Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1. Chức năng 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 3. Cơ cấu tổ chức 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 1. Vị trí và chức năng 37 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 37 3. Cơ cấu tổ chức 38 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 38 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 38 1.1 Vị trí và chức năng 38 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 1.2.1 Thực hiện công tác hành chính 39 1.2.2. Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp 40 1.2.3. Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 40 1.2.4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 40 1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 41 1.4 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan 42 1.5 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 43 1.6 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 44 2. Khảo sát về công tác văn thư 46 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức công tác văn thư của cơ quan 47 2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 48 3. Khảo sát về tình hình thực tế các nghiệp vụ lưu trữ 48 PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 51 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 51 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” và “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 51 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 52 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 52 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 55 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điêm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 55 II. Để xuất những phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 57 PHẦN PHỤ LỤC
BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Trường Đại học Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I Khảo sát cơng tác văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .35 Vị trí chức 36 Nhiệm vụ quyền hạn 37 Cơ cấu tổ chức 38 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 38 Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 38 1.1 Vị trí chức 38 1.2.2 Thực công tác thông tin, tổng hợp 40 1.2.3 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý Hiệu trưởng; .40 1.2.4 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao 40 1.3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 41 1.4 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan 42 1.5 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan .43 1.6 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở quan 44 Khảo sát công tác văn thư 46 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức cơng tác văn thư quan 46 Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Trường Đại học Nội 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 48 Khảo sát tình hình thực tế nghiệp vụ lưu trữ .48 PHẦN II .50 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 50 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 51 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” “Quy chế văn hóa cơng sở” quan 51 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 52 Xây dựng mơ hình văn phịng đại cho quan .52 Phần III 55 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 55 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điêm cơng tác hành văn phịng quan thực tập 55 II Để xuất phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 57 PHẦN PHỤ LỤC .59 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Trường Đại học Nội LỜI NÓI ĐẦU Cùng với phát triển đất nước cơng tác văn phịng quan, tổ chức, đơn vị nghiệp ngày phát triển có vai trị quan trọng Trong điều hành hoạt động tổ chức, quan hành nhà nước phận đắc lực giúp việc cho lãnh đạo quan Bộ phận văn phòng hình thành để giúp thủ trưởng quan việc quản lý điều hành hoạt động huyện tham mưu tổng hợp Xây dựng văn phòng vững mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Đặc biệt giai đoạn nhà nước thực chủ trương đổi cải cách hành thực đơn giản hóa thủ tục hành thực chế “một cửa”, “chính phủ điện tử” hay “văn phịng không giấy” áp dụng công nghệ thông tin văn phòng ngày phát triển, yêu cầu nâng cao hiệu hoạt động quan nhà nước ngày trở nên quan trọng hết Cơng tác văn phịng ngày phát triển quan khẳng định vị trí quan trọng khơng thể thiếu quan Văn phòng thực mối quan hệ, giao dịch, trao đổi cơng