Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO 3 I. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên Newtatco. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ 5 2. Quyền hạn công ty 5 3. Cơ cấu tổ chức của công ty 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 6 1.1. Phòng tổ chức – hành chính tổng hợp. 7 1.2. Phòng tài chính – kế toán. 9 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức hành chính tổng hợp. 10 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho công ty. 12 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 14 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan 15 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15 1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ 17 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 20 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của công ty TNHH một thành viên Netatco Tây Hồ 20 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty TNHH một thành viên Newtatco 22 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 39 3.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39 3.2. Xác định giá trị tài liệu 40 3.3. Chỉnh lý tài liệu 41 3.4 Công cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ của cơ quan 41 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ của cơ quan 42 3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ 42 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 44 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần,kế hoạch công tác tháng và năm 44 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 46 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 59 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 66 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 68 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hành chính của công ty. Nhận xét ưu, nhược điểm . 69 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 71 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 71 1. Ưu điểm 71 2. Nhược điểm 73 II. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 74 1. Đối với công ty 74 2. Đối với nhà trường. 75 LỜI CẢM ƠN 76 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO I.Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH thành viên Newtatco .5 1.Chức năng, nhiệm vụ 2.Quyền hạn công ty 3.Cơ cấu tổ chức công ty ( xem phần phụ lục ) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng .6 1.1 Phòng tổ chức – hành tổng hợp 1.2 Phòng tài – kế toán .8 2.Cơ cấu tổ chức văn phòng ( phụ lục 2) 3.Bản mô tả công việc Trưởng phòng tổ chức - hành tổng hợp 10 II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 11 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 11 1.1.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo công tác hậu cần cho công ty 12 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan ( xem phụ lục ) .14 1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị quan ( xem phụ lục 4) 15 1.4.Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan ( xem phụ lục 5) 15 1.5.Tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở công ty TNHH thành viên Newtatco Tây Hồ 17 Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ 21 2.1 Mô hình tổ chức văn thư công ty TNHH thành viên Netatco Tây Hồ .21 2.2.Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư công ty TNHH thành viên Newtatco 23 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 42 3.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan 42 3.2 Xác định giá trị tài liệu .44 3.3 Chỉnh lý tài liệu 44 3.4 Công cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ quan .44 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ quan 45 3.