Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Cầu giấy 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 4 2. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy. 5 2.1. Cơ cấu tổ chức 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của của phòng Nội vụ quận Cầu Giấy. 6 1. Chức năng. 6 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 3.Cơ cấu tổ chức 17 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội Vụ 20 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 20 1.1. Vai trò của phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 20 1.2. Sơ đồ nội dung quy trình công tác thường kỳ của cơ quan 21 1.3. Sơ đồ công tác tổ chứ 01 hôi nghị 22 1.4. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 22 1.5. Đánh gia công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của phòng 23 2.Khảo sát về công tác văn thư 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của phòng Nội Vụ 24 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thư cơ quan 25 3.Khảo sát tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 26 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 26 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 26 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 27 3.5. Đánh giá ưu, nhược điểm 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 29 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 29 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của phòng Nội Vụ 33 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho cơ quan. 34 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 42 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 44 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 I. Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 48 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 50 KẾT LUẬN 52 PHỤ LỤC
Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Cầu giấy Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy Cơ cấu tổ chức UBND Quận Cầu Giấy 2.1 Cơ cấu tổ chức .6 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ quận Cầu Giấy Chức Nhiệm vụ quyền hạn 3.Cơ cấu tổ chức 19 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành phòng Nội Vụ 22 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 22 1.1.Vai trò phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần .22 1.2.Sơ đồ nội dung quy trình công tác thường kỳ quan 23 1.3.Sơ đồ công tác tổ 01 hôi nghị 23 1.4.Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 24 1.5.Đánh gia công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở phòng 24 2.Khảo sát công tác văn thư 26 2.1 Mô hình tổ chức văn thư phòng Nội Vụ 26 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác văn thư quan 26 3.Khảo sát tình hình thực tế nghiệp vụ lưu trữ .27 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 27 Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 28 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .28 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 29 3.5 Đánh giá ưu, nhược điểm 29 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 31 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 31 2.Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” phòng Nội Vụ 33 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho quan 34 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 42 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan .45 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 I.Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng 49 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 51 KẾT LUẬN 53 PHỤ LỤC 54 PHỤ LỤC Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Thưc tập cuối khóa công việc quan trọng nằm chương trình đào tạo quy bậc đai học cao đẳng trường Thực tập tốt nghiệp bảm thân sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết trang bị nhà trường vạo công việc, mặt củng cố vững lý thuyết học mặt khác giúp sinh viên biết vận dụng kết hợp chặt chẽ lý thuyết thực tế tình Thực tập tốt nghiêp giúp cho sinh viên làm quen với công việc thực tế mặt hoạt động đơn vị thực tập, đặc