Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 B.TRANG THÔNG TIN. 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4 I. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành Phố Hà Nội: 4 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội. 4 1.1. Vị trí, Chức năng: 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 2.Tổ chức, bộ máy và biên chế: 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội) 6 1. Chức năng, nhiệm vụ 6 1.1. Chức năng 6 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.3. cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – tổng hợp 8 2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính – tổng hợp: 8 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng của phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 1.1. đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 11 1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 12 1.2.1. khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ 12 1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 13 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 14 1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Chi cục 14 1.5.Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 14 2.Khảo sát về công tác văn thư 16 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 17 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệm vụ lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ 18 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 20 1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác thang và năm. 20 1.1. Công tác tuần 20 1.2.Lịch công tác tháng 20 1.3. Kế hoạch công tác năm 21 2. Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ. 21 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 42 4. Xây dựng trình tổ chức hội nghị của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 48 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 48 6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục văn thư – lưu trữ 49 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I.Nhận xét 51 1.1.Ưu điểm 51 1.2.Nhược điểm 52 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 53 KẾT LUẬN 55 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU B.TRANG THÔNG TIN PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI I Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành Phố Hà Nội: Vị trí, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội 1.1 Vị trí, Chức năng: 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 2.Tổ chức, máy biên chế: II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội) .6 1.Chức năng, nhiệm vụ 1.1 Chức .6 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .6 1.3 cấu tổ chức phòng hành – tổng hợp 2.Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành – tổng hợp: III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội 11 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng phòng Hành chính- Tổng hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội .11 1.1 đánh giá vai trò Văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .11 1.2.Sơ đồ hóa nội dung Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Chi cục Văn thư – Lưu trữ .12 Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng 1.2.1 khái quát nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ .12 1.2.2.Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Chi cục Văn thư – Lưu trữ 13 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 Hội nghị (hoặc hội thảo, họp) Chi cục Văn thư – Lưu trữ 14 1.4 Quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Chi cục .14 1.5.Tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở Chi cục Văn thư – Lưu trữ .14 2.Khảo sát công tác văn thư 16 2.1 Mô hình tổ chức văn thư quan 16 2.2.