Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành Ngân hàng. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng. 6 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng. 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. 7 1.2.1. Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn . 8 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ. 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK. 10 2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ. 10 2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ. 11 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng. 11 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu: 12 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 13 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 14 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 16 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ: 17 2.2.7 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 18 2.3 Chuyên đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 20 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam và kết quả đạt được. 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam. 26 3.3. Một số kiến nghị. 27 3.3.1. Đối với Ngân hàng. 27 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường. 27 D. PHỤ LỤC 31
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG .4 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ngân hàng 1.1.1.Lịch sử hình thành Ngân hàng 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng 1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ngân hàng 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Ngân hàng 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng .7 1.2.1 Chức Khối Dịch vụ Nội 1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .7 1.2.3.Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 10 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 10 2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 11 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng 11 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu: 12 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 13 2.2.4 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 14 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .16 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ: 17 2.2.7 Thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.3 Chuyên đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, 24 KIẾN NGHỊ .25 Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam kết đạt 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam 26 3.3 Một số kiến nghị 27 3.3.1 Đối với Ngân hàng .27 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường 27 D PHỤ LỤC 31 Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi lại q trình hoạt động quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước Doanh nghiệp Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nó thực hai nhiệm vụ: Thứ thực nhiệm vụ quản lý Nhà Nước lưu trữ Thứ hai thực nhiệm vụ nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ , bảo quản bảo vệ an toàn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Chính mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức, Đảng, Nhà Nước Doanh nghiệp Là học sinh - sinh viên, thân em nhận thấy việc học tập lớp, giảng đường cịn hạn chế chưa đủ để phục vụ cho cơng việc sau này, cần kinh nghiệm từ thực tế để hồn thiện thân tích lũy thêm kiến thức từ sống Thực tập giúp thân em nói riêng bao sinh viên nói chung vận dụng học vào thực tiễn để trường không bỡ ngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành người động, sáng tạo công việc Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh - sinh viên kiểm chứng lại học áp dụng kiến thức thực tiễn để giải công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thể nhạy bén thay đổi công việc Đặc biệt chuyên ngành Lưu trữ em nhận thấy môn tương đối thú vị có tầm vai trị quan phát triển xã hội chưa quan tâm cách thực Qua em tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm nghề, rèn luyện đức tính cần thiết cho