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ 46 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 47 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN .47 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần,kế hoạch công tác tháng năm .47 2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan 49 3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” quan 63 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 71 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 73 6.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng hành công ty Nhận xét ưu, nhược điểm 74 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 76 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 76 Ưu điểm 76 Nhược điểm 78 II ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .79 Đối với công ty 79 Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với nhà trường 80 LỜI CẢM ƠN 81 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày , xã hội ngày phát triển hướng tới công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý, thiếu quan, tổ chức nào.Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có chuyên môn thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu Với xu phát triển kinh tế tri thức công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho trình quản lý.Vì đội ngũ văn phòng cần thiết cho quan tổ chức Như lời dạy Bác Hồ vĩ đại “ học đôi với hành làm việc” Mác nói “ Thực tiễn phải gắn liền với lý thuyết, lý thuyết mà thực tiễn lý thuyết suông thực tiễn mà lý thuyết thực tiễn mù” phương châm giảng dạy học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng cửa Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nhà trường tổ chức cho đợt thực tập sau học xong môn học công tác văn phòng như: Nhập môn quản trị văn phòng, Nguyên lý thống kê, Nghi thức nhà nước, Nghiệp vụ công tác văn thư, định hình số công việc văn phòng Nhà trường với khoa phối hợp thực việc tổ chức kiến tập cho sinh viên nghành Quản trị Văn Phòng nhằm số mục đích sau: Thư là: Giúp cho sinh viên vận dụng kiến thức bản, lý thuyết học trường để đưa vào áp dụng thực tiễn quan, tiền đề cho sinh viên đến với quan thực tập tự tin hơn, có kinh nghiệm thực tế để đưa vào học Thứ hai là: Thông qua đợt thực tập nghành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết vào thực tế để rèn luyện kỹ thực hành, để nâng cao tay nghề sau trường hoàn thành tốt công việc giao Thứ ba là: Cần có nhận thức đắn nghề nghiệp mà theo học, có thái độ nghiêm túc, tích cực việc học tập rèn luyện Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ tư là: Để nâng cao hiệu công việc sau sinh viên cần phải cố gắng để góp phần nhỏ cho đất nước Đây hội giúp sinh viên củng cố lại kiến thức học nhà trường khẳng định lại lực sinh viên trước tốt nghiệp trường Là sinh viên nghành quản trị văn phòng em thấy trình học tập, tốt nghiệp hội để sinh viên chúng em tập duyệt rèn luyện tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tương lai Sau thời gian tiếp súc thực tế hai tháng với môi trường làm việc thực tập quan, học hỏi nhiều kinh nghiệm, lý thuyết sách giảng đường để vận dụng vào thực tế nơi làm việc, từ rút học kinh nghiệm cho thân để đem lại tri thức mà lĩnh hội lý thuyết sách để phục vụ cống hiến cho thân cho phát triển đất nước sau Dưới đạo hướng dẫn nhà trường, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng, đồng thời đồng ý tiếp nhận lãnh đạo công ty TNHH thành viên Newtatco, em thực tập quan từ ngày 09/03/2015 đến hết ngày 29/4/2015 Đây kết đánh dấu bước trưởng thành em sau thời gian học tập rèn luyện trường Mặc dù cố gắng kiến thức học nhà trường hạn chế so với công việc thực tế thiếu kinh nghiệm thân nên em không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế trình thực tập quan Em mong nhận thông cảm, đóng góp thầy cô giáo cán quan để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm kinh nghiệm công việc tạo điều kiện thuận lợi cho em trình công tác sau Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO Sự đời công ty TNHH thành viên