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 17 Khảo sát tình hình thực nghiệm vụ lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ 18 PHẦN II 20 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 20 CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 20 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác thang năm 20 1.1 Công tác tuần 20 1.2.Lịch công tác tháng .20 1.3 Kế hoạch công tác năm .21 Soạn thảo “ quy chế công tác văn thư lưu trữ ” Chi cục Văn thư – Lưu trữ .21 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở ” Chi cục Văn thư – Lưu trữ .42 Xây dựng trình tổ chức hội nghị Chi cục Văn thư – Lưu trữ 48 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan 48 6.Đánh giá cấu tổ chức văn phòng Chi cục văn thư – lưu trữ 49 Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN III 51 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I.Nhận xét 51 1.1.Ưu điểm .51 1.2.Nhược điểm 52 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 KẾT LUẬN 55 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức nào.Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực không tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Việt Nam bước tiến hội nhập với kinh tế bên nên ngành Quản trị Văn phòng ngành quan trọng xu hướng xã hội Lời cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý thầy, cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng : thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng ,…đã trang bị cho em kiến thức bổ ích suốt thời gian em học tập trường để em có tảng lý thuyết cần thiết cho hoạt động thực tiễn Qua gần hai tháng thực tập phòng Hành Chính Tổng Hợp -Chi Cục Văn thư –Lưu trữ trực thuộc Sở Nội Vụ thành phố Hà Nội, quan tâm bảo tận tình cán phòng đặc biệt Lưu Quang Đạt trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp anh Đặng Văn Đinh – cán Văn thư, người trực tiếp hướng dẫn em thời gian em thực tập quan, thời gian thực tập dài đem lại cho em học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ xung vào phần chuyên môn nghiệp vụ mình, qua giúp thân em học hỏi nhiều kiến thức thực tế, kỹ nghiệp vụ phát sinh trình làm việc, cách giải tình công việc, thân phần tham gia vào công việc chung, văn phòng, qua rút cho thân kinh nghiệm đáng có mà không tác giả nào, thầy cô truyền đạt hết Được hướng dẫn nhiệt tình thầy cô cán quan em hoàn thành báo với phần sau: Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦACHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Trong thời gian làm báo cáo, khó tránh khỏi thiếu sót, kính mong trưởng phòng hành – tổng hợp, cán quan thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày … tháng … năm 2013 Sinh viên Nguyễn Thị Mai Phương Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng B.TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN Họ tên: Nguyễn Thị Mai Phương Ngày sinh: 03/8/1994 Quê quán: Cảm Nhân – Yên Bình – Yên Bái Số điện thoại: 01667279981 Mã số sinh viên: 1211QTVB042 Lớp: Quản Trị Văn Phòng K7B Ngành học: Quản Trị Văn Phòng Khóa: 2012 – 2015 9.Gmail: maiphuongnguyen2104@gmail.com THÔNG TIN CƠ QUAN KIẾN TẬP Tên quan đơn vị: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Điện thoại: 0437736750 Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng – Đống Đa- Hà Nội THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP Họ tên: Đặng Văn Đinh Chức vụ: Cán Văn thư Nơi công tác: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội Số điện thoại: 0985983388 Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HÀ NỘI I Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành Phố Hà Nội: Vị trí, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội Ngày 9/9, Chủ tịch UBND thành phố Nguyễn Thế Thảo vừa ký Quyết định số 4415/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành lập sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ thành phố trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Chi cục tổ chức có tư cách pháp nhân, dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật Trụ sở Chi cục đặt số 20, phố Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa 1.1 Vị trí, Chức năng: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức thuộc Sở Nội Vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội Vụ, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: - Quản lý tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ giao - Giúp Giám đốc Sở Nội vụ quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ.Hướng dẫn, kiểm tra việc thực cac chế độ quy định văn thư, lưu trữ, đồng thời nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng - Trình cấp có thẩm quyền ban hành, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; - Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư lưu trữ; Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ;Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ - Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh: - Hướng dẫn quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; - Bảo quản, bảo vệ, thống kê tài liệu lưu trữ; Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; - Thực số dịch vụ công lưu trữ; 2.Tổ chức, máy biên chế: Chi cục Văn thư Lưu trữ có 01 Chi cục trưởng 02 phó chi cục trưởng.và phòng chuyên môn, nghiệp vụ Giám đốc Sở Nội vụ định cấu tổ chức quy định chức năng, nhiệm vụ phòng chuyên môn thuộc Chi cục theo hướng dẫn Bộ Nội vụ Các phòng chức năng: - Phòng Hành – Tổng hợp; Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Thu thập – Chỉnh lý tài liệu; Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Phòng Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng (Xem phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội) II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành Tổng hợp - Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội) Chức năng, nhiệm vụ 1.1 Chức Phòng Hành – Tổng hợp đơn vị thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ, thực chức tổ chức hoạt động chung Chi Cục; có chức tham mưu, tổng hợp giúp Lãnh đạo Chi Cục phối hợp hoạt động chung phòng chuyên môn Chi cục Văn thư –Lưu trữ; Làm đầu mối quan hệ với đơn vị khác theo phân công Lãnh đạo Chi Cục; thực công tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc thực công tác tổ chức, hành chính, quản trị Chi Cục Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo tính thống nhất, liên tục đạt hiệu Tham mưu giúp Lãnh đạo Chi Cục thực chức quản lý, công tác tổ chức viên chức - lao động thực thi công vụ, đào tạo, phát triền nguồn nhân lực, tiền lương, nâng ngạch, bậc công chức, viên chức, thi đua, khen thưởng, bảo vệ trị nội lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Chi Cục theo quy định Pháp luật 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn Tham mưu công tác tổ chức cán bộ, thực chế độ tiền lương, sách chế độ đãi ngộ cán bộ, viên chức; tham mưu công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán thuộc phạm vi quản lý Chi Cục theo quy định pháp luật Tham mưu thực công tác thi đua khen thưởng, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản Chi Cục theo quy định Nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, chế độ; Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Lãnh đạo Chi Cục đôn đốc thực sau phê duyệt; tổ chức thực công tác báo cáo định kỳ, đột xuất thực nhiệm vụ Chi Cục; xây dựng quy chế Chi Cục theo dõi thực sau ban hành; Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm làm việc; trang trí khánh tiết, phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, họp Chi Cục; Tổ chức thực tốt công tác đảm bảo an ninh, phòng gian bảo mật, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường Chi Cục; *Các nhiệm vụ cụ thể a) Công tác thông tin tổng hợp, báo cáo - Chủ trì, phối hợp với phòng xây dựng kế hoạch, chương trình nhiệm vụ công tác dài hạn, năm, hàng năm, tổng hợp, báo cáo kết thực nhiệm vụ công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng Chi cục; - Đôn đốc phòng thực hiện, báo cáo kết thực nhiệm vụ, tổng hợp, báo cáo công tác hàng tháng, quý, tháng, tháng, năm theo chuyên đề; - Chủ trì phối hợp với phòng xây dựng quy trình thực công việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn TCCLVN ISO 9001 – 2008 Chi cục b) Công tác tổ chức - Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng quy chế, quy định, nội dung làm việc Chi cục theo quy định; - Tham mưu giúp Chi cục trưởng công tác quản lý công chức, viên chức, nhân viên Chi cục; xây dựng quy hoạch, kế hoạch đao tạo bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, bổ nhiêm, giáng chức, miễn nhiệm, quản lý nghiệp vụ; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật,…đối với công chức, viên chức, nhân viên hàng năm theo quy định; - Quản lý biên chế lao động, tiền lương, thực chế độ sách nhà nước công chức, viên chức, nhân viên theo phân caaos Sở quy định pháp luật hành; - Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, nhân viên theo quy định c) Công tác hành – quản trị Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Phục lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành chính- Tổng hợp Phụ lục số 03: sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ Chi cục Văn thư – Lưu trữ Phụ lục số 04: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức họp Chi cục Văn thư – Lưu trữ Phụ lục số 05: Quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh Chi cục Phụ lục số 06- Mẫu lịch công tác tuần Phụ lục số 07– Mẫu kế hoạch công tác tháng Phụ lục số 8– Mẫu kế hoạch công tác năm Phụ lục số 09: mẫu chương trình nghị Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Chi cục Trưởng Chi cục Phó Phụ trách nghiệp vụ VTLT Phòng quản lí VTLT Phòng thu thập chỉnh lí tài liệu Nguyễn Thị Mai Phương Phòng Hành – Tổng hợp Chi cục phó phụ trách công tác phòng Phòng bảo quản Phòng tổ chức sử dụng Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phục lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành chính- Tổng hợp Trưởng phòng Chuyên viên Tổng hợp Phó phòng Phó phòng ( phụ trách Quản trị) ( phụ trách tổ chức, nhân sự) Chuyên viên Kế toán-Tài vụ Nguyễn Thị Mai Phương Chuyên viên phụ trách thi đua khen thưởng Chuyên viên phụ trách công tác cán Chuyên viên phụ trách xây dựng csvc Chuyên viên phụ trách trang thiết bị Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 03: sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ Chi cục Văn thư – Lưu trữ Xây dựng thảo Văn phòng gửi thảo đến phòng ban lấy ý kiến, văn phòng tổng hợp ý kiến Tổng hợp ý kiến, xây dựng thảo Nguyễn Thị Mai Phương Trình lãnh đạo sở cho ý kiến, sửa chữa, văn phòng chỉnh sửa hoàn thiện Trình lãnh đạo duyệt lần cuối ban hành Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 04: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức họp Chi cục Văn thư – Lưu trữ Lập kế hoạch,dự trù kinh phí Chuẩn bị họp Chuẩn bị liệu liên quan đến nội dung họp Chuẩn bị giấy mời gửi đến thành phần tham dự Chuẩn bị sở vật chất… Đón tiếp đại biểu Phân công người giám sat diến biến họp Công tác tổ chức họp Tiến hành họp Mc tuyên bố lý do,giới thiệu đại biểu Bộ phận thường trực giải công việc đột suất an ninh, y tế… Cử người ghi biên bản, ý kiến họp Phòng TC –TH tổ chức dọn vệ sinh hội trường Kết thúc họp Nguyễn Thị Mai Phương Quyết toán kinh phí Bổ sung công việc,nhiệm vụ đề họp vào chương trình công tác thường kỳ Chi cục Lưu biên họp phối hợp thực Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 05: Quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh Chi cục Giai đoạn trước chuyến - Lập kế hoạch - Chuẩn bị kinh phí,phương tiện,tài liệu - Chuẩn bị công việc khác có liên quan Giai đoạn lãnh đạo công tác -Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi, đôn đốc thực công việc đề ra; -Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo báo cáo sơ tình hình hoạt động xin ý kiến đạo cần thiết Giai đoạn kết thúc chuyến công tác -Quyết toán kinh phí chuyến đi; -Báo cáo kết chuyến đi; -Lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ quan Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 06: lịch công tác tuần Lịch công tác tuần thứ 19 Chi cục Văn thư – Lưu