Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 3 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam. 4 1.1.1.Chức năng 4 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam 5 1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 5 1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 5 1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 7 1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng 8 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 15 2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam 15 2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp Hội Việt Nam 15 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam 16 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 17 2.4.Quản lý văn bản 21 2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến 21 2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi 23 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 26 2.6 Lập hồ sơ 26 2.7. Công tác lưu trữ 28 2.7.1. Văn bản quản lý về công tác lưu trữ 28 2.7.2. Công tác lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam 29 CHƯƠNG 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 30 3.1. Tình hình trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 30 3.2. Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư 32 3.2.1 Nhận xét cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị ở phòng Văn thư 33 3.2.2. Đề xuất mô hình mới 34 3.3 Các phần mềm mà cơ quan đang sử dụng trong công tác văn phòng 35 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I. Nhận xét, đánh giá về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng 37 1. Ưu điểm 37 1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 37 1.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. 38 1.3 Trong Công tác soạn thảo văn bản…………………………..............…..39 1.4. Trong quản lý văn bản 40 1.4.1.Trong tổ chức và quản lý văn bản đi…………………………..........….45 1.4.2.Tổ chức và quản lý văn bản đến 41 1.5. Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu 42 1.6. Công tác lập hồ sơ 42 1.7. Công tác lưu trữ 42 2.1 Nhược điểm 43 2.2 Tổ chức và hoạt động văn phòng 43 2.3 Soạn thảo văn bản 44 2.4 Tổ chức và quản lý văn bản đến: 45 2.5.Tổ chức và quản lý văn bản đi 45 2.6 Lập hồ sơ 46 2.7 Công tác lưu trữ 47 3.3 Giải pháp khắc phục 47 3.3.1. Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng. 47 3.3.2Về trang thiết bị văn phòng 48 3.3.4.Các quy trình nghiệp vụ 49 3.3.5. Soạn thảo văn bản 49 3.3.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến 49 3.3.7. Về công tác lập hồ sơ 50 3.3.8. Về công tác lưu trữ 51 3.3.9.Từng bước hiện đại hóa văn phòng 51 LỜI CẢM ƠN 53 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012-2016) Tên quan: Liên hiệp hội Khoa học Kỹ Kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Công Lương Giản viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng Tên sinh viên: Đinh Thị Kim Cúc Năm 2015 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .1 PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Liên hiệp Hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam .4 1.1.1.Chức 1.2 Tổ chức hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2.1 Chức văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam .6 1.2.2 Phân công nhiệm vụ vị trí văn phòng CHƯƠNG 2: 12 CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1 Hệ thống văn quản lý Công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 13 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn .15 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 15 2.3.1.1 Hệ thống văn Liên hiệp Hội Việt Nam .15 2.3.1.2 Thẩm quyền thông qua ban hành văn quản lý Liên hiệp Hội Việt Nam 15 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Liên hiệp hội Việt Nam 16 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn .17 2.4.Quản lý văn 21 2.4.1 Trình tự quản lý văn đến .21 2.4.2 Trình tự quản lý văn 23 2.5 Quản lý sử dụng dấu 26 2.6 Lập hồ sơ 26 2.7 Công tác lưu trữ .28 2.7.1 Văn quản lý công tác lưu trữ 28 2.7.2 Công tác lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam 29 CHƯƠNG 30 CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG .30 3.1 Tình hình trang thiết bị sở vật chất văn phòng 30 3.2 Cách bố trí xếp trang thiết bị phòng Văn thư 33 .33 3.2.1 Nhận xét cách bố trí xếp trang thiết bị phòng Văn thư 34 3.2.2 Đề xuất mô hình 35 3.3 Các phần mềm mà quan sử dụng công tác văn phòng 36 PHẦN II 38 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm công tác văn phòng 38 Ưu điểm 38 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động văn phòng .38 1.4 Trong quản lý văn 41 2.2 Soạn thảo văn 45 2.3 Tổ chức quản lý văn đến 46 2.4 Tổ chức quản lý văn 46 2.6 Công tác lưu trữ .47 3.2.Về trang thiết bị văn phòng 49 3.3.Soạn thảo văn 49 LỜI CẢM ƠN 53 PHỤ LỤC Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng coi “ tổng tham mưu”, phận “ đầu não” quan, tổ chức doanh nghiệp quản trị văn phòng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan Nếu công tác văn phòng thực tốt thúc đẩy mặt hoạt động tổ chức ngược lại, thực không hiệu ảnh hưởng đến phát triển hoạt động quan Trong quan dù lớn hay nhỏ cần đến văn phòng Từ quan nhà nước, tổ chức trị- xã hội, đến doanh nghiệp Bên cạnh đơn vị chuyên môn văn phòng ngày nhiều lãnh đạo đơn vị dành quan tâm xứng đáng Bởi vì, hoạt đông quan văn phòng ví mắt xích nối liền mối quan hệ quan với tổ chức bên ngoài, với đối tác với cá nhân, phòng ban, đơn vị quan Với tầm quan trọng hội nghề trương ngành quản trị trở thành lựa chọn nhiều bạn trẻ rời mái trường trung học phổ thông Xong để đáp ứng yêu cầu công việc ngày đòi hỏi khắt khe trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán văn phòng cần phải đào tạo, trang bị đầy đủ kiến thức kỹ cần phải có cán văn phòng Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội cung cấp nguồn nhân lực có lực chuyên môn, trình độ quản trị văn phòng đảm nhiệm công việc người nhân viên, cán văn phòng, người quản lý, phụ trách văn phòng quan ,tổ chức doanh nghiệp nhiều trường học tiến hành đào tạo ngành quản trị văn phòng Năm 2005 Trường cao đẳng văn thư Lưu trữ la trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Giáo Dục Đào tạo đồng ý cho mở ngành đào tạo cao đẳng Ngành Quản trị văn phòng Năm 2011 trường Đại học Nội vụ lần khẳng định vị trường thức nhận Quyết định thành lập trường đại học Nội vụ Hà Nội Với phát triển không ngừng nhà trường nhiều ngành nghề Nhà trường mở mang đào tạo, Ngành quản trị văn phòng môn ngành học nhận quan tâm to lớn Nhà trường thầy cô đặc biệt trở thành đứa đầu lòng kể từ trường tiến lên thành trường đại học Trong suốt trình học nhận bảo tận tình thầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô truyền đạt cho Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nhiều kiến thức bổ ích, kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang rời mái trường bắt kịp nhịp sống công việc đòi hỏi khắt khe bên lề sách Viêc tổ Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng ngành Quản trị văn phòng nhằm kết hợp lý luận thực hành, giúp cho vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp đúc rút kinh nghiệm quý báu cho Được đồng ý lãnh đạo văn phòng quan Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam Tôi đến kiến tập Nhờ giúp đỡ bảo tận tình lãnh đạo, anh chị, cô văn phòng học nhiều điều kiến thức chuyên môn, đặc thù công việc, kỹ giao tiếp ứng xử hàng ngày giúp tích lũy đúc rút nhiều học kinh nghiệm quý báu Kết thúc trình kiến tập với nhiều cảm xúc ngưng đọng, nhìn vào thực tế giúp hiểu biết sâu sắc nghề, cảm thấy yêu nghề, yêu công việc sau Để làm điều xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cán bộ, chuyên viên văn phòng đặc biệt cô giáo Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn đợt kiến tập Xin kính Chúc cô lãnh đạo, anh chị chuyên viên, cán công nhân viên văn phòng cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn thành công Bài báo cáo kết phấn đấu nỗ lực không ngừng thân suốt trình học tập vừa qua Nội dung báo cáo gồm phần, chương sau: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng quan kiến tập - Chương Chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức hoạt động Liên hiệp Hội Việt Nam Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam - Chương Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam - Chương Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam Phần II: Nhận xét ưu, nhược điểm đề xuất giait pháp Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam( Gọi tắt Liên hiệp Hội Việt Nam) Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ), tổ chức trị - xã hội có hệ thống từ Trung ương đến tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liên hiệp khoa học kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoa học kỹ thuật ngành toàn quốc 600 tổ chức KH&CN trực thuộc) Giữ vững vai trò nòng cốt việc tập hợp, đoàn kết phát huy sức sáng tạo đội ngũ trí thức.Góp phần đưa khoa học công nghệ trở thành động lực phát triển kinh tế- xã hội đất nước.Liên hiệp hội Việt Nam thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.Được tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ đoàn kết Trải qua 30 năm xây dựng phát triển, lãnh đạo Đảng Cộng Sản Việt Nam, đạo phủ , quan tâm ngành cấp, Liên Hệp hội Việt nam kiên trì phấn đấu xây dựng phát triển tổ chức, tập hợp đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học công nghệ, tích cực thực nhiệm vụ tuyên truyền phổ biến kiến thức , góp phần nâng cao dân trí đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài , áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản suất đời sống, phát triển cộng đồng xóa đói giảm nghèo, tư vấn phản biện giám định xã hội Bằng kết đạt lĩnh vực, Liên hiệp hội Khoa học kỹ Thuật Việt Nam khẳng định vai trò vị trí mình, Đảng Nhà nước tin cậy xã hội thừa nhận Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Liên hiệp Hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam 1.1.1.Chức Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học công nghệ nước, trí thức khoa học công nghệ người Việt Nam nước ngoài; điều bhoà, phối hợp hoạt động hội thành viên Làm đầu mối hội thành viên quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức khác nhằm giải vấn đề chung hoạt động Liệp hiệp Hội Việt Nam Đại diện, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp hội viên, hội thành viên, c trí thức khoa học công nghệ Việt Nam 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng phát triển tổ chức Thực công tác xây dựng tổ chức; củng cố phát triển kiện toàn tổ chức máy Liên hiệp Hội Khoa học Kỹ thuật trung ương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Điều hòa phối hợp trợ giúp hoạt động hội thành viên Tăng cường mối liên kết ngành, liên vùng hội thành viên - Vận động trí thức khoa học công nghệ Tuyên truyền phổ biến rộng rãi đương lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước đội ngũ trí thức khoa học công nghệ Vận động trí thức khoa học công nghệ người Việt Nam nước tham gia tích cực vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc - Tổ chức thực hoạt động Chủ động tư vấn, phản biện giám định xã hội nhằm góp phần xây dựng sở khoa học cho việc hoạch định việc thực đường lối, chủ trương sách Đảng Nhà nước, dự luật, chiến lược, quy hoạch, trương trình, kế hoạch phát triền kinh tế - Xã hôi, dự án đầu tư quan trọng Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ, đẩy mạnh hợp tác chuyển giao tiến khoa học, vào sản xuất đời sống, bảo vệ môi trường, ứng phó với biến đổi khí hậu toàn cầu Phổ biến kiến thức khoa học công nghệ nhân dân, giáo dục đào tạo dạy nghề, góp phần xây dựng xã hội học tập; nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực bồi dưỡng nhân tài Tổ chức, hướng dẫn khuyến khích phong trào quần chúng tiến quân vào khoa học công nghệ Tham gia cấp chứng hành nghề, thực giám soát hoạt động nghề nghiệp vào dịch vụ công theo quy định pháp luật Tham gia phát triển cộng đồng, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc sức khỏe nhân dân hoạt động khác - Thực vai trò thành viên Mặt trận tổ quốc Việt Nam Phối hợp với tổ chức thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam triển khai hoạt động chung nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp, tăng cường liên minh công nhân – nông dân – trí thức xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc - Tăng cường hợp tác với hội, tổ chức phi