Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 3 1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 4 2.1. Chức năng của Công ty 4 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Công ty 5 1.1. Chức năng của Phòng Hành chính 5 1.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Công ty 6 1.3. Quyền hạn của Phòng Hành chính công ty 6 2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1. Đánh giá vai trò của phòng Hành chính trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty 7 1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 7 1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần 8 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng: 9 1.3. Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị của cơ quan: 11 1.3.1. Quy trình tổ chức hội nghị: 11 1.4. Quy trình sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13 1.4.1. Sắp xếp chuẩn bị 13 1.4.2. Trong chuyến đi công tác 16 1.4.3. Sau chuyến đi công tác 16 1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở của công ty 17 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 17 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 2.1.1. Tình hình soạn thảo ban hành văn bản 17 2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản: 20 2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 20 2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan: 21 2.1.5. Kỹ thuật soạn thảo văn bản: 22 2.1.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 22 2.1.6.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi: 22 2.1.6.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 24 2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 31 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: 31 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 31 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 32 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 33 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 33 3.5. Nhận xét ưu nhược điểm các nội dung trên: 34 PHẦN II .CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THẬT ĐIỆN 37 1. Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 37 1.1. Lịch công tác tuần 37 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng 38 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 39 2. Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của công ty 40 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của công ty 57 4. Chương trình hội nghị của công ty 62 5. Mô hình văn phòng hiện đại của công ty. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 63 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của công ty 64 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65 1. Nhận xét 65 1.1. Ưu điểm 65 1.1.1. Về công tác tổ chức quản lý: 65 1.1.2. Công tác văn thư 66 1.1.3. Áp dụng công nghệ thông tin. 67 1.2. Hạn chế 67 1.2.1. Trong công tác quản trị hành chính văn phòng 67 1.2.2. Công tác văn thư 68 2. Kiến nghị 68 2.1. Về công tác quản trị văn phòng 68 2.2. Đối với công tác văn thư 69 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin. 69 LỜI CẢM ƠN 70 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện 1.Sơ lược hình thành phát triển công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện .5 2.1 Chức Công ty 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty .5 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Hành công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Hành Công ty .6 1.1.Chức Phòng Hành 1.2.Nhiệm vụ Phòng Hành Công ty .7 1.3.Quyền hạn Phòng Hành công ty .7 2.Cơ cấu tổ chức Phòng Hành III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1.Đánh giá vai trò phòng Hành công việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho công ty 1.1.1 Chức tham mưu, tổng hợp 1.1.2 Chức giúp việc, đảm bảo hậu cần .9 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan nói chung đơn vị nói riêng: 10 1.3 Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị quan: 13 Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.1 Quy trình tổ chức hội nghị: .13 1.4 Quy trình xếp chuyến công tác cho lãnh đạo 15 1.4.1 Sắp xếp chuẩn bị .15 1.4.2 Trong chuyến công tác 18 1.4.3 Sau chuyến công tác .18 1.5 Công tác tình hình triển khai thực Nghi thức Nhà nước văn hoá công sở công ty 20 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 20 2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 20 2.1.1 Tình hình soạn thảo ban hành văn .20 2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản: 23 2.1.