Newtatco Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ Du lịch (viết tắt NEWTATCO) Doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt nam, tiền thân Tổng Công ty Phát triển Công nghệ Du lịch thành lập theo Quyết định số 713/VKH - QĐ ngày - 10 - 1991 Viện trưởng Viện khoa học ký Ngày 27- - 1996 Giám đốc Trung tâm Khoa học Tự nhiên Công nghệ Quốc gia (nay Viện khoa học Công nghệ Việt Nam) định số 1194/QĐ-KHCNQG việc tổ chức lại Tổng công ty Phát triển Công nghệ Du lịch theo mô hình tổ chức Tổng công ty 90 Ngày 21 - - 2002, Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam định số 669/KHCNVN - QĐ đổi tên Tổng công ty Phát triển Công nghệ Du lịch thành Tổng công ty Ứng dụng Công nghệ Du lịch (viết tắt NEWTATCO) Ngày 19 - - 2008, Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam ký Quyết định số 1058/QĐ - KHCNVN tổ chức lại Tổng công ty Ứng dụng Công nghệ Du lịch - NEWTATCO thành Công ty Ứng dụng Công nghệ Du lịch - NEWTATCO Ngày 01 - 10 - 2010, Chủ tịch Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam ký Quyết định số 1266/QĐ - KHCNVN tổ chức lại Công ty Ứng dụng Công nghệ Du lịch - NEWTATCO thành Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ Du lịch - NEWTATCO a.Tên Công ty: Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ Du lịch - Tên giao dịch quốc tế: New technology application and tourism one member company limited - Tên viết tắt:NEWTATCO Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Trụ sở chính: - 125 Hoàng Văn Thái - Khương Trung - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: 04.35658898 Fax: 04.35666416 Email: newtatco@vnn.vn Website: www.newtatco.vn Logo công ty: c Trụ sở giao dịch - Trụ sở chính: Số 125 đường Hoàng Văn Thái - Phường Khương Trung Quận Thanh Xuân - Hà Nội - Điện thoại : (84 4) 35658898 - (84 4) 35658848 - (84 4) 35666185 - Fax: (84 4) 3566 6416 - Email: newtatco@vnn.vn - contact@newtatco.vn d Tài khoản • Tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Hà Thành - Tiền gửi (VNĐ) : 122.10.000.354820 - Ngoại tệ (USD) : 122.10.3700.24941 • Tại NH Công Thương Việt Nam - Chi nhánh NH Công Thương KCN Bắc HN - Tài khoản : 10201.00000.60677 Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội e Vốn điều lệ: + Vốn điều lệ: 118.211.993.000đ + Vốn cố định:91.346.138.000đ + Vốn lưu động: 26.865.855.000đ I.Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH thành viên Newtatco Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH MTV NEWTATCO Tây Hồ có trụ sở số 41 – Đường Tây Hồ, Phường Quảng An, Quận Tây Hồ, Tp.Hà Nội Được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0105896908 sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp Hiện công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp Công ty kinh doanh theo giấy phép kinh doanh với công việc sau: Dịch vụ chăm sóc trì cảnh quản Vệ sinh nhà cửa công trình khác Sửa chữa máy móc thiết bị Kinh doanh Bất động sản, quản lý BĐS, Đại lý bán vé máy bay; Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ dưỡng, nhà hàng, khu vui chơi giải trí lữ hội khách hàng Trách nhiệm nhiệm vụ công ty điều lệ công ty quy định Quyền hạn công ty Theo quy định pháp luật luật doanh nghiệp công ty có quyền hạn sau đây: - Chiếm hữu sử dụng định đoạt tài sản doanh nghiệp - Lựa chọn ngành nghề, địa bàn đầu tư, hình thức đầu tư, kể liên doanh góp vốn vào doanh nghiệp khác, chủ động mở rộng quy mô, ngành nghề kinh doanh - Tìm kiếm thị trường, khách hàng kí kết hợp đồng Lựa chọn hình thức cách thức huy động vốn Kinh doanh xuất nhập Tuyển, thuê sử dụng người lao động theo yêu cầu kinh doanh Tự chủ kinh doanh, chủ động áp dụng phương thức quản lí khoa học, nâng cao hiệu khả cạnh tranh Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Từ chối yêu cầu cung cấp nguồn nhân lực không pháp luật quy định từ cá nhân, quan hay tổ chức Trừ khoản tự nguyện đóng góp mục đích nhân đạo công