nhà Lưu trữ tương lai Đồng thời qua q trình thực tập nhà trường cịn đánh giá Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lực học sinh - sinh viên trình học tập giải công việc thực tế Nhận thức tầm quan trọng Công tác lưu trữ xã hội, khơng lĩnh vực kinh tế mà cịn quan trọng với nhiều lĩnh vực khác như: Văn hóa, Chính trị, Giáo dục,…Cũng khơng với quan tổ chức Nhà Nước mà cịn Doanh nghiệp, cơng ty nước ngồi,….Chính để nâng cao kỹ nghiệp vụ , kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học với thực tiễn đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội từ ngày 02 tháng 03 năm 2015 đến ngày 24 tháng 04 năm 2015 đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam Techcombank em có hội thực tập nghiệp vụ lưu trữ quan Trong báo cáo phần mở đầu kết luận, nội dung báo cáo chia làm ba chương : Chương I: Vài nét sơ lược Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam Techcombank Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam Techcombank Chương III: Báo cáo kết thực tập Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam Techcombank Trong suốt thời gian thực tập em nhận nhiều giúp đỡ từ cô chú, anh chị làm việc Ngân hàng Sau đợt thực tập em tích lũy, học hỏi nhiều kinh nghiệm qúy báu từ anh chị Ngân hàng , hiểu thêm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp,… Và có hội để áp dụng kiến thức học vào thực tế Trong trình thực tập, hạn chế thân thiếu kinh nghiệm thực tế Vì báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em kính mong nhận quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện đóng góp tồn thầy giáo cán bộ, nhân viên Ngân hàng với toàn thể bạn sinh viên trường để báo cáo em hoàn Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán nhân viên làm việc Ngân hàng, đồng thời em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , đặc biệt thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên Đỗ Viết Tiệp Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ngân hàng 1.1.1 Lịch sử hình thành Ngân hàng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993; ngân hàng TMCP Việt Nam thành lập bối cảnh đất nước chuyển sang kinh tế thị trường với số vốn điều lệ 20 tỷ đổng, trụ sở số 24 Lý Thường Kiệt, Hồn Kiếm, Hà Nội Ngân hàng Techcombank Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày tháng năm 1993 thời hạn 20 năm Được chấp thuận Ngân hàng Nhà nước thời hạn hoạt động ngân hàng gia hạn lên 99 năm theo định số 330/QĐ-NH5 ngày 08 tháng 10 năm 1997 Ngân hàng có tên giao dịch Techcombank Tên giao dịch quốc tế Vietnam Technological and Commercial Joint Stock Bank, Tên đầy đủ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam Các cột mốc lịch sử: 1994-1995 Tăng vốn điều lệ lên 51,495 tỷ đồng Thành lập Chi nhánh Techcombank Hồ Chí Minh, khởi đầu cho q trình phát triển nhanh chóng Techcombank thị lớn Năm 1998 Trụ sở chuyển sang tòa nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội Năm 1999 tăng vốn điều lệ lên 80,020 tỷ đồng Năm 2001 tăng vốn điều lệ lên 102,345 tỷ đồng ký hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm hệ thống ngân hàng hàng đầu giới Temnos Holding NV, việc triển khai hệ thống phần mềm Ngân hàng GLOBUS cho toàn hệ thống Techcombank nhằm đáp ứng ngày tốt nhu cầu khách hàng Năm 2006 trụ sở chuyển sang tịa nhà 72 Bà Triệu, Hồn kiếm, Hà Nội Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Năm 2006 nhận giải thưởng toán quốc tế từ the Bank of NewYorks, Citibank, Wachovia Năm 2007 tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD, trở thành ngân hàng có mạng lưới giao dịch lớn thứ hai khối ngân hàng TMCP với gần 130 chi nhánh phòng giao dịch thời điểm cuối năm 2007 Tháng năm 2010 tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng Tháng năm 2011 xếp hạng “top 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam” từ tổ chức VNR 500 nhận giải thưởng “sản phẩm tín dụng năm” từ Thời Báo Kinh tế Việt nam 17/9/2012 trụ sở chuyển sang tòa nhà 191 Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội Năm 2013 năm ngân hàng nhận nhiều giải thưởng quốc tế với 