Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG. 3 I KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG. 3 1 Vị trí địa lý tư nhiên. 3 2. Đất đai 3 3. Tình hình hiện nay. 3 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN. 4 1 Chức năng của Ủy Ban Nhân Dân xã. 4 2 Cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân xã. 5 III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ. 7 1 Chức năng của văn phòng. 7 2 Nhiệm vụ. 7 3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã. 8 IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ. 9 1.1. Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy Ban Nhân Dân xã, lấy ví dụ tình huống cụ thể. 9 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ. 11 1.3. Sơ đồ hóa công tác một hội nghị. 12 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 12 1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở của cơ quan. 13 2 khảo sát về công tác Văn thư. 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 14 2.2 Đánh giá, nhận xét về trách nhiệm của lao động Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 15 3Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ Văn thư lưu trữ. 17 PHẦN II. QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN, LƯU TRỮ. 19 1Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch tháng và năm. 19 2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 21 3Soạn thảo “ Quy chế Văn háo công sở” của cơ quan. 36 6. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 40 7. Mô hình văn phòng hiện đại. 42 8. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hành chính của cơ quan, nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng. 44 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 46 I Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của cơ quan. 46 II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 48 1, Về cán bộ, công chức. 48 2, về nghiệp vụ văn phòng. 48 3, Về trang thiết bị. 49 PHỤ LỤC 50
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I : .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG I - KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG Vị trí địa lý tư nhiên Đất đai .3 Tình hình II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1-Chức Ủy Ban Nhân Dân xã 2-Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã III- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ .7 1-Chức văn phòng 2-Nhiệm vụ 3-Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã IV KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ .8 1.1.Đánh giá vai trò Văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho Ủy Ban Nhân Dân xã, lấy ví dụ tình cụ thể 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ .10 1.3.Sơ đồ hóa công tác hội nghị 11 1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 11 Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5.Công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước Văn hóa công sở quan 12 2- khảo sát công tác Văn thư 13 2.1- Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan 13 2.2- Đánh giá, nhận xét trách nhiệm lao động Văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 14 3-Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ Văn thư lưu trữ 15 PHẦN II 17 QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN, LƯU TRỮ 17 1-Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch tháng năm 17 2- Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan 19 3-Soạn thảo “ Quy chế Văn háo công sở” quan .33 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 36 Mô hình văn phòng đại 39 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng hành quan, nhận xét ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng 40 PHẦN III 43 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 I-Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng quan 43 II-Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 44 1, Về cán bộ, công chức 44 2, nghiệp vụ văn phòng 45 3, Về trang thiết bị .46 PHỤ LỤC 47 Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta phát triển đường hội nhập quốc tế xã hôi làm thay đổi mặt hoạt động văn phòng Ngày văn phòng không quản lý sổ sách giấy tơ, quản lý hồ sơ mà văn phòng trở thành máy có chức tham mưu, hậu cần giúp cho lãnh đạo quan, tổ chức đặc biệt văn phòng Chính phủ đảm bảo quản