biệt công việc chuyên nghành đào tạo chuyên sâu qua sinh viên thực tập rèn luyện cách làm việc, đạo đức,tác phong người công chức tương lai.xuất phát từ mục đích cao cả, từ yêu cầu hoạt động đào tạo trường đại học Nội Vụ Hà Nội có quy đinh cụ thể nhằm hướng dẫn đạo sinh viên thực tập đơn vị ,đây dịp để nhà trường thầy cô khoa quản trị văn phòng đánh giá kết học tập, ý thức sinh viên, giúp sinh viên hoàn thiện kiến thức làm hành trang trường Dưới đạo nhà trường thầy cô giáo khoa, em thực tập phòng Nôi Vụ UBND quận Cầu Giấy Tại đây, em có dịp làm quen với phong cách làm việc phòng Nội Vụ UBND quận Cầu Giấy Đợt thực tập giúp em học tập kiến thức từ thực tế, trực tiếp làm quen với công việc công sở Hành Là đơn vị hành giúp việc cho UBND thực chưc tham mưu giúp việc đảm bao hạu cần cho UBND quận Cũng giống cac đơn vị khác phòng Nội Vụ có đề xuất để đổi hoạt động hành phương thức điều kiện làm việc cho đáp ứng kịp thời ywwu cầu Nhà nước xã hội Trong thời gian thực tập tạp phòng Nội vụ thời gian thực tập không nhiều em nhận quan tâm bảo nhiệt tình anh, chị phòng Nội Vụ Tại em làm quen với công việc phòng, hướng dẫn vào sổ đảng, giúp Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội chuyên viên làm công tác xét nâng lương, phụ cấp thâm niên, giúp chuyên viên dà xoát công tác thi đua khen thưởng, công tác chuẩn bị tài liệu cho đại hội Đảng cấp lần VI UBND số công việc khác Mặc dù chuẩn bị kỹ lưỡng, trình thực tập em gặp phải khó khăn định, phần kiến thức hạn chế cộng với việc lần đầu thực tập quan lớn nên không tránh khỏi ngớ ngàng Hơn thời gian làm việc phòng không nhiều nên em điều kiện tìm hiểu nắm bắt hết họa động phòng, ban Ủy ban Những thiếu sót trước hết xuất phát từ phía cá nhân nên em mong nhận quan tâm, thông cảm giúp đỡ thầy cô giáo tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt báo cáo Để hoàn thành báo cáo thực tập này, bên cạnh nỗ lực thân em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy thầy cô khoa Quản Trị Văn Phòng cán công nhân viên quan giúp đỡ em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao cung cấp cho em kiến thức chuyên môn quý báu Cùng với giúp đỡ, nỗ lực kinh nghiệm thân thu được, qua tuần thực tập em hoàn thành báo cáo Bố cục báo cáo gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng phòng Nội Vụ Phần II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành quan Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Em mong nhận giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ thầy, cô giáo, cán khoa Văn Phòng bạn để báo cáo em hào thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Hoàng Thị Quỳnh PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Cầu giấy Khái quát chung Ủy ban nhân dân quân Cầu giấy Quận Cầu giấy thành lập theo Nghị định 74-CP ngày 22/11/1996 Thủ tướng Chính Phủ thức vào hoạt động vào ngày 1/9/1997 Quận Cầu Giấy hợp thị trấn (Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịch, Quan Hoa) với diện tích tự nhiên 1.210,07 dân số gần 142.800 người năm 2001 Quận nằm ngõ phía Tây thành phố, cầu giấy đầu mối giao thông quan trọng nối trung tâm thủ đo với khu đô thị vung tây bắc Trên địa bàn Quận tập trung nhiều trường đại học, cao đẳng, viện nghiên cưu khoa học, trung tâm công nghệ cao, đơn vị nghệ thuật trung ương như: (ĐHQGHN, Học viện Thuật Quân Sự, ĐH Sư phạm Hà Nội, Viện khoa học công nghệ Việt Nam, trung tâm nhiệt đới Việt Nga) nôi văn hóa truyền thống với nhiều làng nghề tiếng nhiều đình đền miếu từ thời xa xưa để lại như: Làng Vòng làm Cốm, đền chùa tôn nghiêm như: đền Lê, Chùa Hoa Lang, Chùa Hả, Chùa Thánh Chúa Đây điểm mạnh tiềm báu góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển Quận.bên cạnh Quận gặp không khó khăn: địa bàn có nhiều trường đại học, cao đẳng dân số học tăng nhanh, số lương sinh viên người tỉnh cư trú địa bàn đông nên sức ép sở hạ tầng vấn đề phục vụ dân sinh, vấn đề lao động, việc làm vấn đề xã hội náy sinh ngày cang lớn với Quận Xác đinh rõ thuận lợi khó khăn Quận ủy – HĐND – UBND Quận tập chung kiện toàn củng cố nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước tất lĩnh vưc, mạnh công tác hành quan để nâng Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội cao hiệu làm việc đội ngũ cán quan Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.1 Chức - UBND tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, luật văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội Động nhân dân cụng cấp - UBND cấp huyện phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân cấp chuẩn bị nội dung họp hộp đồng nhân dân, xây dựn đề án trình hội đồng nhân xét định 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Ủy ban nhân dân Quân cầu Giấy Quản lý nhà nước địa phương cac lĩnh vực nông nghiệp ngư nghiệp,lâm nghiệp, công nghiệp tiểu thủ công nghiệp thương mại, du lich, văn hóa y tế, giáo dục, khoa học, công nghệ môi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền thông lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đât nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa; Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật văn quan nhà nươc cấp Nghị hội đông nhan dân cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế tổ chức xã hội đơn vị vũ trang nhân dân công dân đia phương; Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiêm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân nhiệm vụ hậu cần chỗ nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quân đội sách dối với lượng vũ trang nhân dân địa phương Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp công dân, chống tham nhũng chống buôn lậu làm hàn giá tệ nạn xã hội khác Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức nhà nước cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội phủ Tổ chức thực thu chi ngân sach địa phương theo quy đinh pháp luật, phối hợp vói vơ quan hưu quan để đảm bảo thu đủ thu kịp thời loai thuế khoản thu khác địa phương Cơ cấu tổ chức UBND Quận Cầu Giấy * Sơ đồ cấu tổ chưc UBND Quận Cầu Giấy ( phụ lục 1) 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.1 Cơ cấu Theo định số 59/QĐ-UB ngày 07/02/2002 biên chế quản lý hành Nhà nước Ủy ban quận Cầu Giấy gồm khối là: • • • • Khối Hành Nhà Nước Khối phường Khối đơn vị nghiệp Khối giáo dục Trong đó: + Khối hành có 14 đơn vị: - Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND Phòng Nội vụ Thanh tra Phòng Tư pháp Phòng Tài Phòng Kế hoạch – Kinh tế - Phòng Tài nguyên – Môi trường - Phòng Xây dựng – Đô thị - Phòng Văn hóa thông tin Thể dục thể thao - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Lao động thương binh xã hội - Ủy ban dân số - Gia đình Trẻ em - Thanh tra Xây dựng + Khối nghiệp có 10 đơn vị - Ban Quản Lý dự án - Ban Quản lý dự án cụm TTCN - CNN - Trung tâm thể dục thể thao - Nhà văn hóa - Ban quản lý chợ Cầu Giấy Ban quản lý chợ Đồng Xa Hội chữ thập đỏ Trung tâm DVXS,TV DL Ban quản lý chợ Nghĩa Tân Hội người mù + Khối giáo dục có đơn vị: - Khối Tiểu học Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Khối THCS - Khối Mầm non - Trung tâm giáo dục thường xuyên + Khối phường có phường: - Phường Nghĩa Đô Phường Nghĩa Tân Phường Mai Dịch Phường Quan Hoa Phương Dịch Vọng Phường Dịch Vọng Hậu Phường Yên Hòa Phường Trung Hòa II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ quận Cầu Giấy Chức a) Phòng Nội Vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp Quận thực chức quản lý nhà nước về: công tác xây dựng thi hành văn quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; Chế độ sách; Công tác biên chế luân chuyển điều động cán bộ; công tác thi đua khen thưởng địa bàn quận công tác khác theo quy định pháp luật b) Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân Quận; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội Vụ Nhiệm vụ quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; đề án, dự án chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở Nội vụ địa bàn Quận Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao Về tổ chức máy: a) Trình Ủy ban nhân dân Quận định việc phân cấp quản lý tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân; b) Trình Ủy ban nhân dân Quận đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Quận