13 giải, bật ngân hàng quản lý tiền tệ tài trợ thương mại tốt Việt Nam nhà tuyển dụng tốt Châu Á Ngày với hỗ trợ cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng có tảng tài ổn định vững mạnh với tổng tài sản đạt 158.897 tỷ đồng (tính đến hết năm 2013) Techcombank sở hữu mạng lưới dịch vụ đa dạng rộng khắp với 315 chi nhánh 1229 máy ATM toàn quốc với hệ thống công nghệ ngân hàng tiên tiến bậc Ngồi ra, Techcombank cịn dẫn dắt đội ngũ quản lý tài có bề dày kinh nghiệm tài chuyên nghiệp cấp đa quốc gia lực lượng nhân lên tới 7000 nhân viên đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng thực hóa mục tiêu Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam Thông qua lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài Cá nhân, Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn Ngân hàng giao dịch, ngân hàng cung cấp sản phẩm dịch vụ tài đáp ứng nhu cầu đa dạng nhiều phân khúc khách hàng khác Đó có lẽ lý 3,3 triệu khách hàng nhân 45,368 khách hàng Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội doanh nghiệp chọn Techcombank người bạn đồng hành tài Bên cạnh hoạt động tài ngân hàng cịn tham gia nhiều hoạt động cồng đồng phát triển bền vững Hàng năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷ đồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường Techcombank hỗ trợ em nhỏ mắc bệnh ung thư trung thu,Techcombank báo Nhân dân đồng sáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài trẻ Ngân hàng thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngân hàng châu Á, tổ chức toán toàn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa, tổ chức thẻ quốc tế Master Card Những thành tựu nêu ngân hàng góp phần khơng nhỏ vào phát triển kinh tế đất nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng Theo Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng với Nghị số 2206/NQ-UBTTHĐQT Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày 16/12/2013 Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT Hội đồng quản trị ngày 18/08/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ngân hàng sau: 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ngân hàng - Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn không kỳ hạn VNĐ, phát hành chứng tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác ngân hàng phân bổ - Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư phát triển tổ chức nước - Cho vay VNĐ ngoại tệ tổ chức kinh tế theo thời hạn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) - Vay vốn Ngân hàng nhà nước tổ chức tín dụng khác - Bảo lãnh tái bảo lãnh tổ chức doanh nghiệp - Thực toán quốc tể dịch vụ khác liên quan đến - toán quốc tế Kinh doanh ngoại tệ Mở L/C cung cấp sản phẩm xuất, nhập Nhờ thu, bao, toán tiền tệ Thực cung ứng tiền tệ, nghiệp vụ phát sinh Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ có giá - Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh thực báo cáo, kiểm Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tra, kiểm soát theo quy định ngân hàng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Là ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần, mà cấu tổ chức ngân hàng mang đặc điểm riêng Ban lãnh đạo ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, Tổng giám đốc, giám đốc Trong Hội đồng quản trị có thành viên với Chủ tịch hội đồng quản trị, Phó Chủ tịch thành viên Ban giám đốc gồm 10 thành viên với Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Ban kiểm sốt có thành viên với Trưởng ban thành viên với 12 khối thực chức năng, nhiệm vụ ngân hàng Ngồi ban lãnh đạo cịn có Trưởng, phó phịng ban Theo thống kê đến thời điểm Techcombank có khoảng gần 8.000 nhân viên 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng Nằm nhóm ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có quy mơ doanh nghiệp lớn, mà hoạt động Văn thư Lưu trữ phận thiếu cầu thành nên hoạt động ngân hàng Tuy nhiên quy mơ lớn nên phận thuộc Trung tâm Hành thuộc Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng Khối Dịch vụ Nội bao gồm trung tâm là: - Trung tâm Hành (thực hoạt động Văn thư – Lưu trữ) - Trung tâm Mua sắm tập trung - Trung tâm quản lý tài sản 1.2.1 Chức Khối Dịch vụ Nội - Cung cấp đảm bảo chất lượng dịch vụ tập trung cho toàn ngân hàng mua sắm, hành văn phịng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng thực cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs), đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ nội cho tất đơn vị ngân hàng - Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thơng qua Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sáng kiến giảm chi phí, nâng cao suất đồng thời trì chất lượng dịch vụ - Quản lý hành (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) toàn phận thuộc Hội sở khơng có cán quản lý đầu mối trực tiếp miền Nam - Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, đạo Ban điều hành 1.2.3 Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội Khối dịch vụ Nội Bộ Trung tâm mua sắm tập trung trung Trung tâm hành Trung tâm quản lý tài sản … BỘ PHẬN CUNG CẤP DẤU PHÁP NHÂN CỦA NGÂN HÀNG … BỘ PHẬN CUNG CẤP SỐ (CƠNG VĂN RA NGỒI, ỦY QUYỀN, NỘI BỘ) Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN BỘ PHẬN TIẾP NHẬN THƯ, BƯU PHẨM GỬI CHUYỂN PHÁT NHANH BỘ PHẬN BAN HÀNH VĂN BẢN TRÊNINTER NALAIL Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu khả ăng thực tế Dựa vào kết thống kê tài liệu lưu trữ, quan xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu hoawjc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu có giá trị Mỗi loại tài liệu thống kê có khác biệt nội dung phương pháp Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam, tài liệu chủ yếu tài liệu chuyên môn đơn vị thống kê hồ sơ ( đvbq ) Hiện Kho Lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam có loại cơng cụ thống kê tra tìm sau: + Sổ nhập tài liệu lưu trữ: thu thập tài liệu từ đơn vị cán lưu trữ phải có trách nhiệm đăng ký tài liệu vào sổ nhập, vào sổ nhập để quan quản lý số lượng thu + Sổ thống kê lưu trữ: sổ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ cho phông, cố định trật tự phơng lưu trữ phơng phản ánh tình hình tài liệu phông Nội dung sổ thống kê phản ánh số phông, tên phông, ngày tháng bắt đầu kết thúc phông, số lượng tài liệu chỉnh lý chưa chỉnh lý + Mục lục hồ sơ: loại hình tra cứu chủ yếu kho lưu trữ dùng để thống kê hồ sơ cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hoá phản ánh thành phần, nội dung hồ sơ phông lưu trữ + Sổ đăng ký mục lục hồ sơ: loại sổ nhập để thống kê tình hình xuất tài liệu khỏi kho lưu trữ để chuyển giao tài liệu cho kho lưu trữ khác + Các thẻ lưu trữ: loại công cụ tra cứu thơng tin tài liệu - Trích yếu nội dung tài liệu - Ngày tháng tài liệu - Tác giả văn - Số ký hiệu lưu trữ Nhìn chung cơng tác thống kê tra tìm tài liệu Ngân hàng Thương mại Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 19 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam trang bị đầy đủ công cụ truyền thống thuận lợi công việc - Ưu điểm: loại hình chủ yếu, phổ biến chủ yếu sử dụng công tác Văn phịng, tính thơng dụng cao khơng phụ thuộc vào khách quan - Khuyết điểm: dễ nhầm lẫn, khó tra tìm tính bí mật khơng cao Việc thống kê giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu Dựa vào kết thống kê tài liệu lưu trữ, quan xác định phương pháp bổ sung tài liệu thiết bị hư hỏng, lập kết hoạch bảo quản an tồn tài liệu có giá trị 2.3 Chuyên đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác Lưu trữ quan quan tâm, nhận thấy cần thiết lợi ích sau chỉnh lý Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam đầu tư nhân lực trang thiết bị như: bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, giá Compac… -Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: + Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; + Xác định thời hạn bảo quản, hồ sơ tài liệu; + Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; + Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu + Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải HĐXĐGTTL ngân hàng kiểm tra trước có ý kiến tiêu hủy -Tài liệu lưu trữ minh chứng quan trọng, xác