6 Bước để xây dựng tiến độ dự án thành công Công tác xây dựng tiến độ tổng thường hoạt động khó khăn mà nhà quản lí dự án phải đối mặt Việc xây dựng tiến độ thường bao hàm nhiều yếu tố nghệ thuật yếu tố khoa học, kết dự án thường chứng điều Mặc dù có báo hay sách đề cập đến cách xây dựng tiến độ công việc hoàn hảo, Saga tin bạn cần tuân theo bước lập tiến độ công việc dự án không điều khó khăn Một trở ngại đặt thành viên nhóm làm dự án thường phải làm việc với nhiều nhà quản lý dự án có cách xây dựng theo dõi tiến độ khác Mọi người phàn nàn rằng: " Tại nhà quản lí dự án cách làm việc giống nhau?" Nếu bạn nghe thấy lời phàn nàn có lẽ đến lúc bạn phải xem lại cách thân nhóm xây dựng tiến độ dự án Có lẽ bạn không xây dựng kế hoạch làm việc nhóm theo bước xuyên suốt hiệu Để khắc phục điều này, tham khảo bước đơn giản sau đây: BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH NHỮNG HÀNH ĐỘNG CẦN ĐƯỢC ĐƯA VÀO TIẾN ĐỘ Hãy thiết lập hệ thống Work Breakdown Structure (WBS) chia nhỏ hoạt động để lên tiến độ làm việc cho chúng Nếu bạn chí chưa sử dụng WBS cho dự án bạn nên làm việc Hãy xem xét gói công việc WBS xác định hoạt động hoạt động cần thiết để tạo gói công việc Ví dụ gói công việc bạn WBS “Thiết lập cấu hình phần cứng máy tính”, hoạt động bạn cần để lập tiến độ bao gồm: “Thiết lập cấu hình mạng”, “Cài thẻ Video”, “Cài đặt ứng dụng” “Cài đặt trình duyệt email” BƯỚC 2: LÊN THỨ TỰ CHO CÁC HÀNH ĐỘNG Bạn có nhớ hồi mẫu giáo, hay cho miếng xếp hình phải tìm cách xếp chúng theo thứ tự định không? Khi xếp tiến độ hành dộng bạn nên tư cách tương tự, tranh đại diện cho hành động, hành động đầu tiên, thứ hai, thứ ba gì, v.v Đây mục đích bước thứ hai Chúng ta lên thứ tự công việc cách xếp chúng theo định Ví dụ, bạn cần phải cài thẻ video trước thiết lập cấu hình mạng, sau cài đặt phần mềm, cuối cài đặt trình duyệt email Trong số trường hợp, hai hay nhiều hành động thực song song Như ví dụ trên, bạn cài đặt email ứng dụng khác cài để tiết kiệm thời gian Đây bước để nhìn vào việc phụ thuộc mặt tiến độ có hành động phải kết thúc bắt đầu hành động khác, có hành động bắt đầu nhau, có hành động kết thúc nhau, v.v nhằm tìm mối quan hệ hành động với hành động khác BƯỚC 3: ĐÁNH GIÁ NHỮNG NGUỒN LỰC CẦN CÓ CHO CÁC HÀNH ĐỘNG Bước thứ ba đòi hỏi bạn phải định lượng nguồn lực cần sử dụng để đạt mục tiêu hành động đề Việc bao gồm định lượng số thành viên nhóm, nguồn tài thiết bị để thực hành động Các nguồn tài nguyên cần chọn lựa từ trước bạn tính đến lượng thời gian thực hoạt động BƯỚC 4: ĐÁNH GIÁ THỜI GIAN CẦN CÓ ĐỂ THỰC HIỆN CÁC HÀNH ĐỘNG Bước đòi hỏi bạn nhóm phải phân tích để hoàn thiện hành động kế hoạch Bạn sử dụng số công cụ sau để làm việc này: Tham khảo ý kiến chuyên gia: tham khảo ý kiến người có kinh nghiệm thành thạo việc ước tình thời gian cần thiêt để hoàn thành công việc định So sánh dự án tương đương: cách tiếp cận thông qua nghiên cứu dự án tương đồng với dự án thực tổ chức, từ dự đoán hành động nên thực Ước lượng tham số hóa (Parametric Estimating): Việc đơn giản nêu lên ước tính Ví dụ, bạn biết trung bình cần đến 10 phút để cài phần mềm Vậy nên, trình cài đặt gồm phần mềm khác bạn dùng ước lượng tham số hóa để ước tính bạn phải đến 60 phút (6 phần mềm x 10 phút) để cài hết tất phần mềm Đánh giá điểm: số trường hợp khác dùng phân tích PERT (Project Evaluation and Review Technique), công cụ hữu ích để đánh giá thời gian hoạt động Bạn cần đưa trọng số thời gian hoàn thành hoạt động theo xu hướng: bi quan, khả thi lạc quan Ước tính có công thức sau: (Thời gian bi quan + x Thời gian khả thi + thời gian khả quan) / BƯỚC 5: XÂY DỰNG TIẾN ĐỘ Bước quy trình hoạt động xếp theo tiến độ, nguồn lực cần thiết thời gian hoạt động sử dụng để đưa kế hoạch tổng Những công cụ sử dụng quy trình bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method), rút ngắn tiến độ, viễn cảnh - thì, cân nguồn lực chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods) Một tiến độ dã xây dựng trở thành khung tham chiếu để đưa nhìn tổng thể kế hoạch tiến độ kế hoạch BƯỚC 6: THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ Bước cuối bao gồm việc theo dõi quản lý tiến độ đề Bước thực xuyên suốt dự án đảm bảo tất công việc đạt trùng khớp với kế hoạch đề Việc quản lý tiến độ đòi hỏi việc sử dụng hệ thống báo cáo tiến độ, hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ, ví dụ việc sử dụng yêu cầu thay đổi tiến độ (Project Change Requests), quản lý công việc phương pháp phân tích khác để xác định có cần thêm hoạt động để đưa tiến độ quỹ đạo hay không