phủ nước, tham gia tổ chức khoa học công nghệ khu vực quốc tế theo quy định pháp luật 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam (Phụ lục 03) 1.2 Tổ chức hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2.1 Chức văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam Văn phòng thuộc quan Liên Hiệp Các Hội Khoa học Và Kỹ thuật Việt Nam có chức tham mưu, giúp việc lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị đơn vị dự toán cấp III điều phối hoạt động chung Liên hiệp hội Việt Nam Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2.2.1 Công tác tổng hợp Tổng hợp tình hình xây dựng báo cáo Hoạt động Hội đồng trung ương, Đoàn chủ tịch, Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam; Tổng hợp theo dõi đôn đốc việc thực quy chế làm việc kế hoạch làm việc quan Liên hiệp hội Việt Nam; Thông báo ý kiến đạo Đoàn chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch Thủ trưởng quan việc họp giao ban, buổi làm việc Lãnh đạo Liên hiệp hội Việt Nam với đơn vị có liên quan; Làm đầu mối việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo lãnh đạo phân công 1.2.2.2 Hành chính, văn thư Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan: văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu theo quy định; Xây dựng hướng dẫn đơn vị thực chế độ, quy định công tác văn thư; Lưu trữ bảo quản tài liệu văn thư 1.2.2.3 Quản trị Đảm bảo điều kiện sở vật chất cần thiết, thông tin liên lạc, phương tiện lại phục vụ hoạt động quan Liên hiệp hội Việt nam; Theo dõi, đánh giá, bảo quản tài sản sở vật chất quan, Tổ chức quản lý có hiệu tài sản công quan Liên hiệp hội Việt Nam; Lập kế hoạch thực sửa chữa nhỏ, mua sắm tài sản trang thiết bị phục vụ hoạt động thường xuyên quan liên hiệp hội Việt Nam; Làm đầu mối tổ chức quản lý nhiệm vụ xây dựng ; Phục vụ hội nghị, hội thảo hội họp Hội đồng Trung ương, Đoàn chủ tịch, Ủy ban kiểm tra quan Liên hiệp Hội Việt Nam; Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội gian gửi lại, mà ảnh hưởng đến nội dung công việc đề cập đến văn 2.3 Tổ chức quản lý văn đến Ở quan chưa phân rõ thẩm quyền xử lý văn cụ thể cho cá nhân,bộ phận, đơn vị mà sau đăng ký xong Văn thư phải chuyển cho Chủ tịch để lấy ý kiến xử lý Chủ tịch công tác văn xử lý với văn mức độ khẩn ảnh hưởng đến hiệu công việc Quy trình giải văn phức tạp phải qua nhiều ý kiến đạo giải từ xuống gây thời gian, chậm trễ giải lãnh đạo công tác vắng Do khối lượng công việc nhiều có 01 nhân viên văn thư nên việc chuyển văn đến đơn vị, cá nhân gặp nhiều khó khăn, gây chậm trễ Việc đặt tủ thư cá nhân văn thư tiết kiệm thời gian giảm tải công việc cho văn thư đơn vị không đến nhận kịp thời Văn thư nhiều việc quên không thông báo tới đơn vị, cá nhân nhận gây ứ đọng công việc Do hội ngành thuộc Liên hiệp Hội Việt Nam lấy địa 53, nguyễn du có số loại văn đến nhầm địa nhân viên văn thư lại thời gian gửi trả Chưa có phần mềm quản lý văn việc kiểm soát văn gây khó khăn, nhân viên văn thư nhiều lúc bị tải công việc 2.4 Tổ chức quản lý văn Ở quan chưa phân rõ thẩm quyền xử lý văn cụ thể cho cá nhân,bộ phận, đơn vị mà sau đăng ký xong Văn thư phải chuyển cho Chủ tịch để lấy ý kiến xử lý Chủ tịch công tác văn xử lý với văn mức độ khẩn ảnh hưởng đến hiệu công việc Quy trình giải văn phức tạp phải qua nhiều ý kiến đạo giải từ xuống gây thời gian, chậm trễ giải lãnh đạo công tác vắng Do khối lượng công việc nhiều có 01 nhân viên văn thư nên việc chuyển văn đến đơn vị, cá nhân gặp nhiều khó khăn, gây chậm trễ 46 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Việc đặt tủ thư cá nhân văn thư tiết kiệm thời gian giảm tải công việc cho văn thư đơn vị không đến nhận kịp thời Văn thư nhiều việc quên không thông báo tới đơn vị, cá nhân nhận gây ứ đọng công việc Do hội ngành thuộc Liên hiệp Hội Việt Nam lấy địa 53, nguyễn du có số loại văn đến nhầm địa nhân viên văn thư lại thời gian gửi trả Chưa có phần mềm quản lý văn việc kiểm soát văn gây khó khăn, nhân viên văn thư nhiều lúc bị tải công việc 2.5 Lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ nhiều bất cập việc tổ chức xếp lập danh mục hồ sơ, biên mục hồ sơ Do chưa thấy vai