thực, phản ánh kiện lịch sử, khâu nghiệp vụ bước quan trọng đặc biệt khâu chỉnh lý tài liệu, thông quan Lịch sử đơn vị hình thành phơng Lịch sử phơng mà khâu chỉnh lý dễ dàng Trong thời gian tháng thực tập ngân hàng chúng em cán Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 20 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ quan tin tưởng giao cho thực chỉnh lý khối tài liệu ngân hàng từ 1993-2013 Để thực công việc chỉnh lý chúng em nhận hướng dẫn tận tình cán lưu trữ quan Do ngân hàng quan có cấu tổ chức rõ ràng, thay đổi, quan hoạt động thực tiễn nên phương án phân loại tài liệu cán lưu trữ quan lựa chọn phương án “thời gian-mặt hoạt động”.Việc chỉnh lý tài liệu ngân hàng chưa có quy định công tác văn thư – lưu trữ quản lý sử dụng dấu của ngân hàng nên việc chỉnh lý tài liệu dựa vào văn quy định nhà nước Luật Lưu trữ 2011 Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 ngày 01 tháng 06 năm 2009, việc chỉnh lý gặp khó khăn định Theo Quyết định việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm giai đoạn là: A CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ + Giao nhận tài liệu: giao nhận tài liệu chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc loại sổ sách + Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý: Do chưa có phịng tập chung chỉnh lý nên việc vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý bị phân tán nơi Trung tâm Hành trung tâm Quản lý tài sản + Khảo sát tài liệu Thành phần tài liệu: Chủ yếu tài liệu Hành chính, tài liệu chun mơn kỹ thuật ngân hàng chiếm số lượng lớn Nội dung tài liệu: chủ yếu tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, cấu tổ chức, ủy quyền loại, Quyết định, Công văn, Báo cáo…Trong tài liệu chun mơn kỹ thuật có tài liệu chất lượng-đó hướng dẫn liên quan trực tiếp đến chuyên môn ngân hàng giao dịch tiền tệ, ngoại hối, hoạt động tín dụng… Quyết định số 00750/QĐ-TGĐ v/v Ban hành hướng dẫn ứng trước tiền mặt POS ngày 14/5/2004 Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 21 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định số 781/QĐ-TGĐ v/v Ban hành hướng dẫn, quản lý tiếp quỹ vận hành máy ATM ngày 19/5/2004 Tình trạng vật lý: Khối tài liêu chỉnh lý sản sinh từ 1993 tình trạng vật lý tốt khơng bị mối mọt Nội dung thể thức văn bản: Các văn ban hành ngân hàng có nội dung phù hợp với Hiến Pháp pháp luật Việt Nam, Bên cạnh cịn số văn chưa với thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành năm 2011 + Thu thập bổ sung tài liệu Nguồn thu chủ yếu đơn vị phòng ban Ngân hàng + Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý Các văn hướng dẫn chỉnh lý là: Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Hiện Ngân hàng chưa biên soạn việc chỉnh lý tài liệu gặp số khó khăn định.Tuy nhiên sở đặc điểm tài liệu sản sinh trình hoạt động ngân hàng cán lưu trữ với kinh nghiệm đề cách lập hồ sơ với phương án phân loại chọn “Thời gian -Mặt hoạt động” Cụ thể phần hướng dẫn lập hồ sơ là: - Đối với tài liệu chuyên môn kỹ thuật: tiến hành phân chia theo năm; sau chia tài liệu theo tháng, tháng xếp tài liệu theo số, ký hiệu văn - Đối với tài liệu hành chính: Đầu tiên chia tài liệu theo năm, sau chia tài liệu theo thẩm quyền ban hành, cuối chia tài liệu thành vấn đề Sau xếp theo số, ký hiệu văn B THỰC HIỆN CHỈNH LÝ Phân loại tài liệu theo phương án : Thời gian - Mặt hoạt động • Đối với tài liệu HĐQT từ 1993 – 2013 Bước 1: Phân loại tài liệu theo nhóm lớn, nhóm tương ứng với năm Năm 1993 Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 22 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Năm 1994 Năm 1995 … … Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 2: Phân loại tài liệu thành nhóm nhỏ, nhóm tương ứng với mặt hoạt động Năm 1993 1.1 Tài liệu liên quan đến cấu tổ chức Techcombank 1.2 Tài liệu liên quan đến ủy quyền 1.3 Các tài liệu khác Năm 1994 … … Bước 3: Phân loại tài liệu từ nhóm nhỏ thành nhóm nhỏ (nếu số lượng văn nhóm nhiều) Năm 1993 1.1 Tài liệu liên quan đến cấu tổ chức Techcombank 1.1.1 Tài liệu thành lập, chia tách, sáp nhập đơn vị 