việc ngồi quan,văn phòng thực nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành, tham mưu cho lãnh đạo quan hoạt động văn phịng yếu tố then chốt góp phần vào thành công phát triển quan đơn vị Thực tập có vai trị quan trọng chương trình đào tạo sinh viên bậc Đại học, Cao đẳng Quá trình thực tập giúp sinh viên rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực tiễn, gắn kết Nhà trường xã hội Sinh viên rèn luyện kỹ nghiệp vụ, củng cố kiến thức học Đồng thời, nâng cao kiến thức chun mơn ngành Quản trị văn phịng để từ giúp sinh viên có thêm ý thức trách nhiệm hình thành cho phong cách làm việc người cán chuyên công tác Quản trị văn phòng tương lai Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em thực tập Khoa Quản trị văn phòng Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khóa trang bị kiến thức ngành Quản trị văn phịng để áp dụng vào thực tế Chính mà giúp em nắm vững chun mơn, nghiệp vụ lĩnh vực khác quan Khoảng thời gian thực tập không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc giúp đỡ, bảo tận tình thầy, Khoa Qua q trình thực tập em làm quen tiếp cận với công việc cán văn phòng Đồng thời thời gian để em tích lũy kiến thức thực tế đầy bổ ích Nhằm nâng cao đích đề tổng kết kết đạt trình thực tập Khoa Quản trị văn phịng, em xin trình bày báo cáo kết thực tập tốt nghiệp theo trình tự sau: Lời nói đầu Phần I: KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phần phụ lục Do vốn kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo em cịn nhiều thiếu sót Kính mong thầy giáo trường đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Kiều Hoài Nam Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Trường Đại học Nội PHẦN I Khảo sát cơng tác văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đội ngũ cán bộ, công chức (cán bộ) phận quan trọng hành nhà nước Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng đội ngũ cán có phẩm chất tốt, chuyên môn vững vàng đáp ứng yêu cầu công cải cách hành nhà nước tiến trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trải qua 40 năm xây dựng trưởng thành, có nhiệm vụ cụ thể khác thời kỳ, song tập thể nhà trường ln đồn kết, qn triệt chủ trương, nghị Đảng, bám sát nhiệm vụ quan cấp giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ không ngừng đổi phát triển Trường tự khẳng định vị trước yêu cầu ngành nhu cầu xã hội Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán cung cấp cho ngành nội vụ cho xã hội Các hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp Trường không ngừng trưởng thành phát triển Những chặng đường phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số Sinh viên: Kiều Hoài Nam Lớp: QTVPK7A BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước u cầu, địi hỏi tình hình đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với địi hỏi tình hình Trình độ lực cán công chức, viên chức cịn thiếu hụt Cơng tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên chưa đạt kết mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý Bộ Do vậy, Ban cán Đảng Bộ Nội vụ chủ trương sớm thành lập trường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng u cầu kỹ thuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý Bộ, lĩnh vực mà chưa có trường đại học đào tạo Chủ trương triển khai Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chính vậy, Bộ Nội vụ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, lực để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển đất nước thực cần thiết Thực chủ trương Ban cán Đảng Bộ Nội vụ, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội khẩn trương chuẩn bị điều kiện cần thiết sở vật chất, tài chính, lực trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên để nâng cấp trường lên đại học Ngày06/4/2011 Trường có Tờ trình số 237/CĐNV-HCTC đề nghị Bộ Nội vụ đạo vàcho phép Trường tiến hành thủ tục thành lập Trường Đại học Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép Trường làm thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành lấy ý kiến đơn vị có liên quan ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 13 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ có văn số 1160/TTg-KGVX đồng ý chủtrương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Caođẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 23 tháng năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Tài tiến hành thẩm định thực tế điều kiện đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo trình Thủ tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đến tháng 11/2011, tổng số cán viên chức, giảng viên, giáo viên Trường 224 người Trong giảng viên, giáo viên hữu 147 người có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên cao học và46 đại học Ngồi Trường cịn có 199 giảng viên thỉnh giảng, có 23 giáo sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ viện nghiên cứu, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, số trường đại học, học viện khác có cam kết tham gia giảng dạy Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành phát triển Nhà trường(18/12/1971-18/12/2011) nhiều việc phải làm Sinh viên: Kiều Hoài Nam Lớp: QTVPK7A BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hệ cán công chức, viên chức sinh viên, học sinh có quyền tự hào thành tích 40 năm hoạt động: - Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011); - Huân chương Tự hạng Nhất Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983); - Huy chương Hữu nghị Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007); - Huân chương Lao động Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; - Bằng khen Chính phủ năm 2011; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Nội vụ; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Công an; - Kỷ niệm chương Hùng Vương Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989); - Nhiều Bằng khen, giấy khen Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn niên, Liên đoàn Lao động - Đảng nhà trường đạt danh hiệu sạch, vững mạnh, Cơng đồn, Đồn niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền - Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh bậc, loại hình học tập Trường 45.737 người, đào tạo 71 lưuhọc sinh, thực tập sinh CHDCND Lào Với bề dày kinh nghiệm 40 năm có quyền hy vọng tin tưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vượt qua khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng hiệu cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ cho xã hội đáp ứng yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Chức Trường Đại học Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa - Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội - Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục đào tạo - Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội - Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất lượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà trường - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ; ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã hội địa phương đất nước; thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật - Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường - Xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu đội ngũ công chức, viên chức, hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ hợp tác quốc tế Nhà trường, trình học tập phát triển sau tốt nghiệp người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực lĩnh vực đào tạo Trường - Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt động khoa học cơng nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã hội, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công nghệ Nhà trường - Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê sở vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp luật Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chấp hành chủ trương đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Hiện nay, lề lối làm việc cán công chức việc chấp hành kỷ luật lao động, quy chế làm việc thưc nghiêm túc Trang phục thi hành công vụ cán toàn Trường tốt, đảm bảo gọn gàng, lịch phù hợp với sắc văn hóa dân tộc Việc đeo thẻ vào nề nếp Giao tiếp ứng xử cán làm việc giảng dạy quan tâm nhiều trở thành nội dung chuẩn quan trọng rèn luyện người cán bộ, công chức nay; giao tiếp qua điện thoại cải thiện Đại phận cán giao tiếp, ứng xử mực với đồng nghiệp, sinh viên khắc phục tình trạng ứng xử thiếu văn hóa… Các hoạt động khác treo Quốc kỳ, Quốc huy trụ sở quan buổi lễ, đón tiếp khách nước ngồi lễ tang thực theo quy định đề nhà trường Việc trí phịng làm việc, phòng họp gọn gàng khoa học Biển tên quan đặt đầy đủ Nhược điểm Vẫn cịn tình trạng khơng đeo thẻ cán Khi nghe điện thoại không tuân thủ nguyên tắc xưng tên Có tình trạng muộn, sớm Giải pháp Việc thực quy chế văn hóa cơng sở đạt hiệu cao đơn vị thực theo kiểu hô hiệu lược trích quy định treo nơi làm việc