trò tầm quan trọng việc lập hồ sơ, tài liệu nên hầu hết cán chuyên môn giải xong công việc không lập hồ sơ, có lưu không xếp gọn gàng, tra tìm tài liệu khó khăn Ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ tra tìm tài liệu sau Việc lập hồ sơ chưa vào nề nếp nên tài liệu lưu trữ đơn vị chủ yếu bó gói, cặp ba dây Việc tập hợp xếp tài liệu cán bô, nhân viên trình giải công việc mức tự giác, chưa thực khoa học tra tìm tài liệu nhiều thời gian bị lẫn lộn, không đảm bảo an toàn bí mật tài liệu khó kiểm soát tài liệu Nhiều tài liệu lẫn lộn chưa phân loại, chưa biên mục hồ sơ, đánh số trang , ghi mục lục tài liệu viết chứng từ kết thúc để cố định số lượng văn tài liệu đơn vị bảo quản khó kiểm soát dễ bị mát, đánh tráo giả mạo, gây khó khăn việc quản lý, bảo quản, phục chế văn kịp thời 2.6 Công tác lưu trữ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam sơ sài chưa quy định cụ thể, chưa có quan tâm đạo mức nên công tác lưu trữ lơ chểnh mảng, khó khăn thực Tài liệu hình thành trình hoạt động quan chưa thu thập, bổ sung, nhiều văn trùng thừa lẫn lộn, công tác xác định giá trị tài liệu 47 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội chưa thực hiện,phần lớn taì liệu chưa chỉnh lý bó gói để cặp ba dây khó khăn cho việc tra tìm sử dụng tài liệu cần Tài liệu Liên hiệp Hội tương đối nhiều nên gây khó khăn cho việc phân loại, bó gối chỉnh lý tài liệu Lúc cần chỉnh lý phải thuê đội ngũ cán chỉnh lý gây tốn kém, phương tiện bảo quản chưa thực ứng dụng khoa học, kỹ thuật Chưa có nhân viên lưu trữ, chưa có kho lưu trữ, hồ sơ, tài liệu bảo quản riêng lẻ đơn vị, phận phòng, ban Tài liêu giải xong không giao nộp vào lưu trữ quan.Vì công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu không tập trung gây mát thất lạc tài liệu có cố thuyên chuyển nhân Giải pháp khắc phục 3.1 Trong công tác tổ chức hoạt động văn phòng Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả cán phòng Cơ quan cần tuyển thêm 02 cán chuyên ngành văn thư lưu trữ am hiểu lĩnh vực văn thư lưu trữ đảm nhiệm việc quản lý sử dụng dấu, tiếp nhận chuyển giao tài liệu công văn đi, đến, quản lý máy fax,… Tổ chức bố trí xếp lại phòng Văn thư cho hợp lý nhằm đáp ứng công việc hàng ngày cách hiệu quả, tách phận văn thư thành phòng riêng tránh tạo không gian làm việc thoáng mát, không ảnh hưởng đến lãnh đạo văn phòng làm việc Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyê trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.Tổ chức lớp bồi dưỡng tin học văn phòng cho cán bộ, nhân viên đặc biệt nhân viên Văn phòng Lãnh đạocơ quan cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư 48 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 3.2.Về trang thiết bị văn phòng Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng, trợ thủ đắc lực nhân viên văn phòng, giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ việc nâng cao chất lượng suất công việc hiệu hoạt động văn phòng Nó giúp cho văn phòng ngày đại phát triển Để phát huy hiệu cao trình thực công việc Liên hiệp Hội Việt Nam cần: Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ trang thiết bị máy móc, loại bỏ loại máy móc trang thiết bị cũ kỹ, thường xuyên hỏng hóc Đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị văn phòng đại: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại….và số văn phòng phẩm chuyên dùng Có quy định cụ thể việc hướng dẫn sử dụng bảo quản trang thiết bị, giao cho đơn vị tự bảo quản nâng trách nhiệm bảo quản trang thiết bị đơn vị Có hình thức kỷ luật cụ thể hành vi ý thức bảo vệ tài sản chung quan 3.3.Soạn thảo văn Tăng cường tổ chưc buổi tạp huấn, tuyên truyền phổ biến cách thưc soạn thảo Các quy trình soạn thảo vắn theo quy định hành quan Nhà nước Đối với văn quan trọng Quy chế, kế hoạch công tác năm… cần xây dựng đề cương viết thảo lấy ý kiến phòng, ban, đơn vị trước trình lãnh đạo duyệt Trưởng đơn vị, Văn phòng thường xuyên tổ chức buổi tuyên truyền, hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên quan Mẫu hóa văn đơn vị, cá nhân dễ dàng áp dụng theo 3.4 Tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến 49 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Cử