trữ Từ ngày 13/5/2015 đến ngày 17/5/2015 Buổi sáng Chiều ngày Thứ Ngày 13/5 Thứ Ngày 14/5 Thứ Ngày 15/5 Thứ Ngày 16/5 Làm việc bình thường -14h họp ban đạo chỉnh lý tài liệu ( đ/c Hải chủ trì phó Chi cục trưởng Mời đ/c trường trưởng phòng chỉnh lý tài liệu, đ/c Vân –PP Nvụ) P.108 -8h30’ đ/c Vũ làm việc với UBND Làm việc bình thường quận Tây Hồ công tác tập huấn văn thư 8h30’ họp với P.TC-HC-QT ( đ/c vũ, Làm việc bình thường đ/c Hải,đ/c Anh) P.108 -9h đ/c Vũ làm việc với Khoa Sử -15h kiểm tra công tác PCCC ( đ/c trường Đại học KHXH &NV trường chủ trì) phòng QL Kho chuẩn trường bị, thành phần: phòng QL Kho, Tổ điện, Tổ bảo vệ Thứ ngày 17/5 -8h họp ban lãnh đạo P.108 Nơi nhận: - Chi Cục Trưởng (b/c); - Phó Chi cục Trưởng; - Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan; - Lưu: VT Nguyễn Thị Mai Phương Làm việc bình thường TL CHI CỤC TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 07– Mẫu kế hoạch công tác tháng CHICỤCVĂNTHƯ–LƯUTRỮ PHÒNG HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – hạnh phúc Số:/KH – HCTH Hà Nội, ngày …tháng … năm 2014 KẾ HOẠCH Công tác tháng năm 2015 Nội dung công việc Thời gian Phân công trách nhiệm thực TT -tham gia lớp tập huấn Tuần phòng chống cháy nổ năm 2015 thành phố Hà Nội -phòng Hành chính- Tổng hợp -Làm việc với BHXH TP.Hà Tuần 2 Nội giải BHXH cho Phòng Hành –Tổng hợp, Đ/c số cán công nhân viên chu thúy quỳnh -Làm việc với UBND quận Tây Hồ công tác tập huấn Văn thư Đ/c Vũ -tổ chức thành lập Hội Đồng tiêu Tuần hủy tài liệu hết giá trị Chi Phòng Hành – Tổng hợp; cục Phòng khai thác, sử dụng tài liệu; Bộ phận văn thư lưu trữ Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng -Kiểm kê toàn sỏ vật chất Tuần Chi cục Phòng Hành – Tổng hợp; Phòng tài – kế toán -Tổ chức thi nâng ngạch cho số cán Phòng Hành – Tổng hợp Phòng Hành – Tổng hợp -Kiểm tra công tác Văn thư- lưu trữ quan Nơi nhận: - Chi Cục Trưởng (b/c); TL CHI CỤC TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP - Phó Chi cục Trưởng; - Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan; - Lưu: VT Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 8– Mẫu kế hoạch công tác năm SỞ NỘI VỤ HÀ NỘI CHI CỤCVĂNTHƯ–LƯUTRỮ Số: …/KH-CCVTLT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày … tháng… năm 2015 KẾ HOẠCH Công tác năm 2015 I.MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Căn để kiểm tra công việc năm 2015 Đảm bảo tiến độ thực công việc theo Kế hoạch II NỘI DUNG CÔNG VIỆC stt Nội dung công việc -Họp giao ban đầu năm Thời gian Đơn vị Ghi thực Từ ngày Phòng HCTH -Tổ chức Hội thảo “ đào tạo nguồn nhân lực 01/01-Xây dựng,tổ chức hội nghị triển khai nhiệm 25/01/2015 vụ công tác năm 2015 -Xây dựng kế hoạch văn thư – lưu trữ năm 2015 -Tổ chức kiểm tra sat hạch lái xe cho số Từ ngày Phòng cán 01/02/HCTH, 28/02/2015 phận quản -Tổ chức tu sửa hàng rào Chi cục trị, -Xây dựng văn quy trình chỉnh lý tài liệu phận bảo -Xây dựng định quy trình quản lý kho vệ quản hồ sơ tài liệu -Tổ chức kỷ niệm ngày lễ ( 8/3, 26/3) Từ ngày Các phòng phối hợp -Lập kế hoạch kiểm tra công tác Văn thư – 01/330/3/2015 với phòng lưu trữ quan HCTH -Xây dựng, ban hành quy chế chi tiêu nội bộ,quy định sử dụng tài sản chung Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng quan -Sơ kết quý I, triển khai nhiệm vụ công tác quý II -Cử cán tập huấn chống cháy nổ công tác phòng Phòng Từ ngày HCTH lên kế hoạch, -Tổ chức hội thảo ứng dụng công nghệ thong 01/4tin công tác văn phòng 25/4/2015 phòng Chi -Xây dựng văn đề nghị giòng họ, cá cục phối nhân ký gửi,tặng, nộp hồ sơ vào kho lưu trữ hợp với phòng HCTH - giám sát, đạo tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị thuộc thành phố năm 2015 Từ ngày -Làm việc với UBND quận Đống Đa 01/5công tác PCCC 28/5/2015 - Tổ chức nghỉ mát cho CBCNV Phòng tổ chức sử dụng tài liệu,phòng HCTH -thực xây dựng sở liệu lưu trữ theo tiến độ dự án XDCSDL -Xây dựng dự toán phân bổ kinh phí triển khai kế hoạch tài năm 2015 Từ ngày -Tổ chức xếp