Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI 2 HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 2 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục. 6 2. Phân công công việc trong phòng 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng tại Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 9 1. Khảo sát về công tác văn phòng 9 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 9 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 10 1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) Lập hồ sơ hội nghị đó 10 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 12 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 13 Phần II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH 15 I. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 15 1. Lịch công tác tuần 15 2. Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ 20 3. Soạn thảo quy chế Văn hóa công sở 34 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 46 5.Mô hình văn phòng của cơ quan 47 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Chi cục thi hành án 50 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự quận Ba Đình 51 1. Ưu điểm 51 2. Nhược điểm 52 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 III. Kết luận 54 PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI .2 HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình .6 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục Phân công công việc phòng III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình .9 Khảo sát công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 10 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) Lập hồ sơ hội nghị 10 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 11 Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở Cơ quan Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình 11 Khảo sát công tác văn thư 12 2.1.Mô hình tổ chức văn thư quan .12 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ quan Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình 13 Phần II 15 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 15 CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH .15 I Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 15 Lịch công tác tuần .15 Soạn thảo quy chế Văn thư lưu trữ 20 Soạn thảo quy chế Văn hóa công sở 34 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 46 5.Mô hình văn phòng quan 47 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Chi cục thi hành án 50 Phần III .51 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .51 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình 51 Ưu điểm 51 Nhược điểm 52 Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 III Kết luận .54 PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phòng vấn đề xử lý thông tin Hoà với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng vươn lên tự khẳng định Ngoài loại hình văn phòng truyền thống, có nhiều loại hình văn phòng hiên đại xuất (văn phòng điện tử, văn phòng nhà…) ngành đầy triển vọng có mặt tất đơn vị hành quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trước Trường CĐ Văn thư Lưu trữ) trường đào tạo cán trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp quy, chức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ, Hành văn phòng, Đánh máy, Thư ký, Quản lý văn hóa, Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng… nhằm cung cấp nhân lực cho quan, tổ chức, doanh nghiệp Với phương châm đào tạo: Học đôi với hành, sau kết thúc trình đào tạo lý thuyết trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường tổ chức, cho Sinh viên Cao đẳng Quản trị Văn phòng năm thứ học xong lý luận trường bố trí, xếp tổ chức thực tập tốt nghiệp trường quan Đây hoạt động quan trọng chương chình đào tạo nhà trường nhằm giúp sinh viên có kiến thức thực tế sau trường Quá trình thực tập giúp cán văn phòng tương lai củng cố kiến thức nghiệp vụ học biết vận dụng có hiệu kiến thức vào thực tiễn; rèn luyện kỹ tay nghề sau hoàn thành chương trình học tập Đó hội giúp cho Sinh viên làm quen với môi trường tác phong làm việc, phát triển tư nghề nghiệp trí cho sinh viên thực tập quan trước kỳ thi tốt nghiệp Là sinh viên năm cuối học chuyên ngành Quản trị văn phòng, “Thực tập tốt