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: 23 2.1.4 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan: 24 2.1.5.Kỹ thuật soạn thảo văn bản: 25 2.1.6 Tổ chức quản lý giải văn quan thực tập 25 2.1.6.1 Quy trình quản lý giải văn đi: 26 2.1.6.2 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến: 27 2.1.7 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: 35 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ: .35 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: .35 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 36 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 38 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 38 3.5 Nhận xét ưu nhược điểm nội dung trên: .39 PHẦN II 42 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THẬT ĐIỆN 42 1.Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .42 1.1 Lịch công tác tuần 42 Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng .42 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 44 2.Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ công ty 44 3.Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở công ty .64 4.Chương trình hội nghị công ty 69 Mô hình văn phòng đại công ty Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng 69 Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành công ty .71 PHẦN III 72 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 72 Nhận xét 72 1.1 Ưu điểm .72 1.1.1 Về công tác tổ chức quản lý: .72 1.1.2 Công tác văn thư .73 1.1.3 Áp dụng công nghệ thông tin 74 1.2 Hạn chế 74 1.2.1 Trong công tác quản trị hành văn phòng 74 1.2.2 Công tác văn thư .75 Kiến nghị 75 2.1 Về công tác quản trị văn phòng 76 2.2 Đối với công tác văn thư 76 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin 76 LỜI CẢM ƠN 77 PHỤ LỤC 80 PHỤ LỤC Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU “Học đôi với hành” hai nhiệm vụ phải song song với nhau, dù sinh viên theo học nghành nghề nào, chuyên môn phải học tập nghiên cứu lý luận để trang bị kiến thức ngành nghề họ theo học Bên cạnh lý thuyết thực tập thực tế phần thiếu trình học tập Nhận thấy mối quan hệ đòng hành học hành, Trường Đại học Nộ vụ Hà Nội tạo điêu kiện cho sinh viên bậc học trải nghiệm với thực tế công việc thông qua đợt thực đơn vị quan tổ chức thực hành kỹ chuyên ngành bao gồm kiến thức quản trị văn phòng, công tác văn thư lưu trữ… Thực tập nhiêm vụ quan trọng ngành nghề, giúp cho sinh viên làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đê vững vàng, tự tin trường có nhiều kỹ tìm việc Đối vói nghề văn phòng hay lưu trữ, thực tập công việc thiết thực, giúp sinh viên hòa vào thực tế, kiểm nghiệm kiến thúc học bằn thực tiễn, rút knh nghiệm cho thân mà hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, văn hóa ứng xử nơi công sở cán văn phòng tương lai Theo kế hoạch nhận thực tập công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện Qua hai tháng thực tập (09/3/2015 – 29/4/2015) tìm hiểu đây, khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức học để thức hành số nghiệp vụ cong tác văn phòng, công tác văn thư Với tư cách sinh viên chưa có kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nên khó việc đưa nhìn đầy đủ tất công việc Mặc dù vậy, báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên cố gắng khai thác đề bản, để phần phản ánh hoạt động thực tiễn công tác văn phòng, công tác văn thư công ty TNHH Công nghiệp Kĩ thuật Điện Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên sử dụng số phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp vấn để thực báo cáo Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo chia thành: Lời mở đầu Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện Phần 2: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành công ty Phần 3: Kết luận đề xuất, kiến nghị Tuy nhiên, với thời gian thực tập ngắn với việc lúng túng áp dụng lý thuyết vào thưc tiễn nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận góp ý từ phía thầy cô giáo Khoa cán Phòng Văn Thư Lưu trữ để hoàn thiện kỹ làm việc Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Quản trị Văn phòng tổ chức đợt thực tập bổ ích cho sinh viên, đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy Nguyễn Mạnh Cường, người giúp đỡ hướng dẫn đợt thực tập vừa qua Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện, đặc biệt Phòng Hành giúp hoàn thành đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Lê Thị Kim Anh Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện 1.Sơ lược hình thành phát triển công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện Công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện (eie co.,Ltd) thành lập tháng 04/2003 Theo đà phát triển ngành kinh tế nói chung, ngành Công nghiệp sản xuất vật tư, thiết bị phục vụ ngành điện nói riêng, công ty mở rộng tăng vốn điều lệ vào tháng 03/2004 cho phép Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội EIE ngày phát triển hoàn thiện với mạng lưới kinh doanh, dự án thiết bị điện trung phục vụ cho ngành Điện đặc biệt thiết bị đóng cắt trung Công ty không ngừng đầu tư, cải tiến để liên tục phát triển mặt Trụ sở 35/45-194 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội Ngoài ra, công ty có văn phòng giao dịchvà phân