Cơ quan cần đưa nội dung Quy chế thảo luận thường xuyên để người dần có ý thức, tạo thói quen tốt vào nề nếp Cơ quan đơn vị cần xây dựng tiêu chí cụ thể để phấn đấu, có khen thưởng xử phạt rõ ràng Đối với nhứng cán làm phận tiếp khách, sinh viên giỏi chuyên môn, nghiệp vụ mà cịn phải có thái độ giao tiếp, phẩm chất đạo đức Ngoài lãnh đạo đơn vị phải tuân thủ quy chế để làm gương cho nhân viên từ kiểm tra, giám sát cơng tác 45 Sinh viên: Kiều Hoài Nam Lớp: QTVPK7A BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thưc quy chế nhân viên để đảm bảo tính khách quan việc kiểm tra giám sát Các cán quan cần biết xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hịa đồng, đồn kết với nhau, giúp đỡ lẫn Mỗi cá nhân cần cẩn trọng lời ăn tiếng nói phải biết giữ chữ tín Khảo sát công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường đứng đầu nước giảng dạy công tác văn thư lưu trữ với tảng lâu đời cơng trình nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Hoạt động văn thư lưu trữ ln chuẩn hóa hoạt động Công tác văn thư bao gồm công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho việc đạo quản lý, điều hành văn quan Đối tượng công tác văn thư văn bản, cơng tác Văn thư bao gồm tồn công việc văn giấy tờ Công tác Văn thư khâu quan trọng máy hành nhà nước nói chung quản lý quan đơn vị nói riêng Cơng tác văn thư ln giữ vai trò quan trọng, phương tiện cần thiết hoạt động máy nhà nước nói chung Đối với Trường Đại hoc Nội vụ Hà Nội, công tác văn thư nội dung chủ yếu, chiếm phần lớn hoạt động Trường Vì vây, Trường quan tâm, trọng tới công tác văn thư tạo mơ hình tổ chức văn thư hợp lý Công tác văn thư Trường thực theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư theo Quyết đinh số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức cơng tác văn thư quan Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 46 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức hình thức làm việc quan nên công tác văn thư Trường tổ chức theo hình thức tập trung (tất công văn thao tác nghiệp vụ xử lý văn phải qua phận văn thư) Mọi công văn giấy tờ đi, đến tập trung phòng để lấy dấu, đăng ký sổ chuyển giao Hình thức văn thư tập chung giúp cơng tác văn phịng trường giải nhành chóng kịp thời đáp ứng nhu cầu cơng việc đặt Về công tác soạn thảo văn Văn phương tiện để ghi chép, truyền đạt thơng tin tín hiệu ngơn ngữ quan, phận, cá nhân để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Thơng tin trao đổi quan trọng công việc hành quan cơng cụ giúp người lãnh đạo điều hành thị cho cấp dưới, giúp cho việc xử lý công việc thuận lợi Giữa cá nhân, đơn vị với để giải công việc công việc giao Về công tác quản lý văn Việc quản lý giải văn thực sổ văn đến lưu chuyển giao đến nơi giải Về công tác lập hồ sơ Giữa cơng tác lưu trữ văn thư có gắn kết chặt chẽ mắt xích Việc lập hồ sơ bảo quản, giữ gìn thơng tin phục vụ cho việc thực nghiệp vụ văn thư hoàn chỉnh Bất kỳ quan nào, trình hoạt động có nhiều văn làm để giải công việc Để sau tiện tra cứu việc lập hồ sơ văn quan trọng Hồ sơ tập hợp tất văn có mối liên hệ với vấn đề Bất làm cơng việc cần phải lập hồ sơ cơng việc cơng việc kết thúc ta có hồ sơ hồn chỉnh Về cơng tác quản ý sử dụng dấu Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 47 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Con dấu thể tính pháp lý hiệu lực thi hành văn việc giao dịch quan, đơn vị với Xuất phát từ vai trị việc bảo quản sử dụng dấu phải quản lý chặt chẽ Việc quản lý sử dụng dấu Trường ĐHNVHN thực theo quy định Nghị định số 62/NĐ-CP ngày 22 tháng năm 2003 Chính phủ, Thơng tư số 32/TT-LT Bộ Nội vụ Ban tổ chức Cán Chính phủ ngày 30 tháng 12 năm 1993 Nghị định số 58/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Con dấu đóng có chữ ký người có thẩm quyền Dấu đóng chùn lên 1/3 ký phía trái chữ ký Khơng đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống Con dấu Trường ĐHNVHN giao cho cán văn thư phòng Văn thư bảo quản chịu trách nhiệm đóng dấu Trước đóng dấu, cán phải kiểm tra hợp pháp thủ tục trước đó, xác định chữ ký để đóng dấu trịn quan dấu chức danh Dấu tròn cất cẩn thận tủ có mã số chìa khóa cán văn thư quản lý Dấu chức danh số loại dấu khác bảo quản kệ dấu nằm phục vụ thuận tiện cho việc đóng dấu 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan Khảo sát tình hình thực tế nghiệp vụ lưu trữ Công tác lưu trữ nghiệp vụ cơng tác văn phịng, việc lưu giữ bảo quản tài liệu cura