ích Cơ cấu tổ chức công ty ( xem phần phụ lục ) Như biết, tổ chức thuộc quy mô trình hoạt động có cấu tổ chức khác Về cấu tổ chức công ty TNHH thành viên Newtatco Tây Hồ khái quát sau: 3.1 Ban điều hành công ty - Giám đốc - Phó giám đốc - Trưởng phòng đơn vị, phòng ban 3.2 Các phòng tham mưu giúp việc - phòng tổ chức - hành tổng hợp - phòng tài kế toán - phòng sản xuất, kinh doanh - phòng kiểm định chất lượng 3.3 Các đơn vị trực thuộc - gồm chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Thành phố Hà Nội II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng - Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức tham mưu giúp việc cho giám đốc quản lý, điều hành công việc - Kế toán trưởng: giúp giám đốc doanh nghiệp đạo, tổ chức thực công tác kế toán, thống kê doanh nghiệp có nhiệm vụ quyền hành theo quy định pháp luật - Các phòng, ban, trung tâm khỏi quan để giao dịch với đối tác ( nước nước) phải báo cáo với giám đốc thời gian, nội dung công việc kết phải đồng ý giám đốc - Các báo cáo lãnh đạo phòng, ban trung tâm lên giám đốc phải Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội soạn thảo lãnh đạo phòng, ban ký nháy - Các văn công ty phải đươc lưu giữ theo quy định bảo mật thông tin quy định - Không tự ý cung cấp thông tin, văn bản, báo cáo có liên quan đến công ty chưa giám đốc công ty đồng ý Ai sai phạm xử lý kỉ luật theo quy định công ty nhắc nhở, cảnh cáo, buộc việc 1.1 Phòng tổ chức – hành tổng hợp - Xây dựng mô hình tổ chức biên chế quản lý tổ chức sản xuất phù hợp với chức nhiệm vụ công ty; bố trí sử dụng lao động đảm bảo tính khoa học - Thực chế độ tuển dụng lao động theo quy định công ty Bộ luật lao động Tham mưu cho giám đốc thực tốt kế hoạch công tác nâng bậc lương, thi ngạch viên chức hàng năm cán công nhân viên - Giúp giám đốc công ty quản lý nắm chất lượng đội ngũ cán công nhân viên, tham mưu đề xuất việc đề xuất, bổ nhiệm, điều động khen thưởng xử lý kỷ luật cán công nhân viên thuộc quyền quản lý - Xây dựng thực tốt quy chế tiền lương, tiền thưởng theo quy định công ty pháp luật Xây dựng định mức lao động đơn giá tiền lương đảm bảo tính khoa học kết hợp với đảm bảo tốt sách cho người lao động tạo động lực thúc sản xuất kinh doanh phát triển - Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước mắt xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực công ty - Thực sách liên quan đến người lao động như: chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…xây dựng sủ dụng có hiệu quỹ tiền lương, quỹ đào tạo, quỹ phúc lợi - Quản lý toàn hồ sơ doanh nghiệp tài liệu liên quan đến tư cách pháp nhân công ty Quản lý hồ sơ cảu cán công nhân viên thuộc quyền quản lý công ty - Phối hợp với công đoàn sở, Giám đốc giải vấn đề liên quan đến người lao động như: tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động, thực chế độ người lao động tranh chấp lao động (nếu xảy ra) - Tham mưu cho lãnh đạo công ty, hướng dẫn kiểm tra đơn vị công Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công chức, viên chức phòng giúp cán tập trung làm việc ; phòng có công nghệ đại hỗ trợ trình làm việc giúp công việc đạt hiệu cao Các phận đặt tầng tòa nhà nên dễ dàng cho việc di chuyển chuyển giao tài liệu, không làm nhiều thời gian để giải công việc Điều thuận tiện cho việc tiếp khách quan khách đến liên hệ tìm thấy phận văn phòng cách dễ dàng Nhược điểm mô hình tổ chức máy văn phòng công ty TNHH thành viên Newtatco chưa hợp lý, tổ chức theo mô hình nhiều phòng làm việc gây lãng phí diện tích trang thiết bị văn phòng mà hiệu công việc lại không cao Khi có văn giấy tờ cần giải phải thời gian lại từ phòng sang phòng kia, giải công việc không theo dây chuyền tính liên hoàn hiệu công việc không cao Không có tính gắn kết cán công chức, viên chức văn phòng Sinh viên: Bùi Thị Thương 75 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Ưu điểm Với đội