lại máy móc thiết bị tu 01/6bổ phục chế phòng 30/6/2015 G01,G02,G03,G04,G05 Kho 102,103,104,105,106 Bộ phận kế toán,bộ phận quản trị phòng HCTH Sơ kết quý II, triển khai công tác nhiệm vụ công tác quý III -Bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống thang máy, hệ thống điện, camera Từ ngày -thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Phông 01/7Đoàn đại biểu Quốc hội HĐND thành 26/7/2015 phố Hà Nội -phục vụ số hóa tài liệu lưu trữ Xuất, nhập tài liệu phục vụ yêu cầu theo dự án công Nguyễn Thị Mai Phương -Bộ phận bảo vệ -phòng bảo quản sử dụng tài liệu Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng nghệ thong tin -phong HCTH -Xây dựng kế hoạch tài năm 2016 -ký hợp đồng vệ sinh với công ty Sao Việt Từ ngày Bộ phận quản trị,-Bảo trì, bảo dưỡng, thí nghiệm TBA 1250 01/830/8/2015 phòng bảo KVA quản sử -Sắp xếp tài liệu phòng kho tầng 16 dụng tài -Sửa chữa cầu thang thoát hiểm trời liệu -kiểm định kỹ thuật sn toàn thang máy Nippon 17 tầng -Tập huấn nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy Từ ngày Phòng chữa cháy năm 2015 01/9HCTH -Xây dựng đề án kiện toàn tổ chức máy 25/9/2015 Phòng thu Chi cục thập chỉnh lý -thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 03 tài liệu phông tỉnh Hà Tây: +phông UBND tỉnh Hà Tây + phông VP UBND Tỉnh +phông hội, đoàn thể tỉnh Sơ kết quý III, triển khai công tác nhiệm vụ công tác quý IV 10 -tổ chức đoàn nghiên cứu, học tập kinh Từ ngày Phòng nghiệm quản lý văn thư, lưu trữ miền 01/10HCTH nam ( thành phố HCM –Đoàn 1) 28/10/2015 -Phối hợp với đơn vị kiểm tra công tác Văn thư – Lưu trữ 11 -Thi công sưu tầm tài liệu, vật phục Từ ngày Phòng thu vụ cho phòng truyền thống Chi cục 01/11thập -Vệ sinh công nghiệp phòng kho bảo 25/11/2015 chỉnh lý tài liệu quản hồ sơ tài liệu.khử trùng xông khí tài liệu nộp lưu trữ lịch sử Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp 12 Khoa Quản trị Văn phòng -Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ Từ ngày Phòng năm 2015 thành phố 01/12HCTH 25/12/2015 phòng -báo cáo tổng kết năm 2015 Chi cục chức -kế hoạch chương trình công tác năm 2016 -tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn thư quan năm 2015 -tổ chức hội nghị tổng kết năm 2015 Chi cục Nơi nhận: CHI CỤC TRƯỞNG - Chi Cục Trưởng (b/c); - Phó Chi cục Trưởng; - Các phòng, ban, đơn vị, cá nhân có liên quan; - Lưu: VT Nguyễn Dương Minh Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục số 09: mẫu chương trình nghị CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM 2014 TRIỂN KHAI NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 2015 (Ngày 26 /12/2014 Chi cục Văn thư – Lưu trữ Hà Nội) Chủ trì: Đồng chí Nguyễn Dương Minh – Bí thư Chi bộ, Chi cục trưởng Thời gian: từ 8h ngày 26 tháng 12 năm 2014 Địa điểm: phòng 108 hội trường Chi cục Văn thư –Lưu trữ Nội dung: STT Thời gian 8h15- 8h30 8h30 -8h40 Nội dung công việc Đón tiếp đại biểu - Tuyên bố lý - Giới thiệu đại biểu Người phụ trách - Lãnh đạo Chi cục - Lãnh đạo Phòng HC-TH Đ/c Lưu Quang Đạt, Trưởng phòng HC-TH 8h45-9h00 Báo cáo Kết thực nhiệm vụ công tác Đ/c Nguyễn Hắc Hải, Phó năm 2014, phương hướng nhiệm vụ công tác Chi cục trưởng năm 2015 9h00-9h10 Công bố Quyết định khen thưởng kết quảĐ/c Lê Thị Thúy Quỳnh, đánh giá xếp loại CB,CCVC,NLĐ năm 2014Phó Trưởng phòng HCcủa Chi cục TH 9h10-10h00 Thảo luận, đóng góp ý kiến 10h00-10h20 Tổng hợp, trả lời ý kiến 10h20-10h30 Lãnh đạo Sở Nội vụ phát biểu ý kiến đạo Lãnh đạo Sở Nội vụ 10h30-11h00 Lãnh đạo Chi cục tiếp thu ý kiến đạo Đ/c Nguyễn Dương Minh, Nguyễn Thị Mai Phương Đại biểu, công chức, viên chức, nhân viên Chi cục Lãnh đạo Chi cục Lớp Quản trị Văn Phòng k7B Báo cáo thực tập tôt nghiệp Khoa Quản trị Văn phòng Lãnh đạo Sở Nội vu; triển khai nhiệm vụ Chi cục trưởng công tác năm 2015 - Kết thúc Hội nghị 11h00 Đ/c Nguyễn Dương Minh, - Mời đại biểu công chức, viên chức, nhân Chi cục trưởng viên dự cơm trưa BAN TỔ CHỨC Nguyễn Thị Mai Phương Lớp Quản trị Văn Phòng k7B