quan Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, việc thực công tác lưu trữ triển khai theo quy trình quy định quy chế công tác văn thư lưu trữ Việc thực công tác lưu trữ nghiêm túc Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân 48 Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ hoạt động cá nhân, tổ chức đặc biệt quan tâm Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập, bổ sung trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thành phần tài liêu thuộc lưu trữ quan phòng lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để bảo quản phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu độc giả Công tác thu thập, bổ sung tài liệu kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ bổ sung nguồn tài liệu, làm phong phú thành phần Phông lưu trữ quốc gia khả phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn di sản văn hóa quốc gia dân tộc Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức lại tài liệu phông theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Để bảo quản tài tốt tài liệu lưu trữ Trường ĐHNVHN thực biện pháp nghiệp vụ nhằm ngăn chặn tác động nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể việc phòng phá hoại, lấy cắp tài liệu người tạo Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 49 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tất tài liệu văn gốc sử dụng chất liệu giấy tốt văn thư Trường lưu giữ cẩn thận từ đầu nên việc bảo quản tài liệu có tính hiệu cao Để văn lưu trữ tốt biện pháp khoa học kỹ thuật trường sử dụng phương pháp cổ truyền để hạn chế mức tối đa việc hư hỏng tài liệu Đối với tài liệu hư hỏng có nguy hư hỏng áp dụng biện pháp tu bổ phục hồi tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trường ĐHNVHN việc theo dõi nguyên tắc tổ chức sử dụng, kết sử dụng tài liệu lưu trữ để giúp quan lưu trữ nắm xác kết sử dụng tài liệu lưu trữ hình thức Trên sở phân tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu độc giả để quan lưu trữ có xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả có hiệu Đồng thời, việc theo dõi kết sử dụng tài liệu giúp trường tổng kết kết phục vụ khai thác, rút kinh nghiệm, ưu khuyết điểm , góp phần cải thiện cơng tác sử dụng tài liệu Công tác đạo nghiệp vụ lưu trữ lãnh đạo quan lãnh đạo (phụ trách) văn phòng Cơ quan ban hành văn đạo công tác này, quy chế, nội quy công tác lưu trữ quan thực theo văn (Pháp lệnh lưu trữ hay Luật Lưu trữ) Trường ĐHNVHN thực công tác văn thư lưu trữ dựa Luật lưu trữ ban hành quy chế văn thư lưu trữ trường Việc thưc công tác văn thư lưu trữ quan tâm đạo sát từ lãnh đạo quan lãnh đạo phụ trách văn phòng PHẦN II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 50 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm Muốn xây dựng kế hoạch công tác năm phải hoạch định cơng việc cịn tồn đọng lại năm trước công việc thực năm Khi xác định khối công việc việc phân loại theo thời gian với tiêu quan trọng cấp thiết Sau chia làm mức độ:(và ký hiệu cho mức độ công việc vào bảng kế hoạch công tác năm) Quan trọng cấp thiết: Thì cần làm huy động tất nguồn lực có Quan trọng khơng cấp thiết: Làm dành thời gian nguồn lực Khơng quan trọng cấp thiết: Thì chia nhỏ khối công việc để thực Không quan trọng không cấp thiết: không cần làm Bảng kế hoạch công tác năm thiết kế với mô sau: Cột tên cơng việc thực Hàng thời gian(cụ thể thứ tự tuần năm) Sau điền đầy đủ thông tin vào cột hàng bắt đầu chia mức độ quan trọng cấp thiết công việc vào ô thời gian năm Từ có bảng kế hoạch cơng tác năm nhìn cơng việc tháng tuần rõ ràng, dễ hiểu (Bảng mẫu kế hoạch công tác năm - phụ lục số VI) Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” “Quy chế văn hóa cơng sở” quan Quy chế công tác văn thư lưu trữ quy chế văn hóa cơng sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành với quy định rõ ràng công tác hoạt động quan Sau đọc, em nhận thấy quy chế công tác văn thư Trường ĐHNVHN rõ ràng đầy đủ nên em không bổ sung hay sửa lại quy chế 51 Sinh viên: Kiều Hoài Nam Lớp: QTVPK7A BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Quy chế công tác văn thư lưu trữ quy chế văn hóa cơng sở Trường ĐHNVHN – phụ lục VII) Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan Quy trình tổ chức hội nghị gồm bước: Bước 1: Chuẩn bị trước hội nghị - Xây dựng kế hoạch hội nghị - Chuẩn bị sở vật chất (địa điểm tổ chức, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, maket…) - Chuẩn bị danh sách đại biểu, giấy