ngũ cán nhân viên, có trình độ chuyên môn cao đào tạo công tác quản trị văn phòng vào nề nếp quan tâm ngày toàn diện Cán công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, thực suất xắc nhiệm vụ giao, thực suất xắc vai trò tham mưu, giải công việc kịp thời cho Giám đốc Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty bố trí cách hợp lý, việc phân công, quy định chức , nhiệm vụ cho phận thuộc văn phòng quản lý phối hợp nhịp nhàng đạt hiệu cao công việc - Trong công tác văn phòng văn phòng công ty TNHH thành viên Newtatco Tây Hồ đượ trang bị đầy đủ máy tính, máy Fax, máy in,điện thoại, tủ để tài liệu, điều hòa, cặp hộp hồ sơ, phương tiện chuyên chở tài liệu, văn phòng phẩm xếp phân công cách hợp lý.Để đảm bảo môi trường làm việc ổn định mang lại hiệu cao công việc, cung cấp thông tin đầy đủ cho việc thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn phong đảm bảo tốt điều kiện vật chất, công tác hậu cần cho họp, hội thảo hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạicông việc tiếp khách Mọi công việc đơn đốc, chie đạo sát xao thực nghiêm túc đầy đủ, xác Sắp xếp phân công công việc văn phòng hợp lý đảm bảo công việc không bị chồng chéo lên Mỗi công việc giải cách nhanh chóng hiệu Tác phong làm việc cán bộ, công nhân viên công ty thực nghiêm túc giấc, nội quy, quy định công ty, thực chức nhiệm vụ - Trong hoạt động tham mưu giúp việc Sinh viên: Bùi Thị Thương 76 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác tham mưu cho lãnh đạo quan, văn phòng phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo quan Trong qua trình thu thập thông tin cho lãnh đạo xác, nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Văn phòng mặt quan cầu nối lãnh đạo với cá nhân đơn vị khác công ty cán văn phòng giữ cho tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể nét văn hóa quan - Công tác soạn thảo ban hành văn Nhìn chung công tác soạn thảo văn thực theo quy định nhà nước Trình tự soạn thảo văn đảm bảo yêu cầu mà nhà nước quy định Mỗi cán soạn thảo rèn luyện cho đức tính cần cù, cẩn thận, khoa học văn ban hanhfra đảm bảo chất lượng số lượng - Trong công tác văn thư – lưu trữ Với hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp quản lý bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu dễn dễ dàng thuận lợi Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán công nhân viên trình thừa hành công vụ Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ theo quy trình quy định nhà nước văn quy phạm pháp luật Tổ chức xây dựng văn quản lý văn cán chuyên viên hoàn thành tốt đủ nội dung, thể thức đảm bảo tính pháp lý văn Sinh viên: Bùi Thị Thương 77 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tong công tác quản lý văn bản, văn phòng tổ chức theo dõi giải công việc đơn vị nhân phân công nhiệm vụ Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ hành thuộc quản lý văn phòng tổ chức tốt theo quy chế công tác văn thư lưu trư quan Nhược điểm - Công tác văn phòng Bên cạnh ưu điểm công tác văn phòng công ty số hạn chế số lượng cán văn phòng nên cán văn thư kiêm thêm lưu trữ vất vả tập trung cho công việc nên gây nhiều chồng chéo giải công việc Nhiều cán văn thư đảm đương hai công việc lúc dẫn đến công việc bị ứ đọng, trì trệ không giải kịp thời triệt để Không đáp ứng kịp thời yêu cầu xử lý thông tin cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng Việc xây dựng văn phòng quan đại chưa quan tâm mức, mô hình tổ chức văn phòng chưa phù hợp thống nhất, điều ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quản lý quan - Công tác soạn thảo văn Chất lượng văn ban hành chưa cao Văn văn phòng ban hành mắc số sai sót phần thể thức Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế Vì công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn - Công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư chưa khoa học hợp lý việc đăng ký văn đi, đến không rõ ràng, đăng ký chung cho Quyết định đi, đến công văn đi, đến sổ.