xưởng sản xuất KCN Quang Minh – Mê Linh – Hà Nội , Cho tới nay, Công ty Công nghiệp Kỹ thuật Điện đại diện phân phối độc quyền cho số hãng : Lauritz Knudsen Electric (LKE) - Đan Mạch, SAREL – Italy, Nature-China… Ngoài làm đại diện phân phối độc quyền Việt nam cho hãng công ty Công nghiệp Kỹ thuật điện quan hệ kinh doanh với nhiều hãng thiết bị khẳng định chất lượng Việt Nam : MESA (Tây Ban Nha), SATEM (Pháp), ENSTO (Phần Lan), Crompton Greaves (ấn Độ), Electroteknica (ấn Độ), EXIDE (Đức), Electro Sciencentifica (Italy)… Với đội ngũ cán có trình độ vững vàng chuyên môn kỹ thuật, đội ngũ công nhân lành nghề, nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm, Công ty Công Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp Kỹ thuật Điện (EIE) ngày trở thành thương hiệu có uy tín chuyên nghiệp lĩnh vực cung cấp thiết bị điện trung Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện 2.1 Chức Công ty Là công ty thành lập vào hoạt động năm gần công ty có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu kinh tế, bước khẳng định vị trí lĩnh vực công nghiệp sản xuất vật tư, thiết bị phục vụ ngành điện Công ty hoạt động: - Kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ ngành Điện lực, viễn thông + Sản xuất, lắp ráp, nội địa hoá thiết bị đóng cắt trung + Sản xuất, lắp ráp Annouciators (Bộ đèn cảnh báo tín hiệu, cố) + Sản xuất, lắp ráp tủ điều khiển, bảo vệ, đo lường dùng cho trạm biến áp + Cung cấp tủ điện trung (Metal-clad; metal- enclosure cho hệ thống phân phối MV primary distribution, MV secondary distribution) + Cung cấp thiết bị cho hệ thống SCADA (Tranducers, RTUs) + Cung cấp vật tư thiết bị DZ đến 220kV (Sứ phụ kiện) + Cung cấp hệ thống cấp nguồn tự dùng (ắc quy tủ nạp) - Tư vấn thiết kế, đấu nối, đưa vào vận hành công trình Điện đến 110kV - Nhận thầu xây lắp công trình điện cho khu Công nghiệp Đô thị 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn công ty Trong năm qua, công ty quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực nâng cao chất lượng, trọng mở rộng quy mô,đa dạng hóa sở vạt chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc Kinh doanh , cung ứng vật tư thiết bị ngành điện Tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Luật khác có liên quan Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoạt động có hiệu khuôn khổ pháp luật Điều lệ Công ty Hoạt động kinh doanh theo ngành nghề đăng kí, kinh doanh theo hướng phát triển giữ vững ổn định Nhiệm vụ phát triển chiến lược, kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức nhiệm vụ coongty nhu cầu thị trường nhằm mang lại lợi ích giá trị cao Do nắm bắt xu phát triển nhu cầu xã hội, Công ty kịp thời điều cỉnh mục tiêu mở rông quy mô, đa dạng hóa loại hình, bước khẳng định chất lượng thương hiệu 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Công ty TNNH Công nghiệp Kỹ thuật Điện doanh nghiệp tư nhân Mọi công việc Giám đốc Công ty giải điều hành lĩnh vực công ty Công ty có Phó Giám đốc: tham mưu giúp việc cho Giám đốc Các phòng ban chuyên môn: Phòng kinh doanh, Phòng tài vụ, Phòng kỹ thuật, Phòng hành chính, Phòng thết kế (Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty) II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Hành công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Hành Công ty 1.1 Chức Phòng Hành Tham mưu cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn công việc giao Tổng hợp, thu thập thông tin phục vụ công tác Phục vụ công tác hậu cần Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác phòng công ty thuộc phạm vi chuyên môn giao Làm chức thông tin với cấp với sở Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác thi dua khen thưởng – kỷ luật giả chế độ sách cán nhân viên người lao động Công tác Văn thư lưu trữ Công tác hành quản trị, y tế Giúp theo dõi việc thực quy chế hoạt động công tác, công việc 1.2 Nhiệm vụ Phòng Hành Công ty Hoạch định chiến lược phát triển công ty Xây dựng chương trình báo cáo thự chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm công ty Xây dựng kế hoạch cho công ty (kế hoạc tháng, năm, ngắn hạn, dài dạn, ….) chương trình công tác… Chủ trì phối hợp với đơn vị chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo, họp công ty Kiểm tra,giám sát giúp giám đốc công ty quản lí đạo công tác hành công ty Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng , phương tiện làm việc Quản lí sử dụng bảo quản có hiệu phương tiện làm việc, tài sản Soạn thảo loại văn bản, giấy tờ liên quan đến lĩnh vực Phòng hành phụ trách Quản lí, đạo thực công tác Văn thư - Lưu trữ công ty Quản lí lưu trữ hồ sơ Đào tạo cán đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ kĩ tay nghề cao Quản lí giám sát việc thực nội dung quy chế công ty Công tác bảo vệ,lễ tân bảo đảm toàn người tài sản 1.3 Quyền hạn Phòng Hành công ty Thực hiên công việc lĩnh vực, chuyên môn giao phụ trách 