mời, gửi giấy mời - Chuẩn bị chương trình hội nghị, kịch hội nghị, tài liệu(tham luận, nghị quyết, biên bản…) - Phân công nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách khối cơng việc (dẫn chương trình, lễ tân, viết tham luận, chương trình hội nghị, kịch hội nghị) Bước 2: Tiến hành hội nghị - Săp xếp chỗ ngồi bàn ghế, hoa, nước uống…, trang trí sân khấu - Tiếp đón đại biểu, phát tài liệu - Tổ chức hội nghị theo chương trình kich chuẩn bị Bước 3: Sau tiến hành hội nghị - Lập lưu hồ sơ hội nghị - Quyết tốn kinh phí Xây dựng mơ hình văn phịng đại cho quan Hiện đại hóa văn phịng công việc quan trọng văn phịng xã hội ngày phát triển, công nghệ thông tin bùng nổ, kéo theo lợi ích Do muốn áp dụng thành tựu vào cơng việc địi hỏi văn phòng phải tiến hành đổi đại hóa Để xây dựng văn phịng đại cho quan khơng có đại hóa thiết bị máy móc mà cần phải đổi hoạt động làm việc nhân viên lãnh đạo 52 Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Hiện đại hóa trang thiết bị cho văn phịng Trường Đại học Nội - Máy vi tính văn phịng “khơng giấy”: Hiện nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bên ngồi nên người ta không cần phải chép, nhân, in công văn phân phát cho phận mà xử lý truyền mạng Để lưu trữ văn bản, việc lưu trữ theo truyền thống cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta tạo đĩa mềm để chép liệu cần thiết Đặc biệt với việc xuất đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học làm cho đĩa cứng CD ROM lưu trữ lượng thông tin tăng hàng triệu lần - Mạng vi tính với hệ thống thơng tin: Để nhanh chóng xử lý thơng tin đầu vào, đầu người ta thường nối máy ti tính thành mạng Có ba loại mạng phổ biến: + Mạng đơn giản: Gồm máy tính người làm việc với đơn vị + Mạng nội bộ: Gồm máy chủ máy khách Máy chủ tiếp nhận, xử lý ung cấp thông tin theo yêu cầu máy khách Loại mạng sử dụng đơn vị có nhiều cấp quản lý cần có phân cấp quản lý thông tin + Mạng mở rộng: Nếu quan đơn vị muốn sử lý thông tin đầu với số quan, đơn vị khác bên văn phịng phải đăng ký nối mạng nội với mạng rộng bên Mỗi mạng rộng tương ứng có ngơn ngữ, ký hiệu thích hợp - Hệ thống thơng tin tồn cầu với chương trình World Wide Web ( Gọi công nghệ Web) nhằm khai thác tồn cầu mạng internet Thơng tin mạng Web dựa mơ hình khách - chủ Web chủ chương trình cài đặt máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho máy khách máy tính gửi yêu cầu tới máy chủ Web khách chương trình máy tính cho phép người dùng u cầu cung cấp thơng tin từ phía máy chủ Ngày cơng nghệ Web phát triển rộng rãi phạm vi toàn cầu 53 Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thư điện tử (Email): Email hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ máy vi tính sang máy vi tính khác Trong phạm vi quan qua mạng rộng khắp giới qua vệ tinh Ngày thư điện tử gửi kèm theo hình ảnh, âm thanh, người ta nghe tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu thái độ người nói - Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính hình phục vụ hội nghị từ xa Các thiết bị nói dùng đường dây điện thoại, qua vệ tinh, qua hệ thống vi ba cáp quang Hiện đại hóa phong cách làm việc văn phịng Cơng việc văn phịng làm việc cần phải có hệ thống thống quy định rõ ràng chức nhiệm vụ phận quan Chức nhiệm vụ xây dựng chuyên môn cá nhân, phận theo phần công việc Giúp cho khâu giải công việc trở nên rõ ràng thuận tiện Mẫu hóa tất loại văn Xây dựng hệ thống quy trình xử lý cơng việc Tuy nhiên, xây dựng văn phịng tính bảo mật cần phải quản lý phức tạp, gây khó khăn cho số giai đoạn cơng việc Chi phí cho máy móc cao Hệ thống bảo mật bị hack lỗi gây rị rỉ thơng tin liệu Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 54 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Trường Đại học Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điêm cơng tác hành văn phịng quan thực tập Cơng tác văn phịng Ưu điểm: Cơng tác văn phịng quản trị văn phịng phần lớn thể tầm nhìn khả lãnh đạo người quản lý Qua nghiên cứu cho thấy lãnh đạo Văn phòng trưởng phòng, ban khác người có trình độ cao, có phương pháp tổ chức điều hành quản lý Vì vậy, mặt cơng tác văn phịng thực tốt.Cụ thể: - Cách thức tổ chức văn phịng: Mơ hình Văn phịng tổ chức khoa học tạo lên độc lập tương đối phịng ban mặt khác phối hợp giải cơng việc lãnh đạo kiểm tra tình hình hoạt động đơn vị Việc bố trí phịng ban ý đến mối tương quan phòng ban Tổ chức lao động khoa học Văn phòng: Trong tổ chức Trường ĐHNVHN áp dụng hình