lý điều hành, thực chức nhiệm vụ quan đến đơn vị quan nhà nước Văn phòng xem cầu nối quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức Do đó, Ngày hoạt động máy văn phòng cần có đội ngũ nhân viên quản lý thiếu quan đào tạo chuyên sâu có chuyên môn nghiệp vụ để thực tốt công tác nghiệp vụ văn phòng, có trình độ quản lý quan, tổ chức Xuất phát từ nhu cầu xã hôi với trí từ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định cho khoa thực tập thực tế quan, tổ chức có khoa Quản trị văn phòng nói riêng trình thời gian thực tập với phương trâm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo nhà trường lấy lý luận làm sở thực tiễn thực tiễn bổ xung thêm kiến thức Để đáp ứng phương trâm Khoa Quản trị văn phòng thực kế hoạch cho sinh viên thực tế quan, tổ chức, đơn vị giúp sinh viên làm quen với công việc quan vận dụng kiến thức học vào thực tế dịp sinh viên nâng cao trình độ nghiệp vụ, rèn luyện phẩm chất đạo đức củng cố kiến thức thiếu giúp cho sinh viên đúc kết kinh nghiệm công việc văn phòng phục vụ cho công tác sau Qua em xin chân thành cảm ơn nhà trường tạo điều kiện cho chúng em thực tập quan học hỏi kiến thức thực tế Đồng thời em xin cảm cán bộ, lãnh đạo UBND xã Nghĩa Hương thời gian thực tập giúp đỡ tạo điều kiện giúp em hoàn thành Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kỳ tốt nghiệp Trong thời gian thực tập với cố gắng thân nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ văn phòng nhiều thiếu sót hạn chế thực tập tránh khỏi sai lầm Qua báo cáo em kính mong nhận góp ý kiến thầy cô nhà trường toàn thẻ thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng để giúp em có thêm kinh nghiệm quý báu thiếu sót tạo thêm thuận lợi cho công tác làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG I - KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG Vị trí địa lý tư nhiên Xã Nghĩa Hương nằm phía tây huyện Quốc Oai cách trung tâm thành phố Hà Nội 22km phía tây nam địa hình tương đối phẳng thấp dần phía đông, khí hậu thuộc nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm Xã Nghĩa Hương phía tây nam huyện Quốc Oai có diện tích tự nhiên 3306 co 1570 hộ nhân 6521 người Ngành nghề chủ yếu sản xuất nông nghiệp độ tuổi chủ yếu trung niên Đất đai - Đất nông nghiệp 252,51 - Đất phi nông nghiệp 78,90 gồm: + Đất 28,3 + Đất chuyên dùng 36,68 + Đất nghĩa địa 2,5 + Đất tôn giáo 1,08 + Đất sông nước 9,53 Tình hình Trong năm gần công tác xây dựng nông thôn đồn điền đổi xã UBND xã chọn nơi thí điểm xây dựng nông thôn huyện tính đến hết Quý I năm 2014 Xã đạt 17/19 tiêu chí có tiêu chí đạt tiêu trường học sở vật chất nhà văn hóa Về đồn điền đổi xã đạt đổi 223 ha/ 2ha/ 1865 thửa/ 1272 hộ bình quân 1,5 thửa/hộ Tỉ lệ lao động nông nghiệp xã cao, đối tượng lao động chủ yếu Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người độ tuổi 40 chưa qua đào tạo nhiều khó khăn cho nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội địa phương năm tới II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1- Chức Ủy Ban Nhân Dân xã Uỷ Ban Nhân Dân xã qua tổ chức hành nhà nước địa phương Hội Đồng Nhân Dân cấp bầu ra, quan hành Hội Đồng Nhân Dân xã chịu trách nhiệm thi hành theo hiến pháp, pháp luật nhà nước, thực theo nghị Hội Đồng Nhân Dân chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cấp Ủy Ban Nhân Dân cấp Nhiệm vụ quyền hạn Trên lĩnh vực kinh tế: Ủy Ban Nhân Dân xã có nhiệm vụ thực sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm trình Hội Đồng Nhân Dân cấp thông qua để trình Hội Đồng Nhân Dân huyện phê duyệt tổ chức thực kế hoạch đó; tổ chức thực thu ngân sách + Tổ chức thực thu ngân sách phối hợp với quan cấp việc quản lí ngân sách xã báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật + Lập dự trù chi, thu phân bổ dự án ngân sách xã dự toán điều chỉnh trường hợp cần thiết + Quản lí sử dụng hợp lí quỹ đất, xây dựng, quản lí công trình đường giao thông, trường học, trạm y tế, điện, nước theo quy định pháp luật Tổ chức hướng dẫn việc thực kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển nhà nước theo quy định cấp trên: + Quản lí, kiểm tra, bảo vệ việc xây dựng bảo vệ nguồn nước địa bàn + Tổ chức hướng dẫn khai thác phát triển ngành nghề địa phương áp dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành nghề + Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi, bảo vệ rừng, khắc phục thiên tai Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bão, lũ lụt - Tổ chức xây dựng tu sửa giao thông xã theo phân cấp - Quản lí xây dựng, cấp phép xây dựng nhà riêng lẻ địa bàn theo quy định pháp luật, kiểm tra thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền quy định - Tổ chức bảo vệ, kiểm tra xử lí hành vi vi phạm đường gia thông công trình sở hạ tầng - Thực kế hoạch phát triển Giáo Dục địa phương, chương trình y tế cở sở, dân số, kế hoạch giáo dục, thực chế độ sách thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng, công tác cứu trợ xã hội, làm hoạt động từ thiện, quản lí tu bổ nghĩa trang liệt sĩ - Thực tốt an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã quản lí nhân dân dự bị huấn luyện xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, sử dụng biện pháp phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội địa phương - Thực sách dân tộc tôn giáo, quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo địa phương theo quy định pháp luật - Quản lí hộ tạm tạm vắng phối hợp với quan chức xử lí hành vi vi phạm pháp luật, giải tranh chấp, khiếu nại, đơn tố cáo vụ việc, kiến nghị công dân theo thẩm quyền - Thực xây dựng quyền quản lí địa giới hành cấp xã 2- Cơ cấu tổ chức Ủy Ban Nhân Dân xã Ủy Ban Nhân Dân cấp xã Hội Đồng Nhân Dân cấp xã bầu quan chấp hành Hội Đồng Nhân Dân cấp xã, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cấp xã quan hành nhà nước cấp - Ủy Ban Nhân Dân xã Hội Đồng Nhân Dân bầu Chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân có Phó Chủ tịch, thành viên Ủy Ban Nhân Dân Ủy ban Nhân Dân bầu không thiết phải đại biểu Theo quy định Ủy Ban Nhân Dân cấp xã cớ từ đến người gồm Chủ Tịch Phó chủ tịch, trưởng công an xã, đội trưởng thành viên Ủy Ban Nhân Dân Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành viên Ủy Ban Nhân Dân cấp xã phân công công việc nhiệm vụ thành viên Ủy Ban Nhân Dân theo nghị định số 107/ 2004 / NĐ- CP: + Chủ tịch + Phó chủ tịch + Trưởng công an + Đội trưởng - Chủ Tịch Ủy Ban Nhân Dân người đứng Ủy Ban Nhân Dân xã, lãnh đạo điều hành công việc Ủy Ban Nhân Dân xã, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Điều 127 luật tổ chức Hội Đồng Nhân Dân Ủy Ban Nhân Dân năm 2003, đồng thời Ủy Ban Nhân Dân xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Ủy Ban Nhân Dân trước Đảng ủy- Hội Đồng Nhân Dân xã Ủy Ban Nhân Dân huyện - Phó Chủ Tịch phụ trách công tác văn hóa chịu trách nhiệm quản lí nhà nước mặt hoạt động hoạt động văn hóa xã hội, thể dục thể thao địa bàn xã phụ trách công tác văn hóa, Thể dục thể thao, Giáo dục, Y tế, Lao động thương binh xã hội - Phó chủ tịch phụ trách kinh tế: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lí nhà nước công tác Thu- Chi ngân sách, hoạt động kinh tế, quản lý đất đai, địa xây dựng địa bàn xã - Các ngành chuyên môn thuộc Ủy Ban Nhân Dân cấp xã: Ủy Ban Nhân Dân cấp xã không tổ chức phòng chuyên môn mà có công chức giữ chức danh chuyên môn sau: + Trưởng công an + Chỉ huy quân + Địa chính- Xây dựng + Tài chính- kế toán + Tư pháp- Hộ tịch + Văn phòng- Thống kê + Văn hóa- Xã hội + Lao động Thương binh- xã hội Các cán chuyên môn hoạt động dựa chức năng, nhiệm vụ giao đồng thời chịu trách nhiệm đạo toàn diện trực tiếp lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân; Người đứng đầu chịu trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình ngành phụ trách, nêu rõ việc làm được, khó khăn, vướng mắc, từ đề xuất kiến nghị với chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân xã để có Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biện pháp giải III- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ 1- Chức văn phòng Chức văn phòng gồm có chức năng: chức tham mưu tổng hợp hậu cần - Tham mưu tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo ( Ban Chấp hành, Ban Thường vụ) điều hành đạo hoạt động công tác đoàn cấp, quan công đoàn ngành, tổ chức thực chương trình kế hoạch công tác thâm mưu tổng hợp hoạt động cà tổ chức công việc cho lãnh đạo - Hậu cần giúp việc cho lãnh đạo hoạt động mang tính tiền đề, đảm bảo sở vật chất, thiết bị kĩ thuật quan hoạt động hiệu quả, trực tiếp quản lí tài sản phối hợp với ban đảm bảo phục vụ hoạt động quan trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo 2- Nhiệm vụ Để thực nhóm chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã thực nhiệm vụ Văn phòng nói chung mà phải thực nhiệm vụ cụ thể sau: + Tổ chức xây dựng thực quy chế hoạt động quan + Thực công tác Văn Thư - Lưu Trữ + Bộ phận Văn phòng thực công tác quản lí công tác Văn thư – Lưu trữ + Thực khâu nghiệp vụ + Đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý quan + Tổ chức phục vụ hội họp quan + Tổ chức phục vụ chuyến công tác cho lãnh đạo + Đảm bảo công tác Hậu cần + Tổ chức tài cho Văn phòng… + Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan ( Đây nhiệm vụ quan trọng nhất) - Tổ chức tiếp nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo, thắc mắc công dân gửi quan Phối hợp với quan chức để giải khiếu nại, tố cáo; Trả lời công dân trường hợp khiếu nại, tố cáo nhầm lẫn địa chỉ, Văn phòng phải chuyển đơn thư, hướng dẫn đương đến quan có chức giải Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quyết, đồng thời hướng dẫn đương quy trình thủ tục tự giải - Giúp lãnh đạo quan trực phận “một cửa” để tiếp nhận trả kết giải thủ tục hành nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành - Văn phòng giúp trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợp với phận tư pháp để công chứng, chứng thực văn bản, tài liệu hợp pháp theo nhu cầu công dân 3- Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã gồm có người: + cán công chức Văn phòng phụ trách chung công tác Văn phòng kiêm thống kê +1 cán nhận hồ sơ trả kết phận phòng “Một nửa” + cán Văn thư kiêm thủ quỹ • Xây dựng bảng mô tả công việc cán thống kê I- Thông tin chung Vị trí: cán Bộ phận: Văn phòng thống kê II-Mục đích công việc - Phụ trách công tác tiếp nhận công văn đến, công văn đi; phân loại văn - Quản lí tài chính, tài sản quan theo thẩm quyền Quản lý văn phòng phẩm kinh phí Ghi sổ công văn đến, xử lí công văn đến Chuyển công văn lưu nộp hồ sơ Chuyển công văn đến chủ tịch để chủ tịch xử lí Tham gia công tác quản trị Văn phòng, lễ tân, khách tiết theo nhiệm vụ chung Văn phòng, giúp Quản lí trực tiếp lãnh đạo điều hành công việc vắng III- Trình độ: cao đẳng - Ít có hai năm kinh nghiệm trở lên - Kỹ giao tiếp tốt - Trung thực, liêm chính, hòa đồng, chăm - Kĩ làm việc tốt chịu đựng áp lực cao IV KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: 1) Bàn 2) Ghế 3) Tủ đựng văn vật phẩm 4) Máy tính 5) Máy tính 6) Tủ đựng tài liệu hồ sơ 7) Điều hòa 8) Cửa sổ 9) Cửa vào 10) Máy fax 11) Máy photocopy 12) Thùng rác • Nhận xét: - Ưu điểm: Mô hình văn phòng đại thiết kế phù hợp, dễ di chuyển + Các phương tiện thiết bị thông tin máy fax, máy tính dễ dàng truy cập, xử lí thông tin, lưu trữ, tạo thuận lợi cho công việc cho nhân viên, lao động quan + Các vận dụng thông thường kẹp gim, giá kệ hồ sơ, văn vật phẩm trở nên tiên ích + Mô hình văn phòng đại giúp cho nhân viên, lao động quan làm việc hiệu giúp cho công việc trôi chảy • Nhược điểm: + tốn chi phí + mô hình văn phòng đại đàn xen văn phòng cũ sử dụng theo nhiều xu hướng khác + Xây dựng mô hình văn phòng đại mang tính bị động, chức phục vụ hậu cần làm chủ động công việc xử lí thông tin Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng hành quan, nhận xét ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng • Đánh giá Văn phòng Hành quan Văn phòng Ủy Banh Nhân Dân xã lãnh đạo quan tâm đến công tác nghiệp vụ văn phòng, xây dựng cán văn phòng có chuyên môn để nắm vững khâu nghiệp vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 40 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng có trang thiết bị để phục vụ cho cán văn phòng công tác văn phòng máy tính, máy in phòng ban, ngành đầy đủ trang thiết bị Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã Văn phòng điện tử (phần mềm office) phục vụ cho công tác văn phòng cán nhân viên đáp ứng nhu cầu công việc, đổi văn phòng Đội ngũ cán văn phòng có kiến thức chuyên sâu đặc biệt cán trẻ nhiệt tình, hòa đồng công việc Trong trình hoạt động văn phòng phận làm tốt nhiệm vụ công việc thực kế hoạch giao phó nhiệm vụ hoàn thành tốt công tác văn phòng, có xem xét phê duyệt, thường xuyên theo dõi giúp cho lãnh đạo cán văn phòng thực công việc xác đảm bảo quy định, quy chế quan đường lối chủ trương đảng đề Công tác đạo thường xuyên đôn đốc kịp thời, xem xét xử lí hiệu công việc