2.Cơ cấu tổ chức Phòng Hành Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ máy công ty TNHH Công nghiệp Kỹ thuật Điện Ban giám đốc Phòng thiết kế Phòng tài vụ Kho xưởng sản xuất Phòng hành Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Trung tâm bảo hành Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành Trưởng phòng Phó trưởng phòng Nhân viên Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC Trách nhiệm Nội dung Phòng hành Tiếp nhận yêu cầu, chương trình Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác Lãnh đạo phòng hành Lãnh đạo công ty Văn thư Xem xét Phê duyệt Phát hành, lưu trữ Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Lập Kế hoạch tổ chức Hội nghị Xem xét và phê duyệt Phân công công việc chuẩn bị cho Hội nghị Tiến hành Hội nghị Kết thúc Hội nghị Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 05 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC Lập kế hoạch chuyến công tác Chuẩn bị cho chuyến Liên hệ nơi công tác Chuẩn bị ND Công tác Chuẩn bị giấy tờ phương tiện vật chất Chuẩn bị phương tiện giao thông Chuẩn bị kinh phí Trong thời gian lãnh đạo công tác Kết thúc chuyến công tác Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 06 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Xác Xác định định mục mục đích, đích, giới giới hạn hạn của văn văn bản, bản, đối đốitượng tượng giải giải quyết và thực thực hiện văn văn bản Chọn Chọn tên tên văn văn bản Thu Thu thập thập và xử xử lý lý thông thông tin tin Xây Xây dựng dựngđề đề cương cương và viết viết bản thảo thảo Duyệt Duyệt bản thảo thảo Hoàn Hoàn thiện thiện các thủ thủ tục tục ban ban hành hành văn văn bản Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 07 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Trách nhiệm thực Nội dung Đơn vị soạn thảo Trình ký văn Văn thư Công ty Đăn ký văn Văn thư Công ty Chuyển văn Văn thư Công ty Sắp xếp, bảo quản, phục vụ lưu Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI + Bìa sổ: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CƠ SỞ HẠ TẦNG TÂN HƯNG CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2015 +Phần đăng ký nội dung bên trong: Số, ký Ngày, hiệu tháng văn văn (1) (2) Tên loại trích yếu nội dung (3) Đơn vị Người Nơi người ký nhận nhận (5) lưu (6) (4) Số lượn g (7) Ghi (8) Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ: MẪU SỔ GỬI ĐI BƯU ĐIỆN + Bìa sổ: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm: 2015 + Phần nội dung bên trong: Ngày Số, ký Nơi nhận Số lượng Ký nhận đóng Ghi chuyển hiệu văn văn bì dấu (1) (2) (4) bưu điện (5) (6) (3) Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 10 MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI + Bìa sổ: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: 2015 + Phần nội dung bên trong: Ngày chuyển (1) Số, ký hiệu văn (2) Nơi nhận văn (3) Ký nhận (4) Ghi (5) Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 11 MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU + Bìa sổ: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: 2015 + Phần nội dung bên trong: Ngày Họ tên thán người sử g dụng (1) (2) Số, ký hiệu ngày tháng văn (3) Tên loại Hồ Ký trích yếu nội sơ nhậ dung số n (4) (5) (6) Ngày trả (7) Người cho phép sử dụng (8) Ghi (9) Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 12 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Trách nhiệm thực Nội dung VT Văn phòng Tiếp nhận VT Văn phòng Phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu VT Văn phòng Vào sổ văn đến Lãnh đạo VP Xử lý văn VT Văn phòng Chuyển giao văn đến VT Văn phòng Theo dõi, đôn đốc xử lý Trưởng đơn vị Tiếp nhận văn bản, trình xử lý văn Trưởng đơn vị Giao nhiệm vụ Cá nhân xử lý, giải Báo cáo kết VT Văn phòng Theo dõi, đôn đốc xử lý Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 13 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN - Bìa sổ : CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2015 - Phần nội dung bên Ngà Số Tác giả Số, y đế văn đến n (1) (2) (3) Ngày, Tên loại Đơn ký hiệu tháng trích yếu nội vị văn (4) Ký Ghi nhậ văn dung bản người tờ (6) nhận (7) (5) văn Số , số n (8) (9) (10) Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 14 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Trách nhiệm thực Nội dung Lưu trữ đơn vị Lập hồ sơ danh mục hồ sơ Chyên viên Thu nhập VB, Tài liệu đưa vào hồ sơ Chuyên viên Phân chia đơn vị bảo quản, xếp biên mục hồ sơ Chuyên viên Giao nộp vào lưu trữ đơn vị Lưu trữ Công ty Nộp vào lưu trữ Công ty Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ: 15 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Trách nhiệm thực Nội dung Văn thư Tiếp nhận yêu cầu Lãnh đạo Phòng Xem xét Lãnh đạo Công ty Phê duyệt Văn thư ` Thực hiện, vào sổ kiểm tra Văn thư Thu hồi, kiểm tra Văn thư Lưu tài liệu Sinh viên: Lê Thị Kim Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A