1.1.2 Tài liệu điều chỉnh, thay đổi đơn vị 1.1.3 Tài liệu di chuyển, di dời, thay đổi địa điểm chi nhánh, trụ sở làm việc đơn vị hệ thống Techcombank … … Bước 4: Phân loại tài liệu thành nhóm nhỏ nhất, nhóm tương ứng với hồ sơ (Mỗi hồ sơ tương ứng với file tài liệu) Ví dụ: Tập lưu văn ủy quyền HĐQT năm 2010 • Lập hồ sơ tài liệu lưu trữ Sau thực xong công tác phân loại tài liệu, chúng em tiến hành lập hồ sơ Trong hồ sơ xếp văn theo ngày ban hành, (số bé xếp trước, số lớn xếp sau cố định thứ tự xếp cách đánh số thứ tự trang bút chì vào phần cuối mép phải văn • Biên mục phiếu tin • Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 23 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau lập hồ sơ tài liệu chúng em hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại, theo tài liệu HĐQT trước tiên hệ thống theo năm, sau năm, hồ sơ xếp tương ứng theo mặt hoạt động Tương tự tài liệu khác • Biên mục hồ sơ Hồ sơ đựng file tài liệu theo tiêu chuẩn mà việc biên mục hồ sơ khác so với bìa hồ sơ kiểu cũ là: + Biên mục bên trong: Hồ sơ đánh số tờ, viết mục lục hồ sơ + Biên mục bên ngồi: Tên Phơng lưu trữ Tiêu đề hồ sơ Thời gian bắt đầu kết thúc Số tờ Thời hạn bảo quản Đánh gáy file đóng file • Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc thống kê tiến hành sau trình biên mục bên bao gồm thống kê số file tài liệu (hồ sơ), số tờ, tài liệu trùng thừa… • Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm tài liệu Hiện sau chỉnh lý tài liệu xong công cụ tra cứu truyền thống MLHS Ngân hàng bước xây dựng xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm đại CSDL máy tính.Điều góp phần khơng nhỏ việc nâng cao hiệu tra tìm tài liệu Ngân hàng C KẾT THÚC CHỈNH LÝ Sau tiến hành chỉnh lý xong cán lưu trữ ngân hàng tiến hành thống kê xếp tài liệu lên giá cách khoa học Chúng em chỉnh lý tài liệu Tổng giám đốc chủ tịch Hội đồng quản trị loại sổ sách ngân hàng CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 24 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam kết đạt Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ngân hàng Trong thời gian thực tập Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam em thực hành số công việc nghiệp vụ lưu trữ kết đạt sau: + Chúng em chỉnh lý tài liệu Chủ tịch Hội đồng quản trị từ năm 1993 - 2013 với số lượng 11 file + Chỉnh lý tài liệu Tổng giám đốc từ năm 2000 - 2007 với số lượng file + Chỉnh lý loại sổ sách từ năm 1993 – 2013 + Nhập mục lục hồ sơ khối tài liệu công văn nội năm 2007, 2008, 2009, 2010 với số lượng 116 file tài liệu + Nhập mục lục hồ sơ văn chất lượng năm 2008 2009 file + Đã Scan khối tài liệu công văn nội năm 2007 2008 55 file + Nhập chứng từ hàng ngày khách hàng mang đến lưu vào file tài liệu trung tâm mua sắm tập trung với số lượng nhiều + Tại trung tâm quản lý tài sản chúng em xếp cách khoa học tài liệu chuyên ngành ngân hàng bao gồm phiếu đề nghị, phiếu xuất kho… Không thực hành nghiệp vụ lưu trữ, em thực hành số công việc ghiệp vụ văn thư như: + Quản lý văn đi, đến + In tài liệu + Đóng dấu quan + Cấp số văn Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 25 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +… 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam Trải qua thời gian hai tháng tiếp xúc với công tác lưu trữ ngân hàng, đứng trước tồn khó khăn cơng tác văn thư lưu trữ em xin có số ý kiến đóng góp nho nhỏ giúp cho công tác lưu trữ quan tốt Ngân hàng cần trang bị công cụ tra tìm, hồn thiện hệ thống sổ sách thống kê tài liệu cơng tác lưu trữ Vì hệ thống sổ sách thừa mà thiếu Tình trạng khơng đầy đủ, không khớp thông tin xảy Công tác lưu trữ khơng có gía trị trước mắt mà cịn có giá trị lâu dài, thất tài liệu lưu trữ gây tổn thất nghiêm trọng Theo em ngân hàng nên tạo dựng phần mềm quản lý in mẫu sổ Đồng thời trọng việc quản lý tài liệu kho với tài liệu ghi sổ - Đối với công tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu cần tiến hành xây dựng khung phân loại cách phù hợp khoa học, tạo thuận lợi cho trình chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Đối với công