lãnh đạo quan tập huấn nâng cao nghiệp vụ liên quan đến công tác quản lý văn bản, soạn thảo văn Cần xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán di đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan đơn vị Cần phải có chế độ đãi ngộ, khuyên khích cán làm công tác này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất thiết bị phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra nhằm phát hiện, kịp thời chấn chỉnh sai sót nêu gương điển hình đơn vị thực tốt nhiệm vụ giao Tích cực cập nhật văn quy định Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý văn Tuyên truyền hướng dẫn thực văn quy định nhà nước có liên quan như: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam ban hành ngày 13 tháng 12 năm 2013; Quyết định số 770/QĐ/-LHHVN ngày 14 tháng 12 năm 2011 Liên hiệp Hội Việt Nam ban hành Quy định thể loại, thể thức, thẩm quyền thông qua, ban hành văn Liên hiệp Hội Việt Nam Hướng dẫn số 374/HD-LHHVN ngày 22/12/2011 Liên hiệp Hôi Việt Nam quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Xây dựng hoàn thiện văn hướng dẫn, quy định cụ thể, rõ ràng thực văn quan 50 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Thường xuyên kiểm tra công tác thực văn đến phận đơn vị thực văn phận văn thư Có biện pháp khen thưởng kỷ luật xứng đáng với cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đồng thời phê bình đôn đốc cá nhân chưa thực nghiêm túc quy định quan nhà nước tổ chức thực văn 3.5 Về công tác lập hồ sơ Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam lãnh đạo Văn phòng phải có trách nhiệm việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ Văn thư tiến hành lập Danh mục hồ sơ, vào đầu năm gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm lập hô sơ, bảo quản hồ sơ công việc kết thúc Cuối năm Văn thư quan kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác nhận hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ Văn thư có trách nhiệm hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan 3.6 Về công tác lưu trữ Tiếp tục hoàn thiện quy chế công tác văn thư lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam cần xây dựng kho lưu trữ riêng có nhân viên lưu trữ để việc bảo quản, giao nộp tài liệu lưu trữ tốt hơn, giảm gánh nặng công việc cho nhân viên văn thư cắt khâu làm việc cho cán bộ, nhân viên phòng, ban, đơn vị Hạn chế việc mát, thất lạc tài liệu 3.7 Từng bước đại hóa văn phòng Vấn đề đại hóa văn phòng cần phải thực tất phương diện như: người, nghiệp vụ hành chính, trang thiết bị, nâng cao hiệu công tác văn phòng Con người cần đào tạo đạt trình độ cao, đảm bảo có đầy đủ lực trình độ chuyên môn theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ kỹ giao tiếp- ứng xử., động, linh hoạt xử lý tình đảm nhiệm công việc văn phòng , 51 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đảm bảo cho văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, ứng dụng cao công việc: máy tính , máy in, máy photo, máy fax, máy scan, Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc.Việc quản lý văn bản, giấy tờ…trên máy tính mang lại lợi ích nhằm hướng tới “ Văn phòng điện tử”, “ Văn phòng tự động hóa” tương lai Đẩy mạnh việc tuyên truyền ứng dụng ISO 9000 văn phòng nhằm nâng cao chất lượng hành quan khắc phục thiếu xót, nhược điểm việc: soạn thảo văn bản, quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ, trình ký, xây dựng kế hoạch công tác quan tổ chức hội họp Đồng thời góp phần cải tiến thủ tục hành chính, cắt bỏ thủ tục rườm rà, hướng tới đơn giản hóa thủ tục hành quan Hiện đại hóa văn phòng việc tổ chức bố trí, xây dựng văn phòng xanh tức văn phòng trồng nhiều loại xanh, tạo không khí thoáng mát cán bộ, nhân viên có tinh thần làm việc Đồng thời quan bước hướng tới văn phòng không giấy giảm bớt thủ tục rườm rà hạn chế hiệu công việc quan Hướng văn phòng tới xây dựng văn phòng thân thiện, cởi mở : hạn chế sử dụng phòng riêng, sử dụng vách ngăn để tiết kiệm diện tích, dễ dàng quản lý nhân viên; phòng làm việc cần thiết kế với ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, màu tường…thích hợp tạo cảm giác thoãi