thức phân cơng lao động theo chức cách rõ nét giúp tạo nên cấu lao động chung Văn phịng tương đối hợp lý Bên cạnh đó, việc bố trí cơng việc cho cán phù hợp với trình độ chun mơn nghiệp vụ đào tạo đảm bảo u cầu cơng việc, hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Sử dụng cán đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Việc bố trí cán làm việc kiêm nhiệm vừa đảm bảo mặt nhân vừa phát huy tối đa lực trình độ thân cán Cơng tác đào tạo cán Lãnh đạo quan tâm việc tạo điều kiện cho cán tham dự lớp tập huấn, khóa đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Công tác tuyển dụng quan tâm nhằm đảm bảo tuyển dụng cán vừa có chun mơn vừa trẻ hóa đội ngũ cán Văn phòng 55 Sinh viên: Kiều Hoài Nam Lớp: QTVPK7A BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quan tâm, bố trí trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng: Về trang thiết bị phục vụ công tác Văn phòng đáp ứng yêu cầu cơng việc Sự bố trí phù hợp trang thiết bị tạo thuận lợi cho cán thao tác nghiệp vụ Công tác kiểm kê, bão dưỡng, lý mua sắm thiết bị Văn phòng tiến hành theo định kỳ - Phương thức điều hành hoạt động văn phòng: Mọi hoạt động Văn phòng vào quy chế làm việc, đơn vị phòng ban cán vào để thực nhiệm vụ Bản quy chế làm việc văn phòng vừa để thực vừa dùng để kiểm tra đánh giá mức độ hồn thành cơng việc giao đơn vị cá nhân Việc xây dựng thực kế hoạch hoạt động Văn phòng xây dựng từ kế hoạch chiến lược kế hoạch nghiệp vụ cụ thể Đồng thời vào cuối năm Văn phòng xây dựng báo cáo chi tiết kết hoạt động Văn phòng năm vừa qua, đánh giá mặt tích cực, hạn chế cịn tồn từ đề phương hướng, nhiệm vụ năm Cán Văn phòng người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có nhiều cán có thâm niên cơng tác, có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực cơng tác, có ý thức trách nhiệm với nghề nghiệp Nhược điểm: Về bản, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng trang bị đầy đủ cịn tình trạng: Một số trang thiết bị khơng sử dụng thường xun gây lãng phí Trong có số máy móc cũ hỏng lại chưa đầu tư sửa chữa thay mới, gây ảnh hưởng tới hiệu cơng việc Phịng ban để phục vụ cơng việc cịn nhỏ hẹp khơng đáp ứng đủ khơng gian làm việc cho cán (do diện tích Trường hạn chế nên tránh khỏi) - Trong công tác xây dựng thực kế hoạch: Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 56 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kế hoạch xây dựng phần lớn theo ý chí lãnh đạo Vì việc tực kế hoạch văn phịng cịn nhiều khó khăn, khơng tiến độ cơng việc Công tác văn thư lưu trữ Ưu điểm: Công tác soạn thảo văn ưu điểm bật cán Trường Cán văn thư người có trình độ chun mơn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, văn thư chuyên trách người có kinh nghiệm lâu năm nghiệp vụ thực tốt, đặc biệt việc quản lý văn bản; Quản lý dấu; Lập hồ sơ hành cho văn đi, đến II Để xuất phương pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Tổ chức thường xuyên buổi bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ Một số cán thuộc văn phịng khơng làm ngành nghề đào tạo, Nhà trường cần phải thường xuyên tổ chức buổi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ quan trường đào tạo có liên quan Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác văn phịng cơng tác văn thư Kiểm tra, đánh giá để từ tổng kết, phát mặt đạt để rút kinh nghiệm, tiếp tục phát huy đạt khắc phục tồn để giúp cho cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng thực nghiêm túc có hiệu thời gian tới Đối với công tác văn thư, Nhà trường nên thành lập tổ kiểm tra cơng tác văn thư Có hình thức khen thưởng tập thể, nhân làm tốt công tác văn thư – lưu trữ xử lý kỷ luật đơn vị, nhân vi phạm quy định công tác văn thư Nhà trường cần đầu tư mở rộng không gian làm việc cho cán bộ, giảng viên trường Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 57 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đầu tư sử dụng có hiệu trang thiết bị văn phịng Trang thiết bị văn phịng cơng nghệ thơng tin văn phịng ln có cải tiến mặt khoa học kỹ thuật Nhà trường nên nghiên cứu ứng dụng thành tựu cho phù hợp sở tài nhu cầu sử dụng Tránh lãng phí, sử dụng khơng có hiệu Các máy móc, trang htieets bị hư hỏng, cịn khả sử dụng nên nhanh chóng sửa chữa để đưa vào hoạt động Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 58 Lớp: BÁO CÁO THỰC TẬP vụ Hà Nội Trường Đại học Nội PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Kiều Hoài Nam QTVPK7A 59 Lớp: