Microsoft® Excel 2010 Core Skills ® Microsoft Office Excel 2010 Bài 8: Phân tích, tổ chức chia sẻ Workbooks Microsoft® Excel 2010 Core Skills Mục tiêu • xếp liệu • sử dụng thông tin AutoFilter để tìm liệu cụ thể • tạo, chỉnh sửa, xóa dãy tên (range names) © IIG Vietnam • • • tạo, chỉnh sửa xóa siêu liên kết tạo xóa nhận xét sử dụng Office Backstage để chia sẻ bảng tính với người dùng khác Sắp xếp liệu Single-Level • • • Có thể xếp liệu trình tự tăng dần giảm dần Sử dụng My data has header để ngăn chặn liệu tiêu đề xếp với liệu Để xếp liệu: – tab Home, nhóm Editing, nhấp vào Sort & Filter, – Trên tab Data, nhóm Sort & Filter, nhấp vào Sort A to Z Sort Z to A Sắp xếp liệu Multi-Level • Có thể chọn lên đến 64 cột xếp thứ tự • Cũng tùy chỉnh cấp độ xếp dựa kiểu liệu thứ tự xếp Microsoft® Excel 2010 Core Skills Lọc thông tin • • Khi hoạt động, biểu tượng AutoFilter xuất phía bên phải tên trường – tìm hàng nơi có ô giá trị cụ thể tập giá trị – tìm mục cách sử dụng điều kiện tiêu chuẩn cụ thể – tìm cột với số, văn bản, giá trị ngày / Trên tab Data, nhóm Sort & Filter, chọn Filter • Menu AutoFilter hiển thị danh sách tất giá trị cột • Tạo lọc cách sử dụng hộp kiểm tra (check box) – tạo AutoFilter tùy chỉnh cách sử dụng loạt giá trị (range of values) Microsoft® Excel 2010 Core Skills Tạo phạm vi đặt tên (Named Ranges) • • • • Để đặt tên phạm vi, chọn phạm vi sau đó: – Trên tab Formulas, nhóm Defined Names, nhấp vào Define Name; – Nhấn chuột phải vào phạm vi ô lựa chọn sau nhấp vào Define Name Tên đặt sử dụng công thức Tên phạm vi dài từ đến 255 ký tự Có thể nhanh chóng chọn phạm vi đặt tên cách chọn từ danh sách Name Box Sửa đổi xóa Named Ranges • Sử dụng Name Manager để: – cập nhật phạm vi ô tham chiếu – thay đổi để đặt tên phạm vi xác định – xóa tên dãy (named range) • Trên tab Formulas, nhóm Defined Names, nhấp vào Name Manager Chèn siêu liên kết (Hyperlinks) • Có thể văn hình ảnh trang nhảy liên kết đến địa điểm khác • Có thể hiển thị tài liệu tham chiếu hình thức URL • Để chèn siêu liên kết: – – Trên tab Insert, nhóm Links, nhấp Hyperlink; nhấn Ctrl + K Sửa đổi xóa Hyperlinks • • • • Nếu tập tin tham chiếu di chuyển đổi tên, phải thay đổi liên kết – thay đổi văn hiển thị cho liên kết, thêm ScreenTip tùy biến Khi không cần siêu liên kết, loại bỏ – văn siêu liên kết Để chỉnh sửa hyperlink: – Kích chuột phải vào liên kết nhấp vào Edit Hyperlink, – di chuyển đến ô có chứa liên kết tab Insert, nhóm Links, nhấp Hyperlink Để xóa hyperlink: – Kích chuột phải vào hyperlink kích Remove Hyperlink; – di chuyển đến ô có chứa liên kết tab Insert, nhóm Links, nhấp Hyperlink, nhấp vào Remove Link Sử dụng bình luận (Comments) • Tương tự cách đặt ghi dán tài liệu – – – Excel tự động thêm tên người sử dụng nhiều người dùng thích worksheet hữu ích nhắc nhở để cung cấp thêm thông tin • Để thêm lời bình vào worksheet: – – – Chọn cell, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào New Comment, nhấn Shift + F2; kích chuột phải vào ô cần bình luận nhấn Insert Comment • Để tạm thời hiển thị nội dung bình luận, riêng lẻ đặt vị trí trỏ ô có chứa bình luận – Khi khỏi ô, bình luận ẩn lại Microsoft® Excel 2010 Core Skills Sử dụng bình luận (Comments) • • • Để bắt buộc bình luận hiển thị: – Chọn cell với bình luận, sau tab Review, nhóm Comments, nhấp vào Show / Hide Comment, – kích chuột phải vào ô có bình luận cần nhấp vào Show / Hide Comment Để hiển thị nội dung tất bình luận kiến, tab Review, nhóm Comments, nhấp vào Show All Comments Để xóa bình luận: – Chọn cell có bình luận, sau vào tab Review nhóm Comments, nhấn Delete; – phải nhấp chuột vào ô tab Review nhóm Comments, nhấp vào Delete Comment; – chọn ô với bình luận, sau vào tab Home, nhóm Editing, nhấn