mái cho nhân viên 52 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Thời gian kiến tập ngắn ngủi vẻn vẹn có 01 tháng khép lại, để lại cho nhiều học quý giá Lần mang cảm giác bỡ ngỡ cô sinh viên lần trải nghiệm thực tiễn Tôi thực hạnh phúc bước đầu làm quen, tiếp xúc với thực tế để hiểu sâu sắc công việc môi trường làm việc sau Tại bên cạnh công việc chuyên môn mà học công việc nhỏ nhặt xếp, dọn dẹp phòng làm việc, việc liên quan đến chuyên môn xếp chuyển giao văn tài liệu, vào bì công văn đi,cách sử dụng khắc phục lỗi trang thiết bị văn phòng Tôi anh chị tận tình bảo phong cách tác phong làm việc nhân viên văn phòng, cách ứng xử văn hóa nơi công sở, đến việc chia sẻ thuận lợi khó khăn công tác văn phòng giúp có chuẩn bị sẵn sàng kiến thức tinh thần để sau rời mái trường bước vào môi trường làm việc thực bớt bỡ ngỡ Có lẽ may mắn kiến tập Liên hiệp Hội Việt Nam ngày tháng bận rộn quan chuẩn bị cho Đại hội VII diễn năm lần, kiện quan trọng nên quan chuẩn bị chu đáo trang trọng, tham gia vào công tác tổ chức kiện giúp hiểu nhiệm vụ nhân viên văn phòng dù vất vả thật ý nghĩa Tôi cảm thấy hiểu yêu công việc cần làm Đồng thời thiếu xót mà mắc phải cho nhận thức lực thể phải cố gắng để đáp ứng yêu cầu cán văn phòng có trình độ chuyên môn, có khả giải công việc trở thành người có ích cho tổ chức cho xã hội Trong thời gian kiến tập Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam nhờ áp dụng kiến thức học trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào công việc thực tế quan nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm 53 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội việc cảm thấy tự tin nhiều Càng ngày cảm thấy yêu muốn gắn bó với nghề Quản tri văn phòng mà thân theo học Tôi hoàn thành kỳ kiến tập báo cáo kiến tập nhờ vào giúp đỡ, bảo tạo điều kiện tốt quan kiến tập, hướng dẫn, bảo thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý quan Liên hiệp Hội Việt Nam, Nhà trường Thầy, Cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho hoàn thành tốt kỳ kiến tập này./ Xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Đinh Thị Kim Cúc 54 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phần III: PHỤ LỤC Phụ lục 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC Hội đồng Trung ương Đoàn Chủ Tịch Ủy ban Kiểm tra Hội ngành toàn Cơ quan Liên hiệp Liên hiệp hội quốc hội Việt Nam Tỉnh, thành phố Tạp chí khoa học Văn phòng Tổ quốc Ban Tổ chức – Cán Báo Đất Việt Ban Thông tin Phổ biến kiến thức Báo khoa học đời sống Nhà xuất Ban Khoa Ban họcKhoaCông học, nghệ môivàtrường Côngvà nghệ môi trường Ban Kế hoạch-Tài tri thức Ban Hợp tác quốc tế Quỹ VIOTEC Ban Tư vấn, Phản biện Các tổ chức KH&CN Giám định xã hội Ban công tác phía Nam Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 04 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG TỔNG VĂN KẾ TOÁN QUẢN LÁI XE HỢP THƯ TÀI VỤ TRỊ PHÒNG BẢO VỆ Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Bước1 Bước Văn thư Văn thư Tiếp nhận văn Đăng ký văn đến Bước Văn thư Trình văn đên Bước Văn thư Chuyên giao văn đến Bước Văn thư Bước Văn phòng Giải văn đến Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 06 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Bước Chánh văn phòng Bước Văn Thư Bước Bước Bước Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn Văn Thư Nhân đóng dấu quan Văn Thư Phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư Lưu văn Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 07 Sơ đồ mô hình phòng Văn thư Liên Hiệp hội Việt Nam 18 18 17 17 10 8 11 15 19 12 20 13 14 4 16 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chú thích: 1: Tủ đựng văn bản, tài liệu gửi đến lãnh đạo đơn vị 2: bàn làm việc văn thư 3: Máy vi tính 4: Máy in 5: Điện thoại 6: Ghế ngồi có bánh xoay Văn thư 7: Hộp đựng văn gửi đơn vị 8: Ghế ngồi cho khách 9: Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 10: Máy photo 11: Tủ đựng bì giấy in 12: Tủ đựng đồ cá nhân 13: Giá để tài liệu tham khảo, nghiên cứu 14: Ngăn khóa để dấu 15: Máy scan 16: Máy fax 17: Cây cảnh 18: Cửa vào phòng văn thư 19: Vách ngăn 20: Hộp đựng văn phòng phẩm