thiết yếu Công tác soạn thảo ban hành văn thể theo thể thức quy định quan quy định ban hành hướng dẫn thể thức trình bày kỹ thuật văn hành chính, công tác nghiệp vụ văn phòng thực theo quy định, quy chế cách rõ ràng cụ thể Công tác văn thư thể khoa học, xử lí thông tin chuẩn mực, lưu trữ nộp hồ sơ ghi đầy đủ vào sổ văn đến • Nhận xét ưu điểm nhược điểm văn phòng hành - Ưu điểm: Công tác văn phòng trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu công việc hoạt động công tác văn phòng Công tác đạo điều hành: lãnh đạo, cán văn phòng thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, xử lý công việc kịp thời cho Ủy Ban Nhân Dân Cán Văn phòng thường xuyên kiểm tra theo dõi giúp cho lãnh đạo việc lập kế hoạch, chương trình, chuyến công tác đảm bảo chĩnh xác thực đường lối, chủ trương đảng, nhà nước quy định nội quy quan Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 41 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác xử lý thông tin rà soát văn thực chặt chẽ, thông tin xử lý xác nhanh chóng giải công việc Việc soạn thảo văn kỹ thuật trình bày thể thức văn thực theo quy định thông tư 01/2011/ TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nhược điểm; Công tác văn thư- lưu trữ nhiều khó khăn bất cập việc lập hồ sơ, xử lý thông tin cần thiết Việc chuyển giao văn hạn chế việc lưu chuyển, phát hành văn Kho lưu trữ thiếu không đủ, xếp văn lưu quan lộn xộn, thiếu khoa học làm ảnh hưởng tới việc tìm tra cứu văn Cán Văn phòng Hành Chính làm công tác lưu trữ thiếu chưa đảm bảo công tác hậu cần giúp việc cho quan Văn phòng Hành Ủy Ban Nhân Dân cần thêm trang thiết bị đại đặc biệt áp dụng văn phòng đại văn phòng xanh Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 42 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I- Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng quan Trong thời gian thực tập quan em giúp đỡ quan khoảng thời gian thực tập không nhiều hội cho em hiểu thêm công tác văn phòng áp dụng kiến thức học vào thực tiễn tiếp xúc với công việc quan hạn chế Sau em xin nhận xét công tác hành văn phòng sau: • Ưu điểm: Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp giúp việc cho quan, tổ chức Xây dựng Văn phòng yếu tố quan trọng để giúp đỡ quan đổi phương thức lãnh đạo, nâng cao hiệu làm việc cho lãnh đạo cán Văn phòng Tổ chức cải cách văn phòng quan phải trọng quan tâm nhiều từ quan lãnh đạo Công tác Văn thư- lưu trữ Văn phòng tiến hành thực đầy đủ khâu nghiệp vụ công tác Văn thư theo quy trình tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến nhanh chóng cử lý kịp thời, Tổ chức quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ, lưu hồ sơ ghi số ký cẩn thận, bảo quản hồ sơ văn lưu trữ vào quan thực tốt văn thư- lưu trữ quan Cán văn thư có nghiệp vụ chuyên môn văn phòng, thực chức nhiệm vụ công tác hàng tháng quản lý văn thực theo thể thức trình bày văn quy định chung quan ban hành Các văn văn đến ghi vào sổ hàng ngày rõ ràng, bảo quản xếp hồ sơ khoa học, ngăn lắp, dễ dàng tìm tài liệu lưu trữ văn đi, văn đến để kiểm tra rà soát lại thông tin thiết thực sau Những khâu nghiệp vụ công tác văn phòng hành như: xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, tổng hợp công văn đến công văn trình Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 43 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho lãnh đạo, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội thực tế làm việc quan,, lịch làm việc quan Công tác hành văn phòng tham mưu giúp cho Hội Đồng Nhân Dân tổ chức kỳ họp, giúp ỦY Ban Nhân Dân tiếp dân, nhận đơn từ khiếu lại ban giao công việc đảm bảo công tác hậu cần tạo điều kiện sở vật chất hiệu tốt Mỗi cán hành văn phòng thực tốt nhiệm vụ • Nhược điểm Công tác văn thư- lưu trữ nhiều hạn chế phòng lưu trữ hồ sơ riêng Công tác nghiệp vụ chuyên môn chưa cao thiếu quan tâm cấp Một số khâu nghiệp vụ nhiều thiếu sót chưa bổ xung thêm khiến cho công tác làm việc không cao trở nên tính thống hợp lí giải công việc Thủ tục công tác hành văn phòng rườm rà, lỏng lẻo, chặt chẽ, nhiều thời gian, chi phí cho công việc không thích đáng Kinh phí cho công tác Văn thư- Lưu trữ hạn hẹp, chưa bố trí cán làm công tác lưu trữ riêng Các văn tài liệu, sử dụng số khâu lập hồ sơ, danh mục hồ sơ lập hồ sơ chưa thực đúng, thiếu khoa học, sử dụng chưa mục đích khiến cho công việc chậm tiến độ kế hoạch, ảnh hưởng tới thông tin sử dụng trao đổi thông tin tra cứu văn II- Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 1, Về cán bộ, công chức Cán bộ, công chức cần phải sử lý chủ động tích cực trình nghiệp vụ, nâng cao trình độ làm việc hiệu giúp cho hoạt động văn phòng nhanh chóng đóng góp đáp ứng nhu cầu công việc lãnh đạo quan Tích cực đổi nâng cao trình độ công tác làm việc Cán bộ, công chức Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 44 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thường xuyên học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao tầm hiệu đạt chất lượng cao, tham gia chương trình, lớp tập huấn… Các cấp lãnh đạo cần quan tâm, đạo, hướng dẫn đôn đốc, tổ chức cho cán bộ, công chức văn phòng 2, nghiệp vụ văn phòng Xây dựng hệ thống hóa quy chế làm việc cụ thể nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ giúp cho công việc giải cách trình tự khoa học Thực quy định nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập danh mục hồ sơ,… Lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ xếp hợp lý, khoa học Việc chuyển phát ban hành văn cần nâng cao khoảng thực dụng Đảm bảo khâu nghiệp vụ thủ tục hành làm báo cáo, tổng kết tháng Cần tuyển thêm cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ giúp quan nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân đạt hiệu trông công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 45 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3, Về trang thiết bị Tổ chức dựng mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ quan máy hút bụi, máy hút ẩm, máy fax, máy scan,… Đặc biệt máy tính dùng cá nhân, lãnh đạo ứng dụng phần mềm office dùng để chuyển tải thông tin văn bản, cập nhật công việc hàng ngày Xây dựng mô hình văn phòng đại với trang thiết bị hữu ích giúp cho công việc trở nên dễ dàng di chuyển sử dụng tốt để đạt hiệu cao Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 46 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh Phó bí thư 47 Phục lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy Ủy Ban Nhân Dân Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lao đông TB XH VP thống kê Văn hóa Tư pháp hộ tịch VH-thông tin PCT UBND Phó chủ tịch HĐND Chủ tịch UBMTTQ Môi trường Địa xây dựng Tài chính- kế toán PCT.UBND Chủ tịch UBND Chủ tịch CCB VP- ĐU Kiêm Hội Đồng Nhân Dân Bí thư đảng ủy Chỉ huy quân Phó Trưởng công an Trưởng công an Chủ tịch HPN Đoàn TN Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤC LỤC 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG Lãnh đạo văn phòng Văn phòng thống kê Cửa Văn thư kiêm thủ quỹ (nhận hồ sơ trả kết quả) Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 48 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sơ đồ hóa nội dung trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Văn phòng gửi yêu cầu phòng ban đăng ký công việc thường kỳ cho Văn phòng Văn phòng tổng hợp dự thảo Công tác Chương trình thường kỳ Lấy ý kiến đóng góp Văn phòng hoàn chỉnh dự thảo trình Chương trình Ủy Ban Nhân Dân xem xét, phê duyệt, ban hành Hoàn tất thủ tục ban hành Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: Sơ đồ công tác hội nghị Chuẩn bị hội nghị lập kế hoạch, phân công nhân sự, laapj bảng dự trù kinh phí, tài liệu Hội nghị diễn ra: Kiểm tra giám sát công việc diễn hội nghị Kết thúc hội nghị: Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc toán kinh phí Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Sơ đồ quy trình chuyến công tác cho lãnh đạo Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ nơi lãnh đạo công tác Chuẩn bị kinh phí, phương tiện, tài liệu liên quan tới chuyến công tác Quyết toán kinh phí Sinh viên: Nguyễn Thị tình Kimhình Oanhhoạt động CĐ Quản trị Nhân Văn phòng K7C 51 củaLớp: Báo cáo quan Ủy Ban Dân Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phục lục 6: Tổ chức kiện nghị Lập kế hoạch Chương trình thực Dự toán kinh phí Đề xuất, kiến nghị bổ xung, phê duyệt Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 52 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 53 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 7: MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh 54 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C