Clear, nhấp vào Delete Comments © IIG Vietnam 12 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Nhập vào xuất liệu Nhập vào tập tin liệu • Excel chuyển đổi tập tin liệu bên cách nhập chúng vào • Trên tab Data, nhóm Get External Data, chọn From Other Sources © IIG Vietnam 13 Từ Access Nhập vào trực tiếp từ sở liệu Microsoft Access Từ Web Nhập vào liệu được hiển thị vị trí cụ thể trang web Nhập vào liệu từ tập tin chứa liệu số ký tự định dạng văn Từ Text Từ SQL Server Nhập vào liệu từ sở liệu Microsoft SQL Server Từ Analysis Services Nhập vào liệu từ Analysis Services module, thành phần Microsoft SQL Server Từ XML Data Import Nhập vào liệu từ tập tin định dạng XML Từ Data Connection Wizard Từ Microsoft Query Nhập vào liệu cách sử dụng kết nối liệu đến hệ thống khác Nhập vào liệu cách sử dụng Microsoft Query module • Định dạng văn có ba định dạng con: – Phân cách (Delimited) • Dữ liệu văn phân cách ký tự xác định trước • Tách dòng văn vào giá trị riêng biệt để chèn vào ô bảng tính – Chiều rộng cố định (Fixed width) • Mỗi giá trị có vị trí bắt đầu kết thúc cụ thể dòng văn • Vị trí văn chia tách liệu vào ô bảng tính Microsoft® Excel 2010 Core Skills Nhập vào xuất liệu Xuất liệu • Sử dụng danh sách Save as type để chọn định dạng khác để lưu liệu bảng tính • Phương pháp khác sử dụng Windows Clipboard Microsoft® Excel 2010 – Core Skills Sao chép liệu từ Excel vào clipboard, dán liệu vào chương trình Windows khác Thay đổi thuộc tính Workbook • Có thể hiển thị thuộc tính workbook trước mở – • • Hữu ích nhiều workbook lưu có tên giống Xem thuộc tính tài liệu trước lưu workbook cho lần gửi cho người khác Nhấp vào nút File, chọn Info, chọn Properties, nhấp vào Show Document Panel Chia sẻ Workbook qua E-mail Trên tab File, chọn Share, nhấn vào Send Using E-mail • E-mail tạo với workbook đính kèm định dạng chọn tài liệu Internet fax • Chia sẻ Workbook qua SkyDrive • Trên tab File, chọn Share, nhấp vào Save to SkyDrive • Lưu workbook vào SkyDrive kèm theo tài khoản Windows Live • SkyDrive hoạt động ổ cứng, Internet Chia sẻ Workbook qua SharePoint Trên tab File, chọn Share, nhấn Save to SharePoint • Lưu workbook vào SharePoint site công ty • [...]... bản • Vị trí của văn bản chia tách dữ liệu vào mỗi ô bảng tính Microsoft® Excel 2010 Core Skills Nhập vào và xuất ra dữ liệu Xuất ra dữ liệu • Sử dụng danh sách Save as type để chọn định dạng khác nhau để lưu dữ liệu bảng tính • Phương pháp khác là sử dụng Windows Clipboard Microsoft® Excel 2010 – Core Skills Sao chép dữ liệu từ Excel vào clipboard, và dán dữ liệu vào chương trình Windows khác Thay đổi... hãy nhấp vào Delete Comment; – chọn ô với bình luận, sau đó vào tab Home, trong nhóm Editing, nhấn Clear, và nhấp vào Delete Comments © IIG Vietnam 12 Microsoft® Excel 2010 Core Skills Nhập vào và xuất ra dữ liệu Nhập vào các tập tin dữ liệu • Excel có thể chuyển đổi các tập tin dữ liệu bên ngoài bằng cách nhập chúng vào • Trên tab Data, trong nhóm Get External Data, chọn From Other Sources © IIG Vietnam... chuột phải vào ô cần bình luận và nhấn Insert Comment • Để tạm thời hiển thị nội dung bình luận, riêng lẻ đặt vị trí của con trỏ trên ô có chứa bình luận – Khi đi ra khỏi ô, bình luận ẩn lại Microsoft® Excel 2010 Core Skills Sử dụng bình luận (Comments) • • • Để bắt buộc bình luận được hiển thị: – Chọn cell với bình luận, sau đó trên tab Review, trong nhóm Comments, nhấp vào Show / Hide Comment, hoặc –...Sử dụng bình luận (Comments) • Tương tự như cách đặt các ghi chú dán trên một tài liệu – – – Excel sẽ tự động thêm tên hiện tại của người sử dụng nhiều người dùng có thể chú thích các worksheet hữu ích khi nhắc nhở hoặc để cung cấp thêm thông tin • Để thêm lời bình vào worksheet: – – – Chọn cell,