tác phục vụ khai thác: tổ chức việc triển khai với quy trình quy định hành nhà nước quan, đảm bảo cung cấp thơng tin tài liệu lưu trữ nhanh chóng, kịp thời đối tượng Tăng cường kinh phí cho cơng tác lưu trữ Đặc biệt nguồn kinh phí hàng năm công tác lưu trữ cần thiết giải pháp khả thi để giải nội dung thuộc lưu trữ có tình trạng tài liệu tồn đọng kho lưu trữ đơn vị trực thuộc, đươn vị đặc thù mà cán làm công tác phải kiêm nhiệm nhiều công viêc không xử lý kịp Trong đào tạo bồi dưỡng cán bộ: Đối với cán kiêm nhiệm công tác lưu trữ cần phải đào tạo để đáp ứng yêu cầu công việc Hội nghị tập huấn nghiệp vụ hội nghị chuyên đề hàng năm công tác lưu trữ cần tổ chức thường xuyên…Lãnh đạo cấp có quan tâm nữa, có đánh giá khách quan, đầy đủ đóng góp, thành tích, hiệu cơng tác lưu trữ để có hình thức động viên, khích lệ, khen thưởng kịp thời Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 26 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin công tác lưu trữ Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em để khắc phục hạn chế cịn tồn phát huy tiềm giúp Văn phòng hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, hiệu làm việc cao 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với Ngân hàng Qua trình thực tập em xin đưa số kiến nghị sau: Ngân hàng nhà nước cần phải ban hành hệ thống văn quy định, thống quy định chi tiết trách nhiệm, nghĩa vụ phận cá nhân liên quan đến công tác lưu trữ phải thực coi tài liệu tài sản đặc biệt Ngân hàng cần tiến hành triển khai khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ để công tác trở thành phận tồn phát triển song hành với phận khác ngân hàng Lãnh đạo quan cần quan tâm mức, thực nghiêm túc triển khai thực có hiệu văn Quy phạm pháp luật Nhà nước bố trí cán có nghiệp vụ làm cơng tác Văn thư kiêm Lưu trữ Lãnh đạo quan cần phải thường xuyên kiểm tra để đánh giá tình hình thực tế quy trình thực quan cấp có theo quy định Nhà nước, quan khơng, cần quy trách nhiệm có hình thức kỷ luật đắn với nhữg trường hợp không thực trách nhiệm Hàng năm ngân hàng nên thường xuyên tăng cường bồi dưỡng nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ cho cán nhân viên ngân hàng 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, nhà trường Được giúp đỡ nhiều từ thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy cô khoa văn thư lưu trữ em hoàn thành tốt đợt thực tập Sau đợt thực tập em thấy kiến thức lí thuyết kiến thức thực tế có đơi chút khác biệt tùy thuộc vào cấu tổ chức quy định quan Em kính mong trường khoa tạo điều kiện cho bọn em thực tế nhiều trình học để chúng em tích lũy thêm Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 27 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều kinh nghiệm, gắn liền thực tế lí thuyết Bên cạnh nhà trường kéo dài thời gian thực tập để chúng em có nhiều thời gian để cọ sát giúp cho chúng em nắm bắt công việc thực cán lưu trữ Trên số đề xuất riêng em, em tin với quan tâm cấp lãnh đạo cơng tác lưu trữ quan ngày hồn thiện góp phần vào phát triển cơng tác lưu trữ quan nói chung xã hội nói riêng Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 28 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Thực kế hoạnh thực tập tốt nghiệp cuối khóa Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đến thực tập Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam Techcombank Kết hợp với lý thuyết thực hành thầy trường trang bị, thấy công tác lưu trữ nhiệm vụ quan trọng quan, đơn vị, tổ chức Nếu tổ chức tốt công tác lưu trữ phát huy tối đa tác dụng cơng tác đảm bảo thơng tin, thơng tin để quản lý điều hành hoạt động quan Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhằm giúp quan giải tốt cơng việc cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo quy định pháp luật, nâng cao hiệu hoạt động quản lý công việc Em có điều kiện áp dụng kiến thức tiếp thu nhà trường thực tiễn, từ rút học thực tế Dựa vào thực tế để củng cố thêm mặt lý thuyết Có vấn đề học em thấy phức tạp qua thực tế trở nên đơn giản nhiều dễ ghi nhớ tiếp thu Lý thuyết thực tế lúc giống Có điều lý thuyết áp dụng vào công việc cần phải thay đổi cho phù hợp với hồn cảnh Khơng nên áp đặt cách cứng nhắc, cần phải biết lựa chọn điểm phù hợp lược bỏ phần không cần thiết Sự áp dụng linh hoạt nhằm phát huy tối đa hiệu công việc Ngược lại, cơng việc thực tế có u cầu cao so với lý thuyết Do phải vận dụng linh hoạt lý thuyết thực tiễn Trong trình thực tập, em trực tiếp thực nhiệm vụ người cán lưu trữ, giúp em nắm công việc ngành học, trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu, vừa ôn lại kiến thức tích lũy ngồi ghế nhà trường, vừa giúp em tự tin hịa nhập với mơi trường làm việc sau Em bước đầu rèn luyện tác phong làm việc, thái độ làm việc nghiêm túc, ý thức trách nhiệm với công Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 29 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc Đặc biệt với đặc thù công tác cán lưu trữ cần rèn luyện tính kiên trì, lịng nhiệt huyết Ngoài ra, đợt thực tập giúp cho em củng cố thêm tư tưởng tình cảm ngành nghề mà theo đuổi Khi thực tập làm người cán Lưu trữ em hiểu muốn làm tốt cơng việc lịng u nghề điều quan trọng Do thiếu kinh nghiệm thời gian thực tập hạn chế nên báo cáo em tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận giúp đỡ, bảo thầy cô giáo để báo cáo em hoàn thiện tốt Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức cho chúng em đến thực tập quan để tiếp xúc với thực tế chuyên ngành học Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cán bộ, nhân viên Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam chị Lê Thị Thuận (cán hướng dẫn) giúp đỡ em suốt trình thực tập hoàn thành báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh Viên Đỗ Viết Tiệp Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 30 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phụ lục số 1: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn vào công văn số 283/VTLT-NVTW ngày 04/5/2004 cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Căn ……………………………… Chúng gồm:…………………………………………………………… Bên giao:……………………………………Đại diện là:………… Ơng (bà)……………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/ chức danh:………………………………………… Thống biên giao nhận tài liệu:…… với số lượng cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu:…………………………………… Thời gian tài liệu:……………………………………………… Thành phần số lượng tài liệu:……………………………………… 3.1 Tài liệu hành chính:…………………………………………………… - Tổng số hộp (cặp)……………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (ĐVBQ) ………………………………………………… - Quy mét giá:……………………………………………….mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có) Cơng cụ tra cứu loại tài khác có liên quan kèm theo:……… Biên lập thành 02 Mỗi bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO NHẬN ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (Chức vụ, chữ ký người có thẩm quyền họ tên đóng dấu) Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 31 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 2: TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc - …, ngày … tháng … năm … BIÊN BẢN Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……… việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … Tại (nơi huỷ)………………………………………… Chúng gồm: 1…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 2…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 3…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 4…………………………….cơ quan, đơn vị…………………………… 5…………………………… Đã tiến hành tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…………… Số lượng tài liệu tiêu huỷ ……………………… Phương pháp huỷ: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)…………… Chúng huỷ hết số tài liệu ghi Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định Biên lập thành bản: quan, đơn vị có tài liệu giữ bản, quan, đơn vị thực tiêu huỷ tài liệu giữ bản./ ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HUỶ TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) CÓ TÀI LIỆU TIÊU HUỶ (Họ tên, ký) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp 32 Lớp: Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 Lớp: Lưu trữ học K6