đôi gây khó khăn cho việc tr tìm tài liệu Cuối năn văn thư chưa lập hồ sơ cho tài lệu lộn xộn xảy mát thất lạc khó tìm kiếm Sinh viên: Bùi Thị Thương 78 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn ban hành bỏ sót số ký hiệu văn bản, công tác lập hồ sơ hện hành chưa qaun tâm mức Các nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ phạm vi công việc giao buộc phải hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ vào lưu trũ hành gây khó khăn cho cán lưu trữ Công tác văn thư chưa quan tâm nhiều tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống phân tán phận, ban, nghành nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian Kinh phí phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ hạn hẹp, phương tiện sử dụng tài liệu kho lưu trữ thiếu không đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc II ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Đối với công ty Cán văn phòng phải thường xuyên báo cáo tình hình công việc giao vướng mắc cụ thể khó giải để lãnh đạo công ty biết có biện pháp xử lý, khắc phục - Thường xuyên bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ cho cán văn phòng cách tạo điều kiện cho cán văn phòng tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn tạo điều kiện cho cán văn phòng giao lưu học hỏi nghiệp vụ công ty khác - Thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng cho cán bộ, nhân viên công ty - Nên áp dụng ISO vào công tác văn phòng - Đầu tư thêm sở vật chất đặc biệt trang thiết bị văn phòng giúp cho công tác văn phòng nói chung công tác soạn thảo, ban hành văn quản lý văn nói riêng đạt hiệu cao - Bố trí thêm 01 cán nhân viên phận lễ tân để giảm bớt công việc cho cán văn phòng làm tốt trách nhiệm không Sinh viên: Bùi Thị Thương 79 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lúc phải đảm nhiệm nhiều công việc làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn phòng - Cần đưa chương trình phần mềm quản lý văn máy vi tính vào công tác văn phòng cuả công ty phục vụ cho việc quản lý, tra tìm văn bản, nghiên cứu, sử dụng văn cán bộ, nhân viên công ty - Đưa quy định khen thưởng, xử lý vi phạm đơn vị, cá nhân làm tốt vi phạm công tác văn phòng Đối với nhà trường - Cần yêu cầu thái độ học tập làm việc sinh viên nghiêm túc - Rèn luyện nâng cao ý thức tự học sinh viên - Cần có ngoại khóa để sinh viên trao đổi kiến thức cần thiết - Tạo điều kiện để sinh viên có nhiều buổi học thực hành để sinh viên nắm kiến thức hơn, nâng cao kỹ nghiệp vụ cho sinh viên - Thường xuyên tổ chức cho sinh viên tham dự buổi hội thảo ngành nghề mà sinh viên theo học - Thường xuyên tổ chức cho sinh viên tham quan với quan tổ chức áp dụng ISO công tác văn thư Sinh viên: Bùi Thị Thương 80 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Gần 02 tháng thực tập Công ty TNHH thành viên Newtatco Tây Hồ, em có điều kiện vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn Quá trình giúp em có cọ sát với thực tế, từ xử lý công việc cách nhanh chóng linh hoạt hơn, phần nắm vững khâu nghiệp vụ chuyên môn Đó quãng thời gian thật ý nghĩa với em, đó, em lĩnh hội Cô, Chú, Anh, Chị khối lượng kiến thức bổ ích; phong cách làm việc, mà em tích lũy kỹ giao tiếp, kỹ ứng xử nơi công sở, kỹ sống môi trường tập thể… kinh nghiệp quý báu mà em học sách - tất điều hành trang giúp em vững vàng tương lai - ngày gần em trở thành cán văn phòng Đợt thực tập giúp em nhận công tác văn phòng hoạt động thiếu máy quan, tổ chức đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Văn phòng nơi cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan, hiệu hoạt động quan cao hay thấp phần phụ thuộc vào công tác có làm tốt hay không giúp em hiểu cán văn phòng giỏi lý luận nghiệp vụ tốt mà phải biết vận dụng lý luận vào thực tiễn công việc Để