơi giải sơ chung cho toàn quan nên số trường hợp lượng công văn, giấy tờ nhiều nên làm tăng thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ gia tăng công việc giấy tờ tạo nên áp lực cho nhân viên Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 64 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ giúp cho em có hội tiếp xúc với công việc thực tế hiểu sâu công tác Hành văn phòng quan Em thấy phong cách làm việc cán Hành văn phòng chuyên nghiệp khoa học, công tác Hành văn phòng chiếm vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quan Sau em xin có vài nhận xét công tác Hành văn phòng UBND quận Tây Hồ: *Ưu điểm: Nhìn chung công tác Hành văn phòng UBND quận Tây Hồ thực tốt, có tiến đáng kể: Công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho quan hoạt động thực tốt, có phối hợp với đơn vị chức việc tham mưu, xây dựng đôn đốc kiểm tra chương trình ‘’ Cải cách thủ tục Hành ‘’, việc triển khai, thực chể ‘’ cửa’’ có tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách, lề lối làm việc đơn vị toàn quan Mặt khác UBND quận Tây Hồ bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức Đặc biệt cán làm công tác Văn thư - Lưu trữ Từ có quan tâm mực người sở vật chất công tác Nghiệp vụ Hành văn phòng coi trọng ý đổi công tác văn thư, lưu trữ phát huy hiệu công tác chung toàn quan Bộ phận chuyên viên trực tiếp tham mưu văn bản, đồng thời phối hợp Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 65 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp phòng ban chuyên môn kiểm tra, rà soát chuẩn bị văn nội dung đảm bảo Việc cài đặt phần mềm chương trình quản lý văn Hồ sơ công việc UBND quận đạt hiệu cao, giúp cho việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao theo dõi văn đi, văn đến xác giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, thuận tiện Thực chương trình phát triển công nghệ thông tin với phòng ban chức năng, văn phòng phối hợp UBND phường tiếp tục nâng cao chương trình quản lý cấp Quận, triển khai phần mềm chuyên nhận thông tin UBND UBND phường Việc áp dụng chương trình phần mềm giúp cho công tác quản lý chặt chẽ, góp phần đạt hiệu cao công tác đạo, điều hành UBND quận Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Hành để thực tiếp nhận, việc xử lý tra cứu văn Quận Cán văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn scan vào máy, phục vụ cho việc tra cứu văn đơn vị, phòng, ban, phục vụ tốt công tác Hành đạo điều hành Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học Tài liệu chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan tâm *Bên cạnh ưu điểm có hạn chế định: Công tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa với quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 66 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp 19/01/2011 Bộ Nội vụ Các văn soạn thiếu thống nhiều phương diện thể thức, tên loại, ngôn ngữ, văn phong Tình trạng trang thiết bị máy móc số phòng làm việc đặc biệt phòng văn thư xuống cấp ảnh hưởng đến công việc Văn thư chưa đáp ứng yêu cầu công việc chưa áp dụng hệ thống chữ ký hiệu điện tử vào văn nên việc truyền nhận văn mạng văn thư phải thực theo cách truyền thống, Đối với văn đòi xác thực chữ ký, UBND quận Tây Hồ chưa đáp ứng phần mềm quản lý dấu đỏ, phải lưu văn theo cách truyền thống Công tác tổ chức Hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo chậm chạp, thay đổi chuyến thông báo chậm không thông báo gây ảnh hưởng việc xếp công việc từ đơn vị Việc giao nộp hồ sơ hành vào lưu trữ quan chưa tiến, hành triệt để có nhắc nhở cuả cán lưu trữ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác Hành văn phòng UBND quận Tây Hồ Công tác Hành văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quan UBND Quận Tây Hồ cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn với việc làm cụ thể sau: Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần nhân viên Đồng thời quan cần tạo điều kiện cho cán văn phòng tham gia lớp đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ văn phòng để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên để áp dụng vào thực tiễn công tác mang lại hiệu cao công việc Văn thư, lưu trữ công tác thầm lặng vất vả, quan cần quan tâm đến việc thực tốt chế độ, sách cán văn thư, lưu Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 67 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp trữ Thực tế cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ nhiều có vài cán văn thư khó giải hết công việc quan Để khắc phục điều UBND quận nên bố trí thêm cán làm công tác văn thư Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ cần tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Xu hướng phát triển chung chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu giấy chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến Vì UBND quận Tây Hồ cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ cào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo vệ tài liệu lưu trữ như: Thực việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn đi, đến đồng máy tính Bên cạnh việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng hiệu mạng tin học diện rộng công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ Để khắc phục tình trạng ban hành văn chưa thể thức kỹ thuật trình bày, quan cần thực quy định soạn thảo văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực tốt việc kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành Bên cạnh đó, công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu, hệ thống thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức nhằm phát huy già trị tài liệu Lưu trữ quan Tuyên truyền, phổ biến chó cán bộ, công chức quan hiểu rõ vài Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 68 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Bên cạnh UBND quận Tây Hồ cần phải tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật Hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức, viên chức quan Có chế tài xử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Cơ quan cần có kế hoạch thay máy móc cũ, trang bị thêm số máy móc cần thiết khác, máy hủy tài liệu, máy hút bụi, kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng Văn thư - Lưu trữ Vấn đề đại hóa văn phòng cần phải thực tất phương diện trang thiết bị văn phòng, người làm văn phòng, nghiệp vụ Hành văn phòng nhằm làm cho cấu trúc ba mặt văn phòng trở nên hài hòa, biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực Trên ý kiến đóng góp em qua thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ, em mong kiến nghị, đề xuất em lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm xem xét nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng quan Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 69 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ, nhờ áp dụng kiến thức học mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội lần thứ hai em thực tập quan nên em nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc cảm thấy tự tin nhiều Gần hai tháng thực tập, khoảng thời gian không nhiều giúp em học hỏi nhiều kinh nghiệm quý giá chuyên môn nghiệp vụ kỹ thực hành vào công việc thực tế, bên cạnh em học hỏi thêm phong cách giao tiếp ứng xử cán văn phòng nơi công sở em nhận thấy rằng: Từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết đến thực hành thực vấn đề lâu dài tốn không thời gian để làm quen vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc Tuy trình lúc diễn theo ý muốn, theo quy trình định thực tế không hoàn toàn so với đào tạo trường học Nhưng biết vận dụng linh hoạt vào thực tế đem lại hiệu cao công việc Em hoàn thành tốt tập báo cáo quan tâm giúp đỡ hết mình, dẫn nhiệt tình cô, anh, chị quan hướng dẫn thầy cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Em gửi lời cảm ơn tới anh, chị lãnh đạo văn phòng Ủy ban tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian qua để hoàn thành tốt tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Trần Hải Long Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 70 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Phụ lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠ QUAN QUẬN TÂY HỒ Chủ Tịch Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa Phó chủ tịch phụ trách đầu tư xây dựng- Quản lý đô thị Văn phòng HĐNDUBND Phòng Tư Pháp Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Quận Phòng LĐTB XH Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Văn hóaThông tin Phòng Kinh tế Quận Phòng Kế hoạch- Tài Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Y tế Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND- UBND QUẬN TÂY HỒ Chánh Văn phòng Phó văn phòng Phó văn phòng Bộ phận chuyên viên tham mưu, tổng hợp Bộ phận Kế toán thủ quỹ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết thủ tục hành Bộ phận tiếp dân Bộ phận Văn thưLưu trữ Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận Hành chính- Quản trị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Gửi công văn yêu cầu đơn vị đăng ký CTCT Đăng ký CTCT Văn phòng Dự thảo CTCT Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Hoàn thiện dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình công tác Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Tổ chức hội nghị Chuẩn bị hội nghị lập kế hoạch tổ chức hội nghị soạn thảo văn bản: báo cáo tờ trình Quá trình làm việc chuẩn bị sở vật chất địa điểm loa đài… Đón tiếp đại biểu điều hành hội nghị Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Sau bế mạc Ghi Thông Thu biên báo kết thập bản, tài tổng hội liệu hợp ý nghị kiến lập hồ sơ Thanh toán kinh tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Trần Hải Long Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phu lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Liên hệ nơi lãnh đạo chuẩn bị đến Trước chuyến công tác công tác Lập kế hoạch Chuẩn bị kinh phí, phương tiện lại Cụ thể lịch trình làm việc Trong chuyến công tác Phân loại tài liệu Thu thập, tổng kết kết Tổng hợp kết Sau chuyến công tác Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ công việc Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội