Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN. 3 1. Chức năng của UBND thị xã Bắc Kạn. 3 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thị xã Bắc Kạn. 3 3. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Bắc Kạn. 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ BẮC KẠN. 6 1. Vị trí và chức năng. 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 3. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn 8 3.1 Mô tả công việc, vị trí của Trưởng phòng Nội vụ 8 3.2 mối quan hệ và quyền hạn 9 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG NỘI VỤ 9 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 9 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 9 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 11 1.2.1.Chương trình công tác năm. 12 1.2.2.Chương trình công tác quý 12 1.2.3.Chương trình công tác tháng. 12 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia. Lập hồ sơ hội nghị đó.( Phụ lục 4) 13 1.3.1 Lập kế hoạch tổ chức. 14 1.3.2 Công tác chuẩn bị hội nghị. 14 1.3.3 Tổ chức thực hiện. 15 1.3.4 Công việc sau khi kết thúc hội họp. 15 1.3.5 Lập hồ sơ hội nghị. 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở của UBND thị xã. 16 2. Khảo sát về công tác văn thư. 18 2.1. Tìm hiểu mô hình văn thư của UBND thị xã. 18 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND thị xã. 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN 23 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm cho cơ quan 23 2. Soạn thảo Quy chế văn thư – lưu trữ của cơ quan. 34 3. Đánh giá nhận xét quy chế văn hóa công sở của cơ quan 57 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 59 5. Xây dựng mô hình hiện đại văn phòng hiện đại cho cơ quan 60 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan 60 PHẦN III: KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 62 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN. 62 II. ĐỀ XUẤT 65 LỜI CẢM ƠN 68 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN Chức UBND thị xã Bắc Kạn Nhiệm vụ, quyền hạn UBND thị xã Bắc Kạn 3 Cơ cấu tổ chức UBND thị xã Bắc Kạn II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ BẮC KẠN 1.Vị trí chức Nhiệm vụ, quyền hạn .6 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn ( sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn Phụ lục ) .8 3.1 Mô tả công việc, vị trí Trưởng phịng Nội vụ .8 3.2 mối quan hệ quyền hạn III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA PHỊNG NỘI VỤ .9 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .9 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 11 1.2.1.Chương trình cơng tác năm 12 1.2.2.Chương trình cơng tác q .12 Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.3.Chương trình cơng tác tháng 12 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị quan trình thực tập sinh viên tham gia Lập hồ sơ hội nghị ( Phụ lục 4) 13 1.3.1 Lập kế hoạch tổ chức 13 1.3.2 Công tác chuẩn bị hội nghị .14 1.3.3 Tổ chức thực 15 1.3.4 Công việc sau kết thúc hội họp 15 1.3.5 Lập hồ sơ hội nghị 15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .16 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức Nhà nước văn hóa cơng sở UBND thị xã .16 Khảo sát công tác văn thư .18 2.1 Tìm hiểu mơ hình văn thư UBND thị xã 18 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư UBND thị xã 19 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 21 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN .23 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm cho quan 23 Soạn thảo Quy chế văn thư – lưu trữ quan 34 Đánh giá nhận xét quy chế văn hóa cơng sở quan .57 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 59 Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mơ hình đại văn phòng đại cho quan 60 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan 60 PHẦN III: KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 62 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 62 II ĐỀ XUẤT 65 LỜI CẢM ƠN 68 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Đất nước ta q trình đổi mới, thực Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, gắn liền phát triển kinh tế với phát triển văn hóa xã hội Để đáp ứng yêu cầu cần có đội ngũ cán quản lý, nhân viên có trình độ Trong đó, máy văn phịng phận khơng thể thiếu quan doanh nghiệp Một nội dung văn phòng tham mưu, tổng hợp, thu thập, xử lý, cung cấp truyền đạt thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý Nó cịn nơi phục vụ cơng tác hậu cần để đảm bảo điều kiện vật chất cho quan Do cần nâng cao chất lượng đội ngũ cán cơng chức nói chung cấp sở nói riêng có đầy đủ phẩm chất, lực đáp ứng ngày tốt yêu cầu công đổi đất nước Hiểu rõ tầm quan trọng xuất phát từ nhu cầu xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm đào tạo nhiều khóa sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng Là sinh viên cao đẳng năm ba chun ngành Quản trị văn phịng chúng tơi Nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập khoảng thời gian ngắn, chuyên ngành văn phịng quan, doanh nghiệp Với mục đích nhằm củng cố, nâng cao kiến thức trang bị cho sinh viên, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; giúp sinh viên bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, tiếp cận thâm nhập với thực tế, bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế; giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chun mơn đào tạo Góp phần định hướng nghiệp vụ công việc sinh viên tương lai Thực theo kế hoạch khoa Nhà trường Tôi liên hệ đến quan thực tập phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn UBND thị xã Bắc Kạn Trong thời gian thực tập chấp hành nội quy UBND thị xã Bắc Kạn, ln có tinh thần cầu thị, học hỏi có ý thức trách nhiệm cơng việc giao Vì tơi tiếp thu học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm công tác văn phòng UBND thị xã Sau thời gian gần hai tháng tơi hồn thành đợt thực tập Sau Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xin tổng kết thực tập phòng Nội vụ UBND thị xã Bắc Kạn Bài báo cáo gồm: - Lời nói đầu - Phần I: Khảo sát cơng tác văn phòng UBND thị xã Bắc Kạn - Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành UBND thị xã Bắc Kạn - Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị - Phần IV: Phụ lục Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN Một vài nét khái quát thị xã Bắc Kạn Bắc Kạn thị xã miền núi thuộc tỉnh Bắc Kạn, quan tâm đạo sát Đảng, Nhà nước, tồn thị xã có bước tiến đáng kể phát triển kinh tế xã hội Trong năm qua, cán bộ, cơng chức quyền sở xã, phường địa bàn thị xã thực tốt vai trò lãnh đạo, địa phương đảm bảo giữ vững an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, hoàn thành tiêu mà nhiệm kỳ Đại hội Đảng nhiệm kì HĐND thị xã đề Năm 2015 thị xã Bắc Kạn có bước tiến đáng kể, hồn thiện tiêu chí để trở thành thành phố trực thuộc tỉnh Tuy cịn gặp nhiều khó khăn thị xã Bắc Kạn phấn đấu thực mục tiêu I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU CỦA UBND THỊ XÃ BẮC KẠN Chức UBND thị xã Bắc Kạn UBND thị xã Bắc Kạn HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND thị xã Bắc Kạn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn thị xã Bắc Kạn UBND thị xã Bắc Kạn thưc chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở Nhiệm vụ, quyền hạn UBND thị xã Bắc Kạn UBND thị xã Bắc Kạn thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 Có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng kế hoach phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra thực kế hoạch - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo - Thực biện pháp hướng dẫn tiến Khoa học – Công nghệ phục vụ sản xuất đời sống địa phương - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường, phịng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lũ - Quản lý, khai thác sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân, hướng dẫn, đạo công tác giải hòa xã, phường - Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy định pháp luật - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chun mơn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp - Quản lý tổ chức biên chế cán bộ, đào tạo đội ngũ công nhân viên chức - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện - Quản lý sở văn hóa – thơng tin, thể dục thể thoa thị xã, huyện thuộc tỉnh, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh huyện quản lý - Xây dựng quy trình phát triển thị thị xã, thành phố thuộc tỉnh trình HĐND cấp thơng qua để trình cấp phê duyệt Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ cấu tổ chức UBND thị xã Bắc Kạn Sơ đồ tổ chức máy UBND thị xã Bắc Kạn ( Phụ lục ) Lãnh đạo UBND thị xã Bắc Kạn gồm: a Chủ tịch: Đồng chí Lèng Văn Chiến Chủ tịch UBND thị xã người lãnh đạo điều hành cơng việc UBND thị xã có trách nhiệm giải công việc vấn đề mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND thị xã Trực tiếp giải vấn đề quan trọng, cấp bách vấn đề có tính chất liên ngành liên quan đến nhiều lĩnh vực, đơn vị địa phương thuộc phạm vi thị xã b Phó Chủ tịch UBND thị xã gồm: Đồng chí Triệu Đình Sính - Phụ trách Kinh tế Đồng chí Ma Ngọc Vũ – Phụ trách Văn hóa Phó chủ tịch UBND thị xã chịu trách nhiệm trước cá nhân công tác trước UBND, Chủ tịch UBND thị xã; đồng thời thành viên khác UBND thị xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND thị xã trước HĐND cấp UBND tỉnh Trong lĩnh vực phân cơng, Phó Chủ tịch UBND thị xã có nhiệm vụ, quyền hạn: Chủ động kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, đạo quan chuyên môn, quan thuộc UBND thị xã, UBND xã, phường việc tổ chức thực nghị HĐND thị xã, định, thị UBND thị xã, Chủ tịch UBND thị xã, chủ trương, sách, pháp luật nhà nước lĩnh vực phân công; Chỉ đạo xây dựng tổ chức thực quy hoạch, đề án thuộc lĩnh vực phân công phụ trách phù hợp với nghị HĐND thị xã, định, thị UBND thị xã, quy hoạch ngành, quy hoạch tổng thể quan nhà nước cấp đường lối, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phòng chuyên môn thuộc UBND thị xã Bắc Kạn bao gồm: - Văn phòng HĐND UBND Phòng nội vụ Phòng kinh tế Phịng tài chính-kế hoạch Phịng quản lý thị Phịng tài ngun mơi trường Phịng văn hóa thơng tin Phịng giáo dục đào tạo Phịng lao động thương binh xã - Phòng y tế Phòng dân tộc Phịng tư pháp Phịng quản lý thị Thanh tra Đài phát truyền hình Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng - Ban bồi thường giải phóng mặt hội II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ BẮC KẠN Vị trí chức Phòng Nội vụ thị xã Bắc Kạn quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Bắc Kạn, quan chức tham mưu, giúp UBND thị xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực gồm: Tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua – khen thưởng… Phịng Nội vụ thị xã Bắc Kạn có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND thị xã Bắc Kạn, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình UBND thị xã ban hành định, thị văn hướng dẫn công tác nội vụ; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Tham mưu giúp UBND thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức quan chuyên môn cấp thị xã theo hướng dẫn UBND tỉnh; - Trình UBND thị xã định tham mưu để UBND thị xã trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND thị xã; - Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành cấp thị xã theo quy định pháp luật - Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thị xã định phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm quan, đơn vị nghiệp Giúp UBND thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế quan, đơn vị theo quy định; - Giúp UBND thị xã tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp thị xã UBND cấp xã - Tham mưu giúp UBND thị xã việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực chế độ sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; - Giúp UBND thị xã quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công UBND thị xã hướng dẫn UBND tỉnh; - Thực thủ tục để Chủ tịch UBND thị xã phê chuẩn, bổ nhiệm chức danh lãnh đạo UBND cấp xã, Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND xã, thị trấn; giúp UBND thị xã trình UBND tỉnh phê chuẩn, bổ nhiệm chức danh UBND theo quy định pháp luật; - Tham mưu, giúp UBND thị xã xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để UBND trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành thị xã; - Giúp UBND thị xã việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT Ý KIẾN I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Trong thời gian thực tại UBND thị xã Bắc Kạn, em cán Phòng Nội vụ hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình để hồn thành đợt thực tập Qua đợt thực tập này, giúp hiểu cơng tác hành quan, vận dụng lý thuyết học vào thực tế học hỏi nhiều kinh nghiêm Từ phần giúp em định hướng nghiệp vụ chuyên môn tương lai Về cơng tác hành chính: Phịng Nội vụ quan chuyên môn trực thuộc UBND thị xã, quan chức tham mưu Nhờ quan tâm, đạo cấp vào quy chế làm việc Phòng Nội vụ thực tốt chức quản lý nhà nước lĩnh vực gồm: Tổ chức biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán công chức, viên chức nhà nước; cán công chức xã, phường; hội tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; công tác niên địa bàn tỉnh Bắc Kạn Mọi hoạt động Phòng diễn theo kế hoạch tuân thủ quy định pháp luật Trưởng phòng thường xuyên hướng dẫn kiểm tra, giám sát cán trình thi hành nhiệm vụ Vì phịng ln hồn thành nhiệm vụ giao đạt kết cao công việc Bên cạnh đó, lãnh đạo quan ln trọng đến việc đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị tương đối đại.Mỗi nhân viên Phòng trang bị : máy tính, máy in, điện thoại bàn riêng Ngồi Phòng trang bị máy photo, máy fax vật dụng khác hỗ trợ văn phịng Cơng tác lập chương trình, kế hoạch có phối hợp phòng, ban lãnh đạo Lãnh đạo UNBD thị xã kiểm tra, theo dõi thường xun giúp chương trình, kế hoạch xác, đảm bảo đắn, phù hợp với Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng 62 Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức năng, nhiệm vụ phòng, ban Nên việc thực công việc hiệu dễ dàng Công tác soạn thảo ban hành văn bản: áp dụng theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, góp phần nâng cao hiệu lực pháp lý hiệu văn Về công tác văn thư, lưu trữ: Phòng Nội vụ thực tương đối tốt công tác văn thư, lưu trữ theo trình tự quy định quan Lãnh đạo UBND ban hành nhiều văn quy định công tác văn thư,lưu trữ nhằm đưa hoạt động vào nề nếp hoạt động Trưởng phòng triển khai, đạo, kiểm tra việc thực công tác, trách sai sót khơng đáng có xảy Các văn quy định công tác văn thư, lưu trữ thường xuyên cập nhật để khai thác sử dụng Nhìn chung cơng tác văn thư thực theo quy định Nhà nước Cán văn thư, lưu trữ đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cử học lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ Mơ hình tổ chức văn thư tương đối tốt giúp cho việc tập hợp, quản lý giải công việc dễ dàng Việc tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu thực chặt chẽ tuân thủ theo quy trình, quy định Nhà nước Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ cán đưa vào bảo quản đảm bảo tốt điều kiện ánh sáng, độ ẩm, hạn chế cháy nổ; tài liệu cho vào cặp tài liệu, đánh số để giá sắt cao phục vụ mục đích tra tìm sử dụng Về nhân sự: đội ngũ cán Phòng Nội vụ có ý thức trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ giao Có lực, trình độ Đại học trở lên, động, sáng tạo nhiệt tình cơng việc nên cơng tác hành thực chuyên nghiệp Không cán thường xuyên cử học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ tay nghề Việc thực nội quy, quy định UBND thị xã cán có ý thức chấp hành tương đối nghiêm chỉnh như: làm giờ, đeo thẻ Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng 63 Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo quy định, trang phục gọn gàng… Phịng Nội vụ bố trí tầng trụ sở UBND thị xã, thống mát, khơng khí lành Gần hội trường, thuận tiện cho việc tổ chức hội họp Cách bố trí văn phịng trang thiết bị hợp lý, khoa học Bên cạnh ưu điểm, Phòng Nội vụ số nhược điểm cần khắc phục sau: Do kinh phí cịn hẹn hẹp, thiết bị sử dụng lâu ngày chưa bảo dưỡng, bảo trì thường xun, nên có tượng han rỉ, chậm; máy photo hay bị lỗi như: khởi động lâu, kẹt giấy, kêu to Mạng máy tính kết nối chậm dẫn đến tình trạng làm việc chậm chạp, tắc nghẽn Ý thức chấp hành nội quy, quy định số cán chưa làm giờ, sớm so với quy định, hút thuốc phịng làm việc, ngồi bàn tán nói chuyện, số cán chơi game làm việc, sử