nghiệp” em trực tiếp, tiếp cận làm quen với môi trường làm việc thực tế hoàn thành tập tốt nghiệp Đợt thực tập ngắn có giá trị bước nhảy đánh dấu phát triển nhận thức em, em tập dượt rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho nhà quản trị văn phòng, nhiệt tình, động tương lai Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Thi hành án dân huyện quan trực thuộc Cục Thi hành án dân tỉnh, thực chức thi hành án dân thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật thực hoạt động nghiệp nhằm bảo đảm thực chức Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản nội tệ, ngoại tệ Kho bạc nhà nước ngân hàng Trụ sở Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình đặt thành phố Hà Nội Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình có nhiệm vụ quyền hạn chủ yếu sau đây: Trình Cục trưởng Cụ thi hành án Thành phố Hà Nội xem xét, định; Trình Cục trưởng pháp định ban hành: a) Thông tư, định, thị thi hành án dân sự; b) Thành lập, giải thể quan thi hành án dân địa phương; c) Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng quan thi hành án dân địa phương; bổ nhiệm, miễn nhiệm Chấp hành viên, Thẩm tra viên thi hành án; d) Quy định quy trình, thủ tục, tiêu chuẩn, định mức, biểu mẫu, giấy tờ thi hành án dân sự; đ) Quy định thống kê thi hành án dân Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức thực văn pháp luật, chiến lược, chương trình quốc gia, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án thi hành án dân sau phê duyệt, ban hành Ban hành theo thẩm quyền văn đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thi hành án dân sự, văn cá biệt, văn quy phạm nội theo quy định pháp luật Tổ chức kiểm tra: a) Việc thực trình tự, thủ tục áp dụng pháp luật hoạt động thi hành án dân sự; b) Chế độ thống kê báo cáo thi hành án dân sự; c) Việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản thi hành án dân sự; việc thu nộp khoản phí, lệ phí chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án; d) Các hoạt động khác liên quan đến công tác thi hành án dân theo quy định pháp luật Giải khiếu nại thi hành án thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật thi hành án dân Theo dõi tình hình thi hành pháp luật lĩnh vực thi hành án dân Thực phòng, chống tham nhũng, tiêu cực hệ thống quan thi hành án dân theo quy định pháp luật theo phân cấp Bộ trưởng Bộ Tư pháp Thực kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế thi hành án dân theo quy định pháp luật phân công Bộ trưởng Bộ Tư pháp; đánh giá kết hợp tác quốc tế công tác thi hành án dân 10 Tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức cá nhân thực nghiêm án định dân Toà án có hiệu lực pháp luật 11 Phối hợp với quan liên quan thực tra thi hành án dân xử lý hành vi không chấp hành án theo quy định pháp luật 12 Giúp Cục trưởng phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý nhà nước thi hành án dân quân đội Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 Nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ thông tin đại hoá sở vật chất, kỹ thuật hoạt động quan thi hành án dân 14 Thống kê xây dựng sở liệu thi hành án dân 15 Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức quan thi hành án dân theo quy định pháp luật phân cấp Bộ trưởng Bộ Tư pháp 16 Quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể phòng chuyên môn thuộc Cục Thi hành án dân tỉnh; định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng chuyên môn thuộc Chi cục Thi hành án dân quận 17 Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức số chức vụ bổ nhiệm, nâng ngạch, chuyển ngạch số chức danh quy định điểm b, điểm c khoản Điều theo phân cấp Bộ trưởng Bộ Tư pháp 18 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho Chấp hành viên, Thẩm tra viên, cán bộ, công chức quan thi hành án dân địa phương theo quy định pháp luật phân cấp Bộ trưởng Bộ Tư pháp 19 Quản lý, thực phân bổ kinh phí, bảo đảm sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện hoạt động quan thi hành án dân địa phương theo quy định pháp luật phân cấp Bộ trưởng Bộ Tư pháp 20 Quản lý khoản thu phí quan thi hành án dân địa phương nộp cho Tổng cục Thi hành án dân để thực việc điều hoà phí thi hành án sử dụng theo quy định pháp luật 21 Thực nhiệm vụ cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp cấp có thẩm quyền phê duyệt 22 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Cục trưởng giao Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Cơ cấu tổ chức văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, kết hợp với bàn bạc tập thể Chi cục Thi hành án dân huyện chịu đạo Ủy ban nhân dân quận theo quy định Điều 174 Luật Thi hành án dân sự, có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân cấp chủ trương, biện pháp tăng cường công tác thi hành án dân địa bàn thực báo cáo công tác thi hành án dân trước Hội đồng nhân dân cấp theo quy định pháp luật Các Phó chi cục trưởng có trách nhiệm giúp Chi cục trưởng việc lãnh đạo chung công tác chi cục, chịu trách nhiệm trước chi cục trưởng phần công tác phân công, quyền định vấn đề thuộc phạm vi nhiệm vụ giao Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó Chi cục trưởng ủy quyền lãnh đạo điều hành công việc Chi cục thuộc quyền hạn Chi cục trưởng * Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình có đơn vị trực thuộc sau đây: Các đơn vị thực nhiệm vụ quản lý nhà nước - Văn phòng chi cục; - Phòng thi hành án; - Phòng Pháp chế Thông tin; - Thanh tra, thẩm tra; Văn phòng Thanh tra chi cục có dấu riêng mở tài khoản Kho bạc nhà nước Ngân hàng * Nhân lực Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình gồm: - Công chức, viên chức thuộc tiêu biên chế theo quy định; - Cán làm việc theo chế độ hợp đồng lao động Chi Cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình ký hợp đồng lao động theo quy định Bộ Luật Lao động, phù hợp với khối lượng công Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc khả tài chi cục * Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình thực chế độ quản lý lao động trả tiền lương, tiền công, khoản thu nhập khác, thực chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế công chức, viên chức biên chế nhà nước, cán làm việc theo chế độ hợp đồng từ nguồn kinh phí Cục theo quy định hành Nhà nước Bộ Khoa học Công nghệ * Sơ đồ tổ chức máy quan (Phụ lục 1) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng có chức giúp lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình thực công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch- tổng hợp, văn thư, lưu trữ, kế toán- tài chính, hành chính- quản trị, quản lý quỹ đời sống chi cục Sau số công tác mà Văn phòng Chi cục trưởng giao phó: * Công tác tổ chức - cán - Quản lý cán bộ, hồ sơ cán chi cục theo phân cấp quy định - Thực chế độ, sách nhà nước cán bộ, nhân viên - Tham mưu, đề xuất thực đạo Chi cục trưởng công việc liên quan đến tổ chức máy, công tác tuyển dung, bố trí cán bộ, nhân viên lao động hợp đồng - Công tác bổ nhiệm cán lãnh đạo đơn vị thuộc chi cục theo thẩm quyền Chi Cục trưởng phân cấp - Thường trực hội đồng thi đua khen thưởng Chi cục, hướng dẫn tổng hợp công tác thi đua khen thưởng * Công tác kế hoạch - tổng hợp - Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm, hàng Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quý, hàng tháng hàng tuần Chi cục, giúp Chi cục trưởng triển khai, đôn đốc đơn vị thuộc Cục tổ chức thực tổng kết, đánh giá kết thực chương trình, kế hoạch công tác thi đua khen thưởng - Lập kế hoạch, định mức sử dụng chi phí hành chính, tham gia lập triển khai thực kế họach xây dựng - Tổng hợp, xây dựng trình Lãnh đạo Chi cục văn báo cáo định kỳ báo cáo đột xuất thep yêu cầu Lãnh đạo cấp quan có liên quan b Cơ cấu tổ chức Văn phòng - Chánh Văn phòng - Ông Tạ Quang Hà - Kế toán trưởng kiêm Phó Chánh VP - Bà Hoàng Thu Trang - Kế toán – Nguyễn Nhật Ánh - Tư pháp - Huỳnh Thu Linh - Thủ quỹ kiêm văn thư lưu trữ - Đỗ Thị Tươi - Lái xe – Tạ Quang Vấn Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng trình bày (Phụ lục 02) Phân công công việc phòng a Quy định chung - Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng trước pháp luật hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ văn phòng công việc Chi cục trưởng giao Trong thời gian vắng mặt quan, Chánh văn phòng ủy quyền cho Phó chánh văn phòng điều hành hoạt động hàng ngày theo chức văn phòng - Phó chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng trước pháp luật hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ văn phòng công việc khác lãnh đạo Chi cục giao trực tiếp, thực nhiệm vụ đột xuất theo phân công Chánh văn phòng - Cán bộ, nhân viên văn phòng phải chấp hành phân công, điều hành Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng có vai trò quan trọng việc thực mục tiêu quan, đặc biệt công tác quản lý, điều hành Là phận vừa có chức tham mưu, tổng hợp vừu có chức giúp việc đảm bảo hậu cần Đảm bảo cho hoạt động quan vận hành cách thuận lợi giải quyết, nâng cao hiệu quản lý, ðiều hành lãnh đạo quan Bởi việc xây dựng văn phòng đại cho quan có ý nghĩa tích cực tác động trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng quan nói riêng Theo tác động tích cực đến hiệu hoạt động quan nói chung Tại quan em xây dựng văn phòng đại cho quan khoa học hiệu Nhận xét ưu điểm, nhược điểm Ưu điểm: Về không gian: Phòng làm việc có diện tích rộng 20m2, có cửa chính, cửa ngách hai cửa sổ Cửa sổ có hình vuông, kính suốt có rèm Bên có xanh, bên có bình phong thuỷ, lọ hoa bàn làm việc có tranh làng quê, giúp cho phòng làm việc thoáng đãng, tạo cảm giác mát mẽ vào mùa hè ấm áp vào mùa đông Về sở vật chất: Bàn ghế kê gọn gàng, ngăn nắp Bàn làm việc nhân viên kê thành hai dãy bàn độc lập, bàn làm việc có vách ngăn nhằm tăng tập trung độc lập giám sát từ vị trí bàn làm việc riêng Chánh Văn phòng phó Chánh Văn phòng, đằng sau bàn làm việc tủ đựng tài liệu, giúp thuận tiện cho việc sử dụng lưu trữ tài liệu nhân viên phòng Ngoài ra, phòng có bàn tiếp khách riêng tạo thuận tiện khách tới giao dịch mà không làm ảnh hưtrưởngng tới trình làm việc phận khác Nhược điểm: Văn phòng chưa có kính cách âm cửa chính, cửa sổ cửa ngách văn phòng lại tầng cao tòa nhà phía máy chạy lọc nước cho tòa nhà chạy thông suốt tiếng ồn lớn làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc quan Sinh viên: Vũ Trà My 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Chi cục thi hành án - Mô hình tổ chức máy văn phòng theo kiểu tập trung, chức xử lý sơ công việc, giấy tờ (tiếp nhận, phân loại văn bản, chuyển giao, nơi liên hệ khách, ) tập trung văn phòng * Ưu điểm - Các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức quản lý theo chiều dọc, cấp thừa hành thể cách phân chia chức theo chiều ngang nên cấu tổ chức quản lý mang tính tối ưu, động cao, tạo hài hòa mô hình tổ chức * Nhược điểm: - Mô hình tổ chức máy văn phòng theo kiểu tập trung, sử dụng chung thiết bị nên thời gian chờ đợi, gặp cố thiết bị bị động nơi giải sơ chung cho toàn quan nên số trường hợp lượng công văn, giấy tờ nhiều nên làm tăng thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ gia tăng công việc giấy tờ tạo nên áp lực cho nhân viên Sinh viên: Vũ Trà My 50 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Thời gian 02 tháng thực tập Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình hội tốt để củng cố trau dồi kiến thức học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội áp dụng vào thực tế công việc hành văn phòng Đồng thời, hiểu rõ trách nhiệm, tác phong cán văn phòng Với kiến thức thực tế mình, xin có số đánh giá chung ưu, nhược điểm nhằm kiện toàn công tác hành văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình sau: Ưu điểm - Khẳng định nhận thức vai trò, tầm quan trọng công tác văn phòng hoạt động Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Chánh Văn phòng tổ chức, bố trí văn phòng cách khoa học, hợp lý Đồng thời ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin tiên tiến nâng cao hiệu công tác văn phòng bảo đảm triển khai kịp thời, đầy đủ theo yêu cầu Lãnh đạo Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình, cụ thể: Trang thiết bị, sở vật chất cho văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình trọng đầu tư Các phòng ban chức trang bị đại, bảo đảm điều kiện làm việc như: Điện thoại cố định, máy tính, máy fax, máy photocopy, máy điều hoà… công nghệ thông tin, phòng làm việc có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin đội ngũ cán bộ, nhân viên Đặc biệt, môi trường làm việc lý tưởng Các phòng làm việc rộng rãi, thoáng đãng Các trang thiết bị văn phòng bố trí khoa học, tạo thuận lợi cho việc di chuyển sử dụng cán bộ, nhân viên văn phòng - Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có kực chuyên môn cao Sinh