có kết em xin bày tỏ kính trọng lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy Nguyễn Mạnh Cường – trưởng khoa quản trị văn phòng, cô Lâm Thị Thu Hằng ,cùng Thầy, Cô giáo khoa Quản trị văn phòng Em xin trân trọng cảm ơn anh Đỗ Hoài Nam, trưởng phòng Tổ chức – Hành chị Nguyễn Thị Hồng Gấm, cán văn thư công ty, tận tình bảo, động viên tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Xin kính chúc Thầy, cô Cô, Chú Anh; Chị luôn mạnh khỏe, hạnh phúc thành đạt sống Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Bùi Thị Thương Sinh viên: Bùi Thị Thương 81 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy công ty TNHH thành viên Newtatco Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức văn phòng tổ chức – hành Trưởng phòng Phó phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ công ty Văn phòng công ty Yêu cầu, đề nghị phòng, ban đăng ký công việc phải làm Thu thập tổng hợp thông tin Dự thảo chương trình công tác Gửi thảo đến phòng, ban để đóng góp ý kiến Chỉnh sửa lại thảo Trình lên lãnh đạo Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị công ty Văn phòng công ty Trước diễn hội nghị L Lên kế hoạch cho hội nghị Trong hội nghị C Chuẩn bị tài liệu giấy tờ có liên quan Chọn thời gian địa điểm để tổ chức hội nghị L Đón tiếp đại biểu, khách mời tham gia hội nghị Làm công tác hậu cần phục vụ cho họp Sau hội nghị kết thúc T Tổng hợp lại thông tin liên quan đến họp T Dọn dẹp hội trường Thu thập tài liệu để lập hồ sơ T Thanh toán Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Sơ đồ quy trình chuyến công tác cho lãnh đạo công ty TNHHN thành viên Newtatco Văn phòng công ty Trước chuyến công tác 1, Xây dựng chương trình cho chuyến 2, Chuẩn bị thủ tục, tài liệu liên quan đến chuyến 3, Chuẩn bị kinh phí, phương tiện cho lãnh đạo 4, Chuẩn bị chỗ ăn, 5, Liên hệ trước với nơi lãnh đạo đến công tác Trong chuyến công tác 1, Thay mặt lãnh đạo giải công việc công ty 2, Thảo văn ủy quyền 3, Tiếp khách cho lãnh đạo thời gian vắng Sau chuyến công tác 1, Báo cáo tình hình công ty 2, Soạn thư cảm ơn đến quan công tác 3, Lưu tài liệu cần thiết chuyến 4, Ghi chép lại công việc cần giải để báo cáo với lãnh đạo Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ luc 6: LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO TÂY HỒ Từ ngày 06/4/2015 đến ngày 11/4/2015 Thứ, ngày, Sáng Chiều tháng, Làm việc từ 8h đến 11h30 Làm việc từ 13h30 đến 17h30 năm Thứ 8h:Họp triển khai công 06/4/2015 việc đầu tuần 13h30: làm việc quan Thứ 9h30: làm việc quan 8h:đối tác đến làm việc 07/42015 quan bàn kế hoạch sản xuất 13h: làm việc quan Thứ số mặt hàng 8h: Làm việc quan Thứ với số việc 8h: cử số cán đến 13h: làm việc quan 13h: phòng ban đến trao đổi công ty khác để học hỏi kinh Thứ Thứ nghiệm 8h: làm việc quan 8h: làm việc quan 13h: làm việc quan 13h: họp tổng kết công việc tuần công ty Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 7:Kế hoạch công tác tháng công ty ( từ ngày 01/2/2015 đến ngày 28/2/2015) stt 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 Nội dung Phòng thực Tổng kết công việc tháng trước để PNS biết công việc làm chưa làm Triển khai công việc sản xuất số mặt PSX hàng công ty Tổng kết báo cáo nhu cầu tiền lương năm PTC Kiểm tra việc chi tiêu khoản công ty Đôn đốc phòng ban làm việc theo PHC dự kiến Lãnh đạo kiểm tra giám sát công việc PHC công ty Giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng ban thực Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghi tổng kết VP năm Dự kiến có đối tác tới làm việc công ty Cử số cán học nâng cao công tác văn phòng Chuẩn bị số tài liệu giấy tờ cho lãnh đạo VP quan công tác Triển khai số hợp đồng với công ty khác khu vực Ban hành số kế hoạch công tác năm VP Thời gian Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Sinh viên: Bùi Thị Thương Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B