dụng điện thoại quan vào việc riêng, hành cịn ngồi làm việc riêng Do số lượng công việc nhiều, nguồn nhân lực chưa đáp ứng nhu cầu giải công việc Một số cán bộ, cơng chức cịn kiêm nhiệm nhiều việc, nên chưa đáp ứng nhu cầu giải công việc Nên đôi lúc không cẩn thận gây sai sót Cơng tác văn thư, lưu trữ: việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ chưa cán hiểu sâu, rông; thể thức kỹ thuật trình bày văn đơi lúc cịn sai sót; số cán cơng chức chưa có thói quen lập hồ sơ trình theo dõi, giải công việc dẫn đến tài liệu bị phân tán, thất lạc, hư hỏng, bó gói, tích đống; gây khó khăn cho việc lựa chọn bổ sung hồ sơ tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ lịch sử; việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan chưa đáp ứng đầy đủ, kịp thời làm ảnh hưởng đến suất, chất lượng, hiệu hoạt động quan.Việc lấy số, vào số chậm mạng nội tải, chưa nâng cấp; Phòng kho Lưu trữ chật hẹp dẫn đến việc tra cứu tài liệu cịn khó khăn; trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa đại, đầy đủ ảnh hưởng tới việc kéo dài tuổi Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng 64 Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thọ tài liệu lưu trữ Do cán văn thư cịn kiêm nhiệm ln làm cán lưu trữ nên khối lượng công việc nặng nề, chưa quan tâm sát xao tới việc lưu trữ II ĐỀ XUẤT Để UBND thị xã Bắc Kạn phát triển hoàn thiện cấu tổ chức, hiệu công việc nâng lên lãnh đạo quan nói chung, lãnh đạo Phịng Nội vụ nói riêng cần khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm nhằm nâng cao hiệu công việc em xin đề xuất số phương án sau: Đẩy mạnh học tập, quán triệt chủ trương, quan điểm Đảng Nhà nước cải cách hành nội cán bộ, cơng chức từ tỉnh đến sở để thông suốt thực Từng bước nâng cao lực cán bộ, đáp ứng kịp thời nhu cầu hoạt động quan Để làm điều cần phải thường xuyên cử cán đào tạo them, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác để học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên kỹ ứng dụng tin học nhằm nâng cao hiểu biết phong cách làm việc chuyên nghiệp Về áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán ngồi tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang lại kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang lại hiệu cao kỹ ứng dụng tin học nhằm nâng cao hiểu biết phong cách làm việc chuyên nghiệp Tuyển dụng nhân vào vị trí cần bổ sung, phải đảm bảo tiêu chuẩn trình độ nghiệp vụ Xây dựng mơ hình văn phịng đại quan Hằng quý, tổ chức khen thưởng cho cán đạt thành tích xuất sắc để khích lệ tinh thần làm việc, tạo động lực cố gắng Thường xuyên tổ chức thi thể dục, thể thao, kiến thức nhằm cán động, giao lưu, nâng cao sức khỏe Đôn đốc nhắc nhở đơn vị chuyên môn, cán bộ, công chức UBND thị xã nắm bắt kịp thời thông tin làm sở tham mưu cho Lãnh đạo UBND thị xã Phối hợp đơn vị quan nhằm trao đổi kinh nghiệm, 65 Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức nâng cao chất lượng hiệu cơng việc Áp dụng thực chương trình phê bình tự phê bình quan nhiều nữa; cán bộ, công chức UBND thị xã tích cực đề xuất phương án sửa đổi, tạo lập cho cán nhân viên thành thói quen Từ đó, tránh nạn quan lieu, cửa quyền, lợi dụng chức vụ, tham ô dân… Cung cấp số trang thiết bị đại cần thiết công việc cho đơn vị để công việc thông suốt Cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc cán bộ, cơng chức cịn vi phạm quy định, nội quy để trách tình trạng làm muộn, sớm, hành ngồi làm việc riêng… Về văn thư, lưu trữ: bố trí lại phịng, kho lưu trữ tài liệu quan, đơn vị trang thiết bị phù hợp để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu kho Lưu trữ; đồng thời có kế hoạch để thu thập tài liệu từ cán bộ, công chức chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng quan Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật văn thư, lưu trữ cho đơn vị; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ Thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ thời gian quy định Tổ chức đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ sâu rộng Hằng năm bố trí khoản kinh phí thích hợp để tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ UBND thị xã thường xuyên tổ chức, kiểm tra, rà soát văn nhằm phát quy định trái phát luật hành, mâu thuẫn, chồng chéo, hết hiệu lực khơng phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội để kịp thời đình việc thi hành, bãi bỏ, thay thế, sửa đổi, bổ sung ban hành văn Đảm bảo tính hợp pháp, thống nhất, đồng hệ thống pháp luật phù hợp - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng 66 Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị Văn phòng - Xây dựng quy trình thu thập, xử lý thơng tin để xây dựng loại báo cáo đảm bảo tính khoa học, hợp lý thống - Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn tính xác cao - Tăng cường công tác giao nộp tài liệu, khơng xảy tình trạng vượt quy trình - Tăng cường kiểm tra, rà sốt tình hình hoạt động Văn phịng nữa, tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua - Muốn làm việc hiệu điều quan trọng tất cán quan phải thực đoàn kết lòng, giữ vững kỷ cương quan, mang lại uy tín với nhân dân Nhà nước Trên số phương án em xin đề xuất với UBND thị xã Bắc Kạn công tác hành văn phịng để cán bộ, cơng chức làm chức năng, nhiệm vụ góp phần hồn thiện phát triển máy văn phòng Nhằm làm cho dân tin tưởng vào đường lối sách Nhà nước Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng 67 Khoa Quản trị Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phịng tồn thể thầy khoa Nhà trường tổ chức cho em đợt thực tập Các thầy, cô giúp đỡ, quan tâm đến chúng em suốt thời gian học tập lớp thời gian thực tập Bên cạnh đó, em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến bác Ma Ngọc BiênTrưởng phịng Nội vụ tồn thể cán văn phòng nơi em thực tập tiếp nhận, hướng dẫn nghiệp vụ giúp đỡ tận tình cho em trình thực tập Trong trình thực tập, q trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai sót mong thầy bỏ qua Đồng thời mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô Em xin chân thành cảm ơn./ Trần Thị Dung - Lớp QTVPK7C phòng 68 Khoa Quản trị Văn PHỤ LỤC PHỤ LỤC sơ đồ tổ chức máy quan Chủ tịch ( phụ trách chung ) Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch (phụ trách văn hóa xã hội ) ( phụ trách kinh tế ) Phịng văn hóa thơng tin Phịng Y tế Phịng Kinh tế Đài phát truyền Phịng Tài kế hình hoạch Phịng giáo dục đào Phịng lao động thương Ban quản lý dự án Đầu tạo binh xã hội tư Xây dựng Văn phòng HĐND & UBND Phịng tài ngun mơi trường Phịng Nội vụ Ban bồi thường giải phòng mặt Phòng tư pháp Phòng Thanh tra Phòng dân tộc Phòng Quản lý đô thị Phụ lục cấu tổ chức Phịng nội vụ TRƯỞNG PHỊNG (phụ trách chung) PHĨ TRƯỞNG PHỊNG phụ trách cơng tác xây dựng củng cố quyền sở, địa giới hành viên chức CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Công tác tổ chức Thi đua khen Công tác hội, tổ Cải cách hành chính, máy thưởng chức phi văn thư lưu trữ phủ Phụ lục sơ đồ chương trình cơng tác thường kỳ UBND thị xã Trách nhiệm Nội Dung Xây dựng chương trình cơng Các đơn vị Văn phòng HĐND-UBND tác lĩnh vực đơn vị phụ trách Tiếp nhận chương trình cơng tác đơn vị, xây dựng chương trình cơng tác năm UBND thị xã Xem xét tổng hợp trình lãnh đạo văn phòng Văn phòng HĐND-UBND Xem xét cho ý kiến trình lãnh đạo UBND Chánh Văn phịng Phê duyệt Chủ tịch Văn phòng Phát hành thực HĐND-UBND Phụ lục sơ đồ tổ chức 01 Hội nghị UBND thị xã Mô tả Lãnh đạo UBND thị xã chủ chương Đơn vị chủ trì tổ chức (Văn phịng HĐND UBND) Sau hội nghị Chuẩn bị hội nghị Tổ chức hội nghị Lập kế hoạch tổ chức Đón tiếp đại biểu xây dựng chương trình Điều hành hội nghị Quyết tốn kinh phí Theo diễn biến hội nghị Thu thập tài liệu, lập hồ Thu dọn hội trường nghị Lập bảng dự trù kinh sơ phí Soạn thảo giấy mời Ghi biên liệu liên quan, sở vật chất phụ lục Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND thị xã bị cơng kinh phí, LậpChuẩn kế hoạch chuyến Liên hệ Trước chuyếntác phương tiện, tài liệu Văn phòng HĐND UBND tổ chức Thu thập kếttrình, chuyến Báoxếp cáo tình hình cơng Sắp Trong chuyến lịch cơng tài liệu tác Tham mưu cho lãnh đạo quan tác Thu thập tài liệu, lập Soạn cơng cảm Sau chuyến cơng Quyết tốnvăn kinh phí hồ ơnsơ tác Phụ lục MƠ HÌNH VĂN PHỊNG CƠ QUAN