viên: Vũ Trà My 51 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngừng học hỏi nâng cao trình độ Đạt 100% cán bộ, chuyên viên văn phòng có trình độ Đại học trở lên Công tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt mặt hình thức nội dung Về công tác văn thư lưu trữ: Cơ quan bố trí chuyên viên văn thư kiêm nhiệm lưu trữ đào tạo bản, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng Cùng với quan tâm lãnh đạo Chi Cục, Lãnh đạo văn phòng công tác đạt nhiều kết cao, có ý nghĩa tích cực đến phát triển toàn quan Nhược điểm Ngoài ưu điểm kể trên, công tác hành văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình số vấn đề tồn tại, cần giải sau: - Sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ hoạt động văn phòng với số phòng ban khác Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình việc phối hợp Văn phòng Phòng hợp tác quốc tế việc tổ chức hậu cần, đưa đón tiếp chuyên gia đến Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình làm việc, dẫn đến lúng túng không tránh khỏi sai sót - Số lượng chuyên viên văn phòng quan hạn chế nên dẫn đến tình trạng nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác Một số công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ chuyên môn chuyên viên Vì vậy, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động hành văn phòng - Văn phòng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình bố trí tầng tiện trình thực chức năng, nhiệm vụ hành Văn phòng Đặc biệt trường hợp khách đến Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình liên hệ công tác Tuy nhiên, Cơ quan chưa sử dụng cách âm, đồng nghĩa với việc văn phòng phải chịu nhiều tác động từ môi trường bên ngoài, cán bộ, chuyên viên văn phòng khó tập trung làm việc dẫn đến hiệu công việc bị ảnh hưởng Sinh viên: Vũ Trà My 52 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công tác văn thư lưu trữ chưa quan tâm mức, nhiều tài liệu, giấy tờ chưa lưu trữ, bảo quản kỹ Nhưng lưu trữ quan bố trí Văn phòng nên chưa bảo đảm tính bảo mật tài liệu Mặt khác, phụ trách phận lưu trữ Cục kiêm nhiệm mà chưa có cán bộ, chuyên viên chuyên trách phụ trách Do vậy, không đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ công tác II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Qua đánh giá cá nhân ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Cơ quan Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình, với kiến thức học tập chuyên ngành quản trị văn phòng Tôi xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm hạn chế, khắc phục nhược điểm tồn cụ thể: - Công tác hành văn phòng, đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm htrưởngn lãnh đạo Cục lãnh đạo Văn phòng - Cơ quan cần quan tâm đến vấn đề nên lắp thêm thiết bị cách âm cửa vào cửa sổ nhằm giảm thiểu âm từ môi trường bên ngoài, đồng thời tăng tập trung làm việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng - Để đảm bảo tính bảo mật tài liệu lưu trữ, Cơ quan nên xếp lưu trữ quan phòng riêng biệt, có cửa kính làm vách ngăn đầu tư trang thiết bị đại phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu quan - Luôn hướng đến quy chuẩn công tác văn thư – lưu trữ Nhà nước qua văn hướng dẫn hành Áp dụng chúng vào quy trình hướng dẫn nghiệp vụ quan cách nghiêm túc, tránh tình trạng bỏ sót xem nhẹ bước tiến hành - Cần bổ sung thêm đội ngũ cán bộ, nhân viên cho công tác văn phòng, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ Cần phải có cán chuyên trách Sinh viên: Vũ Trà My 53 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác lưu trữ cho văn phòng quan để đảm nhiệm tốt htrưởngn công tác lưu trữ quan Tôi hy vọng với kiến nghị có ích trình kiện toàn máy văn phòng cho quan Góp phần xây dựng tác động tích cực vào Văn phòng phát triển vững mạnh Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình III Kết luận Qua đợt thực tập Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình giúp học hỏi, củng cố bổ sung nhiều kiến thức chuyên ngành quản trị văn phòng hoạt động thực tế Mặt khác, nhận thức dù học làm phải nắm lý thuyết áp dụng cách linh hoạt vào thực tiễn công việc Những kiến thức học giảng đường giúp nhiều trình thực tập làm việc Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình Đây hội đối để sinh