có thẩm quyền định theo quy định; c) Trình Ủy ban nhân dân Quận ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức; d) Giúp Ủy ban nhân dân Quận việc xây dựng đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân để trình cấp có thẩm quyền định theo quy định; đ) Thẩm định nội dung dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền định Ủy ban nhân dân Quận ; e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền định Chủ tịch Ủy ban nhân dân quậntheo quy định pháp luật; g) Phối hợp với quan chuyên môn cấp hướng dẫn Ủy ban nhân dân quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân ; h) Chủ trì, phối hợp với quan chức có liên quan tỉnh Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Vị trí làm việc chuyên viên phó phòngVị trí chuyên viên phụ trách nâng lương Tủ đựng hồ sơ, lại liệu giải công việc lưu trữ hồ sơ * Đánh giá, nhận xét ưu nhược điểm mô hình bố trí văn phòng Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 47 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Mô hình văn phòng đại quan mô hình văn phòng mà phận, đơn vị văn phòng bố trí, xếp gần nhau, có trao đổi thông tin cách trực tiếp a Ưu điểm: Mô hình văn phòng đại kiến tạo không gian mở thông thoáng, màu sắc đa dạng Các phận phân chia loại vách ngăn nhẹ, vừa tạo không gian vừa tạo điểm nhấn.của quan giúp cho đơn vị, phận văn phòng tiện giao dịch, làm viêc trao đổi thông tin với thông tin lan truyền cách nhanh chóng, kip thời Bên cạnh mô hình văn phòng giúp cho lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý nhân giao việc cho nhân viên, đơn vị, phận cấp Tiêu chuẩn nội thất văn phòng.Những thiết bị nội thất văn phòng đồng từ:nội thất phòng lãnh đạo,phòng họp,phòng nhân viên,tủ đựng tài liệu,bàn trà,bàn lễ tân có tác dụng thay đổi mặt công ty tạo không khí làm việc hứng khởi đội ngũ nhân viên b Nhược điểm: Khi áp dụng không gian mở tính riêng biệt bị giảm, người sử dụng phải chấp nhận hạn chế bớt không gian riêng tư để hòa nhập vào không gian chung với người Bên cạnh ưu điểm mô hình văn phòng đại có số nhược điểm sau: Tất phận, đơn vị văn phòng bị quản lý chặt chẽ đơn vị phận không gian riêng Giữa đơn vị, phận có để ý thăm dò ý kiến nhau, gây tượng đoàn kết nội Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 48 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trong thời gian thực tập, với tìm hiểu làm quen với thực tế công việc nghiệp vụ văn phòng, có điều kiện tìm hiểu sâu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng nghiệp vụ Văn phòng, khóa kiến tập giúp cho em thêm kinh nghiệm thực tế Và củng cố thêm kiến thức lý luận thưc tiễn hiểu sâu rộng thêm công tác người cán văn phòng * Công tác văn phòng + Ưu điểm: Ta nhận thấy công văn giấy tờlà phương tiện, công cụ quan trọng cần thiết hoạt động quản lý điều hành Nó đảm bảo cung cấp thông tin cách đầy đủ, nhanh chóng xác nhất.Đem lại hiêu cao công việc phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với công dân - Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán bộ, công chức, viên chức công tác thực quy định đặc biệt công tác văn thư - Đội ngũ cán thực công tác hành văn phòng có chuyên môn cao Đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ đảm nhận nâng cao nên hiệu công việc cao - Hiện hầu hết cán làm văn phòng có trình độ Đại học có trình độ lý luận trị cao, tiền đề vững máy làm việc quan, đặc biệt quan Nhà nước - Giữa phòng ban chức phận có phối hợp nhịp nhàng công tác, cần thiết phối hợp làm việc Đây nhân tố Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 49 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội quan trọng hoạt động văn phòng tiền đề, sở vững để tạo nên nhịp nhàng đồng công việc - Bên cạnh quan tâm lãnh đạo, hàng năm cán chuyên viên phòng thường xuyên tập huấn tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ ngoại ngữ tin học nhờ chất lượng cán ngày cải thiện góp phần đem lại hiệu tốt quản lý, hoạt động chuyên môn văn phòng - Các quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ chuyên nghiệp - Cán văn thư cán cải đào tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo Văn thư theo dõi văn gửi đến nhận chưa hay tiến độ thực văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thuận tiện hơn, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tồn đọng văn chưa đóng dấu - Sắp xếp công việc nề nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Tuy công tác Lưu trữ quan chưa vào thực tế theo quy củ, mặt khác phòng chưa thành lập phòng Lưu trữ riêng, cán văn thư phải kiêm công tác lưư trữ, hồ sơ quan hàng năm sếp, bổ sung, loại bỏ tài liệu hết giá trị + Nhược điểm: Bên cạnh điểm đạt hoạt động công tác hành quan tồn đọng vài yếu điểm cần điều chỉnh khắc phục: - Văn giấy tờ quản lý chủ yếu sổ sách từ năm 2008 đến đăng ký máy vi tính Hồ sơ tài liệu lập chất lượng Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 50 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội không đầy đủ, tài liệu thiếu nhiều không phản ánh trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề hay việc, dẫn đến khó khăn cho công tác nghiên cứu tra tìm Chất lượng công tác Văn phòng chưa tốt phù hợp với tình hình - Tài liệu không chỉnh lý nên tình trạng lộn xộn, khó khăn công việc quản lý - Kinh phí phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn hẹp, phương tiện máy móc thiếu, số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên nên bị han ghỉ không sử dụng được, số phương tiện chưa đại thực yêu cầu công việc, gây khó khăn cho trình giải công việc nắm bắt thông tin - Việc phân bổ, bố trí phòng, ban riêng lẻ, khép kín trình giải hành cho tổ chức, cá nhân lệ thuộc nhiều vào liên kết phòng, ban với nhau, hay nói cách khác, phòng, ban chưa có liên kết, phối hợp công việc cách hiệu - Công tác quản lý, kiểm tra, rà soát chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm - Đẩy mạnh cải cách hành chính, Loại bỏ văn lạc hậu, không phù hợp với thực tế gây khó khăn cho người dân thay vào ó văn ngắn gọn, dễ hiểu, dễ thực hiện, dễ xử lý có tranh chấp khiếu nại tố cáo dễ giải - Tổ chức lớp bồi dưng chuyên môn nghiệp vụ cho cán - Đầu tư trang thết bị đai cho công việc - Có chế độ tiền lương va phụ cấp hợp lý cho cán để họ yên tâm công tác gắn bó với nghề nhiều - Có nhung nội quy, quy chế riêng để xử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 51 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Hiện đại hóa công tác văn phòng cần thực cách đồng theo quy trình tất phương diện: - Thứ nhất: Trang thiết bị, kỹ thuật văn phòng; - Thứ hai: Con người văn phòng; - Thứ ba: Các nghiệp vụ hành văn phòng - Cần bố trí, xếp phòng làm việc phòng, ban, đơn vị theo mô hình đại, tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc - Cần quan tâm phát triển đồng đến lĩnh vực văn phòng để tạo lên phát triển chung toàn quan văn phòng Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy nói riêng Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 52 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong công xây dựng phát triển đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa mở rộng phát huy dân chủ sở yêu cầu cấp bách, vấn đề đòi hỏi cách tổ chức hoạt động quản lý máy hành nhà nước trung ương nói chung cấp sở hành nói riêng Việc tổ chức hoạt động quản lý UBND nói chung phòng Nội Vụ nói riêng cho phù hợp với chế thị trường định hướng XHCN qua trình liên tục, phải thích ứng với vận động kinh tế xã hội đặc thù riêng khu vực Tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức quan theo quy định Có chế tài sử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Cuối em xin cảm ơn chân thành tới lãnh đạo UBND Quận Cầu Giấy, lãnh đạo Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Cầu Giấy, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Quỳnh Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 53 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ luc 1.Sơ đồ UBND quân cầu giấy CHỦ TỊCH Phó Chủ tịch phụ trách nông, lâm nghiệp Văn phòng HĐND UBND quận Phòng tra xây dựng đô thị Phòng văn hóa thông tin Phó Chủ tịch phụ trách công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, tài nguyện môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Lao động thương binh xã hội Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Phòng tư pháp Phòng tra nhà nước Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá, xã hội, quốc phòng vàan ninh Phòng tài kế hoạch Phòng tài nguyên môi trường Phòng Nội vụ Phòng Y tế Phòng giáo dục đào tạo Phòng kinh tế hạ tầng Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ luc phân công, công việc lãnh đạo DANH MỤC VỊ TRÍ VIỆC LÀM Dự kiến biên S STT Danh mục vị trí việc làm Tên vị trí việc làm gắn với công I việc lãnh đạo, quản lý điều II hành Tên vị trí cấp trưởng: Trưởng phòng Tên vị trí cấp phó: - Phó trưởng phòng Vị trí việc làm gắn với công Ngạch công chức tương ứng lao động cần có Chuyên viên 01 Chuyên viên chế số Chuyên viên Chuyên viên 02 quản lý biên chế, tiền lương; Chuyên viên Chuyên viên 04 Chuyên viên 01 quyền sở, quản lý địa giới Chuyên viên Chuyên viên 01 hành chính; quy chế dân chủ Chuyên quản tổ chức hội, Chuyên viên Chuyên viên 01 việc chuyên môn, nghiệp vụ Chuyên quản tổ chức, máy, tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức; chế độ sách đào tạo bồi dưỡng Chuyên quản cải cách hành Chuyên viên Chuyên quản xây dựng niên, tôn giáo Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội III Chuyên quản thi đua khen Chuyên viên Chuyên viên 01 thưởng Chuyên quản văn thư lưu trữ Nhóm công việc hỗ trợ, phục Chuyên viên 01 Chuyên viên vụ Văn thư Kiêm nhiệm Cầu Giấy, ngày 02 tháng năm 2014 Người thực TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Thị Thu Hiền Trịnh Thị Dung Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND Quận Cầu Giấy STT TRÁCH NHIỆM GHI CHÚ TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC Gửi công văn yêu cầu đơn vị chương trình công tác năm Văn phòng Các phòng, ban thuộc đơn vị UB Lập danh mục đề án gửi văn phòng Văn phòng Tổng hợp dự kiến chương trình công tác Văn phòng Gửi dự kiến chương trình công tác tới đơn vị thạm gia ý kiến Các phòng, ban thuộc đơn vị Chủ tịch Chủ tịch Gửi ý kiến Văn phòng Chủ tịch xem xét Ký ban hành Gửi vấn đề bổ sung quy trình hoạt động Các phòng, ban, đơn vị Văn phòng Tổng hợp xây dựng chương trình công tác quý sau 10 Chủ tịch Chủ tịch phê duyệt chương trình công tác quý sau 11 Các phòng, ban, đơn vị Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Gửi báo cáo tháng Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị Trong họp Chuẩn bị họp Lập kế hoạch, xây dựng nội dung họp, văn phòng đôn đốc, theo dõi, thông báo cho đơn vị có liên quan Dự kiến thành phần tham dự, chuẩn bị văn giấy tờ có liên quan, chuẩn bị công tác hậu cần, trình lãnh đạo phê duyệt Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lãnh đạo văn phòng chuẩn bị bắt đầu họp, chủ trì diễn biến họp, phát tài liệu cho lãnh đạo cán có mặt họp Kết thúc họp Thông báo tình hình, triển khai nội dung họp Cử cán thường trực ghi biên họp, cán thường trực có công việc đột xuất Tổng hợp ý kiến, kết quả, nhắc nhở đơn vị có liên quan nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ xử lý giải nhanh chóng Văn phòng toán kinh phí bổ sung hồ sơ trình lãnh đạo Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ luc Sơ đồ hoá chuyến công tác cho lãnh đạo Mục đích, yêu cầu chuyến Thành phần Tổ chức Lãnh đạo trước chuyến đi công tác Nội dung chuyến Thời gian địa điểm Cán văn phòng tổ chức thực Phương tiện Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Kết thúc chuyến công tác Quyết toán kinh phí chuyến công tác VP giúp thủ trưởng theo dõi, đôn đốc công việc VP báo cáo lại tình hình hoạt động quan Thường xuyên liên hệ với thủ trưởng báo cáo tình hình thực Dự trù kinh phí Liên hệ công tác Chuẩn bị taì liệu Chuẩn bị phương tiện Lớp: QTVP Chuẩn bị kinh phí Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục Mẫu Quy chế văn thư lưu trữ quan Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP Báo cáo thưc tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ luc 07 Mẫu quy trình tổ chức hội nghị Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy Sinh viên: Hoàng Thị Quỳnh K7C Sinh ngày:18/12/1994 Lớp: QTVP