viên nói chung với sinh viên quản trị văn phòng nói riêng có hội hiểu sâu chuyên ngành theo học đặc biệt thực hành thực tiễn Giúp tiếp xúc với công việc thực tế học hỏi để hiểu biết sâu chuyên ngành Qua đợt thực tập Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình giúp thêm gắn bó với chuyên ngành Quản trị văn phòng Tôi xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi học tập, trang bị cho kiến thức bổ ích tạo điều kiện cho thực tập trước trường Tôi xin cảm ơn toàn thể thầy giáo, cô giáo giảng dạy cung cấp cho lượng kiến thức qúy giá kinh nghiệm làm việc sau Tôi xin trân trọng cảm ơn Cục trưởng Chi cục Thi hành án dân quận Ba Đình tiếp nhận vào thực tập Đồng thời, xin cảm ơn lănh đạo văn phòng, toàn thể anh chị cán bộ, chuyên viên quan đặc biệt ông Vương Tân Tiến- Chấp hành viên nhiệt tình dẫn, giúp đỡ tạo điều Sinh viên: Vũ Trà My 54 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiện cho hoàn thành tốt trình thực tập Mặc dù cố gắng, khả thời gian có hạn nên Báo cáo thực tập tốt nghiệp khó tránh khỏi thiếu sót, kính mong thông cảm góp ý quý thầy, cô giáo để có kinh nghiệm làm việc sau Tôi xin trân trọng cảm ơn / Sinh viên: Vũ Trà My 55 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục thi hành án dân quận Ba Đình Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Chi cục thi hành án dân quận Ba Đình Phụ lục 3: Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kỳ quan Phụ lục 4: Sơ đồ hóa tổ chức hội nghị, lập hồ sơ hội nghị Phụ lục 5: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Phụ lục 6: Một số văn sưu tầm Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH CHI CỤC TRƯỞNG PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG CHẤP HÀNH VIÊN PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG THẨM TRA VIÊN TƯ PHÁP VIÊN Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ QUẬN BA ĐÌNH CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Nhân viên Kế toán Sinh viên: Vũ Trà My Nhân viên Tư pháp Thủ quỹ kiêm Văn thư Lưu trữ Nhân viên Lái xe Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 SƠ ĐỒ HÓA NỘI DUNG QUY TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 SƠ ĐỒ HÓA TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, LẬP HỒ SƠ HỘI NGHỊ Văn phòng Lập kế hoạch tổ chức Văn phòng Trình lãnh đạo xem xét phê duyệt Văn phòng phối hợp với đơn vị phòng ban có liên quan Các phòng ban có liên quan phối hợp với văn phòng Đơn vị chủ trì Văn phòng Sinh viên: Vũ Trà My Phân công công việc, chuẩn bị cho họp (chuẩn bị cho văn liên quan đến họp) chuẩn bị sở vật chất, Tiến hành họp (đón tiếp đại biểu, khách mời; Tổ chức khai mạc, diễn biến họp bế mạc Kết thúc họp Thu thập tài liệu, lập hồ sơ họp vào lưu trữ quan Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Lập kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Trình lãnh đạo quan xem xét phê duyệt Phân công công việc cho đơn vị, phòng ban có liên quan chuẩn bị cho chuyến công tác ( tài liệu, sở vật chất ) Thực nhiệm vụ thời gian lãnh đạo công tác (giám sát hoạt động đơn vị, báo cáo tình hình quan với lãnh đạo) Thu thập tài liệu, lập hồ sơ vào lưu trữ quan Phụ lục Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số văn sưu tầm Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Được hướng dẫn thầy cô giáo khoa đồng ý lãnh đạo Chi cục Thi hành án Dân quận Ba Đình, em hoàn thành thời gian thực tập gần tháng (từ 10/3 đến 17/4/2015) Trong khoảng thời gian này, thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng bên cạnh xây dựng cho phong cách người nhân viên văn phòng, sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Bài Báo cáo thực tập kết nỗ lực lớn em, thể bước trưởng thành sau năm học tập rèn luyện trường Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ cố gắng trình thực tập với điều kiện thời gian ngắn lần đầu tiếp xúc với công việc nên thân tránh khỏi thiếu sót hạn chế Qua báo cáo em mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô cán Văn phòng Chi cục để báo cáo em hoàn chỉnh giúp em có thêm kinh nghiêm quý báu tạo điều kiện thuận lợi công tác sau Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 21 tháng năm 2015 Sinh viên Vũ Trà My Sinh viên: Vũ Trà My Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C